BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

Transkript

1 BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

2 VEJLEDNING Kravspecifikationen af de udbudte løn- og økonomisystemer udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Således at den samlede kravspecifikation for løn- og personale samt vagtplan udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) og således at den samlede kravspecifikation af økonomi udgøres af Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er fælles de to udbudte systemer. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgivers skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

3 INDHOLD 1. Indledning Generelt Procescases 1 2. Kunden 2 3. Generelle krav til løsningen Furesø kommunes it-platform Systemoversigt/Integration Integration mellem økonomi og løn 5 Appendiks Appendiks A1: Furesø Kommunes IT-infrastruktur

4 1. INDLEDNING 1.1 Generelt Dette udbud omfatter udbud af Furesø Kommunes: Økonomisystem, herunder debitor, ressourcestyring og indkøb Løn- og personalesystem samt vagtplan. Bilag 1-dokumenterne udgør tilsammen kravspecifikationen for udbuddet. Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordnede krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescasene er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION - A (FÆLLES) SIDE 1

5 2. KUNDEN Furesø Kommune har ca indbyggere. Der henvises til kommunens hjemmeside Administrationen i Furesø Kommune er opdelt i 5 forvaltninger, der hver især (og i samarbejde) varetager kommunens mange forskellige administrative opgaver: Fællesforvaltningen Social, Sundhed og Fritid By, Erhverv og Natur Børn og Unge Beskæftigelse og Integration Daginstitutionsområdet er organiseret i 4 områder, som hver dækker en række institutioner. De administrative opgaver er henlagt til områdekontoret/-områdeledelsen. Områdekontoret forestår indkøb på institutionernes vegne. Varerne leveres til institutionerne, og omkostningerne pålignes den enkelte institution. Furesø Kommunes organisation er kendetegnet ved en høj grad af decentralisering. Opgaveområderne omfattet af kravspecifikationen løses således både i centrale og decentrale organisatoriske enheder. Krav 1. Krav 2. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende organisering (mindstekrav). Det er et krav, at systemerne skal kunne anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske udvikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til andre enheder (mindstekrav). BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 2

6 3. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 3.1 Furesø kommunes it-platform Kundens it-platform er beskrevet i det vedlagte appendiks A1: Furesø Kommunes IT-infrastruktur Tilbud 1. Tilbud 2. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 generelt redegøre for løsningens evne til at indgå i den i appendiks A1 beskrevne infrastruktur, herunder forholde sig til eventuelle afvigelser eller andre forhold, som må forventes at kræve særlig opmærksomhed i implementeringsforløbet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for løsningens krav til infrastrukturen, så Kunden får en tilfredsstillende løsning. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 3

7 3.2 Systemoversigt/Integration Kunden anvender et stort antal systemer og interessenter i løsningen af sine opgaver. De nuværende systemer og interessenter ift. løn og økonomi er beskrevet i efterfølgende skema. Skemaet viser samtidig integrationen systemerne og interessenterne i mellem. Løsning Økonomisystem Lønsystem KMD ØS KMD Vagtplan KMD Underholdsbidrag - Debitor KMD Underholdsbidrag Kreditor KMD Daginstitutionsbetaling KMD ESR (ejendomsskat) KMD Pension KMD KMD Aktiv KMD KMD Boligstøtte (bossinf) KMD KMD Udbetaling KMD KMD Børnetilskud KMD KMD-Debitorsystemet KMD - Boliglånesystemet KMD Ejendom KMD Lønsystem KMD Sygedagpenge KMD Booking KMD Modregningssystemet KMD Doc2Archie KMD FAS c/s KMD Feriemodul KMD - P-data KMD Opera KMD Sag EDH KMD Mål og Midler KMD Structura, byggesagsbehandling KMD Win Menu KMD-Navision KMD-Doc2mail Dokumentboks, E-boks Easytime, tidsregistreringssystem, Driftsgården Pasløsning, Scantech Netblanket, KI Tabulex Trio Rambøll Care PBS BS-Basis, BS-Total og BS-Plus Web Book, Web Book SKAT, fx E-indkomst Nemkonto Virk.dk / Nemrefusion DIBS De Centrale Pas og Kørekort Geo-Environ, GeoCon Caretaker, Cowi Renoweb, Carl Bro Facility Management, COWI Sygesikringsløsning, CSC DDE Libra, Axiell, bibliotekssystem Flexsystem, Buanco Rw proacces connected, Salto Systems, Nøglekortsystem Der refereres til oversigten i de øvrige dele af kravspecifikationerne. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 4

8 3.2.1 Integration mellem økonomi og løn Den tilbudte løsning skal fremstå som ét samlet system. Det indebærer bl.a., at behovet for afstemninger (revisionssporet) de to systemer imellem skal minimeres. Tilbud 3. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvorledes det sikres, at de to systemer fremstår som ét samlet system. Den daglige økonomistyring forudsætter, at brugerne fra en lønpostering i økonomisystemet kan finde tilbage til de bagvedliggende lønposter, herunder de grunddata, som har affødt posteringen. Kunden ønsker derfor, at det i videst muligt omfang er muligt fra et fremtidigt økonomisystem at foretage drill-down i poster, som hidrører fra løn-, personale- og vagtplansystemet. Samtidigt ønsker kunden at tilgængelige konti i løn-, personale- og vagtplansystemet automatisk opdateres på baggrund af ændringer i økonomisystemet, således at fejlposteringer minimeres. Tilbud 4. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for løn-, personalesystemets dataintegration til økonomisystemet. Der kan tilsvarende være behov for som bruger af løn-, personale- og vagtplansystemet, at kunne inddrage oplysninger fra økonomisystemet i forespørgsler på løndata, fx, i forbindelse med beregning af råderummet. Tilbud 5. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for økonomisystemets dataintegration til løn-, personale- og vagtplansystemet. BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION A (FÆLLES) SIDE 5