Udbud af skolekørsel Holsted området

Transkript

1 Vejen Kommune Udbud af skolekørsel Holsted området Udbudsmateriale Udarbejdet af Teknik & Miljø Team projekt Januar

2 Indholdsfortegnelse 1. Udbudsbetingelser 1.1. Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet 1.2. Den udbudte kørsel 1.3. Henvendelser 1.4. Kontraktløbetid 1.5. Overdragelse af personel 1.6. Overtagelse af busser ved kontraktophør 1.7. Overtagelse af de hidtil anvendte busser 1.8. Sikkerhedsstillelse 1.9. Forsikringer Vurdering af indkomne tilbud Udvælgelseskriterier Personlige forhold Økonomisk og finansiel stabilitet Teknisk kapacitet Formkrav Tildelingskriterium Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Aflysning Kontraktindgåelse 2. Kontrakt om skolebusruter 2.1. Generelt 2.2. Køreplanlægning 2.3. Krav til busserne 2.4. Kørslens udførelse 2.5. Kundebetjening 2.6. Magtanvendelse 2.7. Takst, kontrol og tælling 2.8. Miljøkrav 2.9. Betalingsmodellen Fakturering Ikrafttræden, opsigelse og misligholdelse Voldgift Bilag A 1 Køreplaner for skolebusruterne A 2 Skolernes ferieplan 2015/2016 A 3 Ruterne på kort B Regulering for pris- og lønudvikling C Tilbud fra entreprenør D Tilbudshæfte 2

3 1 Udbudsbetingelser Vejen Kommune udbyder kørsel på fire skoleruter i Holsted området med kørsel fra Holsted mod henholdsvis Føvling og Glejbjerg. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlig bygge- og anlægskontrakter. 1.1 Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet Det samlede grundlag for afgivelse af tilbud på den almindelige skolekørsel består af: Udbudsbetingelser (kapitel 1) Kontrakt om skolebusruter (kapitel 2) med bilag A-D Tilbudshæfte Udbudsbetingelserne, som beskrives i dette kapitel, anvendes i forbindelse med tilbudsgivningen og evaluering af tilbuddet forud for indgåelse af kontrakt. De indeholder primært vejledninger og krav til tilbudsgiveren for afgivelse af tilbud. Kontrakten om skolebusruter i kapitel 2 fastlægger de krav, der vil være gældende for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem Vejen Kommune og entreprenøren reguleres. Vilkårene er bindende, og forbehold i forbindelse med afgivelse af tilbud accepteres ikke. 1.2 Den udbudte kørsel Den udbudte kørsel omhandler fire skolebusruter. To ruter betjener Holsted og Føvling området og to ruter betjener Holsted og Glejbjerg området. Al kørsel er beskrevet gennem køreplaner med angivelse af afgangstider og afgangssted samt ankomsttider og ankomststed, jf. bilag A. Der er tale om 4 ruter med køreplanlagt skolekørsel. Heraf er de 3 ruter (584, 585 og 586) med fleksibel kørsel mellem køreplanlagt morgenkørsel og køreplanlagt eftermiddagskørsel. Der er mulighed for med 3 måneders varsel at udvide kørslen, således at den 4. rute (583) planlægges med fleksibel kørsel mellem køreplanlagt morgenkørsel og køreplanlagt eftermiddagskørsel. Samtidig kan den fleksible kørsel på ruterne nedlægges med 6 måneders varsel, jf. 4 stk. 2 og stk. 3. Fleksibel kørsel er kørsel med kommunens institutioner, f.eks. skoler, børnehaver. Kørslen kan ske ud over kommunegrænser. 3

4 Busruterne er åbne for alle borgere, der kan køre med gratis. Køreplanen er fastlagt. Skolerne, Dagtilbud & Skole samt Teknik & Miljø fastlægger, hvem der er transportberettiget og hvem der skal transporteres på ruten. Entreprenøren har dog altid mulighed for i samarbejde med kommunen at ændre i ruten, hvis det viser sig hensigtsmæssigt for alle parter. I løbet af skoleåret kan der forekomme justeringer i køreplanerne i forbindelse med nye elever, elever, der ikke længere skal transporteres eller nye trafikfarlige skoleveje, og entreprenøren skal således acceptere, at der løbende kan forekomme ændringer. 1.3 Henvendelser Udbuddet afvikles på der er en elektronisk udbudsportal. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på tlf Al kommunikation mellem Vejen Kommune og tilbudsgiver skal foregå via Mercell Danmark A/S. Dette gælder ligeledes, hvis der er spørgsmål til udbudsmaterialet i forløbet. Det er for tilbudsgiver gratis at benytte denne portal. 1.4 Kontraktløbetid Kontraktløbetiden for de fire skoleruter er fra og med 1. august 2015 og til og med 30. juni Vejen Kommune har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 år (optionsperiode), med et år ad gangen på uændrede vilkår. Kontrakten er uopsigelig af entreprenøren i kontraktløbetiden, inkl. optionsperioden. 1.5 Overdragelse af personale Der overdrages ikke personale i forbindelse med kontaktindgåelse og ej heller i forbindelse med kontraktophør. 1.6 Overtagelse af busser ved kontraktophør Vejen Kommune forpligter sig ikke til at overtage entreprenørens busser ved kontraktophør. 1.7 Overtagelse af de hidtil anvendte busser Der er tale om nye ruter i kommunalt regi, og der er ikke overtagelsespligt på tidligere anvendte busser. 1.8 Sikkerhedsstillelse Der forlanges ingen sikkerhedsstillelse i forbindelse med afgivelse af tilbud. 4

5 I forbindelse med kontraktindgåelse vil der blive forlangt en sikkerhedsstillelse på kr ,- pr. driftsbus, jf. 1 stk. 8. Sikkerhedsstillelsen skal foreligge i form af en garanti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab. Garantien opretholdes, indtil den frigives af Vejen Kommune ved kontraktens udløb, forudsat at entreprenørens forpligtigelser er fuldt opfyldt. Den nævnte garanti kan hæves på anfordring og efter påkrav over for entreprenøren, såfremt entreprenøren efter Vejen Kommunes skøn helt eller delvist har misligholdt sine forpligtigelser i forbindelse med kontrakten. 1.9 Forsikringer Der stilles krav om, at entreprenøren til enhver tid er forpligtet til at have erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig transport, jf. 5 stk. 7 og stk. 8. Entreprenørens ansvarsforsikring skal dække ydelserne efter denne kontrakt og skal pr. hændelse udgøre mindst 10 mio. kr. for personskader og 5 mio. kr. for tingsskader Vurdering af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, og vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 1.11 Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og evaluering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildeling vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier i afsnit 1.13 Tildelingskriterier. Når afgørelsen foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftlig underrettet om tildelingsbeslutningen. Der vil endvidere ske offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. Det præciseres, at Vejen Kommune tidligst må underskrive kontrakten efter ophør af stand-still perioden, som er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Vejen Kommune har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af leverandør, hvis underretningen er sket ad elektronisk vej Udvælgelseskriterier Udvælgelse af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold. 5

6 Personlige forhold Aftale om kørsel kan indgås med såvel en enkeltperson som et selskab eller anden juridisk person. Den udbudte kørsel vil være speciel rutekørsel samt turistkørsel. Gennemførelse af kørslen kræver tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Busloven. Dokumentation for at tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Busloven foreligger eller kopi af ansøgning om tilladelser skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiveren skal endvidere - i henhold til bekendtgørelse af Lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, nr. 336 af afgive en tro og love erklæring om virksomhedens ubetalte gæld til det offentlige, som skal vedlægges tilbuddet. Erklæringen skal afgives via Tilbudshæftet. Herudover skal tilbudsgiver med sin underskrift erklære, at der ved udarbejdelse af tilbuddet er taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelse skal præsteres. Dette skal gøres med underskrift af erklæringen i Tilbudshæftet. Tilbudsgivers virksomhedsprofil herunder beskrivelse af organisation, produktudvikling samt kvalitetssikring skal vedlægges tilbuddet. For aktie- og anpartsselskaber skal Vejen Kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen have oplysning om ejerforholdet. Entreprenøren udpeger i forbindelse med kontraktindgåelse en kontaktperson, der med bindende virkning for entreprenøren kan indgå alle aftaler vedrørende den løbende opfyldelse af kontrakten. Kontaktpersonen skal beherske det danske sprog i skrift og tale, da al kommunikation med Vejen Kommune skal foregå på dansk. Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne professionel erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan en forsikring i hele kontraktperioden. Dækningen skal for hver forsikringsbegivenhed mindst dække op til 10 mio. kr. for personskade og 5 mio. kr. for tingskade. Tilbudsgiver skal derfor vedlægge dokumentation for tegnet forsikring. Vejen Kommune er berettiget til på et hvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft Økonomisk og finansiel stabilitet I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges erklæring om virksomhedens resultat før skal (dkr.) og egenkapital for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår Teknisk kapacitet I mulig omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Listen skal indeholde beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Opgaver som er udført hos Vejen Kommune må gerne indgå som reference. 6

7 Vejen Kommune forholder sig ret til at kontakte de på referencelisten angivne kontaktpersoner og at anvende de fra kontaktpersonerne givne oplysninger til vurderingen af tilbudsgivers evne til at varetage opgaven. I Tilbudshæftet skal tilbudsgiveren oplyse om brug af eventuelle faste underentreprenører. Underentreprenører skal opfylde kravene i lov buskørsel og tilladelse efter lov om buskørsel skal dokumenteres på samme måde som for entreprenører, der selv udfører kørslen. Tilbudsgiveren er eneansvarlig over for Vejen Kommune. Tilbudsgiveren har derfor det fulde ansvar for den kørsel og kontraktopfyldelse, der udføres af underentreprenører. Afregning sker altid til den entreprenør, der har kontrakten med Vejen Kommune og til de i den indgåede kontrakt aftalte priser Formkrav Udbuddet afvikles på der er en elektronisk udbudsportal. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på tlf Al kommunikation mellem Vejen Kommune og tilbudsgiver skal foregå via Mercell Danmark A/S. Dette gælder ligeledes, hvis der er spørgsmål til udbudsmaterialet i forløbet. Det er for tilbudsgiver gratis at benytte denne portal. Alle dokumenter i tilbuddet til Vejen Kommune skal oploades og sendes gennem Mercell inden tilbudsfristen udløber og er omkostningsfrit for tilbudsgiver. Selve tilbudshæftet skal oploades i PDF-format, mens bilag og lister skal være kompatible med Microsoft Word/excel. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som en del af sit tilbud, er Vejen Kommune afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsevalueringen. Det er vigtigt, at tilbudsgiver forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om teknisk afklarende oplysninger. Tilbuddet skal afgives på dansk og i danske kroner ekskl. moms. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbuddet angives i prisniveauet for januar Der reguleres for udviklingen fra tilbudsgivningen til kontraktstart og herefter i kontraktperioden hver måned, jf. 17 i kontrakt om skolebusruter. Reguleringen sker efter et sammenvejet indeks, jf. bilag B til kontrakten. Der afgives tilbud på kørslen på følgende måde for hver rute: 7

8 Den køreplanlagte kørsel som en pris pr. køreplanstime Fleksibel kørsel som en pris pr. time med fleksibel kørsel En fast månedlig busomkostning. Der betales ikke for tomkørsel. Der er tale om 4 ruter med køreplanlagt skolekørsel. Heraf er de 3 ruter (584, 585 og 586) med fleksibel kørsel mellem køreplanlagt morgenkørsel og køreplanlagt eftermiddagskørsel. Der er mulighed for med 3 måneders varsel at udvide kørslen, således at den 4. rute (583) planlægges med fleksibel kørsel mellem køreplanlagt morgenkørsel og køreplanlagt eftermiddagskørsel. Samtidig kan den fleksible kørsel på ruterne nedlægges med 6 måneders varsel, jf. 4 stk. 2 og stk. 3. Fleksibel kørsel er kørsel med kommunens institutioner, f.eks. skoler, børnehaver. Kørslen kan ske ud over kommunegrænser. Specifikationerne refererer til 16 i kontrakt om skoleruter og det er disse priser, der indføjes i kontrakten og danner grundlag for den løbende afregning. I tilfælde af manglende kvalitet under udførelsen kan entreprenøren pålægges betaling af bod, jf. 23 i kontrakt om skoleruter. Tilbud på skolebuskørsel skal vedstås til og med den 1. august Det skal fremhæves, at der ikke kan forhandles med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der vil således ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger. Det er derfor yderst vigtigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder angiver samtlige priser, og at tilbuddet er præcist i alle henseender Tildelingskriterium For kørsel på kontrakt om skolebusruter vil tilbud blive valgt på grundlag af følgende kriterium: Laveste pris Laveste pris for tilbud på skolebusruter vil være den samlede årlige omkostning for gennemførelse af kørslen. Såfremt tilladelser fra Færdselsstyrelsen ikke foreligger 1. april 2015, forbeholder Vejen Kommune sig ret til at tildele kontrakten til næst laveste tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og fremsendes via Spørgsmål til materialet stilles herigennem under fanen kommunikation. 8

9 Svar fra Vejen Kommune vil i anonymiseret form kunne ses under fanen ekstra info. Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet betragtes som en del af udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være Vejen Kommune i hænde senest den 23. februar 2015 kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dagen inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort i Mercell. Der er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret på om opdateringer vedrørende udbudsmaterialet herunder spørgsmål og svar Tilbudsfrist Tilbuddet skal afgives elektronisk via Tilbud modtaget på anden vis end via Mercell, til ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal være afgivet i Mercell senest den 3. marts 2015 kl Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Kørslen påbegyndes fra og med 1. august Tilbud skal vedstås til og med den 1. august Udbyders forbehold Vejen Kommune tager forbehold for omfanget af den udbudte kørsel. Kørselsomfanget vil således inden for kontraktens område kunne ændre sig, jf. 4 stk. 2 og stk. 3. Vejen Kommune tager desuden forbehold for ændringer i ringe- og mødetider, nye elever, elever, der ikke længere skal transporteres eller nye trafikfarlige skoleveje. Vejen Kommune tager forbehold for, at grundlaget for dette udbud kan ændres væsentligt ved administrative eller politiske beslutninger; så som omstruktureringer Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.14 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang bortfalder. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt rammekontrakten, vil medføre, at Vejen Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Vejen Kommune ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt at søge forbeholdet 9

10 prissat, i det omfang det skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Vejen Kommune pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Vejen Kommune er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom brancheforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil Vejen Kommune kunne aflyse udbuddet, hvis Vejen Kommune har saglige grunde hertil, herunder budgetmæssige ændringer eller politiske forhold Kontraktindgåelse Hvis tilbud accepteres vil kontrakt blive fremsendt af Vejen Kommune til underskrift. Kontrakten udfærdiges i to eksemplarer, der begge underskrives. Et eksemplar af kontrakten opbevares af Vejen Kommune og et eksemplar af entreprenøren. Det tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, optages som bilag til kontrakten. 10

11 2 Udkast til kontrakt om skolebusruter Entreprenør: Kontaktperson: (oplysninger fra tilbudsblanket) (i det følgende kaldet entreprenøren) og Vejen Kommune, Rådhuspassagen 3, 6600 Vejen, indgår følgende kontrakt om buskørsel: 2.1 Generelt 1. Kontraktgrundlaget består af følgende dokumenter i prioriteret rækkefølge: Nærværende kontrakt Samtlige bilag vedlagt denne kontrakt Det øvrige udbudsmateriale (kapitel 1) Entreprenørens tilbud Ved fortolkningstvivl og uoverensstemmelser er det dokumentet med højest prioritet, der har forrang. Stk. 2. Kørslen udføres på de vilkår, der fremgår af nærværende kontrakt med bilag samt udbudsmaterialet i øvrigt. Det tilbud (inkl. bilag), der danner grundlag for kontrakten, indgår som Bilag D. Stk. 3. Kontrakten kan indgås med en enkeltperson, et selskab eller en anden juridisk person. Stk. 4. Ændringer i ejerforholdet i aktie- eller anpartsselskaber i løbet af kontraktperioden skal skriftligt meddeles Vejen Kommune. Aktie- eller anpartsbesiddelser på under 10 % af aktie- eller anpartskapitalen skal dog ikke oplyses, medmindre en sådan aktie- eller anpartspost giver adgang til medbestemmende indflydelse i selskabet. På anmodning skal selskabet indsende regnskaber til Vejen Kommune med en detaljeringsgrad og informationsværdi, svarende til kravene i Aktieselskabsloven. Stk. 5. Hvis der i aktie- eller anpartsselskaber sker ændringer i ejerforholdet til bestemmende andele i kapitalen, er Vejen Kommune berettiget til at opsige kontrakten med tre måneders varsel, hvis vægtige grunde taler herfor. Opsigelsen skal i givet fald ske senest en måned efter, at Vejen Kommune har modtaget meddelelse om ændringen i ejerforholdet. Stk. 6. Hvis entreprenøren er organiseret som en forening, har Vejen Kommune stedse krav på at få udleveret gældende vedtægter samt dokumenteret oplysninger om foreningens kapitalgrundlag og drift, f.eks. i form af seneste regnskab revideret af registreret eller statsautoriseret revisor, samt budgettet for indeværende og eventuelle 11

12 kommende regnskabsår. Hvis kapital- eller organisationsforholdene tilsiger det, kan Vejen Kommune kræve, at de vognmænd, der er medlemmer af foreningen, og som deltager i kørslen under nærværende kontrakt, skal hæfte direkte over for Vejen Kommune for misligholdelse og andre forhold i forbindelse med deres egen kørsel. Stk. 7. Entreprenøren er eneansvarlig over for Vejen Kommune og har det fulde ansvar for den kørsel, der udføres af underentreprenører. Stk. 8. Der vil ved kontraktindgåelse blive forlangt en sikkerhedsstillelse på kr ,- pr. driftsbus. Sikkerhedsstillelsen skal foreligger i form af en garanti fra et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab. Garantien opretholdes, indtil den frigives af Vejen Kommune ved kontraktens udløb, forudsat at entreprenørens forpligtigelser er fuldt opfyldt. Den nævnte garanti kan hæves på anfordring og efter påkrav over for entreprenøren, såfremt entreprenøren efter Vejen Kommunes skøn helt eller delvist har misligholdt sine forpligtigelser i forbindelse med kontrakten. 2. Entreprenøren leder og driver selvstændigt sin virksomhed. Ethvert personaleanliggende afgøres af entreprenøren. Stk. 2. Vejen Kommune kan kræve, at entreprenøren forflytter en chauffør, således denne ikke længere udfører kørsel for kommunen, hvis chaufføren gentagne gange har givet anledning til berettigede klager. Stk. 3. For alle chauffører, der er tilknyttet kørslen, skal entreprenøren sørge for, at der foreligger rene børneattester, jf. bekendtgørelse nr. 483 af 23/05/2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer hos erhvervsdrivende. Stk. 4. Vejen Kommune kræver løbende dokumentation for, at entreprenøren har indhentet børneattesterne, jf. stk. 3. og at børneattesterne maksimalt er 1 år gamle. Stk. 5. Entreprenøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, de måtte blive bekendt med under udførelsen af arbejdet ifølge denne kontrakt. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens ophør og efter den enkelte medarbejders fratræden, uanset af hvilken årsag. Stk. 6. Vejen Kommune forudsætter, at entreprenøren og eventuelle underentreprenører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvetion nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) 12

13 Det forudsættes endvidere, at entreprenøren og dennes underentreprenører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske menneskerettighedskonvention. Hvis Vejen Kommune bliver bekendt med, at entreprenøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er entreprenøren forpligtet til at opfylde kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle kontraktens krav til ydelse. Entreprenørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er kommunen uvedkommende. Stk. 7. Vejen Kommune ønsker med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold at sikre gode vilkår for medarbejderne hos entreprenøren. Entreprenøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som entreprenøren og eventuelle underentreprenører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har lønog ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for området. Overholder entreprenøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Vejen Kommune tilbageholde vederlag til entreprenøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Vejen Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Entreprenøren skal, efter skriftligt krav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underentreprenørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Vejen Kommune i hænde senest fem dage efter kravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. 2.2 Køreplanlægning 3. Køreplanen er fastlagt. Skolerne, Dagtilbud & Skole samt Teknik & Miljø fastlægger, hvem der er transportberettiget og hvem der skal transporteres på ruten. Entreprenøren har dog altid mulighed for i samarbejde med kommunen at ændre i ruten, hvis det viser sig hensigtsmæssigt for alle parter. I løbet af skoleåret kan der forekomme justeringer i køreplanerne i forbindelse med nye elever, elever, der ikke længere skal transporteres eller nye trafikfarlige skoleveje, og entreprenøren skal således acceptere, at der løbende kan forekomme ændringer. Stk. 2. Vejen Kommune fastlægger de køreplaner, der anvendes som grundlag for beregning af kontraktbetaling. Stk. 3. Vejen Kommune underretter i god tid entreprenøren om påtænkte ændringer af linjeføring, tidspunkter og køreplan, sædvanligvis senest én måned inden påtænkte ændringer. Entreprenøren skal acceptere løbende ændringer. 4. Pr. december 2014 omfatter kontrakten et årligt kørselsomfang på ca.: Rutekørsel: 13

14 777 køreplanertimer / årligt på rute køreplanertimer / årligt på rute køreplanertimer / årligt på rute køreplanertimer / årligt på rute 586 i alt køreplantimer / årligt Fleksibel kørsel / turistkørsel 0 timer med fleksibel kørsel / år på rute timer med fleksibel kørsel / år på rute timer med fleksibel kørsel / år på rute timer med fleksibel kørsel / år på rute 586 i alt timer med fleksibel kørsel / år Kørselsomfanget er opgjort ud fra køreplaner i udbudsmaterialet gældende pr. december Dubleringskørsel Der kan forekomme mindre mulighed for dubleringskørsel på selve rutekørslen. Kørsel efter kl. 17 Der kan forekomme mindre mulighed for fleksibel kørsel efter kl. 17 efter aftale. Stk. 2. Det antal køreplanstimer, der nævnt i stk. 1. kan frit ændres i både op- og nedadgående retning med op til 30 % i kontraktperioden. Stk. 3. Ved nedskæringer i kørselsomfanget på mere end 30 % i kontraktperioden betaler Vejen Kommune en godtgørelse til entreprenøren. Godtgørelsen beregnes efter følgende regler: 18 % af timebetalingen efter 15, stk. 2. for det antal køreplanstimer, der overstiger nedskæringen på 30 %. Godtgørelsen betales for maksimal ét år uanset en længere restperiode. Betalingen sker som et engangsbeløb forud. 2.3 Krav til busserne 5. Der er følgende krav til busmateriellets størrelse, minimumsstørrelse: Rute 583 køres med almindelig 12-meter bus med en samlet kapacitet på minimum 60 passagerer Rute 585 køres med almindelig 12-meter bus med en samlet kapacitet på minimum 60 passagerer Rute 586 køres med almindelig 12-meter bus med en samlet kapacitet på minimum 60 passagerer Rute 587 køres med almindelig 12-meter bus med en samlet kapacitet på minimum 60 passagerer 14

15 Stk. 2. Bussernes alder må i kontraktperioden ikke overstige 16 år. De anvendte busser skal have en god stand, og skal altid være rengjorte og vel vedligeholdte. Fleksibel kørsel er turistkørsel, hvorfor der er krav om turistbusser, som modsat busser til rutekørsel ikke er fritaget for seler, jf. bekendtgørelse om brug af sikkerhedsseler mv. nr. 324 af 7. april Stk. 3. Der må ikke forekomme hullede sæder, punkterede ruder, ødelagte paneler og guld el. lign. Stk. 4. Bussen skal under kørslen tydeligt skiltes med rutenummer, men der er ikke krav om skilteudformning. Dog accepteres pap skilte el. lign ikke. Stk. 5. Bussen skal være udstyret med håndfri mobiltelefon, således bussen til enhver tid kan kontaktes. Stk. 6. Der må ikke ryges i de anvendte busser på noget tidspunkt. Stk. 7. Entreprenøren er til enhver tid forpligtet til at have erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig transport. Stk. 8. Entreprenørens ansvarsforsikring efter stk. 7. skal dække ydelserne efter denne kontrakt og skal pr. hændelse udgøre mindst 10 mio. kr. for personskader og 5 mio. kr. for tingsskader. Stk. 9. Entreprenøren skal give mulighed for, at Vejen Kommune, hvis den ønsker det, kan ophænge relevant information. Fire hængskilte i bussen skal således reserveres til information fra Vejen Kommune. Stk. 10. Entreprenøren må opsætte reklamer både ind i bussen og uden på bussen. Alle reklamer skal inden opsætning godkendes af Vejen Kommune og Vejen Kommune bestemmer, om en reklame må opsættes. 2.4 Kørslens udførelse 6. Entreprenøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, medmindre udefra kommende begivenheder, entreprenøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Stk. 2. Ved driftsstop, sygdom el. lign. skal entreprenøren straks indsætte reservemateriel, reservechauffør eller træffe aftale med anden trafikudøver om kørslens gennemførelse. Samtidig skal Vejen Kommune straks underrettes. Stk. 3. Ved driftsstop på grund af arbejdskonflikt, blokade el. lign. bortfalder betalingen ifølge 16 fuldt ud, både betaling af forholdsmæssige busomkostninger samt timebetaling. Stk. 4. Entreprenøren har pligt til at indberette uregelmæssigheder i driften til Vejen Kommune hurtigst muligt. 15

16 2.5 Kundebetjening 7. Chaufførerne, andet personale og entreprenøren skal udvise god, hjælpsom og høflig opførelse under arbejdets udførelse. Chaufførerne, andet personale og entreprenøren skal beherske det danske sprog i skrift og tale. Stk. 2. Chaufførerne skal bære uniform, hvor entreprenørens navn fremgår. Udgifterne til anskaffelse og vedligeholdelse afholdes af entreprenøren. Stk. 3. I tilfælde af at på- og afstigninger på trafikfarlige skoleveje sker i den modsatte side af passagerens bestemmelsessted, skal chaufføren i det omfang, det er muligt, hjælpe alle børn i alderen 0. klasse til og med 3. klasse over vejen. Stk. 4. Entreprenøren er ansvarlig for skader, der forårsages på personer eller gods under udførelse af pligter i henhold til nærværende aftale. Det være sig personer eller gods, som entreprenøren befordrer i henhold til nærværende aftale eller tredjemands person eller gods. 2.6 Magtanvendelse 8. Entreprenøren skal, hvis der er foretaget et magtindgreb magtindgreb forstået på den måde, at chaufføren har været nødsaget til at fastholde en passager, for at denne ikke kan udøve skade på sig selv eller andre sikre, at der efterfølgende omgående sker en indberetning til Vejen Kommune. Stk. 1. Det er vigtigt, at være opmærksom på følgende: at begrænse magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten til det absolut nødvendige, at den mindste indgribende foranstaltning altid går forud for den mere indgribende, at magtanvendelse altid skal udøves så skånsomt og kortvarigt som muligt og at der kun er adgang til at fastholde en person eller føre personen til et andet sted, når der er nærliggende risiko for, at personen udsætter sig selv eller andre for at lide væsentlige personskade og forholdende i det enkelte tilfælde gør det absolut påkrævet. Stk. 2. Der skal være en reel og begrundet risiko for at vedkommende gennem handlinger vil skade sig selv eller andre, personen skal være insisterende og vedholdende i sin udtryksform, alle andre og mindre indgribende metoder og midler skal have vist sig nytteløse. Stk. 3. Et lovligt indgreb i form af fastholdelse omfatter aldrig vold som førergreb, slag eller spark. 2.7 Takst, kontrol og tælling 9. Vejen Kommune fastlægger takst- og billetteringsudstyr og øvrige rejsebestemmelser. 10. Entreprenøren medvirker til gennemførelsen af de kontrolforanstaltninger, der iværksættes af Vejen Kommune, herunder passagerkontrol i busserne. 16

17 11. Vejen Kommune kan iværksætte trafiktællinger og undersøgelser. Entreprenøren og chaufføren medvirker uden særskilt kontraktbetaling i op til 3 x 5 dage pr. skoleår. 12. Billiteringsudstyr, der stilles til rådighed af Vejen Kommune, skal tilbageleveres ved kontraktens ophør i funktionsdygtig og ubeskadiget stand, bortset fra almindelig slitage. Entreprenøren har ansvaret for udstyret i forbindelse med brand, trafikskade, hærværk og tyveri. 2.8 Miljøkrav 13. Det kræves, at de anvendte busser opfylder den i Danmark på bussens første indregistreringsdato gældende EU-norm for emissioner. Stk. 2. Det er entreprenørens ansvar, at alle forhold vedrørende driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i overensstemmelse med gældende arbejdsmiljølovgivning. Opmærksomheden henledes på, at den udbudte kørsel skal udføres på såvel offentlige veje som private fællesveje, og at der under kørslen skal passeres trafikchikaner, herunder trafikdæmpende foranstaltninger i form af bump mm. Enkelte strækninger kan endvidere være grusveje. Stk. 3. Hvis entreprenøren eller dennes ansatte møder arbejdsopgaver, der ikke kan udføres på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde, skal entreprenøren underrette Vejen Kommune med henblik på aftale, hvordan den pågældende opgave løses. 2.9 Betalingsmodellen 14. Alle indtægter ved kontraktkørslen på nær eventuelle reklameindtægter tilfalder Vejen Kommune. 15. Køreplanstid opgøres som den tid, der køres i rute efter køreplanen. Køreplanlagte pauser medregnes ikke. Tomkørsel medregnes ikke. 16. Betalingen for kørslen opgøres pr. køreplanlagt time. Alle priser er ekskl. moms. Stk. 2. Til dækning af timeafhængige omkostninger betales, jf. tilbudshæfte: 583 skoledage, kl , køreplanlagt rutekørsel.kr. pr. køreplantime. 583 skoledage, kl , fleksibel kørsel.kr. pr. time med fleksibel kørsel. 584 skoledage, kl , køreplanlagt rutekørsel.kr. pr. køreplantime. 584 skoledage, kl , fleksibel kørsel.kr. pr. time med fleksibel kørsel. 585 skoledage, kl , køreplanlagt rutekørsel.kr. pr. køreplantime. 585 skoledage, kl , fleksibel kørsel.kr. pr. time med fleksibel kørsel. 586 skoledage, kl , køreplanlagt rutekørsel.kr. pr. køreplantime. 586 skoledage, kl , fleksibel kørsel.kr. pr. time med fleksibel kørsel. 17

18 Stk. 3. Til dækning af busafhængige omkostninger betales fra bussernes første hele måned i kontrakt, jf. tilbudshæfte: Driftsbus rute 583 (min. ca 60. pladser)...kr. pr. måned Driftsbus rute 584 (min. ca 60. pladser)....kr. pr. måned Driftsbus rute 585 (min. ca 60. pladser)....kr. pr. måned Driftsbus rute 586 (min. ca 60. pladser)....kr. pr. måned Stk. 4. For dubleringskørsel med ekstra bus (alm. 12-meter bus) betales: Skoledage, kl kr. pr. time Der afregnes for det faktiske antal kørte minutter, men minimum en times kørsel pr. dag, de dage der udføres dubleringskørsel. Der betales ikke busafhængige omkostninger. Stk. 5. For kørsel efter endt køreplanskørsel (alm. 12-meter bus) betales: Skoledage, efter ca. kl. 17 kr. pr. time Der afregnes for oprunding til hele timer. Der betales ikke busafhængige omkostninger. 17. Satserne i 16 reguleres hver måned efter indekset i Bilag B. Udgangspunktet for reguleringen er indekset for januar Regulering sker første gang den 1. august Stk. 2. Det er entreprenørens ansvar at gennemføre den månedlige regulering og reguleringen skal fremgå tydeligt af de fremsendte fakturer. 18. Parterne er berettiget og forpligtet til at regulere betalingens størrelse, hvis omkostningsudviklingen på grund af ny lovgivning afviger væsentligt fra reguleringen i Fakturering 19. Faktura skal fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Stk. 2. Vejen Kommune udarbejder et skema, som entreprenøren skal benytte i forhold til opgørelse af den leverende kørsel inklusiv månedlig regulering. Skemaet skal fremsendes pr. mail til teknik@vejen.dk umiddelbart efter fremsendelse af faktura. Skemaet gennemgås ved kontraktindgåelse/opstartsmøde. Stk. 3. Vejen Kommune foretrækker elektronisk fakturaer dannet i leverandørens eget økonomi- og fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel. Fakturablanket dannet via NemHandel er gratis og fungere fuldt elektronisk. Oplysninger om e-fakturering kan findes på Stk. 3. Vejen Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 18

19 Stk. 4. Senest den 5. bankdag i måneden sender entreprenøren en opgørelse i henhold til vejledningen, jf. stk. 1. Ved for sen indberetning udskydes Vejen Kommunes betaling efter 15 med samme antal dage. 20. Senest 30 dage fra modtagelsen af korrekt faktura, jf. 19 forfalder betalingen. Stk. 2. Ved eventuel dubleringskørsel betales der efter antal gennemførte dubleringstimer, som aftalt ved bestillingen af dubleringskørslen. Betalingen falder samtidig med afregningen jf. stk Ikrafttræden, opsigelse, misligholdelse 21. Kontrakten løber fra den 1. august 2015 til og med 30. juni Vejen Kommune har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 år med ét år ad gangen på uændrede vilkår. En eventuel forlængelse skal meddeles skriftligt af Vejen Kommune senest seks måneder før kontraktudløb. Hvis kontrakten ikke forlænges, udløber den uden varsel den 30. juni Stk. 2. Kontrakten er i kontraktperioden uopsigelig for entreprenøren, jf. dog Vejen Kommune har ret til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis entreprenøren går konkurs eller i betalingsstandsning, eller hvis entreprenøren, der driver en personlig enkeltmandsvirksomhed, afgår ved døden, og hans bo behandles som gældsfragåelsesbo. Dødsboet, konkursboet eller den, der i øvrigt handler på entreprenørens vegne, kan dog, hvis Vejen Kommune godkender dette, midlertidigt indtræde i kontraktforholdet med henblik på virksomhedens afvikling, afhændelse eller overdragelse. 23. Hvis entreprenøren undlader at udføre en aftalt kørsel uden forudgående underretning af og accept fra Vejen Kommune, er Vejen Kommune berettiget til at modregne kr. i kontraktbetalingen pr. kørsel. I gentagelsestilfælde er Vejen Kommune efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for entreprenøren. Stk. 2. Hvis entreprenøren ikke overholder de aftalte tider eller uden aftale indsætter en bus, der ikke opfylder kravene, er Vejen Kommune berettiget til at modregne kr. i kontraktbetalingen pr. konstateret til fælde. I gentagelsestilfælde er Vejen Kommune efter skriftlig advarsel berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning for entreprenøren. Stk. 3. Hvis entreprenøren ikke holder sine busser i en god standard, rengjorte og vel vedligeholdte og der forekommer hullede sæder, punkterede ruder, ødelagte paneler og gulv el. lign. busserne og disse forhold ikke bringes i orden på opfordring fra Vejen Kommune, er kommunen berettiget til at modregne kr. i kontraktbetalingen pr. konstateret tilfælde. 19

20 24. Entreprenørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre entreprenører uden forudgående skriftlig aftale med Vejen Kommune. Stk. 2. Entreprenøren kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på baggrund af de krav, som entreprenøren har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Stk. 3. Overtrædelse af bestemmelser i denne paragraf vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 25. Enhver af parterne kan ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis modparten gør sig skyldig i grov eller gentagne overtrædelser af kontraktens bestemmelser. Stk. 2. Vejen Kommune kan endvidere opsige kontrakten med fire ugers varsel, hvis entreprenøren gør sig skyldig i andre forhold, der giver grund til at antage, at entreprenøren ikke fremover vil udføre kørslen på forsvarlig måde. Stk. 3. Entreprenøren kan inden for to uger efter modtagelse af en opsigelse efter stk. 2 eller 1, stk. 5 indbringe opsigelsen for den i 26 nævnte voldgiftsret. Med mindre voldgiftsretten træffer afgørelse om det modsatte, har en sådan indbringelse opsættende virkning. Stk. 4. Såfremt entreprenørens tilladelse efter Busloven tilbagekaldes af Færdselsstyrelsen ophører kontrakten i sin helhed uden varsel Voldgift 26. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, herunder tvister vedrørende kontraktens eksistens eller gyldighed, og som ikke kan bilægges ved forhandling, skal afgøres ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg., den / 2015 Entreprenøren Vejen Kommune 20