Kassations- og magasineringspolitik for materialer i Københavns Biblioteker

Transkript

1 Kassations- og magasineringspolitik for materialer i Københavns Biblioteker Københavns Biblioteker har én fælles samling. Kassations- og magasineringspolitikken er gældende politik og skal efterleves for at samlingen kan fremstå som et attraktivt og relevant tilbud til borgerne. Overordnet ansvarlige for materialesamlingen i Københavns Biblioteker er materialechefen og materialechefen for Hovedbiblioteket Generelle anvisninger for kassation og magasinering Materialer i udlånene skal være aktuelle, efterspurgte og i ordentlig stand. Materialer, som ikke har været udlånt i 2 år skal kasseres. På lokalbibliotekerne overvejes overførsel til HB s magasin ved sidste ex. På HB overvejes magasinering. Faglitteratur haves generelt kun i nyeste udgave. Indkøberne kan foretage undtagelser. Fysiske materialer, der er erstattet af elektroniske ressourcer skal kasseres. Forældede medier kasseres. Generelt skal der løbende vurderes om nye medietyper erstatter gamle. Forældede medier er: kassettebånd, cd-rom, vhs samt forældede pc- og konsolspil. International samling: Materialer, der ejes af Københavns Biblioteker udfases, hvis de ikke benyttes. Der betjenes i stedet med depoter fra Statsbiblioteket. Ved supplering af skønlitterære titler (krimier, pegebøger, billedbøger etc.) indkalder indkøberne ældre og slidte oplag eller udgaver til kassation i indkøbsøjeblikket. Alle biblioteker udpeger en materialeansvarlig, der sikrer at kassationsmålene i forhold til kassationsårshjulene overholdes. Særlige forhold for kassation på lokalbibliotekerne Flydende(flydlb) materialer med mindre end 2 udlån de sidste 6 år vil automatisk blive kasseret via autokassation. Lokalbibliotekerne har ikke magasiner, men kan dog have lokal beholdning på juleog lokalhistoriske værker. Et materiale, der vurderes egnet til magasinering magasineres direkte til HB magasin se vejledning.. Særlige forhold for kassation og magasinering på Hovedbiblioteket Hvis et magasinmateriale ikke har haft udlån i 5 år vurderes materialet med henblik på kassation eller overførsel til Statsbiblioteket. Forældede bøger (f.eks lovstof) magasineres kun, hvis materialet skønnes bevaringsværdigt, ikke kan skaffes på andet medie og stadig udlånes. I takt med at magasinbøger digitaliseres kasseres de fysiske eksemplarer, hvis vi har permanent udlånstilladelse til den digitale udgave.

2 Tidsskrifter i Københavns Biblioteker Opbevaring af tidsskrifter på Hovedbiblioteket : Nyeste nummer i udlån / ældre nummer kasseres Indeværende årgang i udlån / ældre årgang kasseres Standard = 3 år + indeværende årgang i udlån / ældre årgang kasseres Evig* = 3 år + indeværende årgang i udlån / ældre årgange magasineres *Evige tidsskrifter defineres som tidsskrifter, der til stadighed anvendes f.eks. Kritik Ophørte tidsskrifter (torsoer) afskaffes på linje med boglige materialer på magasin : ingen udlån i 5 år kasseres. Opsagte tidsskrifter kasseres som hovedregel. Alle tidsskrifter sammenholdes med digital adgang. Digital adgang udløser vurdering af ophør for fysisk materiale, undtagen hvis et lækkert layout er forudsætningen for tidsskriftets værdi. Opbevaring af Tidsskrifter på lokalbibliotekerne : 1 år + indeværende årgang i udlån / ældre årgange kasseres. Undtaget er håndarbejdstidsskrifter, som kan opbevares 2 år + løbende årgang samt tidsskrifter med længere artikler af tilbagevendende interesse (Kritik, Social Kritik, litteraturtidsskrifter), der kan gemmes 5 år + løbende For alle tidsskrifter gælder at slitage medfører kassation. Hovedbiblioteket overbygningsfunktionen i København. Hierarki i folkebibliotekerne i Danmark: Statsbiblioteket Centralbibliotek Hovedbibliotek Filialer / lokalbiblioteker Hovedbibliotekets overbygningsfunktion betyder at materialer findes i større og bredere udvalg indenfor emneområder og forfatterskaber samt specialsamlinger som eksempelvis drama og digte. Hovedbibliotekets overbygningsfunktion betyder: at materialer generelt opbevares længere end på lokalbibliotekerne f.eks. tidsskrifter at Hovedbiblioteket har titler på magasin

3 Kassationsvejledning for Københavns Biblioteker Generelt kasseres alle materialer, der ikke er i god stand dvs: Fugtskadet, plettet, beskidt, klistret, defekt, ødelagt, ridset, klippet i bogen, defekt stregkode, store æseløre, oversteget i bogen, løse sider, løs ryg, løse omslag, manglende sider og manglende bilag (se bilag). Hvornår: Der kasseres i bibliotekerne efter gældende kassationspolitik og der kasseres samtidig i bibliotekerne efter et årshjul for børn og et årshjul for voksne. Årshjul, børneafdelingerne: januar Krimi,gys,sf Fant *-j februar Fant k-å Digte,drama,jul marts Bi *-e Bi f-l april Bi m-r Bi s-å maj Rim,find,sprsti Faglitt juni Faglitt Faglitt juli Faglitt Musik, cd august Ung,te,manga Film,lyd,spil september Skøn *-j Skøn k-å oktober Pe Oplæs november Bifag, even Smlet december Smlet, let Let, smlet, letcd Årshjul, voksenafdelingerne: januar Musik Musik februar Musik Fant, Sf, Ant, Drama, Digte, Jul marts Krimi Spænd

4 april Skøn *-j Skøn k-r maj Skøn s-å Faglitt juni Faglitt Faglitt juli Faglitt Faglitt august Faglitt (%82-88) Tegneserier, MP september oktober LYD Musik (78) november Film og spil Andre sprog (82-85) december Andre sprog (88) Hvordan : Kassationsordrer Der er 2 typer kassation: Autooprettede kassationer - vedr. bestandsreduktion (flydende materialer indenfor krimi og spænd) - vedr. flydende materialer som ikke har været udlånt i X-år Manuelt oprettet kassation (Indkøbsgrupperne) - ny udgaver indgået, gammel udgave skal kasseres Kassationsordrerne dannes som kontrolreserveringer i bibliotekssystemet (DDElibra). De kan opfyldes på tre forskellige måder: Fremfinding via IMS mobil Aflevering i skranke Aflevering i selvbetjeningsautomat Hvad er bestandsreduktion? Bestandsreduktion foretages på materialer, der er indkøbt i et meget stort antal eksemplarer. Pt. er det slået til for delopstilingerne krimi og spænding og foretages udelukkende på flydende materialer. Efter 1,5 år reduceres bestanden til 60 flydende eksemplarer, efter 3 år til 40 eksemplarer.

5 Hvad er autokassation? Autokassationen kan sættes til at indfange materialer, der ikke har været lånt ud i xx år, til kassation. Autokassation er endnu ikke sat i værk, da det fordrer, at store serier i mange bind, hvor nogle af bindene kan være mindre udlånt end andre fredes for autokassation. Fremfinding via IMS mobil Kassationsordrerne på begge typer kommer på mobilen under Autokassationsordre. Hvis der ikke er et sådan punkt, når du går ind i fremfinding, er det fordi der ikke er nogle autokassationsordrer pt. Man skal ikke tilkoble en kasse, når man fremfinder autokassationsordrer. Man sætter bare en ikke tilkoblet kasse nederst på fremfindingsvognen til disse kasserede materialer. Når du finder materialet på hylden skannes dette med mobilen eller med skanneren på fremfindingsbogvognen. Reserveringen slettes automatisk i GUI og materialet kasseres samtidig med kassationskode ka Materialet kan nu smides ud. Hvis man i stedet ønsker at sælge materialet kræver det en ekstra arbejdsgang, da chippen skal nul-stilles. Hvornår dette gøres er op til biblioteket, det kan ske inden materialerne sættes til salg eller i forbindelse med at borgeren køber materialet. De kasserede materialer skal ikke sendes til central sortering men sluthåndteres lokalt. Hvordan nul-stilles chippen i GUI. Tjek først om der er sat flueben ud for programmér chip. Gå i behold billedet og vælg funktioner Tryk Ctrl+alt+shift+F9 eller tryk med musen på teksten, hermed sættes et flueben ud for teksten. Nu er GUI klar til at kunne nu-stille chippen, fra beholdningsbilledet vælger du funktioner og punktet kvik kassation Nu kommer kassationsbilledet frem. Kassationskoden sætter du til ka og herefter indlæser du materialet i billedet. Da materialet allerede er kasseret får man besked om at materialet ikke findes i basen, men chippen nulstilles alligevel. Kassation af materialer, som bliver afleveret i skranken Forskellen på om materialet bliver fundet via mobilen eller det køres over en aflevering er, at ved afleveringen bliver autokassationsbestillingen frataget, det vil sige der er ikke nogen automatisk kassation og sletning af reserveringen, som der er når materialet bliver fundet via IMS mobilen. Aflevering via skranken Når et sådant materiale afleveres via skranken får det afkast KAS, herefter skal man fremfinde kontrolreserveringen og slette den (reserveringen er frataget). Herefter skal man kassere materialet med kassationskode ka. Hvordan nul-stilles chippen. Tjek først om der er sat flueben ud for programmér chip. Gå i behold billedet og vælg funktioner

6 Tryk Ctrl+alt+shift+F9 eller tryk med musen på teksten, hermed sættes et flueben uden for teksten. Nu er GUI klar til at kunne nu-stille chippen, fra beholdningsbilledet vælger du funktioner og punktet kvik kassation Nu kommer kassationsbilledet frem. Kassationskoden sætter du til ka og herefter indlæser du materialet i billedet. Chippen nul-stilles i samme arbejdsgang. Kassation af materialer afleveret via selvbetjeningen inkl. HB sorteringsanlæg. Når disse afleveres af lånerne på selvbetjeningen, får de oplyst at materialet skal lægges i den sorte boks. Materialet vil herefter blive sendt til Central sortering, som vil sortere materialerne til et særligt afkast (kas). Herefter skal personalet håndtere disse materialer, på samme måde som materialer afleveret i en skranke. Materialer, der afleveres på >HBs sorteringsanlæg, sendes videre til afdeling Viden, som står for arbejdet med kassationen Alle materialer afleveret i skranker, HB sorteringsanlæg eller på CSO SKAL være færdigbehandlet inden 10 dage, da de ellers kolliderer med de automatiske oprydninger af uopfyldte bestillinger Materialeplejelister i IMS Materialeplejelister overføres til IMS mobilen via udskrivningsmodulet i GUI-klienten. Materialeplejelisterne laves som nu, eneste forskel er det nye felt nederst i billedet, som hvis du er et IMS bibliotek udfyldes med en sigende titel ex. HB DIGTE Jette Andersen

7 Det er udfyldelsen af dette felt, der udløser at listen /posterne sendes til IMS mobilen. Listen skal slettes når dagen er slut, blev du ikke færdig laver du en ny liste næste dag. Alle lister slettes ved systemkørsler om natten, men slet efter dig når du er færdig med dagens arbejde, det kan hurtigt blive uoverskueligt, hvis I er mange i gang i en afdeling. Lav små søgesæt, der er ingen grund til at belaste BS og IMS med 3000 poster, som man alligevel ikke kan nå at lave samme dag. Tryk Udskriv til Word eller printer. Materialeplejelisterne ligger på IMS mobilerne under punktet Fremfinding / Materialeplejeordre sæt hak ved den ønskede liste og tryk Start fremfinding. Listens poster kommer nu frem en efter en (som bestillingerne). Der er nu 3 muligheder: 1. Materialet er slet ikke på hylden. Tryk Ikke fundet og materialet kasseres med koden BO. (Og det er ikke en option, at begynde at lave kontrolreserveringer e.l.!!!) 2. Jeg vil kassere materialet. Tryk Scan senere (og det er nok et dumt navn, opfat det som spring denne post over) læg materialet på en bogvogn når du er færdig med din liste, kasseres disse materialer fuldstændig som i dag i GUI, og chippen afstilles via RFID pladen. 3. Det kan godt være at dette materiale kun har været udlånt 1 gang på 2 år (eller hvad jeres kriterium for listen nu er), men det skal IKKE kasseres. Tryk Scan senere og sæt materialet tilbage på hylden. Materialepleje laves uden brug af IMS scannervognene. I vil kunne opleve, at der lige pludseligt ligger materialeplejelister på jeres bibliotek, som er lister I IKKE har bedt om. Hvis BLÅ laver en liste om morgenen, og et af de materialer systemerne p.t. tror er på BLÅ, bliver registreret (læst/scannet) på et andet bibliotek, så bliver dette materiale overført til det nye bibliotek som materialeplejeordre. I skal ikke forholde jer til dette, slet listen med de ordre, som I ikke selv har lavet. I kan ikke materialepleje disse ordre, da I jo ikke ved efter hvilke kriterier (BLÅ) har dannet listen. (Materialeplejelister SKAL for IMS biblioteker laves på ovenstående måde, og ikke på papir). (Hvis du er et ikke IMS bibliotek, gør du fuldstændig som i dag, og udfylder IKKE det nye felt) Vejledning i overførsel til HB magasin. Når sidste eller næstsidste ex. skal kasseres og det er i pæn stand, vurderes om det skal bevares på HB s mag. Hvis ja følges flg. arbejdsbeskrivelse: 1/Start med at slå materialet op i GUI. 2/ gå i beholdbilledet ( ctr+b) 3/ check at du står på det rigtige materialenr (børnematerialer):

8 4/ Rettes til: 3/ check at du står på det rigtige materialenr (voksenmaterialer):

9 4/ rettes til: 5/ Opdater 6/ Send til Central sortering