BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION LØN- OG HR-SYSTEM SAMT VAGTPLAN

Transkript

1 BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION LØN- OG HR-SYSTEM SAMT VAGTPLAN

2 VEJLEDNING Denne kravspecifikation er en del af kravspecifikationen af Løn og HR samt vagtplan. Den samlede kravspecifikation for Løn og HR samt vagtplan udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er specifikke for Løn og HR samt vagtplan. Kravspecifikationen beskriver opgaver, processer og arbejdsgange, som skal håndteres ved hjælp af kommunens fremtidige løsning. Dokumentet indeholder dels en række generelle forhold og ikke-funktionelle krav, dels en beskrivelse af et antal procesområder, som varetages hos Hjørring Kommune. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at Hjørring Kommune ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

3 INDHOLD 1. Indledning Generelt Procescases 1 2. Hjørring Kommune 2 3. Udbuddets omfang 3 4. Generelle krav til tilbuddet Basiskrav Hovedtidsplan Projektledelse Opsætning og konfigurering Konvertering (option) Implementeringsbistand Test Uddannelse (option) Dokumentation Dokumentation af analysefasen Dokumentation af løsningen Brugersupport Udviklingsplaner Projektmodel Bemanding Involvering af Hjørring Kommunes medarbejdere Hjørring Kommunes udviklingsprojekter Læseadgang historiske data (option) 9 5. Generelle krav til løsningen Forventninger til leverandøren Lovmæssige krav Overenskomster Åbne standarder Brugervenlighed og fleksibilitet Forhold vedr. it-arkitektur og web-tilgangsmuligheder Integration i forhold til Løn- og HR-systemet Integration i forhold til vagtplanssystem It-sikkerhed It-arkivering Dataudtræk Metadata og søgbarhed Krav til driftsplaner Svartider, oppetider mv Beskrivelse af opgaveområder og processer Lønadministration Personaleadministration Pensionsområdet Økonomiforhold og lønbudgettering Lønsimulering 24

4 6.6 Vagtplanlægning Brugeradministration 28 BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 2

5 1. INDLEDNING 1.1 Generelt Denne del af det samlede udbud omfatter udbud af Hjørring Kommunes Løn- og HR-system samt vagtplanssystem. Dette dokument udgør den specifikke del af kravspecifikationen for udbuddet, som samlet udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordne krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescases er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 1

6 2. HJØRRING KOMMUNE Hos Hjørring Kommune anvises løn til ca lønmodtagere månedligt. I 2009 blev der i alt udskrevet ca lønanvisninger og årsopgørelser. Der laves vagtplanlægning for ca personer. Hjørring Kommune anslår antallet af brugere af en løsning til Løn- og HR-administration m.v. som følger: Enheder Antal brugere i det centrale Løn & Personalekontor Antal brugere på institutioner o.l. (portalfunktionalitet) Brugere 30 brugere Ca. 659 brugere Hjørring Kommune anslår antallet af brugere af en løsning til vagtplanlægning m.v. som følger: Enheder Antal brugere i det centrale Løn & Personalekontor Antal brugere på institutioner o.l. Brugere 7 brugere inkl. administratorer Ca. 140 brugere Krav 1. Leverandøren skal afgive tilbud med udgangspunkt i det nuværende antal brugere. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 2

7 3. UDBUDDETS OMFANG Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til Løn- og HRadministration og et standard vagtplansystem. Begge som servicebureauløsning. Hjørring Kommune understøttes i dag systemmæssigt på Løn- og HR-området af Opus Personale. Pr. 1. november 2008 tog Hjørring Kommune den nye lønberegner i brug. I forbindelse med overgangen til den nye lønberegner, er der arbejdsprocesser, som på nuværende tidspunkt ikke systemunderstøttes helt ellers delvist. Hjørring Kommune benytter KMD-Vagtplan i forbindelse med vagtplanlægning på Sundheds-, Ældre-, Handicap- og Døgnområdet. Tjenestemandspension administreres i KMD Løn (basislønsystemet) Krav 2. Udgangspunktet for nærværende udbud er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens procescases. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 3

8 4. GENERELLE KRAV TIL TILBUDDET Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard Løn- og HR-system- og vagtplansystem som servicebureauløsning. Hjørring Kommune betragter systemunderstøttelsen af Løn- og HR-administration samt vagtplanlægning som et samlet system. Systemet skal understøtte de krav, som en kommune stiller til systemet. Tilbud på læseadgang historiske data, uddannelse og konvertering af data skal medtages som optioner. Hermed forstås, at leverandørens tilbud inden for disse områder skal prissættes separat, således at Hjørring Kommune har mulighed for at til- eller fravælge områderne 4.1 Basiskrav Krav 3. Krav 4. Krav 5. Det er et krav, at leverandøren skal levere et Løn- og HR-system samt et vagtplanssystem baseret på et standardsystem. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standardfunktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialudvikling. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og inddateringer slår øjeblikkeligt igennem i hele systemet. Tilbud 1. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer Hjørring Kommune fortsat skal gøre brug af. 4.2 Hovedtidsplan Krav 6. Løn- og HR-systemet og vagtplanssystemet skal være klar til drift i hele kommunen den 1. januar 2012, idet det dog skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner for 2012 fra senest den 1. december Den 1. januar 2012 Løn- og HR-systemet samt vagtplanssystemet kunne anvendes til de daglige løn- og HR-opgaver (mindstekrav). Tilbuddet skal indeholde en analyse- og designfase, som igangsættes efter valget af leverandør. I denne fase skal løsningsbeskrivelsen viderebearbejdes i form af en endelig løsningsbeskrivelse. Tilbud 2. Tilbud 3. Tilbud 4. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med relevante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemførelse af projektets analyse- og designfase. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for relevante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som minimum beskrives: Projektledelse Opsætning og konfigurering BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 4

9 Konvertering (option) Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning Uddannelse (option) 4.3 Projektledelse Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelsen af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af Hjørring Kommune. Leverandørens projektleder skal arbejde tæt sammen med Hjørring Kommunes projektansvarlige. Tids- og projektplanerne skal omfatte planlægningsaktiviteter, der kan sikre systematik og sammenhæng samt god fælles forståelse af de aktuelt forestående aktiviteter. Krav 7. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige projektledelse fra leverandørens side (mindstekrav). 4.4 Opsætning og konfigurering Krav 8. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemførelse af projektet nødvendige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen (mindstekrav). 4.5 Konvertering (option) Hjørring Kommune ønsker at sikre en så let overgang til det nye system som muligt. Data skal konverteres, så der i videst muligt omfang bliver adgang til historiske data. Krav 9. Tilbud 5. Krav 10. Tilbud 6. Det er et krav, at leverandøren i tilbuddet medtager forslag til konvertering af data eller alternativt anden lagring af historiske data. Der kan tilbydes alternative konverteringsforslag. I det omfang datakonvertering forudsætter involvering af tredjepart, skal dette angives. Leverandøren skal i bilag 13 medtage konverteringen som option, og den konkrete konverteringsopgave aftales som en del af analyse- og designfasen. Data, der ikke kan konverteres og gøres tilgængelige i det tilbudte system, skal på anden vis gøres tilgængelige og søgbare i hele kontraktperioden. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes ikke konverterede data gøres tilgængelige. 4.6 Implementeringsbistand Leverancen skal omfatte den nødvendige bistand til en succesfuld implementering og ibrugtagning af systemet, bl.a. i forhold til den initiale systemopsætning, tilrettelæggelse af arbejdsgange, implementering af snitflader til de tilgrænsende systemer mv. Krav 11. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige implementeringsbistand fra leverandørens side (mindstekrav). BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 5

10 4.7 Test Som en del af den samlede projektplan skal der udarbejdes en detaljeret testplan, som sikrer, at der sker en grundig afprøvning. Det forventes, at afprøvningen bl.a. omfatter en brugerafprøvning, hvor repræsentanter fra kommunen deltager i arbejdet med at teste den samlede systemfunktionalitet. Krav 12. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nødvendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontraktmæssigt fastsatte afprøvninger af systemet. 4.8 Uddannelse (option) Leverandøren skal kunne levere al brugeruddannelse, herunder uddannelse af systemadministratorer, superbrugere og brugere. Leverandøren skal ligeledes kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. Hjørring Kommune ønsker den størst mulige fleksibilitet i forhold til uddannelse af brugere, både i forhold til uddannelsens omfang og i forhold til den konkrete tilrettelæggelse. Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option, og det konkrete uddannelsesforløb aftales som en del af analyse- og designfasen. Krav 13. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende lønmedarbejdere: Administratorer (ca. 5 lønadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 30 løn- og personalemedarbejdere og administratorer i alt): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og klæde dem på til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give en udførlig indføring i anvendelse af Løn- og HR-systemet. Krav 14. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende vagtplansmedarbejdere/ tidsadministrationsmedarbejdere: Administratorer (ca. 7 vagtplansadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 10): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og klæde dem på til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give en udførlig indføring i anvendelse af Løn- og HR-systemet. Brugere: (ca. 140 brugere) Uddannelsen skal være på et tilstrækkeligt niveau, der sikrer, at de kan anvende systemet i daglig brug. Der ønskes en målrettet uddannelse efter forskellige roller eller kompetenceprofiler, og forslag til roller/profiler ønskes omfattet af optionen. Krav 15. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet, og skal derfor forestås af leverandøren. Leverandøren skal i optionen give forslag til anvendelse af superbrugere BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 6

11 i undervisningen af de øvrige brugere i kommunen. Leverandøren kan i undervisningen suppleres af en specialist fra Hjørring Kommune til at sikre den bedst mulige kobling mellem kommunens opgaveløsning og Løn- og HR-systemets muligheder, eller superbrugere kan efter undervisningen fra leverandøren - varetage den efterfølgende træning af brugerne i den daglige opgaveløsning. Krav 16. Krav 17. Krav 18. Tilbud 7. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal foregå hos Hjørring Kommune, der stiller lokaler og udstyr til rådighed. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal tilrettelægges, så Hjørring Kommunes særlige forhold, konfiguration og arbejdsprocesser indgår. Uddannelsen af superbrugere og brugere koordineres tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af Løn- og HR-systemets moduler er koordineret med implementeringen af disse, så medarbejderne er parate til at løse opgaverne i den nye løsning på tidspunktet for dennes driftsstart. Leverandøren skal i bilag 3 afgive 3 alternative tilbud på uddannelsesaktiviteterne af brugerne - Det minimale uddannelsesforløb - Den anbefalede uddannelsesforløb - Den maksimale uddannelsesforløb. Tilbud 8. Leverandøren skal i bilag 13 medtage uddannelse som option. 4.9 Dokumentation Der skal leveres fuld dokumentation til det samlede system, rettet mod slutbrugerne. Dokumentationen skal løbende vedligeholdes i hele kontraktperioden (vedligeholdelsesaftalen) Dokumentation af analysefasen Krav 19. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, som vil indgå i kontraktens bilag 2 (mindstekrav) Dokumentation af løsningen Leverandøren skal som en del af løsningen levere: Brugerdokumentation (fx. manualer, online hjælp) Systemdokumentation (løsningsarkitektur, modulbeskrivelser, datamodel, opsætning) Vedligeholdelses- og driftsdokumentation (fx. installations- og system, fejlhåndtering) Kursusmateriale Krav 20. Krav 21. Krav 22. Al dokumentation både brugerrettet og anden dokumentation - skal foreligge på dansk. Tilbuddet skal indeholde tilstrækkeligt dokumentation til at understøtte brug af systemet. Dokumentation skal leveres samtidigt med programmellet og godkendes som en del af overtagelsesprøven. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 7

12 Tilbud 9. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med løsningen Brugersupport Den generelle leverandørservice skal indeholde dansk brugersupport/helpdesk, som opfylder: At leverandøren er forpligtet til at besvare alle forespørgsler vedrørende anvendelse af systemet. At der skal ydes hjælp til udredning af konkrete problemsager/ problemstillinger. At der skal kunne afgives fejlmeldinger, både i forhold til systemanvendelse og driftsafvikling. At der skal afgives en tidsramme for tilbagemelding vedrørende løsning af problemet. Et begrænset antal brugere vil blive autoriserede til at henvende sig til brugersupporten. Tilbud 10. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget at den tilbudte brugersupport Udviklingsplaner Tilbud 11. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv Projektmodel Tilbud 12. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel, der tænkes anvendt i forbindelse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal indeholde Hjørring Kommunes roller og forventninger til disse, samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem kunde og leverandør Bemanding Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter med tilhørende cv er. Leverandøren skal redegøre for hvorledes kontinuitet og kvalitet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden Involvering af Hjørring Kommunes medarbejdere Tilbud 14. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan Hjørring Kommunes medarbejdere bliver involveret i analyse- og designfasen, hvilke profiler, der efterspørges, og hvilket omfang involveringen har Hjørring Kommunes udviklingsprojekter Tilbud 15. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren stiller sig i forhold til løbende at indgå i Hjørring Kommunes udviklingsprojekter og mod vederlag at stille ressourcer og kompetencer til rådighed herfor. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 8

13 4.16 Læseadgang historiske data (option) Ved udløb af denne kontrakt skal opgaven genudbydes. Det kan indebære, at Hjørring Kommune skal overdrage opgaven til en ny leverandør. Hjørring Kommune ved af erfaring, at det er vanskeligt at konvertere data, hvorfor det kan være nødvendigt i en periode at opretholde en spørgeadgang til historiske data. Spørgeadgangen omfatter læseadgang herunder rapportadgang - til samtlige data i systemet, som de forefindes ved kontraktens udløb. Spørgeadgangen skal foregå ved brug af det benyttede system eller et system med lignende spørgefunktionalitet. Tilbud 16. Leverandøren skal som option i bilag 13 angive prisen pr. måned for at opretholde systemets spørge- og rapporteringsadgang til data efter kontraktens udløb. Der angives en pris for 1 år samt en pris for de efterfølgende 4 år. Prisen kan angives som en %- sats af den ved kontraktudløb gældende månedlige afgift. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 9

14 5. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 5.1 Forventninger til leverandøren Hjørring Kommune forventer, at leverandøren har et indgående kendskab til og er fortrolig med kommunens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne Hjørring Kommune i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne. Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med Løn- og HRadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kommunens institutioner og afdelinger, så Løn- og HR-administrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer. Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold. 5.2 Lovmæssige krav Krav 23. Den tilbudte løsning skal i hele kontraktperioden opfylde og overholde og understøtte administrationen af al relevant lovgivning m.v., herunder: A. Serviceloven B. Ferieloven / Ferieaftalen C. Aftale vedr. fravær af familiemæssige årsager D. Tjenestemandsregulativet/Tjenestemandsloven E. Dagpengeloven F. Pensionsregulativet/Pensionsloven G. Offentlighedsloven H. Den kommunale styrelseslov I. Forvaltningsloven J. Lov om behandling af personoplysninger K. Datalovgivningen L. Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen mv. M. Lov om behandling af personoplysninger (persondataloven) N. Arkiverings- og kassationsbestemmelser O. Retssikkerhedsloven P. Dansk alm. retspraksis Q. Funktionærloven Krav 24. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende lov og regler (mindstekrav). Den kommunale administration af bl.a. Løn- og HR-området påvirkes løbende af politisk regulering samt tilpasninger i relevante overenskomster. 5.3 Overenskomster Tilbud 17. Det er et krav til tilbuddet, at den tilbudte vedligeholdelse angivet i bilag 10, indbefatter leverandørens indhentede tolkning af gældende overenskomster og tilhørende vedligeholdelse af systemets overenskomster mv. i overensstemmelse BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 10

15 hermed samt leverandørens rådgivning af Hjørring Kommune i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne Krav 25. Tilbud 18. Det er et krav, at leverandøren løbende tilbyder uddannelse i brugen af systemet. Leverandøren skal i bilag 10 detaljeret redegøre for løsningens egnethed i forhold til at håndtere aktuelle, relevante overenskomstmæssige forhold. Leverandøren forventes i kontraktperioden at holde den/de tilbudte løsning(er) funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold. 5.4 Åbne standarder Tilbud 19. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for systemets opfyldelse for hver af nedenstående standarder, herunder skal leverandøren i fald en eller flere standarder helt eller delvist ikke opfyldes, for disse standarder beskrive baggrunden for leverandørens fravalg af at anvende standarden i leverandørens system. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige (OIOUBL) Standarder for digital signatur (OCES) Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML) For yderligere information om obligatoriske, åbne standarder henvises til vejledning om anvendelse af obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige, som kan rekvireres på Brugervenlighed og fleksibilitet Det er vigtigt for Hjørring Kommune, at systemet er brugervenligt og intuitivt. Dette betyder også, at der skal være online hjælp, fx. i form af elektroniske manualer/f1-assistance eller lignende, og det skal være muligt at bruge genvejstaster i stedet for mus. Disse støttefunktioner, manualer m.v. skal foreligge på dansk. Herudover skal systemet være fleksibelt, således at det er enkelt for Hjørring Kommune selv at foretage ændringer fx. i rapporter, kontoplan m.v. Krav 26. Tilbud 20. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt og fleksibelt i forhold til Hjørring Kommunes fremtidige behov for justeringer og tilpasninger. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, systemets mulighed for at overføre data og rapporter fra systemet til almindelige filtyper, herunder gængse tekstbehandlings- og regnearksformater, HTML og PDF. 5.6 Forhold vedr. it-arkitektur og web-tilgangsmuligheder Der efterspørges et sammenhængende og fleksibelt standardsystem, som er ibrugtaget, og som således ville kunne gøres til genstand for en løsningspræsentation. Grænseflader (API er), protokoller og formater skal i størst muligt omfang være baseret på åbne standarder (de-facto og de-jure) samt overholdelse af internet- og webstandarder. It-arkitektur- og softwareplatformen skal være åben, fleksibel og velegnet til udvikling af nye funktioner. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 11

16 Tilbud 21. Tilbud 22. Tilbud 23. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbygning og modularitet, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle delmoduler og databaser. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke delfunktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser, og under hvilke forudsætninger dette kan ske. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan løsningen understøtter effektive arbejdsgange for decentralt placerede brugere med behov for adgang til relevante informationer med relation til arbejdet med de Løn- og HR-administrative forhold, herunder såvel inddateringsfunktionen som udtræk og forespørgsler Integration i forhold til Løn- og HR-systemet Løsningen til Løn- og HR-administration skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning m.v. Hjørring Kommune kan umiddelbart pege på følgende systemer og interessenter, hvorfra der i dag er etableret dataintegration til den eksisterende Løn- og HR-administative løsning: KMD Vagtplan KMD Opus Økonomi E-indkomst Finansstyrelsen Økonomistyrelsen (PENSAB) Nem-konto FLD Danmarks Statistik KMD Doc2archive P-data E-boks Tilbud 24. Krav 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til Hjørring Kommunes øvrige systemer. Hjørring Kommune forestår selv købet af snitfladerne. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning Integration i forhold til vagtplanssystem Vagtplanløsningen skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som benytter data herfra og leverer data hertil. Hjørring Kommune kan umiddelbart pege på følgende systemer, hvorfra der i dag er etableret dataintegration til de eksisterende vagtplanløsninger (KMD Vagtplan og KMD Fritidsundervisning): Rambøll Care (omsorgssystem) AUT Pli KMD Opus Personale KMD tidsadministration KMD Opus Fravær BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 12

17 Tilbud 25. Krav 28. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til Hjørring Kommunes øvrige systemer. Beskrivelse skal medtage prisen på disse snitflader. Hjørring Kommune forestår selv købet af snitfladerne. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning It-sikkerhed Løsningen skal indeholde sikkerhedsfunktionalitet, som opfylder Datatilsynets sikkerhedskrav. Tilbud 26. Tilbud 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmiljøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kommunen sikres mod diverse vira o.l., når Løn- og HR-systemet i øvrigt anvendes. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens logningsfunktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor It-arkivering De tilbudte løsninger skal leve op til arkivlovens bestemmelser omkring elektronisk aflevering. I forhold til aflevering til et offentligt arkiv gælder det, at den efterspurgte løsning skal leve op til bestemmelserne i Arkivloven og Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004 eller den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Krav 29. Leverandøren skal, som en del af den elektroniske aflevering af data, levere den tekniske dokumentation af systemet, der afleveres ved afleveringsforhandling. Den tekniske dokumentation bør indeholde en tabeloversigt og et struktur-diagram. Der skal fra leverandørens side foreligge et tilbud, der indeholder arkivering og fremstilling af en arkiveringsversion. 5.7 Dataudtræk Hjørring Kommune benytter i høj grad ad hoc dataudtræk fra de Løn- og HR-administrative systemer i den daglige produktion. Løsningen skal derfor have rige muligheder for at udtrække data til manuel eller maskinel behandling, herunder til gængse regneark- og tekstbehandlingsformater. Tilbud 28. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionaliteter i forhold til dataudtræk, herunder muligheden for at tilpasse standardrapporter og etablere nye rapporter til specifikke formål. 5.8 Metadata og søgbarhed Hjørring Kommune benytter i høj grad den nuværende løsnings funktionalitet i forhold til at knytte ad hoc kommentarer til poster, herunder tilknytte filer. Tilbud 29. Tilbud 30. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold hertil, herunder hvilke typer af poster, der evt. ikke kan tilknyttes kommentarer og vedhæftes filer. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 endvidere redegøre for den tilbudte løsnings søgefunktionalitet, herunder søgefunktionalitetens brugerinterface og BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 13

18 resultatpræsentation, samt muligheder for at tilpasse søgeresultater gennem applikation af filtre, sorteringer etc. 5.9 Krav til driftsplaner Krav 30. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. Det er et krav til indholdet, at driftsplanerne beskriver rutiner, og er egnede som styringsværktøj for den daglige drift. Driftsplanerne kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse. Driftsplanerne skal sikre, at der sker en vidensoverførelse og forventningsafklaring parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumenter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af procedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse. Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse. Hjørring Kommune ønsker en driftsplan, hvor fristen for indberetning af datoer er så sent som muligt. Tilbud 31. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 udarbejde udkast til driftsplaner Svartider, oppetider mv. I en række af Hjørring Kommunes opgaver og processer er tidsaspektet afgørende, og systemets oppetider og svartider er derfor vigtige. Krav 31. Systemet skal overholde de i bilag 9 aftalte svartider, oppetider mv. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 14

19 6. BESKRIVELSE AF OPGAVEOMRÅDER OG PROCESSER Afsnittet indeholder detaljerede beskrivelser af et antal opgaveområder og processer som forventes understøttet af den udbudte løsning. For hvert opgaveområde beskrives følgende forhold: Navn for opgaveområdet/processen Formål og overordnede krav til opgaveområdet/processen Beskrivelse af opgaveområdet/processen og dens kritiske delprocesser Specifikke krav (overordnet) til IT-understøttelse af opgaveområdet/processen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Leverandøren bedes detaljeret redegøre for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet. Leverandøren skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør at udbudsgiver ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver. Der er beskrevet procescases inden for områderne: Lønadministration Personaleadministration Pensionsområdet Økonomi og lønbudgettering Lønsimulering Vagtplanlægning Brugeradministration BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 15

20 6.1 Lønadministration Tilbud 32. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående lønadministration. Det skal af redegørelsen fremgå om den tilbudte funktionalitet er tilstede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. Det skal tillige af redegørelsen fremgå, hvis processen beskriver funktionalitet, som ikke tilbydes. Navn for processen Lønadministration Formål og overordnede krav Hjørring Kommune skal udbetale korrekt specificeret og dokumenteret løn rettidigt, og udføre alle nødvendige administrative opgaver i forbindelse med effektiv og professionel lønadministration, herunder en effektiv håndtering af de nævnte delopgaver. Det er essentielt for effektive forretningsgange hos Hjørring Kommune, at løsningen til lønadministration tilbyder decentrale brugere en brugervenlig adgang til indberetning og forespørgsel, som samtidig kan reducere manuel sagsbehandling mest muligt. Hjørring Kommune er omfattet af en lang række aftaler med Staten og andre vedr. refusioner af lønomkostninger i en række tilfælde. Realisering af refusioner er dybt afhængig af en rettidig og korrekt registrering af de refusionsudløsende data. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Lønadministrationens delprocesser udgøres overordnet af: Oprettelse af lønmodtagere ved ansættelse Ændring af lønmodtagernes data ved ændring heraf Nedlæggelse af lønmodtagere ved fratrædelse Overførsel af lønbærende data fra områder med fødesystemer fx handicapinstitutioner, ældreplejen samt fritidsundervisning Indberetning af lønbærende data fra centrale og decentrale enheder Masseindberetning af lønbærende data på områder uden fødesystemer fx dagplejen Opslag og forespørgsler på registrerede data Udarbejdelse af diverse troværdige opgørelser, oversigter og rapporter Konsekvensberegning/simulation af ændrede ansættelses- eller lønforhold Efterregulering Udarbejdelse af korrekte lønspecifikationer og delvis fremtidig elektronisk udsendelse heraf. Lønspecifikationer på papir og i e-boks skal således være en mulighed. Håndtering af afregninger ved løntræk (fx kontingenter) Håndtering af automatiske pensionsafregninger til pensionskasserne Håndtering af forhold vedrørende SKAT Håndtering af alle forhold vedrørende ferie, herunder feriepengeforpligtigelsen Håndtering af forhold vedrørende diverse former for orlov og bevilliget fravær Håndtering af forhold vedrørende diverse refusioner, herunder akutrefusioner Håndtering af vederlag for folkevalgte Udbetaling af pensioner til tjenestemandspensionister Håndtering af tabt arbejdsfortjeneste, plejevederlag, døgnpleje og lign Håndtering af alle former for ansættelser efter rammeaftalen om det sociale kapitel BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 16

21 Navn for processen Lønadministration Lønmodtagerne oprettes på baggrund af ansættelsesbreve eller andet. Lønmodtageren lønindplaceres. Midlertidige og permanente tillæg oprettes på baggrund af ansættelsesbrevet med tilhørende tillæg. Hjørring Kommune administrerer aftaler om løbende løntræk til kostfradrag, personaleforeninger og lign. Hjørring Kommune administrerer fleksible lønpakker bl.a. ved bruttoløntræk. Løndata, herunder engangsydelser og oplysninger om fravær (sygdom, ferie mv.) overføres fra fødesystemet KMD-vagtplan og KMD Fritidsundervisning, indberettes decentralt via Rollebaseret Indgang (KMD) eller indberettes på baggrund af bilag fremsendt af institutioner/afdelinger m.v. Orlov (med og uden løn) indberettes på baggrund af skemaer fremsendt fra institutionerne/afdelingerne. Generelt hjemtages refusioner af lønkontoret på baggrund af indberettede data fra institutioner/afdelinger. Hjørring Kommune håndterer dagpengeskemaer for 70 % af medarbejderne i virk.dk målet er på kort sigt, fuldt ud, at anvende virk.dk eller tilsvarende. Refusioner modtages centralt for så at blive overført til institutionernes/afdelingernes økonomikonti via lønsystemet. Dog bogføres barselsrefusionen centralt. De enkelte enheder modtager 100 % refusion fra den kommunale barselsudligningsordning for så vidt angår den normale barselsperiode. Administrationen af den kommunale barselsudligningsordning er omfattende. I dag beregnes (manuelt) refusionen på baggrund af udtræk over registreret barselsfravær i KMD Opus Fravær og udbetales én gang årligt ultimo året. Det er et stort ønske i organisationen, at refusionen beregnes og udbetales løbende og som en systemunderstøttet proces. Ønsket har sin baggrund i, at de enkelte enheder får et mere retvisende lønforbrug. Løn anvises til udbetaling via NEM-konto og lønposteringerne overføres til økonomisystemet. Lønmateriale arkiveres i dag i KMD Doc2archive. Specifikke krav til it-løsning Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med lønadministration. Der lægges særlig vægt på, hvorledes løsningen understøtter indberetning af lønbærende data fra decentrale institutioner m.v. Det er væsentligt, at der tilbydes en løsning, som i størst muligt omfang sikrer enkle og smidige arbejdsgange for den enkelte leder. Løsningen skal tilrettelægges så fejllister eller elektroniske meddelelser undgås. Udskrivningen af lister eller elektroniske meddelelser skal minimeres. Der lægges vægt på løsningens faciliteter i forhold til opslag og forespørgsler i alle relevante registre, herunder løntabeller og andre satsregistre, der er bestemt enten af lovgivning eller overenskomster. Løsningens håndtering af personstamkort eller tilsvarende, som sikrer nemt overblik over stam- og transaktionsdata for den enkelte medarbejder er væsentlig. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 17

22 Navn for processen Lønadministration Der lægges endvidere vægt på løsningens funktionalitet i forhold til at sikre korrekt håndtering af ferie, herunder indberetning, ferieregnskab, ferieadministration, overførsel af feriedage, administration af feriepengeforpligtigelsen og decentrale medarbejderes mulighed for tilgå medarbejderes ferieoplysninger. Løsningens funktionalitet skal ligeledes sikre korrekt håndtering af seniordage, omsorgsdage og lign. Udgifter til ferie skal afholdes af den institution/afdeling, hvor vedkommende er ansat på tidspunktet for feriens afholdelse. Der lægges vægt på løsningens funktionalitet i forhold til håndtering af diverse refusioner, herunder registrering og rapportering af data med relevans for administration af refusioner. Der lægges vægt på løsningens faciliteter i forhold til at sammensætte uddata (rapporter) til brug for kontrol, manuel opfølgning m.v. Der lægges vægt på stærk uddata-funktionalitet med mulighed for en høj grad af tilpasning af både forespørgsler og resultatpræsentation. Resultatet skal være korrekt og troværdigt. Løsningens faciliteter skal kunne håndtere udmøntningsregnskab i forbindelse med den lokale løndannelse. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Det nuværende Løn- og HR-system baserer sig i høj grad på inddatering af data via en række fødesystemer, som alle er gængse i danske kommuner jf. afsnit Fødesystemporteføljen ændres løbende, og der lægges vægt på problemfri indkøring af nye fødesystemer. Ved forespørgsel skal det være muligt dels at kunne forespørge på løndata på den enkelte person, en gruppe af personer (fx medarbejder i et team eller på en institution). Det skal være muligt at kunne følge transaktionssporet (drill down) fra bogførte lønudgifter i økonomisystemet til grundbilag i lønsystemet. Tilsvarende skal det være muligt at sammenstille oplysninger om økonomien på lønområdet med øvrigt drift. I den forbindelse er det væsentligt, at systemet understøtter den variation der kan være i institutionernes/afdelingernes viden om og kendskab til funktionaliteten i et lønsystem. Det kan være en institution uden administrative medarbejdere, et plejehjem med administrative medarbejdere eller meget selvkørende. Løsningen skal også kunne understøtte variationen mellem institutioner/afdelinger i forhold til områder: hvor samtlige medarbejderne har adgang til en pc, hvor medarbejderne lejlighedsvis har adgang til en pc eller hvor medarbejderne ikke har adgang til en pc, hvor der er behov for masseindberetninger Kvantitative forhold ved processen Der anvises løn til ca lønmodtagere månedligt. I 2009 blev der i alt udskrevet ca lønanvisninger og årsopgørelser. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 18

23 6.2 Personaleadministration Tilbud 33. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående personaleadministration. Herunder den tilbudte løsnings integration til ESDH-systemet SBSys. Det skal af redegørelsen fremgå om den tilbudte funktionalitet er tilstede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. Det skal tillige af redegørelsen fremgå, hvis processen beskriver funktionalitet, som ikke tilbydes. Navn for processen Personaleadministration Formål og overordnede krav Den tilbudte løsning skal understøtte, at Hjørring Kommune kan administrere og styre kommunens personaleressourcer på en effektiv, fleksibel og hensigtsmæssig måde. Der lægges særlig vægt på en forenklet ansættelsesproces. Ansættelse af nye medarbejdere er en tidskrævende proces med mange manuelle arbejdsopgaver. Opgaven vokser og fylder mere og mere. Det er derfor ikke uvæsentligt at se på de digitale muligheder. Hjørring Kommune har megen fokus på digitale løsninger. Man vægter meget højt, at man decentralt kun skal indsende oplysninger én gang, som således, via et elektronisk blanketflow, distribueres til de relevante interessenter. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Personaleadministrationens delprocesser udgøres overordnet af: Håndtering af ansættelser og ansættelsesophør Håndtering i ændringer i ansættelsesforhold Vedligeholdelse af stamdata, herunder både løngivende og ikke-løngivende informationer (tillægsinformation) Vedligeholdelse af elektroniske personalemapper med relevant dokumentation Ansættelsesprocesser, herunder simulation af lønmæssige konsekvenser ved ansættelse Ansættelsesbreve Markering af jubilæer Ved beslutning om ansættelse af en ny medarbejder oprettes der en elektronisk personalemappe i SBSys for den pågældende person. Opgaven vedrørende ansættelse håndteres forskelligt i Hjørring Kommune alt afhængigt af personalekategori. Systemet skal derfor være understøttende for en forskelligartet håndtering. Ved lønfastsættelsen skal der tages højde for de overenskomstmæssige aftaler, samt de lokale aftaler, der er indgået hos Hjørring Kommune. Ansættelsesbrevet med tilhørende tillæg journaliseres i den elektroniske personalemappe. Lønmodtageren fratræder ved ansøgt/uansøgt afskedigelse, hvorefter lønmodtageren sættes i afgang i Løn- og HR-systemet. Systemløsningen skal kunne administrere udlån m.v. Systemet skal endvidere kunne administrere tillidshverv. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 19

24 Navn for processen Personaleadministration Specifikke krav til it-løsning Ansættelsesproceduren ønskes digitaliseret så data indberettes ved deres fødsel og genbruges efterfølgende i processen. Det er vigtigt, at Hjørring Kommune i løsningerne undgår behov for dobbeltregistreringer og unødige manuelle processer. Løsningen skal tage højde for de forskelle der er institutioner/afdelinger imellem. Der ønskes mulighed for at ansættelsesbreve kan udskrives på baggrund af data indberettet til systemet. Oplysninger om medarbejdernes mærkedage samt udlån til ansatte bør håndteres af Løn- og HR-systemet. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Det er et ønske hos Hjørring Kommune, at stamdata fra Løn- og HR-systemet tilgængeliggøres i vagtplansystemet og andre fødesystemer så hurtigt som muligt. Kvantitative forhold ved processen BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 20

25 6.3 Pensionsområdet Tilbud 34. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående pensionsområdet. Det skal af redegørelsen fremgå om den tilbudte funktionalitet er tilstede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. Det skal tillige af redegørelsen fremgå, hvis processen beskriver funktionalitet, som ikke tilbydes. Navn for processen Pensionsområdet Formål og overordnede krav Hjørring Kommune skal administrere alle relevante pensioner på en effektiv og korrekt måde. Endvidere skal beslutningstagere understøttes med relevant aggregeret information om kommunens nuværende og kommende pensionsforhold, samt kunne tilvejebringe relevante informationer vedr. den enkelte medarbejders pensionsforhold, til brug for løn- og personalemedarbejderes servicering af medarbejderne. Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med pensionsområdet. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Pensionsområdets delprocesser udgøres overordnet af: Administration og udbetaling af tjenestemandspensioner Administration af kommunens tjenestemandspensionsforpligtigelse Administration af kollektive pensioner Administration af opsatte tjenestemandspensioner Administration af private og frivillige pensionsordninger Servicering af ledere i forhold til styring af pensionsområdet Servicering af medarbejdere vedrørende individuelle pensionsforhold, herunder udskrivning af pensionsopgørelser, pensionsalderberegninger og simulation til brug for konsekvensvurdering af individuelle pensionsvalg Pensionsaldersberegning Pensionsopgørelser For tjenestemænd beregnes tjenestemandspensionen. Ved lønmodtagerens overgang til pension iværksættes udbetaling af tjenestemandspensionen. For fratrådte tjenestemænd administreres den opsatte tjenestemandspension. Lærere i den lukkede gruppe administreres via PENSAB (Statsligt system med integration til lønsystemet). For overenskomstansatte lønmodtagere administreres de kollektive pensioner. For lønmodtagerne administreres private og frivillige pensionsordninger. Kvantitative forhold ved processen BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 21

26 6.4 Økonomiforhold og lønbudgettering Tilbud 35. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående økonomiforhold og lønbudgettering. Det skal af redegørelsen fremgå om den tilbudte funktionalitet er tilstede på tilbudstidspunktet eller overtagelsestidspunktet. Det skal tillige af redegørelsen fremgå, hvis processen beskriver funktionalitet, som ikke tilbydes. Navn for processen Økonomiforhold og lønbudgettering Formål og overordnede krav Den tilbudte løsning skal understøtte en effektiv og fleksibel administration, styring og opfølgning på lønrelaterede omkostninger. Systemet skal gøre afstemningsopgaven i forhold til mellemregningskonti på lønområdet mulig på en effektiv måde. Systemet skal til enhver tid kunne lave personaleoversigter opgjort på stedniveau m.v. til brug for kommunens regnskab. Brugerne af Løn- og HR-systemet skal have nem adgang til alle relevante informationer i form af rapporter og velstruktureret ledelsesinformation, som kan sikre det bedst mulige styringsgrundlag. Hjørring Kommune stiller krav om, at systemet giver brugerne adgang til information om alle relevante økonomiske forhold samt forhold vedr. løn og personale. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Økonomiforhold og lønbudgetterings-delprocesserne udgøres overordnet af: Detaljeret styring og opfølgning på lønområdet, herunder både personstyring og lønsumsstyring Understøttelse af detaljeret budgettering og budgetopfølgning for alle relevante ledere Systemet skal sikre tilstrækkeligt grundlag for udøvelse af ledelsestilsyn Vurdering af budget- og regnskabsmæssige konsekvenser ved ændrede ansættelsesforhold (lønsimulation på person- og gruppeniveau) Budgettering for kommende budgetår, baseret på nuværende ansættelser suppleret med relevante fremskrivninger Udarbejdelse og revision af personaleplaner Hjørring Kommunes lønbudget dannes i dag på grundlag af den eksisterende lønsum fremskrevet med en politisk vedtaget procentsats. Der lægges vægt på, at lønsystemet er fleksibelt i forhold til alternative budgetlægningsmetoder. For den samlede organisation er opgaven at tilpasse lønforbruget til de udmeldte rammer. Dels ved udmeldingen dels ved løbende opfølgning. Der foretages løbende afstemning af de bogførte lønudgifter ved at sammenholde økonomisystemets lønposteringer, bl.a. i forhold til budgetter, bogføringen og lønudviklingen. Endelig afstemmes lønposteringerne i økonomisystemet med de tilsvarende oplysninger i Løn- og HR-systemet. I forbindelse med budgetopfølgningen simuleres forventningerne til forventet regnskab. Lønsimuleringen sammenstilles med de budgetterede og faktiske lønudgifter og den forventede fremskrivning heraf. Ved lønsimuleringen kan der korrigeres for forventede nyansættelser og fratrædelser for alle personalegrupper, herunder deltidsansættelser. BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 22

27 Navn for processen Økonomiforhold og lønbudgettering Lønsimuleringen skal foretages på baggrund af en korrekt lønberegning og på baggrund af alle kendte oplysninger. Opfølgning, controlling samt den løbende rapportering stiller store krav til fleksibiliteten og kvaliteten i de rapporter, som kan udtrækkes af Løn- og HR-systemet. Specifikke krav til it-løsning Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med økonomiforhold og lønbudgettering. Der lægges særlig vægt på funktionaliteten i forhold til opfølgning på lønforbrug. Forbrugsopfølgning foretages på alle niveauer (fx udvalgsniveau, stedniveau, kontonr., lønklasseniveau, lønartsniveau, stillingsniveau, medarbejderniveau), og det er væsentligt at lønforbruget kan dekomponeres i enkeltbestanddele. Endvidere lægges der vægt på enkel adgang til navigation i niveaustrukturen (drill-down og aggregering). Der lægges vægt på, at løsningen tilbyder stærke og fleksible uddatafunktionaliteter til brug for ad hoc-rapportering, sagsbehandling og analyser. Mange administrative processer er afhængige af løndata, hvorfor det er vigtigt, at den tilbudte løsning understøtter fleksible uddatamuligheder og mulighed for at tilpasse både forespørgsler og resultatfremstillinger. Tilsvarende ønskes der nem adgang til den fulde specifikation vedr. personaleforhold som fx fravær/ og sygdom, personalesammensætning (på køn og alder). Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Ved budgetopfølgning og styring benyttes såvel økonomisystem som Løn- og HR-system, hvorfor det er væsentligt at de to løsninger, er integreret på en måde, der sikrer, at de udviser samme forbrug. Kvantitative forhold ved processen BILAG 1 B KRAVSPECIFIKATION (LØN) SIDE 23