Døgninstitutionsafdelingens vejledning i etablering og drift af kommunale og selvejende døgninstitutioner for børn og unge

Transkript

1 NAMMINERSORLUTIK OQARTUSSAT GRØNLANDS SELVSTYRE Isumaginninnermut Naalakkersuisoqarfik Departement for Sociale Anliggender Døgninstitutionsafdelingens vejledning i etablering og drift af kommunale og selvejende døgninstitutioner for børn og unge Det er Naalakkersuisut (Landsstyret), der kan godkende ansøgninger om etablering af kommunale og selvejende døgninstitutioner. Der ansøges til Departement for Sociale Anliggenders Døgninstitutionsafdeling, der behandler ansøgningen og indstiller til Naalakkersuisuts (Landstyrets) godkendelse. Lovhjemmel til etablering og drift af hhv. kommunale og selvejende døgninstitutioner findes i: 1. Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge, med senere ændringer (særligt 22, stk. 4) 2. Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 32 af 14. december 2006 om hjælp til børn og unge 3. Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 64 af 29. december 1994 om døgninstitutioner m.v. for børn og unge samt for personer med vidtgående handicap (heri bl.a. bestemmelser om magtanvendelse 28-31) 4. Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 6 af 16. februar 2006 om tilsyn med det sociale område 5. Vejledning om hjælp til børn og unge Relevant lovgivning kan findes på under Departement for Sociale Anliggender, Sociallovgivning. Manglende overholdelse af ovenstående kan betyde, at der ikke kan udstedes godkendelse eller at en allerede udstedt godkendelse trækkes tilbage. I første omgang vil Departement for Sociale Anliggender dog altid forsøge at indgå dialog med ansøgeren/døgninstitutionen. Etablering Ansøgning skal indeholde: 1. Institutionens navn 2. Juridisk konstruktion 1. Beskrivelse af den juridiske konstruktion 2. Vedtægter (ovenstående lovgivning skal stå i vedtægterne med navns nævnelse) 3. Stiftelsesdokument Vejledning om, hvad vedtægterne som minimum skal indeholde: Institutionens navn Vedtægterne skal indeholde direkte reference til den generelle lovgivning, som den selvejende institution godkendes ud fra, særligt Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge 22 og 23

2 Bestyrelsens sammensætning og valg af medlemmer Dato for ikrafttrædelse og underskrift fra borgmester eller udvalgsformand 3. Beskrivelse af det sociale formål, målgruppe og metode 1. Formålet med institutionen / målsætning 2. Beskrivelse af målgruppen (herunder antal pladser og aldersgruppe) 3. Beskrivelse af pædagogisk metode 4. Beskrivelse af aktiviteter (herunder beskæftigelsesforanstaltninger) 5. Beskrivelse af visitationsprocedurer og visitationsudvalg 6. Husregler 4. Personale på institutionen a. Beskrivelse af personalesammensætningen / personalenormering, herunder uddannelse, erfaringer, kurser m.v. Leder af institutionen bør have en pædagogisk uddannelse og den samlede personalegruppe vurderes ift. den konkrete målgruppe (Der er ikke specifikke krav til normering på kommunale og selvejende døgninstitutioner, men normeringen vurderes ift. den konkrete målgruppe) b. Beskrivelse af ledelses- og ansvarsforhold c. Aftaler om supervision, sparring, samarbejde m.m. d. Det er et krav, at personalet skal have en ren straffeattest (det forventes, at der gives mulighed for at udstede børneattest i Grønland, hvorved kravet om ren straffeattest vil blive erstattet med krav om børneattest). e. Der er krav om hhv. kørekort og duelighedsbevis, hvis institutionen skal have bil og båd. 5. Oplysning om bygning / lokale a. Beliggenhed b. Ejerforhold c. Beskrivelse af de fysiske rammer (Herunder køkken- og badefaciliteter, værelser, fællesarealer m.m. Pladsforhold vurderes ift. den konkrete målgruppe) d. Godkendelse fra brandmyndighederne. (Bygningen skal godkendes af brandmyndighederne, inden den benyttes til institution. Godkendelse søges hos kommunen) e. Ved skoleskibe som anbringelsessteder skal der foreligge godkendelse fra Søfartsstyrelsen f. Godkendelse af køkkenfaciliteter fra veterinærafdelingen i Grønlands Selvstyre, Departementet for Erhverv, Arbejdsmarked og Erhvervsuddannelser g. GER-nummerbevis. Indhentes hos Skattestyrelsen, Grønlands Selvstyre Ansøgningen om godkendelse kan som udgangspunkt ikke behandles før ovenstående foreligger skriftligt. Kopi skal vedlægges ansøgningen eller, efter aftale, indsendes inden endelig godkendelse kan gives. Naalakkersuisut kan afvise ansøgningen om godkendelse og til enhver tid trække en udstedt godkendelse tilbage, hvis ovenstående vedtægter ikke overholdes. 2/9

3 Ændringer af ovenstående kan udelukkende ske efter godkendelse fra Naalakkersuisut. Tilsyn Naalakkersuisut har den generelle tilsynsforpligtelse ift. kommunale og selvejende institutioner analogt med tilsynsforpligtelsen på Selvstyreejede institutioner. Konkret er det Departement for Sociale Anliggender, Døgninstitutionsafdelingen, der varetager denne tilsynsforpligtelse. Tilsynsopgaven ift. døgninstitutioner for børn og unge omfatter dels det specifikke tilsyn med barnet, der er anbragt, og dels det generelle tilsyn med anbringelsesstedet. Det specifikke tilsyn påhviler den anbringende myndighed, mens det generelle tilsyn påhviler Naalakkersuisut. Det generelle tilsyn omfatter både et løbende samarbejde og et formaliseret tilsyn. Naalakkersuisuts generelle tilsyn med kommunale og selvejende institutioner, som Naalakkersuisut har godkendt og dermed indgået aftale med, tager afsæt i en grundig godkendelsesproces ift. de bestemmelser, der gælder for Selvstyreejede institutioner, og et efterfølgende tilsyn, som både rummer støtte og kontrol ift. den indgåede aftale. Departementets tilsyn administreres og tilrettelægges ud fra følgende bestemmelser: Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 6 af 16. februar 2006 om tilsyn med det sociale område, Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge, med senere ændringer, Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 32 af 14. december 2006 om hjælp til børn og unge Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 64 af 29. december 1994 om døgninstitutioner m.v. for børn og unge samt for personer med vidtgående handicap Vejledning om hjælp til børn og unge Departement for Sociale Anliggenders tilsynsprocedurer: a) Departement for Sociale Anliggender skal på Naalakkersuisuts vegne sikre at institutionen drives i overensstemmelse med det godkendte formål b) Tilsyn kan foretages som anmeldt eller uanmeldt c) Tilsyn foretages løbende og som hovedregel mindst en gang årligt d) Tilsyn foretages endvidere akut på konkret foranledning og efter konkret vurdering e) I medfør af Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge 23, stk. 2. skal Naalakkersuisut føre driftmæssigt, økonomisk og pædagogisk tilsyn med døgninstitutionerne. Selvejende døgninstitutioner fører intern revision og det er derfor som udgangspunkt ikke Departement for Sociale Anliggenders forpligtelse at føre økonomisk tilsyn på disse institutioner. Dog har Departement for Sociale Anliggender endvidere ret til, efter konkret vurdering, at føre økonomisk tilsyn. f) Departementet for Sociale Anliggender udarbejder på baggrund af tilsynet en rapport. g) Der sendes kopi af tilsynsrapporten til døgninstitutionen, som straks kan komme med forslag til faktuelle rettelser h) Senest 1 måned efter tilsynsrapporten er modtaget, skal døgninstitutionen fremsende en handleplan til Departement for Sociale Anliggender om, hvordan der vil rettes op på de påpegede forhold 3/9

4 i) Departementet for Sociale Anliggender skal sikre at døgninstitutionen ikke benyttes til andet end det godkendte formål j) Tilsynet rummer endvidere tilsyn med magtanvendelse, der foregår løbende med udgangspunkt i indberetninger om magtanvendelse, og som indgår i det formaliserede tilsyn jf i bekendtgørelse nr. 64 af 29. december 1994 om døgninstitutioner m.v. for børn og unge samt for personer med vidtgående handicap k) Hvis døgninstitutionen ikke retter op på de påpegede forhold eller på anden måde misligholder den indgåede aftale, kan Naalakkersuisut trække godkendelsen af døgninstitutionen tilbage. Generelt Tavshedspligt og underretningspligt Alle, der arbejder inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt om private forhold, som de får kendskab til gennem deres arbejde. Tavshedspligten skal beskytte forældre og børn mod, at der finder en unødvendig udveksling af oplysninger sted. I henhold til Landstingsforordning nr. 1. af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge 5, stk. 2 skal det bemærkes, at personalet i døgninstitutionen har skærpet underretningspligt overfor Kommunalbestyrelsen. Tavshedspligten viger altid for underretningspligten. Her kommer hensynet til barnet eller den unge altid først. Men videregivelsen af oplysninger skal være absolut nødvendige i forhold til barnets sundhed og udvikling. Halvårsrapporter Hvert halve år skal døgninstitutionen udarbejde rapport om hvert enkelt barn/ung, der skal sendes til den anbringende myndighed. Rapporten skal bidrage til vurdering af, hvorvidt anbringelsen skal fortsætte på stedet, eller om der skal ske anden hjælpeforanstaltning for barnet/den unge. Årsberetning I henhold til Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge 26, skal døgninstitutionen hvert år afgive en årsberetning til Naalakkersuisut. Naalakkersuisut fastsætter de nærmere rammer for årsberetningen, der skal fremsendes til Departement for Sociale Anliggender, Døgninstitutionsafdelingen inden 1. marts. Magtanvendelse Lovgivning vedr. magtanvendelse på døgninstitutioner findes i Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 64 af 29. december 1994 om døgninstitutioner m.v. for børn og unge samt for personer med vidtgående handicap, Døgninstitutionsafdelingen har udarbejdet skemaer til indberetning af hhv. tilladt og ikke tilladt magtanvendelse, samt procedurer for, hvordan indberetning skal foregå. 4/9

5 Forstanderen har ansvar for at personalet på institutionen er bekendt med magtanvendelsesbestemmelserne, samt at procedurer i forbindelse hermed overholdes. Ny bekendtgørelse om magtanvendelse på døgninstitutioner for børn og unge forventes at træde i kraft forår Bilag 1. Paradigme til vedtægter 2. Paradigme til stiftelsesdokument Departementet for Sociale Anliggender, Døgninstitutionsafdelingen december /9

6 Bilag 1 VEDTÆGTER for Den Selvejende Institution [institutionens navn] 1. Navn og hjemsted 1.1. Den selvejende institutions navn er [institutionens navn] Den selvejende institutions hjemsted er [by, bygd, kommune], Grønland. 2. Lovgivning 2.1. [Vedtægterne skal indeholde direkte reference til den generelle lovgivning, som den selvejende institution godkendes ud fra, særligt Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge 22 og 23. Herudover: Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge, med senere ændringer, Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 32 af 14. december 2006 om hjælp til børn og unge, Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 64 af 29. december 1994 om døgninstitutioner m.v. for børn og unge samt for personer med vidtgående handicap, Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 6 af 16. februar 2006 om tilsyn med det sociale område] 3. Formål 3.1. Den selvejende institutions formål er [beskrivelse af formål]. 4. Bestyrelse 4.1. Den selvejende institution skal have en bestyrelse på 5 personer. Bestyrelsens medlemmer udpeges således [beskrivelse af, hvordan bestyrelsen udpeges / sammensættes] Der skal ved udpegningen af bestyrelsesmedlemmerne at lægges vægt på, at de pågældende besidder en uddannelsesmæssig eller erfaringsmæssig kompetence indenfor det socialpædagogiske område, eller at de besidder en anden relevant erfaring Bestyrelsens medlemmer udpeges for en periode på [fx] 2 år ad gangen Afgår et bestyrelsesmedlem skal et nyt medlem udpeges uden ugrundet ophold, således at bestyrelsen så vidt muligt altid består af 5 personer. Det nye bestyrelsesmedlem indtræder i det afgående bestyrelsesmedlems valgperiode Genudpegning af bestyrelsesmedlemmer kan finde sted Efter hvert nyvalg til bestyrelsen konstituerer bestyrelsen sig med formand og næstformand. 5. Arbejdet i bestyrelsen 5.1. Bestyrelsen er den selvejende institutions øverste myndighed og overvåger den selvejende institutions drift. Bestyrelsen er ansvarlig for, at den selvejende institution drives i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love og bestemmelser på området jf. nærværende vedtægts punkt /9

7 5.2. Bestyrelsen holder møde så ofte et medlem eller revisor ønsker det, dog mindst 2 gange årligt, henholdsvis i [fx april og oktober] måneder. Bestyrelsesmøde i [april] måned afholdes, når det reviderede årsregnskab for det foregående år er modtaget Bestyrelsesmøder indkaldes med minimum 10 dages varsel. Dog kan møde afholdes med kortere varsel, såfremt samtlige medlemmer er til stede og enige i mødets afholdelse, uanset eventuel manglende overholdelse af indkaldelsesvarslet Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede Afgørelser i bestyrelsen besluttes ved simpelt flertal, jf. dog afsnit Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende Over forhandlingerne i bestyrelsen føres protokol, hvori alle beslutninger indføres. Protokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer senest ved næste møde. Kopi heraf sendes til Departementet for Sociale Anliggender På det ordinære bestyrelsesmøde i [april] skal dagsordenen mindst omfatte følgende punkter: 1. Forelæggelse af årsregnskab med revisionspåtegning til godkendelse samt årsberetning 2. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte regnskab. 3. Valg af revisor 4. Eventuelt. Der skal tages referat, som godkendes senest 14 dage efter mødet. Kopi af godkendt referat sendes til Departementet for Sociale Anliggender. 6. Daglig ledelse 6.1. Stifteren eller en af stifteren udpeget person fungerer som den selvejende institutions daglige leder Den daglige leder ansætter og afskediger personale. Den daglige leder samarbejder med bestyrelsen til opnåelse af den selvejende institutions formål, samt til at den selvejende institution drives i overensstemmelse med den med Grønlands Selvstyre indgåede aftale i henhold til landstingsforordning nr. i af 15. april , stk. 4, i overensstemmelse med forordningens regler og i overensstemmelse med regler fastsat af Grønlands Hjemmestyre i henhold til forordningen Den daglige leder forestår kontakten mellem bestyrelsen og den selvejende institutions daglige aktiviteter, herunder i forhold til personalet m.v Den daglige leder har ansvaret for den daglige ledelse og driften af den selvejende institution, herunder kontakten med de offentlige myndigheder, forældrene m.v. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter den selvejende institutions forhold, er af usædvanlig art eller stor betydning. 7. Tegningsret 7.1. Den selvejende institution tegnes af den samlede bestyrelse eller af bestyrelsesformanden og den daglige leder. 8. Regnskab og revision 8.1. Den selvejende institutions regnskaber udarbejdes i henhold til lovgivningen og eventuelle betingelser i aftaler med Grønlands Selvstyre Regnskaberne revideres af en, af bestyrelsen valgt, registreret eller statsautoriseret revisor. Revisor vælges for 1 år ad gangen. Det reviderede regnskab for det foregående år fremlægges for bestyrelsen inden den 1. april hvert år. 7/9

8 8.3. Den selvejende institutions regnskabsår løber fra den 1. januar til den 31. december. Første regnskabsår løber fra stiftelsen til den 31. december samme år Regnskabet skal give et retvisende billede af den selvejende institutions aktiver og passiver, dets økonomiske stilling samt resultat og opgøres under foretagelse af påbudte og nødvendige afskrivninger, samt henlæggelser. Bestyrelsen påser, at der føres nøjagtigt regnskab, som viser drifts-, anlægs- og etableringsudgifter samt formuebevægelser Eventuelt overskud kan overføres til næste regnskabsår Revisor skal til brug for bestyrelsen og den daglige leder/direktøren føre en revisionsprotokol, hvori han skal anføre, hvilke revisionsarbejder, der er udført, og hvilke mangler vedrørende selskabets bogholderi og regnskabsvæsen, der måtte være forefundet. Enhver protokoltilførsel underskrives af den daglige leder. 9. Budget, anbringelse og anvendelse af den selvejende institutions midler 9.1. Bestyrelsen påser, at der udarbejdes budget for den selvejende institutions drift Den daglige leder tilser at den selvejende institutions midler anbringes i et anerkendt forvaltningsinstitut Den selvejende institutions midler kan ikke anvendes af enkeltpersoner til private formål, ligesom et eventuelt driftsoverskud kun kan anvendes i overensstemmelse med den selvejende institutions formålsbestemmelse. 10. Hæftelse For den selvejende institutions forpligtelser hæfter alene dens formue. Klausuler på gaver til den selvejende institution skal respekteres. 11. Væsentlige beslutninger, ændring af vedtægterne, opløsning Væsentlige beslutninger vedrørende den selvejende institution, såsom køb, salg og pantsætning af fast ejendom samt indgåelse og ophævelse af lejekontrakter træffes af bestyrelsen ved enstemmighed Ændring af nærværende vedtægter samt beslutning om opløsning af den selvejende institution kan med enstemmighed besluttes af bestyrelsen på to på hinanden følgende lovligt indkaldte møder, der afholdes med mindst 14 dages og højst i måneds mellemrum I tilfælde af den selvejende institutions opløsning anvendes dens eventuelle nettoformue til beslægtede formål. Til vedtagelse heraf kræves bestyrelsens enstemmige beslutning. 12. Den selvejende institutions kapital Den selvejende institutions grundkapital udgør pr. stiftelses tidspunktet kr. [beløb]. Således vedtaget på den selvejende institutions stiftende generalforsamling den [dato] Som stifter: [navn, underskrift] Som dirigent: [navn, underskrift] 8/9

9 Bilag 2 STIFTELSESDOKUMENT for Den Selvejende Institution [institutionens navn] Den [dato] afholdtes stiftende generalforsamling [hvor] i [institutionens navn]. Den stiftende generalforsamling var indkaldt med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Beslutning om eventuel stiftelse af selvejende institution iht. udkast til vedtægter 3. Valg af bestyrelse 4. Valg af revisor 5. Eventuelt Ad. 1. Valg af dirigent Til dirigent valgtes [navn], der konstaterede, at ingen havde indvendinger mod den stiftende forsamlings afholdelse, og at stifteren erklærede sig indkaldt med et forsvarligt varsel. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen herefter var lovlig og beslutningsdygtig i forhold til de på dagsordenen fastsatte punkter. Ad. 2. Beslutning om stiftelse af selvejende institution i henhold til udkast til vedtægter Det fremlagte udkast til vedtægter blev gennemgået. Stifteren besluttede, at vedtægterne for den selvejende institution skulle udformes som angivet i udkastet. Som vedtægter for den selvejende institution gælder således vedlagte vedtægter Ad. 3. Valg af bestyrelse Til bestyrelsen valgtes [navne, med angivelse af hvem der har udpeget de pågældende, samt valgperiode] Ad. 4. Valg af revisor Til selskabets revisor valgtes [navn på revisor / firma]. Ad. 5. Eventuelt Dirigenten konstaterede, at dagsordenen var udtømt, og hævede generalforsamlingen klokken [tidspunkt]. [sted, dato] Dirigent: [navn, underskrift] Advokat: [navn, underskrift] Stifter: [navn, underskrift] 9/9