1. Præsentation af bestyrelsesmedlemmer

Transkript

1 1 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 7. januar 2013 Start kl , slut kl Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Søren Andersen, Palle Christensen, Iver Eriksen, Tina Holm, Eigil Stausholm, Kirsten Sørensen, Pia Hornbæk, Inge Häuser, Lise Stender, Carl Aage Poulsen, Egon Jensen, Steen Købsted, Per Nielsen, Kim Martens, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang og Winni Jensen var fraværende. Dagsorden: 1. Præsentation af bestyrelsesmedlemmer 2. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 4. Bestyrelsen a. Konstituering af bestyrelse b. Konstituering af udvalg byggeudvalg, aktivitetsudvalg, kunstudvalg, bladudvalg el.lign. c. Fordeling af bestyrelseshonorar d. Forretningsorden for bestyrelsen e. Pokura og underskriftsforhold f. Mødepolitik g. Inhabilitet politik og erklæring h. Årshjul for 2013, herunder fastlæggelse af mødedatoer 5. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde 14. januar 2013 a. Forslag til vedligeholdelsesreglement b. Forslag til forretningsorden for repræsentantskabet 6. Fusion - information til beboere m.v. kontakten køreplan for administrationen 7. Godkendelse af revisionsprotokol fra KPMG, løbende revision Juletræsfest den 8. december 2012 evaluering 9. Dato og forslag til emner til næste møde 10. Eventuelt 11. Resume af beslutninger 1. Præsentation af bestyrelsesmedlemmer Frede Skrubbeltrang byder velkommen og siger Godt Nytår til alle. Alle bestyrelsesmedlemmer præsenterede sig kort hvad de hedder og hvor de kommer fra.. 2. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møder Ingen bemærkninger til dagsordnen. Lotte Bang spørger om vi skal starte et nyt selskab med en ny nummerrækkefølge. 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Dagsorden blev godkendt Referatet fra sidste møde i Vivabolig fra den 4. december 2012 blev godkendt. Lotte Bang orienterer om, at vi i dag har været til møde angående Symfonien, vi har aftalt at forlænge købsaftalen frem til 1. maj 2014 og så fremt der ikke er lavet endelig lokalplan og godkendt skema A kan aftalen annulleres. Det er også aftalt at Symfonien kan anvende en eventuel differencerente fra 0,45 til den af vores pengeinstitut tilbudte rente på ca. 1,1 kan anvendes til driftsudgifter og manglende forrentning af inventar. Såfremt vi ikke på næste møde med planafdelingen bliver enige

2 2 om en indstilling til intern høring, vil vi forsøge at påvirke det politiske organ. Frede Skrubbeltrang spørger til korrespondancen med Knud Hedegaard Lotte Bang orienterer om at vi har fået et krav vedrørende afdeling 1 om manglende indtjening på kr , hvilket vi har afvist. Efterfølgende har vi fået en henvendelse fra ham der går på afdeling 6 Rughaven m.fl., hvilken vi, på opfordring fra advokaten, har valgt at ignorere, da vi tidligere har bedt om kopi af de aftaler, han refererer til. Udlejningsstatus på 3F 37 lejligheder er pt. udlejet 30 lejligheder er sat i tilbud til nye ansøgere 23 lejligheder har vi pt. ingen på venteliste til 4. Bestyrelsen a. Konstituering af bestyrelsen Formand Frede Skrubbeltrang blev valgt Næstformand Christian Vestergaard blev valgt Enstemmigt vedtaget Frede Skrubbeltrang blev valgt som formand og Christian Vestergaard som næstformand b. Konstituering af udvalg byggeudvalg, aktivitetsudvalg, kunstudvalg, bladudvalg el.lign. Forretningsudvalg vi ønsker ikke et forretningsudvalg idet der holdes jævnlige bestyrelsesmøder. Mindre nødvendige spørgsmål der skal behandles mellem møderne træffes af formand og næstformand. Byggeudvalg Lotte Bang siger det p.t. er nødvendigt med et byggeudvalg da vi har Lille Tingbakke der ikke har en afdelingsbestyrelse og Symfonien som nybyggeri. Christian Vestergaard syntes personligt det var et udvalg han godt kunne tænke sig, men har ikke p.t. tiden til det. Søren Andersen, Frede Skrubbeltrang og Carl Aage Poulsen ønsker at fortsætter i udvalget. Søren Andersen pointerer at det er vigtigt at have nogle grundholdninger til byggerierne, eksempelvis ønsker vi ikke totalentreprenører, hvilket andre boligorganisationer trives fint med. Frede Skrubbeltrang nævner en anden ting som at vi gerne bygger i vedligeholdelsesfrie materialer go gerne mursten på facaden. Palle Christensen kan godt lide tanken om at have et ekspertråd til at vejlede i renoveringer og ser tingene fra beboerens side. Palle Christensen kunne godt tænke sig også at stille op. Byggeudvalget: Frede Skrubbeltrang, Palle Christensen, Carl Aage Poulsen Søren Andersen

3 3 Temaudvalg nyt til at komme med oplæg til de 2 temamøder vi skal holde om året Christian Vestergaard, Pia Hornbæk og Eigil Stausholm. Aktivitetsudvalget arrangerer julefrokost, sommerudflugt mv.- Lise Stender, Tina Holm, Eigil Stausholm og Egon Jensen Bladudvalg Palle Christensen, Frede Skrubbeltrang og Tina Holm sammen med Tina Reeves og Bjarne Andersen. c. Fordeling af bestyrelseshonorar Søren Andersen syntes det forslag der er omdelt der siger 50% til formand og næstformand og at de øvrige deler 50% det er en fair fordeling, når det er formanden og næstformanden der har det store arbejde. Christian Vestergaard, mener vi skal overveje om det skal være anderledes så længe vi har den store bestyrelse. Christian Vestergaard undrer sig over sidste linje med love og regler Lotte Bang siger det er forretningsgangen for at skitsere at det er administrationen der vejleder bestyrelsen i nye regler, satser m.v. Tina Holm er enig med Søren Andersen at fordelingen er fin som foreslået. Temaudvalget: Christian Vestergaard, Pia Hornbæk Eigil Stausholm Aktivitetsudvalget Lise Stender Tina Holm Eigil Stausholm Egon Jensen Bladudvalg Palle Christensen Frede Skrubbeltrang Tina Holm Fordelingen 30 % til formand, 20 % til næstformand og de resterende deles om de resterende 50 % blev enstemmigt godkendt Såfremt der er bestyrelsesmedlemmer der ønsker skattefri kørselsgodtgørelse i stedet for bestyrelseshonorar, meddeles det til Lotte Bang og der laves en ny beregning af honoraret. d. Forretningsorden for bestyrelsen Udtalelser til pressen, formand og direktør Forslaget godkendt med den rettelse at hele bestyrelsen skriver under på referatet, ikke bare formand og næstformand. e. Pokura og underskriftsforhold Ingen bemærkninger til forslaget f. Mødepolitik Der kan i overgangsperioden være behov for længere tid Forretningsorden for bestyrelsen godkendt og underskrevet Politik og forretningsgang for prokura, godkendt og.underskrevet

4 4 end de 2 timer eller eventuelt flere møder. Frede Skrubbeltrang spørger om vi skal holde møderne på skift i afdelingerne. Lotte Bang laver en plan og vi kan arrangere fælleskørsel. g. Inhabilitet politik og erklæring Ingen bemærkninger h. Årshjul for 2013, herunder fastlæggelse af mødedatoer Forslaget blev godkendt som en proces der bliver arbejdet med. Frede Skrubbeltrang vil gerne have bestyrelsesmødet den 5. marts 2013 flyttet. Vi aftalte i stedet den 6. marts Mødepolitikken blev godkendt Politik om inhabilitet blev godkendt og underskrevet Årshjul incl. fremtidige møder blev godkendt 5. Repræsentantskabet a. Forslag til vedligeholdelsesreglement Lotte Bang foreslår på vegne af varmemestrene at hvid på vægge og loft, ændres til hvid på loft og brækket hvid på væggene. Pia Hornbæk foreslår at indvendig vinduespolering tilføjes. Lise Lotte Kjær hentede rengøringsvejledningen som medsendes vedligeholdelsesreglementet. b. Forslag til forretningsorden for repræsentantskabet Godkendt Valg til bestyrelsen på Repræsentantskabsmødet skal de godkende at de to bestyrelser fortsætter som bestyrelse frem til det ordinære repræsentantskabsmøde i maj 2013, hvor der er valg. Forslagene til vedligeholdelsesreglementerne godkendes med den ene ændring. Forretningsordnen for repræsentantskabsmødet godkendes Frede Skrubbeltrang spørger til valgperioden, er det frem til repræsentantskabsmødet i maj 2014 eller til maj Christian Vestergaard mener det er mindst 2 år, som vi har indstillet. Men vi kan lægge det op til repræsentantskabet, at vælge om det er 1,5 år eller 2,5 år. Lotte Bang vi kan også vælge at holde et ekstraordinært møde i starten af Egon Jensen bakker op omkring Christian Vestergaards holdning til at tage det op på næstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Repræsentantskabet vil sikkert bakke op omkring bestyrelsens. Formand og næstformandsvalg er direkte på mødet. Valg af

5 5 suppleanter, foreløbig har vi tilkendegivelser fra Henrik Såby og Lisbeth Jensen evt. Henrik Yde. 6. Fusion information til beboere m.v. kontakten køreplan for administrationen Særnumret af Kontakten kommer til korrekturlæsning onsdag og bliver trykt hurtigt derefter. Vi forventer det kommer ud medio januar Godkendelse af revisionsprotokol fra KPMG Protokollat fra den 12. november Lotte Bang påpeger svaghed i forretningsgangen omkring kreditorerne, bestyrelsen er enig i at det er en kalkuleret risiko vi kan leve med. 8. Juletræ den 8. december 2012 evaluering Revisionsprotokollat er godkendt Iver Eriksen syntes det var et godt arrangement, men for få fremmødte, der var dækket op til for mange. Juletræ var for ringe og skal stå hvor det står uden ledning. Musik skema. Palle Christensen var enig. Eigil Stausholm spørger om ikke aktivitetsudvalget skal tage det arrangement fra næste år. Lotte Bang har bestilt Skydepavillonen og musikken. Ingen tjek af uddeling af vin - Lotte Bang kender alle. Vi holder fast i at man ikke kan købe billetter til slikposer, kun på de på forhånd udleverede billetter. 9. Dato og forslag til emner til næste møde Evaluering af repræsentantskabsmøde Beretning fra formanden Håndværkerafdelingen, styringsredskab Vision, mission og strategi Nybyggeri politik Beboerrådgivning evt. invitere Carsten og Johnny Næste møde onsdag den 6. februar Eventuelt Åbent hus arrangement Kjellerupsgade - Egon syntes det var koldt, manglede en seddel om, hvor det foregår. Modtagelsen i en lejlighed. Lotte Bang orienterer om at der er åbent hus igen onsdag den 9. januar 2013 der kan vi gøre det bedre.

6 6 11. Resume af beslutninger Vi tager kontakt med det politiske system omkring Symfonien Formand Frede Skrubbeltrang, næstformand Christian Vestergaard. Bygge-, aktivitets-, tema- og bladudvalg blev nedsat Honorar politik og fordeling blev godkendt Forretningsorden for bestyrelsen godkendt Politik for pokura er godkendt Mødepolitikken godkendt, turnus i afdelingerne Politik omkring inhabilitet godkendt Årshjul 5. marts 2013 ændret fra tirsdag til onsdag den 6. marts 2013 Forslag til vedligeholdelsesreglementer blev godkendt med 1 ændring - lofter hvid og vægge brækket hvid. Rengøringsvejledningen vedlægges, tæpper skal ikke fjernes vi tager den risiko Information særudgave til kontakten udkommer medio januar 2013 Køreplan for administrationen uændret Revisionsprotokol løbende revision godkendt Juletræ aktivitetsudvalg med Palle og Frede Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen Kirsten Sørensen Winni Jensen Inge Häuser Lise Stender Carl Aage Poulsen Egon Jensen Pia Hornhæk Steen Købsted Per Nielsen