DECEMBER 2014 LEJRE KOMMUNE UDBUD AF KØRSEL UDKAST

Transkript

1 DECEMBER 2014 LEJRE KOMMUNE UDBUD AF KØRSEL UDKAST

2

3 ADRESSE COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby TLF FAX WWW cowi.dk DECEMBER 2014 LEJRE KOMMUNE UDBUD AF KØRSEL UDKAST Tidsplan: 20. marts 2015 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 10. april 2015 Senest tilmelding til spørgemøde 14. april 2015 kl Spørgemøde 22. april 2015 Frist for afgivelse af spørgsmål 27. april 2015 Offentliggørelse af spørgsmål og svar 4. maj 2015 kl. 11 Frist for afgivelse af tilbud 6. maj 2015 Meddelelse om tildeling af kontrakt maj 2015 Stand still-periode 21. maj 2015 Underskrivning af kontrakt 3. august 2015 Kørselsstart PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. 1 VERSION 0.1 UDGIVELSESDATO 22. december 2014 UDARBEJDET CANG KONTROLLERET GODKENDT

4

5 UDBUD AF KØRSEL 5 INDHOLD 1 Udbudsbetingelser Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet Den udbudte kørsel Henvendelser Kontraktløbetid Krav til køretøjer Forsikringer Betingelser for deltagelse Tilbuddets form Tildelingskriterium Tidsfrister og tidsplan Spørgsmål Offentliggørelse Kontraktindgåelse 17 2 Kontrakt om befordring af [angivelse af kørselstyper og steder] 1718 Kapitel 1 - Generelt 18 Kapitel 2 - Ydelser efter kontrakten 19 Kapitel 3 - Entreprenørens forhold 20 Kapitel 4 - Køreplanlægning 24 Kapitel 5 - Krav til køretøjer og udstyr 25 Kapitel 6 - Kørslen 26 Kapitel 7 - Betalingsmodellen 29 Kapitel 8 - Misligholdelse og bod 32 Kapitel 9 - Ikrafttræden, varighed og ophør 32 Kapitel 10 - Tvister 3433

6

7 UDBUD AF KØRSEL 7 1 Udbudsbetingelser Lejre Kommune udbyder en række kommunale kørsler inden for børne-, unge- og ældreområdet. Udbuddet foretages som offentligt udbud i henhold til EU's Udbudsdirektiv 2004/18/EF. Til udbuddet hører følgende dokumenter: Udbudsdokument dækkende den lukkede kørsel med kommunens specialklasseelever til undervisning og SFO samt den lukkede kørsel til aktivitets- og genoptræningscentre Dokument med adresselister og rutebeskrivelser for den nuværende kørsel med elever. Dette dokument (Bilag A) skal rekvireres særskilt ved henvendelse til Lejre Kommune, jf. afsnit 1.3. Indholdet af udbudsmaterialet skal behandles fortroligt. 1.1 Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet Det samlede grundlag for afgivelse af tilbud på kørslen består af: Udbudsbetingelser (kap. 1) med Bilag A Kontrakt om befordring (kap. 2) med Bilagene B1-B5 Tilbudshæfte (Bilag C). Udbudsbetingelserne, som beskrives i dette kapitel, anvendes alene i forbindelse med tilbudsgivningen og evaluering af tilbud forud for indgåelse af kontrakt. De indeholder primært vejledninger og krav til tilbudsgiveren for afgivelse af tilbud. Kontrakten om befordring i Kapitel 2 fastlægger de krav, der vil være gældende for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem Lejre Kommune og Entreprenøren reguleres. 1.2 Den udbudte kørsel Lejre Kommune udbyder hermed følgende befordringsopgaver:

8 8 UDBUD AF KØRSEL Institutioner Kørselstype Dagtype Antal køretøjer Type Kapacitet Samlet antal timer og minutter pr. år Bøgebakken Hvalsø Ældrecenter Grønnehave Aktivitet og genoptræning Hverdage 5.979:00 Osted Skole Firkløverskolen Bramsnæsvigskolen Hvalsø Skole Osted Skole Firkløverskolen Bramsnæsvigskolen Hvalsø Skole Specialklasseelever med særlige behov, undervisning og SFO Specialklasseelever med særlige behov, undervisning og SFO Mindst 16 Skoledage 12 5 sid.pl./ :49 kørest. Ikke-skoledage 253:17 Samlet (timer og minutter) 9.739:06 Omfanget af befordringsopgaverne efter dette udbud kan i kontraktperioden ændre sig, hvis forudsætningerne ændrer sig, f.eks. ved ændringer i antallet af brugere, der skal transporteres, ændret visitationspraksis, demografiske ændringer, ændringer i lovgivningen, nedlukning af skoler eller daghjem eller lignende. Der henvises til 23 i kontrakten (Kapitel 2). Det forudsættes, at Entreprenøren er fleksibel og aktivt deltager i at tilrettelægge kørslen, så den er så effektiv som mulig Kørsel med elever Den samlede kørsel omfatter en række elever til/fra forskellige institutioner (skole og SFO) internt i Lejre Kommune og uden for kommunen. Der er fortrinsvist tale om fast rutekørsel efter køreplaner, der som udgangspunkt følger skoleåret. Kørslen foregår primært mellem elevernes hjemadresse og de respektive skoler. Kørslen kan også omfatte ad hoc/individuel befordring, se neden for: Kørslen omfatter befordring af: Elever til specialklasseundervisning på Osted Skole (I-klasserne) Elever til specialklasseundervisning på Firkløverskolen i Kirke Hyllinge Elever til specialklasseundervisning på Bramsnæsvigskolen (læseklasse) Elever, der modtager særlig sprogundervisning på Hvalsø Skole Ad hoc/individuel kørsel, f.eks. med midlertidigt syge elever, elever i praktikophold, elever til rideterapi og elever til/fra en række institutioner i nabokommuner. I det følgende uddybes kørslen.

9 UDBUD AF KØRSEL 9 Specialklasseelever Kørsel med specialklasseelever er kørsel med elever/børn, der af forskellige grunde ikke kan benytte almindelig kollektiv trafik eller almindelige skolebusruter til transport. Nogle af eleverne er enten fysisk eller psykisk handicappede eller har forskellige adfærdsmæssige vanskeligheder og har måske forskellige hjælpemidler, der skal medtages under transporten. Andre er helt selvhjulpne. Eleverne er forskelligt begavede, og opfatter og bearbejder oftest indtryk fra omverdenen anderledes end andre mennesker. De kan miste situationsfornemmelse og kan have svært ved at kontrollere sig selv. Det anbefales derfor generelt, at chaufføren optræder stille og roligt og afholder sig fra at opdrage eller rette på eleverne. Elever til sprogundervisning En række elever hentes enten hjemme eller på deres skole og bliver befordret til og fra Hvalsø Skole for at modtage sprogundervisning i nogle timer 1-3 gange om ugen. I indeværende skoleår omfatter det i alt 16 elever, som til dagligt går på fem forskellige skoler. Efter undervisningen køres eleverne retur til deres respektive skoler. Eleverne køres så vidt muligt i samme køretøj. De fleste af eleverne er forholdsvis små og skal benytte selepude. Eleverne og deres forældre kan enten ingen eller kun begrænset dansk, så chaufførerne skal være meget fleksible og forstående i deres optræden over for disse børn og deres forældre. Entreprenøren informeres generelt om kørslen via Hvalsø Skole. Ad hoc/individuelle kørsler Ad hoc/individuelle kørsler udføres efter aftale med Lejre Kommune primært i det omfang, der er ledige køretøjer i dagtimerne på skoledage og ikke-skoledage, som kan anvendes til formålet. I særlige tilfælde kan der være behov for ad hoc kørsel med et køretøj, der ikke allerede er omfattet af kontrakten. Det kan være elever, der har brækket et ben eller på anden måde ikke selv kan transportere sig i skole i en periode. I øjeblikket køres to elever til Katedralskolen og Teknisk Skole, begge beliggende i Roskilde. Det omfatter også børn, der skal befordres til/fra aflastningsadresser. I øjeblikket er der to elever, der to-tre gange om ugen køres til aflastningsadresser i Sorø og Ringsted. Elever, der skal i aflastning, vil som hovedregel blive hentet på deres skole og afleveret dér igen næste dag. Af og til sker aflastningen hen over en weekend, hvor eleven så skal tilbage til hjemadressen om søndagen. Kørslen omfatter også befordring til/fra erhvervsklassen i Kr. Hyllinge, dagskoler i nabokommunerne (det kan være elever med forskellige psykiske handicaps, som så går på en anden skole), og børn der skal i rideterapi. P.t. befordres ni elever til otte forskellige skoler i Ringsted, Køge, Tune, Tølløse, Gevninge og Kr. Hyllinge.

10 10 UDBUD AF KØRSEL Rideterapien foregår for tiden på Ejby Havnevej i Ejby og Jonstrupgården i Osted. Det kan også være elever, hvor skolevejen overskrider afstandskriterierne for befordring, eller hvor skolebussen ikke kan komme frem, der hvor de bor. Kørslens udførelse Chaufførerne skal generelt være opmærksomme på, at eleverne kan være meget forskellige, og at eleverne skal behandles med respekt for deres eventuelle handicaps. Opstår der problemer i forhold til elevernes adfærd i forbindelse med transporten, er det meget vigtigt, at chaufføren og Entreprenøren søger råd og vejledning hos den pågældende institutions personale. Aflevering af elever skal ske til tredje person, medmindre andet er aftalt. Ved afhentning skal alle elever som udgangspunkt være klar til at køre, men i praksis er det ikke altid tilfældet. Chaufføren skal derfor vente i op til fem minutter, før han må fortsætte turen og eventuelt efterlade eleven på afhentningsstedet. I tilfælde af at eleven efterlades, skal der straks tages kontakt til institutionen, og det skal sikres, at eleven ikke efterlades alene. Kørslen udbydes i faste ruter på baggrund af elevlister fra skolerne. Der er kørsel til og fra uddannelsesinstitutionerne på skoledage. Herudover er der hjemkørsel fra SFO på skoledage samt ud- og hjemkørsel på en række ikke-skoledage. Kørslen fremgår af de beskrevne vognløb i Bilag A. Ændringer og afregningsgrundlag Når der sker ændringer skal Entreprenøren udarbejde forslag til nye ruter, som Lejre Kommune efterfølgende skal godkende. Ruterne revideres som udgangspunkt en gang årligt forud for skolestart. Entreprenøren modtager elevlister fra Lejre Kommune og udarbejde et samlet forslag til ruter og afregningsgrundlag for det forestående skoleår. Afregningsgrundlaget skal indholdsmæssigt svare til Bilag A og B1 i nærværende udbudsmateriale. Ved kontraktindgåelse meddeles Entreprenøren, hvilken centralforvaltning, der løbende skal godkende kørselsgrundlaget og evt. ændringer hertil. Entreprenøren skal være indstillet på, at der løbende kan forekomme mindre omfattende ændringer. Sygemeldinger og andre daglige ændringer håndteres af Entreprenøren og institutionerne i fællesskab. Servicekrav Kriterierne for planlægning er, at møde- og afhentningstidspunkter på institutionerne skal overholdes. Eleverne må ikke ankomme til institutionerne tidligere end 10 minutter før mødetid og må ikke opleve ventetid længere end 15 minutter ved afhentning fra institution.

11 UDBUD AF KØRSEL 11 Den samlede køretid for hver elev til og fra skoler/institutioner må ikke overstige 60 minutter hver vej, medmindre andet er aftalt med Lejre Kommune. Specielle krav til befordringen af de enkelte elever skal overholdes. Det kan eksempelvis være, at en bestemt elev skal sidde på et forsæde eller forrest i minibussen, eller at en bestemt elev ikke må samkøres med andre. Det kan også være, at det skal være den samme chauffør med faste afløsere, der kører alle turene med den pågældende elev. Lejre Kommune informerer om evt. særlige krav. Der må gerne ske samkørsel af elever til og fra de forskellige skoler, medmindre andet er angivet på elevlisterne eller aftalt med institutionerne. Elevlister Aktivitet Ruterne er beskrevet i Bilag A med angivelse af det nuværende antal elever og deres adresser samt angivelse af rutens start- og sluttid. Listen med elever skal rekvireres særskilt ved henvendelse til Lejre Kommune, se afsnit Aktivitets- og genoptræningskørsel Lejre Kommune tilbyder kørsel til aktivitet til primært ældre borgere, der har varige fysiske, psykiske og/eller sociale funktionsnedsættelser, og som ikke er i stand til at benytte andre offentlige transportmidler. Det kan være borgere, der: Fysisk ikke er i stand til at benytte bussen Har en hjerneskade Har demens Har dårligt syn Sidder i kørestol, bruger rollator eller andre gangredskaber. Borgerne tilbydes som regel aktivitet to gange om ugen af 2-6 timers varighed pr. gang. Aktiviteten foregår på kommunens to dagcentre: Bøgebakken, Bøgebakken 1, Allerslev, 4320 Lejre Hvalsø, Kirsebærhaven Hvalsø. Aktiviteten foregår i dagtimerne på hverdage, 1-5 gange pr. uge efter individuelt behov. Kørslen foregår som udgangspunkt tur/retur mellem bopæl og de to dagcentre i kommunen. Kørslen er forholdsvis fast hen over året. Genoptræning Lejre Kommune tilbyder kørsel til træning efter 140 og 86 på kommunens tre træningscentre: Bøgebakken, Bøgebakken 1, Allerslev, 4320 Lejre, Grønnehave, Elverdamsvej 200, Ejby 4070 Kr. Hyllinge Hvalsø, Kirsebærhaven Hvalsø.

12 12 UDBUD AF KØRSEL Borgere til genoptræning har typisk den samme profil som de borgere, der gør brug af kommunens tilbud om aktivitet. Træningen vil typisk foregå i tidsrummet fra kl på hverdage. Gruppen af borgere varierer noget fra uge for uge, men der er også en del, der køres til og fra træningsforløb over flere måneder. Kørslen vil primært foregå mellem bopæl og det træningscenter, der ligger tættest på bopælen rent geografisk. Der foregår også kørsel på tværs af kommunen. Der må gerne ske samkørsel af borgere til træning og aktivitet. Kørslens udførelse Kørslen udføres generelt som rådighedskørsel, forstået på den måde, at Entreprenøren skal stille et antal køretøjer og tilhørende chauffører til rådighed i følgende tidsrum på hverdage: Mandage: 3 køretøjer fra kl. 08: Tirsdage: 3 køretøjer fra kl. 08:00-16:30 Onsdage: 3 køretøjer fra kl. 08:00-16:30 Torsdage: 3 køretøjer fra kl. 08:00-16:30 Fredage: 3 køretøjer fra kl. 08:00-16:00 De tre køretøjer stationeres ved hvert center, og kørslen aftales nærmere med de respektive institutioner. Entreprenøren skal aktivt medvirke til, at kørslen løbende gennemføres så effektivt som muligt. Når køretøjerne ikke er i drift, skal de vende tilbage til de lokaliteter, der løbende aftales med kommunens aktivitets- og genoptræningscentre. Entreprenøren vil hver torsdag senest kl. 15 modtage en køreliste for kørslen i den efterfølgende uge fordelt på ugedage. Kørslen til og fra genoptræning tilrettelægges med kortere varsel og aftales løbende med de respektive centre. Der køres årligt i ca. 240 dage i alt, idet der typisk ikke er kørsel på 10 hverdage i juli, tre hverdage i forbindelse med julen og tre dage i forbindelse med påsken. De tre køretøjer indgår i de 12 køretøjer, der samlet set skal anvendes til kørslen. Servicekrav Kørslen skal generelt foregå på en nænsom, sikker og rolig måde, og chaufføren skal tage hensyn til kørestolsbrugere og borgere med nedsat kraft, manglende balance o.l. Chaufføren skal hjælpe borgere med behov for særlig hjælp under afhentning, kørsel og hjemkomst. Særlig hjælp kan f.eks. være hjælp med overtøj, skift fra stol til kørestol, gangstøtte m.m. Hvis borgeren har brug for det, skal chaufføren følge borgeren ind til aktivitetsstedet eller til entréen i deres hjem. Chaufføren skal desuden have kendskab til at håndtere hjælpemidler og skal bistå borgeren, hvis denne har brug for hjælp til at komme op ad trapper el. lign. Entreprenøren skal samlet råde over tre trappemaskiner.

13 UDBUD AF KØRSEL 13 For at sikre kontinuitet og tryghed skal den enkelte borger så vidt muligt højst møde to forskellige chauffører i busserne - en fast chauffør og en fast afløser ved ferie og sygdom o.l. Ved afhentning vil alle borgere som udgangspunkt være klar til at køre. Borgerne må maksimalt vente 60 minutter på at blive afhentet hjemme. Den samlede køretid for hver borger til og fra institutionerne må ikke overstige 60 minutter hver vej. Den maksimale køretid gælder medmindre andet aftales, og evt. specielle krav til befordring, som kan forekomme ved de enkelte borgere, skal overholdes. Endelig må borgerne højst vente 30 minutter på hjemtransport fra centrene. 1.3 Henvendelser Alle henvendelser i form af spørgsmål til indholdet og forståelsen af udbudsmaterialet, vedrørende proceduremæssige forhold eller for at rekvirere Bilag A med adresselister og rutebeskrivelser skal stiles skriftligt til: Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø Att.: Martin Frandsen mail: [email protected]. 1.4 Kontraktløbetid Kontrakterne løber fra den 1. august 2015 til og med den 31. juli Lejre Kommune har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 år, med et år ad gangen på uændrede vilkår. Evt. forlængelse meddeles Entreprenøren senest 6 måneder før kontraktens udløb. Kontrakten er uopsigelig af Entreprenøren i kontraktløbetiden. 1.5 Krav til køretøjer Til kørslen skal anvendes køretøjer af type 5, dvs. høje vogne med lift. Køretøjerne skal mindst have plads til 16 passagerer inkl. føreren. Der skal alternativt være plads til mindst 4 kørestole. Køretøjerne må tidligst være indregistreret 1. oktober De nærmere krav til køretøjer er angivet i Bilag B4 til kontrakten. 1.6 Forsikringer Der stilles krav om, at Entreprenøren til enhver tid er forpligtiget til at have erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig transport. 1.7 Betingelser for deltagelse Aftale om kørsel kan indgås med såvel en enkeltperson som et selskab eller anden juridisk person.

14 14 UDBUD AF KØRSEL Den udbudte kørsel vil være speciel rutekørsel og skal udføres med køretøjer, der kræver universaltilladelse (Fælleskabstilladelse) til erhvervsmæssig buskørsel i henhold til forordning nr af 21. oktober Dokumentation for, at en sådan universaltilladelse foreligger eller kan opnås, skal vedlægges tilbuddet. Herudover skal tilbudsgiverne afkræves en tro og love erklæring vedrørende: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni , stk. 2 og Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektiv nr. 2004/18/EFs artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Lejre Kommune kan anmode om supplerende oplysninger til dokumentation for tilbudsgiverens økonomiske forhold og faglige baggrund. Kontaktperson Underentreprenør Entreprenøren udpeger en kontaktperson, der med bindende virkning for Entreprenøren kan indgå alle aftaler vedrørende den løbende opfyldelse af kontrakten. Kontaktpersonen skal beherske det danske sprog i skrift og tale, da al kommunikation med Lejre Kommune skal foregå på dansk. På tilbudsblanketten skal tilbudsgiveren oplyse om brug af eventuelle underentreprenører. Underentreprenører er underlagt de samme kvalifikationskrav som Entreprenøren. Ved tilbudsafgivelse skal der for evt. underentreprenører således foreligge dokumentation for universaltilladelse til buskørsel samt en "Tro og love"-erklæring vedrørende ubetalt forfalden gæld til det offentlige, udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 mv. og udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45 mv. Anvendelse af underentreprenører undervejs i kontraktperioden skal på forhånd godkendes af Lejre Kommune. Tilbudsgiveren er eneansvarlig over for Lejre Kommune. Tilbudsgiveren har derfor det fulde ansvar for den kørsel og kontraktopfyldelse, der udføres af underentreprenører. Afregning sker altid til den Entreprenør, der har kontrakten med Lejre Kommune og til de heri aftalte priser. Aktie- og anpartsselskaber For aktie- og anpartsselskaber skal Lejre Kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen have oplysning om ejerforholdet. 1.8 Tilbuddets form Tilbuddet skal afgives på de blanketter, der er vedhæftet udbudsmaterialet. Tilbudsblanketterne er samlet i et tilbudshæfte bagest i udbudsmaterialet, og det er tilbudshæftet, der afleveres i en lukket kuvert mærket "Må ikke åbnes - tilbud på kommunale kørselsordninger i Lejre Kommune". Ekstra tilbudshæfter kan rekvireres hos Lejre Kommune. Der skal afgives tilbud på timeprisen på:

15 UDBUD AF KØRSEL 15 Fast kørsel med specialklasseelever til og fra undervisning og SFO samt kørsel med brugere til aktivitet og træning Ad-hoc kørsel på hverdage mellem kl med køretøjer, der i forvejen er omfattet af kontrakten Ad-hoc kørsel på hverdage mellem kl med køretøjer, der ikke er omfattet af kontrakten. Entreprenøren er ikke garanteret et bestemt eller mindste omfang af ad hoc kørsel. Tilbuddet skal afgives på dansk og i danske kroner. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen. Prisniveau Tilbuddet angives i prisniveauet for august Der reguleres hvert år pr. 1. august efter Trafikselskaberne i Danmarks omkostningsindeks, jf. 22 i kontrakten. Reguleringen sker efter et sammenvejet indeks, jf. Bilag B2 til kontrakterne. Der reguleres første gang i august 2016 med udgangspunkt i indekset for august Priser Tilbuddet er udformet, så der for al kørsel skal angives en pris pr. time for den køretid, der er anført. Lejre kommune betaler ikke faste månedlige omkostninger, ligesom der ikke betales for tomkørsel frem til første opsamling og efter sidste afsætning. Der betales ligeledes ikke specifikt for servicetid i forbindelse med opsamling og afsætning. Generelt Afregning Bod De specificerede priser refererer til 21 i kontrakten og det er disse priser, der indføjes i kontrakten og danner grundlag for den løbende afregning. Faktisk afregning for al kørsel sker i form af betaling for en samlet køretid, opgjort i timer og minutter. I tilfælde af mangler i forbindelse med udførelsen af kørslen kan Entreprenøren pålægges betaling af bod, jf. 27 i kontrakten. Vedståelse Tilbud skal vedstås til og med den 15. august Alternative bud Forbehold Forhandling Der accepteres ikke alternative bud. Der accepteres ikke væsentlige forbehold. Det skal fremhæves, at der ikke kan forhandles med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der vil således ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger. Det er derfor yderst vigtigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder angiver samtlige priser, og at tilbuddet er præcist i alle henseender.

16 16 UDBUD AF KØRSEL 1.9 Tildelingskriterium Valg af tilbud på den udbudte kørsel sker på grundlag af følgende kriterium: Den laveste pris. Laveste pris for tilbud på kørsel opgøres på baggrund af den årlige udgift for kommunen for den faste kørsel. Beregningen fremgår af tilbudsblanketten og foretages således: Årlig udgift = Antal køreplantimer pr. år x Pris pr. time (den tilbudte pris). Kriteriet for tildeling af kørslen vil være den samlet set laveste pris for Lejre Kommune Tidsfrister og tidsplan Tilbud skal være Lejre Kommune i hænde senest mandag den 4. maj 2015 kl , dansk tid på følgende adresse: Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø Tilbud afleveres i kuvert mærket med: "Må ikke åbnes. Tilbud på kommunale kørselsordninger i Lejre Kommune". Åbningstiderne fremgår af kommunens hjemmeside ( Der afholdes ikke offentlig åbning af tilbuddene. Lejre Kommune udarbejder et skema med oplysninger om tilbudsgiver, tilbudspriser og eventuelle kommentarer. Skemaet udsendes til alle tilbudsgivere. Kørslen påbegyndes fra og med den 1. august Spørgsmål Der afholdes spørgemøde den 14. april 2015 kl Spørgemødet afholdes i [adresse]. Deltagere i spørgemødet bedes tilmelde sig hos kommunens kontaktperson, jf. afsnit 1.3, senest den 10. april Svar på spørgsmål, som enten bliver stillet i forbindelse med spørgemødet eller i øvrigt vil blive sendt til samtlige deltagere. Svarene vil desuden blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Alle spørgsmål og svar anonymiseres. Spørgsmål modtaget senest den 22. april 2015 vil blive besvaret senest den 27. april Spørgsmål modtaget senere end den 22. april 2015 vil forsøges besvaret, i det omfang det er muligt.

17 UDBUD AF KØRSEL Offentliggørelse Lejre Kommune vil efter reglerne om offentlighed og aktindsigt oplyse, hvem der har afgivet tilbud samt de tilhørende, årlige tilbudspriser. Oplysningerne sendes til alle tilbudsgiverne. Offentliggørelse vil ske den 6. maj Kontraktindgåelse Hvis tilbud accepteres, vil udfyldt kontrakt blive fremsendt af Lejre Kommune til underskrift. Kontrakten udfærdiges i to eksemplarer, der begge underskrives. Et eksemplar af kontrakten opbevares af Lejre Kommune og et eksemplar af Entreprenøren. Det tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, optages som Bilag C. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem udbudsvilkår (kapitel 1) og bestemmelserne i den efterfølgende kontrakt (kapitel 2) gælder kontrakterne Kompetent klagenævn Klagenævnet for Udbud Dahlerups Pakhus Langelinie Allé København Ø Tel.: [email protected] Se klagevejledning på:

18 18 UDBUD AF KØRSEL 2 Kontrakt om befordring af [angivelse af kørselstyper og steder] Mellem Lejre Kommune [afdeling] [adresse] Herefter kaldet "Kommunen", Og [Navn på Entreprenør] [cvr-nr.] [adresse], Herefter kaldet "Entreprenøren". Kapitel 1 - Generelt 1. Denne kontrakt er indgået efter udbud afholdt i overensstemmelse med udbudsdirektivet (Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011). 2. Kontraktgrundlaget består af følgende dokumenter i prioriteret rækkefølge: Nærværende aftale Samtlige bilag vedlagt denne aftale (B1-B5) Det øvrige udbudsmateriale inkl..bilag A Entreprenørens tilbud - Bilag C.

19 UDBUD AF KØRSEL 19 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem kontraktens dokumenter har dokumenterne forrang i nævnte rækkefølge. 3. Kommunen forpligter sig til i kontraktperioden ikke at anvende andre entreprenører til levering af ydelser efter denne kontrakt. Ved skolekørsler gælder dog, at forældrene selv kan befordre eleverne mod befordringsgodtgørelse. I tilfælde, hvor Kommunen vælger at hjemtage hele eller dele af kørslen og derfor får behov for at opsige kontrakten før kontraktudløb vil der ske en kompensation til Entreprenøren i overensstemmelse med 23. Kapitel 2 - Ydelser efter kontrakten Ydelser, leveringstid og mængde 4. Ydelserne består i befordring af specialklasseelever/brugere af daghjem, for hvem Kommunen efter lovgivningen kan eller skal tilbyde befordring for Kommunens regning. Stk. 2. Kørslen udføres på de vilkår, der fremgår af nærværende kontrakt med bilag samt udbudsmaterialet i øvrigt. Det tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, indgår som Bilag C. Kørslen skal ske i overensstemmelse med kontrakten og lovgivningen. I det omfang kontrakten eller lovgivningen ikke giver tilstrækkelig vejledning, skal disse udføres fagmæssigt korrekt. 5. Kørslen omfatter ved kontraktstart kørsel i det omfang og med de køretøjer, der er angivet i Bilag B1. 6. Befordringen sker fra kontraktstart til og fra de lokaliteter, som fremgår af udbudsbetingelsernes Bilag A hvad angår elever, samt efter nærmere anvisning fra Kommunens aktivitets- og genoptræningscentre. Oplandet er primært Lejre Kommune, men der er også brugere, der skal hentes og bringes til adresser i nabokommunerne. Lokaliteterne kan ændres under kontraktperioden. Ændringer i kontraktperioden 7. Der vil kunne forekomme ændringer over tid som følge af ændringer af Kommunens visiteringspraksis, nedlæggelse eller midlertidig lukning af institutioner, ændring i antallet af brugere, ændring af antallet af forældre, som selv kører deres børn mod befordringsgodtgørelse i stedet for befordring o.a. Alle ændringer, som skyldes Kommunens forhold, skal ske med mindst 3 måneder varsel til den første i en måned. (Der henvises i øvrigt til 23). Stk. 2. Både Kommunen og Entreprenøren kan forlange ændringer i den aftalte serviceydelses art, omfang og leveringstidspunkt, når det følger af ændring af kol-

20 20 UDBUD AF KØRSEL lektive overenskomster, nye lovkrav eller ændret offentlig regulering. Ændringerne skal ske i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende overenskomst, lov eller offentlige regulering. Entreprenøren har ret til at levere den ændrede befordring, medmindre Kommunen påviser særlige forhold, der begrunder, at Kommunen lader andre levere den ændrede befordring, eller hvis det vil være i strid med udbudsretten at lade den ændrede befordring være omfattet af den oprindeligt udbudte aftale. Stk. 3. Hvis en ændring af visitationspraksis medfører, at en række kørsler flyttes fra en lokalitet til en anden lokalitet, som ikke er omfattet af denne aftale, kan kontraktparterne indgå aftale om, at aftalen omfatter den nye kørsel på samme vilkår som i øvrigt følger af denne kontrakt. Stk. 4. Ved ændringer efter stk. 1, 2 eller 3 udarbejdes der tillægsaftale efter 29. Kapitel 3 - Entreprenørens forhold Ejerforhold og underentreprenører 8. Kontrakten kan indgås med en enkeltperson, et selskab eller en anden juridisk person. Stk. 2. Ændringer i ejerforholdet i aktie- eller anpartsselskaber i løbet af kontraktperioden skal skriftligt meddeles Kommunen. Aktie- eller anpartsbesiddelser på under 10 % af aktie- eller anpartskapitalen skal dog ikke oplyses, medmindre en sådan aktie- eller anpartspost giver adgang til bestemmende indflydelse i selskabet. På anmodning skal selskabet indsende regnskaber til Kommunen med en detaljeringsgrad og informationsværdi, svarende til kravene i selskabsloven. Stk. 3. Hvis der i aktie- eller anpartsselskaber sker ændringer i ejerforholdet til bestemmende andele i kapitalen, er Kommunen berettiget til at opsige kontrakten med tre måneders varsel, hvis vægtige grunde taler herfor. Opsigelsen skal i givet fald ske senest en måned efter, at Kommunen har modtaget meddelelse om ændringen i ejerforholdet. Stk. 4. Hvis Entreprenøren er organiseret som en forening, har Kommunen stedse krav på at få udleveret gældende vedtægter samt dokumenteret oplysninger om foreningens kapitalgrundlag og drift, f.eks. i form af seneste regnskab, revideret af registreret eller statsautoriseret revisor, samt budgettet for indeværende og eventuelt kommende regnskabsår. På anmodning skal Kommunen have fremsendt regnskab. Hvis kapital- eller organisationsforholdene tilsiger det, kan Kommunen kræve, at de entreprenører, der er medlemmer af foreningen, og som deltager i kørslen under nærværende kontrakt, skal hæfte direkte over for Kommunen for misligholdelse og andre forhold i forbindelse med deres egen kørsel.

21 UDBUD AF KØRSEL 21 Stk. 5. Entreprenøren skal have Universaltilladelse (Fælleskabstilladelse) til erhvervsmæssig buskørsel i henhold til forordning nr af 21. oktober Den originale universaltilladelse skal opbevares hos Entreprenøren og kan ikke anvendes til kørsel. En bekræftet kopi af fællesskabstilladelsen skal medbringes under kørslen og forevises for kontrolmyndighederne på forlangende. 9. [Udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen. Hvis der benyttes underentreprenører: Udfyldes med Entreprenørens oplysninger om brug af underentreprenører. Hvis der ikke benyttes underentreprenører skrives: Entreprenøren benytter ikke underentreprenører på tidspunktet for denne kontrakts ikrafttræden.] Stk. 2. Entreprenøren er eneansvarlig over for Kommunen og har det fulde ansvar for den kørsel, der udføres af underentreprenører. Stk. 3. Ønsker Entreprenøren at benytte [yderligere eller andre] underentreprenører, kræver det Kommunens forudgående, skriftlige samtykke. Kommunen kan ikke nægte samtykke uden saglig grund. Stk. 4. Entreprenøren har samme ansvar efter denne aftale, uanset om der benyttes underentreprenører. Entreprenøren indestår for, at underentreprenører lever op til alle krav i denne kontrakt. Stk. 5. Forholdet mellem Entreprenøren og underentreprenører er Kommunen uvedkommende. Kommunen fraskriver sig ved afgivelse af samtykke til brug af underentreprenører ikke retten til tilbageholdelse af eller modregning i forfaldent vederlag i tilfælde af Entreprenørens mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Al betaling, kontakt m.v. sker til Entreprenøren. Overdragelse 10. Ægtefælle eller børn kan med Kommunens godkendelse indtræde i kørselskontrakten i stedet for Entreprenøren. Stk. 2. Entreprenøren kan i øvrigt overdrage sin forretning til tredjemand, hvis Kommunen godkender den nye Entreprenør. Stk. 3. Anvendelse af stk. 1 og 2 forudsætter, at dette ikke er i strid med EU's udbudsregler og at ægtefælle eller børn besidder alle krav og kvalifikationer, som forudsat i denne kontrakt og det forudgående udbud. Forsikring 11. Entreprenøren er til enhver tid forpligtet til at have erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig transport. Stk. 2. Entreprenørens ansvarsforsikring efter stk. 1 skal dække ydelserne efter denne kontakt og skal pr. hændelse udgøre mindst 5 mio. kr. for personskader og 10 mio. kr. for tingsskader.

22 22 UDBUD AF KØRSEL Stk. 3. Betjener Entreprenøren sig af underentreprenører, jf. 9, er Entreprenøren forpligtet til at sørge for, at underentreprenøren på samme måde opfylder de i stk. 2 nævnte krav om forsikringsdækning. Kommunen kan ligeledes kræve dokumentation herfor. Sikkerhedsstillelse 12. Entreprenøren stiller sikkerhed for et beløb svarende til kr pr. køretøj der medgår til kørslen. Sikkerheden skal opretholdes indtil 3 måneder efter kontraktperiodens udløb og nedskrives ikke i perioden. Stk. 2. Sikkerheden skal stilles senest 8 hverdage efter aftalens indgåelse i form af pengeinstitutgaranti eller kautionsforsikring eller på anden betryggende måde. Stk. 3. Sikkerheden tjener til fyldestgørelse af alle krav, som Kommunen har i anledning af aftaleforholdet, herunder krav vedrørende eventuelle ekstraarbejder og tilbagebetalinger. Stk. 4. Hvis Kommunen ønsker udbetaling i henhold til den stillede sikkerhed, skal dette samtidigt meddeles Entreprenøren og garanten med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb. Dette udbetales til Kommunen inden 10 hverdage fra meddelelsens fremkomst, medmindre Entreprenøren forinden har taget initiativ til at indlede forhandlinger eller indbragt sagen for domstolene. Krav til chauffører og andet personale 13. Entreprenøren leder og driver selvstændigt sin virksomhed. Ethvert personaleanliggende afgøres af Entreprenøren. Stk. 2. For alle chauffører, der er tilknyttet kørslen, skal Entreprenøren sørge for, at der foreligger rene børneattester, jf. Lov om Børneattester. Stk. 3. Kommunen kan kræve dokumentation for, at Entreprenøren har indhentet børneattesterne, jf. stk. 2. Stk. 4. Chaufførerne skal, udover at have ret til at føre erhvervskøretøjer, kunne dokumentere erfaring med transport af handicappede. Alternativt skal chaufførerne have gennemgået kursus i transport af bevægelseshæmmede (AMU-kursus). Stk. 5. Entreprenøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, de måtte blive bekendt med under udførelsen af arbejdet ifølge denne kontrakt. Entreprenøren og dennes medarbejdere må som følge heraf ikke drøfte brugerne eller deres handicap med udenforstående og ikke drøfte andre brugere med forældrene. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens ophør og efter den enkelte medarbejders fratræden, uanset af hvilken årsag.

23 UDBUD AF KØRSEL 23 Stk. 6. Entreprenør og chauffører er forpligtet til at deltage i orienteringsmøder og evalueringsmøder, som Kommunen eller institutionerne kan indkalde til efter behov. Møderne vil ofte være af ca. 1 times varighed. Stk. 7. Kommunen kan kræve, at Entreprenøren forflytter en chauffør, således at denne ikke længere udfører kørsler for Kommunen, hvis chaufføren gentagne gange har givet anledning til berettigede klager. Stk. 8. Kommunen forudsætter, at Entreprenøren og eventuelle underentreprenører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155). Det forudsættes endvidere, at Entreprenøren og dennes underentreprenører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN's Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Stk. 9. Kommunen ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos Entreprenøren af de udbudte ydelser. Entreprenøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som Entreprenøren og eventuelle underentreprenører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Kommunen kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Entreprenøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underentreprenørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Kommunen i hænde senest fem arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser.

24 24 UDBUD AF KØRSEL Kapitel 4 - Køreplanlægning Kørsel med specialklasseelever 14. For kørsel med elever revideres listerne med tilmeldte elever ved skoleårets start. Ved kørselsstart omfatter kørslen eleverne nævnt i udbudsbetingelsernes Bilag A. Stk. 2. Entreprenøren udarbejder forslag til køreruter med udgangspunkt i elevernes adresser. For kørsel til og fra skoler skal køreruterne sikre en maksimal køretid på 60 minutter, regnet fra opsamlingstidspunktet for den først opsamlede elev til ankomsttidspunktet ved først ankomne afsætningssted. Stk. 3. Som udgangspunkt for tilrettelæggelsen af de enkelte ruter gælder princippet, at de elever der bor tættest på skolen opsamles sidst ved kørsel til skole og afleveres først ved hjemkørsel fra skole. Stk. 4. Forslag til køreruter skal godkendes af Lejre Kommune. Køreruterne revideres i henhold til det i udbudsbetingelserne beskrevet. Stk. 5. Entreprenøren foretager skriftlig underretning af elevens hjem om tidspunkt for afhentning og hjemkomst. Hjemmet underrettes senest 7 skoledage før skoleårets start og 5 skoledage før varige ændringer i løbet af skoleåret. Stk. 6. Der kan forekomme daglige ændringer hvis elever er syge, holder ferie, i forbindelse med transport til aflastning mv. De daglige ændringer aftales enten direkte mellem institutionen og Entreprenøren eller forældrene og Entreprenøren. Stk. 7. De enkelte ruter kan i løbet af skoleåret blive ændret som følge af, at eleverne ændrer transportform, forlader institutionen, skifter bopæl eller der kommer nye elever til. Ved varige tilføjelser og ændringer i rutelisten orienteres Entreprenøren senest fem skoledage før ændringen skal træde i kraft. Stk. 8. Entreprenøren har altid mulighed for og med accept fra de respektive skoler at ændre rækkefølgen i ruternes optagning og afsætning af elever, hvis det viser sig hensigtsmæssigt. Ændringerne skal dog tage hensyn til de specielle krav, der knytter sig til de enkelte elever. Kørsel til aktivitetstilbud 15. For kørsel med daghjemsbrugere revideres listerne med tilmeldte løbende. Stk. 2. Kommunen meddeler senest torsdag kl. 15 den kommende uges kørselslister til Entreprenøren. Entreprenøren udarbejder herefter forslag til køreruter. Køreruterne skal sikre så kort køretid for den enkelte bruger som muligt, og skal desu-

25 UDBUD AF KØRSEL 25 den sikre en maksimal køretid på 60 minutter, regnet fra opsamlingstidspunktet for den først opsamlede bruger til ankomsttidspunktet ved først ankomne afsætningssted. Stk. 3. Entreprenørens forslag til køreruter godkendes af de respektive institutioner. Stk. 4. Der kan forekomme daglige ændringer. De daglige ændringer aftales direkte mellem institutionen og Entreprenøren. Kapitel 5 - Krav til køretøjer og udstyr Krav til køretøjer 16. Krav til køretøjer fremgår af Bilag B4. Stk. 2. De anvendte køretøjer, jf. Bilag B3, skal have en god standard, og de skal altid være rengjorte og vel vedligeholdte. Køretøjer og andet materiel skal desuden være i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand og opfylde alle relevante krav i lovgivningen. Stk. 3. Køretøjerne skal være indregistreret første gang efter 1. oktober Stk. 4. Alle køretøjer skal være udstyret med mobiltelefoner med håndfri betjening. Stk. 5. Alle køretøjer skal i vinterperioden (1. november til 1. april) have monteret vinterdæk. Stk. 6. Det kræves, at de anvendte køretøjer opfylder gældende EU-norm for emissioner, baseret på køretøjets første indregistreringsdato i Danmark. Stk. 7. Bestemmelserne i stk. 1-6 gælder også for evt. reservemateriel. Betjening af udstyr 17. Entreprenøren er ansvarlig for, at de chauffører, der anvendes til kørslen, er i stand til at betjene det udstyr, der findes i køretøjerne og kender og overholder reglerne for transport af handicappede mv. Entreprenøren skal råde over tre trappemaskiner, som skal kunne anvendes i forbindelse med kørslen. Stk. 2. Ved befordring skal alle brugere anvende godkendte seler. Børn under syv år skal transporteres i korrekt barnesæde. Der kan forekomme børn, der af fysiske årsager skal fastspændes på tilsvarende måde, selv om de aldersmæssigt er ældre.

26 26 UDBUD AF KØRSEL Stk. 3. For kørestolsbrugere skal chaufførerne sørge for, at både kørestole og brugere er forsvarligt fastspændt ved brug af godkendte seler. Stk. 4. Hvis der køres med børn i et køretøj med airbag ved højre passagersæde, skal denne kunne slås fra. Stk. 5. Chauffører, der anvender trappemaskine, skal være instrueret i at bruge denne på forsvarlig måde. Kommunen kan kræve dokumentation for uddannelse og erfaring hos chauffører, der anvender trappemaskiner. Stk. 6. Det er Entreprenørens ansvar, at alle forhold vedrørende driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i overensstemmelse med gældende arbejdsmiljølovgivning. Stk. 7. Hvis Entreprenøren eller dennes ansatte møder arbejdsopgaver, der ikke kan udføres på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde, skal Entreprenøren underrette Kommunen med henblik på at aftale, hvordan den pågældende opgave løses. Stk. 8. Med hensyn til særlige arbejdsmiljørisici (brugerne og adgangsforhold) i forhold til de konkrete befordringsopgaver henvises til udbudsmaterialets Bilag A. Det kan endvidere generelt oplyses, at den udbudte kørsel skal udføres på såvel offentlige veje som private fællesveje, og at der under kørslen skal passeres trafikchikaner, herunder trafikdæmpende foranstaltninger i form af bump m.v. Enkelte vejstrækninger kan endvidere være grusveje. Stk.9. Der må ikke ryges i de anvendte køretøjer. Kapitel 6 - Kørslen Kørslens udførelse 18. Entreprenøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, medmindre udefra kommende begivenheder, Entreprenøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Stk. 2. Ved driftsstop, sygdom el.lign. skal Entreprenøren straks indsætte reservemateriel, reservechauffører eller træffe aftale med anden trafikudøver om kørslens gennemførelse. Hvis dette ikke er muligt, skal skoler, daghjem og brugere straks underrettes. Stk. 3. Ved driftsstop - på grund af arbejdskonflikt, blokade el.lign. - bortfalder betalingen ifølge 25 fuldt ud. Stk. 4. Entreprenøren har pligt til at indberette uregelmæssigheder i driften til skoler/daghjem/brugere. Evt. afvigelser aftales som udgangspunkt direkte mellem En-

27 UDBUD AF KØRSEL 27 treprenør og institution. Ved forsinkelser skal chaufføren give besked til henholdsvis afleveringssted eller afhentningssted. Stk. 5. Entreprenøren/chaufføren må ikke ændre kørslen og f.eks. aflevere/hente brugere andre steder, end de fast aftalte, uden særskilt aftale med skoler/daghjem. Stk. 6. Entreprenøren/chaufføren er i øvrigt forpligtet til at følge de anvisninger vedrørende kørslens udførelse, der gives af skoler/daghjem. Stk. 7. Entreprenøren er ansvarlig for, at chauffører og afløsere har det nødvendige kendskab til ruterne og øvrige forhold mht. kørslens udførelse efter denne aftale. Stk. 8. For kørsel med elever sikrer Entreprenøren, at den enkelte rute i videst muligt omfang betjenes af samme chauffør og elevledsager, således at hver rute højst betjenes af to chauffører. Ved en rute forstås kørsel mellem hjem og skole, mens kørsel mellem skole og hjem er en anden rute. Hver elev vil således ved ud- og hjemtransport køre to ruter og maksimalt blive betjent af fire chauffører. Stk. 9. Ved samtidig udskiftning af chauffør og ledsager, søges det nye mandskab indarbejdet inden skiftet. Stk. 10. Når der kommer nye elever, kan skolerne kræve, at Entreprenøren og dennes chauffører tager kontakt til forældre eller pårørende for at introducere sig selv og skabe tillid. Kundebetjening 19. Kørslen skal udføres i overensstemmelse med gældende love og regler, eksempelvis færdselsreglerne og køre- og hviletidsbestemmelserne. Stk. 2. Kørslen skal foregå på en nænsom, sikker og rolig måde. Kørslerne skal have en god, omhyggelig og ensartet kvalitet. Navnlig skal kørslen være skånsom, når der køres med kørestolsbrugere eller personer med nedsat kraft, manglende balance eller lign. Stk. 3. Chaufføren skal sikre, at brugere benytter sikkerhedsseler eller andet sikkerhedsudstyr i køretøjet under kørslen. Stk. 4. Entreprenøren er ansvarlig for korrekt billettering og afregning med passagererne efter nærmere aftale med Kommunen. 20. Kørslen skal ske inden for de tidsintervaller m.v., som fremgår af Bilag A og B1. Stk. 2. Chaufførerne skal ved afhentning og aflevering af brugere hjælpe disse ind og ud af køretøjet sammen med vedkommendes ejendele.

28 28 UDBUD AF KØRSEL Stk. 3. Elever afhentes hver dag ved fast aftalt adresse og afleveres ved skolen tidligst 10 minutter før den pågældende elevs første times start. Eleven afhentes ved skolen senest 15 minutter efter pågældende elevs sidste time/ophør af SFO og afleveres ved fast aftalt adresse. Stk. 4. Ved afhentning af elever skal chaufføren afvente min. 5 minutter i tilfælde af, at brugeren undtagelsesvist ikke er klar på det aftalte tidspunkt, før han må fortsætte ruten. Stk. 5. Brugere til aktivitet og genoptræning afhentes hver dag ved fast aftalt adresse. Brugeren må maksimalt vente op til 60 minutter på afhentning fra bopælen. Efter endt træning eller aktivitet hentes brugeren igen og køres hjem. Ventetiden efter endt træning eller aktivitet må højst være 30 minutter. Disse servicekrav aftales løbende med Lejre Kommune. Stk. 6. Brugeren afhentes/afleveres som udgangspunkt ved "kantsten". Chaufføren skal yde særlig hjælp til brugeren i forbindelse med afhentning, kørsel eller hjemkomst, hvis den pågældende er visiteret hertil. Det kan omhandle afhentning/aflevering til en ansvarlig person (håndaflevering), det kan være hjælp med overtøj, skift fra stol til kørestol, gangstøtte m.m. Kommunen giver besked til Entreprenøren om brugere, der er visiteret til særlig hjælp. Stk. 7. Entreprenøren kan til enhver tid kontaktes med henblik på at meddele afbud. Stk. 8. Fysisk magtanvendelse, ydmygende eller anden form for nedværdigende behandling af eleverne er ikke tilladt. Dog kan fysisk magtanvendelse undtagelsesvis anvendes, hvis en elev udviser voldsom eller truende adfærd, der formodes at medføre skade på eleven selv eller andre. Alle former for magtanvendelse skal udføres så skånsomt for eleven som muligt. Har magtanvendelse fundet sted, skal skolen underrettes herom umiddelbart efter bussens ankomst til skolen. Stk. 9. Episoder undervejs f.eks. i form af slagsmål, sygdomsanfald og lignende skal meddeles til skolen umiddelbart efter bussens ankomst til skolen. Stk. 10. Chaufførerne, andet personale og Entreprenøren betragtes som repræsentanter for Kommunen, og skal i hele deres fremtræden være i overensstemmelse hermed. Chaufførerne skal således yde en korrekt og venlig betjening og kunne betjene køretøjet korrekt under alle forhold samt præstere en passagervenlig transport. Stk. 11. Chaufførerne, andet personale og Entreprenøren skal beherske det danske sprog i skrift og tale. Stk. 12. Chaufførerne skal bære uniform svarende til Entreprenørens standard på dette område. Udgifterne til anskaffelse og vedligeholdelse afholdes af Entreprenøren. Stk. 13. Chaufførerne skal bære synligt identifikationskort med navn og billede under kørslen.

29 UDBUD AF KØRSEL 29 Stk. 14. Entreprenøren er ansvarlig for skader på personer eller gods forårsaget under udførelse af ydelserne beskrevet i nærværende aftale. Ansvaret omfatter skader på personer eller gods, som Entreprenøren befordrer i henhold til denne aftale, eller tredjemands person eller gods. Kapitel 7 - Betalingsmodellen Priser 21. Entreprenørens betaling for kørslen opgøres på baggrund af en fast timepris og en køretid fordelt på dagtype og ugedag. Der betales alene for dage med kørsel. Stk. 2. Køretiden opgøres dagligt i timer og minutter. Jf. Bilag C betales: kr. pr. time (60 minutter) Herudover betales for ekstrakørsel (ad hoc-kørsel), der ligger uden for den aftalte køretid. Jf. Bilag C betales: Ekstrakørsel: kr. pr. time (60 minutter) for kørsel med et køretøj, der er omfattet af kontrakten Ekstrakørsel: kr. pr. time (60 minutter) for kørsel med ekstra køretøj Stk. 3. Alle beløb er angivet i DKK og svarende til august 2015-niveau. I priserne er inkluderet told og øvrige afgifter bortset fra moms. Stk. 4. Der betales kun for opgjort køretid og evt. aftalt ekstrakørsel. Der er ingen betaling for servicetid, tomkørsel, garagekørsel, opstart- og afslutningskørsel o.l. 22. Priserne reguleres hvert år pr. 1. august efter Trafikselskaberne i Danmarks omkostningsindeks. Reguleringen er nærmere beskrevet i Bilag B2. Stk. 2. Udgangspunktet for reguleringen er indekset for august Reguleringen sker første gang den 1. august Stk. 3. Det er Entreprenørens ansvar at gennemføre den årlige regulering og reguleringen skal fremgå tydeligt af de fremsendte fakturaer. Stk. 4. Parterne er berettiget og forpligtet til at regulere priserne, hvis omkostningsudviklingen på grund af ny lovgivning afviger væsentligt fra reguleringen i stk. 1.

30 30 UDBUD AF KØRSEL 23. Hvis den samlede køretid i kontrakten ændres opad eller nedad, justeres Kommunens betaling tilsvarende, jf. timepriserne i 21 og senere reguleringer som følge af 22. Stk. 2. Kommunen har ret til at øge den samlede, årlige køretid med op til 30 %, hvis dette ikke medfører, at antallet af køretøjer øges. Stk.3. Kommunen har ret til at reducere den samlede, årlige køretid med op til 30 % i forhold til udbudsmaterialets opgivelser. Stk. 4. Hvis den samlede, årlige køretid reduceres med mere end 30 % i forhold til udbudsmaterialets opgivelser, betaler Kommunen en godtgørelse til Entreprenøren svarende til 60 % af timeprisen for det antal timer, der overstiger reduktionen på 30 %. Stk. 5. Hvis den samlede, årlige køretid reduceres og et køretøj kommer i overtal, betaler Kommunen en godtgørelse på 20 % af den gennemsnitlige, årlige betaling for et køretøj i kontrakten, beregnet på baggrund af den gennemsnitlige årlige køretid pr. køretøj i udbudsmaterialet og den tilbudte timepris. Den gennemsnitlige årlige køretid pr. køretøj er: 811:35 timer og minutter Stk. 6. Godtgørelsen jf. stk. 4 og 5 ydes for ét år - uanset længden af restperioden af kontrakten. Betalingen sker som et engangsbeløb samtidig med at ændringen træder i kraft. Stk. 7. Ændringer i køretiden beregnes for et kalenderår frem fra det tidspunkt, hvor ændringen træder i kraft. Fakturering 24. Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til Lejre Kommune efter nærmere aftale. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger for al kørsel samt for evt. ekstrakørsel: EAN nummer Ordregiverens ordre/rekvisitionsnummer Rekvirent Varelinjer skal udspecificeres med km/timer anvendt pr. bil, enhedspriser og total sum. Ydermere skal angives hvilke børn er befordret, hvor der er kørt og fra og den periode, der er faktureret Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer.

31 UDBUD AF KØRSEL 31 Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML eller OIOUBL2.02 og fremsendes via VANS. Stk. 2. Entreprenøren skal efter retningslinjer fastsat af Kommunen føre særligt indtægtsregnskab for kontraktkørsel. Eventuelle indtægter skal oplyses på den indsendte faktura. Stk. 3. Eventuelle indtægter modregnes i den månedlige betaling, jf. 25. Stk. 4. Fakturering sker månedsvist bagud. Stk. 5. Faktura indsendes til Kommunen senest den 5. bankdag i måneden. Betaling 25. Betalingen forfalder 30 dage efter, at Entreprenøren har fremsendt fyldestgørende faktura, jf. 24. Stk. 2. Ved for sent indsendt faktura, udskydes Kommunens betaling efter stk. 1 med samme antal dage, jf. 24. Stk.3. Betaling med frigørende virkning anses for sket rettidigt ved indbetaling til bank, posthus eller lignende. Falder betalingsdagen på en lørdag, søndag eller helligdag, er sidste rettidige betalingsdag første hverdag herefter. Overskrides betalingsfristen kan Entreprenøren kræve gebyrer eller morarenter i overensstemmelse med rentelovens regler. Stk. 4. Hvis Kommunen er uenig med Entreprenøren om betalingens størrelse, skal den uomstridte del af kravet betales uanset indsigelse. Afregningsgrundlag 26. Entreprenøren skal fra 2016 og hvert år frem udarbejde forslag til nyt afregningsgrundlag, som Lejre Kommune efterfølgende skal godkende inden kørslen for året startes i august. Afregningsgrundlaget omfatter både kørslen med elever og brugere til aktivitet og genoptræning. Stk. 2. Til brug for udarbejdelse af afregningsgrundlag, leverer Kommunen i maj/juni hvert år elevlister, som Entreprenøren skal anvende til at tilrettelægge ruter for elevkørslen i det kommende skoleår. Kommunen meddeler ligeledes i maj/juni til Entreprenøren, hvorvidt der er ændringer i det samlede kørselsomfang hvad angår kørslen til aktivitet og genoptræning. Stk. 3. Afregningsgrundlaget fra Entreprenøren skal indeholde vognløbsplaner og oversigter, der beskriver den årlige kørsel opgjort i timer og minutter og fordelt på dagtyper, svarende til Bilag A (rutebeskrivelser) og B1 (afregning og fordeling på dagtyper) i nærværende udbudsmateriale.

32 32 UDBUD AF KØRSEL Stk. 4. Kommunen og Entreprenøren aftaler i maj hvert år en procesplan for udarbejdelse og godkendelse af gafregningsgrundlaget, herunder realistiske tidsfrister. Kapitel 8 - Misligholdelse og bod 27. Hvis Entreprenøren undlader at udføre en aftalt kørsel uden forudgående underretning af og accept fra Kommunen, er Kommunen berettiget til at modregne kr. i kontraktbetalingen. I gentagelsestilfælde er Kommunen efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for Entreprenøren. Stk. 2. Hvis Entreprenøren ikke overholder de aftalte tider, uden aftale indsætter en vogn, der ikke opfylder kravene og undlader at fastspænde passagerer og kørestole under transporten, er Kommunen berettiget til at modregne kr. i kontraktbetalingen pr. konstateret tilfælde. I gentagelsestilfælde er Kommunen efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for Entreprenøren. Stk. 3. Hvis Entreprenøren ikke anvender den samme chauffør eller eventuelt en fast afløser på de kørsler, hvor der er aftalt fast chauffør og det ikke kan tilskrives sygdom, kursus, ferie eller force majeure, kan Kommunen modregne kr. i kontraktbetalingen pr. konstateret tilfælde. I gentagelsestilfælde er Kommunen efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for Entreprenøren. Kapitel 9 - Ikrafttræden, varighed og ophør Ikrafttræden og varighed 28. Kontrakten træder i kraft den 1. august Stk. 2. Kontrakten udløber den 31. juli Kommunen har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 år, med ét år ad gangen på uændrede vilkår. En eventuel forlængelse skal meddeles skriftligt af Kommunen senest seks måneder før kontraktudløb. Stk. 3. Entreprenøren kan ikke nægte forlængelsen af kontraktperioden nævnt i stk. 2. Alle kontraktens bestemmelser er også gældende i forlængelsesperioden. Stk. 4. Hvis kontrakten ikke forlænges, udløber den uden varsel den 31. juli 2019.

33 UDBUD AF KØRSEL 33 Stk. 5. Kontrakten er i kontraktperioden uopsigelig for Entreprenøren, jf. dog 30. Stk. 6. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele Entreprenøren kontrakten annulleres, kontrakten erklæres for uden virkning, eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe kontrakten til ophør, kan kontrakten i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. 29. Ved ændringer af denne kontrakt udarbejdes der tillægskontrakter. Det skal fremgå af disse, at der er tale om tillægskontrakter til denne kontrakt. Ophævelse 30. Kommunen har ret til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis Entreprenøren går konkurs eller standser sine betalinger, eller hvis Entreprenøren, der driver en personlig enkeltmandsvirksomhed, afgår ved døden, og hans bo behandles som gældsfragåelsesbo. Dødsboet, konkursboet eller den, der i øvrigt handler på Entreprenørens vegne, kan dog, hvis Kommunen godkender dette, midlertidigt indtræde i kontraktforholdet med henblik på virksomhedens afvikling, afhændelse eller overdragelse. Stk. 2. Enhver af parterne kan ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse af kontraktens bestemmelser. Stk. 3. Kommunen kan endvidere opsige kontrakten med fire ugers varsel, hvis Entreprenøren gør sig skyldig i andre forhold, der giver grund til at antage, at Entreprenøren ikke fremover vil udføre kørslen på forsvarlig måde. Stk. 4. Entreprenøren kan, inden to uger efter modtagelse af en opsigelse efter stk. 3 eller 8, stk. 3, indbringe opsigelsen for den i 31 nævnte voldgiftsret. Hvis voldgiftsretten træffer afgørelse om det modsatte, har en sådan indbringelse ikke opsættende virkning. Stk. 5. Såfremt Entreprenørens Universaltilladelse tilbagekaldes af Trafikstyrelsen eller relevant myndighed, ophører kontrakten i sin helhed uden varsel.

34 34 UDBUD AF KØRSEL Kapitel 10 - Tvister 31. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, herunder tvister vedrørende kontraktens eksistens eller gyldighed, og som ikke kan bilægges ved forhandling, skal afgøres ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg., den / 2015 Entreprenøren Lejre, den / 2015 Kommunen

35 UDBUD AF KØRSEL 35 Bilagsfortegnelse Bilag A Bilag B1 Bilag B2 Bilag B3 Bilag B4 Bilag B5 Rutebeskrivelser og adresselister for nuværende brugere (skal rekvireres særskilt) Kontrakt om befordring: Oversigt over forventet kørselsbehov Regulering for pris- og lønudvikling Oversigt over tilmeldte vogne Krav til køretøjstyper Tilbud fra Entreprenør Bilag C Tilbudshæfte