Kirsten Sørensen, Steen Købsted, Søren Andersen og Kim Martens havde meldt afbud.

Transkript

1 21 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 6. april 2013 Start kl , slut kl Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Iver Eriksen, Winni Jensen, Tina Holm, Christian Vestergaard, Palle Christensen, Pia Hornbæk, Eigil Stausholm, Kirsten Sørensen, Inge Häuser, Lise Stender, Carl Aage Poulsen, Egon Jensen, Steen Købsted, Bjarne Olsen, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Kirsten Sørensen, Steen Købsted, Søren Andersen og Kim Martens havde meldt afbud. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 2. Orientering fra: a. Formanden b. Udvalg 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 4. Planlægning af beboermøderne 5. Styringsdialog med Kommunen - forberedelse 6. Håndværkerhuset 7. Tilskud fra dispositionsfonden 8. Tilskud fra dispositionsfonden til afdelinger der bliver ramt af periodisering af prioritetsydelsen se bilag 9. Dato og forslag til emner til næste møde 10. Eventuelt 11. Resume af beslutninger 1. Politik for kapitalforvaltning Lotte Bang gennemgik forslaget til politikken og orienterede om forretningsgangen. Forslaget til politik for kapitalforvaltning blev godkendt med at vi fortsat spreder vores investeringer på mere end en udbyder. P.t. har vi Spar Nord, Nørresundby Bank og Nykredit og en lav risiko med en varighed på mellem 3-5, præcis som tidligere og Spar Nords anbefaling p.t.. Politik for kapitalforvaltning godkendt 2. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møder Ingen bemærkninger til dagsordnen. Tina Holm var ikke med til mødet. Referatet blev godkendt og underskrevet Dagsorden blev godkendt Referatet fra sidste møde blev godkendt. 3. Orientering fra formanden: Frede Skrubbeltrang orienterede om aktiviteterne siden sidste møde 6/ sidste bestyrelsesmøde 7/ Kooperativ Thomas Kastrup Larsen 12/3 2013Nordkraft Morgenbriefing Aalborgs udvikling 14/ indvielse af Vestergaarden roser til byggeriet fra

2 22 alle. 15/3 2013reception John Formand fra Nordbo 18/3 2013reception John Hjelm og Klaus Ringgaard Alabubolig 20/3 2013reception RD 21/3 2013indvielse af velfærdshuset i Frejaparken 5/ møde om fælleshuset Store Tingbakke 7/ møde Anton Kanstrup angående bog 10/ Aalborgbo møde 10/ besigtigelse LBF Store Tingbakke 15/ møde Yousee 16/ Realdania - almen boligforum sundhedenshus 23/ Første spadestik Lille Tingbakke 24/ Regnskabsmøde budgetmøde 29/ fremvisning af Godsbanearealet 6/ aflyser bestyrelsesmødet 15/ AN/TV temamøde 22/ AKU bestyrelsesmøde 23/ AN/TV repr. møde 30/ repræsentantskabsmøde Antenne/TV signal skal vi lave informationer til beboerne. Iver Eriksen har i hans afdeling haft det på et afdelingsmøde. Vi tager det på som et punkt på næste bestyrelsesmøde. fra udvalg: Aktivitetsudvalg Ikke noget nyt Byggeudvalg Frede Skrubbeltrang orienterer om at de er gået i gang med renoveringen i Lille Tingbakke. Der er 1. spadestik 22. april Fælleshuset i Lille Tingbakke bliver jævnet med jorden i Lille Tingbakke og der er enighed blandt KO og byggeudvalget om hvordan fælles fælleshuset i Store Tingbakke skal renoveres, velfærdslokaler bestemte byggeudvalget og driftsafdelingen og bestyrelserne har lavet forslag til beboerfaciliteterne, hvor der skal være plads til 70 personer i stedet for 60, 2 mindre mødelokaler samt et større køkken. Palle Christensen har meldt afbud til flere møder i byggeudvalget, men har stadig interessen for at være med i byggeudvalget, men vil gerne have indkaldelse i bedre tid. Symfonien Vi har ikke hørt noget fra stadsarkitekten. Steen spørger hvorfor han ikke var indkaldt og det var fordi han ikke var i byggeudvalget da mødet blev indkaldt. Frede Skrubbeltrang beklagede at han ikke efterfølgende var blevet

3 23 indkaldt. Temaudvalg Pia Hornbæk har talt med Laila fra Alabubolig som fortæller at de har haft Mogens Sparre og der er mange måder at gøre det på. De mener Soulaima Gourami er henvendt mere til professionelle virksomheder i erhvervslivet og dermed ikke har kendskab til beboerdemokratiet. Lotte Bang pointerer at vi i aller højeste grad er en professionel virksomhed. Christian Vestergaard, Pia Hornbæk og Eigil Stausholm indkalder til møde og kommer med et oplæg. Der er enighed om at vi ikke som udgangspunkt vil gøre bruge Solaima og evt. gøre det i 4 banden til en bredere forum i stedet for. 5. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Vi har skiftet mægler og netop gennemgået alle vore forsikringer Lotte Bang sender oversigt rundt, vi er af mægleren blevet anbefalet at fastsætte selvrisikoen til kr da vi vil kunne spare en del administrationsarbejde, reducere antallet af skader og dermed spare i præmie. Vi har p.g.a. lav skadesprocent fået nedsat glasforsikrings præmien. Vi betaler til glasforsikring p.g.a. budget sikkerheden. Dansk Glas tjener mellem % og vi betaler derudover kollektivt for de faktiske skader. Lotte Bang spørger derfor om vi skal droppe glasforsikringen og afholde udgifterne individuelt i de enkelte afdelinger og dermed spare % til forsikringsselskabet. Vi tager et punkt på næste møde og Lotte Bang indhenter en statistik over antallet af skader i hver enkelt afdeling. Skimmelsvamp på kontoret Vesterbro 23 er omfattende, vi skal regne med at det kan koste op til kr for at få udbedret. Vi får håndværkerne til at udbedre i weekenden, så kan vi holde åbent så længe som muligt. Vi kan ikke undgå 1-2 lukkedage uanset hvad, når vi skal have støvsuget for skimmelsvamp i udlejningen. Lotte Bang orienterer om at Folketinget den 14. marts 2013 har vedtaget tre love om ændring af lov om almene boliger, lov om leje af almene boliger og lov om boligbyggeri. Kopi er vedlagt. Palle Christensen spørger til håndværkerne, hvornår er spjæld, spjæld og hvornår er det for stort til en håndværker. Vi er sårbare i en genudlejning når der kun er en håndværker. Akut eller sygdom. Kan vi definere hvornår der er tale om spjæld. Lotte Bang får lavet en definition.

4 24 Pia Hornbæk har sendt en mail til Christian Vestergaard som også blev videre sendt til Iver Eriksen, Iver Eriksen mener der er oprettet en regel. Lotte Bang tager kontakt til Logimedia. Beboermøderne Frede Skrubbeltrang deltager i de møder han kan og vil gerne ud til nogle af de nye afdelinger. Lotte Bang får lavet et skema til koordinering af deltagelsen. Palle Christensen spørger til afdeling 19 Fyensgade, han er blevet opfordret til at samarbejde med afdelingen. Afdelingen har to år i træk ikke godkendt budgettet. Afdeling 1 har forsøgt at leje fælleslokalet og det ønsker de ikke. Christian Vestergaard har været med på de seneste beboermøder og han har tilbudt at deltage i deres afdelingsbestyrelsesmøder, de har ikke henvendt sig. Kan man afsætte en afdelingsbestyrelse? Ja, det kan beboermødet. Palle Christensen mener der er nogen der skal forholde sig til det. Lotte Bang spørger, hvad han præcist mener med det. OB eller administrationen skal gøre noget. Lotte Bang foreslår at vi bringer budgettet i tilsynet og inviterer dem med til afdelingsbestyrelsesmødet eller beboermødet. Palle orienterer om afdeling 1 og 3s Velkommen projekt til nye beboere, hvor der ikke var tilfredsstillende fremmøde. Lotte Bang foreslår at vi orienterer om Ny lovgivning, bolignet, udlejning alle kan leje alt. Styringsdialog Kommunen har fået nye folk og har sprunget over sidste år, men nu har de indkaldt. Vi har bedt om at afvente årsregnskaberne. Lotte Bang spørger hvordan vi skal tilrettelægge forberedelserne. Skal det være i bestyrelsen eller et udvalg? Iver Eriksen mener det skal være et udvalg. Christian Vestergaard, Frede Skrubbeltrang og Lotte Bang kan sætte sig sammen og forberede os og komme med et oplæg til bestyrelsen. 6. Håndværkerhuset Lotte Bang havde opstillet alternativer til udgifter for afdeling 3 ved en pris på kr og jf. ejendomsmæglerens overslag. Håndværkerafdelingen Ordnede forhold i forhold til juridiske ejerskab

5 25 Frigjort likvider, løst regnskabsteknisk udfordring Integreret i fællesskabet Udgiftsneutral håndværkerafdelingen Tømrer værksted bibeholdes til indtægt til at dække tidligere års underskud og negativ egenkapital Årlig leje svarende til afskrivning på gl. forbedringsarbejder Afdeling 3 Ejer af hele fælleshuset og er forpligtet til at dele lokaler med håndværkerne til en årlig husleje på kr Central placering af ejendomskontoret Tilgængelighed for beboerne Minimerer udgiften for lejerne Samling på værksteder og garager Midlertidig garage udenfor huset På baggrund af oplægget fra administrationen og det faktum at både håndværkerne, afdeling 3s bestyrelse og ejendomsfunktionærerne og Vivabolig var enige i at det var en god ide, blev det besluttet at sælge håndværker huset til afdeling 3 forudsat at håndværkerne kan sidde til leje til det de betaler i afskrivning på lokalerne og har velfærdslokaler og tømrer værksted. Det blev besluttet at sælge håndværkerhuset til afdeling 3, hvis afdeling 3 og administrationen kan blive enige om pris og betingelserne for håndværkerne. 7. Tilskud fra dispositionsfonden Punktet udsat til næste møde 8. Tilskud fra dispositionsfonden til afdelinger der bliver ramt af periodisering af prioritetsydelsen Punktet udsat til næste møde 9. Dato og forslag til emner til næste møde Næste møde 24. april 2013 kl inviterer revisorerne. På Vesterbro. Emner til næste og kommende møder Regnskab for 2011/2012 Boligselskabet Limfjorden Boligselskabet Østparken og Vivabolig, her under, tilskud fra dispositionsfonden periodisering af prioritetsydelse og tilskud fra dispositionsfonden Lejetab i alle afdelingerne. Antenne løsninger Forsikringer, glas og kumme - statistik Evaluering af beboermøder i juni Temamøde vision og strategi Næste møde onsdag den 24. april 2013

6 Eventuelt Palle Christensen mener ikke det det fungerer med møder ude af huset. Der var opbakning til at holde møderne på Vesterbro. Iver Eriksen stopper i afdelingsbestyrelsen til beboermødet og træder ud af organisationsbestyrelsen til repræsentantskabsmødet. 11. Resume af beslutninger Beboermøder en koordinering af møderne og inspiration til information Styringsdialog Lotte Bang, Christian Vestergaard, Frede Skrubbeltrang holder møde i maj og laver oplæg til bestyrelsen Håndværkerafdelingen sælger deres andel af huset til afdeling 3, hvis vi kan blive enige om betingelser og en pris. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen Kirsten Sørensen Winni Jensen Inge Häuser Lise Stender Carl Aage Poulsen Egon Jensen Pia Hornhæk Steen Købsted Per Nielsen