Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 22. august Kl Mødested: Hotel Vojens

Transkript

1 Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 22. august Kl Mødested: Hotel Vojens Mødepunkt Beslutning 1 Afbud fra Der var afbud fra Ulla Toft. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Budgetsamrådsmøde Domprovsten gennemgik dagsordenen for budgetsamrådsmødet og de enkelte punkter blev drøftet. Jævnfør Haderslev kommunes skrivelse af om det statsgaranterede udskrivningsgrundlag for 2014 vedtog provstiudvalget et forslag til budget for den kirkelige ligning 2014, som fremlægges for menighedsrådene på det offentlige budgetsamrådsmøde torsdag den 29. august Takstudvalget vil på mødet fremlægge oplæg til revision af taksterne i GIAS. Provstiudvalgets vedtog oplægget, der i princippet harmoniserer taksterne på alle provstiets kirkegårde. Det er stadig provstiudvalgets grundholdning, at det skal være op til det enkelte menighedsråd at afgøre, om der skal gives yderligere tilskud til folkekirkemedlemmer til erhvervelse af gravsted og til gravkastning. Provstiudvalget anbefaler dog de fælles takster. Provstiudvalget kan ligeledes anbefale en fælles fredningstid for urner på 10 og for kister på 25 år. En forskellig fredningstid fører til markant prisforskel og er én af de faktorer, man kan se på, hvis man er af den opfattelse, at omkostningerne ved at tegne et legat er blevet for stor. 4 Landskirkeskat og udligningstilskud 2014 Sag: Budget kirkekasser (1071) Blev behandlet under pkt. 3 på dagsordenen. Landskirkeskat og udligningstilskud 2014 SV: Kirkeskatten og det statsgaranterede udskrivningsgrundlag 2014 Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 5 Videndeling - skema til menighedsråd i forbindelse med ansøgning om iværksættelse af anlægsarbejder Sag: Budget kirkekasser (1071) Beslutning Til orientering og evt. senere drøftelse. Videndeling - skema til menighedsråd i forbindelse med ansøgning om iværksættelse af anlægsarbejder Til inspiration et skema til brug ved ansøgning om iværksættelse af anlægsarbejder 6 Vojens MR vedr. budget 2014 Sag: Budget kirkekasser (1071) Provstiudvalget imødekom ansøgningen og godkendte, at driftsomkostningerne i budget 2014 hæves med beløbet på kr. Vojens MR vedr. budget VS: Økonomi Øsby - Årø - notat fra MR Sag: Budget kirkekasser (1071) Til orientering. VS: Økonomi Øsby - Årø - notat fra MR 8 Årsbudget 2014 PUK Sag: Budget PUK (1142) Provstiudvalget godkendte årsbudget 2014 for PUK-kassen. Årsbudget 2014 PUK 9 Kvartalsrapport PUK - 2. kvt Sag: PUK 2013 (1026) Provstiudvalget godkendte kvartalsrapporten for 2. kvartal 2013 for PUK-kassen. Kvartalsrapport PUK - 2. kvt MILIKI: Brandsoft vedr. fejl i den nye kvartalsrapport 10 Gl. Haderslev MR anmoder om ændring af låneramme Sag: Udskiftning af tag på præstegård (1172) - Gammel Haderslev Sogn Provstiudvalget godkendte menighedsrådets ansøgning om et forhøjet lånerammebeløb fra kr. til i alt kr. Gl. Haderslev MR anmoder om ændring af låneramme til udskiftning af tag på præstegård. Beløb ,00 kr. Låneramme kr. Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 11 Personalesag - Gl. Haderslev Sogn Sag: 5% midler - ansøgninger i 2013 (1050) Beslutning Provstiudvalget imødekom ansøgningen og bevilgede kr. af 5% midlerne til formålet. Personalesag - Gl. Haderslev Sogn 12 Købsaftale og tillæg til lejeaftale Sag: Ha. kommune, Ha. Golfklub - salg af areal og mageanlæg (1062) - Gammel Haderslev Sogn Provstiudvalget tiltrådte og godkendte formelt aftalerne. Købsaftale og tillæg til lejeaftale Advokat Gert Drews sender de endelige aftaler til provstiudvalgets tiltrædelse [Dok.nr.:69287/13] Godkendelse til Gl. Haderslev Præsteembedes erhvervelse af fast ejendom noteret i matriklen som landbrugsjord. Ministeriet godkender salg og mageskifte Anmodning om godkendelse af undladelse af offentligt udbud og erhvervelse af landbrugsjord 13 Forslag fra landmåler til deklaration Sag: Damager Kirkegård (1085) - Gammel Haderslev Sogn Provstiudvalget godkendte forslag til deklaration af arealoverdragelse ved offentlig p-plads ved Damager kirkegård. Forslag fra landmåler til deklaration 14 Domsognet ansøger provstiets udviklingspulje om kr. Sag: Udviklingspuljen 2013 for Haderslev Domprovsti (1019) Provstiudvalget imødekom ansøgningen og bevilgede kr. af udviklingspuljen til formålet. Domsognet ansøger provstiets udviklingspulje om kr. Til udvikling af et forum for aldersgrupen år. Referat, Side: 3

4 Mødepunkt 15 Starup sogn: Ansøgning om midler fra "Udviklingspuljen i Haderslev Domprovsti" Sag: Udviklingspuljen 2013 for Haderslev Domprovsti (1019) Beslutning Provstiudvalget imødekom ansøgningen og bevilgede kr. af udviklingspuljen til formålet. Starup sogn: Ansøgning om midler fra "Udviklingspuljen i Haderslev Domprovsti" Ansøgningen fra Starup menighedsråd til arrangement mewd Betty og Peter Arendt på kr Hoptrup MR anmoder om stiftslån til nyt stråtag på konfirmandstue Sag: Stråtag - Konfirmandstue Hoptrup (1137) - Hoptrup Sogn Provstiudvalget godkendte anmodningen fra Hoptrup menighedsråd om at optage et 5-årigt stiftslån på kr. Lånet er medtaget i budgettet for Hoptrup MR anmoder om stiftslån til nyt stråtag på konfirmandstue 17 Anmodning om fældning af træerne på Hoptrup kirkegård Sag: Hoptrup kirkegård (1174) - Hoptrup Sogn Provstiudvalget har ikke kompetencen i denne sag, fordi træerne står udenfor diget, og sagen sendes derfor videre til stiftet til udtalelse. Provstiudvalget vil dog være sindet til at hjælpe menighedsrådet økonomisk i sagen. Anmodning om fældning af træerne på Hoptrup kirkegård 18 Fole kirke - istandsættelse af vinduer - konsulentudtalelser Sag: Udskiftning af vinduer i Fole kirke (1063) - Fole Sogn Provstiudvalget kan over for stiftet anbefale en godkendelse. Provstiudvalget vil skaffe den fornødne finansiering af provstiets midler. Fole kirke - istandsættelse af vinduer - konsulentudtalelser Udtalelser fra kgl. bygningsinspektør og Nationalmuseet. Fole kirk - reparation af vinduer - ST har sendt til udtalelse hos konsulenter Fole kirke - tilbud på rep. af vinduer Referat, Side: 4

5 Mødepunkt 19 Synsprotokol Vilstrup kirke, kirkegård, graverkontor, redskabsrum og sognehus Sag: Syn 2013 (1098) Beslutning Synsprotokollen blev godkendt, idet provstiudvalget forventer, at de nævnte arbejder kan udføres indenfor det tildelte driftsbeløb. Synsprotokol Vilstrup kirke, kirkegård, graverkontor, redskabsrum og sognehus 20 Skrivelse fra bygningssagkyndig - rengøring af hvælv i Grarup kirke Sag: Grarup kirke - afskalninger på muret hvælv (1107) - Grarup Sogn Til orientering. Skrivelse fra bygningssagkyndig - rengøring af hvælv i Grarup kirke 21 Forpagtningskontrakter Sag: Forpagtningskontrakter - Vedsted sogn (1173) - Vedsted Sogn Forpagtningskontrakterne blev godkendt under forudsætning af, at der i teksten ændres til helårlig betaling forud eller bankgaranti. Forpagtningskontrakter MR søger om godkendelse af forpagtningskontrakter for Christian & Preben Schmidt samt Kurt L. Christensen 22 Forpagtningskontrakt - udkast - Gl Ha sogn Sag: Forpagtningskontrakt - Gl Ha sogn (1175) - Gammel Haderslev Sogn Forpagtningskontrakt - udkast - Gl Ha sogn Gl Ha MR anmoder om pricipiel stillingtagen til to spørgsmål I henhold til PU-beslutning gælder følgende for forpagtningskontrakter: Betaling skal ske helårligt forud, eller der skal foreligge en bankgaranti. Der skal annonceres offentligt. Provstiudvalget opfordrer MR til at benytte standardkontrakt, som findes på Haderslev stifts hjemmeside under blanketter. 23 Orienteringsmøde PU-valg Provstiudvalget gennemgik dagsordenen for mødet. Referat, Side: 5

6 Mødepunkt 24 Valg til provstiudvalg og stiftsrådsvalg 2013 Sag: Provstivalg 2013 (1140) Valg til provstiudvalg og stiftsrådsvalg 2013 Materiale til orientering om stiftsrådets arbejde VS: Forespørgsel om kandidatlister - Valg til provstiudvalg Skabelon til kandidatliste MILIKI-kandidatlister til valg til PU og stiftsråd Beslutning Provstiudvalget gennemgik dagsorden for aftenens orienterende møde om valgt til provstiudvalg og stiftsråd. Provstiudvalget vil anmode Bjarne Christensen om at være ordstyrer. Ad dagsordenens pkt. 5 fastsættelse af antal læge medlemmer i provstiudvalget, jf. 1 vil provstiudvalget foreslå forsamlingen, at der vil skulle vælges 7 læge medlemmer til det nye provstiudvalg på en prioriteret liste. Provstiudvalget vil foreslå, at domsprovsten vælges til valgbestyrelsen, og at stedet for indlevering af kandidatlister bliver provstikontoret. 25 Provstiudvalget bekræfter mødedeltagelse Sag: Organiststillingen i Hoptrup (1160) - Hoptrup Sogn Provstiudvalget bekræfter mødedeltagelse SV: SV MR: anmodning om møde Provstiudvalgsformanden orienterede om ansøgningen fra Hoprup og Vilstrup MR. Provstiudvalget imødekom MR ansøgning og godkendte en budgetændring for således at det bliver muligt at ansætte 2 organister i et organistsamarbejde i Hoptrup og Vilstrup. MR indsender dokumentation til PU for det beløb, der vil komme til at mangle for at have råd til organiststillingerne. SV: SV MR: anmodning om møde- Hoptrup 26 Haderslev Kommune - vindmøller ved Kastrup Enge Sag: Lokalplaner Kommune (1068) - Haderslev Stift Sagen blev taget til efterretning. Såfremt Nustrup MR mener, de er blevet urimeligt behandlet i denne sag, kan regningen vedr. dette sagsforløb videresendes til PU. Haderslev Kommune - vindmøller ved Kastrup Enge ST vedr. betaling af faktura fra kirkegårdskonsulent. Regning fra kirkegårds konsulenten - sag Maugstrup præstegårdshave - voldgrav Sag: Maugstrup præstegårdshave - voldgrav (1177) - Maugstrup Sogn Sagen blev udsat. Maugstrup præstegårdshave - voldgrav Maugstrup MR skal kontakte Kulturstyrelsen. Referat, Side: 6

7 Mødepunkt Beslutning 28 Eventuelt Sag 1050 Vojens menighedsråd ansøger om 5% midler til rensning af orgel i Vojens kirke. Tilbud fra orgelfirmaet Marcussen & Søn på kr. inkl. moms. Provstiudvalget imødekom ansøgningen og bevilgede kr. af 5% midlerne. Udarbejdelse af en teknisk rapport om svampeangreb på orgler i kirker bør overvejes. Referat, Side: 7

8 Orientering 29 Haderslev, Aabenraa og Sønderborg Provstier - vore kontaktdetaljer og jeres provstiansvarlige revisor Sag: Revision og pwc (1027) Haderslev, Aabenraa og Sønderborg Provstier - vore kontaktdetaljer og jeres provstiansvarlige revisor Revisionsfirmaet meddeler hvilke revisorer det enkelte provsti skal have samarbejde med. 30 Reparation/flytning af klokkeanlæg - faktura fra klokkekonsulent til betaling af kirkekassen Sag: Klokkeanlæg (1033) - Oksenvad Sogn Reparation/flytning af klokkeanlæg - faktura fra klokkekonsulent til betaling af kirkekassen Referat, Side: 8

9 Orientering 31 Stiftets godkendelse af renovering af vestgavl og frigivelse af midler Sag: Istandsættelse af Domkirken (1044) - Haderslev Vor Frue Domsogn Stiftets godkendelse af renovering af vestgavl og frigivelse af midler Renovering af vestgavl og orgel - finansiering Stiftet om: Haderslev domsogn: Frigivelse af midler brev om frigivelse af midler til arbejdet på Domkirken Haderslev domsogn ansøger om frigivelse af kr til finansiering af kalkning af vestgavl og renovering af vestorglet. Haderslev Domkirke - indvendig kalkning og reparation af vestgavl - Kvittering Stiftet kvitterer for modtagelse af supplerende materiale. Godkendelse fra ST - renovering af vestorgel m.m. Indvendig kalkning og orgelreperation - detailplan efteråret 2013 Haderslev Domkirke - Opstart af arbejder uge 32. Kalkning af vestgavlen - udtalelse fra Nationalmuseet SV MILIKI: Kassen er tom for Haderslev Domkirke Miljøstyrelsens afgørelse - Haderslev Domkirke - blytag Renovering af vestorgel m.m. - frigivelse af midler Referat, Side: 9

10 Orientering 32 Vilstrup kirke - istandsættelse af billeder i altertavlen Sag: Kirkeistandsættelsesordningen (1045) - Vilstrup Sogn Vilstrup kirke - istandsættelse af billeder i altertavlen Vilstrup menighedsråd ansøger om godkendelse af supplerende arbejder og lån Vilstrup menighedsråd søger om godkendelse af arbejde i våbenhus og sakristi. Disse arbejder søges lånefinansieret, da salgsmidlerne er opbrugt. Vilstrup kirke - istandsættelse af våbenhus - godkendelse og lånebevilling 33 Bjerning - renovering/udskiftning af vinduer i sydfacaden - bevilling af stiftslån Sag: Reparation af vinduer i Bjerning kirke (1054) - Bjerning Sogn Bjerning - renovering/udskiftning af vinduer i sydfacaden - bevilling af stiftslån VS: Ansøgning om stiftslån 34 PU: Invitation til genåbningsgudstjeneste 18. august i Vilstrup kirke Sag: Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg m.m. (1059) - Vilstrup Sogn PU: Invitation til genåbningsgudstjeneste 18. august i Vilstrup kirke Referat, Side: 10

11 Orientering 35 Vilstrup kirke - istandsættelse af våbenhus - Kvittering Sag: Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg m.m. (1059) - Vilstrup Sogn Vilstrup kirke - istandsættelse af våbenhus - Kvittering Ansøgning, Vilstrup kirke: Istandsættelse af våbenhus Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg - udtalelse fra varmekonsulent 36 SV: Øsby præstegård - Mødenotat fra Sag: Øsby præstegård (1086) - Øsby Sogn SV: Øsby præstegård - Mødenotat fra Provstiet meddeler stiftet, at der ingen bemærkninger er til mødenotatet RE: VS: Øsby præstegård - Mødenotat fra Formanden har ingen bemærkninger Øsby præstegård - istandsættelse ved embedsledighed - Mødenotat fra Det endelige mødenotat Øsby præstegård - Mødenotat fra Stiftet spørger om der er bemærkninger til mødereferatet SV fra Kulturstyrelsen - istandsættelse ved embedsledighed 37 Jegerup MR til orientering vedr. provstesyn Sag: Povstesyn 2013 (1094) Jegerup MR til orientering vedr. provstesyn Referat, Side: 11

12 Orientering 38 SV: Personalekonsulent Sag: Fælles personalekonsulent (1111) - Haderslev Stift SV: Personalekonsulent VS: Permanent oprettelse af fælles provstikonsulentstilling - svarfrist 1. august 2013 Vilstrup MR støtter permanent ordning Personalekonsulent Vedsted MR støtter permanent ordning - provstikonsulent Jegerup støtter permanent ordning Vojens MR støtter permanent ordning Ansøgning om permanent oprettelse af fælles personalekonsulentordning 39 VS: Sagsnr: Handel matr.nr. 37 syd for den nye Erlev Bjerge Stamvej Sag: Centerområde ved Erlev Bjerge (1145) - Haderslev Vor Frue Domsogn VS: Sagsnr: Handel matr.nr. 37 syd for den nye Erlev Bjerge Stamvej 40 Tak fra MBW Sag: Gaver (1152) Tak fra MBW Referat, Side: 12

13 Orientering 41 Fornyet anbefaling af frigivelse af midler til Vilstrup kirkekasse Sag: Etablering af nyt sognehus ved Vilstrup kirke (1153) - Vilstrup Sogn Fornyet anbefaling af frigivelse af midler til Vilstrup kirkekasse Stiftet anmoder om en formel godkendelse af projektet Stiftet anmoder om at få tilsendt en formel godkewndelse af projektet af hensyn til sagsbehandlingen af frigivelse af midler Opgørelse over seneste udgifter - etablering af nyt sognehus ved Vilstrup kirke Vilstrup sogn - ombygning af graverbolig til sognehus - frigivelse af midler 42 Kvartalsrapport Sag: Kvartalsrapport (1158) Kvartalsrapport Kvartaltrapport Skrydstrup kirkekasse 2. kvartal Kvartalsrapport Kvartalsrapport pr Vedsted kirkekasse 43 Vojens præstegård - ombygning af præstegård til sognegård - lån af stiftsmidlerne Sag: Vojensl sognegård - forhøjelse af lån til ombygningen (1161) - Vojens Sogn Vojens præstegård - ombygning af præstegård til sognegård - lån af stiftsmidlerne 44 Gram aftale Sag: Gram aftale (1162) - Gram Sogn Gram aftale Referat, Side: 13

14 Orientering 45 Afgørelse fra Haderslev kommune om etablering af regnvandsbassin Sag: Etablering af regnvandsbassin ved Starup kirke (1165) - Sønder Starup Sogn Afgørelse fra Haderslev kommune om etablering af regnvandsbassin 46 Indbydelse til stiftsmøde Sag: Haderslev stift (1166) - Haderslev Stift Indbydelse til stiftsmøde Svar på spørgsmål vedr SKI Sag: SKI (1159) Svar på spørgsmål vedr SKI Præcisering information omkring adgang til SKI.dk Adgangskoder til SKI Information omkring adgang til SKI.dk ski.dk - Helge Christian Jacobsen Koder til formanden Referat, Side: 14