INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 23. december 2013 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 9. januar 2014, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation a. Status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål (O) * b. Justering af forvaltningsrevisionens mål (B) * c. Opfølgning på tilfredshedsundersøgelser (B) * d. Implementering af energistrategien (B) * e. Implementeringsplan for fremtidssikringsstrategier (B) * f. Styringsdialog 2013 (O) * g. Politik for julehilsen til tillidsvalgte (B) * h. Retningslinjer for forplejning m.m. for udvalg (B) * i. Definition af forretningsudvalgets rolle (D) * j. Orientering fra ungdomsboligudvalget (O) * 2. Afdelinger a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Reklameskilte på boligorganisationens bygninger (B) * c. Monitorering af Aarhus Kommunes udsatte boligområder (O) * d. Opfølgning på samarbejdsforløb med bestyrelsen i afdeling 29 Kalmargade (O) * 3. Administration a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering Kommende møder a. Ekstraordinært bestyrelsesmøde om børnereglen den 23. januar 2014 (O) * b. Emner til næste ordinære bestyrelsesmøde, der holdes den 6. februar 2014 (B) c. Mødeplan 2014 (B) * d. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Målopfyldelse i forvaltningsrevisionen 2013 DATO 23. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Også i 2013 har organisationen og implementeringen af de strategiske indsatser været styret efter målene opstillet i forvaltningsrevisionen. Organisationsbestyrelsen har løbende fået tilbagemeldinger på status. Samlet set er resultaterne blevet som følger: Målepunkt Kvalitet af nybyggeri Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Måling Antal type 3-fejl ved 1- årsgennemgang Status 2011 Status 2012 Status 2013 Mål 2013 Bem Maks. 2 A) Kundetilfredshed 0 min. 4 maks. 2,6 3,0 3,0 1 Min. 3,0 Nye tiltag i beboerdemokratiet Gennemførte nye tiltag 0 -? Min. 3 B) Høj deltagelse Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration Andel der angiver at have deltaget i en beboerdemokratisk aktivitet 52% 44% 52% Min. 40% Kundetilfredshed 0 min. 4 maks. 2,8 2,9 2,8 Min. 3,0 D) Kundetilfredshed 0 min. 4 maks. 2,8 3,3 3,4 Min. 3,0 Kundetilfredshed 0 min. 4 maks. 2,4 3,2 3,1 Min. 3,0 Kundetilfredshed med information Kundetilfredshed 0 min. 4 maks. 2,8 3,1 3,2 Min. 3,0 Andel personaleklager pr. lejemål Løbende optælling - 0,18% 0,09% Hurtig genudlejning Antal dage i gennemsnit fra opsigelse til første tilbud - 2,8? Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Antal dage fra syn til flytteopgørelse Overholdelse af forretningsgange Årlig stikprøvekontrol - 100% 100% Maks. 0,5% Maks. 3,0 Maks. 42 Medarbejdertilfredshed Medarbejdermåling 0 min. 4 maks. 3,6 3,8 3,6 Min. 3,2 Sygefravær Månedlig opgørelse baseret på månedsrapporter 9,1 7,5 7,4 Min. 95% Maks. 9,0 Score for God ledelse Medarbejdermåling 0 min. 4 maks. 3,0 3,3 3,3 Min. 3,0 C) E) F) G) H) 1 Alle tilfredshedsmålinger vurderes på en skala fra 0 (alle meget utilfredse) til 4 (alle meget tilfredse).

3 Samlet set er målopfyldelsen i ganske høj. Der kan knyttes bemærkninger til nogle af målene: A) Der er ikke gennemført nogen 1-årsgennemgange af nybyggeri i 2013, så der kan ikke angives data. I 2014 gennemføres 1-årsgennemgang af afdeling 73 Virup Skovvej. B) Blandt nye tiltag i beboerdemokratiet kunne nævnes bestyrelsesnetværk (best.net) specialeprojektet om IT i beboerdemokratiet, særligt mht. vedligeholdelsesarbejder debatmøde om IT-understøttelse af beboerdemokratiet i samarbejde med Aarhus Universitet ny indkaldelse til afdelingsmøder særligt i ungdomsboligafdelinger Vurderingen af, om målet er realiseret, bør overlades til organisationsbestyrelsen. C) Deltagelsen er fortsat høj, Som anført i notatet herom er der formodentlig dog en skævhed i de godt 20 pct. af husstandene, der har besvaret spørgeskemaet. D) Afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med servicen fra administrationen er fortsat ikke helt på det ønskede niveau. Der henvises til notatet om undersøgelsen til punktet på dette bestyrelsesmøde, herunder de foreslåede initiativer. E) Der har vist sig at være meget få egentlige personaleklager, men andre klager over afgørelser e.l. truffet af boligorganisationens medarbejdere. Der er derfor en betydelig usikkerhed i afgørelsen af, hvad der er personaleklager. Samlet set er niveauet dog fortsat meget lavt. F) Grundet en fejl i statistikmodulet i tilbudssystemet e-bolig, er det pt. desværre ikke muligt at angive retvisende statistikker. Baseret på stikprøver er det dog vurderingen, at målet klart er realiseret. G) Gennem stikprøvevis gennemgang af forretningsgange med medarbejderne er det konstateret, at forretningsgangene følges, men også at de løbende tilpasses forbedrede og effektiviserede arbejdsrutiner. H) Tallet er et overslag baseret på status pr. 1. december Afventer endelig opgørelse primo januar Udover de her opførte mål, udstikker organisationsbestyrelsen særlige etårige mål inden for hver af de tre strategiske fokusområder, senest på mødet den 10. april For perioden er målene i strategiplanen følgende: 2/3

4 A. Byens bedste service: Forbedret information til beboere og boligsøgende Uddybende information til boligsøgende på afdelingernes hjemmesider, herunder link til AARHUSbolig Tiltag for forbedret kommunikation omkring selve modtagelsen af den nye beboer i afdelingen. B. Nytænkning af beboerdemokratiet: Branding af beboerdemokratiet information om mulighederne og deling af succeshistorier Målet realiseres ved at lave en hjemmeside på om muligheder og erfaringer med beboerdemokrati. C. Renovering plan for opgradering af den gamle boligmasse Målet realiseres ved vedtagelsen af fremtidssikringsstrategier for 90 pct. af afdelingerne inden udgangen af Endelig blev der på bestyrelsesmødet den 10. april 2013 opstillet følgende mål i 2013 vedr. beboerdemokrati: Mål 1: 50 % af beboerne kender beboerdemokratiets opbygning og kompetencer og ved hvordan man stiller og får vedtaget et forslag Metode: Stikprøve interviews Mål 2: De stillede forslag (materialet) er gennemarbejdede og belyser forslaget og dets konsekvenser godt. Metode: Evalueringsskema til deltagerne med en markering af 1-gangs og 2-gangs deltagere. Mål 3: Nye aktiviteter/deltagelsesformer. Åbne nye rum for debatten. Metode: Evalueringsskema til deltagerne i de nye initiativer fælles ansvar for administration, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser at konstatere, når nye initiativer sættes i værk. Målopfyldelsen vedr. alle de særlige mål opgøres på bestyrelsens møde i april INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten til efterretning samt afgør, hvorvidt målet om realisering af tre nye initiativer i beboerdemokratiet kan vurderes at være realiseret. 3/3

5 NOTAT TIL PKT 1.b Revision af forvaltningsrevisionens mål for 2014 DATO 23. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Formålet med forvaltningsrevisionen er at måle realiseringen af boligorganisationens strategiske mål. Derfor skal de enkelte mål og målepunkter understøtte indsatsområderne Din fremtidssikrede bolig Byens bedste service Nytænkning af beboerdemokratiet Derudover er der to yderligere områder, der indgår i forvaltningsrevisionen, fordi bestyrelsen har ønsket at tillægge dem særlig opmærksomhed: Høj og ensartet kvalitet Attraktiv arbejdsplads I det følgende analyseres på de enkelte områder, hvorvidt målvogter målepunkter er operationelt og hensigtsmæssige ift. bestyrelsens overordnede strategi, og der drøftes indstillinger til evt. revision af målene. Afslutningsvis indstilles målene for Din fremtidssikrede bolig Under denne overskrift søges afdækket, hvorvidt det overordnede mål om en fremtidssikring og individualisering af boligerne nås. Antal type 3-5-fejl i nybyggeri Dette mål rammer for så vidt udmærket, at der realiseres en god standard af nybyggerier. Der har erfaringsmæssigt været nogle mindre faglige uenigheder med Byggeskadefonden om dennes rubricering af fejlene og åbenhed for andre fagligt forsvarlige løsninger, men dette har kun mindre betydning. Af større betydning er derimod, at målet alene forholder sig til nybyggeri og således ikke til den altovervejende del af Boligkontoret Århus' boliger, der indgår i den eksisterende boligmasse. Det er

6 selvfølgelig fortsat relevant at måle på nybyggerier, men det er samtidig meget væsentligt, at der også opstilles brugbare mål for alle de eksisterende boliger. Ydermere betyder det lave antal af nybyggerier, at der ikke vil kunne gennemføres målinger vedr. dette mål hvert år. Således er der heller ingen registreringer i 2013, men der vil komme et etårseftersyn af afdeling 73 Virup Skovvej i Mht. operationaliseringen bør det præciseres, hvordan målet opgøres, hvis der er mere end én etårsgennemgang det pågældende år. Det indstilles derfor, at målet opretholdes, men præciseres således i formuleringen: Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har mere end 2 type III-fejl, 0 type IV-fejl og 0 type V-fejl. Mål 2014: 0. Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Dette mål afdækker beboerens oplevelse af sammenhængen mellem boligkvaliteten og den faktiske husleje. Med forbehold for evt. forbedringer af undersøgelsesdesignet er det målet relativt validt og også ganske væsentligt for det overordnede indsatsområde. Ydermere giver de tilhørende tekstbemærkninger vigtige fingerpeg om, hvor der er behov for indsats. Målet bør i det lys bibeholdes. Øvrige mål Det kan diskuteres, om alle aspekter af den overordnede målsætning også er omfattet af målingerne ovenfor. Der fokuseres alene på kvaliteten af nybyggeriet og den oplevede boligkvalitet, ikke den mere objektive fremtidssikring. Der er i andre sammenhænge opstillet måltal for tilvejebringelsen af fremtidssikringsstrategier til prioritering af renoveringerne og finansiering af disse og i energistrategien fremgår målet om at lave energisyn i alle afdelinger. Der kunne således sættes et fast måltal for vedtagelsen af fremtidssikringsstrategier, men det vil rette sig bedre mod indholdet af strategien, hvis der sattes et måltal for den maksimale underfinansiering af vedligeholdelsesplanerne. Budgetår Anden kapitalfremskaffelse over 10 år kr. pr. m Målet for 2014 kunne således være: Samlet anden kapitalfremskaffelse i vedligeholdelsesplanerne over 10 år pr. m2 for det følgende år, opgjort efter afdelingsmøderne i august-september. Mål 2014 (dvs. vedligeholdelsesplaner 2015): 940 kr. 2/8

7 Alternativt kunne der sættes et mål for fx renoveringer af klimaskærm og tekniske installationer eller for energiklassifikation af afdelingerne, men førstnævnte vil være meget vanskelig at formulere generelle mål på, ligesom det i vid udstrækning vil afhænge af det enkelte afdelingsmøde, mens sidstnævnte vil først kunne måles på 5-7 års sigt. Heller ikke brugen af råderet afdækkes, hvilket kunne adresseres med et mål for tilfredsheden med de gennemførte råderetssager. Byens bedste service Under denne overskrift søges afdækket, hvorvidt det overordnede mål om at levere byens bedste service nås. Kundetilfredshed med service og information De generelle kundetilfredshedsmålinger med service fra administration service fra ejendomsfunktionær og information fra Boligkontoret Århus giver et godt billede af beboernes tilfredshed med servicen. Ud fra et metodisk synspunkt kan man dog tvivle lidt på, hvor skarpt beboeren formår at skelne mellem kategorierne samt at skelne dem fra fx organisationsbestyrelsens virke, men i denne sammenhæng, hvor alle spørgsmål stilles, og hvor de vurderes nogenlunde på niveau, har indvendingen formodentlig mindre betydning. Målingen er således meningsfuld og bør fortsættes. Det kunne dog være ønskeligt men næppe realistisk med hyppigere målinger, ligesom der, som nævnt i rapporten vedr. beboertilfredshedsundersøgelsen, bør arbejdes med at øge svarprocenten. Det kunne overvejes at supplere med et mål ift. den løbende tilfredshed i ind- og fraflytterundersøgelserne samt evt. ift. tilfredshed i renoveringssager. Andel personaleklager pr. lejemål Målet har vist sig at være et dårligt mål af flere grunde: Der er meget få egentlige personaleklager heldigvis, men realistisk set nok også fordi folk klager over beslutninger, ydelser eller lignende, ikke over medarbejdere. Det kan derfor også vanskeligt konkluderes, at få personaleklager er udtryk for god service. Endelig og måske væsentligst er det måske misvisende i det hele taget at tage antallet af klager som udtryk for service. Var det tilfældet, kunne man blot gøre det vanskeligt at klage! Tværtimod kan man tage klager som udtryk for ønsker til forbedring, og vil man opnå en organisation og en kultur, der til stadighed forbedrer sig i retning af et højere serviceniveau, gælder det må- 3/8

8 ske omvendt om at foranledige, at så mange beboere som muligt giver udtryk for deres frustrationer og ønsker for at give flest mulige input til forbedringsprocessen. Set i det lys bør målet udgå fra Hurtig genudlejning Målet om en hurtig genudlejning er i første række en god service til fraflytter, der i så fald bl.a. hæfter for en kortere periodes husleje end de tre måneder, det i værste fald vil dreje sig om. I praksis måles den gennemsnitlige forskel på datoen for modtagelsen af opsigelsen og datoen for udsendelsen af det første tilbud. Det er naturligvis ikke nogen garanti for genudlejning, men det må omvendt konstateres, at udsendelse af tilbud er den væsentligste parameter, organisationen selv kan påvirke ved genudlejning. Der har vist sig et problem med den nuværende opgørelsesmetode, idet nogle få lejemål venter meget længe på at blive sendt i tilbud, da det fx kan være tale om skifteretssager e.l. Det betyder, at nogle få lejemål påvirker gennemsnittet kraftigt med op til flere hundrede dage, selv om det ikke er muligt at udsende tilbud tidligere 1. Set i det lys synes det som en mere hensigtsmæssig måling, hvis der måles på: Andel af opsagte lejemål, der er sendt i tilbud senest den følgende arbejdsdag Mål 2014: 80 pct. Grundet en fejl i statistikfunktionen i tilbudssystemet e-bolig, kan det pt. ikke lade sig gøre at trække valide tilbudsstatistikker. Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Flytteopgørelser skal efter retspraksis sædvanligvis være fraflytter i hænde senest seks uger efter fraflytningssynet. Samtidig er det god service over for fraflytter, at vedkommende kender de økonomiske konsekvenser så hurtigt som muligt. Derfor måles her det gennemsnitlige antal dage fra synsdatoen til udsendelsen af flytteopgørelsen. Imidlertid gør to forhold sig gældende, som taler for en ændret opgørelse: Som i tilfældet med udsendelse af tilbud ovenfor er der også vedr. flytteopgørelserne ind imellem tale om meget komplicerede istandsættelser, som uanset administrationens og varmemesterens indsats vil trække meget længe ud og dermed uforskyldt trække gennemsnittet op. Effektivisering af arbejdsgangene og opstramning overfor Boligkontoret Århus leverandører betyder imidlertid også, at det i praksis vil kunne lade sig gøre at realisere en kortere tidsfrist for den typiske fraflytningsopgørelse end de 42 kalenderdage. Derfor foreslås det, at målet revideres således: 1 Ydermere er der konstateret en fejl i statistikmodulet i udlejningssystemet e-bolig, som yderligere forvrænger billedet af tilbudshastigheden i negativ retning, men så snart EG DataInform har løst dette, vil der kunne forelægges en retvisende statistik. 4/8

9 Andel af flytteopgørelser, der er udsendt senest 25 arbejdsdage efter synsdatoen Mål 2014: 67 pct. År Andel senest 25 arbejdsdage efter synsdato % % % Øvrige mål Umiddelbart vurderet dækker de anvendte mål udmærket spektret for måling af service med hovedvægt på effekten på den oplevede service. Som nævnt kan det overvejes at udvide forvaltningsrevisionens mål med mål for tilfredshed ved ind- og fraflytninger samt evt. renoveringer. Nytænkning af beboerdemokratiet Under denne overskrift søges afdækket, hvorvidt det overordnede mål om at nytænke beboerdemokratiet nås. Høj deltagelse Selv om man kan sige, at det ikke snævert har med nytænkning at gøre, er det fortsat relevant at spørge til deltagelsen. Man kan diskutere validiteten af målingen det er trods alt kun godt 20 pct. der har svaret og formodentlig de 20 pct. mest aktive og afgrænsningen af beboerdemokratiske aktiviteter kunne nemt være skarpere. Ikke desto mindre synes det væsentligt at fastholde fokus på et højt deltagelsesniveau. Nye tiltag i beboerdemokratiet Organisationsbestyrelsen har sat et mål om tre årlige, nye tiltag i beboerdemokratiet. Det er i sagens natur meget vanskeligt at måle, og det kan let få en karakter af, at bestyrelsen ved årsskiftet kommer på tre begivenheder i løbet af året, som så rubriceres som nytænkning. Det kunne af hensyn til opfølgningen være en fordel at have et klarere formål med nytænkningen om det er forøgelse af deltagelsen, øge tilfredsheden, øge antallet af forslag eller noget helt fjerde. I så fald vil man kunne effektvurdere de konkrete tiltag. I sin nuværende form synes det ikke hensigtsmæssigt at videreføre målepunktet. Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen De beboervalgte (i praksis medlemmer af afdelingsbestyrelserne) er vigtige interessenter i beboerdemokratiet, og alene af den grund synes det vigtigt løbende at måle disses tilfredshed med administrationens service. Af den grund bør målet fastholdes. 5/8

10 Øvrige mål Der synes at være et behov for at udtænke nye mål, som i højere grad opfanger organisationsbestyrelsens og repræsentantskabets ønske om at nytænke beboerdemokratiet. Dette forudsætter som nævnt en klarere indikation af sigtet med nytænkningen. Høj kvalitet Selv om det ikke er et strategisk indsatsområde, formulerede organisationsbestyrelsen et mål om at sikre høj kvalitet i opgaveløsningen. Konkret udmøntedes det i 2011 i et mål om at have skriftlige forretningsgange på alle væsentlige forretningsområder (målet bortfaldt naturligt herefter) samt et mål om overholdelse af disse. Overholdelse af forretningsgange Målet om overholdelse af forretningsgange undersøges ved en årlig stikprøvekontrol på et antal forretningsgange, hvor det sonderes blandt medarbejderne, om disse også svarer til den anvendte praksis. Det kan synes som et lidt rigidt kontrolelement, og selve sonderingen er da også behæftet med stor usikkerhed. Der er dog et andet værdifuldt aspekt af drøftelsen, nemlig at de fleste forretningsgange løbende vurderes, tilpasses og optimeres. Man kan imidlertid sætte spørgsmålstegn ved, om der er tale om et strategisk mål eller snarere en løbende ledelsesmæssig opgave, som er en forudsætning for realiseringen af de egentlige mål for organisationen. Det taler for, at målet udgår. Attraktiv arbejdsplads Det er heller ikke udpeget som strategisk mål, at Boligkontoret Århus er en attraktiv arbejdsplads, og personaleforhold henhører heller ikke direkte under organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen har imidlertid alligevel udtrykt sit ønske om, at boligorganisationen har fokus på høj grad af trivsel blandt medarbejderne, hvilket den administrative ledelse velvilligt har tilsluttet sig. Medarbejdertilfredshed Medarbejdertilfredsheden måles ved en årlig anonym medarbejdertilfredshedsmåling på spørgsmålet Hvor tilfreds er du alt i alt med at være ansat i Boligkontoret Århus. Svarprocenten er høj og undersøgelsen må således formodes at være ganske valid. Organisationsbestyrelsen har valgt at sætte målet en kende højere for medarbejdertilfredshed end for de øvrige tilfredshedsmålinger ud fra en betragtning om, at medarbejdertilfredshed er en forudsætning for realiseringen af de fleste af de øvrige mål. 6/8

11 God ledelse Boligkontoret Århus har samtidig gennem virksomhedsnævnet valgt at have fokus på god ledelse i organisationen, og derfor stilles i den nævnte medarbejdertilfredshedsmåling en række spørgsmål til vurdering af den nærmeste leder baseret på Boligkontoret Århus ledelsesgrundlag og gennemsnittet heraf samles i en værdi for god ledelse. Målet er ligeledes ganske valid og danner grundlag for arbejdet for og med den enkelte leder i organisationen. Sygefravær Endelig måles det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder for at have fokus både på trivsel og effektivitet. Set i lyset af målingerne fra de seneste år, bør målet i 2014 sænkes til gennemsnitlig 8,0 dage. År Totalt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder , , ,4 3 2 Grundet indberetningsmetoden er tallet for 2011 behæftet med meget stor usikkerhed. 3 Tallet er et overslag baseret på status pr. 1. december Afventer endelig opgørelse primo januar /8

12 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen vedtager flg. målepunkter og mål for forvaltningsrevisionen i 2014: Indsats Mål Måling Mål 2013 Mål 2014 Høj kvalitet af nybyggeri Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har mere end 2 type III-fejl, 0 type IV-fejl og 0 ty-pe V-fejl Maks. 0 Maks. 0 Høj boligkvalitet ift. husleje Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Min. 3,0 Min. 3,0 Finansiering af fremtidssikring Underfinansiering af vedligeholdelsesplaner Maks. 940 kr. pr. m 2 Anvendelse af råderet Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager - Min 3,0 Nye tiltag i beboerdemokratiet Høj deltagelse Gennemførte nye tiltag Min. 3 Udgår Andel der angiver at have deltaget i en beboerdemokratisk aktivitet, måling i november Min. 40% Min. 40% God service til beboervalgte Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Min. 3,0 Min. 3,0 God service Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Min. 3,0 Min. 3,0 God service Kundetilfredshed med service fra administration Min. 3,0 Min. 3,0 God service Kundetilfredshed med information Min. 3,0 Min. 3,0 God service Samlet kundetilfredshed med indflytning - Min. 3,0 God service Samlet kundetilfredshed ved fraflytning - Min. 3,0 Andel personaleklager pr. lejemål Hurtig genudlejning Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Overholdelse af forretningsgange Løbende optælling Maks. 0,5% Udgår Andel af opsagte lejemål, der er sendt i tilbud senest den følgende arbejdsdag Andel af flytteopgørelser, der er udsendt senest 25 arbejdsdage efter synsdatoen ]Maks. 3,0] [Maks. 42] Min 80 pct. Min 67 pct. Årlig stikprøvekontrol Min. 95% Udgår Medarbejdertilfredshed Medarbejdermåling 0 min. 4 maks., måling i november Min. 3,2 Min. 3,2 Score for God ledelse Medarbejdermåling 0 min. 4 maks., måling i november Min. 3,0 Min. 3,0 Sygefravær Månedlig opgørelse baseret på månedsrapporter Maks. 9,0 Maks. 8,0 8/8

13 NOTAT TIL PKT 1.c Sammenfatning af beboerundersøgelse 2013 DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Det er en del af konceptet for forvaltningsrevision, at der i slutningen af hvert år gennemføres en kvantitativ undersøgelse af tilfredshed blandt beboere, afdelingsbestyrelser og medarbejdere. Undersøgelserne blev gennemført første gang omkring årsskiftet og dernæst ultimo I dette notat samles op på den nyeste undersøgelse blandt beboere i november Metode Der blev tilfældigt udvalgt 250 beboere på tværs af alle afdelinger, som fik tilsendt et spørgeskema på papir. Af disse har 52 svaret, hvilket udgør 21 pct. mod 28 pct. sidste år. Det er et lavt tal selv for den slags kundeundersøgelser, og det gør undersøgelsen mindre valid. Det vil dog fortsat være muligt at bruge undersøgelsen, herunder ikke mindst tekstbemærkningerne, som fingerpeg om beboernes holdning til Boligkontoret Århus service. Som de foregående år må der formodes at være en overvægt af beboere med noget på hjerte, der har svaret, alt andet lige med en mere kritisk vinkel end hovedparten. Men resultatet vil alligevel kunne give nogle værdifulde fingerpeg om beboernes holdninger. Der var som sidste år udlovet en gave i størrelsesordenen kr. blandt de indkomne svar. Stort set alle besvarelser deltog i lodtrækningen. 27 afdelinger var repræsenteret blandt svarene i år mod 37 sidste år, men med en rimelig repræsentativ fordeling, således at afdelinger med mange svar alle var relativt store afdelinger. Dog mangler der fx stadig helt svar fra afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget. På den baggrund bør modellen genovervejes til næste år, herunder muligheden for yderligere rykkere eller evt. telefonisk opfølgning. Resultater Resultaterne af undersøgelsen taler næsten for sig selv, idet resultatet for alle fire kategorier overgår målet for 2013, og at der for alle kategorier er tale om en markant forbedring siden undersøgelsen for 2011 og tillige en vækst på nær for administrationen, hvor der er tale om et marginalt fald.

14 Boligkvalitet ift. husleje Administration Ejendomsfunktionær Information ,6 2,4 2,7 2, ,0 3,2 3,3 3, ,1 3,1 3,4 3,2 Mål ,0 3,0 3,0 3,0 Ser man på sammensætningen af kategorierne fra meget utilfreds og utilfreds til tilfreds og meget tilfreds, viser undersøgelsen også en klar og meget positiv tendens: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Boligkvalitet vs. pris Administrationens service Ejendomsfunktionærs service Information fra Boligkontoret Århus Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Indhold af tekstbemærkninger Sammenhæng mellem bolig og kvalitet Enkelte kommentarer om dårlig isolering, træk og høje varmeudgifter. Der efterspørges individuelle forbrugsmålinger En del kommentarer om støj og dårlig lydisolering 1 Alle tal måles på en skala fra 0 (alle meget utilfredse) til 4 (alle meget tilfredse). 2/4

15 Tilfredshed med administrationen Ros til servicen generelt, men også bemærkninger om, at man oplever personale for lidt imødekommende og for meget regelfokuserede En enkelt bemærkning om dårlig ledelse af møder og arrangementer Tilfredshed med ejendomsfunktionær Rigtig mange overordentlig positive også personlige bemærkninger Kun enkelte, mindre vigtige kritikpunkter af konkrete episoder Nogle stykker efterspørger større tilgængelighed fx på telefon Tilfredshed med information Rigtig mange rosende bemærkninger om information Afdelingshjemmesiderne opleves som for lidt ajourførte En enkelt kritiserer, at oplysningerne i beboermappen ikke er ajourført det fremgår ikke, om det er materialet fra administrationen eller afdelingsbestyrelsen, der henvises til Der efterlyses mere information fx vedr. renoveringer Generelle bemærkninger I de generelle bemærkninger efterlyses primært tiltag med relevans for den enkelte afdeling Forslag om onlinebooking af varmemester samt nemme (online-)afstemninger om renoveringsarbejder Beboerdemokrati 52 pct. angiver at have deltaget i mindst én beboerdemokratisk aktivitet det sidste år mod 44 pct. sidste år. Det repræsenterer et meget højt tal, som klart overstiger målet på 40 pct. I bemærkningerne vedr. beboerdemokrati anfører et par stykker dog, at afdelingsmøderne har været gennemført noget uorganiseret. En enkelt roser muligheden for elektronisk kommunikation med bestyrelsen. Råderet I år blev der stillet særlige spørgsmål om råderet, som samles op i særskilt notat. INDSTILLING Det indstilles, at der følges op på undersøgelsen på følgende måde: Undersøgelsens overordnede resultater omtales i en artikel i Kvarteret De (mange) konkrete medarbejdere, der bliver rost skal have direkte besked 3/4

16 Alle bemærkninger om fysiske forhold sendes til den relevante inspektør og varmemester med kopi til afdelingsbestyrelsen Øvrige tiltag af fx social karakter i den enkelte afdeling sendes til afdelingsbestyrelse med kopi til varmemester Der sættes fornyet arbejde med servicefokus i gang blandt administrationsansatte og ejendomsfunktionærer. Det noteres med tilfredshed, at der ikke som i 2011 og 2012 var flere bemærkninger om lange svartider fra personalet. Det tyder på, at fokus herpå har båret frugt. Det er forhåbningen, at revisionen af afdelingshjemmesiderne betyder, at de ved beboerundersøgelsen i 2014 opleves mere ajourførte. Der sker pr. 1. januar 2014 en omlægning af ejendomsfunktionærernes telefonforhold, som øger ejendomsfunktionærernes tilgængelighed. I forlængelse af kommunikationsstrategien er beboermappen revideret og reduceret til det mest nødvendige og afdelingsbestyrelsen står klart selv for evt. eget velkomstmateriale hvorfor der også er klart ansvar for opdatering. Der arbejdes med øget information ifbm. renoveringer og evalueres fremadrettet på tilfredsheden under og efter renoveringsprojekterne. Undersøgelsens metode drøftes på organisationsbestyrelsens møde i september 2014, og at det herunder drøftes, hvorledes der i 2014 kan opnås en højere svarprocent og en mere valid undersøgelse. Undersøgelsens resultater søges udbygget gennem dialogmøder i 2. kvartal 2014 for beboerne i udvalgte, egnede områder som fx Møllevangen, Sabro eller Vorrevangen. 4/4

17 NOTAT TIL PKT 1.c Sammenfatning af beboerundersøgelse vedr. råderet DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I beboerundersøgelsen november 2013 blev de udvalgte 250 beboere tillige spurgt om, hvad årsagen var til, at de i givet fald ikke havde benyttet råderetten. Ud af de 52 besvarelser har 40 angivet svar om benyttelse af råderetten. Om man deraf kan tolke, at de fleste af de 12 har benyttet råderetten, er usikkert, men nok ikke helt ved siden af. De øvrige har angivet flg. svar: Min bolig er god som den er 53% Jeg vidste ikke, det var muligt at lave om i boligen 15% Jeg har spurgt til det, men synes ikke, jeg fik hjælp af den medarbejder jeg 0% talte med Jeg vil ikke betale huslejestigningen 30% Jeg har ikke mulighed for at låne pengene i banken 8% Jeg kan ikke låne pengene i min afdeling 5% Jeg har søgt men har fået afslag på min idé af administrationen 0% Jeg kender muligheden, men synes ikke jeg har fået god nok information om, 10% hvordan jeg gør Jeg kan ikke få nyt køkken og bad, da det laves kollektivt i afdelingen 5% Jeg har søgt, men opgaven var for dyr til at den kunne finansieres med lån i 0% afdelingen Andet 18% Sammenfattende kan det siges, at flertallet ikke ser behov for at benytte råderetten, fordi boligen faktisk i vid udstrækning er indrettet efter deres ønsker i forvejen. Økonomi er den vigtigste barriere for udnyttelsen af råderetten, således at en vis del beboere egentlig har et ønske om en ændring af boligen, men ikke kan eller ønsker at betale den huslejestigning, der helt nødvendigt følger med. Til gengæld synes finansieringen af råderetsarbejderne at have en helt marginal betydning. Information spiller en rolle, og der kan være behov for at forbedre informationen om, hvordan den rent praktisk udnyttes. En væsentlig barriere for klar kommunikation er de mange forskelligheder i,

18 hvad der kan laves af (udvendige) råderetsarbejde, samt hvilke råderetsarbejder, der kan lånes til i afdelingen. Det vil være en væsentlig forbedring af vilkårene for brug af råderetten, hvis afdelingsmøderne fx besluttede sig for konsekvent at yde lån til alle forbedringsarbejder, således at der ikke er forskel mellem afdelingerne på dette punkt. INDSTILLING Det indstilles, at undersøgelsens resultater forelægges råderetsudvalget, og at forretningsudvalget i samarbejde med råderetsudvalget tager stilling til, om der er behov for en fornyet drøftelse i bestyrelsen. Det indstilles endvidere, at råderetsudvalget opfordres til at tage kontakt til de relevante afdelingsbestyrelser for at få forenklet adgangen til råderet de steder, hvor der er mere detaljerede begrænsninger i anvendelsen af råderet eller adgangen til lån i afdelingens egne midler. Der udarbejdes en oversigt til beboere, der er interesserede i råderet, om hvordan forretningsgangen mere præcist forløber. 2/2

19 NOTAT TIL PKT 1.c Sammenfatning af undersøgelse af afdelingsbestyrelsernes tilfredshed 2013 DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Det er en del af konceptet for forvaltningsrevision, at der i slutningen af hvert år gennemføres en kvantitativ undersøgelse af tilfredshed blandt beboere, afdelingsbestyrelser og medarbejdere. Undersøgelsen vedr. afdelingsbestyrelsers tilfredshed med administrationen blev gennemført første gang lige efter årsskiftet og igen i december I december 2013 har afdelingsbestyrelserne på ny besvaret spørgsmålene i undersøgelsen. Metode Undersøgelsen er gennemført som en anonym onlinesurvey. Af de 256 afdelingsbestyrelsesmedlemmer har 80 svaret, hvilket er en svarprocent på 31. I 2012 havde 84 (34 pct.) og i 2011 gang 89 (36 pct.) svaret. Selv om undersøgelsen ikke er fuldstændig pålidelig og formodentlig har en systematisk skævhed ift. dem, der har oplevet problemer i samarbejdet, giver det dog et fornuftigt grundlag at vurdere afdelingsbestyrelsernes tilfredshed på. Imidlertid er svarandelen stadigt faldende, hvorfor modellen bør genovervejes til næste år. Resultater Generelt er tilfredsheden faldet en anelse fra begyndelse af 2012 til denne undersøgelse. Hvor den gennemsnitlige score var 2,9 sidst, er den nu 2,8 (i 2011 var den tillige 2,8) 1. Det betyder også, at målsætningen i forvaltningsrevisionen om at nå en score på 3,0 ikke er opnået, selv om det er positivt, at det er lykkedes at løfte tilfredsheden. Fordelt på de enkelte spørgsmål har udviklingen været således mellem 2011 (blå), 2012 (orange) og 2013 (grøn). 1 Skala er som i alle denne slags undersøgelser fra 0 (alle meget utilfredse) til 4 (alle meget tilfredse).

20 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Den lave svarandel gør det svært at konkludere på marginale ændringer, men undersøgelsen peger på: Voksende tilfredshed med afdelingens hjemmeside ikke overraskende i lyset af projektet med forbedring af afdelingssiderne Faldende tilfredshed med informationen fra Boligkontoret Århus Voksende tilfredshed med supporten til afdelingsbestyrelserne ifbm. afdelingsmøderne, men lidt kritik af opfølgningen, hvilket særligt handler om urafstemninger. Overordnet set gentages billedet fra de foregående to år: At tilfredsheden generelt ligger højt, men at der er lavest tilfredshed med Samarbejdet med inspektøren Hjemmeside og BKÅ Portalen Afdelingens hjemmeside Specifikt ift. organisationsbestyrelsens konklusioner på 2012-undersøgelsen kan det nævnes: Diskussionen om servicemål har i hvert fald ift. afdelingsbestyrelserne ikke betydet større tilfredshed ift. henvendelser til administrationen. Arbejdet med revision af afdelingssiderne er tiltrængt og skal følges helt til dørs. Der er fortsat behov for forventningsafstemning med afdelingsbestyrelsen om deltagelsen af specielt inspektør og varmemester på afdelingsmøderne. Dette underbygges yderligere af en dybere analyse af de enkelte besvarelser: 2/6

21 Service og samarbejde 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Servicen fra sekretariatet Samarbejdet med inspektør Samarbejdet med Økonomi Medarbejderes tilgængelighed Ekspeditionstiden på henvendelser Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Kommentarer: Megen ros til samarbejdet generelt, herunder også til inspektørers respons Flere efterlyser dog mere og hurtigere dialog med inspektøren Nogle efterlyser bedre muligheder for at tilrettelægge møder med medarbejdere uden for normal arbejdstid. Enkelte anfører, at de ikke modtager svar på mails og telefonopkald Enkelte efterlyser mere opsøgende arbejde fra udvalg Enkelte klager over for mange invitationer til arrangementer, kurser o.l. 3/6

22 Kommunikation 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Hjemmeside og BKÅ Portalen Henvendelser til administrationen Information generelt Afdelingens hjemmeside Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Ros til de nye hjemmesider men også stor frustration over, at de har været så længe undervejs, og at de da undersøgelsen kørte fortsat ikke var fuldt i drift. Der er en del kritik af omfanget af møder og kurser, som af flere betegnes som spild af tid. Nogle stykker oplever, at administrationens medarbejdere let går i forsvarsposition og ikke indgår i tilstrækkelig dialog. Enkelte anfører, at det er uheldigt, at der kræves en del IT-kundskaber for at kunne begå sig i afdelingsbestyrelsen i kommunikationen med administration, organisationsbestyrelse og udvalg samt at BKÅ Portalen virker uoverskuelig. 4/6

23 Afdelingsmøder 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Indkaldelser til afdelingsmøder Informationsmateriale til afdelingsmøder Deltagelse på afdelingsmøder Opfølgning på afdelingsmøder Support til afdelingsbestyrelsen Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds Kursusaften for dirigenter til afdelingsmødet var meget givtigt - gentag det gerne næste år. Nogle ønsker mere hjælp og mere deltagelse fra administration og organisationsbestyrelse andre mindre! Særligt ønsker flere deltagelse af både inspektør og økonomimedarbejder. Også kurser for ældre afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Efterlyses mere viden om særligt økonomi og mere information til afdelingsbestyrelsen op til afdelingsmøderne Generelle kommentarer Generelt efterlyser flere klarere og hurtigere svar fra medarbejderne Flere efterlyser større imødekommenhed og vilje til at indrømme af fejl Flere efterspørger mere information fra organisationsbestyrelsen Efterspørgsel på økonomikurser, hjemmesidekurser m.m. Mere offensiv tilgang fra udvalg, mere information og flere tiltag om fx tv/internet Det er gennemgående, at flere af besvarelserne reelt handler om udvalg og/eller organisationsbestyrelsen og altså ikke administrationen. 5/6

24 INDSTILLING Det indstilles på den baggrund, at: Administrationen sætter fornyet fokus på svartider og samarbejde med afdelingsbestyrelser dog med det in mente, at undersøgelsen afslører meget stor spredning af afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med samarbejdet. Administrationen afholder en workshop, hvor en gruppe afdelingsbestyrelsesmedlemmer indbydes til at deltage i en afklarende drøftelse om samarbejdet mellem bestyrelse og administration også med henblik på uddybning af synspunkterne i denne undersøgelse. Samarbejdet mellem afdelingsbestyrelser og ansatte er genstand for dialogmødet medio januar. På baggrund heraf drøftes evt. yderligere tiltag. At møder fortsat lægges pragmatisk ift. arbejdstiden under hensyntagen til både afdelingsbestyrelsens ønsker og tilrettelæggelsen af arbejdet, sammenhæng mellem arbejde og privatliv og hensynet til boligorganisationens økonomi. At organisationsbestyrelsens kontaktperson for det enkelte udvalg er ansvarlig for, at ideer vedr. kurser overdrages til kursusudvalget og øvrige bemærkninger vedr. udvalg overleveres til disses opfølgning. At forretningsudvalget og kursusudvalget i fællesskab overvejer antallet og hyppigheden af arrangementer. At organisationsbestyrelsen udpeger et eller to medlemmer, der i samarbejde med administrationen overvejer, hvorvidt og i så fald hvorledes de ikke-it-kyndige afdelingsbestyrelsesmedlemmer skal hjælpes eller imødekommes. At deltagelsen i afdelingsmøderne fra administration og organisationsbestyrelse drøftes ifbm. konceptet for afdelingsmøder 2014 på bestyrelsens møde i april/maj. Administrationen opdaterer arbejdsgangen vedr. urafstemninger for at sikre en mere smidig afvikling. Samtidig afstemmes forventningen bedre med afdelingsbestyrelserne forud for afdelingsmøderne. Undersøgelsens metode drøftes på organisationsbestyrelsens møde i september 2014, og at det herunder drøftes, hvorledes der i 2014 kan opnås en højere svarprocent og en mere valid undersøgelse. At opgaven med at skrive på BKÅ Portalen efter bestyrelsesmøderne genoptages. At organisationsbestyrelsen udpeger et medlem af sin midte, der er ansvarlig for, at evt. diskussioner fra BKÅ Portalen, der kræver konklusion eller handling, bringes til konklusion evt. i bestyrelsen. 6/6

25 NOTAT TIL PKT 1.c Sammenfatning af medarbejdertilfredshedsundersøgelse 2013 DATO 23. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I december 2013 blev der gennemført en anonym elektronisk medarbejdertilfredshedsundersøgelse blandt alle medarbejdere i Boligkontoret Århus. 26 administrationsansatte og 51 ejendomsfunktionærer har besvaret undersøgelsen, hvilket er en meget høj svarandel. En tilsvarende undersøgelse blev gennemført i februar 2013 med 71 besvarelser og i marts 2012 med i alt 71 besvarelser. I organisationsbestyrelsens målsætninger for forvaltningsrevisionen var der sat et mål på 3,2 i gennemsnitlig værdi på den samlede tilfredshed 1. Det mål er til fulde indfriet med et resultat på 3,6 3,6 for administrationsansatte og 3,7 for ejendomsfunktionærer. Til sammenligning var den gennemsnitlige tilfredshed 3,8 primo 2013 og 3,6 primo Tilfredsheden ligger altså stabilt på et meget højt niveau trods et marginalt fald, primært hos ejendomsfunktionærer. 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 Arbejdsopgaver Ledelse Samlet tilfredshed 1,0 0,5 0, Administration Ejendomsfunktionær 1 Skalaen går fra 0,0 (alle meget utilfredse) til 4,0 (alle meget tilfredse).

26 Der er i undersøgelsen spurgt til otte konkrete parametre ift. arbejdsopgaverne og arbejdspladsen og seks konkrete parametre for vurdering af den nærmeste leder. Generelt betragtet ligger svarene på niveau med Arbejdsopgaver og arbejdsplads Vedr. arbejdsopgaver og arbejdsplads ser resultatet således ud: 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 Arbejdsopgaver Tilrettelæggelse Redskaber Samarbejde Socialt samspil Information Ïnddragelse Servicefokus 0,5 0, Administration Ejendomsfunktionær Ikke overraskende er det det sociale samspil, der markerer et fald i administrationen siden For ejendomsfunktionærer er det derimod inddragelse, der falder igen efter en stigning fra 2011 til Dette spørgsmål bør undersøges nærmere efter dialog i Virksomhedsnævnet. 2/4

27 God ledelse På de seks spørgsmål vedr. ledelse falder besvarelserne således ud: 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 Synlighed og klare forventninger Sparring, feedback og anerkendelse Går Foran Trivsel og balance Ansvarlighed og respekt Lytter og handler 1,0 0,5 0, Organisationsbestyrelsens mål vedr. god ledelse var 3,0 og med et resultat på 3,3 (3,3 primo 2013 og 3,0 primo 2012) er dette mål også klart indfriet. Primo 2013 blev det konkluderet, at der skal være fokus på særligt synlighed, opfølgning og proaktivitet, hvor der da også viser sig en mindre forbedring. Der skal fortsat være fokus på disse områder. Hver enkelt leder vil modtage individuelle tilbagemeldinger på besvarelserne fra dennes medarbejdere. 3/4

28 Særlige spørgsmål I lighed med tidligere år blev der stillet spørgsmål, der skulle evaluere nogle konkrete initiativer for administrationspersonale hhv. ejendomsfunktionærer: 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 Elektronisk dokumenthåndtering Frokostordning Godt kollegaskab Ejendomsfunktionærers fraflytningssyn Samarbejde mellem afdelingerne SMS-service 1,0 0,5 0, Generelt viser undersøgelsen opbakning til de nye initiativer blandt medarbejderne. Dog er der basis for at understøtte bedre omkring ejendomsfunktionærers fraflytningssyn og samarbejde mellem ejendomsfunktionærerne på tværs af afdelingerne. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager undersøgelsens resultater til efterretning og overlader opfølgningen til virksomhedsnævnet i Boligkontoret Århus. 4/4

29 NOTAT TIL PKT 1.d Opfølgning på energistrategi DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen har på sit møde den 10. april 2013 vedtaget følgende som en del af energistrategien for Boligkontoret Århus: A. Drift af de enkelte afdelinger og administrationen af disse: Driften af boligområderne skal ressourceoptimeres, bl.a. ved energibesparende tiltag, og generelt være præget af hensyn til miljøet. Det samme gør sig gældende for administrationen. B. Fra et energi- og klimaperspektiv er det vigtigt at se på positive ændringer i adfærd. Der er brug for at sætte fokus på den enkelte husholdnings energiforbrug og udvikle metoder til at nå beboerne i forhold til deres energiadfærd. C. Ved nybyggeri skal der tænkes energi og bæredygtighed ind fra starten af projekteringsfasen. Alt nybyggeri skal opføres som minimum efter energiklasse 2020-standard. D. Det samme gør sig gældende ved renovering af de eksisterende boliger. Det er her de helt store energigevinster kan indhøstes, men også her de største udfordringer ligger. Især i forhold til økonomi. Det er af yderste vigtighed at der altid tænkes i de samlede huslejeomkostninger, når f. eks. energirenovering af en afdeling eller bolig overvejes. Ofte vil en mindre huslejestigning kunne accepteres hvis udgifterne til forbrug falder tilsvarende. Målsætningen er, at alle renoveringer af klimaskærmen eller tekniske installationer fører til en reduktion i afdelingens samlede energiforbrug, og dermed i beboernes udgift til el og varme. INDSTILLING Energi- og miljøudvalget og administrationen har drøftet mulighederne for implementering og indstiller i fællesskab følgende: A. Der indgås aftale med LokalEnergi om energisyn af afdelingerne samt administrationsbygningen, som identificerer energibesparelser og -forbedringer med korte tilbagebetalingstider. Energisynsrapporten samt energimærke lægges til grund for markvandringen i hver afdeling. Den tekniske chef er ansvarlig for, at der følges op, og initiativerne implementeres.

30 Succeskriterieret er, at der i foråret 2015 er udarbejdet energisynsrapporter eller foreligger gældende energimærke på alle boligafdelinger, og at disse inddrages i arbejdet med vedligeholdelsesplanen for Der er allerede indgået aftale med MinEnergi om etablering af elektronisk registreringssystem for forbrug, som forventes i drift 1. kvartal Som forberedelse til hver markvandring udarbejder inspektøren evt. i samarbejde med varmemesteren et kortfattet oplæg til afdelingsbestyrelsen om de væsentligste punkter og arbejder til drøftelse, herunder energioptimerende tiltag. Den relevante økonomimedarbejder udarbejder i 2014 forslag til økonomisk fremtidssikringsstrategi for afdelingen. Der er allerede opstillet mål, om at der på afdelingsmøderne i 2014 vedtaget fremtidssikringsstrategier i 90 pct. af boligafdelingerne. Administrationen afklarer på et senere tidspunkt den mest hensigtsmæssige kompetencefordeling mellem inspektører, ejendomsfunktionærer og eksterne konsulenter på energiområdet. Der arbejdes sideløbende med energiproducerende teknologier som fx solceller der, hvor det måtte være rentabelt, eller hvis afdelingsbestyrelsen har et særligt ønske herom. Energi- og miljøudvalget kan inddrages i denne proces. B. Det drøftes og besluttes i organisationsbestyrelsen, om der skal afvikles en konkurrence mellem afdelingerne. Administrationen og Kvarteret udbreder løbende energispareråd. I takt med implementeringen af MinEnergi gøres nøgletal for energiforbrug og -besparelser tilgængelige for afdelingsbestyrelse, varmemester og inspektør. Sideløbende hermed følges udviklingen hos forsyningsselskaberne for at gøre forbrugstal tilgængelige på lejemålsniveau. Begge initiativer vil tidligst kunne søges realiseret fra ultimo 2015 og er helt afhængige af eksterne samarbejdspartnere. C. Alt nybyggeri bygges som minimum i energiklasse D. Ved alle renoveringer af klimaskærm og tekniske installationer udføres beregning af anslået energibesparelse. Projekter uden besparelse fremlægges ikke. Succeskriteriet er, at dette gælder alle forslag fremlagt på de ordinære afdelingsmøder i Både det økonomisk mest optimale og det energimæssigt mest optimale løsning fremlægges for afdelingsbestyrelsen og gerne også afdelingsmødet. Hvor det er meningsfuldt overvejes inddragelse af ekstern finansiering og/eller Landsbyggefondens garantiordning. Der skal foreligge en dokumenteret energibesparelse, som skal sælges til energiselskaberne eventuelt via Energi- og miljøudvalget bistår evt. med dialog med afdelingsbestyrelser og afdelingsmøder om forslagene. 2/2

31 NOTAT TIL PKT 1.e Implementeringsplan for fremtidssikringsstrategier DATO 23. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Bestyrelsen har sat som mål, at der senest på afdelingsmøderne i efteråret 2014 vedtages fremtidssikringsstrategier i 90 pct. af afdelingerne. Repræsentantskabet har defineret en fremtidssikringsstrategi som følgende: Fremtidssikringsstrategien kunne bl.a. indeholde: 1. Angivelse af, hvilke renoveringer og forbedringer afdelingen prioriterer på 5-10 års sigt. 2. Angivelse af, hvilke målsætninger for boligstandarden, man ønsker i afdelingen, fx mht. boligstørrelser, sanitære forhold 3. Angivelse af, hvilke forbedringsarbejder, der tænkes gennemført kollektivt og hvilke der gennemføres individuelt. 4. Angivelse af, hvilke forbrugs- og energimæssige mål, afdelingen ønsker at nå 5. Angivelse af en flerårig plan for regulering af henlæggelserne 6. Angivelse af, hvilke forhold man i afdelingen ønsker en indgående drøftelse af, og hvilke man som udgangspunkt vil overlade til administrationen og ejendomsfunktionæren at udmønte 7. Angivelse af evt. særlige kendetegn eller målsætninger for afdelingen Fremtidssikringsstrategien bør udarbejdes i fællesskab mellem afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse og administration og vedtages på et afdelingsmøde. Den skal ikke bekræftes eller revideres hvert år, men alene ved større ændringer i afdelingens strategiske prioriteringer. Det betyder, at der ligger et væsentligt arbejde forude i at få skabt fælles fodslag og forståelse for ideen. Se et tænkt eksempel som bilag nedenfor. Afdelingsbestyrelserne er selvfølgelig helt centrale, og af den grund kunne det være oplagt at benytte dialogmødet i april til drøftelsen.

32 Derudover kan udvalg (demokrati, energi- og renovering) involveres, således at de tilbydes som dialogpartnere for afdelingsbestyrelserne i processen. Januar Februar Marts-april April Maj-juni Juni-august August-september Kontaktpersonen i organisationsbestyrelsen kontakter indledningsvis hvert enkelt afdelingsbestyrelse og præsenterer dem for køreplanen. Bud på underfinansiering af nuværende vedligeholdelsesplan og behov for fremtidigt henlæggelsesniveau udsendes fra administrationen. Oplæg fra inspektør til fokus i årsgennemgang (tidligere markvandring) og indhold i fremtidssikringsstrategi Dialogmøde om fremtidssikring Oplæg fra budgetmedarbejder laver forslag til indfasningsmodel på henlæggelser. Afdelingsbestyrelsen færdiggør fremtidssikringsstrategi med udvalg som sparringspartner. Vedtagelse på afdelingsmøder. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender køreplan for fremtidssikringsstrategier. 2/3

33 Bilag: Eksempel på fremtidssikringsstrategi Afdeling 99 Boligvej Afdeling 99 Boligvej tilslutter sig Boligkontoret Århus repræsentantskabs mål om fremtidssikring af boligerne. De vigtigste langsigtede mål for afdelingen er 1. komfortabel boligstandard 2. lavest mulige energiforbrug set i forhold til investeringen Derfor er det et højtprioriteret mål i perioden at få gennemført følgende arbejder: Udskiftning af tag og i den forbindelse at opnå bedre energieffektivitet Udskiftning af vinduer af hensyn til komfort og maksimal energibesparelse Renovering af altaner af hensyn til boligstandard og sikkerhed Konvertering af værelser til ungdomsboliger af hensyn til boligstandard Afdelingen ønsker at give de bedste muligheder for, at den enkelte beboer kan renovere fx badeværelser over den individuelle råderet. Derfor giver afdelingsmødet beboere mulighed for at låne i afdelingens egne midler til forbedringsarbejder, så som renovering af køkken og bad inden for de økonomiske rammer besluttet af organisationsbestyrelsen. Afdelingsmødet ønsker, at afdelingsbestyrelsen i særlig grad inddrages i arbejdet med konvertering af værelser og renovering af altaner. Samlet set er afdelingens langtidsplan underfinansieret med 3,45 mio. kr. Det kræver, at henlæggelserne øges fra de nuværende 179 kr. pr. m 2 til 242 kr. pr. m 2. Henlæggelserne hæves derfor med 15,75 kr. pr. m 2 i hvert af årene /3

34 NOTAT TIL PKT 1.f Styringsdialog 2013 DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Formand, næstformand, administrationschef og direktør deltog den 9. december i det årlige styringsdialogmøde med det kommunale tilsyn. Styringsrapporten er vedlagt til organisationsbestyrelsens orientering. Generelt kan det bemærkes, at selv om de fleste væsentlige spørgsmål drøftes løbende gennem året, synes styringsdialogen at have fundet en konstruktiv form, hvor de overordnede problemstillinger omkring boligorganisationen kan drøftes. Blandt kommunens væsentligste kommentarer kan fremhæves: Ros til Boligkontoret Århus koncept for forvaltningsrevision: Kommunen bemærkede, at forvaltningsrevision forekommer velintegreret i organisationen. Ros til det store løft i henlæggelsesniveauet dog er stadig meget at nå, før vedligeholdelsesarbejder generelt dækkes af henlæggelser uden låneoptag: Kommunen bemærkede, at BKÅ i perioden har været yderst seriøs i tilgangen til udfordringen omkring henlæggelser Der vil fortsat være fokus på henlæggelsesspørgsmålet i de kommende års dialogmøder. Tab på lejeledighed er lavt og skyldes i alt væsentligt et enkelt erhvervslejemål (i afdeling 29 Kalmargade). Ros til åbenhed om bestyrelsens arbejde: Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra såvel repræsentantskabsmøder som hovedbestyrelsesmøder. Det bemærkedes i øvrigt, at referaterne udmærker sig ved en stor grad af læsevenlighed og derfor giver beboerne reel mulighed for at gøre sig bekendt med de beslutninger, der tages på organisationsniveau. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og fortsætter arbejdet med såvel forvaltningsrevision som fremtidssikringsstrategier og forøgelse af afdelingernes henlæggelser.

35 Mødereferat Aarhus Kommune Teknik og Miljø Styringsdialog 2013, Boligkontoret Århus MTM-POB/Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Mødedato: 9. december 2013 Mødetid: Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligforeningen: Formand Søren Høgsberg Næstformand Henrik Autzen Direktør Morten Homann Økonomichef Carl Danielsen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Claus Michael Krogh Camilla Maria Nielsen Claus Bo Jensen Sagsnr. 13/ Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon Direkte telefon Fax cbj@aarhus.dk På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale

36 1. Baggrund I 2013 er der for tredje år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Pr. 1. januar 2012 er der sket en fusion mellem administrationsorganisationen Boligkontoret Århus, Boligforeningen Vesterbo, Boligforeningen BO83 og Boligforeningen Højbo med det fortsættende navn Boligkontoret Århus, i det følgende benævnt BKÅ. Dialogen har derfor som omdrejningspunkt årsregnskab 2012, der er BKÅ s første regnskabsår. Drøftelserne tog i øvrigt udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporterne, oplysningsskemaerne for afdelingerne, diverse notater, årsregnskaberne, årsberetninger, spørgeskemaer, protokollater, boligforeningens hjemmeside mv. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil der derfor kun være den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet: 2. Økonomi, drift og administration 2.1 Dispostionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Årsregnskab 2012 Dispositionsfond (likvid del) kr pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål Den likvide del af dispositionsfond og arbejdskapital overstiger benchmark i styringsrapporten.

37 Egenkapitalen vurderes at være på et pænt gennemsnitligt Aarhusniveau. Årsregnskabet udviser et overskud på 4,7 mio. kr. Beløbet er tilgået arbejdskapitalen. Resultatet, der i forhold til budget 2012 overrasker positivt, har baggrund i en kompensation fra boligorganisationen Fagbo i forbindelse med dennes udtræden af det tidligere administrationssamarbejde. Arbejdskapitalen er fuld likvid. I regnskabsåret har der været en nettoafgang på dispositionsfonden på 17 mio. kr. Dette har baggrund i direkte kontant tilskud til afdelingerne på 8,9 mio. kr. samt tilskud fra egen trækningsret i Landsbyggefonden på 9,8 mio kr. Det tilstræbes at undgå at komme under minimumskravet til dispostionsfonden. Kravet til likvid dispositionsfond er fra 2013 forhøjet til kr. pr. lejemålsenhed. Kommer BKÅ under dette niveau skal afdelingerne betale bidrag til dispostionsfonden. Derfor er der foretaget omprioritering af en række af de tilsagn, der blev givet op til fusionsbeslutningen om tilskud fra dispositionsfonden. Tilskuddene planlægges i stedet finansieret via egen trækningsret og arbejdskapital. Der arbejdes løbende på scenarier for afgang (tilskud) og tilgang til egenkapitalen. Generelt anses organisationens nuværende konsolidering for passende. Som følge af udamortiseringen af visse afdelingers lån (til anskaffelsessummen) vil der de kommende år være en tilvækst til dispositionsfonden. Allerede nu er der en årlig tilgang til dispostionsfonden pga. udamortiserede lån men der vil de kommende år være en yderligere stigning (netto) på ca. 1 mio. kr. om året. I forbindelse med kommende budgetlægninger vurderes, om der er behov for tilskud fra dispositionsfonden til afdelingerne. Der kan være tale om: Tilskud til vedligholdelsesplan (i vurderingen indgår lejens størrelse, afdelingens beliggenhed mv.) Driftstilskud (kun undtagelsesvis)

38 Revisors likviditetskontrol udviser overskydende likviditet på 20 mio. kr., hvorfor denne ikke har givet anledning til yderligere bemærkninger. Der har været tab ved lejeledighed på 0,6 mio. kr. i regnskabsåret. (kun 0,16 mio. kr. i 2011). Det skyldes primært lejetab på erhvervsudlejning. Boligorganisationen har i årets løb forrentet afdelingernes mellemregninger med 3,9% BKÅ oplyste, at 255 mio. kr. er overladt tre kapitalforvaltere, Danske Bank, Nordea og Sydbank. Det oplystes, at de tre kapitalforvaltere havde mandat til at agere indenfor en varighed (som risikobegreb) fra 1 til 5. BKÅ havde ved udgang af 2012 en bankbeholdning 8,2 mio. kr. 2.2 Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed (styringsrapport) Årsregnskab 2012 Administrationsbidrag kr. pr. lejemål (netto)administrationsudgift kr. pr. lejemål Administrationsbidraget svarer til benchmark i styringsrapporten. 2.3 Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Punktet var et tema i styringsdialog Ved brev af 24. maj 2013 har BKÅ udførligt redegjort for status på henlæggelser. I afdelinger med årlige henlæggelser under Aarhus-gennemsnit var der en del eksempler på, at vedligeholdelsesplanerne ikke var fuldt finansierede af henlæggelser. Det oplystes, at henlæggelserne til vedligeholdelse er hævet med ca. 10% i gennemsnit i både 2013 og Den gennemsnitlige henlæggelse pr. m2 var i 2011, 125 kr. pr. m2. Den gennemsnitlige henlæggelse er i 2014, 156 kr. pr. m2. BKÅ oplyste, at der fortsat er udfordringer i nogle afdelinger og, at afdelingsbestyrelserne søges inddraget mest muligt i det videre arbejde. Kommunen bemærkede, at BKÅ i perioden har været yderst seriøs i tilgangen til udfordringen omkring henlæggelser.

39 2.4 Forvaltningsrevision For de 3 tidligere organisationers vedkommende har forvaltningsrevisionen i en årrække været udsat for kritik fra revisors side. BKÅ har derfor godkendt et nyt koncept for forvaltningsrevisionen. I dette koncept for forvaltningsrevisionen er indarbejdet det nye strategiske grundlag for organisationen. Med udgangspunkt heri er der udarbejdet nye forretningsgange i BKÅ. Der er i 2012 udarbejdet rapport om opfyldelse af en lang række målsætninger for organisationen. Rapporten er behandlet af foreningsbestyrelsen. Kommunen bemærkede, at forvaltningsrevision forekommer velintegreret i organisationen. 2.5 Årsregnskab 2012 Årsregnskabet for Boligkontoret Århus, er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati BKÅ oplyste, at der strategisk er fokus på at udvikle og styrke demokratiet. Dette er ikke en opgave, der kan færdiggøres indenfor et tidsrum men er et punkt, der kontinuerligt må arbejdes med. Generelt set er det målet at øge interessen for beboerdemokratiet. I den forbindelse, er der taget initiativer bl.a. i forhold til information og kommunikation. Der er nedsat 10 udvalg, der udover det rent faglige sigte, har til formål at aktivere flest mulige beboere i beboerdemokratiet. Nogle udvalg er mere aktive end andre. Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra såvel repræsentantskabsmøder som hovedbestyrelsesmøder. Det bemærkedes i øvrigt, at referaterne udmærker sig ved en stor grad af læsevenlighed og derfor giver beboerne reel mulighed for at gøre sig bekendt med de beslutninger, der tages på organisationsniveau.

40 64 afdelingsmøder indenfor 1 måned har givet særlige udfordringer mht. bemandingen fra administrationens side. Men opgaven er løst ved en pragmatisk tilgang således, at bemandingen på det enkelte møde var individuelt tilpasset i forhold til om afdelingsbestyrelsen ønskede tekniske eller økonomiske forhold drøftet. Målet fra foreningsbestyrelsens side er, at afdelingerne bliver helt selvkørende på afdelingsmøderne. Generelt set er beboerdemokratiet ifølge oplysningsskemaerne velfungerende. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at der p.t. er 5 afdelinger uden afdelingsbestyrelser, heraf 4 i Favrskov kommune og 1 ungdomsboligafdeling i Aarhus kommune. Det fremgår endvidere, at 12 afdelinger har et dårligt fungerende beboerdemokrati. 3. Renoveringer 25 afdelinger er omfattet af større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer. 4. Diverse Det fremgår af oplysningsskemaerne for afdelingerne, at vedligeholdelsesstanden er rimelig i langt de fleste afdelinger. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at 6 afdelinger har væsentlige problemer. Afdelingerne er omfattet af igangværende initiativer. 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation I Aarhus Kommune er der over årene etableret forskellige fora for koordinering og samarbejde mellem kommune og boligforeninger. Dette arbejde fortsætter ufortrødent og vil naturligt begrænse behovet for konkrete aftaler med kommune og boligorganisation i styringsdialogmæssig sammenhæng. Der er ikke i styringsdialog 2013 vurderet behov for aftaler. Der vil fortsat være fokus på henlæggelsesspørgsmålet i de kommende års dialogmøder.

41

42 NOTAT TIL PKT 1.g Politik for julehilsen til tillidsvalgte DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen vedtog på sit møde den 2. februar 2012 en politik for gaver til tillidsvalgte og behandlede senest den 10. januar 2013 spørgsmålet og konkluderede, at afdelingsbestyrelsen er valgt af afdelingen, og at det således var afdelingens midler, der under ansvar for afdelingsmødet skulle finansiere evt. julegaver til afdelingsbestyrelsens medlemmer. Ønsker bestyrelsen for at anerkende det frivillige arbejde blandt tillidsvalgte at revidere denne politik, er der mindst to spørgsmål, der kræver beslutning: For det første hvem modtagerne af en evt. julehilsen skal være. Der er i princippet fire grupper tillidsvalgte, man kan skelne imellem eller behandle ens: Repræsentantskabet Udvalgene Kredsdelegerede Organisationens øverste myndighed. Valgt af afdelingerne, men er organisationens ledelse og repræsenterer denne. Nedsat af repræsentantskabet og er således organisationens udvalg. Valgt af og blandt repræsentantskabet og repræsenterer organisationen. Afdelingsbestyrelserne Valgt af afdelingsmøderne og er afdelingernes ledelse og repræsenterer disse. Man kan også drøfte om en person, der varetager flere roller fx som afdelingsbestyrelsesmedlem, repræsentant og medlem af to udvalg skal have en eller flere (i eksemplet fire) julehilsener. For det andet hvilken form for erkendtlighed, organisationsbestyrelsen ønsker at give. Man kan enten til alle eller dele af målgruppen give en mindre julegave, fx en æske chokolade eller en flaske vin, eller man kan give en hilsen i form af et julekort, der udtrykker bestyrelsens anerkendelse. Vælger man at give en julegave, vil det have en økonomisk konsekvens fx vil det med en gave til 200 kr. til 265 udvalgsmedlemmer og afdelingsbestyrelsesmedlemmer (ekskl. gengangere) betyde en udgift på kr.

43 INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes drøfte og træffe beslutning om problemstillingen. 2/2

44 NOTAT TIL PKT 1.h Retningslinjer for forplejning for udvalg m.m. DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Almene boligorganisationer dvs. også administration, organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelser og udvalg er jf. bl.a. driftsbekendtgørelsen omfattet af hensynet til sparsommelighed, hvilket i praksis vil sige, at man følger kravene herom til den offentlige forvaltning. Det betyder bl.a. at revisor skal efterprøve, om der i boligorganisationens virke er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de virksomheder, der er omfattet af regnskabet, jf. 3 i Lov om revisionen af statens regnskaber m.m. Det har også betydning, når organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelser og udvalg under organisation eller afdeling fx foretager restaurationsbesøg i forbindelse med organisationsarbejdet på organisationens eller afdelingernes regning. Østre Landsrets dom af 6. oktober 2009 vedr. Farumsagen giver et fingerpeg om størrelsesordenen: Landsretten tiltræder, at udgangspunktet for, om der foreligger mandatsvig i de tilfælde, hvor der foreligger et legitimt kommunalt formål for afholdelsen af udgifter under denne sag, kan tages i, om en kuvertpris på kr. på gerningstidspunktet overskrides. ( ) De kr. udgør derfor ikke nogen absolut øvre grænse gældende for kommunale arrangementer. Der kan selvsagt også være anledninger, der ikke i sig selv og uden særlig hjemmel kan legitimere en udgift til fortæring på kr. pr. person. Dette kan ikke mindst være tilfældet ved interne møder. Der synes således at være en vejledende, øvre grænse på kr. pr. mødedeltager dog taler dommen for en lavere grænse ved rent interne arrangementer. Afdelingsbestyrelserne er derudover begrænset af det budgetlagte rådighedsbeløb, ligesom udvalgene og organisationsbestyrelsen er begrænset af organisationens budget.

45 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen indskærper, at hensynet til sparsommelighed også gælder bestyrelse og udvalgs m.m. virke fastsætter en absolut øvre grænse på 750 kr. pr. deltager i restaurationsbesøg på organisationens regning opfordrer afdelingerne til at følge en tilsvarende praksis 2/2

46 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

47 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. 6 Bestyrelsesmøder Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor

48 fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. 7 Beslutningsdygtighed 8 Afstemning 9 Direktørens rolle 10 Seminar 11 Forhandlingsprotokollen Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal

49 fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. 12 Inhabilitet 13 Årsregnskab og budget Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. 14 Revisor 15 Revisionspro- Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder.

50 tokol 16 Tavshedspligt Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. 17 Suppleanter Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. 18 Ændringer i forretningsordenen Kap. 4 Ændring af forretningsordnen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. 19 Ikrafttræden Kap. 5 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

51 NOTAT TIL PKT 1.j Orientering fra Ungdomsbolig udvalget DATO 27. november 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER SH på vegne af U-Boligudvalg PROBLEMSTILLING Vi skal bygge: Vi vil ikke kun bygge u-boliger. Der skal også være familieboliger til dem der vil bo i et ungdommeligt miljø eller dem der ikke er færdig med at bo på kollegium. Måske er de blot dropouts af igangværende uddannelse og vil påbegynde en ny ved næste studiestart. Det skal være et kreativt miljø. Unge er pr definition kreative og sociale. De vil være til stede i det offentlige rum med en god energi. Vi skal lave brobygning mellem ung og gammel i et kreativt og uddannende miljø. Den der ikke føler sig gammel nok til at være voksen (hipster??) Vi vil gerne have et open-space-aarhus. Vi vil bruge Trøjborg og Møllevang som spejlinger på byggerier. Old school the modern way. Vi vil endelig bygge hotel-lejligheder, møblerede, som vi kan udleje til uni til deres gæster. Se fx faircompanies.com. Målgruppe: Single phd studerende, studiestart om ex. 2 år, kreative engagerede unge. Køreplan for inddragelse af målgruppen: Konference for ungdomsboliger Tid: 1 februar 2014 Sted: Gyngen, Mejlgade Indhold: Simpel intro til bestyrelsesarbejdet networking Social-work i afdelingen Beboernes rolle i en afdeling Husorden A og B-ordning At flytte i familiebolig efter uddannelse (eller barsel) At skabe mening i at bo hos BKÅ Hvordan plukker vi de studerende? Vi vil invitere u-bolig bestyrelserne og et antal af dem udpegede engagerede unge. Arrangementet laves i samarbejde med kursusudvalget. INDSTILLING Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning

52 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 23. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 7 Vestre Ringgade Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 12 Majdalen og 19 Tamperdalsvej Afdeling 15 Møllevangen Kloakrenoveringen er nu afsluttet. Projekt med kantsten og fliser afsluttet. Nedgravede containere taget i brug. Skraldeskure fjernet og storskraldsgård renoveret og igangsat. Kører nu fælles med det grønne team i Møllevangen. Udskiftningen af Velux-vinduer i tagetagen. Vinduerne er nu skiftet på JBV, HRV og VSV, og vi er nået halvvejs på OBV. Grundet en noget forskellige opbygning af eksisterende skunke, der hvor vi har sat et større flugtvejsvindue i, har arbejdet været mere tidskrævende end forudset, og derfor er tidsplanen desværre skredet. For at sikre, at en åbning i forbindelse med vinduesudskiftningen bliver lukket hurtigst muligt igen, har jeg valgt at håndværkerne skal bruge mere tid på hver enkelt lejlighed, så der bliver tage størst mulig hensyn til beboerne. Håndværkerne kommer i år til at mangle en lejlighed på OBV og lejlighederne på PFV. Arbejdet genoptages d. 02/ og forventes afsluttet d. 10/ Afdeling 20 Norgesparken Afdeling 22 Illerupvej Renovering af opgange, overdækninger og udskiftning af nye entredøre er nu færdigt. De nye vaskemaskiner inkl. betalingssystem er færdigt. Renovering af opgange, overdækninger og udskiftning af nye entredøre er nu færdigt. Der er påbegyndt forundersøgelser vedr. varmerørenes tilstand, i forbindelse med den kommende renovering af radiator og vinduer.

53 Afdeling 24 Kirkedammen Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 28 Lindholmparken Afdeling 29 Kalmargade Der har været dialog med Aarhus Kommune om omdannelse af værelser til ungdomsboliger i stil med tilsvarende projekt i AlmenBos naboafdeling. Det vil dog formodentlig fordre i det mindste et projekt også omfattende nybyggeri, og selv i det tilfælde er kommunens medvirken tvivlsomt. Sagen drøftes videre i samarbejde med AlmenBo. Afdelingen har opnået tilskud på op til kr. fra Realdania til projekt med ombygning af varmehal Renovering af facader på sidebygninger er afsluttet. Der er indgået aftale med Datea A/S om formidling af udlejning af det resterende erhvervslokale i afdelingen, jf. orienteringen på bestyrelsens møde den 26. september Det oprindelige erhvervslejemål er nu reduceret ikke alene med beboercafeen Kafé Kalmar og faciliteter for ejendomsfunktionærerne, men også med den del af lejemålet, som den boligsociale helhedsplan i Vandtårnsområdet lejer til kontorfaciliteter m.m. Der er berammet retsmøde den 20. januar i søgsmål af Aarhus Kommune vedr. betaling af lån og flytteopgørelse ved kommunens fraflytning af Højvangcentret. Formand Tove Lachmi har trukket sig fra afdelingsbestyrelsen. Lise Ryde er ny konstitueret formand. Forløbet vedr. samarbejde omkring den hidtidige boligsociale helhedsplan er afrundet med et møde med deltagelse af afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, direktør samt konsulent fra BL den 11. december. Se særskilt notat herom. Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 32 Hinnerup Afdeling 34/39 Hårupparken Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 41 Virupvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Partiel vinduesudskiftning under vejs. Samtidig laves der forsøgsparti på altan. Der er endnu ikke fastsat en mødedato med de andre inspektører til fordeling af fællesområderne under Renovac Første gård færdig med ny beklædning. Fibernet fra Waoo næsten færdiggjort Projekt vaskeri under afslutning. Formand Mikkel Weidanz er fraflyttet, og Kristine Simonsen er ny konstitueret formand. Projekt fællesrum næsten afsluttet Opstart projektering af nye vandrør pga. for højt kobberindhold i vandet 2/4

54 Afdeling 45 Torpevænget og Kappelvænget Afdeling 49 Fredensgade Afdeling 51 Fredericiagade Afdeling 54 Norsgade Der skal opsættes video overvågning op på punkthuse i Torpevænget. samtidig arbejdes der med at lave en beplantning omkring facaderne, således vi undgår flere indbrud. Lejerne er utrygge og nervøse. Enkelte er rejst pga samme. Ventilationsrensning er foretaget Ventilationsrensning er foretaget. 1.februar skal lejerne selv sørge for internet (besluttet på afdelingsmødet.) COWI og P+P Arkitekter kommer med oplæg til aftale om totalrådgivning ultimo december Der arbejdes med at renovere/nedrive/genopføre de 19 stk. ungdomsboliger, og rådgiverne har fremlagt en ny revideret tidsplan, som skal drøftes på møde primo januar Med forbehold for myndigheders godkendelse og mødet primo januar 2014, kan renoveringen igangsættes omkring den 1. oktober 2014 med en forventet afslutning 1. oktober Afdeling 60 Paludan-Müllers Vej Afdeling 61 Chokoladen Fælles opkobling på Bolignet Aarhus og 3 ekstra overvågningskameraer besluttet på ekstraordinært afdelingsmøde den 14. november Bevaringsudvalget under Byplanafdelingen har på møde den 4. december godkendt skitseforslag nr. 2, som er udarbejdet af Regnbuen Arkitekter. Forslaget indeholder 27 stk. ungdomsboliger placeret på tagetagen. Den 25. februar 2013 fremsendte Niras anmodning om udarbejdelse af ny lokalplan for Chokoladen til Byplanafdelingen. Desværre viste det sig, at Byplanafdelingen ikke igangsatte sagsbehandling før medio september 2013! Vi har udtrykt vores utilfredshed med den langsommelige og uheldige overfor Byplanafdelingen, og har bedt dem om en ny revideret tidsplan, og herunder deres medvirken til muligheden for at optimere tidsplanen. Denne forventes tilbagemeldt og udleveret ultimo december Det bedste gæt i forhold til, hvornår der kan forventes en Byrådsgodkendt lokalplan, vil være omkring 1. januar Afdeling 81 Finlandsgade Afdeling 90 Aarhus Universitet har opsagt lejemålet. Det er i samråd med Landsbyggefonden vurderet, at det ikke vil være muligt at sælge ejendommen. Der er indgået aftale med Datea A/S om formidling af udlejning, jf. orienteringen på bestyrelsesmødet den 26. september Afventer svar fra Bent Sørensen på tilskud til renovering af kloak. 3/4

55 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

56 NOTAT TIL PKT 2.b Reklameskilte på boligorganisationens bygninger DATO 19. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Med mellemrum retter forskellige annoncører henvendelse om muligheden for mod betaling at opsætte reklameskilte på Boligkontoret Århus bygninger. Senest har en operatør forespurgt om muligheden for at opsætte LED-reklameskilte på 6-9 m 2 på to afdelingers gavle mod et vederlag på kr. pr. år til hver afdeling. Boligkontoret Århus har ikke tidligere truffet beslutning om dette spørgsmål, men Boligforeningen Højbo havde i sin tid en politik, der ikke tillod reklameskilte. Alle organisationer tillod imidlertid store reklameskilte for AARHUSbolig i forbindelse med opstarten heraf i En række afdelinger har allerede lignende aftaler, hvor afdelingen modtager et fast vederlag for at give mulighed for opsætning af mobilmaster. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes træffe beslutning om, hvorvidt der tillades reklameskilte på organisationens bygninger eller ej. Vælger bestyrelsen at tillade dette, indstilles det, at proceduren herefter er at spørge afdelingsbestyrelsen og evt. afdelingsmødet i de pågældende afdelinger.

57 2. kvartal 2013 Status på boligområder udfordringer/behov Monitorering af Aarhus Kommunes udsatte boligområde (BoSocData) Ledelses- og informationsrapport med aktuelle boligsociale statistikker for boligområder kategoriseret som særligt udsatte boligområder

58 INDHOLD Kategorisering for 2013 (Datagrundlag 2012, 2011 og 2010)... 3 Boligområdeprofiler pr. 2. kvartal Demografi 2. kvartal Udvikling på boligsociale (Kategorisering-) indikatorer

59 Røde indikatorer Gule indikatorer Kategoriseri ng KATEGORISERING FOR 2013 (DATAGRUNDLAG 2012, 2011 OG 2010) Boligområde Antal borger e Udsatte børn Børns trivsel Arbejdsmarkedstilknytning Voksensundhed Ungdomskriminalitet Lavindkomstsfamillier Ungdomsuddannelse Tryghed Bispehaven % 30% 5% 9% 44% 8% 20% 27% Gellerupparken/Toveshøj % 33% 7% 8% 52% 9% 32% 15% Langkærparken % 30% 4% 12% 32% 7% 24% 9% Skovgårdsparken % 25% 6% 5% 39% 9% 27% 8% Vejlby Vest % 28% 5% 11% 33% 8% 17% 4% Viby Syd % 25% 4% 8% 31% 7% 25% 5% Trigeparken I+II % 30% 4% 6% 33% 7% 51% 8% Frydenlund % 29% 4% 9% 42% 7% 10% 4% Vandtårnsområdet % 27% 3% 13% 38% 7% 16% 5% Charlottehøj % 24% 3% 9% 35% 8% 22% Langenæs/Kirkedammen % 24% 2% 12% 34% 6% 24% Veriparken % 30% 4% 9% 33% 7% 24% 5% Vistoftparken/Ranunkelvej/Højagerparken % 26% 3% 9% 32% 8% 36% Elstedhøj, Lystrup % 33% 1% 11% 35% 7% 44% 2% Herredsvang % 24% 3% 6% 32% 9% 21% 2% Holmstrup % 34% 3% 9% 45% 8% 26% Klostervangen % 34% 4% 12% 24% 7% 14% Kridthøj % 24% 5% 9% 27% 5% 15% Rundhøj % 25% 4% 16% 41% 6% 9% 2% Tranbjergparken % 37% 2% 13% 38% 8% 22% Vestergårdsparken % 30% 2% 14% 43% 7% 23% Viborggården % 25% 2% 9% 35% 8% 12% Åbyhøjgård % 28% 3% 3% 41% 7% 23% 15% Skådeparken m.v % 25% 2% 12% 30% 9% 17% Byagerparken/Egelundsparken % 24% 2% 12% 31% 8% 32% 1% Frederiksbjerg-Bo % 23% 4% 9% 32% 7% 6% Håndværkerparken m.v % 28% 3% 17% 23% 8% 27% Rytterparken % 25% 7% 9% 35% 7% 8% Saralystparken % 25% 2% 12% 24% 9% 19% Skovhøj/Hasselengen/Hasselhøj % 24% 2% 13% 25% 8% 25% Tousparken/Henrik Hertz Vej/Anker Jensens Vej % 23% 3% 10% 42% 8% 23% Vejlby Vænge og Vejlby Toften m.fl % 23% 3% 14% 30% 7% 17% Græsvangen/Søhøjen % 22% 2% 13% 30% 7% 13% Møllevangen % 21% 5% 14% 32% 8% 8% 3% Neptunvej % 20% 4% 9% 33% 6% 14% Præstevangen % 22% 2% 11% 39% 5% 18% 1% Søvangen % 22% 3% 10% 23% 8% 17% Riisvangen/Bygvangen % 20% 3% 7% 14% 6% 44% *Værdien for indikatoren Tryghed er for Aarhus i alt en summeret beregning af udvalgte udsatte boligområde i Aarhus Kommune **Boligområder med mindst 500 beboere er kategoriseret: Boligområder med særlige udfordringer/behov (25-20p), Boligområder med udfordringer/behov (19-15p), Risikoområder (14-11p) og Øvrige boligområder ( 10p) ***Skraverede celler angiver, at den nominelle værdi for den pågældende indikator er under det nominelle mindstekrav for at indgå i kategoriseringsgrundlaget.

60 NOTAT TIL PKT 2.d Opfølgning på samarbejdsforløb med bestyrelsen i afdeling 29 Kalmargade DATO 23. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Henrik Autzen/Johnny Eriksen PROBLEMSTILLING Der har været afholdt nogle møder med afdelingsbestyrelse og en konsulent fra BL. På disse møder er problemstillingen og oplevelserne omkring helhedsplanen i Kalmargade blevet diskuteret, og efterfølgende er vi er kommet frem til følgene overskrifter. 1. Generelt høres en mangel på Kommunikation og Information imellem Parterne. 2. Problem stilling: Skiftende ledelse igennem hele den Bolig sociale helhedsplan periode. Højbo Adm.- org bestyrelse i Højbo- Afd. Bestyrelse i Højbo. Ca. Midtvejs `fødes så BKÅ, med ny Adm. samt ny Org. Bestyrelse ny direktør og Afdelings Bestyrelse i Kalmargade. 3. Mangelende Forventningsafstemning- her er det vigtigt at tydeliggøre alle arbejdsopgaver og kompetence -samt ansvarsområder for alle parter. Herunder arbejdsgiver rollen. 4. Der har været mangel på Kommunikation og Information imellem Parterne. Her tror vi det er vigtigt vi som BKÅ. org. best. er meget opmærksomme, vi skal på et meget tidligt tidspunkt i opstarter af lignende projekter forsøge at skabe fælles platforme, omkring forventninger og mål samt bl.a. holde fælles info/intro seminar, etc. Et højt informationsniveau rydder mange misforståelser af vejen, tydelig kommunikations mellem alle aktøren er vigtig, Bl.a. ved nye afdelingsbestyrelses medlemmer eller andet nyt personale. Ovenstående er en del af læren af de fejl og misforståelser der førte til et dårligt klima/ samarbejde omkring den boligsociale helhedsplan i Kalmargade. Fejl og misforståelser er sket og kan forsat ske, det skal vi lære af, og vi skal bruge erfaringerne fremadrettet.- og huske- AT VI I BOLIGSOCIALE HELDSPLANER ER GÆSTER I BEBOERENS HJEM/ OMRÅDE. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager opsamlingen til efterretning.

61 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 23. december 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Samarbejde A. Rammeudbud af ingeniørrådgivning er grundet sygdom hos BL udsat til 1. kvartal De eksisterende aftaler vil kunne løbe indtil da. B. Der er nu indgået aftaler med alle netselskaber i Boligkontoret Århus område undtagen NRGi om, at vi indhenter fuldmagt til at undgå at der bliver lukket for strømmen ved nyindflytninger, hvor indflytter ikke får tilmeldt sig en elleverandør efter reglerne om det frie elvalg. Det giver en væsentlig besparelse og lettelse, idet en del beboere fortsat ikke får tilmeldt elleverandør. NRGi har også i denne sammenhæng vist sig som den vanskeligste samarbejdspartner, men det er stadig administrationens forhåbning, at det kan lade sig gøre at indgå en tilsvarende aftale i begyndelsen af Det er fortsat beboerens ansvar, jf. elforsyningsloven, både at til- og framelde elleverance. C. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har givet afslag på projektet om benchmark af håndværkerudgifter i afdelingerne. Det vurderes primo 2014 i hvilken form projektet evt. alternativt kan gennemføres. Personale D. Virksomhedsnævnet har justeret forretningsgangen vedr. afskedigelser, således at Boligkontoret Århus altid tilbyder genplaceringsforløb, når en medarbejder opsiges. Det skal i den forbindelse nævnes, at fire boligsociale medarbejdere Ann-Dorthe Andersen, Per Wied Andersen, Anne Jørgensen og Søren Høgsberg er fratrådt ved deres kontraktudløb pr. 31. december 2013, da de ikke opnåede ansættelse i de nye boligsociale helhedsplaner. Selv om der ikke er opsagt, har alle fået tilbudt genplaceringsrådgivning. E. Den lovpligtige APV for ejendomsfunktionærer gennemføres primo 2014.

62 F. 70 medarbejdere deltog i den vellykkede årlige julefrokost den 29. november på Bowl n Fun i Viby. G. Administrationens medarbejdere deltog i november i Aarhus Kommunes transportvaneundersøgelse, som skal danne grundlag for fremtidige trafikbeslutninger i Skejbyområdet. I den forbindelse stod det klart, at flere gerne vil benytte cykel til, fra og under arbejdet. Virksomhedsnævnet har iværksat et arbejde med at afdække muligheder for at understøtte dette valg. H. Alle ledere i Boligkontoret Århus mødes til seminar den 23. januar med temaet samarbejde, kommunikation og videndeling. I. Boligkontoret Århus var sammen med AAB og Ejendoms- og servicefunktionærernes Landssammenslutning blandt de tre nominerede finalister til Arbejdsmiljøprisen 2013 for projektet Sikkerhed og tryghed. Selv om det den 26. november ikke blev til en førsteplads, er stoltheden over projektet og resultaterne stor. Projektet bliver nu brugt til at skabe trivsel i boligorganisationer overalt i landet. 2/13

63 3/13

64 4/13

65 Kundeundersøgelser J. Der foretages fortsat løbende undersøgelse blandt ind- og fraflyttere. Konceptet justeres, så beboerne nu kan tilkendegive, at de er indstillet på at uddybe besvarelsen, ligesom det fremover vil være muligt at identificere, hvilken afdeling, besvarelsen omhandler. Svarene er i tråd med tidligere besvarelser: 5/13