EPOS REKRUTTERING BRUGERVEJLEDNING TIL JOBAGENT

Transkript

1 EPOS REKRUTTERING BRUGERVEJLEDNING TIL JOBAGENT APRIL 2012

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Generelt om jobagent Administration af jobagent Jobagenter oprettelse og redigering Mailskabeloner Publisering af stillingsopslag tilknytning til jobagent Statistik Jobagenten som ansøgeren ser det Tilmelding til jobagent Bekræftelse på tilmelding Advisering om matchende stillingsopslag Redigering eller sletning af jobagenten Redigering Sletning April 2012 Side 1

3 1 Indledning Denne brugermanual henvender sig administratorer, der anvender modulet jobagent i Epos Rekruttering. Formålet er at give et godt kendskab til de funktioner i Epos Rekruttering, der knytter sig til anvendelsen af jobagenten. Herunder administration og opsætning, mailskabeloner, statistik mv. Til de fleste afsnit er der knyttet øvelser, som med fordel kan gennemgås undervejs. 2 Generelt om jobagent En jobagent integreres på hjemmesiden på samme måde som en jobliste, og giver interesserede mulighed for at tilmelde sig via en adresse samt evt. afkrydsning af ønsker til fagområde og/eller geografi. Efter tilmelding afsendes en mail med et link, som abonnenten skal klikke på for at bekræfte tilmeldingen. I forbindelse med oprettelse af et stillingsopslag besluttes det, om den pågældende stilling skal knyttes til jobagenten. Når stillingen publiceres på joblisten, sendes der en adviseringsmail til de abonnenter, hvis ønsker matcher stillingsopslaget. Adviseringsmailen indeholder et link til selve stillingsopslaget samt et link, der giver mulighed for at redigere eller slette jobagenten. I analysemodulet i Epos Rekruttering er der adgang til en jobagent-statistik, der dels viser det samlede antal abonnenter, dels viser hvor mange adviseringsmails, der er udsendt ifm. med det enkelte stillingsopslag. Der kan oprettes og administreres links til flere jobagenter, der integreres af webmaster på forskellige hjemmesider - præcist som det er tilfældet med joblister. 3 Administration af jobagent Efter aktivering af jobagenten i Epos Rekruttering vil der flere steder være ny funktionalitet tilgængelig, som knytter sig til jobagenten - både ifm. med administration og anvendelse. April 2012 Side 2

4 3.1 Jobagenter oprettelse og redigering Som standard er der oprettet én jobagent med sin egen unikke URL-adresse. Oprettelse og administration af jobagenter foregår under menupunktet "Jobagent": Administration Systemindstillinger Skabeloner og felter Jobagent: April 2012 Side 3

5 Øvelse sådan gør du: 1. Tryk på "Jobagent". Oversigten over oprettede jobagenter vises: 2. Hver jobagent har sit eget unikke URL (link). Det er dette link, som webmaster skal bruge ifm. med integrering af jobagenten på hjemmesiden. Ved klik på linket bliver det automatisk kopieret i udklipsholder: 3. Tryk på "Nyt" for at oprette en ny jobagent. Dette vindue vises: 4. Indtast navn (vises kun internt) og prioritetsnøgle, og marker de eventuelle områder under Fagområde og Geografisk placering, som skal være omfattet af den aktuelle jobagent. 5. Links til nye jobagenter genereres automatisk ifm. med oprettelsen. 6. Ifm. med redigering af en eksisterende jobagent vises samme skærmbillede. April 2012 Side 4

6 3.2 Mailskabeloner Til hver jobagent skal der knyttes 2 forskellige mailskabeloner: Bekræftelse på tilmeldning til jobagent Advisering om nye stillingsopslag. Administration af mailskabeloner foregår under menupunktet " skabeloner", hvortil der er tilføjet et nyt menupunkt " s til jobagent": Administration Systemindstillinger skabeloner s til jobagent: April 2012 Side 5

7 Øvelse sådan gør du: 1. Tryk på " s til jobagent". Oversigten over mailskabeloner vises. På forhånd er der oprettet mailskabeloner på dansk og engelsk til den jobagent, der er oprettet som standard: 2. Bemærk, at der i kolonnen "Jobagent" vises hvilken jobagent, de enkelte mailskabeloner er knyttet til. 3. Tryk på rediger-symbolet for at få vist og evt. redigere en eksisterende mailskabelon, eller 4. Klik på "Opret" for at oprette mailskabeloner til nye jobagenter 5. Vigtigt: En mailskabelon skal være tilknyttet til en jobagent. En jobagent uden en tilknyttet mailskabelon vil ikke virke. 6. I eksemplet nedenfor vil der i mailen til abonnenten blive indsat et link til den konkrete, ledige stilling samt et link til redigering eller sletning af selve jobagenten. April 2012 Side 6

8 3.3 Publisering af stillingsopslag tilknytning til jobagent Når et stillingsopslag publiceres, skal der tages stilling til, om opslaget skal knyttes til en jobagent. I skærmbilledet til publicering af stillingsopslag vises den eller de - oprettede jobagenter: I ovenstående eksempel vil der ifm. med publiceringen d. 1. april blive sendt en adviseringsmail til de abonnenter, der er tilmeldt jobagenten inden for kategorierne IT og Århus. April 2012 Side 7

9 3.4 Statistik Under "Analyse" er der oprettet et nyt menupunkt "Jobagent statistik". Analyse Analyse Jobagent statistik: Her vises statistik over dels antallet af tilmeldte abonnenter til hver enkelt jobagent, dels hvor mange mails, der er udsendt ifm. med de enkelte publiceringer. Sidstnævnte kan filtreres efter stilling, ved at klikke på "Vælg stillingsopslag". Begge statistikker kan eksporteres til Excel. 4 Jobagenten som ansøgeren ser det Nedenfor gennemgås de standardskærmbilleder og tekster, der vises på hjemmesiden ifm. med jobagenten. Selve designet af jobagenten foregår efter aftale og i samarbejde med webmaster. De specifikke, forklarende tekster kan ændres via menupunktet Sprog. April 2012 Side 8

10 4.1 Tilmelding til jobagent Nedenfor vises standard design og tekst i det skærmbillede, hvor man tilmelder sig jobagenten (undtaget indhold under Fagområde og Geografisk placering, som er individuelt tilpasset): 4.2 Bekræftelse på tilmelding Efter tilmelding vises en bekræftelse i samme vindue: April 2012 Side 9

11 Hvorefter der sendes en mail til den indtastede mailadresse, indeholdende et link der skal klikkes på for at aktivere tilmeldingen: Ved klik på linket vises i et nyt vindue den endelige bekræftelse på, at jobagenten er oprettet: April 2012 Side 10

12 4.3 Advisering om matchende stillingsopslag Når et stillingsopslag er knyttet til jobagenten, vil der samtidig med selve publiceringen fremsendes adviseringsmails til de abonnenter, hvis ønsker matcher stillingsopslaget. Den oprettede standardmail ser ud som vist nedenfor, og indeholder et link til selve stillingsopslaget samt et link, der giver abonnenten mulighed for at slette eller redigere jobagenten: 4.4 Redigering eller sletning af jobagenten Ved at vælge linket i adviseringsmailen får man mulighed for at redigere eller slette jobagenten: April 2012 Side 11

13 4.4.1 Redigering Mailadresse eller ønsker til fagområde eller geografisk placering kan redigeres, hvorefter der klikkes på Opdater jobagent. Følgende skærmbillede vises: Sletning Ved klik på Slet jobagent vises først en advarsel: Vælges OK, slettes jobagenten og dette skærmbillede vises: April 2012 Side 12