GLOBALG.A.P. Risikovurdering vedr. social praksis (GRASP)

Transkript

1 GLOBALG.A.P. Risikovurdering vedr. social praksis (GRASP) GRASP tjekliste V 1.1 Gyldig fra: 1/ Obligatorisk fra: 1/ Dansk udgave, Oversat af den danske Nationale komité i samarbejde med AgroManagement Auditdato: Producent GGN: Registreringsnummer: Option: Antal medarbejdere: Tidsforbrug ved audit: Producent: Adresse: Underskrift: Certificeringsorgan: Auditor/inspektør: Underskrift:

2 Hvordan bruges dette dokument? Denne tjekliste skal anvendes af auditorer/inspektører, som auditerer gennemførelsen af GRASP modulet. GRASP er forkortelsen for GLOBALG.A.P. Risk Assessment on Social Practice (risikovurdering vedr. social praksis). Efter vurderingen skal den udfyldte tjekliste uploades i GLOBALG.A.P. databasen. Krav til GRASP auditorer GRASP vurderingen kan kun udføres af de GLOBAPG.A.P. godkendte auditorer/inspektører, som har deltaget i en GRASP træning for auditorer og som har bestået et GRASP online kursus. En opdateret liste over godkendte GRASP auditorer/inspektører kan ses på GLOBALG.A.P. s hjemmeside. Undersøg venligst hos GLOBALG.A.P. sekretariatet, hvornår det næste GRASP kursus finder sted i dit område. Krav til producenter GRASP er et frivilligt tillægsmodul og udgør ikke en del af en akkrediteret GLOBALG.A.P. certificering. Det er imidlertid et logisk supplement til GLOBALG.A.P. IFA standarden og planteopformeringsstandarden, hvad angår forhold vedr. god social praksis. Derfor er det kun producenter/producentgrupper, som er GLOBALG.A.P. certificeret (eller på vej til at blive det), som kan tilmelde sig en GRASP vurdering. Rapportering i forbindelse med GRASP vurderingen Overholdelse af kontrolpunkterne er frivilligt og har ingen indflydelse på GLOBALG.A.P. certificeringen. Såfremt en producent beslutter sig for at deltage i vurderingen, er det imidlertid et obligatorisk krav, at den udfyldte tjekliste uploades i GLOBALG.A.P. databasen. Efter vurderingen skal producenten og auditor/inspektør underskrive den udfyldte GRASP tjekliste. Resultaterne af vurderingen vil så være synlige via GLOBALG.A.P. databasen (bevis for vurdering) i henhold til aftalen om brug af data underskrevet af producenten i sub-license aftalen (se GRASP GR Annex II). National fortolkningsvejledning De lovmæssige krav vedr. kontrolpunkterne varierer fra land til land (f.eks. vedr. mindsteløn, minimumsalder, arbejdstid osv.) Lovgivning overtrumfer GRASP i tilfælde hvor relevant lovgivning er strengere. Hvor der ikke er nogen lovgivning (eller lovgivningen er mindre krævende) tilbyder GRASP minimums kravspecifikationer. For at gøre kravene gennemskuelige for producenter og auditorer er den nationale GRASP fortolkningsvejledning udviklet i en proces med deltagelse af interessenter. GRASP modulet kan kun blive vurderet i de lande, hvor en national Fortolkningsvejledning er tilgængelig. Besøg GLOBALG.A.P. s hjemmeside vedr. tilgængelige nationale fortolkningsvejledninger. Hvis din kunde er interesseret i en GRASP vurdering og der pt. ikke er nogen fortolkningsvejledning tilstede for dit land, så kontakt GLOBALG.A.P. sekretariatet for at finde en løsning. Se flere detaljer herom i GRASP generelle regulativer. Hvordan udfyldes GRASP tjeklisten GRASP kontrolpunkterne er formuleret på en kompleks måde, så de ofte dækker mere end et aspekt. For at gøre kravene tydelige at forstå, skal denne tjekliste anvendes til at vurdere hvert punkt. Hvert kontrolpunkt er inddelt i underpunkter som giver en orientering til auditøren/inspektøren. Med disse underpunkter er den (anbefalede) minimums standard i vurderingen opnået. I den sidste kolonne skal auditor/inspektør kommentere på overholdelsen af hvert enkelt underpunkt(ja/nej/ikke relevant). Den endelige beslutning vedr. overholdelse tages på baggrund af det samlede niveau for kontrolpunktet. Under hvert punkt skal der anføres bemærkninger. Husk imidlertid, at som auditor/inspektør har du ikke lov til at tilbyde rådgivning til den producent, som du auditerer. I denne GRASP tjekliste giver bemærkninger i kursiv dig instruktioner og krydsreferencer i forbindelse med audit. Audit teknikker: Resumé For at vurdere sociale emner kræves speciel følsomhed hos auditor. Overvej venligst følgende punkter, når du auditeret GRASP modulet. Forbered dig grundigt inden GRASP audit. Du skal have kendskab til up-to-date informationer om lovgivning, overenskomster osv. Den nationale fortolkningsvejledning er en hjælp i forbindelse med din forberedelse. Læs også implementeringsvejledningen. Såfremt du udfører audit på GLOBAPG.A.P. samme dag, så start ikke med GRASP modulet, men gør det hellere mod slutningen af auditten. Det er meget nemmere at berøre sociale emner, når et vist niveau af fortrolighed er opnået. Hold dig ikke nødvendigvis til rækkefølgen i tjeklisten, men find en logisk rækkefølge afhængig af situationen. Start med ret ukritiske emner og dokumenter og kom derefter ind på mere følsomme områder. Specielt under interviewet med medarbejderrepræsentanten bør du være sikker på, at han/hun er i omgivelser, hvor han/hun kan tale frit uden at virksomhedsledelsen er tilstede. Vær opmærksom på, at der er en god atmosfære mellem dig og den du taler med. Såfremt personer føler sig kontrolleret eller negativt bedømt af dig, er det mest sandsynligt, at de ikke vil fortælle dig alting. Vær opmærksom på din non-verbale kommunikation (ansigtsudtryk, bevægelser osv.). Inspicer ikke virksomheden med en tjekliste foran dit ansigt. For at auditere kontrolpunkterne, er det afgørende at du kender dem udenad. Hvis du får opfattelsen af, at du ikke bliver fortalt sandheden, så insister ikke. Find andre veje til at afklare emnet, ved at kontrollere flere dokumenter, ved at tale med flere personer, eller simpelthen ved at gentage dine spørgsmål ved en senere lejlighed. GRASP tjekliste 2 / 16

3 Eksempel Underpunkter, som skal evalueres under audit Her er listet forslag til hvor verifikation for hvert underpunkt kan findes Skriv fund her (Ja/Nej eller ikke relevant N/A) Plads til generelle bemærkninger og kommentarer om nødvendige forbedringsforslag. Skal udfyldes i tilfælde Ikke aktuelt. Udfyld venligst. Sæt kryds her for at give din samlede vurdering af overholdelse Forklaring Dokumenteres med registreringer Besøg på virksomheden Spørgsmål til virksomhedsledelsen Spørgsmål til den ansvarlige for de ansattes sundhed og sikkerhed Spørgsmål til tillidsrepræsentanten GRASP tjekliste 3 / 16

4 1 Er der mindst én ansat eller en medarbejderorganisation til at repræsentere de ansattes interessere overfor ledelsen? Der er dokumentation for, at en tydeligt identificerbar og navngivet medarbejderrepræsentant og/eller medarbejderorganisation repræsenterende medarbejdernes interesser overfor ledelsen er valgt af alle medarbejdere og anerkendt af ledelsen. Denne person skal være i stand til at formidle klager overfor ledelsen. Valget/nomineringen af repræsentanten er dokumenteret. I tilfælde af et råd er sammensætningen dokumenteret. I tilfælde af en Option 2 certificering med stor udskiftning i arbejdsstyrken, kan en producent (eller en anden egnet person til at varetage opgaven) være udpeget for gruppen som helhed. Valget/nomineringen har fundet sted i det aktuelle år eller sæson. Repræsentationen er aktuel (alle valgte/nominerede personer er i henhold til liste stadig ansat på virksomheden). Medarbejderrepræsentanten er klar over sin rolle og rettigheder. Hvis der er et råd, interviewes alle medlemmer. Jobbeskrivelsen definerer klart rolle og rettigheder for medarbejderrepræsentanten. Opsummering vedr. kontrolpunkt 1 GRASP tjekliste 4 / 16

5 2 Er der en klageprocedure på virksomheden, der gør at medarbejderne kan klage? Virksomheden har en klageprocedure, og medarbejderne er informeret om denne og om, at klager og forbedringsforslag kan fremsættes. Klageproceduren fastsætter en tidsramme for behandling af klagerne. Klager og deres løsning fra de seneste 24 måneder er dokumenteret og tilgængelige. En dokumenteret klageprocedure findes og er tilpasset virksomhedens størrelse. Via klageproceduren kan klager fremsættes af medarbejderne til hver en tid. Klageproceduren fastsætter en tidsramme for behandling af klagerne (f.eks. inden for den følgende måned) Klagerne og opfølgningen på disse er dokumenteret og tilstede i min. 24 måneder Opsummering vedr. kontrolpunkt 2 GRASP tjekliste 5 / 16

6 3 Har en erklæret politik om god social praksis ang. menneskerettigheder været kommunikeret til medarbejderne, og er den underskrevet af virksomhedsledelsen og medarbejderrepræsentanten? Virksomhedsledelsen og medarbejderrepræsentanten har underskrevet og fremvist en erklæret politik, der sikrer god social praksis og menneskerettigheder til alle ansatte. Denne deklaration indeholder som minimum tilslutning til ILO s arbejdskonventioner (ILO konventioner nr. 111 ang. diskrimination, nr. 138 og 182 ang. minimumsalder og børnearbejde, nr. 29 og 105 ang. tvangsarbejde, nr. 87 ang. foreningsfrihed, nr. 98 ang. retten til at organisere sig og kollektive overenskomstforhandlinger, nr. 100 ang. ligeløn og nr. 99 ang. mindsteløn), transparente og ikkediskriminerende ansættelsesprocedurer og klageprocedurer. Medarbejderne er informeret om deklarationen, og den revideres minimum hver 3. år eller ved behov. Erklæringen er komplet og indeholder som minimum alle punkter, som der refereres til i kravspecifikationen. Erklæringen er underskrevet af virksomhedsledelsen og medarbejdernes repræsentant(er) og af den ansvarlige for sundhed og sikkerhed. Erklæringen er aktivt kommunikeret til medarbejderne (f.eks. via skiltning på virksomheden eller vedhæftet arbejdskontrakten, på informationsmøder eller lign.) Virksomhedsledelsen, medarbejdernes repræsentant(er) og den ansvarlige for sundhed og sikkerhed kender indholdet i erklæringen og bekræfter, at det sættes i værk. Det er stadfæstet, at medarbejdernes repræsentant(er) kan indgive klager uden personlige sanktioner. Erklæringen er gennemgået og revideret mindst hver 3. år eller ved behov. Opsummering vedr. kontrolpunkt 3 GRASP tjekliste 6 / 16

7 4 Har personen, der er ansvarlig for medarbejdernes sundhed, sikkerhed og god social praksis (WHSGSP (Workers Health and Safety and good social Practice), og medarbejdernes repræsentant(er) (MR) kendskab til og/eller adgang til de seneste nationale arbejdsretlige regler. Personen, der er ansvarlig for medarbejdernes sundhed, sikkerhed og god social praksis, og tillidsrepræsentanten(r) har kendskab og/eller adgang til national lovgivning omkring: brutto- og minimumslønninger, arbejdstider, medlemskab af fagforening, anti- diskrimination, børnearbejde, arbejdskontrakter, ferie- og barselsorlov, adgang til lægebehandling, pension og gratialer. WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. brutto- og mindsteløn WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. arbejdstider WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. fagforeningsmedlemskab WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. anti-diskrimination. WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. børnearbejde og minimumsalder i forbindelse med arbejde. WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. arbejdskontrakter WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. ferier og barselsorlov. WHSGSP og MR har kendskab og/eller adgang til gældende arbejdsmarkedsregler vedr. adgang til lægebehandling, pension og gratialer. Opsummering vedr. kontrolpunkt 4 GRASP tjekliste 7 / 16

8 5 Kan kopier af arbejdskontrakter for de ansatte fremvises? Omfatter de som min. det fulde navn, nationalitet, en jobbeskrivelse, fødselsdato, ansættelsesdato, gage og ansættelsesperiode? Er de underskrevet af såvel medarbejder som arbejdsgiver? For hver ansat kan en kontrakt fremvises for auditor på forlangende (stikprøver). Såvel medarbejder som arbejdsgiver har underskrevet dem. Optegnelser viser som min. det fulde navn, nationalitet, en jobbeskrivelse, fødselsdato, normal arbejdstid, gage og ansættelsesperiode. Optegnelser over alle medarbejdere (også underleverandører) for minimum de seneste 24 måneder skal være tilgængelig. Stikprøver viser tilstedeværelsen af kontrakter, og at de er i overensstemmelse med nationale regler i henhold til den nationale fortolkningsvejledning. Arbejdskontrakten indeholder som minimum basisinformationer om medarbejderens navn og nationalitet. Arbejdskontrakten indeholder som minimum basisinformationer om ansættelsesperioden (f.eks. fastansættelse, dagarbejde osv.) Arbejdskontrakten indeholder som minimum en jobbeskrivelse. Der er ingen modsætningsforhold til den erklærede politik ang. god social praksis. Arbejdskontrakten indeholder information om arbejdstid og pauser. Såfremt der er ansat udenlandske medarbejdere på virksomheden, viser registreringer det lovlige i, at de er ansat på virksomheden. En aktuel arbejdstilladelse kan fremvises. Opsummering vedr. kontrolpunkt 5 GRASP tjekliste 8 / 16

9 6 Er der et dokumenteret bevis på, at der sker regelmæssig udbetaling af løn svarende til kontraktvilkårene? Arbejdsgiveren kan fremvise tilstrækkelig dokumentation for lønudbetalingen (f.eks. medarbejderens underskrift på udbetalingsbilag, bankoverførsler). Medarbejderne underskriver eller modtager kopi af udbetalingsbilaget/kontoudtoget, der gør betalingen synlig og forståelig for dem. Regelmæssige lønudbetalinger for alle ansatte indenfor de sidste 24 måneder kan dokumenteres. Der er dokumentation for, at lønudbetaling er sket regelmæssigt til medarbejderne (f.eks. lønsedler eller betalingsoversigter) (Stikprøver) Lønsedler eller betalingsoversigter viser, at betalingerne er sket i overensstemmelse med arbejdskontrakten (f.eks. medarbejdernes underskrift på lønsedlen, bankoverførsler osv.) Registreringerne over betalingerne er opbevaret i min. 24 måneder Opsummering vedr. kontrolpunkt 6 GRASP tjekliste 9 / 16

10 7 Viser udbetalingsbilag/betalingsregistreringer, at lovmæssige og/eller overenskomstmæssige aftaler som minimum er overholdt? Løn og overtidsbetaling, som det fremgår af udbetalingsbilag/betalingsoversigt, viser overensstemmelse med lovgivning (mindsteløn) og/eller kollektive overenskomster (hvis gældende). Hvis betaling er beregnet som et beløb (pr. enhed), skal medarbejderne være i stand til som minimum at opnå den lovlige mindsteløn (som gennemsnit) indenfor normal arbejdstid. Lønsedler eller betalingsoversigt viser klart mængden af kompenseret arbejdstid eller høstet mængde (timer/dage) inklusiv overtid. Løn og overtidsbetaling, som det fremgår af registreringerne, viser overensstemmelse med nationale arbejdsregler og/eller kollektive overenskomster ang. mindsteløn, jf. den nationale fortolkningsvejledning. Uanset beregningsmåde viser lønsedler/betalingsoversigter, at medarbejderne i gennemsnit som minimum har opnået den lovlige mindsteløn indenfor normal arbejdstid (kontroller særskilt når udbetaling er sket for akkordarbejde). Såfremt der er fradrag i lønnen, der gør at medarbejdere ikke har opnået mindstelønnen, skal disse fradrag være skriftlig begrundet. (ex. Husleje fratrukken i løn begrundes med en huslejekontrakt) Opsummering vedr. kontrolpunkt 7 GRASP tjekliste 10 / 16

11 8 Viser registreringer, at ingen mindreårige er ansat på virksomheden? Optegnelser viser, at den nationale lovgivning er overholdt, hvad angår minimumsalderen for beskæftigelse. Hvis der ikke er national lovgivning på området, må børn under 15 år ikke være ansat. Hvis børn som nære familiemedlemmer - arbejder på virksomheden, er de ikke engageret i arbejde, der er farligt for deres sundhed og sikkerhed eller spiller hasard med deres udvikling eller afholder dem fra at afslutte deres skoleuddannelse. Registreringerne viser via fødselsdatoer at der ikke er medarbejdere under den lovmæssige minimumsalder for beskæftigede eller, hvis det ikke er specificeret i den nationale fortolkningsvejledning, under 15 år. Såfremt børn som nære familiemedlemmer arbejder på virksomheden, må de ikke være beskæftiget med arbejde, som er farligt (i.ht. IFA 3,0 all farm 3,1 CPCC) for deres helbred og sikkerhed, som spiller hasard med deres udvikling eller afholder dem fra at færdiggøre deres obligatoriske skoleuddannelse. Opsummering vedr. kontrolpunkt 8 GRASP tjekliste 11 / 16

12 9 Har børn af medarbejdere, der bor på virksomheden, adgang til obligatorisk skole uddannelse? Der er dokumenteret bevis for, at alle børn af medarbejdere, der bor på virksomheden, i den skolepligtige alder (i henhold til national lovgivning) har adgang til obligatorisk skoleuddannelse, enten via tilbudt transport til en offentlig skole eller via hjemmeundervisning. Der er en liste over alle børn i den skolepligtige alder, der bor på virksomheden, indeholdende tilstrækkelige oplysninger med navne, navne på forældre, fødselsdato, skole tilhørsforhold osv. Børn af virksomhedsledelsen kan være undtaget. Der er bevis for transportmuligheder, såfremt børnene ikke kan nå skolen i en acceptabel gå-afstand (en halv times gang eller i overensstemmelse med den nationale fortolkningsvejledningen). Der er bevis for er hjemmeundervisningsprogram, såfremt adgang til skole ikke er muligt. Opsummering vedr. kontrolpunkt 9 GRASP tjekliste 12 / 16

13 10 Er der et registreringssystem, som viser de daglige arbejdstimer og overarbejdstimer for alle medarbejdere? Der er et registreringssystem, som gør de daglige arbejdstimer og overarbejdstimer synlige for såvel medarbejdere som arbejdsgiver. Medarbejdernes arbejdstimer i de seneste 24 måneder kan dokumenteres. Et tidsregistreringssystem, der er tilpasset virksomhedens størrelse, er gennemført (f.eks. tidsregistreringsskemaer, tidsure, elektroniske kort osv.) Registreringerne viser normalarbejdstiden for medarbejdere pr. dag. Registreringerne viser overarbejdstiden for medarbejdere pr. dag. Registreringerne viser pauser/fridage for medarbejdere (pr. dag). Arbejdsregistreringerne er regelmæssigt godkendt af medarbejderne (f.eks. via underskrevne skemaer, tidsure osv.). Medarbejderrepræsentanten har adgang til disse optegnelser. Registreringerne opbevares i minimum 24 måneder. Opsummering vedr. kontrolpunkt 10 GRASP tjekliste 13 / 16

14 11 Overholder de arbejdstider og pauser, der er registreret i timeregistreringerne, relevant lovgivning og/eller den kollektive overenskomst? Dokumenterede arbejdstider, pauser og hviledage er på linje med relevant lovgivning og/eller kollektive overenskomster. Såfremt der ikke er lovgivning på området, viser registreringerne, at normal ugentlig arbejdstid ikke overskrider et maksimum på 48 timer, og at den ugentlige arbejdstid i højsæson (høst) ikke overskrider max. 60 timer. Hvilepauser/-dage er også sikret i højsæson. Informationer om gældende arbejdsregler og/eller kollektive overenskomstaftaler, hvad angår arbejdstider og pauser, er tilstede/tilgængelige Arbejdstider inklusiv overtid, som det fremgår af registreringerne, viser overensstemmelser med gældende arbejdsregler og/eller kollektive overenskomstaftaler Hvilepauser/-dage, som det fremgår af registreringerne, viser overensstemmelser med nationale regler og/eller overenskomstaftaler Såfremt det ikke er reguleret mere strikt af relevant lovgivning, må en normal arbejdsuge ikke overstige 48 timer. Under højsæson (høst) må den ugentlige arbejdstid ikke overstige 60 timer. Registreringer viser, at hvilepauser/-dage også er garanteret i højsæsonen. Opsummering vedr. kontrolpunkt 11 GRASP tjekliste 14 / 16

15 KUN GÆLDENDE FOR PRODUCENTGRUPPER Nr. Kontrolpunkt og kravspecifikation Verifikation Overholdt PG1 Indeholder gennemgangen af producentgruppens QMS beviser for en korrekt implementering af GRASP hos alle gruppemedlemmer? Gennemgangen af producentgruppens QMS demonstrerer, at GRASP er korrekt implementeret, auditeret internt, og at tiltag er gjort for at sikre overholdelse hos alle producentgruppens medlemmer. Gennemførelsen af GRASP er inkluderet i producentgruppens QMS, baseret på GLOBALG.A.P. IFA GR v3.2mar10part III for gruppecertificering Der er et system på plads til at vise, at nøglemedarbejdere er informeret om og opmærksom på udvikling, emner og lovmæssige ændringer af betydning for overholdelsen af GRASP Al dokumentation, der er relevant for driften af QMS, hvad angår overholdelsen af GRASP, er til stede, og er kontrolleret tilstrækkeligt internt. En listeover alle GLOBALG.A.P. gruppemedlemmer, der gennemfører GRASP, bliver vedligeholdt. Listen indeholder datoer for intern inspektion for hver producent Optegnelser over planen for interne audits, auditresultater og opfølgning på korrigerende handlinger som følge af audits er tilgængelig. Opsummering vedr. kontrolpunkt PG1 GRASP tjekliste 15 / 16

16 Anbefalinger for God Praksis Overholdt R1 Hvilke andre former for sociale goder tilbyder arbejdsgiveren til de ansatte, deres familier og/eller til samfundet? Specificer så vidt muligt i mængder. Incitamenter for godt og sikkert arbejdsmiljø Bonusaflønning Støtte til uddannelse/efteruddannelse Familiegoder Lægebehandling/sundhedsydelser Forbedringer af de sociale omgivelser Andre goder Opsummering vedr. kontrolpunkt R1 Beskrivelse/bemærkninger: GRASP tjekliste 16 / 16