Eigil Stausholm havde meldt afbud. 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde

Transkript

1 36 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 4. september 2013 Start kl , slut kl Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Winni Jensen, Tina Holm, Kirsten Sørensen, Pia Hornbæk, Inge Häuser, Lise Stender, Palle Christensen, Carl Aage Poulsen, Steen Købsted, Egon Jensen, Robert Simonsen, Lisbeth Andersen, Kim Martens, Bjarne Olsen, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Eigil Stausholm havde meldt afbud. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 2. Orientering fra: a. Formanden b. Udvalg 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 4. Temamøde vision og strategi 2/ , indkaldelse og planlægning 5. Afdeling 21 - Kjærby Hvilehjem kommunens udfordringer evt. nyt projekt 6. Symfonien status på startredegørelse 7. Bygherrerådgivning 8. Profilering af Vivabolig skal vi lave profilmagasin eller profilfilm 9. Tilskud og/eller lån fra dispositionsfonden a. Afdeling 1, se ansøgning b. Afdeling 25, se ansøgning c. Afdeling 5, se ansøgning 10. Budgetter 2013 og 2014 for institutionsafdelinger uden afdelingsbestyrelse 11. Dato og forslag til emner til næste møde 12. Eventuelt 13. Resume af beslutninger 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde Velkommen til Lisbeth og Robert Evaluering repræsentantskabs møder tilføjes under temamøde Husordner udsat til senere møde. Dagsorden og referat blev godkendt 2. Orientering fra: a. Formand Frede Skrubbeltrang orienterede om aktiviteter og arrangementer siden sidste bestyrelsesmøde samt kommende aktiviteter. Han har bl.a. deltaget i organisationsbestyrelseskonference i Nyborg Strand, Studietur til Wien, møde angående konkurs Søren Bernhard A/S Inge Haüser følte sig dårligt informeret, hun havde ikke set i postkassen, at Lotte Bang havde omdelt sedler. Lotte Bang beklagede meget, at hun ikke lige havde tænkt på at informere hende personligt. Hun havde møder med rådgivere, advokat m.v. det meste af dagen og da hele driftsafdelingen var ude af huset, var hun ene om det. Den oktober 2013 er der kredsweekend. Christian Vestergaard ønsker Frede Skrubbeltrangs liste om aktiviteter

2 37 vedlagt referatet, da han gerne vil sikre sig, at arrangementerne holder sig indenfor politikken, bl.a. var han i tvivl om fodboldkampen. Pia Hornbæk spurgte, om ikke der var andre boligorganisationer med til arrangementet? Frede Skrubbeltrang svarede jo indtil flere. Pia Hornbæk mener, det er et netværksmøde, når andre boligorganisationer også deltager. b. Udvalg Frede Skrubbeltrang har talt med plejehjemmet på Annebergvej angående kunstvandsten ca. kr , som er en del af byggesummen. 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Fælles opnotering Der er nedsat grupper fra 6 boligorganisationer omkring udlejning/it, økonomi og markedsføring/kommunikation. Udlejningsgruppen diskuterer forskellige udlejningsprincipper, som vi gerne vil høre jeres mening om bl.a. Karenstid, fra ingen til 2 år ingen karenstid er ok Differentieret pris kr. 300 for manuelle opskrivninger og kr. 100 for it-baseret opskrivning - der skal ikke være forskel Forskel på opskrivning og ajourføringsgebyr fint med et højere opskrivningsgebyr Udlejning til bofællesskaber? Enighed om, at det er ok at have 2 lejere på lejekontrakten uanset deres relationer - også i dag i Vivabolig. Forsikringer - Vi har opsagt glasforsikringerne, som vi vedtog på sidste møde. De tilbyder herefter at nedsætte præmien fra kr i dag til kr Skal vi fastholde opsigelsen? Nej, vi accepterer forsikringen og forsøger at få den med tilbagevirkende kraft. Enighed om, at det er ok at have 2 lejere på lejekontrakten uanset deres relationer Vi har haft absolut seneste møde med Knud Hedegaard og hans konsulent Niels Henriksen vedrørende honorartvist på badeværelsesrenoveringen i afdeling 1. De har varslet, at de vil indbringe en klage til responsumudvalget hos Danske Arkitekter med erstatning for tabt arbejdsfortjeneste på kr jf. ABR 89 pkt Vi kunne ikke blive enige om summen af erstatning, der var for langt imellem os. Faglig sag med ESL Lotte Bang uddybede punktet fra direktionsrapporten.

3 38 Dagsorden og referatsystem bliver introduceret på et kommende bestyrelsesmøde. Vores drift har været på besøg i Mjølnerparken, hvor de årligt laver et servicecheck i boligen den udprægede holdning var, at det var i strid med grundloven - indtrængning på privat område. Tanken var at forebygge store fraflytningsomkostninger, hjælpe folk med at lære at bo, men det vil være dyrt for afdelingerne. Vores skøn er, at vi skal have 4-5 mand ansatte til bare at lave det, hvis vi skulle gøre det i alle afdelinger. Palle Christensen er kommet med flere gode forslag bl.a. en videns database, hvor vi opsamler viden om, hvordan vi har gjort i forskellige situationer og en logbog over, hvad der er blevet omdelt, opsat af regler m.v., endvidere har han ønsket at vaskeriafregning kan gå via bolignet. Palle Christensen spørger, hvem han skal gå til, når Pia ikke er her længere. Lotte Bang forklarer, at Pia er her til 31. december 2013, derefter kan han bare sige til Lone, hvad han ønsker, indtil vi får fundet ud af, hvordan vi fordeler Pias opgaver. 4. Temamøde vision og strategi 2/ , indkaldelse og planlægning Johannes Andersen underholder, vi spiser efterfølgende og samler op på essensen af det, der er blevet sagt og nesætter en arbejdsgruppe. Lotte Bang laver en indkaldelse, som sendes til udvalget til godkendelse. 5. Afdeling 21 Kærby Hvilehjem - Kommunens udfordringer, evt. nyt projekt Kommunens udfordring er, at deres enhed med 28 beboere er for lille og dermed for dyr i drift. Endvidere har de udfordringer i servicearealerne, hvor de har store problemer med vand i kælderen, som er meget dyrt at løse. Vi foreslog dem at arbejde på at sælge Kærby Hvilehjem og til gengæld bygge nyt. Vi kan forvente store udfordringer, hvis vi beholder det, men også et større tab ved salg. Kommunens udfordringer p.t. er manglende kvoter og vished for aktuelt behov for plejeboliger.

4 39 6. Symfonien - status på startredegørelse Startredegørelsen er godkendt på TMU møde, så nu er der håb for, at processen kan køre videre. Administrationen bliver på 1000 kvm, som det ser ud nu. 7. Bygherrerådgivning Søren Andersen har tilbudt, at vi kan indkalde ham til at assistere byggeudvalget som ekstern konsulent. Der var enighed om, at vi kan bruge ham ad hoc, såfremt byggeudvalget finder det relevant. Der var enighed om, at vi kan indkalde Søren Andersen som ekstern konsulent ad-hoc. 8. Profilering af Vivabolig - skal vi lave profilmagasin eller profilfilm Der var bred enighed om, at vi ikke ønsker hverken profilblad eller film. 9. Tilskud og/eller lån fra dispositionsfonden a. Afdeling 1, se ansøgning - skimmelsvamp i Vuggestuen i Saltholmsgade overslagsudgift kr , afdelingen finansierer kr Ansøger om kr i tilskud fra dispositionsfonden. b. afdeling 25, se ansøgning forundersøgelser til helhedsplan c. afdeling 5, se ansøgning forundersøgelser til helhedsplan 10. Budgetter 2013 og 2014 for institutionsafdelinger og afdelinger uden afdelingsbestyrelser Lotte Bang gennemgik afdelingerne i hovedtræk, med en forklaring til afvigelser fra almindelige prisreguleringer. 12. Dato og forslag til emner Næste møde den 3. oktober 2013 kl Punkter på fremtidige møder: En byggeproces fra A-Z ved Klaus Christensen fra Nord Evaluering af repræsentantskabsmødet - temaet Husordner - hvad kan de bære inviter evt. advokat eller BL, Evaluering af bestyrelsesmøderne og bestyrelsens struktursammensætning efter maj 2014 Johnny og Carsten, herunder politik for klager m.v. Godkendt tilskud til afdeling 1 til dækning af skimmelsvamp kr Godkendt lån til afdeling 25 til forundersøgelser til helhedsplan kr Godkendt lån til afdeling 5 til forundersøgelser til helhedsplan kr Bestyrelsen godkendte budgetterne for 2013 og 2014 Næste møde 3. oktober 2013

5 Eventuelt Palle Christensen spørger til, hvordan lovgivning og praksis er ved overfald og ophævelse og opsigelse af lejemål. Politianmeldt beboer på Lille Tingbakke for at have lejligheden fyldt med Skunk. 14. Resume af beslutninger Kunst til Annebergvej finansieres af byggeriet Glasforsikringen bibeholdes Temamøde 2/ Johannes Andersen kl. 18 Søren Andersen kan købes ind ad hoc af byggeudvalget Nej tak til profilblad eller film Budgetter for institutionsafdelinger og afdelinger uden beboermøde godkendt. Godkendt tilskud og lån fra dispositionsfonden til afdeling 1, 5 og 25 Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Palle Christensen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Inge Häuser Lisbeth Andersen Kirsten Sørensen Robert Simonsen Winni Jensen Lise Stender Carl Aage Poulsen Egon Jensen Pia Hornhæk Steen Købsted Bjarne Olsen