INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 3. januar 2013 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 10. januar 2013, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl a. Opfølgning på organisationskonference den 10. november 2012 (B) * b. Resultat af kundeundersøgelser samt ind- og fraflytterundersøgelser (D) * c. Initiativer vedrørende beboerdemokrati (B) * d. Realiseringen af forvaltningsrevisionens mål i 2012 samt mål for 2013, herunder tilpasning af årshjul (B) * e. Dialogmøde den 22. januar 2013 (B) - bilag kommer fra Lars f. Program for bestyrelsesseminar (B) * g. Konklusion vedrørende BKÅ Portalen (B) * h. Byggepolitik (D) i. Honorering af tiltrådte suppleanter (B) * j. Strategi for rekruttering af bestyrelsesmedlemmer (D) 2. Afdelinger kl a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Kriterier for dispensation fra børnereglen (B) - bilag kommer fra Olav og Michael * c. Retablering af eksisterende aftrækskanaler i afdeling 29 Kalmargade (B) * 3. Administration kl a. Orientering fra administrationen (O) * b. Godkendelse af forretningsgang vedr. renoveringer (B) * c. Rabataftaler (B) * 4. Mødeevaluering kl Kommende møder kl a. Emner til næste møde, der holdes den 7. februar 2013 (B) b. Mødeplan (O) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Opfølgning på organisationskonferencen DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I det følgende sammenfattes de punkter fra Demokratiudvalgets opfølgningsplan ovenpå organisationskonferencen, som ikke klart ligger hos enten udvalget eller afdelingsbestyrelsen. Der er mange konkrete og brugbare ideer, men det skal selvfølgelig tages i betragtning, at der er tale om en ren og ufiltreret ønskeliste. Ikke alle ønsker fra konferencen skal pr. automatik imødekommes. Der er kun forslag ikke stillingtagen til, om afdelingsbestyrelser, endsige beboere, faktisk ønsker det, eller om det af andre grunde er hensigtsmæssigt. Det kan principielt blot være tale om én enkelt beboervalgts personlige kæphest, lige så vel som det kan være et bredt funderet ønske i organisationen, som virkelig kan løfte beboerdemokratiet. Det altoverskyggende hovedfokus i opfølgningen for organisationsbestyrelsen og administrationen er kommunikation. I forvejen har kommunikationsstrategien, der blev vedtaget af organisationsbestyrelsen i september sat skub i mange af tiltagene, men der kommer også yderligere ideer og ønsker frem. Generelle ønsker: Sms-service, Facebook, Web, Apps etc. Administrationen etablerer SMS-service. Da det er uklart, hvad organisationens Facebookstrategi skulle være, bruges der ikke særskilte kræfter på Facebook, men linkes alene til afdelingernes Facebook-sider. Det kan overvejes på et tidspunkt. Da målet ikke er klart, udvikles ikke egen smartphoneapp. Der allerede iværksat arbejde med udvikling af organisationens og afdelingernes web. Mere lettilgængelig hjemmeside med eget domænenavn Kommunikationen skal tilpasses de forskellige målgrupper Afdelingerne tilbydes at anskaffe egne domænenavne til siderne. Se i øvrigt projekt vedr. afdelingssiderne Konsekvens af kommunikationsstrategien.

3 Undersøge folks kommunikationsvaner Indgår i de forskellige kundeundersøgelser. Kan overvejes uddybet på et senere tidspunkt. BKÅ skal tydeligt markere, at der sker noget nyt med kommunikationen! Kurser til afd.bestyrelser om kommunikation Afdelingsbestyrelserne skal loyalt kommunikere beboernes ønsker til administrationen, der er behjælpelig med at gøre forslag præcise og forståelige. Administrationen skal kommunikere til beboerne og til afdelingsbestyrelserne i et let og forståeligt sprog Konsekvens af kommunikationsstrategien. Kursusudvalget eller BL? Bolden ligger hos afdelingsbestyrelser Konsekvens af kommunikationsstrategien. I foreslog administrationen at: Udbyde kurser til afdelingsbestyrelserne i beboerkommunikation hvordan afleverer en afsender sit budskab? Udbyde kommunikationskurser generelt og opgradere beboernes IT kvalifikationer Undersøge beboernes kommunikationsvaner og behov (fx ved spørgeskema, forskning, seminar) Sætte skub i udviklingen af den digitale kommunikation Opkvalificere de skriftlige budskaber (fx ved brevvask) Hjælpe afdelingerne med at lave en oversigt over afdelingernes profil/kendetegn, så der nemmere kan etableres fællesskaber på tværs i organisationen Kursusudvalget eller BL? Kursusudvalget eller BL? Indgår i de forskellige kundeundersøgelser. Kan overvejes uddybet på et senere tidspunkt Konsekvens af kommunikationsstrategien og digitaliseringsstrategien. Konsekvens af kommunikationsstrategien. Implementeres af administrationen I anbefaler organisationsbestyrelsen at: Sikre kommunikationsstrategi for administrationen, så kommunikationen bliver mere ensartet Sikre at administrationen kommunikerer mere elektronisk/grafisk Allerede implementeret. Konsekvens af kommunikationsstrategien. 2/3

4 Afholde kommunikationsseminar for hele organisationen Arbejde for nyt digitalt forum - etablering af en blog på nettet, hvor alle kan lægge gode ideer ind og/eller kommentere stort og småt Etablere en trivselsfond, så fattige afdelinger kan søge tilskud til aktiviteter Arbejde for at formidle glæderne ved frivilligt arbejde (fx portrætterer best.medl. på skift i beboerblad/ CV diplom) Forslag til kursusudvalget Afhængig af konklusion vedr. BKÅ Portalen Evt. overveje kommentarfunktion på web Afklares af bestyrelsen ifbm. udarbejdelse af budget Bestyrelsen har i februar 2012 taget stilling til, at man ikke ønsker at bruge organisations midler således. Administrationen udarbejder en skabelon til et diplom, der sendes til afgående afdelingsbestyrelsesmedlemmer Der portrætteres allerede jævnligt folkevalgte i Kvarteret INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og konkluderer om opfølgning på organisationskonferencen. Herunder indstilles det, at Demokratiudvalget bedes formidle den del af sammenfatningen, der vedrører afdelingsbestyrelserne, til disse. Det indstilles derudover, at bestyrelsen evaluerer organisationskonferencen og tager stilling til konferencens fremtidige form og indhold. 3/3

5 Udvikling af beboerdemokratiet Ideer og anbefalinger fra den 10. nov Boligkontoret Århus

6 Hvor ønsker I at beboerdemokratiet skal bevæge sig hen i fremtiden? Resultat af Billedøvelsen Mere/bedre information,- til beboerne men også internt blandt bestyrelserne Udvikle kommunikationsformerne Samarbejde på tværs i organisationen og arbejde for fællesskabet/samhørigheden Demokratiudvalg Være mere involverende og inddragende og få flere beboere med Arbejde for mangfoldighed Få flere til at deltage i afdelingsmøderne - Demokratiudvalg Andre deltagelsesformer til afdelingsmødet - Demokratiudvalg Tilbyde flere sociale aktiviteter

7 Resultat af billedøvelsen fortsat Resultatet blev kogt ned til, at følgende 4 områder/emner skulle udvikles: Kommunikation og information Fællesskab mere samarbejde på tværs i organisationen - Demokratiudvalg Involvering hvordan får vi engageret flere/fat i de frivillige?- Demokratiudvalg Synlighed et mere synligt beboerdemokrati Demokratiudvalg

8 Cafedebat 1 ideer til udvikling af kommunikation: I foreslog Sms service, Facebook, Web, Apps etc. Mere lettilgængelig hjemmeside med eget domænenavn Kommunikationen skal tilpasses de forskellige målgrupper Undersøge folks kommunikationsvaner BKÅ skal tydeligt markere, at der sker noget nyt med kommunikationen! Bedre information om beboerdemokratiet ved indflytning - Demokratiudvalg Kurser til afd.bestyrelser om kommunikation Afdelingsbestyrelserne skal loyalt kommunikere beboernes ønsker til administrationen, der er behjælpelig med at gøre forslag præcise og forståelige. Administrationen skal kommunikere til beboerne og til afdelingsbestyrelserne i et let og forståeligt sprog Information om kommandovejen mellem administrationen og beboere/bestyrelserne hvis behov - Demokratiudvalg

9 Cafedebat 1 Ideer til hvordan BKÅ kan sikre et bedre fællesskab i afdelingen og i organisationen I foreslog: Være mere åbne overfor forskellige ønsker sikre mangfoldigheden - Demokratiudvalg Få nogle af de unge til at lave en Facebook gruppe for afdelingen Lave mere målrettede aktiviteter til de forskellige beboergrupper Lave tilbudsorienterede aktiviteter Opsøge beboerne direkte/personlig henvendelse Passe på at succeskriteriet ikke sættes så højt, at det er svært at opleve succes

10 Cafedebat 1 Ideer til hvordan BKÅ kan involvere flere i beboerdemokratiet/få flere frivillige I foreslog: Byde nye beboere velkommen Etablere forskellige aktivitetsudvalg Information til beboerne om hvad der sker Sørge for at inddrage beboerne, så bestyrelserne ikke skal lave al arbejdet selv Lave kompetencekort i afdelingen over beboernes kompetencer, - hvad kan/vil beboerne evt. bidrage med ad hoc - Demokratiudvalg Afdelingsbestyrelsen skal være mere opsøgende forud for afdelingsmøderne, så man kan sikre at der kommer deltagere særligt ved større beslutninger Bruge den personlige kontakt

11 Cafedebat 1 Ideer til hvordan beboerdemokratiet i BKÅ kan være mere synligt I foreslog: Lave opslagstavler i afdelingen Lave velkomst til nye beboere Etablere aktivitetsudvalg mm. Sikre søgeord på nettet (fx Reginahøj gir ingen hits!) Lave blokmøder, opgangsmøder o.lign., hvor beboerne i forvejen har en fælles reference Arrangere mere end de obligatoriske afdelingsmøder Synlighed - Demokratiudvalg

12 Anbefalinger til administrationen I foreslog administrationen at: Udbyde kurser til afdelingsbestyrelserne i beboerkommunikation hvordan afleverer en afsender sit budskab? Udbyde kommunikationskurser generelt og opgradere beboernes IT kvalifikationer Undersøge beboernes kommunikationsvaner og behov (fx ved spørgeskema, forskning, seminar) Sætte skub i udviklingen af den digitale kommunikation Opkvalificere de skriftlige budskaber (fx ved brevvask) Hjælpe afdelingerne med at lave/udvikle en skabelon til kompetencekort - Demokratiudvalg Hjælpe afdelingerne med at lave en oversigt over afdelingernes profil/kendetegn, så der nemmere kan etableres fællesskaber på tværs i organisationen

13 Anbefalinger til organisationsbestyrelsen I anbefaler organisationsbestyrelsen at: Sikre kommunikationsstrategi for administrationen, så kommunikationen bliver mere ensartet Sikre at administrationen kommunikerer mere elektronisk/grafisk Afholde kommunikationsseminar for hele organisationen Arbejde for nyt digitalt forum - etablering af en blok på nettet, hvor alle kan lægge gode ideer ind og/eller kommentere stort og småt Arbejde for at der laves en DVD/USB stik, som kan byde nye lejere velkommen med grafisk information/kommunikation - Demokratiudvalg Etablere en trivselsfond, så fattige afdelinger kan søge tilskud til aktiviteter Afholde informationsmøder X gange om året for nye lejere - Demokratiudvalg Arbejde for at formidle glæderne ved frivilligt arbejde (fx portrætterer best.medl. på skift i beboerblad/ CV diplom konsulentens kommentar )

14 Anbefalinger til afdelingsbestyrelserne selv I foreslog afdelingsbestyrelserne at: Spørge beboerne direkte (stemme dørklokker, beboerundersøgelse) om, hvordan de ønsker kommunikationen med BKÅ skal være Samarbejde med administrationen om at lave IT kurser for at styrke beboernes IT kompetencer Være inkluderende og huske mangfoldigheden, når der bliver tilrettelagt aktiviteter Tænke målgruppeorienteret, når der udbydes aktiviteter i afdelingen Samarbejde med administrationen om at lave en profil af afdelingen, så der kan arrangeres aktiviteter på tværs i organisationen Samarbejde med administrationen om at lave kompetencekort over ressourcerne i afdelingen og spørge beboerne ved direkte kontakt - Demokratiudvalg Byde nye beboere velkommen i afdelingen og informere om beboerdemokratiet - Demokratiudvalg Sikre synlighed ved at tage billeder/navn af afdelingsbestyrelsen (synlig på afdelingens hjemmeside, hænge op centralt - Demokratiudvalg Informere om Det har vi gang i

15 NOTAT TIL PKT 1.b Afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med administration DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Det er en del af konceptet for forvaltningsrevision, at der i slutningen af hvert år gennemføres en kvantitativ undersøgelse af tilfredshed blandt beboere, afdelingsbestyrelser og medarbejdere. Undersøgelsen vedr. afdelingsbestyrelsers tilfredshed med administrationen blev gennemført første gang lige efter årsskiftet I december 2012 har afdelingsbestyrelserne på ny besvaret spørgsmålene i undersøgelsen. Metode Undersøgelsen er gennemført som en anonym onlinesurvey. Af de 245 afdelingsbestyrelsesmedlemmer har 84 svaret, hvilket er en svarprocent på godt 34. Sidste gang havde 89 svaret. Selv om undersøgelsen ikke er fuldstændig pålidelig og formodentlig har en systematisk skævhed ift. dem, der har oplevet problemer i samarbejdet, giver det dog et fornuftigt grundlag at vurder afdelingsbestyrelsernes tilfredshed på. den baggrund bør modellen gentages til næste år. Resultater Generelt er tilfredsheden øget en anelse fra begyndelse af 2012 til denne undersøgelse. Hvor den gennemsnitlige score var 2,8 sidst, er den nu 2,9. Det betyder dog, at målsætningen i forvaltningsrevisionen om at nå en score på 3,0 ikke er opnået, selv om det er positivt, at det er lykkedes at løfte tilfredsheden. Det gælder særligt, fordi det er lykkedes at skabe forbedringer på hovedparten af de områder, der på baggrund af sidste undersøgelse blev udpeget som indsatsområder. Fordelt på de enkelte spørgsmål har udviklingen været således mellem primo 2012 (blå) og ultimo 2012 (orange).

16 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Undersøgelsen i begyndelsen af 2012 førte til særligt fokus på forbedring på følgende områder i prioriteret rækkefølge: 1. Samarbejde med inspektør: Afdelingsbestyrelsernes vurdering af samarbejdet er klart forbedret, hvilket er positivt, og er tegn på at initiativerne ift. inspektørarbejdet, og ikke mindst inspektørernes egen indsats har båret frugt. Det skal dog bemærkes, at samarbejdet med inspektørerne fortsat scorer lavt. Det betyder, at der også fremover skal være fokus på samarbejdet med afdelingsbestyrelserne, hvilket bl.a. kommer il udtryk i den foreslåede forretningsgang for renoveringer samt den nyligt godkendte forretningsgang vedr. markvandringer. Måske må man også erkende, at det er en funktion, der er svær at opnå 100 % tilfredshed med. Efterspørgslen efter information og tiltag fra inspektøren er næsten ubegrænset, og det vil som regel også være inspektøren, der vil skulle give afdelingsbestyrelsen de dårlige nyheder om projekter, der ikke kan lade sig gøre, bede afdelingsbestyrelsen undgå at agere arbejdsgiver overfor ejendomsfunktionærerne m.m. 2. Support til afdelingsbestyrelser ifbm. afdelingsmøder: Hele arbejdet med afdelingsmøder har gennemgået en stor opgradering, og det viser sig i generelt klart forøget tilfredshed med servicen ifbm. afdelingsmøderne. 3. Opfølgning på afdelingsmøder: Se pkt. 2 ovenfor. 2/6

17 4. Afdelingshjemmesider: Utilfredsheden med afdelingshjemmesiderne er vokset yderligere over det seneste år, hvilket også debatten op organisationskonferencen den 10. november vidnede om. Der er derfor iværksat en række initiativer på området. 5. BKÅ Portalen og hjemmesiden: Tilfredsheden med BKÅ Portalen og hjemmesiden er også faldet. På begge områder pågår der dog en række initiativer for at målrette og forbedre informationen. Det hører også med til vurderingen af dette punkt, at tilfredsheden med informationen fra administrationen generelt er ganske høj og voksende. 6. Ekspeditionstid på henvendelser: Tilfredsheden med dette punkt er forbedret en anelse, hvilket bl.a. må tilskrives øget fokus i organisationen på svartiderne. Dette underbygges yderligere af en dybere analyse af de enkelte besvarelser: Service og samarbejde 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Servicen fra sekretariatet Samarbejdet med inspektør Samarbejdet med Økonomi Medarbejderes tilgængelighed Ekspeditionstiden på henvendelser Indhold af tekstbemærkninger: Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Generelt megen ros. Dog er der nogen kritik af samarbejdet med inspektørerne, der i nogle tilfælde opleves som langsommelige til at vende tilbage og vanskelige at samarbejde med, jf. dog ovenfor. Nogle anfører fortsat problemer med sene tilbagemeldinger eller manglende kvittering for modtagelse af henvendelser der er dog også kommentarer, der roser det modsatte. Enkelte anfører, at økonomi-området trods megen hjælp er svært og efterlyser flere redskaber og vejledninger. 3/6

18 Flere efterlyser, at man kan henvende sig ét sted i administrationen og ikke behøve vide, o det nu er den ene eller anden medarbejder, der har ansvaret for den problemstilling, det handler om. Information 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Hjemmeside og BKÅ Portalen Henvendelser til administrationen Information generelt Afdelingens hjemmeside Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Indhold af tekstbemærkninger: Stort set kun kommentarer vedr. afdelingshjemmesiderne. Flere efterlyser mere gennemgående kommunikation på engelsk, særlig til ungdomsboligafdelingerne. 4/6

19 Afdelingsmøder 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Indkaldelser til afdelingsmøder Informationsmateriale til afdelingsmøder Deltagelse på afdelingsmøder Opfølgning på afdelingsmøder Support til afdelingsbestyrelsen Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Indhold af tekstbemærkninger: Meget stor ros til det nye materiale til afdelingsmøderne. Et par stykker oplever fortsat langsommelig opfølgning på afdelingsmøderne. Ros til processen om afdelingsmøderne en enkelt oplever dog den nye proces som for styrende. Omvendt udfordrer enkelte, om det er rimeligt at lægge så meget ansvar på afdelingsbestyrelsen ifbm. afdelingsmøderne. Flere efterlyser inspektørens og/eller varmemesterens deltagelse. Enkelte kommentarer afslører, at kommunikationen med afdelingsbestyrelsen via afdelingens mail på bkaa.dk ikke altid fungerer. Nogle kommentarer tyder dog på at have handlet om tidligere års afdelingsmøder. I de generelle tekstbemærkninger går mange af de samme pointer igen. Enkelte peger dog på en anden problemstilling, nemlig udfordringerne i at samarbejde mellem professionelle og frivillige. Der er mange aspekter i dette. Helt basalt er det afgørende med en respekt og forståelse blandt personalet for de frivillige, der lægger et stort stykke arbejde i bl.a. afdelingsbestyrelserne. Dertil kommer nogle mere praktiske udfordringer, fx ift. placering af møderne. Det er oplagt, at afdelingsbestyrelserne har et ønske om placering af møder udenfor normal arbejdstid. Dette kolliderer dog både med ansættelsesvilkår og en sparsommelig økonomi, hvis inspektører og økonomimedarbejdere såvel som varmemestre mere end undtagelsesvis skal deltage i møder uden for normal arbejdstid. Den problemstilling vil det være relevant, at organisationsbestyrelsen forholder sig til. 5/6

20 INDSTILLING Det indstilles, at der følges op på undersøgelsen på følgende måde: Undersøgelsens overordnede resultater omtales uddybende på BKÅ Portalen Det er oplevelsen, at diskussionen om servicemål har betydet bedre svartider og klarere kommunikation fra administrationen. Det må forventes at have endnu større gennemslag i undersøgelsen for 2013 af afdelingsbestyrelsernes oplevelse af servicen fra administrationen. Der er i den forbindelse skabt ekstra fokus på, at alle medarbejdere tager bolden på alle henvendelser, så det ikke er nødvendigt at henvise til kolleger. Arbejdet med revision af afdelingssiderne er i fuld gang. I forbindelse med kommunikationen om afdelingsmøderne 2013 skal det understreges, at der er tale om tilbud fra administrationens side. Der vil dog også når organisationsbestyrelsen i maj drøfter køreplanen for afdelingsmøder 2013 være behov for en afklaring af ansvaret for afdelingsmøderne, da undersøgelsen er meget tvetydig på dette punkt. Endelig vil der også være behov for en bedre forventningsafstemning med afdelingsbestyrelsen om deltagelsen af specielt inspektør og varmemester på afdelingsmøderne. Der er allerede dialog med Kursusudvalget om afvikling af et kursus i økonomi for afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Administrationen afholder en workshop, hvor afdelingsbestyrelsesmedlemmer indbydes til at deltage i en afklarende drøftelse om bl.a. vægtningen mellem bestyrelse og administration ift. afdelingsmøder, konkrete ønsker vedr. kommunikation med administrationen, særlige behov for frivillige, roller og vilkår for samarbejde med inspektør og varmemester m.m. Der gennemføres på den baggrund en workshop i administrationen om vilkårene ved samarbejde med frivillige. Der er derudover behov for bestyrelsens afklaring af den nævnte problemstilling om bl.a. placering af mødeaktivitet m.m. 6/6

21 NOTAT TIL PKT 1.b Beboerundersøgelse 2012 DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Det er en del af konceptet for forvaltningsrevision, at der i slutningen af hvert år gennemføres en kvantitativ undersøgelse af tilfredshed blandt beboere, afdelingsbestyrelser og medarbejdere. Undersøgelserne blev gennemført første gang omkring årsskiftet På organisationsbestyrelsens møde i september 2012 blev det vedr. beboerundersøgelsen konkluderet, at skulle sendes et spørgeskema i papirform til et antal tilfældigt udvalgte beboere på tværs af alle afdelinger for at sikre en højere grad af repræsentativitet end i Hvis ikke besvarelsesprocenten er høj nok, er man ikke sikker på, at det er repræsentativt, og hvis ikke det er repræsentativt tager vi ikke bestik af beboerne som helhed, men kun af dem, der lige her og nu råber højest. Metode Der blev tilfældigt udvalgt 250 beboere på tværs af alle afdelinger, som fik tilsendt et spørgeskema på papir. Af disse har 70 svaret, hvilket udgør 28 pct. Det er i sammenligning med den slags kundeundersøgelser en udmærket svarprocent, som gør undersøgelsen relativt valid. Som sidste år må der formodes at være en overvægt af beboere med noget på hjerte, der har svaret, alt andet lige med en mere kritisk vinkel end hovedparten. Men resultatet vil alligevel kunne give nogle værdifulde fingerpeg om beboernes holdninger. Der var i forlængelse af bestyrelsens beslutning udlovet en gave til i størrelsesordenen kr. blandt de indkomne svar. Stort set alle besvarelser deltog i lodtrækningen. Til sammenligning blev alle beboere spurgt i 2011 via en onlinesurvey, og her svarede 64 beboere fra det daværende Bo83, Højbo og VesterBo. 37 afdelinger var repræsenteret blandt svarene i år mod 34 sidste år, men med en meget mere repræsentativ fordeling, således at afdelinger med mange svar alle var store afdelinger. Dog mangler der fx stadig helt svar fra afdeling 28 Lindholmparken. På den baggrund bør modellen gentages til næste år.

22 Resultater 1 Resultaterne af undersøgelsen taler næsten for sig selv, idet resultatet for alle fire kategorier svarer til eller overgår målet for 2012, og at der for alle kategorier er tale om en markant forbedring siden undersøgelsen for Det skal dog i den forbindelse bemærkes, at undersøgelsen for 2011 ikke var særlig valid, og at der var grund til at antage, at der var en overvægt at kritiske beboere, der havde svaret. Ikke desto mindre, er der tale om en meget tilfredsstillende vurdering fra beboerne. Boligkvalitet ift. husleje Administration Ejendomsfunktionær Information ,5 2,7 2,4 2, ,0 3,2 3,3 3,1 Mål ,0 3,0 3,0 3,0 Ser man på sammensætningen af kategorierne fra meget utilfreds og utilfreds til tilfreds og meget tilfreds, viser undersøgelsen også en klar og meget positiv tendens: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Boligkvalitet vs. pris Administrationens service Ejendomsfunktionærs service Information fra Boligkontoret Århus Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds 1 Ekskl. Fagbo 2 Værdierne adskiller sig marginalt fra dem, der blev rapporteret til bestyrelsen fra 2011-undersøgelsen, da denne også omfattede Fagbo. Data vedr. Fagbo er for sammenlignelighedens skyld fjernet fra 2011-materialet fremadrettet. 2/4

23 Indhold af tekstbemærkninger Sammenhæng mellem bolig og kvalitet Mange kommentarer om dårlig isolering, træk og høje varmeudgifter En del kommentarer om støj og dårlig lydisolering Tilfredshed med administrationen Gennemgående ros til servicen generelt Enkelte bemærkninger om for lange svartider Tilfredshed med ejendomsfunktionær Rigtig mange overordentlig positive også personlige bemærkninger Kun enkelte, mindre vigtige kritikpunkter af konkrete episoder Tilfredshed med information Rigtig mange rosende bemærkninger om information i almindelighed og Kvarteret i særdeleshed Flere efterlyser mere digital information Et par stykker har vanskeligt ved at navigere på web En enkelt efterlyser flere informationer vedr. renoveringer Generelle bemærkninger I de generelle bemærkninger efterlyses primært tiltag med relevans for den enkelte afdeling Beboerdemokrati 44,3 pct. angiver at have deltaget i mindst én beboerdemokratisk aktivitet det sidste år mod 53,1 pct. sidste år. Denne forskel skal dog formentlig i høj grad ses i lyset af skævheden i besvarelserne fra De 44,3 pct. repræsenterer stadig et højt tal, som overstiger målet på 40 pct. Af bemærkningerne vedr. beboerdemokrati fremgår udbredt tilfredshed, men der fremhæves dog også: Mødetidspunkterne kan være uhensigtsmæssige Mødeledelsen er ikke altid optimal Stridigheder internt i afdelingen kan være ødelæggende 3/4

24 INDSTILLING Det indstilles, at der følges op på undersøgelsen på følgende måde: Undersøgelsens overordnede resultater omtales i en artikel i Kvarteret De (mange) konkrete medarbejdere, der bliver rost skal have direkte besked Alle bemærkninger om fysiske forhold sendes til den relevante inspektør og varmemester med kopi til afdelingsbestyrelsen Øvrige tiltag fx social karakter i den enkelte afdeling sendes til afdelingsbestyrelse med kopi til varmemester De generelle problemstillinger ift. isolering, opvarmning m.m. behandles, når bestyrelsen har vedtaget en energistrategi. Det er oplevelsen, at diskussionen om servicemål har betydet væsentlig bedre svartider og klarere kommunikation fra administrationen. Det må forventes at have endnu større gennemslag i beboerundersøgelsen for Arbejdet med revision af såvel bk-aarhus.dk som afdelingssiderne er i fuld gang. Bemærkningerne om beboerdemokrati og afdelingsmøder oversendes til demokratiudvalget og inddraget derudover i organisationsbestyrelsen og administrationens diskussion af forberedelsen af afdelingsmøderne for /4

25 NOTAT TIL PKT 1.b Ind- og fraflytterundersøgelser DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Siden sommerferien 2012 er der systematisk blevet udsendt mails om at deltage i en onlinesurvey til alle ind- og fraflyttere. Godt 100 fraflyttere og knap 100 indflyttere har deltaget indtil videre. Undersøgelsen er næppe repræsentativ, men giver alligevel dels nogle konkrete input fra tekstbemærkningerne, dels nogle overordnede billeder af tilfredshed og områder med evt. utilfredshed. Indflyttere 4,0 Generel tilfredshed - indflyttere 3,5 3,33 3,27 3,35 3,10 3,0 2,5 2,0 1,5 Første møde Udlejningsmedarbejder Ejendomsfunktionær Information 1,0 0,5 0,0 2012

26 Tilfredshed med boligkvalitet 100% 90% 80% 28% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 69% 3% 2012 Bedre end forventet Som forventet Ringere end forventet Fraflyttere 4,0 Generel tilfredshed - fraflyttere 3,5 3,0 2,9 2,9 2,9 2,8 3,1 3,0 3,3 Boligkvalitet 2,5 Ejendomsfunktionær 2,0 Administration Information 1,5 Udlejningsmedarbejder Service ifbm. fraflytning 1,0 Total tilfredshed 0,5 0, /3

27 Flytteårsag 50% 45% 45% 40% 35% Udenomsarealer Familie 30% 25% 24% 28% Boligkvalitet Husleje Arbejde/uddannelse 20% 15% 10% 12% 15% 15% 6% 12% 12% Tryghed Anden bolig Naboer Andet 5% 0% 2012 Indstillet på at flytte tilbage 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 76% 24% Total Ja Nej INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. 3/3

28 NOTAT TIL PKT 1.c Strategisk indsats vedr. beboerdemokrati DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/forretningsudvalget PROBLEMSTILLING I forlængelse af bestyrelsesseminaret i marts 2012 fastlagde bestyrelsen følgende strategiske målsætning for Boligkontoret Århus for perioden : Nytænkning af beboerdemokratiet: Der er opstillet en målsætning for succesfuldt beboerdemokrati inkl. årlige opfølgningsmål Målsætningen blev efterfølgende godkendt på repræsentantskabsmødet den 22. maj Bestyrelsen besluttede at bede Demokratiudvalget udmønte målsætningen. Imidlertid har udvalget nu tilkendegivet, at man ikke vil kunne løse opgaven, da udvalget fokuserer meget på konkrete opgaver og projekter. Derfor må bestyrelsen nu forholde sig til en anden måde at udmønte målsætningen. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen nedsætter en lille arbejdsgruppe, der til bestyrelsesmødet den 7. marts kommer med et oplæg til en definition.

29 NOTAT TIL PKT 1.d Status på forvaltningsrevisionens mål i 2012 samt justering af mål for 2013 DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Status på forvaltningsrevisionen var det første hele år, hvor organisationen har været styret efter det nye forvaltningsrevisionskoncept. Organisationsbestyrelsen har løbende fået tilbagemeldinger på status. Samlet set er resultaterne blevet som følger: Målsætning Målepunkt Status ultimo 2011 Status ultimo 2012 Mål 2012 Din fremtidssikrede bolig Prioritering af renoveringsprojekter - x x Din fremtidssikrede bolig Kvalitet af nybyggeri Din fremtidssikrede bolig Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje 2,6 3,0 3,0 Nytænkning af beboerdemokratiet Nye tiltag i beboerdemokratiet 0 UDSAT TIL MAJ 3 Nytænkning af beboerdemokratiet Høj deltagelse 52% 44% 40% Nytænkning af beboerdemokratiet Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen 2,8 2,9 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær 2,8 3,3 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra administration 2,4 3,2 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med information 2,8 3,1 3,0

30 Målsætning Målepunkt Status ultimo 2011 Status ultimo 2012 Mål 2012 Byens bedste service Andel klagesager pr. lejemål - 0,18% 0,5% Byens bedste service Hurtig genudlejning - 2,8 3,0 Byens bedste service Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 35,2 32,9 42 Høj og ensartet kvalitet Udarbejdelse af forretningsgange 30% 100% 100% Høj og ensartet kvalitet Overholdelse af forretningsgange - FEBRUAR 95% Attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshed 3,6 FEBRUAR 3,2 Attraktiv arbejdsplads Sygefravær 9,1 7,5 10,0 Attraktiv arbejdsplads Score for God ledelse 3,0 FEBRUAR 3,0 Enkelte målinger er af praktiske grunde udsat og vil blive forelagt bestyrelsen i hhv. februar og maj. Tilbage står, at alle mål er opfyldt på nær to: Selv om der har været en stigning i tilfredsheden, er afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med servicen fra administrationen ikke helt på det ønskede niveau. Der henvises til notatet om undersøgelsen til punktet på dette bestyrelsesmøde. Kvaliteten af nybyggeriet har ikke levet op til målsætningerne, idet der var fire kategori 3-fejl ved etårseftersynet i afdeling 72 Rønnevangen og tre i afdeling 71 Damgårdstoften. Det er forventningen, at der med den nye forretningsgang for nybyggerier, som organisationsbestyrelsen har behandlet to gange i 2012, vil være væsentlig bedre værktøjer til at undgå alvorlige fejl i byggeriet. Mål for forvaltningsrevisionen 2013 Der følges op på de allerede strategiske vedtagne etårs-mål for umiddelbart før repræsentantskabsmødet: A. Byens bedste service: Der er opstillet konkrete servicemål for såvel administration som ejendomsfunktionærer B. Nytænkning af beboerdemokratiet: Der er opstillet en målsætning for succesfuldt beboerdemokrati inkl. årlige opfølgningsmål 2/5

31 C. Din fremtidssikrede bolig: Der er udarbejdet en energistrategi inkl. årlige opfølgningsmål For er allerede udpeget følgende, som også behandles på bestyrelsesmødet primo maj: A. Forbedret information til beboere og boligsøgende B. Branding af beboerdemokratiet information om mulighederne og deling af succeshistorier C. Renovering plan for opgradering af den gamle boligmasse Derudover indstilles det, at forvaltningsrevisionens mål for indsatsområderne justeres på følgende måde for Målepunkter, der udgår i 2013 ift. 2012: Prioritering af renoveringsprojekter: Der foreligger en model for prioritering af renoveringsprojekter. Er allerede udført Nye tiltag i beboerdemokratiet: Tre afdelinger skal have deltaget i forsøg med nye deltagelsesformer i beboerdemokratiet. Projekt overført til demokratiudvalget, og der måles i stedet på effekt. Udarbejdelse af forretningsgange: Der skal foreligge skriftlige forretningsgange på alle væsentlige forretningsområder. Er udarbejdet. Tilbageværende målepunkter: Indsatsområde Målepunkt Mål 2012 Mål 2013 Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær 1 Min 3,0 Min 3,0 Kundetilfredshed med Min 3,0 Min 3,0 service fra administration 1 Kundetilfredshed med Min 3,0 Min 3,0 information 1 Andel klagesager pr Maks. 2 Maks. 2 lejemål 2 Hurtig genudlejning 3 Maks. 3 dage Maks. 3 dage Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Maks. 6 uger Maks. 6 uger 4 1 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala Andel klagesager over administration og ejendomsfunktionærer. 3 Gennemsnitlig tid fra modtagelse af opsigelse til udsendelse af første tilbud. 4 Gennemsnitlig tid fra synsdatoen til fremsendelse af endelig flytteopgørelse. 3/5

32 Indsatsområde Målepunkt Mål 2012 Mål 2013 Din fremtidssikrede bolig Nytænkning af beboerdemokratiet Attraktiv arbejdsplads Høj og ensartet kvalitet Prioritering af renoveringsprojekter Kvalitet af nybyggeri Der foreligger en model for prioritering af renoveringsprojekter. Maks. 2 gruppe 3-fejl. Ingen gruppe 4 eller 5-fejl pr. byggeri Kundetilfredshed med Min. 3,0 Min. 3,0 boligkvalitet ift. husleje 1 Et mål om omfang af nybyggeri Et mål som opfølgning på energistrategi? Nye tiltag i beboerdemokratiet Tre afdelinger skal have deltaget i forsøg med nye deltagelsesformer i beboerdemokratiet. Høj deltagelse 5 Min. 40 % Min. 40 % Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen 6 Evt. et mål på baggrund af demokratiudvalgets oplæg Min. 3,0 Min. 3,0 Medarbejdertilfredshed 8 Min 3,2 Min 3,2 Maks. 2 gruppe 3-fejl. Ingen gruppe 4 eller 5-fejl pr. byggeri Fx Løbende mindst ét projekt i pipeline i byudviklingsudvalget eller Mindst tildeling af kvote til nybyggeri hvert andet år. Udmøntes i marts 2013 Udmøntes i januar/februar Gennemsnitligt sygefravær Maks. 10 dage Maks. 9 dage 9 God ledelse 8 Min. 3,0 Min. 3,0 Udarbejdelse af forretningsgange Der skal foreligge skriftlige forretningsgange på alle væsentlige forretningsområder. Overholdelse af forretningsgange 95% 95% 10 INDSTILLING 5 Andel af beboerne, der angiver at have deltaget i en eller flere beboerdemokratiske aktiviteter. 6 Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, skala Afhængig af, hvornår der ligger oplæg fra udvalget. 8 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala Samlet gennemsnitligt sygefravær. 10 Andel af de skriftlige forretningsgange der iht. stikprøver overholdes i praksis. 4/5

33 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager opfyldelsen af forvaltningsrevisionens mål for 2012 til efterretning, med forbehold for de sidste målepunkter, hvor resultatet først kan præsenteres på bestyrelsens møde i februar. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og vedtager de strategiske mål i forvaltningsrevisionen for Der henvises derudover til indstilling om revision af organisationsbestyrelsens årshjul. 5/5

34 NOTAT TIL PKT 1.d Årshjul DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet, der senest blev behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 4. januar 2012, beskriver denne plan. Baseret på erfaringerne fra 2012 foreslås en mindre justering af årshjulet: Koncept for afdelingsmøder: April Repræsentantskabsmøde: Maj Status på forvaltningsrevision: August Særlige indsatsmål: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Budget og regnskab: April Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: September

35 Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde maj Bestyrelsesmøde august Bestyrelsesmøde september Bestyrelsesmøde januar Handling Overordnede beslutninger Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder. Ændringen er konkret, at følgende punkter udgår: Bestyrelsesseminar marts: Bestyrelsen vurderer, om der er behov for tilretning eller særlige initiativer for at realisere visionspapirets strategiplan. Bestyrelsesmøde september: Bestyrelsen udmønter og udpeger på baggrund af indstilling fra administrationen indsatsområder og handlingsplaner i visionspapirets strategiplan. Baggrunden for dette er, at det i praksis vil være mere hensigtsmæssigt at forholde sig til opfyldelsen af de strategiske mål i forvaltningsrevisionen én gang og især at sætte nye mål for forvaltningsrevisionen én gang, og at dette sker ved indgangen til kalenderåret. Det vil give en mere prioriteret udnyttelse af bestyrelsens tid. I praksis har de øvrige behandlinger i bestyrelsen også været af orienterende karakter. Yderligere indføjes det i årshjulet, at bestyrelsen op til repræsentantskabsmøderne træffer konklusion om opfyldelsen af de særlige strategiske mål for de tre indsatsområder samt udpeger målene for det kommende år. Derudover er der foretaget mindre tidsmæssige justeringer. INDSTILLING 2/3

36 Det indstilles, at bestyrelsen godkender det reviderede årshjul. 3/3

37 NOTAT TIL PKT 1.f Program for bestyrelsesseminar DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Søren Høgsberg PROBLEMSTILLING Bestyrelsesseminar marts 2013 Fastlæggelse af: temaer for dette års seminar, deltagerkredsen samt sted. Forslag til tema: nybyggeri - modernisering renovering Fra vedtægter for Boligkontoret Århus: 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. Alment byggeri i Aarhus kommune har tidligere været tilrettelagt i 5.kreds ud fra hensynet til en proportional vækst for de enkelte boligorganisationer. Dette hensyn synes at være forladt og i stedet erstattet af et hensyn til optimal drift af nyopførte afdelinger sammen med et hensyn til kommunal planlægning. Det betyder at boligorganisationerne er i en ny konkurrence-lignende situation med hinanden om de relativ små kvoter der er stillet os i udsigt i de kommende år. Hvis BKÅ skal leve op til det første punkt i sine kerneaktiviteter skal vi også være skarpe på hvad vi vil og hvad vi ikke vil. Vi skal være offensive og udfordrende mht. kvalitet og innovation i alment byggeri i Århus. Vi skal kunne vise hvorfor det netop er BKÅ der skal have kvote! Vi kan øve os! På bestyrelsesseminaret marts 2012 formulerede vi organisationens strategiske målsætninger for årene Et af indsatsområderne er: Din fremtidssikrede bolig Bæredygtighed energistrategi, indeklima og miljø Renovering plan for opgradering af den gam- Dette indsatsområde er nabo til innovation i nybyggeri og vil bringes i spil på seminaret.

38 For at optimere seminaret forslås deltagerkredsen at bestå af bestyrelsen plus ledelsesteam i BKÅ samt en eller to eksterne bidragydere eventuelt fra arkitektskolens afdeling for byplanlægning. INDSTILLING Bestyrelsen drøfter oplæg til tema. Bestyrelsen beslutter deltagerkredsen på seminaret. Forretningsudvalget sammen med direktøren får til opgave at detailplanlægge seminaret. 2/2

39 NOTAT TIL PKT 1.g Målgruppe og tilgængelighed for BKÅ Portalen DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV PROBLEMSTILLING BKÅ Portalen er født som et lukket forum for: organisationsbestyrelse inkl. suppleanter repræsentantskab inkl. suppleanter udvalgsmedlemmer afdelingsbestyrelser inkl. suppleanter andre klart definerede tillidshverv i afdeling, fx webmaster Derudover kan medarbejdere læse og bidrage, men intranet er det primære forum for medarbejdere. Siden er som udgangspunkt tiltænkt intern kommunikation fra især administrationen og ud til folkevalgte (nyheder, værktøjer, arkiv-funktion for nyvalgte osv.) men også som en platform for videndeling og ideudveksling på tværs i den samlede organisation. Det er senest beskrevet i Boligkontoret Århus kommunikationsstrategi, der i stedet prioriterer hjemmesiden bk-aarhus.dk som den primære kanal til beboere. Spørgsmålet er om BKÅ Portalen skal vedblive at være et lukket forum? Og det er svært at sige om resultaterne af en evt. åbning vil give fordele eller ulemper. Men her nogle vinkler: I princippet er der ikke noget hemmeligt for fx beboere eller andre. Og en åbning vil vise transparens for interesserede. En åbning vil også potentielt give flere brugere og måske mere aktivitet. En åbning vil også åbne for fx indlæg fra X, som kan være både relevante og helt irrelevante altså potentielt flytte fokus fra den oprindelig ide med siden. Man kunne i worst case forestille sig, at det blev den nye klage-/brokkeside? Og dermed resultere i, at den oprindelig målgruppe vælger portalen fra. Meget info fra især BKÅ er meget specifikt målrettet afdelingsbestyrelser. Og spørgsmålet er om det giver andre værdi ud fra en relevans-betragtning? Risikoen/chancen for at mange nye udenforstående melder sig ind med en åbning er nok lille igen ud fra en nytte-/relevansvurdering. Man kunne i stedet frygte lidt, at enkelte ser

40 det som et talerør for egen specifikke sager nu hvor man har en stor samling folkevalgte lyttere til stede. Nuværende afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan risikere at blive skuffede, fordi de oplever, at de meldte sig til under en falsk forudsætning om en vis fortrolighed i rummet Og nuværende medlemmer bliver muligvis mere tilbageholdende med at bidrage, fordi de ikke oplever det som et fortroligt rum INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og træffes beslutning om målgruppe og tilgængelighed for BKÅ Portalen. 2/2

41 NOTAT TIL PKT 1.i Udbetaling af vederlag ved indsupplering i bestyrelsen DATO 2. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 2. februar 2012, at det afsatte beløb på kr. i budgettet for 2012 ( kr. for 2013) til vederlag til bestyrelsen, som udbetales i én rate i første halvår med 5/12 og én rate i andet halvår med 7/12. Vederlaget betales for perioden bagud. Pga. da større daglige opgaver, der påhviler formanden, fordeles vederlaget med to dele til formanden og én del til hver af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Praksis har været, at ved et bestyrelsesmedlems varige forfald, fordeles vederlaget forholdsmæssigt mellem det udtrædende medlem og det indtrådte, set ift. deres funktionsperiode. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager proceduren til efterretning.

42 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 19 Tamperdalsvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 23 Nydamsparken Europark varetager nu overvågningen af p-området på Tamperdalsvej. Sagen om tegloverliggere er næsten afsluttet. Byggeregnskab er revideret og sendt til Byggeskadefonden. Der afventes fortsat endelig afklaring vedr. realkreditinstitutter og Landsbyggefonden. De indledende overvejelser omkring processen er påbegyndt i dialog med d.a.i., der har været rådgiver på processen indtil nu. Den første rapport fra d.a.i. om afdelingens tilstand blev udarbejdet i Det er derfor meget glædeligt, at det nu er lykkedes at få både Landsbyggefonden og Aarhus Kommune forpligtet på den omfattende renoveringsplan. Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 54 Norsgade Ekstraordinært afdelingsmøde vedr. Renovac den 13. december. Det blev vedtaget at nedlægge affaldsskaktene og derved også ydelsen fra Renovac. Samtidig er det lykkedes os, selv at stå for nedgravningen af affaldsbeholderene af typen Metro (midtbys løsningen). Arbejdet forventes færdigt i foråret. Som oplyst på sidste organisationsbestyrelsesmøde, besluttede Aarhus Byråd den 28. november at medvirke fuldt ud til kapitaltilførselsordningen til en gennemgribende renovering af afdelingen. Administrationen afventer endelig tilbagemelding fra Landsbyggefonden, hvorefter der kan udarbejdes skema A, og iværksættes projektering, udbud mv. med forventet byggestart i første halvdel af Det skal bemærkes, at problemet med boligernes stand og ønsket om renovering har været udtalt siden midt i 1990 erne. Derfor er det meget glædeligt, at der nu omsider sker afgørende nyt i sagen, og at det er lykkedes at overbevise både Landbyggefonden og Aarhus Kommune om at deltage.

43 Ikke mindst projektets størrelse langt over 1 mio. pr. renoveret bolig og den politiske situation i Aarhus Byråd taget i betragtning, er der grund til meget stor tilfredshed med fremdriften i projektet. Afdeling 67 Hørretløkken Afdeling 73 Virup Skovvej Afdeling 75 Herningvej Afdeling 16 Hammershusvej Brdr. Thybo har meldt tilbage, at de har udbedret de påpegede fejl- og mangler, og efter aftale med Boligkontoret foretog et eksternt TV inspektionsfirma en TV inspektion af de omhandlende ledningsstrækninger. Boligkontoret har efterfølgende lagt op til, at Brdr. Thybo udbedrer to mindre sætninger, og afventer svar på dette. Hvis tilbagemeldingen bliver, at de ikke har i sinde at udbedre, vil det efter Boligkontorets advokats vurdering ikke kunne betale sig at gå videre med en retssag, da entreprenøren står bedst på grund af, at det er en ca. 10 år gammel sag, som burde være afsluttet i forbindelse med 5 års eftersynet. Der er indflytning i 7 boliger i blok H den 1. februar, i G2 den 15. februar og G1 den 1. marts. På grund af skybrud den 26. august 2012 og efterfølgende sagsbehandling, vejrlig m.m., har Boligkontoret påberåbt sig tidsfristforlængelse på blok B, hvilket betyder, at der arbejdes seriøst på at optimere mest muligt hos entreprenørerne, så indflytning kan forventes pr. 1. september Fusionen af afdeling 64 og 66 Herningvej samt ejerforeningen afdeling 95 skete pr. 1. januar 2013 som besluttet på afdelingsmøderne og på repræsentantskabsmødet i maj Administrativt sker konverteringen pr. 11. januar for at sikre, at der kan afsluttes regnskaber for 2012 for de to (tre) afdelinger. Erhvervslejemålet er godt i gang med at blive ændret til alment lejemål. Det står klar til udlejning 1. marts Hele indretningen vil være ny. Udbudsmaterialet til 2 strengs anlægget forventes forsinket 1 uge til sidst i januar. Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 49 H.Guldbergsgade Vinduesudskiftningen kører planmæssigt. Der er dog tvivl om, hvorvidt kuldebrosproblematikken kan fjernes i blok 1. Bolignet Århus er forsinket med leveringen af fiber pga. TDC. Skulle gerne være på plads ultimo januar. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

44 NOTAT TIL PKT 2.c Retablering af eksisterende aftrækskanaler i afd. 29 DATO 30. december 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Michael Andersen PROBLEMSTILLING I forbindelse med udskiftningen af eksisterende køkkener i stueetagen, 1. sal og 2. sal, er det besluttet at man samtidig vil forbedre boligernes ventilation, ved at anvende de eksisterende aftrækskanaler. I de eksisterende køkkener er der emhætter og fra bad og wc rum er der naturlig ventilation. Dette ændres, så der fremadrettet er mekanisk ventilation med udsugning fra køkken og bad. Årsagen beror i, at aftrækket især fra de inderliggende badeværelser i lang tid har fungeret dårligt, hvilket flere steder giver problemer med fugt og mug problemer. Det er ligeledes efterfølgende oplyst, af flere beboere i opgange på Kalmargade ofte har kunnet lugte, hvad naboen får til middag. I forbindelse med ombygningen og indreguleringen af de nye anlæg med en fælles udsugningsventilator placeret i tagrummet for 1 eller 2 opgange, er det ikke muligt at etablere den ønskede udsugning fra bad og køkken, idet det kan konstateres at der udsuges mere "falsk" luft gennem utætheder i det eksisterende kanalsystem end der udsuges hvor det er tiltænkt i bad og køkken. For at finde "utæthederne" er ca. 30 % de eksisterende lodrette aftrækskanaler i blok 4 og 5 som befinder sig i skakten imellem køkken og bad blevet kontrolleret og inspiceret med TV samt tæthedsundersøgt med sporingsrøg, hvor følgende skader og defekter blev lokaliseret, og som formodes værende generelt gældende for alle blokkene: Vandrette kanaler fra aftræksskakte til bad i boliger under tagboliger formodes udskiftet i forbindelse med opførelsen af tagboligerne omkring 1991, og er samlet med Gaffa tape som har løsnet sig, og er således ikke længere tætsluttende. Vandrette og lodrette aftrækskanaler er flere steder beskadiget i større eller mindre grad, muligvis opstået i forbindelse med forlængelse af de eksisterende vand- og varmerør til tagboligerne, eller også er skaderne opstået ved udskiftning af tærede rør i skakte. Et enkelt aftræk fra bad ender blindt i installationsskakten og har aldrig været tilsluttet idet der ikke er nogen aftrækskanal til tagrummet. Enkelte lodrette aftrækskanaler er "skvattet" sammen eller gledet fra hinanden, muligvis pga. installationsarbejder i forbindelse med reparation af utætte rør. Registrerede en enkelt aftrækskanal uden afgrening til bad og køkken der ender blindt. Forslag til løsningsmodeller: Der har været arbejdet med følgende 3 løsningsmodeller: 1. At installationsskakten åbnes og asbest aftrækskanalerne udskiftes.

45 2. At alle defekte køkken- go badeværelseskanaler retableres hvor de er brudt sammen, og at kanalsystemet strømpefores. 3. De 3 eksisterende køkkenkanaler som genanvendes, idet kanalerne formodes, at have færrest skader samtidigt med at de er store nok til også at klarer udsugningsluftmængden fra badeværelserne. Kanalerne undersøges for defekter, og strømpefores kun hvor "utæthederne" er for store. Der etableres nyt kanalsystem fra baderum som tilsluttes udsugningskanaler i inddækninger over køkkenoverskabe. 4. Alle eksisterende køkkenkanaler strømpefores, og der etableres nyt kanalsystem fra baderum som tilsluttes udsugningskanaler i inddækninger over køkkenoverskabene, Konklusion: Ud fra de eksisterende forhold samt de foreløbige registreringer og prisindhentninger vurderes det at arbejde videre med model nr. 4, idet det giver den bedste løsning ud fra nedenstående betragtninger: Køkkenkanaler med utætheder i samlingerne, vil give ukontrollerbare trækgener, som kan blive svære at komme af med bagefter, Her tænkes også på tilstøbninger omkring køkkenkanalerne i etageadskillelserne, som flere steder er mangelfulde, hvorved mad- og stegeos/lugten kan vandre frit imellem etagerne. Den enkelte lejer kan få øget varmetab fra lejemålet, hvilket kan medføre et opvarmningsproblem. Afhængig af utæthedernes størrelse kan lufthastigheden i kanalsystemet få en sådan størrelse, at der opstår lydgener fra skaktene. Det kan være problematisk at indregulere emfang til forceret ventilation, idet tryktabet bliver for højt i de kanaler, som er mest tætte. Der vil være et ekstra strømforbrug i forbindelse med udsugning fra de køkkenkanaler, der ikke er strømpeforet, da der vil suges falsk luft ud fra skakterne i samlingerne på køkkenkanalerne. Såfremt at falsk luft udgør 50 % af udsugningsmængden, stiger strømforbruget på de små anlæg med omkring kwh/år, og på de store anlæg med omkring kwh/år. Værste scenarie for alle ventilatorer er et merforbrug på kwh/år. Hvis/når afdelingen på et tidspunkt, vil have etableret boligventilation med genvex, vil prisen på et senere tidspunkt at strømpefore de sidste kanaler være væsentlig dyrere for enkelte kanaler, idet anstilling og forberedelse er omtrent det samme uanset om der er få stk., eller en hel blok. Såfremt afdelingen ud i fremtiden beslutter at etablere decentrale ventilationsanlæg, giver det god mening, hvis man har et tæt aftrækssystem i alle lejemål, som der kan bygges videre på. Der kan spares udgifter til TV inspektion og røgundersøgelse af køkkenkanalerne med henblik på at finde de defekte kanaler, der skal strømpefores. I forbindelse med røgundersøgelsen brugte 2 mand 3 4 timer på at afblænde, tilslutte og kontrollere en ½ opgangsside. Skal alle 29 opgange røgundersøges svarer det til ca kr. 2/3

46 Det skal afslutningsvis tilføjes, at ekstern rådgiver foretag en visuel vurdering af de eksisterende aftrækskanaler i to forskellige skakte, og i disse var kanalerne intakte. Læring af denne kollektive køkkenudskiftning i en etageblok må være, at i fremtidige lignende projekter, skal der foretages en trykprøvning/røgprøve af kanalsystemer til lejemål på forskellige etager i forskellige opgange inden projekteringen opstartes. INDSTILLING Der arbejdes pt. med at indhente priserne på de foreslåede arbejder, hvorfor de eftersendes til bestyrelsen i starten af uge 2. Det indstilles, at der bevilliges kr. x.xxx.xxx til model nr. 4, således at udsugningen fra køkkener og badeværelser kommer til at fungere optimalt fremadrettet i afdeling 29. 3/3

47 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Administration A. I forlængelse af bl.a. ønsker udtryk på organisationskonferencen den 10. november 2012, har administrationen indgået aftale om etablering af en SMS-service, hvor der kan udsendes SMS via teleselskabernes nummerdatabaser til beboere i enkeltlejemål, opgange, adresseintervaller eller afdelinger. Servicen kan fx bruges i forbindelse med lukning for forsyninger, renoveringer, syn, afdelingsmøder, håndværkeraftaler m.m. I første omgang er administrationen og varmemestrene oprettet til at kunne udsende SMS. Beboerne kan selv til- og afmelde numre fra servicen. I første omgang er der tale om en prøveperiode på seks måneder for at vurdere værdien og brugen af værktøjet. Afdelingsbestyrelserne orienteres om muligheden, og anvendelsen indarbejdes i køreplanen for afdelingsmøderne efterår B. Som en udløber af digitaliseringsstrategien er arbejdet med at implementere dokumenthåndtering nu igangsat. Der er indgået aftale med EG Data Inform om levering af et nyt dokumenthåndteringssystem baseret på Microsoft Sharepoint. En arbejdsgruppe baseret i administrationen men med deltagelse af en ejendomsfunktionær skal nu udarbejde en implementeringsplan for værktøjet. C. Arbejdet med tilpasning af afdelingshjemmesiderne bevæger sig fremad. Der er nu gennemført en spørgeskemaundersøgelse, som giver nogle vage, men langt fra entydige fingerpeg om, hvordan de skal tilpasses. Forskellige alternative værktøjer til det nuværende Typo3 har været vurderet, men uden at der findes et markant enklere værktøj. Der afvikles i januar en workshop for webredaktørerne og med deltagelse af kommunikations- og it/multimedieudvalget med henblik på at konkludere på de fremtidige afdelingshjemmeside. Herefter vil bestyrelsen få forelagt et oplæg. D. Arbejdet med en tilpasning af pågår også. I den forbindelse er der som et led i bestræbelserne på at give flere selvbetjeningsmuligheder, sat en ny klageformular i drift. Det betyder, at man nu kan afgive sin klage over husordensovertrædelser, for-

48 brugsregnskaber, flytteafregninger eller medarbejdere direkte fra web uden at skulle udskrive og sende en formular. Flere selvbetjeningsmuligheder overvejes. E. Pr. 1. januar skal det hidtidige SFB-klassifikationssystem for bygningsklassificering afløses af den nye forvaltningsklassifikation. Det indebærer også en ændring af kontoplanerne for konto 115 og 116. De nuværende bygningsdelskort, vedligeholdelsesplaner og budgetter konverteres i sidste halvdel af januar. Derefter kan den klassifikationsproces, som bestyrelsen godkendte på sit møde den 6. december, indledes med markvandringerne i juni. F. I forbindelse med akutte el- og VVS-skader udenfor ejendomsfunktionærernes arbejdstid, har beboerne kunne ringe til en VVS eller el- entreprenør. På Boligkontorets hjemmeside under kontakt/vagtordning fremgår det hvilken et af de 4 VVS- eller af de 6 el- entreprenører, som afdelingen hører under. Dette kan virke uoverskueligt for beboerne, og det kan også medføre forskellig sagsbehandling af det samme problem fra gang til gang. Boligkontoret har indgået en aftale med Skadeservice Danmark, som betyder, at beboerne kan kontakte dem ved akutte opståede skader, hvorefter Skadeservice Danmark så i hvert enkelt tilfælde vurderer behov for akut hjælp, og sørger for at et af vagtordningsfirmaerne tilkaldes. Der er blevet trykt et klistermærke, som er omdelt til alle beboere i december 2012, som skal sættes op på elmåleren eller i elskabet. Fremadrettet vil kommende nye beboere få oplyst telefonnummeret i materialet i forbindelse med tildelingen, ligesom det også vil fremgå på Boligkontorets hjemmeside. G. KPMG sammenligner hvert år de århusianske boligorganisationer på baggrund af en række konti i regnskaberne. Metoden giver en begrænset sammenlignelighed, da den bygger på en forskellig regnskabspraksis i boligorganisationerne, men kan dog i et vist omfang give nogle fingerpeg. I undersøgelsen for 2011 skiller Bo83, Højbo og VesterBo sig ud fra gennemsnittet på følgende områder: Højere mødeudgifter herunder udgifter til bestyrelse og repræsentantskab i vid udstrækning pga. fusionsaktiviteterne Lidt lavere personale- og kontorholdsudgifter samt kontorlokaleudgifter Lidt højere administrationsbidrag regnet inkl. moms Når undersøgelsen for 2012 foreligger, vil den kunne danne grundlag for væsentlig bedre analyser, da den så dækker Boligkontoret Århus fremfor de tre forudgående boligorganisationer. Til den tid omdeles hele undersøgelsen til bestyrelsens medlemmer. Interesserede bestyrelsesmedlemmer kan rekvirere hele undersøgelsen for /3

49 Personale H. I juni 2011 etableredes tre virksomhedsnævn i Boligkontoret Århus, ét for administrationen, ét for de fire organisationers ejendomsfunktionærer, og ét overordnet nævn. De tre næn har nu besluttet at lægge sig sammen til ét virksomhedsnævn fælles for hele organisationen byggende på samarbejdsaftalerne mellem Kooperationen og LO. Virksomhedsnævn 5 A (Direktør, administrationschef, teknisk chef, udlejningsleder, TR inspektører) 5 B (TR HK, suppleant HK, TR ESL, 2 suppleanter ESL) Der er tale om en væsentlig forenkling, som samtidig understreger, hvor tæt de forskellige dele af organisationen er rykket på hinanden over det 1½ år, der er gået. I. I forlængelse af virksomhedsnævnets beslutning vedr. børneattester indhentes børneattester på alle ejendomsfunktionærer og inspektører i løbet af januar måned. J. Virksomhedsnævnet har besluttet, at medarbejdere, der har behov for kørekort i deres job, foreviser dette til deres nærmeste leder én gang årligt, i forbindelse med MUS-samtalen. K. Virksomhedsnævnet har godkendt en seniorpolitik, der ud over hvad der fremgår af overenskomsterne indebærer, at Boligkontoret Århus i videst muligt omfang ønsker at udvise fleksibilitet ift. omfang og tilrettelæggelse af arbejdstiden for medarbejdere, der ønsker en reduceret arbejdstid, samt at Boligkontoret Århus tilbyder en seniorøkonomisk samtale hos Willis I/S til alle medarbejdere, der fylder 55 år. Merudgiften til at medbringe en evt. ægtefælle til samtalen, afholdes af medarbejderen. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

50 NOTAT TIL PKT 3.b Forretningsgang vedr. renoveringer DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Michael Andersen PROBLEMSTILLING Denne forretningsgang er udarbejdet, så der er klare forventninger og afstemninger, når et renoveringsprojekt skal opstartes og gennemføres. Forretningsgangen kan også anvendes i forbindelse med overdragelse af projekt fra inspektør til projektmedarbejder, I forbindelse med større renoveringer kan afdelingsbestyrelsen nedsætte et byggeudvalg, der skal følge det enkelte renoveringsprojekt. Udvalget inddrages og orienteres som anført i oversigten. Referater fra byggemøder skal være tilgængelige for udvalget. Byggeudvalget indkaldes ved specielle forhold eller høres pr. mail ved alle væsentlige ændringer af projektet samt informeres om alle væsentlige nye oplysninger som f.eks. økonomisk eller tidsplanmæssig karakter. Projektmedarbejderen eller inspektøren er ansvarlig herfor. Efter afdelingsmødets godkendelse af et projekt på beboermødet, afholdes et koordinerende møde med inspektører og projektmedarbejder(e), hvor det afklares hvilke projekter, som skal overdrages til projektmedarbejder(e).administrationen opretter også et byggeudvalg ved større renoveringsprojekter bestående af projektmedarbejder eller inspektør, kommunikationsmedarbejder og en repræsentant fra Udlejningen. Teknisk chef vurderer, hvornår det er relevant at nedsætte sådan et udvalg. Udvalget mødes mindst en gang om måneden for at sikre gensidig information og opfølgning på planen. Projektmedarbejder eller inspektør sikrer koordination og er ansvarlig for indkaldelser m.m. Der skal udarbejdes et stikordsreferat fra møderne. Projektmedarbejder/inspektør afholder det nødvendige antal møder med rådgiveren (byggeleder/tilsyn), for at være opdateret omkring byggeriets stade, kvalitet og økonomi, og i forhold til at klæde denne bedre på i forhold til at træffe eventuelle beslutninger på bygherrens vegne f.eks. af økonomisk karakter i forbindelse med eventuelle ekstraarbejder. Økonomimedarbejder/administrationschef skal inddrages i de enkelte projekter af hensyn til økonomien herunder tilskud fra dispositionsfonden og trækningsretsmidler. Hvis ikke afdelingens henlæggelser slår til skal der optages lån, og i den forbindelse søges der om godkendelse hos kommune og Landsbyggefond. Til hver renoveringssag oprettes en digital og A4 sagsmapper, som opdeles i følgende afsnit, der fremgår af nedenstående, og kan f.eks. døbes under afdelingens navn f.eks. R:\Teknisk afdeling\afdelinger\afdeling 13 Hammershusvej 34-56\02 Bygning, klimaskærm, Tag2013, hvori nedenstående oprettes: 01 Byggemødereferat 02 Tidsplan

51 03 Tegninger over projekt 04 Beskrivelser over projekt 05 Bygge- og andre tilladelser 06 Garantistillelse, accepter og forsikringer 07 Sikkerhed, PSS, APV 08 Tilbud 09 Økonomi og aftalesedler 10 Rådgiver og andre aftalekontrakter 11 Projektbeskrivelse, sagsforløb, noter, planlægning 12 Opstartsmøde med afdelinger, rådgiver og samarbejdspartnere 13 Indkaldelse, gennemgang og mangeludbedring 14 1 års gennemgang 15 5 års gennemgang Sager der skal oprettes digitalt hos Byggeskade- eller Landsbyggefonden oprettes som udgangspunkt af teknisk chef. Projektmedarbejder/inspektør og teknisk chef vælger på baggrund af afleverede oplysninger en rådgiver, til gennemførelse af projektet og der udarbejdes en rådgiveraftale (ABR89). Til renoveringsprojekter kan afdelingsbestyrelsen nedsætte et byggeudvalg, hvorfra der kan deltage en repræsentant som observatør til projekterings- og byggemøder. Når idéen om projektet er projekteret, og skal igangsættes, indkalder projektmedarbejder/inspektør til et opstartsmøde, hvor inspektør, varmemester, rådgiver og eventuelt afdelingsbestyrelse eller byggeudvalg deltager. Her aftales de fremadrettede relationer og ønske om nødvendig information om projektet indtil færdiggørelse og aflevering. Når rådgiver er valgt afholdes et opstartsmøde med valgte rådgiver, hvor projektmedarbejder/inspektør, varmemester og afdelingsbestyrelsen eller en byggeudvalg deltager. I denne fase fastlægges projektet endeligt i forhold til ønske om tekniske løsninger, materialevalg, æstetik m.m. Rådgiver udarbejder projektet gennem faserne sammen med projektmedarbejder/inspektør, og kommer med forslag til udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet tilrettes endeligt eventuelt sammen med projektmedarbejder/inspektør, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg. Rådgiver tilretter herefter udbudsmaterialet i denne fase vælges entreprenører og udbudsform. AB92 (BL nyhedsbrev 6912) anvendes. Inden endelig udsendelse af udbudsmateriale fremsender rådgiver materialet til projektmedarbejder/inspektør til gennemsyn og der nedsættes en lille arbejdsgruppe bestående af inspektør/projektmedarbejder, som skal kvalitetssikre udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet udsendes til de udvalgte entreprenører (eller offentlig licitation afhængig af udbudsform), og der afholdes licitation. Efter licitationen sammenstiller rådgiver licitationsresultater, og indstiller til valg af entreprenører. Projektmedarbejder/inspektør vælger entreprenører i tæt samarbejde med rådgiver. Der afholdes et møde, hvor projektmedarbejder/inspektør, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelse/byggeudvalg deltager, hvor formålet er gennemgang af tidsplan, koordinering af arbejderne i forbindelse med opstarten af projektet i afdelingen samt eventuelle til- og frakøb i projektet dvs. at økonomien gennemgås. 2/6

52 Alle møder med deltagelse af projektmedarbejder/inspektør og rådgiver skal som udgangspunkt afholdes indenfor normal arbejdstid. Hvis afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget ønsker, at de skal afholdes udenfor normal arbejdstid, skal afdelingen afholde de ekstraordinære udgifter til overtidsbetaling. Kommunikationsvejene for et projekt er beskrevet i forretningsgang nr Hvis projektet bliver dyrere end antaget, og det viser sig nødvendigt at indkalde beboerne til et ekstra ordinært beboermøde, sørger projektmedarbejder/inspektør for dette i samarbejde med økonomimedarbejder/administrationschef. Projektmedarbejder/inspektør har ansvar for at få udarbejdet materiale til varslinger af beboerne med orientering om projektet samt oplysninger om omfang/tidsplan. Denne fase sker i tæt samarbejde med entreprenør (er) og kommunikationsansvarlig i Boligkontoret. Projektet opstartes, og der afholdes de nødvendige antal byggemøder - i opstartsfasen kan der med fordel afholdes et om ugen, som over tid eventuelt kan ændres til et hver 14. dag. En repræsentant fra afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg er velkommen til at deltage på byggemøderne som observatør.. Hvis der er spørgsmål til projektet, skal disse rettes til projektmedarbejder/inspektør, da denne er ansvarlig for gennemførelse samt økonomien i projektet. Projektmedarbejder/inspektør er ansvarlig for i henhold til aftale at sikre en ajourført information, som videregives til, varmemester, afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, økonomimedarbejder/administrationschef m.m. Hvis der opstår en forsinkelse af betydning, som involverer forskydning af tidsplaner, har projektmedarbejder/inspektør ansvaret for at underrette teknisk chef, varmemester, økonomimedarbejder, administrationschef, afdelingsbestyrelsen, byggeudvalg m.m. Har det betydning for udlejning skal projektmedarbejder/inspektør underrette udlejningen. Byggemødereferater udsendes til afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, inspektør, varmemester, økonomimedarbejder. Projektmedarbejder/inspektør holder løbende kontrol med det udførte arbejde, og evt. aftalesedler skal skriftlig godkendes af projektmedarbejder/inspektør og byggeledelse. Projektet afsluttes i henhold til AB92, og projektmedarbejder/inspektør indkalder til mangelgennemgang, hvor afleveringsdokument udarbejdes. Herunder afholdes en økonomisk gennemgang med økonomiafdelingen. Undervejs i projektet er det projektmedarbejder/inspektør ansvar for, at økonomien holdes inden for den udstukne ramme. Projektet afleveres herefter til inspektøren og varmemesteren, hvor der foretages en gennemgang af alt materiale, tegninger, kvalitetssikringsmateriale, drifts- og vedligeholdelsesmanualer m.fl. Projektmedarbejder/inspektør registrerer afleveringsforretningens dato, således at teknisk sekretariat er informeret om indkaldelse til 1- og 5 års eftersyn, og adviserer projektmedarbejder/inspektør inden rimelig frist i henhold til AB92. Projektmedarbejder/inspektør er ansvarlig for gennemførelse- og afholdelse af 1- og 5 årige eftersyn herunder nedskrivning af garantistillelse i samarbejde med økonomimedarbejder. 3/6

53 Faktura skal fremsendes til rådgiver til godkendelse rådgiver fremsender herefter attesteret faktura til projektmedarbejder/inspektør, der godkender og anviser beløbet. Der skal laves aftalerekvisition på de projekter, der ikke er knyttet en rådgiver til. Bilag 1 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Tidsplan Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Idéen opstår X X X Drøftelse af ide X X X X Forslag til renoveringsprojekt X X X Godkendelse af forslag til byggeri X X X Forslag til teknikere i projekteringsfasen X X Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" ABR89 X X X Godkendelse af teknikere/projektering O X X X Aftale med teknikere X X X Hvis - udarbejdelse af dispositionsforslag X Godkendelse af dispositionsforslag X X X Udarbejdelse af projektforslag X Godkendelse af projektforslag X X X X Kvalitetssikring af projektforslag X X X Udarbejdelse af forprojekt X Godkendelse af forprojekt X X X X Kvalitetssikring af forprojekt X X X Udarbejdelse af hovedprojekt X Kvalitetssikring af hovedprojekt X X X Godkendelse af hovedprojekt (myndighedssæt) X X X X X Udarbejdelse af komunikationsplan X X X Udarbejdelse af skema A X X Godkendelse af skema A X X X Bank/byggekredit X Realkreditinstitutter X Egen finansiering (inden for lovens rammer) X Orientering om finansiering O X Valg af udbudsform X X X Udarbejdelse af udbudsmateriale X X X X X Udarbejdelse af udbudstidsplan X X X X Licitation X X X X Sammenstilling af licitationsresultat X Udarbejdelse af løbende information om byggeriets gennemførelse O X X X Orientering om licitationsresultat X X Godkendelse af licitationsresultat X X Forhandling med licitationsvindere X X X X Udarbejdelse af skema B X X 4/6

54 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Tidsplan Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Godkendelse af skema B X X X Orientering om skema B X X Udarbejdelse af entreprisekontrakter X X X X X Godkendelse af entreprisekontrakter X X X X Udarbejdelse af accepter X X X X Udarbejdelse af tids- og rateplan X X X X X X Praktisk gennemførelse af byggeriet X X X X X X Beslutning om til- og frakøb X X X X X X Udarbejdelse af aftalesedler X X Godkendelse/attestation af aftalesedler X X X Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tidspunker X X Likviditetsstyring X Betaling af forfaldne faktura Godkendelse af a conto betalinger X X X Drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner -3m X X X X X X Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbejdelse X X X X Udarbejdelse af slutopgørelser X X Godkendelse af slutopgørelser X X X Indkaldelse til mangelgennemgang X X X X - Afleveringsforretning X X X X 14d Udbedring af fejl- og mangler X Kontrol af at fejl- og mangler er udført X X X X Godkendelse af kvalitetssikringsmateriale X X X X Revidering af driftsplaner X X Udarbejdelse af skema C X X Revision af skema C X X Udarbejdelse af revisionsprotokollat Godkendelse af revisionsprotokollat + skema C X X +5 Indkaldelse til 1 års eftersyn X X X X X X m 1 års eftersyn gennemgang X X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med X 1 års eftersynet Godkendelse af 1 års eftersyn O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 1 års eftersynet X X X Udarbejdelse af orientering om 1 års eftersynet X X X Godkendelse af orientering om 1 års eftersynet X X X X Indkaldelse til 5 års eftersyn +48 m X X X X X X 5 års eftersyn gennemgang X X X X X Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 5 års eftersynet X Godkendelse af 5 års eftersyn O X X X X X Nedskrivning af garanti efter 5 års eftersynet X X X X X 5/6

55 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Tidsplan Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Udarbejdelse af orientering om 5 års eftersynet X X X Godkendelse af orientering om 5 års eftersynet X X X X Hovedansvarlig/initiativtager Inddrages/høres Orienteres X X O INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsgangen. 6/6

56 NOTAT TIL PKT 3.c Rabataftaler DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Ind imellem bliver boligorganisationen kontaktet med henblik på at tilbyde beboere og/eller beboervalgte ydelser med rabat. Senest har et biludlejningsfirma tilbudt beboerne 15 pct. rabat på leje af flyttebiler hos dem. Det tidligere VesterBo havde en beslutning om ikke at benytte annoncering for ikke at skabe tvivl om, om boligorganisationen havde tilknytning til kommercielle foretagende. De øvrige organisationer havde ingen beslutninger på området. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig, at boligorganisationen kan formidle saglige rabataftaler til ydelser, der er nært knyttet til Boligkontoret Århus kerneydelser, og at administrationen bemyndiges til løbende at vurdere og formidle disse elektronisk til enten beboere eller beboervalgte.

57 NOTAT TIL PKT 5.b Bestyrelsesmøder i Boligkontoret Århus DATO 3. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i resten af 2012 samt i 1. halvår februar 2013 Energistrategi Økonomisk orientering 2012 TV-pakker Udkantsafdelinger Indledende forberedelse af repræsentantskabsmøde 2013 Nomineringer til årets afdeling marts 2013 Forberedelse af repræsentantskabsmøde 2013 Indsatser vedr. beboerdemokrati marts 2013 Bestyrelsesseminar 10. april 2013 Bestyrelsen vurderer, om der er behov for tilretning eller særlige initiativer for at realisere visionspapirets strategiplan. Regnskab 2012 Budget 2014 Forberedelse af repræsentantskabsmøde maj 2013 Afdelingsmøder 2013 Økonomisk orientering 1. kvartal Forberedelse af repræsentantskabsmøde maj 2013 Repræsentantskabsmøde maj juni 2013 Evaluering af bestyrelsens arbejde

58 INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2