REFERAT. E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde

Transkript

1 Frederiksberg, Kundenr Sagsnr Dok.nr Direkte tlf REFERAT E/F Eremitageparken bestyrelsesmøde Mødested: Selskabslokalerne, Eremitageparken 335, 2800 Kgs. Lyngby Mødedato: 19. august 2013 klokken Fremmødte: Bestyrelsen: Flemming Palshof Jacob Lundgaard, Lyngby-Taarbæk Kommune, Center for Arealer og Ejendomme, att. Ulla Buchardt Charlotte Heier, Nordea Ejendomsinvestering A/S Erik Husmark Nina Kjeldsen Suppleanter: Klaus Dyrløv Madsen David Söderberg Andre: Deas: Projektleder Per Rønn Andreasen Administrator Christiern Rackham Håkansson Afdelingsdirektør Per Holm Inspektør: Per Jensen Referent: Christiern Håkansson Dagsorden: 1. Rapportering om økonomien for perioden januar juli 2013 a. Rapportering for perioden er vedlagt 2. Meddelelser fra formand Flemming Palshof 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen a. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen) a. Status på planlagte vedligeholdelsesopgaver 2013 b. Status på påbudssager mod ejere og lejer: i. Pizzeria, elektricitetsanlæg ii. Vandskadesag Eremitageparken 297 iii. Mikkelsen, Eremitageparken 265, installationer 5. Fremlæggelse fra udvalg til gennemgang af administrations- og driftsaftaler 6. Meddelelser fra administrator 7. Eventuelt 8. Næste møde DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.8-436

2 1. Rapportering om økonomien for perioden januar juli Administrator omdelte kopi af brev modtaget fra Nordea Bank den 15. august Nordea Bank havde efter aftale sat udlånsrenten ned på ejerforeningens fælleslån. Den ny rentesats var på 6,00 % p. a. fra den 15. august Lånet er variabelt forrentet. Det var aftalt at den månedlige ydelse fastholdes og restløbetiden forkortes. Rentesats ved optagelsen af lånet var på 5,10 % p. a. I juli a. Rapportering for perioden er vedlagt indkaldelsen Christiern Håkansson fremlagde rapporteringen, der havde været vedlagt indkaldelsen til mødet. Budgettet var generelt blevet fulgt. Der havde dog været færre udgifter til den daglige vedligeholdelse end budgetteret for perioden. Samtidig var flere af de planlagte vedligeholdelsesarbejder ikke blevet faktureret endnu, hvorfor der på disse poster stadig var et større beløb afsat til resten af året. For at give et bedre overblik over serviceaftaler vedrørende tekniske anlæg, var det valg at vise udgiften til periodisk rensning af varmtvandsbeholdere (benævnt elektrolyse) fra vedligeholdelse til abonnementer (BWT). Der var fra 2012/2013 tegnet ny aftale om service på naturgasanlægget (nu Gastech og Sjællands Industri Kedelservice). Udgiften til drift af maskiner var stigende. Inspektøren fortalte at maskinerne benyttes flittigt, hvilket giver større brændstofforbrug og slid. Flere af maskinerne var ikke nye længere. Der var aftalt årligt eftersyn af samtlige maskiner til efteråret. Der havde været mange reparationer og udskiftninger af tærede rør. Inspektøren fortalte at vandrørene nu havde en alder hvor tæring og rust gjorde sig gældende. Antallet af opgaver og omkostningen til blikkenslagere var stigende. Udgifterne til kloakanlæg blev nævnt. Indtægterne fra udlejning af selskabslokalerne var stagnerende; til gengæld var udgifter til driften meget lave. Der var som tidlige aftalt oprettet opsparingskonti i tre forskellige banker. Tre yderligere konti i tre andre banker var ved at blive oprettet. Udgiften vedrørende vandskade Eremitageparken 297 var bogført under forsikringsskader mens sagen behandles hos forsikringsselskab mv.. Der var flere restancesager end det havde været tilfældet i lang tid. Sagerne blev behandlet ved retslig inkasso, når betalingspåmindelser ikke havde effekt. Ejerforeningens erhvervslejer (pizzeria) var i restance. Bestyrelsen besluttede at give lejeren frist til måneden ud for afregning af restancen. Eller eventuelt indgåelse af aftale frem til ultimo september måned Meddelelser fra formand Flemming Palshof. a. udvalg. Flemming Palshof og Charlotte Heier fremlagde om arbejdet i udvalget om administrations- og driftsaftaler. Udvalget havde gennemgået ydelser i nuværende aftaler og ville bede Deas og to andre firmaer give tilbud ud fra en beskrivelser af de nødvendige og ønskede opgaver. Udvalget var endnu ikke klar med det endelige materiale. Der var spørgsmål til ydelser og priser vedrørende drift og vedligeholdelse. Per Rønn Andreassen fremlagde. Alle udførte tekniske ydelser var omfattet af den værende aftale og indeholdt i prisen. Kun specifikke projektudbud blev faktureret særskilt. I 2013 var to projekter i særskilt udbud og teknikerhonoraret for disse opgaver blev vurderet til cirka kroner ,- eksklusiv moms. 2/5 ejd

3 b. Affaldshåndtering Flemming Palshof og inspektør Per Jensen havde set på håndteringen af affald i storskraldsgårdene. Efter bestilling af ekstra containere var forholdene blevet bedre. Mange beboere var dog ikke gode til at sortere deres affald, hvorved viceværterne måtte gøre det arbejde. 3. Meddelelser fra inspektør Per Jensen. a. Bemanding Der havde været lav bemanding over sommeren på grund af ferie og sygdom. b. Legepladser Der var udskiftet et vippedyr. Det var meget kostbart på grund af særlige sikkerhedskrav. Der var en lang debat om vedligeholdelsen af legeredskaberne. De havde tidligere været vedligeholdt lejlighedsvist af ad hoc forældregrupper. Inspektøren havde leveret maling. Ikke alle forældregrupper havde været lige grundige. Inspektøren meddelte at sandet ville blive skiftet årligt fra og med næste forår. Inspektøren ville indhente overslag på pris for reparation og malerbehandling af legeredskaberne. Bestyrelsen ville på næste møde tage stilling til tilbud. 4. Drift og vedligeholdelse (Per Rønn Andreassen). a. Status på planlagte vedligeholdelsesopgaver 2013 i. Krybekældre/kloak Arbejdet var færdigt på nær i blok 13, hvor der forinden er etableret mandehul samt særlig rensning af krybekælder. Ved etablering af mandhul i gavl kunne tidligere påtænkt pælefundering til fundamentet undværes grundet aktuelle koteforskelle på stedet. Det gav en besparelse på cirka kroner ,-. Der afventer kun oprindeligt planlagt arbejder i krybekælderen i blok 13, hvilket udføres i nuværende måned. Grundet besparelsen ved funderingen ventes der samlet kun en mindre overskridelse af budgettet på ca. kroner ,-. ii. Ventilation Bravida gav det bedste tilbud og begynder arbejdet tirsdag den 27. august det ville være nødvendigt at have adgang til samtlige lejligheder for rensning og indregulering af anlægget. Efterfølgende omdeles brev til alle beboere om korrekt brug af ventilationsanlægget. iii. Injicering af kældervægge Problemerne med utætte kældervægge var mere omfattende end forventet, så den endelige omkostning blev på cirka kroner ,-. iv. Tætningslister PVJ havde fået arbejdet på baggrund af modtaget tilbud. Arbejdet ville koste cirka kroner ,- for hele gruppen. Der havde været indhentet forskellige tilbud; de øvrige havde været væsentligt dyrere. v. Terrænbelysning ved skolestier Arbejdet var projekteret, sendt i udbud og tilbud var nu modtaget. Arbejdet var beskrevet med de lamper bestyrelsen havde valgt på tidligere bestyrelsesmøde. Skovshoved Installationsforretning (SIF) havde givet det billigste af tre modtagne tilbud med kroner ,- kroner. Det var kroner over budget, blandt andet på grund af ekstra lamper. Arbejdet starter op ultimo august måned. 3/5 ejd

4 vi. Belægning på skolestier Arbejdet var projekteret, sendt i udbud og tilbud var nu modtaget. Tre firmaer var inviteret, men kun to havde givet endeligt tilbud. Billigst var AL Entreprise med pris på kroner ,-. Projektet var blevet beskrevet med betonkantsten. Der var også indhentet pris på samme projekt med kantsten i granit; her var prisen kroner ,-. Bestyrelsen valgte løsningen med kantsten af betonsten. Arbejdet starter op ultimo august måned. Der var beskrevet og aftalt samordning mellem entrepriserne på belysning og belægning på skolestier. vii. Femårsgennemgang Der var aftalt tid for femårsgennemgang af trapperenoveringen med tidligere hovedentrenør H. Friedmann og Søn A/S. b. Status på påbudssager mod ejere og lejer: i. Pizzeria, elektricitetsanlæg El-Skov installatør gav tilbud på lovliggørelse af elektriske installationer i pizzeriaet. Lejer havde accepteret tilbuddet, og arbejdet var udført, som betales af lejer. Udførte arbejder var godkendt af inspektør Per Jensen og Per Rønn Andreasen, hvor lejer var orienteret herom skriftligt. ii. Vandskadesag Eremitageparken 297 Personsag. Bestyrelsen gennemgik sagens akter og tog stilling til det videre arbejde efter en debat. iii. Mikkelsen, Eremitageparken 265, installationer Personsag. Bestyrelsen gennemgik sagens akter og tog stilling til det videre arbejde efter en debat. 5. Fremlæggelse fra udvalg til gennemgang af administrations- og driftsaftaler. Emnet blev behandlet under dagsordens punkt Meddelelser fra administrator. Emnet blev behandlet under dagsordens punkt Eventuelt. Der var debat om prisen på dagrenovation og leje og tømning af containere. Ejerforeningen kan ikke selv vælge leverandør af dagrenovation, da det udføres under Lyngby-Taarbæk Forsyning. Foreningen har kontrakt med HCS om leje og tømning af containere ud over dagrenovationen. 8. Næste møde. Næste bestyrelsesmøde holdes (uge 43) onsdag den 23. oktober 2013 klokken i selskabslokalerne. Formanden hævede bestyrelsesmødet kl. 18:45 og takkede for god ro og orden. 4/5 ejd

5 Referent Christiern Håkansson Bestyrelsen: Flemming Palshof, formand Jacob Lundgaard Charlotte Heier Erik Husmark Nina Kjeldsen 5/5 ejd