Arbejdsmøde 6. Udviklingsgruppen. Vejen, den 7. oktober 2014

Transkript

1 Arbejdsmøde 6 Udviklingsgruppen Vejen, den 7. oktober 2014

2 Dagsorden 1. Velkomst (HSJ) 2. Præsentation af oplæg til regnskabskrav (LSP) 3. Status på IT platform (HSJ) 4. Indholdsfortegnelse til hallernes strategiplan forslag (LSP) 5. Konkretisering af samarbejdsflader (fra sidste møde), herunder udarbejdelse af handlingsplan. (LSP) 6. Evaluering af forløbet (LSP) Side: 2

4 Tidsplan for udviklingsgruppens arbejde Møde Mål Dato Møde 1 Formål og tidsplan Marts Møde 2 Konkretisering April Møde 3 Møde 4 Møde 5 Input fra arbejdet med minimumskravene Fokus på delkonklusioner og anbefalinger til hallerne Fokus på involvering af de enkelte hallers ledelser Maj Juni September Møde 6 Handlingsplaner Oktober Side: 4

5 Vores vision Vi vil give det størst mulige antal borgere mest mulig bevægelse for pengene Med en god vision er der mulighed for at skabe forandringer Side: 5

6 Formål Projektets formål er at gennemføre en forandringsproces for hallerne i Vejen Kommune med udgangspunkt i den vision, der er blevet formuleret i samarbejde med udvalget for sundhed, kultur og fritid: Vi vil give det størst mulige antal borgere mest mulig bevægelse for pengene Med det udgangspunkt vil der blive formuleret en række overordnede mål i samarbejde med aktørerne. Som en integreret del af processen vil de enkelte haller få mulighed for at udarbejde en handlingsplan med fokus på minimumskravene. Side: 6

8 Oplæg til regnskabskrav side 1 af 5 Retningslinjer for hallernes regnskabsaflæggelse Formålet med retningslinjerne er at skabe en ensartet regnskabsaflæggelse med henblik på størst mulig gennemsigtighed i anvendelsen af ressourcerne på området. Retningslinjerne vil desuden gøre det muligt at sammenligne hallernes regnskaber. Udkast til retningslinjer for aflæggelse af regnskab gældende fra 1. januar Aflæggelse af regnskab skal fremover følge årsregnskabslovens klasse B, hvor der stilles følgende krav med reference til Årsregnskabslovens og Årsregnskabslovens 22-77: 1. Krav til resultatopgørelsen: efter virksomhedens art og aktiviteternes omfang 2. Krav til indregning og måling: aktiver og forpligtelser indregnes konsekvent og systematisk 3. Krav til oplysninger bl.a.: bevægelser på egenkapitalen, eventualforpligtelser, pantsætninger etc. Indholdet af årsregnskabet Ledelsespåtegning Balance Resultatopgørelse Noter og anvendt regnskabspraksis Ledelsesberetning (eventuel/ej revision) Revisorerklæring (eventuel) Side: 8

9 Oplæg til regnskabskrav side 2 af 5 Krav opstilling iht. 23. Balance og resultatopgørelse opstilles i overensstemmelse I standardskemaer: skema 1 og skema 4. I forbindelse med omsætningen anvendes følgende inddeling: Sport. Skole og foreninger kun tilskudsberettigede aktiviteter betalt af kommunen Sport. Skole og foreninger kun tilskudsberettigede aktiviteter betalt af bruger Kommercielle aktiviteter udlejning af hal, inventar mv og salg af reklamer (se bilag) Billetsalg. Fitness, svømmehal, kultur m.v. Café Mad og bespisning Overnatning Udgifter Vareforbrug, bygninger, reparation, energi, fællesomkostninger, ejendomsomkostninger, løn og gager. Afskrivninger, finansielle indtægter (se kontoplan) Afskrivninger Der foretages lineære afskrivninger baseret på følgende vurdering af aktivernes forventede brugstider og restværdi: Andre anlæg, driftsmateriel og inventar 4-7 år Indretning lejede lokaler 10 år Småanskaffelser under DKK indregnes som omkostninger i resultatopgørelsen i anskaffelsesåret. Bygninger afskrives EKSEMPELVIS med 2% årligt 50 års levetid. Side: 9

10 Oplæg til regnskabskrav side 3 af 5 Definition af idrætslige og kommercielle aktiviteter Støtteberettigede aktiviteter (idrætslige): Udleje til foreninger omfattet af Folkeoplysningsloven Udleje af idrætshaller m.v. til idrætslige aktiviteter til institutioner, privatskoler, børnehaver o.l Selvorganiseret aktivitet med idrætsindhold, bl.a. individuelt bookede aktiviteter Gymnastikopvisninger med entre Håndboldkampe (amatører) uanset om der opkræves entre Udleje af mødelokaler til idrætslige kurser kurser i foreningsregi Udlån af mødelokaler til bestyrelsesmøde Udleje af lokaler til mindre foredrag for lokalebefolkningen i foreningsregi Velværeaftener i svømmehaller Overnatning i forbindelse med kurser og stævner Udleje af mødelokaler til yoga Udleje til dans i foreningsregi Side: 10

11 Oplæg til regnskabskrav side 4 af 5 Ikke-støtteberettigede aktiviteter (kommercielle): Baller uanset hvem der står som arrangør og hvor mange gange om året det foregår Banko uanset hvem der står som arrangør og hvor mange gange om året det foregår Julefrokost uanset hvem der står som arrangør Høstfester, sommerfester o.l. uanset hvem der står som arrangør Solarium med indtægter Idrætslige aktiviteter (hvor professionelle optræder), hvor centret står som arrangør og der tages entre Udleje af mødelokaler til vægtvogterne o.l. Udleje af mødelokaler og haller til møder, kurser og andre arrangementer for firmaer, private o.l. Udleje af lokaler til politiske møder Udleje af lokaler til større foredrag, hvor formålet er en økonomisk gevinst for arrangøren Udleje af lokaler til private fester både i mødelokaler og haller Udleje af lokaler og haller til kunstudstillinger Udleje af service, borde, stole m.v. Overskud ved sportsuger m.v. Udleje af lokaler til privat danseskole Side: 11

12 Oplæg til regnskabskrav side 5 af 5 Tidsplan Politisk godkendelse i oktober og november Retningslinjerne har virkning fra 1. Januar 2015 og bliver gældende for alle haller, der modtager tilskud fra Vejen kommune. Hallerne bliver inviteret til et informationsmøde, hvor retningslinjerne vil blive gennemgået. Der tages forbehold for retningslinjerne, der vil blive kvalificeret i samarbejde med kommunens revisor. Side: 12

14 Input fra de enkelte hallers ledelser Spm 12: Planlægger I at udarbejde en fremtidsplan / strategiplan for jeres hal? Ja Side: 14

15 Hallernes strategiplan - indholdsfortegnelse 1. Beskriv kort hallens historie? 2. Hvilke faciliteter råder hallen over? (jf facilitetsoversigten) 3. Hvem bruger hallen? Nævn målgrupperne (jf målgruppelisten) 4. Delkonklusion - SWOT (interne styrker / svagheder, eksterne muligheder / trusler) 5. Hvorfor er visionen vigtig for jer? (se visionen) 6. Overordnede målsætninger de kommende 3 år? Hvilke intitiativer vil I sætte igang for at skabe mere aktivitet? (jf besvarelse fra bestyrelserne) 7. Beskriv de bygningsmæssige planer 8. Beskriv / tegn organisationen 9. Handlingsplaner (se eksempler de følgende 3 side) Side: 15

16 Hallernes strategiplan - handlingsplanen Plan for informativ hjemmeside. Hallen skal have en cms-baseret hjemmesideløsning der opfylder følgende krav: Kontaktinformationer, kørevejledning information om bestyrelse, personale m.v. Åbningstider, aktivitetsoversigt m.v. Fotografisk materiale der visuelt beskriver hallen Opdateret prisliste Detailbeskrivelse af facilliteterne Menukort m.v. til cafe. Booking-modul Plan for etablering af online-booking Hallen skal anvende lokalebooking, og bookingsystemet skal være tilgængeligt online. Infoskærme Hallen skal have mindst en informationsskærm, der aktuelt viser aktiviteter i hallen. Skærmen kan supplerende anvendes til reklamer, tv-visning m.v. Hallen skal have gratis tilgængeligt trådløst netværk i alle publikumsarealer. Det anbefales at der er en tilgængelig internetopkoblet brugerpc (evt. touchskærm) Side: 16

17 Hallernes strategiplan - handlingsplanen Plan for uddannelse Alle hallens faste medarbejdere skal have gennemført uddannelsesforløb i regi af DGI/Halinspektørforeningen eller tilsvarende niveau. Hallen afsætter budgetmidler til uddannelse af medarbejderne i fagrelevante kursusforløb. Plan for deltagelse i netværksmøder Hallen forpligter sig til at, minimum lederen, deltager i tværkommunalt netværkssamarbejde i Vejen Kommune Plan for bestyrelse Hallens bestyrelse arbejder efter godkendt forretningsorden iht. beskrivelse i vedtægterne. Desuden afholdes et årligt dialogmøde mellem kommunen og hallens bestyrelse. I mødet drøftes hallens driftsplaner / udviklingsplaner m.v. Side: 17

18 Hallernes strategiplan - handlingsplanen Eksempler på yderligere indhold i handlingsplanen Plan for Cafe-drift Plan for alkohol politik Plan for tobak og rygepolitik Plan for anvendelse / afvikling af solcenter Retningslinjer for præstationsfremmende midler Plan for formidling af ovenstående Side: 18

20 Input fra de enkelte hallers ledelser 6 besvarelser 2 mangler Gode input / datakvalitet Side: 20

21 Input fra de enkelte hallers ledelser Spm 6: Ønsker I at samarbejde med en eller flere haller inden for følgende områder? Ja 7,0 6,0 5,0 Måske 4,0 3,0 2,0 3,2 3,7 5,5 6,3 4,3 4,7 5,3 4,0 Nej 1,0 Fokus på fælles markedsføring, udvikling af nye aktiviteter, indkøb og uddannelse (se næste side) Side: 21

22 Mulige samarbejdsområder (med eksempler) Markedsføring (eksempler) Åben hal arrangement Fælles kampagner Fælles hjemmeside Vejentil Facebook Fritidsportalen (som omdrejningspunkt for markedsføring) Indkøb Hallerne kan bruge kommunens aftale Udvikling af nye aktiviteter og uddannelse Uddannelse i udvikling af nye aktiviteter (åben hal, flexible anvendelser mv.) Uddannelse i udviklingsprocesser Kobling til eventuel udviklingsmedarbejder Organisatorisk forankring hos udviklingsmedarbejderen Behov for sparring imellem hallerne og udviklingsmedarbejderne Det anbefales at udviklingsmedarbejderen placeres i et fagligt miljø (eksempelvis VIC) Side: 22

24 Tidsplan for udviklingsgruppens arbejde Møde Mål Dato Møde 1 Formål og tidsplan Marts Møde 2 Konkretisering April Møde 3 Møde 4 Møde 5 Input fra arbejdet med minimumskravene Fokus på delkonklusioner og anbefalinger til hallerne Fokus på involvering af de enkelte hallers ledelser Maj Juni September Møde 6 Handlingsplaner Oktober Side: 24

25 Evaluering af forløbet Hvad var godt? Hvad var mindre godt? Hvad var skidt? Side: 25