Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 27. oktober Kl Mødested: Storegade 93, Haderslev

Transkript

1 Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 27. oktober Kl Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Ingen afbud til mødet. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt og underskrevet. Referat, Side: 1

2 3 Årsregnskab Oversigt over revisionsmæssige bemærkninger Sag: Årsregnskab 2010 Menighedsråd (689) Revisionsprotokollater til årsregnskab 2010 for menighedsrådene. Revisor er inviteret til PU-mødet i dag den Årsregnskab Oversigt over revisionsmæssige bemærkninger Revisor gennemgik revisionsprotokollaterne, og der var følgende bemærkninger: Bevtoft kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Bjerning kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Fjelstrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet PU anmoder kassereren om at søge hjælp hos revisor for at få bragt tingene i orden. Fjelstrup-Aller præstegårdskasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage Fole kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage hensyn til revisors bemærkninger, specielt bemærkes afsnittet om moms. Gl Haderslev kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt. Gram kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage hensyn til revisors bemærkninger. Haderslev Domsogns kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage Halk-Grarup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Hammelev kirkekase: Årsregnskab 2010 blev Hjerndrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Hoptrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev hensyn til revisors bemærkninger, specielt lægges mærke til afsnittet om moms. Højrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Jegerup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Maugstrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Referat, Side: 2

3 Moltrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Moltrup-Bjerning præstegårdskasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage Nustrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Oksenvad kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev hensyn til revisors bemærkninger, specielt lægges vægt på afsnittet om moms. Sdr. Starup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Der var ingen bemærkninger i øvrigt til den forvaltningsmæssige revision. Skrydstrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Sommersted kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Sommersted/Oksenvad præstegårdskasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage hensyn til revisors bemærkninger. Vedsted kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Vilstrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt. Vojens kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt. Vonsbæk kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Øby-Årø kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Aastrup kirkekasse: Årsregnskab 2010 blev Referat, Side: 3

4 Aastrup-Vonsbæk præstegårdskasse: Årsregnskab 2010 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage Generelt vedr. momsbehandling oplyste Alice Junker fra revisorfirmaet, at hun omkring dette emne deltager i kasserernes erfa-økonomimøde den Provstiudvalget bakker op om disse udvekslingsmøder vedr. økonomi. Endvidere oplyste hun, at der i forbindelse med kasseeftersyn, åbningsbalance vil blive udfærdiget revisionsbemærkninger, jf. ny regnskabsinstruks Revisor orientererde om, at en kirkekasse, der har fået bevilget et lån af 5% midlerne, og som efterfølgende ikke kan tilbagebetale lånet i løbet af 12 mdr., anses som værende en almindelig kreditor. Det betyder, at der skal en laves aftale omkring tilbagebetalingen. Man kan ikke få eftergivet et 5% lån. Revisor mener, det er muligt at forlænge lånet udover de 12 mdr. 4 Revisionsprotokollat årsregnskab PUK-kassen Sag: PUK- kassen (48) Revisionsprotokollatet til årsregnskab 2010 for PUK-kassen blev underskrevet af provstiudvalget på sit møde den Revisionsprotokollat årsregnskab PUKkassen 5 Godkendt budget 2012 Ha. Kom. Sag: Budget 2012 (715) Provsten gjorde opmærksom på, at det tilstræbes, at PUK-kassen ikke har over kr. stående i det enkelte pengeinstitut. Hvortil Alice Junker fra pwc replicerede, at en mulighede også er at købe obligationer. De tæller ikke med i de kr. Formanden takkede de to revisorer for gennemgangen, og efter dagsordenens pkt. 4 forlod Kevin Jönsson og Alice Junker fra pwc provstiudvalgsmødet. Provstiudvalget tog brevet fra Haderslev kommune til efterretning. Godkendt budget 2012 Ha. Kom. 6 Bistand til årsafslutning 2011 Sag: Årsafslutning 2011 (830) Bistand til årsafslutning 2011 Iht. cirkulære af , 12 må provstirevisor kun med provstiudvalgets godkendelse udføre anden assistance for de MR, hvis regnskab provstirevisor reviderer. Derfor skal MR, hvis man ønsker provstirevisors assistance som rådgiver i forb med årsafslutningen 2011, sende en ansøgning til PU. Menighedsrådet skal selv afholde udgiften hertil. Så om nødvendigt kan menighedsrådet ansøge om dette. Referat, Side: 4

5 7 Notat om forvaltning af salgsprovenuer - til behandling på provstiudvalgsmøde Sag: Embedskapitaler forvaltning af salgsprovenuer (829) Notat om forvaltning af salgsprovenuer - til behandling på provstiudvalgsmøde Provstiudvalget drøftede notatet, og der var enighed om, at der forud for salg af jord og/eller fast ejendom altid skal foreligge en redegørelse fra menighedsrådet indeholdene følgende punkter: - Hvad påtænker MR at anvende salgsprovenuet til. - Hvilke økonomiske konsekvenser har et salg for kirkekassens driftsbudget. - Hvis et salg belaster driftsbudgettet - hvilke forslag har MR så til afbøde de negative konsekvenser. - Af sikkerhedsmæssige grunde skal salgsprovenuet altid indbetales til stiftet. Herved undgås problematikken med max. indestående på kr. på den enkelte bankkonto. Salgsprovenuet kan efterfølgende søges frigivet til et af PU godkendt projekt. Af godkendelsespapirerne skal det fremgå, at beløbet anvendes til et bestemt projekt. 8 Forslag med overslagspriser til ombygning af graverbolig Sag: Ombygning af graverbolig (814) - Vilstrup Sogn Sagsbehandlingen blev taget til efterretning. Forslag med overslagspriser til ombygning af graverbolig Svar fra stiftet ang. ombygning af graverbolig Indhentning af 2 overslagspriser vedr. ombygning af graverbolig Mailkorrespondance vedr. overslag fra håndværkere Overslagspriser vedr. ombygning af graverbolig til sognehus i Vilstrup Referat, Side: 5

6 9 Vilstrup kirke - varmeanlæg (mødeindkaldelse) Sag: Varmeanlæg (586) - Vilstrup Sogn Vilstrup kirke - varmeanlæg (mødeindkaldelse) Stiftet anmoder PU om deltagelse i et møde vedr. varmeanlæg i og renovering i Vilstrup Kirke Kim Eriksen og Ulla Toft refererede fra mødet den med Vilstrup MR. Det havde været et positivt og idérigt møde, hvor man var åbne overfor gode råd. Referaet blev taget til orientering, og provstiudvalget afventer spændt menighedsrådets ansøgning. Svar MR vedr. møde ang. varmeanlæg i og renovering i Vilstrup Kirke 10 Notat vedr. deklaration - Vilstrup præstegård Sag: Vilstrup præstegård - salg (711) - Vilstrup Sogn Provstiudvalget er enig med menighedsrådet i at undlade at tinglyse deklarationen og afvente lokalplanen. Notat vedr. deklaration - Vilstrup præstegård Haderslev kommune kan ikke umiddelbart godkende deklarationen. 11 Gram MR ansøger om frigivelse af salgsprovenu fra salg af præstegårdsjord Sag: Ombygning af præstegård (762) - Gram Sogn PU anbefaler frigivelse af provenu på kr af salgssummen fra salget af præstegårdsjord overfor stiftet. Gram MR ansøger om frigivelse af salgsprovenu fra salg af præstegårdsjord Svar til Gram MR vedr. tilbygning til Gram Præstegård - frigivelse af beløb indsat i stiftet 12 Tillæg til forpagtningskontrakt, Hammelev Sag: Forpagtningskontrakt (250) - Hammelev Sogn Tillæg til forpagtningskontrakt, Hammelev Tillæg til forpagtningskontrakten returneres til Hammelev MR. Årsagen hertil er, at forpagtningsafgiften skal betales helårligt forud, eller der skal stilles bankgaranti, jf. gældende regler. Referat, Side: 6

7 13 Renovering af køkken, bad og trapper Sag: Nustrup Præstegård (821) - Nustrup Sogn Provstiudvalget har modtaget materialet, og det sendes til udtalelse hos præstegårdskonsulenten. Besluttet på PU-mødet den Provstiudvalget afventer menighedsrådets svar, inden projektet kan godkendes endeligt. Renovering af køkken, bad og trapper Nustrup MR amoder om provstiudvalgets accept af at måtte gå videre med projektet. Udtalelse fra arkitekt. Nustrup præstegård - udtalelse fra bygningskonsulent 14 Renovering af kirkegårdsdige ved Oksenvad kirke Sag: Reparation af kirkegårdsdiget (561) - Oksenvad Sogn Kim Eriksen gav en orientering. Der arbejdes videre med sagen. Renovering af kirkegårdsdige ved Oksenvad kirke 2 tilbud på renovering af kirkediget er modtaget. MR anmoder provstiudvalget om stillingtagen hertil. Svar fra stiftet vedr. renovering af diger 15 Ansøgning om mulighed for økonomiske midler Sag: Domkirkepladsen nr. 5 og nr. 3. (540) - Haderslev Vor Frue Domsogn Sagsbehandlingen tages til efterretning. Ansøgning om mulighed for økonomiske midler MR ansøger om et kortfristet likviditetslån på kr. eller om en udbetaling på kr. fra opsparede salgsprovenuer, der står i stiftskapitaler. Haderslev domsogn - kortfristet likviditetslån 16 Etapeopdeling af nyt sognehus i Hoptrup Sag: Nyt sognehus (575) - Hoptrup Sogn Provstiudvalget vil genoptage sagen mhp. at få en rammegodkendelse af hele projektet, således at der efterfølgende kan ske en etapeopdeling af dette. Etapeopdeling af nyt sognehus i Hoptrup MR anmoder om genoptagelse af sagen iht. det tidl. fremsendte reviderede forslag. Referat, Side: 7

8 17 Svar fra revisor vedr. eftergivelse af 5% lån Sag: Likviditetsproblem (596) - Bevtoft Sogn Provstiudvalget besluttede, at lånene fortsætter yderligere et år. Derefter skal der gives ligningsmidler i Svar fra revisor vedr. eftergivelse af 5% lån Ansøgning til provstiudvalget a) Eftergivelse af 5 % lån på hhv kr. og kr. inkl. påløbne renter. b) Til styrkelse af kassebeholdning på kr. 18 Bevtoft kirke - istandsættelse - mødereferat Sag: Renovering Bevtoft kirke (380) - Bevtoft Sogn Til orientering. Bevtoft kirke - istandsættelse - mødereferat Referat fra møde om tagrenovering Besvarelse fra Haderslev stift vedr. spørgsmål om jura m.m. Nationalmuseet anmodes om konservatorbesøg vedr. revne i altertavle 19 Svar fra stiftet vedr. ombygning af præstegård til sognehus i Skrydstrup Sag: Sognegård (599) - Skrydstrup Sogn Skydstrup menighedsråd anmoder om et møde med provstiudvalget. Svar fra stiftet vedr. ombygning af præstegård til sognehus i Skrydstrup Provstiudvalget er enige om, at Skrydstrup MR kan deltage i næste PU-møde under et punkt, hvor de vil kunne orientere om deres synspunkter. Ønsker ét eller flere provstiudvalgsmedlemmer på den baggrund sagen genoptaget til forhandling, vil dette kunne ske på et kommende PU-møde. 20 Ansøgning fra Maugstrup MR om 5% midler. Sag: 5% midler - Maugstrup MR (832) - Maugstrup Sogn Provstiudvalget bevilgede pengene, idet man måtte konstatere, at menighedsrådet ikke ville kunne klare at finansiere beløbene ud af den daglige drift. Ansøgning fra Maugstrup MR om 5% midler. Maustrup MR ansøger om 5% midler til dækning af manglende forpagtningsindtægt i 2011 på kr kr. og i 2012 på kr Bilag til ansøgning om 5% midler - manglende forpagtningsindtægt Referat, Side: 8

9 21 Mødeindkaldelse - Vedsted kirkes omgivelser - ny multibygning Sag: Ny multibygning (754) - Vedsted Sogn Ulla Toft og Arne Rudbeck refererede fra mødet d Sagen blev taget til efterretning. Mødeindkaldelse - Vedsted kirkes omgivelser - ny multibygning Ny multihal - konsulentrunde i oktober 22 Kvartalsrapport Bevtoft kirkekasse Sag: Kvartalsrapporter 2011 (826) Til orientering. Kvartalsrapport Bevtoft kirkekasse Kvartalsrapport Skrydstrup Kirkekasse Kvartalsrapport Vedsted kirkekasse Anmodning om udtræden af provstiudvalget Sag: Udtræden af provstiudvalg (828) Anmodning om udtræden af provstiudvalget Rasmus Hejsels anmodning blev taget til efterretning med beklagelse. Bent K. Andersen vil blive indkaldt til næste provstiudvalgsmøde den , da han er 1. suppleant. 24 Eventuelt Kim Eriksen orienterede om jordsagen mellem Gl. Haderslev menighedsråd, Haderslev kommune og golfklub. Der afholdes et møde den kommende mandag, hvor Kim Eriksen og Helge C. Jacobsen deltager. Provstisekretæren mindede om tilmelding til fællesmødet den og provstidagen den Referat, Side: 9

10 Orientering 25 Mødelister - konsulentrunde 25. og 26. oktober 2011 Sag: Konsulentrunder (4) - Haderslev Stift Mødelister - konsulentrunde 25. og 26. oktober Haderslev Kommune - Lokalplanforslag sommerhusområde ved Kelstrup Kystvej, Kelstrup Strand - ingen bem. Sag: Kommune- og lokalplaner (8) - Haderslev Stift Haderslev Kommune - Lokalplanforslag sommerhusområde ved Kelstrup Kystvej, Kelstrup Strand - ingen bem. 27 Endelig fastsættelse af boligbidrag - Vedsted præstegård Sag: Ny præstegård. (57) - Vedsted Sogn Endelig fastsættelse af boligbidrag - Vedsted præstegård 28 Gl. Haderslev - lånedokument Sag: Gl. Haderslev sognehus - Storegade 93 (211) - Gammel Haderslev Sogn Gl. Haderslev - lånedokument 29 Lønstatistik pr og vejledning sendt ud til de enkelte menighedsråd Sag: Lønforhandlinger for kirkefunktionærer (616) - Haderslev Stift Lønstatistik pr og vejledning sendt ud til de enkelte menighedsråd Udsendt af stiftet til menighedsrådene til efterårets lønforhandlinger i Referat, Side: 10

11 Orientering 30 Hoptrup - lånedokument Sag: Renovering af Hoptrup præstegård (629) - Hoptrup Sogn Hoptrup - lånedokument 31 Lånebevilling fra Haderslev stift Sag: Præstegården i Maugstrup (691) - Maugstrup Sogn Lånebevilling fra Haderslev stift 32 Parkerings- og oplagringsplads - svar fra stiftet Sag: Hjerndrup kirkegård - ny materialeplads (717) - Hjerndrup Sogn Parkerings- og oplagringsplads - svar fra stiftet 33 Reminder møde med stiftsråd og provstiudvalg Sag: Stiftsrådet og PU (775) - Haderslev Stift Reminder møde med stiftsråd og provstiudvalg 34 Præstegårdssalg og lånet til ombygningen af præstegården m.m. Sag: Salg af præstegård (805) - Oksenvad Sogn Præstegårdssalg og lånet til ombygningen af præstegården m.m. 35 Tegningsberettigede ved køb og salg af fast ejendom Sag: Tegningsberettigede i Haderslev Domprovsti (822) Tegningsberettigede ved køb og salg af fast ejendom Formand og domprovst i forening. Referat, Side: 11

12 Orientering 36 Brug af Hammelev Sognehus Sag: Hammelev Sognehus (823) - Hammelev Sogn Brug af Hammelev Sognehus Procedure for udlejning. 37 Mail vedr. anmeldelse af tyveri af metal (kobber) fra kirker og kirkegårde i Sydøstjyllands Politikreds Sag: Sydøstjyllands Politikreds (831) - Haderslev Stift Mail vedr. anmeldelse af tyveri af metal (kobber) fra kirker og kirkegårde i Sydøstjyllands Politikreds Referat, Side: 12