TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune. Styringsdialog 2015, Arbejdernes Andels Boligforening

Transkript

1 Side 1 af 8 Styringsdialog 2015, Arbejdernes Andels Boligforening TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune Mødedato: 31. august 2015 Mødetid: Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligforeningen: Direktør Anders Rønnebro Projektchef Arne Tollaksen Jurist Katrine Sørensen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Claus Michael Krogh Trine Birk Claus Bo Jensen Grundsalg og Alment Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Telefon: byudviklingogmobilitet@aarhus.dk Direkte cbj@aarhus.dk Sag: 13/ Sagsbehandler: Claus Bo Jensen På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i effektivisering af driften og renoveringer (almenboliglovens 91).

2 Arbejdernes Andels Boligforening (i det følgende benævnt AAB) oplyser, at boligorganisationen har fokus på effektivisering af driften. AAB vurderer at effektiviseringspotentialet stort set er udnyttet for så vidt angår de regnskabsposter kommunen har ønsket at drøfte. Der kan ligge et yderligere effektivitetspotentiale i etablering af ejendomsfunktionærteams. Side 2 af 8 Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner). AAB s årsregnskab for 2014 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger. Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem AAB og Aarhus Kommune. 1. Baggrund I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Drøftelserne tog udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2014, beretning, spørgeskema, protokollat, diverse referater, boligforeningens hjemmeside mv. Efter aftale med 5. kreds er effektivitet et tema på årets dialogmøde Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil der derfor kun være den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet.

3 2. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital Side 3 af 8 Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål Egenkapital kr./lejemål Den likvide del af dispositionsfond og arbejdskapital er ca. 4 gange større end benchmark i styringsrapporten. Den samlede egenkapital har siden 2003 haft et konstant højt niveau. Boligforeningen anser egenkapitalens størrelse for passende (425 mio. kr. pr ) i forhold til foreningens aktiviteter og de risici, der er forbundet med nybyggeri mv. Der er betydelige udfordringer i de kommende år i særligt den ældre del af organisationens ejendomsportefølje. Det oplystes, at AAB vægter soliditet på såvel organisations- som afdelingsniveau. Årets resultat viser et overskud på 8,2 mio. kr. som er henlagt til arbejdskapitalen. Overskuddet kan primært tilskrives, større renteindtægter end budgetteret. Den samlede dispositionsfond er i årets løb reduceret med ca. 12 mio. kr. Dette skyldes primært tilskud til afdelinger fra egen trækningsret. Den likvide del af dispositionsfonden er reduceret med ca. 5 mio. kr. Dette har baggrund i stadig større tilskudsaktivitet til afdelingerne end tidligere. AAB oplyste, at man også fremadrettet påregner større udlånsaktivitet til afdelingerne. Der er bevilget tilskud på ca. 16 mio. kr. finansieret af dispositionsfonden.

4 Tilskuddet fordeler sig på følgende hovedposter: Side 4 af 8 1 mio. kr. er tilskud bevilget tiltag i konkrete afdelinger. 2,1 mio. kr. tilskud til projektmedarbejdere 9 mio. kr. tilskud afdelingerne (hjemfaldsklausuler) 1,9 mio. kr. tilskud energi- og helhedsplaner, grundmateriale 2,6 mio. kr.- dækning af lejetab AAB oplyste, at boligsociale tiltag herunder boligsociale helhedsplaner som hovedregel dækkes via tilskud fra dispositionsfonden. Der vil i 2015-regnskabet tilgå en ekstraordinær indtægt på ca. 109 mio. kr. i anledning af salget af Veri-centret. Kridthøjcentret er ligeledes under salg og i forbindelse hermed vil der tilgå dispositionsfonden et betydeligt beløb. Det vil derfor fremadrettet være muligt at øge støtteintensiteten fra egenkapitalen. Andelen af udamortiserede lån i afdelingerne bliver større, hvilket medfører en stadig større tilgang til dispositionsfonden. I 2014 var den samlede nettotilgang pga. udamortiserede lån ca. 11 mio. et uændret niveau i forhold til Der er i regnskabsåret realiseret et lejetab på 0,9 mio. kr. Tab på fraflyttere udgør 1,7 mio. kr. Organisationen har i 2014 fortsat den hidtidige investeringsstrategi, der indebærer, at organisationens værdipapirer, er opdelt i 4 lukkede depoter, som administreres af hver sin kapitalforvalter (bank). Bankerne har fuldmagt til at kunne nyplacere og omplacere formuen på depot og konti efter eget initiativ med henblik på at opnå maksimalt afkast. Varigheden, udtrykt som risikobegreb, må ikke overstige 7. Det samlede afkast af de fællesforvaltede midler for 2014 er 2,9% (1,8% i 2013, 4,38% i 2012), hvilket anses for tilfredsstillende. Foreningsbestyrelsen har besluttet at tildele afdelingerne en bonusrente på 0,1%, hvorefter den samlede forrentning af afdelingsmidlerne er 3%. AAB har særligt fokus på, at kapitalforvalteren på intet tidspunkt ligger i kontanter med mere end euro, da der er statsgaranti for indeståender op til denne grænse AAB. De 4 kapitalforvaltere har fuldmagt til at kunne nyplacere formuen efter eget initiativ under forudsætning af at varigheden på intet tidspunkt oversiger 7.

5 Revisors likviditetsberegning gav ikke anledning til bemærkninger. Administrationsbidrag Side 5 af 8 Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr pr. lejemål (netto)administrationsudgift kr. pr. lejemål Administrationsbidraget er under benchmark i styringsrapporten. Der er i 2014 budgetteret kostægte for så vidt angår administrationsbidraget. I året svarer administrationsbidraget til nettoadministrationsudgiften. Nettoadministrationsudgiften er eksklusiv udgift til projektmedarbejdere. Man har på forhånd reduceret personaleomkostningerne med ca. 3,2 mio. kr. som er finansieret bl.a. via tilskud fra dispositionsfonden. Konteringen er sket efter aftale med revisor. Administrationsudgiften som den fremgår af årsregnskab 2014 ovenfor relaterer sig derfor alene til kernedriften. Kommunen bemærkede, at en særlig praksis på dette område kan gøre sammenligninger på tværs af organisationerne vanskelig. AAB anførte, at driftsbekendtgørelsen ikke er særlig præcis på dette område. Boligforeningen angiver i styringsrapporten, at omkostningsbevidsthed anses som vigtigste udfordring i relation til drift og administration. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Revisor har i sin gennemgang foretaget sammenligninger af henlæggelsesniveau i AAB i forhold til det generelle i niveau Aarhus. De årlige henlæggelser i AAB er højere end højere end det generelle niveau i Aarhus. De opsparede henlæggelser svarer omtrentligt til gennemsnittet i Aarhus. I styringsrapporten er der enkelte røde markeringer. Markeringerne angiver, at henlæggelsesniveauet er for højt i forhold til benchmarks. Boligforeningen oplyste, at henlæggelser er fastlagt i overensstemmelse med vedligeholdelsesplanerne, hvilket bekræftes af revisor i revisionsprotokollen. Det er revisors opfattelse, at de af boligorganisationen etablerede procedurer vedr. henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. af 16. december 2013.

6 Forvaltningsrevision Side 6 af 8 AAB oplyste, at der er udarbejdet et dynamisk forvaltningssystem, der kan understøtte såvel effektivitet som ensartethed i forvaltningen. Revisor anfører i revisionsprotokollen, at forvaltningssystemet efter hans opfattelse opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Følgende poster indgår generelt i dialog 2015: Forsikringer o Der foretages udbud via forsikringsmægler hver 3. år. Rammeudbud o Ingen rammeudbud på håndværkeropgaver. Afholder licitation på opgaver over et minimumsbeløb. Organisering af funktionærer o ÅO vurderer konkret hvad der for den enkelte afdeling er den rigtige løsning. Der søges etableret teams på ca. 8 medarbejdere indledende øvelser er foretaget. Der vurderes fortsat effektiviseringspotentiale på dette område. Sammenlægning af afdelinger o Der vurderes ikke at være et uudnyttet potentiale i AAB mht. sammenlægninger. Digitalisering o AAB er meget opmærksom på mulighederne. Digitalisering er indført på alle niveauer i organisationen, herunder også f.eks. i kommunikation med folkevalgte mv. Man har indarbejdet elektronisk flyttesyn mv. Generelt vil man prioritere digitalisering særligt på områder hvor dette betyder bedre service for beboerne. Landsbyggefondens tvillingeværktøj drøftedes. AAB ville fremadrettet benytte værktøjet.

7 2014 Side 7 af 8 et er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati AAB har udarbejdet en strategiplan for Ifølge strategien vil der være fokus på to primære områder - Nærhed og Ansvar. Digitaliseringen vil gå hånd i hånd med udvidet service således, at personlige møder er en mulighed for de beboere, der måtte ønske det. Digitaliseringen skal samtidig skabe bedre kommunikation i organisationen. Væsentligste udfordring er rekruttering og opkvalificering af beboervalgte. I året er der gennemført tilfredshedsmålinger i 4 afdelinger. Der har vist sig en høj grad af beboertilfredshed i de afdelinger, der var omfattet af målingen. Alle afdelinger har egen hjemmeside hvor afdelingsbestyrelserne selv kan oploade referater og artikler. Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra alle niveauer i organisationen. Ifølge de udfyldte oplysningsskemaer er der ikke afdelingsbestyrelse i afd. 33 og 36. Der er tale om ældreboliger, hvor det typisk er vanskeligt at mobilisere beboerdemokratiet. 4. Renoveringer Kommunen bemærkede, at man ønskede tidligere involvering i fysiske helhedsplaner. Formålet er primært at sikre, at der også fremover er små boliger i de almene afdelinger og at bygningernes ydre fremtoning, på samme tid, imødekommer såvel arkitektoniske som afdelingsspecifikke hensyn. AAB bemærkede, at afd. 25, Klostervangen er omfattet af en helhedsplan, der har lange udsigter pga. sagsbehandlingstiden i Landsbyggefonden. Afd. 37, Herredsvang har behovet. Udfordringen er den manglende beboerdeltagelse.

8 AAB udleverede oversigt over påtænkte, igangværende og afsluttede renoveringer. Side 8 af 8 5. Diverse Det er anført i oplysningsskemaerne for afdelingerne, at samtlige afdelinger er socialt velfungerende. Boligorganisationen oplyste, at afkrydsningen skal tages som udtryk for, at evt. problemafdelinger er omfattet af igangværende initiativer i form af f. eks. udlejningsaftaler, boligsociale helhedsplaner mv. De senere års bestræbelser på at skabe konsensus i forhold til de boligsociale udfordringer i de to almene afdelinger i Skovgårdsparken pågår fortsat. 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler.