Bestyrelsesmøde. Referat Dato: Tidspunkt: Mødested: Fællesrummet

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Referat Dato: Tidspunkt: Mødested: Fællesrummet Møde indkaldt af Mødetype Mads Hauberg Ordinært bestyrelsesmøde Arrangør Referent Cæcilie Sander Tidtager Deltagere Mads Hauberg, Henrik Bendtsen, Anne Johnson, Rasmus Raundahl, Nicolai Schmidt, Tais Nissen og Cæcilie Sander Dagsorden 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Sidste nyt fra formanden, Kasseren og barrepræsentanten 4. Velkomstmøde 5. Arbejdsdag 6. Tilskudsmodellen til baren 7. Status på mini-jack indgang til anlægget 8. Status bikeraid 9. Dispensationsansøgning fra baren 10. Eventuelt 11. Næste møde og kageansvarlig 1 Registrering af fremmøde Alle undtagen Christian Witting er mødt op

2 2 Godkendelse af sidste mødereferat Sidste referat er godkendt 3 Sidste nyt fra formanden, kasseren og barrepræsentanten Formanden 1. Jens vil kigge på om det er muligt at få rør ned i volleyballbanen til pløkker for at det er nemmere at stribe banen op 2. Jens vil kun give én advarsel og derefter kræve penge mht rengøring af opgangene Han vil prøve at gøre det så billigt som muligt at få professionelle til at gøre rent i opgangene (omkring kr pr. opgang pr uge). Det er kun nødvendigt med professionelle hvis der ikke er gjort ordentligt rent af den beboer der har ansvaret den pågældende uge. 3. Jens vil gerne gå med til at plante træer på kollegiet til at afskærme og pynte. Dog vil det blive for dyrt at plante træer, der skærmer for lyden, da de kræver en del vedligeholdelse. Det bliver foreslået at man laver pilehegn ud til vejen for at undgå at uvedkommende kommer ind på grunden 4. Den tekst, der skal stå på den nye postkasse til afdelingsbestyrelsen er: foreningen for damagerkollegiet afdelingsbestyrelsen dambaren 5. Der er næsten aldrig reklamer i reklamekasserne 6. Kalenderen bør postes på vores facebookgrupper et sted hvor den er let tilgængelig og synlig for beboerne. Dog vil det være en dårlig ide at sætte den som et fast opslag øverst på facebookgruppen, da dette forhindrer andre vigtige opslag i at blive set 7. Tamara er blevet formand for den nye barbestyrels, Amalie er kasserer, Christoffer er indkøber,

3 Laura er medlem, Lisette er medlem. 8. Vi har modtaget alle de ting vi bestilte i sidste regnskabsår Spejle, grilstartere, volleybolde, osv Der vil kun blive tjekket for om gangrene er gjort ordentligt rent én gang, før man skal betale professionelle til at gøre det 3. Vi vil spørge Jens om, hvor vidt det er muligt og værdiskabende at plante et pilehegn ud til vejen. Træerne der bliver plantet på kollegiet, vil vi i bestyrelsen vælge ud fra et sortiment Jens foreslår 4. Den tekst der skal stå på den nye postkasse til afdelingsbestyrelsen er: Foreningen for damagerkollegiet Afdelingsbestyrelsen Dambaren 5. Da der næsten andrig er reklamer i reklamekasserne, bestiller vi en større portion Kasseren Henrik skal tjekke op på om vi har fået pengene til dette regnskabsår fra kollegiekontoret Tjekke om vi har fået pengene, få fuldmagt til kontoen og et hævekort Henrik

4 Barrepræsentanten Der er kommet en ny barbestyrelse 4 - Velkomstmøde Vi mødes kl for at gøre klar til velkomstmødet Velkomstmødet vil foregå som det tidligere har gjort med et kort oplæg med praktiske informationer hvorefter der hygges med de nye beboere 5 - Arbejdsdag Opgaver der skal løses på arbejdsdagen bliver formuleret, prioriteret og der bliver vurderet, hvor mange der skal på hver opgave. Ansvarlige for indkøb af materialer og mad bliver fordelt blandt bestyrelsesmedlemmerne

5 Ansvarsområder Indkøbe morgenmad: Anne + Cæcilie Indkøbe frokost: Cæcilie + hjælpere Beerpong bord: Anne Skift af lås til baranlæget: Henrik Oprydning og sortering af depot: Nicolai og Tais Pløkker til vikingespil: Anne Indkodning af universalfjernbetjenning: Christian Grundig oprydning af depot PC: Anne 6 Tilskudsmodellen til baren Åbent regnskab i baren bliver en realitet i det nye regnskabsår Vi vil se regnskabet en gang om året, da vi stoler på at baren kan bruge deres penge fornuftigt, og da det ikke burde være nødvendigt oftere Vi kan dog altid spørge ind til deres balance

6 7 Status på mini-jack indgang til anlægget Udskydes til næste gang da Christian ikke er til stede 8 Status bikeraid Der er kommet mere plads i cykelskuret til a og b blokken Cyklerne der skulle fjernes i cykelskuret ved A- og B-blokken, er blevet fjernet af Jens Da der er kommet mere plads i cykelskuret efter bikeraid, vil vi ikke gøre mere ved denne sag

7 9 Dispensationsansøgning fra baren Barbestyrelsen søger om dispensation for at få lov til at spille høj musik udenfor i teltet på grillpladsen indtil kl d. 05/ i forbindelse med oktoberfest d. 04/ Det bliver foreslået at vi giver dem dispensation til at spille højt udenfor indtil 04.00, hvorefter festen kan rykke ned i fællesrummet med nedskruet musik. Det bliver også foreslået at give dem dispensation til at spille musik til kl 04.00, hvorefter de må spille nedskruet musik i teltet udenfor Da det ikke er eksamensperiode mener andre dog, at vi kan give dem den dispensation, de har anmodet om, da der nok ikke er mange der stadig fester kl , og da det kun er en gang om året der er en sådan fest Vi vælger at give barbestyrelsen den dispensation de i første omgang anmodede om (høj musik til kl udenfor i teltet), da der er flertal i bestyrelsen for denne mulighed. Desuden vurderer vi, at den gene det er for de beboere der ikke deltager i festen, vil være acceptabel, da det kun er den ene gang om året Eventuelt 1. Fællesrummet bliver lejet ud d. 1/11 og den 15/11, hvor udlejningsansvarlig ikke er hjemme. 2. Der skal købes nye højtalere til fællesrummet. 1. Henrik sørger for at udleje rummet d. 11/10, d. 1/11 og d. 15/ Rasmus vil indhente tilbud på nye højtalere hos en forhandler Indhente tilbud på højtalere Rasmus 20/

8 11 - Næste møde og kageansvarlig Næste møde vil ligge mandag d. 20 oktober Kageansvarlig er Christian Witting