REFERAT. E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde

Transkript

1 Kgs. Lyngby, Kundenr Sagsnr Dok.nr. 14- Direkte tlf REFERAT E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde Mødested: i Selskabslokalerne, Eremitageparken 335 Mødedato: 11. november 2014 klokken Fremmødte: Bestyrelsen: Trine Bischoff Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune, Center for Arealer og Ejendomme, att. Henrik Eilsøe Charlotte Heier, Nordea Ejendomsinvestering A/S Erik Husmark Flemming Palshof Suppleanter: David Söderberg Carl Erik Munk Pedersen Andre: Deas: Projektleder Per Rønn Andreasen Administrator Christiern Rackham Håkansson Afdelingsdirektør Per Holm (afbud) Inspektør: Per Jensen Referent: Christiern Håkansson Dagsorden: 1. Rapportering om ejerforeningens økonomi for perioden januar oktober 2014 a. Budgetopfølgning vedlægges 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg a. Orientering om Vejdirektoratets etablering af støjværn, samt bestyrelsens underskrift af materiale fra Vejdirektoratet b. Diverse fra formanden 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen a. Vedligeholdelse 2014, projekter inspektøren er ansvarlig for, i henhold til Budget b. Sikkerhedskontrol af legepladser/ruchebane 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Vedligeholdelse 2014, projekter PRA er ansvarlig for, projekter i henhold til Budget b. Vedligeholdelsesprojekter i Meddelelser fra administrator a. Budgetforslag for Forslag vedlægges. 6. Næste møde Tel [email protected] cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-436

2 Spisning vil foregå herefter. Før dagsordenen var der besøg af konsulent fra YouSee, der leverer kabel-tv til ejerforeningen. Line fra YouSee var inviteret af Erik Husmark. Hun fortalte kort om foreningens beboeres forskellige muligheder for TV-valg med videre. Line fra YouSee spurgte om de måtte arrangere event for Eremitageparkens ejere og lejere. Ejerforeningen ville ikke have udgifter i forbindelse med arrangementet. Bestyrelsen var interesserede og bad YouSee sørge for et arrangement. Bestyrelsen ville give YouSee lov at holde arrangementet i Selskabslokalerne. Erik Husmark var bestyrelsens kontaktperson i forhold til YouSee. 1. Rapportering om ejerforeningens økonomi for perioden januar oktober Christiern Håkansson fremlagde budgetopfølgningen, der havde været vedlagt indkaldelsen til mødet. Periodens underskud var mindre end budgetteret, da flere af årets planlagte vedligeholdelsesopgaver endnu ikke var så langt de var afsluttet og endeligt faktureret fra håndværkerne. Der blev henvist til gennemgang af årets projekter under dagsordens punkter 3 og 4. Samtidig var der brugt færre penge på den løbende vedligeholdelse, end budgetteret for perioden. Der var få restancer til ejerforeningen; fire ejere var i restance for november måned og havde modtaget rykkere. Herudover fortsatte en igangværende inkassosag. Ejerforeningens likviditet og fælleslånet blev særligt gennemgået. Ejerforeningen har en god egenkapital og dermed fin likviditet. Fælleslånet løber frem til året Der er kontinuerligt ejere der indfrier deres andel af fælleslånet. 2. Meddelelser fra formand Trine Bischoff. a. Orientering om Vejdirektoratets etablering af støjværn, samt bestyrelsens underskrift af materiale fra Vejdirektoratet. Trine Bischoff fremlagde fra møde med Vejdirektoratet. Projektet ville komme i udbud primo Cowi var valgt til at udarbejde udbudsmaterialet. Projektet var udskudt til endelig færdiggørelse oktober Der var to gravhøje på det areal der var berørt af projektet. Gravhøjene var fredet og Vejdirektoratet var i dialog med Kulturarvsstyrelsen om en løsning i forhold til gravhøjene. Vejdirektoratet var endnu ikke klar med materialet til den tegningsberettigede bestyrelses underskrift. b. Diverse fra formanden i. Bankengagement Formanden havde modtaget blanket fra Nordea Bank om foreningens engagement med banken om driftskonti og fælleslån. Bestyrelsen ville sammen med administrator fremsende svar til Nordea Bank. ii. Træer Formanden havde modtaget mange henvendelser fra ejere med ønsker om beskæring eller fældning af træer på ejerforeningens fællesarealer. Bestyrelsen ville ikke tage stilling til fældninger før efter Vejdirektoratets arbejde med støjværnet. Den årlige almindelige beskæring ville fortsat ske. iii. Kommuneplantillæg om Dyrehavegårds Jorder Trine Bischoff fremlagde kort om brev modtaget fra Lyngby-Taarbæk Kommune om byudvikling i nærheden af Eremitageparken. Kommunen havde inviteret alle borgere til informationsmøde, se hjemmeside Bestyrelsen ønskede ikke at sende høringssvar til Lyngby-Taarbæk Kommune på vegne af ejerforeningen. 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen. a. Vedligeholdelse 2014, projekter inspektøren er ansvarlig for, i henhold til Budget 2014 i. Træer i centergruppen Per Jensen fremlagde at træer i centergruppen generelt var i dårlig tilstand. Han havde bedt gartnerfirma give tilbud på nyplantning af de syge træer. Når tilbud forelå, skulle det forelægges for formanden. ii. Tagarealer Personalet var i gang med den årlige gennemgang og rengøring af tagarealerne. 2/5 ejd

3 iii. Varmeinstallationer Der var dags dato sprunget et varmerør. Der blev arbejdet på sagen. iv. Beskæring af træer Ejerforeningen var fuldt forsikret i forhold til personalets arbejde med blandt andet beskæring af træer. Bestyrelsen godkendte at ejerforeningens eget personale også i år selv står for den planlagte beskæring af træer. Aflønning sker ved lønnet ekstraarbejde. b. Sikkerhedskontrol af legepladser/ruchebane Ejerforeningens legepladser var blevet inspiceret. Den modtagne rapport indeholdt diverse anmærkninger om legeredskabernes kvalitet. To legepladser var fundet i orden (grøn). Én legeplads skulle gennemgå nødvendige reparationer (gul). Én legeplads var fundet i så dårlig stand, at den blev anbefalet afspærret (rød). Der var spørgsmål til forsikringsforhold i forhold til legepladserne. Forsikringsselskabet dækker kun skader ved sikre legepladser. Hvis man har kendskab til mangler, bør de udbedres. Bestyrelsen besluttede at den gule legeplads skulle repareres, inspektøren skulle indhente tilbud. Den røde legeplads skulle fjernes. Bestyrelsen ville under budgetbehandlingen endeligt tage stilling til om der skulle etableres ny legeplads. Der var problemer med belysningen på legepladser. De værende installationer var følsomme overfor vand. Inspektøren ville finde priser på andre muligheder for belysning. Inspektøren havde ikke flere meddelelser. Herefter var der spisning. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreasen). a. Vedligeholdelse 2014; projekter PRA er ansvarlig for, projekter i henhold til Budget 2014 i. Renovering af selskabslokaler Arbejdet var færdigt. Der var foretaget ekstra el-arbejder i forhold til det først beskrevne. ii. Terrænbelysning Opdeling af belysning i centergruppe samt diverse reparationer var færdige, dog afventede 2 defekte lamper ved tanken, idet der ikke modtaget svar fra Lyngby-Taarbæk Kommune om vedligeholdelsespligt af belysning på den offentlige vej. Ejerforeningen ville ikke vedligeholde yderligere på dette anlæg. iii. Isolering af varmeinstallationer i boilerrum Arbejdet var næsten færdigt. iv. Vinduesbemaling Der havde været behov for at flytte hængsler på nogle vinduer og døre. Underentreprenør PWJ havde givet tilbud på kroner på udførelse af arbejdet. Ved tidligere renoveringer havde behovet været af en størrelse svarende til kroner Per Rønn Andreassen og inspektøren havde kontrolleret arbejdet og fundet uoverensstemmelser mellem det udførte og det meddelte. Hovedentreprenøren var enig med Per Rønn Andreassen og inspektøren. Bestyrelsen ønskede at inspektøren gennemgik alt arbejde udført af underentreprenøren og ønskede ikke at PWJ udførte arbejder fremover. v. Kloakrenovering Arbejderne kunne ikke nås færdiggjort i Der var ved TV-inspektionen fundet mange mangler og skader. Der var konstateret flere end 100 større skader. Der var mange forskydninger og en generel slitage på kloakkerne. 3/5 ejd

4 Skaderne er opdelt i fire kategorier. Skader i kategori 3 og 4 er dækket af forsikringen. Der er 40 % dækning. Forsikringsmægleren er på sagen. Når forsikringen forventeligt har betalt den del af udgifterne der er dækningsberettiget, vil egenbetalingen på reparationerne nogenlunde kunne holdes indenfor det afsatte i budgettet. Da arbejderne ikke kunne være færdige i 2014, skulle de budgetterede midler hensættes til TV-inspektionen var foretaget på kloakker til lejlighedsbygningerne. b. Vedligeholdelsesprojekter i Inspektøren fremlagde fra rapport udarbejdet af DEAS om problemer med brændere på fyr i varmecentralen. Der havde været kontinuerlige problemer med anlægget hele efteråret. Det forventedes at koste kroner plus moms at gøre anlægget stabilt. Udgiften var indarbejdet i budgetforslag for Inspektøren anbefalede desuden at skifte serviceaftale på fyringsanlægget. Bestyrelsen ønskede der blev indhentet tilbud fra yderligere leverandører. Intet. 5. Meddelelser fra administrator. a. Budgetforslag for Christiern Håkansson fremlagde budgetforslag for 2015 som havde været sendt til mødedeltagerne sammen med dagsordenen. Med de kendte udgifter og planlagte vedligeholdelsesopgaver for 2015, vil der blive et underskud på driften på kroner såfremt opkrævningen af ejerforeningsbidrag holdes uændret. Underskud på driften i 2015 på kroner foreslås dækket ved træk på egenkapitalen. Alternativt ved en stigning i opkrævningen til ejerforeningsbidraget på cirka 4 %. Udgifter til elektricitet og vand er beregnet efter inspektørens indberettede måleraflæsninger til energistyring og forventede priser for Der er ikke tillagt buffer. Øvrige priser er reguleret i forhold til kendte prisreguleringer og forventede ændringer. Udgifter til vedligeholdelse er noteret med baggrund i vedligeholdelsesbudget for Udgifterne til vedligeholdelse i perioden forventes at være højere end for Der er budgetteret til løbende vedligeholdelse med samme beløb som for 2014, hvilket er kroner lavere end anbefalet i vedligeholdelsesbudget for På den baggrund bør bestyrelsen også i år overveje om foreningens opsparede midler skal aktiveres de kommende år. Eller fortsat stå som opsparing til udskiftning af vinduer mv. Udskiftning af vinduer og døre er planlagt til udførelse sidst i perioden Ejerforeningens værende fælleslån udløber i år Det bør overvejes hvordan et projekt med forventet nyt fælleslån udarbejdes i forhold til det værende fælleslåns løbetid. Der var enighed om at der skulle afsættes kroner til opførelse af ny legeplads i stedet for den der skulle fjernes. Det ville være muligt at budgettere udgiften til malerbehandling af vinduer i gruppe 2 til kroner Derved ville de samlede udgifter være uændrede. Der var en grundig debat om blandt andet balance i budgettet mellem forventede udgifter og indtægter det enkelte år. Der var flere indlæg om nødvendig opsparing set i forhold til større vedligeholdelsesarbejder de kommende år. Andre indlæg belyste hensynet til den enkelte ejers mulighed for at spare op på egen hånd fremfor opsparing i ejerforeningen. 4/5 ejd

5 Flere bemærkede at det kun ville være muligt at trække på egenkapitalen i en kort årrække. Senest på den kommende generalforsamling skulle man derfor meddele ejerne at de fremover måtte forvente øgede opkrævninger. Der var debat om muligheden for at udskyde større vedligeholdelsesarbejder til senere år. Flere påpegede at de planlagte vedligeholdelsesarbejder var nødvendige at udføre før eller siden og en udskydelse af arbejdet blot ville fordyre den endelige udførelse. Der blev talt om at hvis vinduesudskiftningen først blev gennemført om cirka 10 år, ville det være nødvendigt at foretage malerbehandling af vinduer og døre i endnu en turnus inden udskiftningen. Udgifterne til renholdelse og viceværter blev debatteret. Og der var en overordnet debat om muligheder for at foretage besparelser ved at sænke kvaliteten eller hyppigheden af den daglige renholdelse. Formanden ønskede at bestyrelsen fremover påbegyndte budgetlægning tidligere på året. Herudover efterspurgte hun beregninger på konsekvensen af at udskyde planlagte vedligeholdelsesopgaver. Herefter opnåede bestyrelsen enighed om at godkende budget 2015 med de forelagte udgifter og en stigning i opkrævningen til fællesudgifter på cirka 4 %, hvilket ville give balance mellem årets udgifter og indtægter. 6. Næste møde. Næste bestyrelsesmøde holdes i Selskabslokalerne onsdag den 21. januar 2015 klokken Der ville være spisning klokken Inspektøren ville sammen med formanden foreslå en dato for den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen ville denne gang holde generalforsamlingen i de nyrenoverede selskabslokaler. Der var debat om suppleanternes rolle ved deltagelse på bestyrelsesmøder. Formanden hævede bestyrelsesmødet kl. 20:10 og takkede for god ro og orden. Referent Christiern Håkansson Bestyrelsen: Trine Bischoff, formand Jacob Lundgaard Charlotte Heier Erik Husmark Flemming Palshof 5/5 ejd