Bilag november 2014 Affald & Trafik

Transkript

1 Bilag 1 Beskrivelse og vurdering af Potentiale i funktionsudbud, partnering eller rammeaftaler for asfaltvedligehold Besvarelse af udsendt spørgeskema Arkil A/S - Asfalt 1 4. november 2014 Affald & Trafik

2 Læsevejledning til Horsens Byråd Kære Politikere Dette er et spørgeskema som Horsens Kommune har udsendt til følgende asfaltentreprenører: 1. NCC Roads A/S 2. Arkil Asfalt A/S 3. Colas Danmark A/S 4. Munck Asfalt A/S 5. Pankas A/S 6. Lemminkäinen A/S 7. DOB I/S (Dansk Overflade Behandling A/S) 8. Inreco A/S 9. SR-Gruppen A/S 10. Horsens Kommune, Service og Beredskab Spørgeskemaet blev udsendt den 14. maj 2014 med en svarfrist til den 6. juni Svarfristen var valgt ud fra, at Horsens Kommune havde licitation på 2. runde af asfaltarbejder denne dag, og entreprenørerne om ønsket kunne medbringe svaret denne dag. Den 6. juni var der ikke indkommet svar på spørgeskemaet, og de entreprenører der var mødt frem til licitationen begrundende den manglende besvarelse med ekstrem travlhed med tilbudsudregning m.m. Endelig bemærkede man, at spørgsmålene fra Horsens Kommune havde et meget stort omfang. Fristen blev herefter forlænget til den 14. juni 2014 kl og ved fristens udløb var der indkommet besvarelser fra: a) NCC Roads A/S b) Arkil Asfalt A/S Et lille stykke tid efter fristens udløb kom yderligere besvarelse fra: c) DOB I/S Horsens Kommunes spørgsmål og betragtninger er skrevet ind i tekstbokse med blå baggrund, som denne tekstboks Entreprenørenes svar er afleveret som råtekst, der efterfølgende kopieret ind i gule tekstbokse, som denne, for læsbarhedens skyld. Der er ikke redigeret i entreprenørernes svar og svarende er bragt i deres fulde længde. Alle pdf-filer vedrørende Beskrivelse og vurdering af potentialet i funktionsudbud, partnering eller rammeaftaler for asfaltvedligehold sendes til asfaltentreprenørerne til orientering. God fornøjelse med læsningen 4. november

3 0. Indhold Indhold 0. Indhold Introduktion til asfaltentreprenører Lidt om jeres baggrund som asfaltentreprenør Flerårig aftale med lang tidshoristont (8 15 år) Flerårig aftale med kortere tidshorisont (3 til 5 år) Enårige entrepriser opdelt entreprisemæssigt efter jobtyper Helhedsorienteret drift Økonomi Administrativt og eksterne rådgivere Ordet frit Asfaltentreprenørens anbefaling til Horsens Kommune

4 1. Introduktion til asfaltentreprenører 14. maj 2014 Kære asfaltentreprenører Horsens Kommune er, på lige fod med den øvrige offentlige sektor, løbende på udkig efter måder at gøre tingene smartere eller mere effektive på, i den hensigt enten at få mere værdi for pengene, eller at reducere omkostningerne til de opgaver vi udfører. I den sammenhæng vedtog Byrådet i forbindelse med budgetbehandlingen for 2014, som fandt sted i august 2013, at driften af vore asfaltbelægninger skal gøres til genstand for en mere tilbundsgående analyse, med særligt fokus på potentialet i funktionskontrakter eller partneringkontrakter (flerårige rammeaftaler). I denne sammenhæng vil der også indgå en analyse/vurdering af fordele og ulemper ved de forskellige modeller. Horsens Kommune har en formuleret politik om at vi arbejder for helhedsorienteret drift og myndighedsbehandling. I denne sammenhæng vil det sandsynligvis betyde, at en eventuel anden måde at løse driften af asfaltbelægninger på, bør beskrive følgende: Veje udenfor tættere bebygget område: Entydig placering af ansvaret for driftsopgaver der har indflydelse på asfaltbelægningernes levetid: 1) Drift og fornyelse af asfaltbelægninger. Udfaldskrav. 2) Drift og fornyelse af rabatarealer (Kantfyldning, rabathøvling, afstribning, afvanding). Udfaldskrav? Nødvendig vedligehold for at entreprenøren kan stå inde for 1)? 3) Levetid for belægninger. Udfaldskrav for asfaltbelægninger er ofte skadespoint, der alene beskriver overfladen. Hvorledes beskrives udfaldskrav til forberedende/levetidsforbedrende arbejder? 4) Sammenhæng i økonomi så økonomi/ansvar hænger sammen. 5) Fastlåsning af økonomi fordele og ulemper? 6) Optimal aftalelængde? 7) Effektiviseringspotentiale 8) Andet? Veje indenfor tættere bebygget område: Entydig placering af ansvaret for driftsopgaver, der har indflydelse på asfaltbelægningernes levetid og helhedssyn på opgaver, der hænger sammen. F.eks. kan følgearbejderne for et nødvendigt asfaltarbejde have store konsekvenser i form af udskiftning eller opretning af kanstene og fortove, der ofte vil udgøre et væsentligt større beløb end selve asfaltarbejdet: 1) Drift og fornyelse af asfaltbelægninger. Udfaldskrav. Udfordring med ledningsarbejder. Hvordan beskrives udfaldskrav til en funktionskontrakt. 2) Drift og fornyelse af kantsten og fortovsbelægninger, som et nødvendigt følgearbejder forud for nyt asfaltslidlag. 3) Udskiftning af rendestensriste og genetablering af kørebaneafmærkning, spoler til lyssignaler m.m.. 4) Myndighedsbehandling af opgravningstilladelser. Del af entreprenørkontrakt? 5) Tilsyn med ledningsopgravninger og retableringer, der dårligt udført har indflydelse på asfaltbelægningers levetid. 6) Sammenhæng i økonomi. Hvordan får man kontraktmæssigt arbejder udenfor og indenfor bebygget område til at hænge sammen, så man ikke suboptimerer f.eks. landområder på bekostning af byområder. Ideélt set bør det være muligt fra år til år at ændre balancen imellem investeringer i land og by, afhængig af vejenes tarv. 4

5 7) Fastlåsning af økonomi fordele og ulemper? 8) Optimal aftalelængde? 9) Effektiviseringspotentiale? 10) Andet? Horsens Kommunes administrative personale og eksterne rådgivere: 1) Ændring eller nedlæggelse af administrativ bestillerfunktion? 2) Myndighedsopgave? 3) Fagtilsyn? 4) Effektiviseringspotentiale? 5) Andet? 6) Ekstern rådgivning. Tilstandsvurdering, Målinger af vejteknisk tilstand (bæreevne, sporkøring, friktion etc.). Økonomi. Effektivisering eller forøgede omkostninger. I rapporten til Horsens Byråd vil indgå indhentede informationer fra: Vejdirektoratets vurderinger og anbefalinger vedrørende funktionsudbud og partnering. Indhentede erfaringer vedrørende funktionsudbud fra kommune eller kommuner. Indhentede erfaringer og anbefalinger fra asfaltentreprenører. Affald og Trafiks analyse og vurdering af det indsamlede materiale. Jeg forventer, at I kommunikerer jeres vurderinger uden filter, og kalder en spade for spade lige som vi plejer, når vi drøfter tingene. Men for god ordens skyld skal samtidig understreges, at det ikke er tanken, at svarene er anonyme. De vil blive videreformidlet med oplysninger om hvilket firma og hvilken medarbejder der har udfyldt skemaet. Det er naturligvis frivilligt at hjælpe os med dette skema, men jeg vil være meget taknemmelig for jeres hjælp. At udforme et spørgeskema er en stor udfordring, da der hurtigt kan blive en grad af styring i denne. Jeg har valgt at undlade skemaformen, men lagt op til prosaformen for at give entreprenøren maksimal frihedsgrad. For at svarene alligevel skal passe ind i samme sammenhæng, har jeg dog formuleret nogle overskrifter, som en ramme for jeres svar. MEN der er plads til alle jeres synspunkter om ikke andet under overskriften Ordet frit. I denne indledning er der luftet nogle problemstillinger og understreget ønsket om en helhedsorienteret drift, hvor økonomisk/teknisk ansvar og kompetencen til at udfylde en sådan aftale skal hænge sammen. Dette indebærer også, at en aftalemodel skal skabe helhed i hele vejnettet både på land og i by. På forhånd tak. Steinar Sørensen 5

6 2. Lidt om jeres baggrund som asfaltentreprenør. Jeg vil gerne vide lidt om, hvor omfattende jeres erfaringer er med funktions- og partnering/rammeaftaler. a) Hvor mange funktionskontrakter har I og igennem hvor mange år har I arbejdet med dem? b) Hvor mange partneringaftaler eller rammeaftaler har I og igennem hvor mange år har i arbejdet med dem? Entreprenørens beskrivelse Arkil A/S Asfalt har 3 funktionskontrakter hos Slagelse, Haderslev og Århus kommune. Vi har arbejdet med dem i 5, 2 og 1 år. Funktionskontrakterne er alle i det åbne land, dog er der mindre villaveje som en del af gl. Skælskør kommune, der er en del af funktionskontrakten i Slagelse. Arkil A/S Asfalt har rammeaftale med partneringelementer i Haderslev kommune, samt rammeaftaler med Næstved, Vejen, Åbenrå og Århus kommune (planlagte reparationer i Århus) Vi har haft aftalerne 1, 3, 2 og 2 år med kommunerne. 6

7 3. Flerårig aftale med lang tidshoristont (8 15 år) Funktionskontrakter bliver ofte fremhævet for bl.a. følgende: a) Styring efter skadespoint kombineret med lang kontraktperiode giver ofte entreprenøren et incitament til at investere mange penge i de første år, og få penge i de sidste. Altså en form for afbetalingsordning for kommunen. b) Et fremrykket vedligehold hvor slidte åbne vejbelægninger lukkes, fremhæves ofte som et billiggørende element, da vandnedtrængning i underlaget accelererer nedbrydning af belægninger. c) Frit valg af belægninger uden begrænsninger eller med få begrænsninger som f.eks. forbud af OB-belægninger på gennemfartsveje, cykelstier og i byer fremhæves ofte som et billiggørende element. d) Funktionskontrakter udråbes ofte som velegnede udenfor tættere bebygget område og mindre velegnede indenfor tættere bebygget område. e) Det er kompliceret at gennemføre kontraktændringer i perioden og bestiller må leve med at entreprenøren som udgangspunkt bestemmer i kontraktperioden. f) Aftaleformen stiller store krav til at samle opgaver der kan påvirke asfaltbelægningens levetid hos entreprenøren. g) Aftaleformen har ry for at fremme køb af asfalt på afbetaling. Endelig er følgende interessant for os: h) Asfaltteknologi og regler (f.eks. afmærkning af vejarbejder) ændrer sig løbende over tid. Hvordan sikrer Horsens Kommune sig en fornuftig kontrakt på dette grundlag. i) Entreprenørens anbefaling til Horsens Kommune vedrørende funktionskontrakter. j) Hvad er den ideelle kontraktlængde? k) Hvordan vil denne kontraktform påvirke kvaliteten af vore veje. Arkil s kommentarer til ovennævnte: - Vi vil altid indregne en forrentning af vor investerede kapital i en funktionskontrakt. - Vi vil altid søge at vælge den billigste belægningsløsning for os, dette betyder at man får udstrakt brug af OB belægninger samt partielle overfladebehandlinger. - Man søger at udføre den billigste belægning, med størst mulig anvendelse af asfaltgenbrug. - Hvis Horsens kommune vil undgå megen brug af OB på vejene, skal man beskrive at man ønsker fulddækkende asfaltbelægninger (ikke OB), men man skal så også forvente en noget højere pris. I en funktionskontrakt uden nogen krav, er det entreprenøren der bestemmer belægning og udførelsestidspunkt, altså ikke når der er borgerønsker, eller ønsker om belægningsfornyelser pga. af et cykelløb. - Vor vurdering er at vejenes tilstand egentlig ikke bliver bedre, men megen vej vil være kosmetisk pyntet med en overfladebelægning, hvis man ikke stiller krav om andet. - Kontraktlængden bør være 10 til max 15 år. 7

8 4. Flerårig aftale med kortere tidshorisont (3 til 5 år). Partneringaftaler/rammekontrakter bliver ofte fremhævet for bl.a. følgende: a) Flerårige aftaler skaber tryghed for entreprenøren, der kender sin ordrebeholdning i en længere periode. b) Et større volumen i udbuddet i kraft af flere års asfaltarbejde contra vore nuværende et-årige udbud, giver øget konkurrence. c) Asfaltentreprenøren kan komme tidligere i gang på sæsonen, når man ikke skal afvente udbud, og får en øget chance for en bedre udnyttelse af materiel og mandskab. d) Partneringaftaler er mere fleksible, da bestiller og entreprenør indenfor rammerne af aftalen, aftaler hvilke arbejder der skal udføres i de enkelte år. e) Partneringaftaler har ry for at være velegnede indenfor tættere bebygget område, hvor mange elementer indgår. f) Partneringaftaler indbyder ikke til køb af asfalt på afbetaling. Endelig er følgende interessant for os: g) Asfaltteknologi og regler (f.eks. afmærkning af vejarbejder) ændrer sig løbende over tid. Hvordan sikrer Horsens Kommune sig en fornuftig kontrakt på dette grundlag. h) Entreprenørens anbefaling til Horsens Kommune vedrørende partneringaftaler. Arkil s kommentarer til ovennævnte: - Betragtningerne er korrekte. - Vor opfattelse af ovennævnte kontrakter er, at kunden ved hvad kunden får, man er med til at bestemme det i åben dialog. - For os er denne kontraktform mest reel, vi ønsker at udføre et ordentligt stykke arbejde, hvor vi er enige med kunden om dette. - Kunden vælger selv om afmærkning, rabatter med videre skal indgå i kontrakten. 8

9 5. Enårige entrepriser opdelt entreprisemæssigt efter jobtyper. a) Dette er den model Horsens Kommune udbyder efter p.t. b) Modellen er velegnet til at blive tilpasset efter regelændringer og asfaltteknologi. c) Volumenet pr. entreprise er beskedent. d) Værktøjskassen er stor, f.eks. kan remix-belægninger med mulighed for alternativer udbydes e) Modellen giver ingen mulighed for køb af asfalt på afbetaling. f) Løsninger vælges af bestiller men der er en grad af vidensdeling imellem bestiller og entreprenører. Arkil s vurdering af denne entrepriseform: - Solid velkendt metode, kunden ved hvad kunden får og betaler for. - Ved fornuftig anvendelse, kan kunden også indgå i dialog med entreprenøren om anden måske mere optimal valg af belægningstype. - Man opnår ikke en længerevarende god dialog med optimering af de enkelte belægningsstrækninger, som man bedre kan, ved en flerårig aftale. 9

10 6. Helhedsorienteret drift. a) Hvordan effektiviserer Horsens Kommune sin asfaltdrift? b) Hvilke opgavetyper bør indgå i en eventuel flerårig opgaveportefølje? c) Hvilken eller hvilke modeller bør porteføljen bestå af? d) Hvordan sikres effektiv implementering af ny asfalteknologi. e) Hvordan håndteres regelændringer? f) Kan der indgå et element af afbetaling i modellen (funktionskontrakt). g) Hvordan sikres kvaliteten (løsninger med lang levetid). Hvordan sikres sammenhæng imellem by og land, så det ene område ikke suboptimeres på bekostning af det andet. Fastlåste kontrakter med fastlåst beløb til asfaltvedligehold er IKKE nogen fordel, hvis de kun dækker en del af vejnettet. Arkil A/S Asfalt anbefaler selvfølgelig en udlicitering af asfaltopgaverne, og vi anbefaler rammeaftaler med rigtigt udført tilbudsliste med realistiske mængdeangivelser, gerne med partnering elementer, for mulighed for optimering. 10

11 7. Økonomi. Markedet er presset i disse år, og priserne for asfaltarbejde er lave. a) Hvad er effektiviseringspotentialet over en flerårig periode, ved at gå over til andre udbudsformer og længere kontraktperiode. Skøn over den under punkt 4 foreslåede løsning. Kommunens budgetter pristalsreguleres efter et løntungt prisindeks. Asfalt påvirkes p.t. meget af prisen på olieprodukter. Hvordan bør man pristalsregulere en 15-årig kontrakt? 15 år er meget lang tid. Hvordan bør man indrette ophævelsesklausuler, hvis bestiller eller entreprenør ønsker at komme ud af kontrakten i utide. Der er hård priskonkurrence på asfaltmarkedet, og vi vil søge at undgå et alt for lavt niveau til en 15 årig kontrakt. Man kan leve med et dårligt prisniveau 1 eller 2 år, men ikke i 15 år. Arkil anbefaler at asfaltindekset anvendes, i modsat fald, indregner vi selv kompensation for andet indeks. I paradigma for funktionsudbud, er spillereglerne for udbuddet anført, vi anbefaler at dette følges, også i Horsens. 11

12 8. Administrativt og eksterne rådgivere. Funktionsudbud plejer at bygge på et aftalt antal skadespoint og en aftalt udvikling i disse i kontraktperioden. a) Skadespointene bedømmes af en uvildig rådgiver, godkendt af både bestiller og udfører, typisk Vejdirektoratet, Grontmiij eller COWI, der kører vejsyn. Arbejder udføres p.t. af uvildig rådgiver med en tredjedel af vejnettet årligt, hvilket formentlig er et fornuftigt niveau. b) Hvilke øvrige ydelser kan der være god fornuft i at købe, for at have et godt kontraktgrundlag. Hvordan vil den under punkt 4, af entreprenøren foreslåede udbuds-/aftalemodel påvirke Horsens Kommunes administrative personale. c) Besparelsespotentiale? d) Ændret rolle i den nye model. e) Håndtering af borgerhenvendelser? f) Myndighedsopgaver? g) Sparring? Umiddelbart må man forvente, at bygherren bør kunne spare personale, da entreprenøren skal føre tilsyn med vejene, samt borgerhenvendelser, hvis dette er med i kontrakten. 12

13 9. Ordet frit. Som nævnt anbefaler Arkil A/S Asfalt rammeaftaler, evt, med partnering elementer. Vi ønsker at levere et kvalitetsarbejde efter aftale med kunden. 13

14 10. Asfaltentreprenørens anbefaling til Horsens Kommune. Firmanavn og underskrift: Spørgeskemaet er udfyldt af divisionsdirektør Lars Kim Jørgensen fra Arkil A/S Asfalt. 14