Audit. Kaizenlederens vejledning. DI-version

Transkript

1 DI-version Audit Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 1 af 11

2 Instruktion til kaizenleder Rettigheder DI ejer alle rettigheder til denne instruktion. For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder Brugerlicensen giver virksomheden ret til at kopiere, udskrive og anvende materialet lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden fjerne andre sider end denne side Det er ikke tilladt at sælge materialet fremvise materialet for tredjepart mod betaling fjerne denne side Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 2 af 11

3 Indhold Instruktion til kaizenleder... 2 Rettigheder... 2 Indhold... 3 Undervisningsmateriale Forberedelse Undervisning Udførelse Opfølgning Diplomer... 4 Adobe-fil med præsentation... 5 Oversigt over en præsentation i Adobe... 5 Kaizenevent... 5 Specielle forhold vedrørende audit... 6 Formål med audit... 6 Målet for audit-kaizenevent... 6 Krav til kaizenlederen... 6 Tips til audit... 6 Rammer for audit-kaizenevent... 6 Tidsplan for to dage for en enhed... 7 Krav til forankring... 7 Opdatering af tavler... 7 Kaizenevent - generelt... 8 Kaizenlederens opgaver... 8 Varighed... 8 Information til interessenter... 8 Indkaldelse til kaizenevent... 8 Deltagere i en kaizenevent... 8 Accept, læring og forankring... 8 Kaizenkultur... 9 Forberedelse... 9 Undervisning - deltagerne og deres forventninger... 9 Undervisning - P-plads... 9 Indsamling af information... 9 Planlagte opgaver Afrapportering Evaluering Tjekliste - kaizenevent Tjekliste - Audit Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 3 af 11

4 Undervisningsmateriale 1 Forberedelse Audit - Kaizenevent indkaldelse - Word - fremsendes Audit - - Adobe - udskrives Audit - Ledelsens vejledning - Adobe - udskrives 2 Undervisning Audit - Noter deltager - Adobe - udskrives Audit - Noter underviser - Adobe - udskrives Audit - Præsentation - Adobe - præsentationen 3 Udførelse Audit Eksempler på spørgsmål - Excel-skema - udskrives Audit Auditskemaer - master - Excel-skema - udskrives 4 Opfølgning Audit - Mål og resultat - Excel-skema - udskrives Audit - Audit - med makro - Excel-skema Audit - Auditbeskrivelse - Adobe 5 Diplomer Audit - Diplom for deltagelse i kaizenevent - Power Point Audit - Diplom for kaizenleder - Power Point Audit - Diplom for kaizenspecialist - Power Point Audit - Evalueringsskema - Excel For alle diplomer opdateres side 1 med data for virksomheden og udskrives Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 4 af 11

5 Adobe-fil med præsentation Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med præsentationen til undervisningen. Når filen er læst ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser et slideshow. Visning i fuldt format: Crtl + l (lille L) Stop visning i fuldt format: Esc Visning i fuldt format kan også startes fra menubjælken. Her vælges: View Full Screen Mode (engelsk version) Oversigt over en præsentation i Adobe En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere sider vist på én side. Dette kan anvendes til at udskrive en oversigt over præsentationen. Ved udskrift vælges flere sider under sideopsætning. I billedet til højre er det markeret for en engelsk version. Antallet af slides på siden vælges efterfølgende. I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med rækkefølgen horisontal og i formatet portrait (stående). Her vises en udskrift for 6 x 5 sider: Kaizenevent Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går. Event betyder begivenhed. Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort periode for at skabe en forbedring. Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 5 af 11

6 Specielle forhold vedrørende audit Formål med audit Der etableres audit for processerne i enheden. Audit Målet for audit-kaizenevent Der etableres audit på en ensartet og sammenhængende måde i hele enheden. Audit udføres af alle niveauer i hierarkiet efter tjeklister, som udarbejdes under denne kaizenevent. Der etableres også en systematisk registrering af afvigelser, samt en systematisk opfølgning på behandlingen af afvigelser. Audit omfatter kritiske processer, samt de anvendte systemer til styring og opfølgning. Audit er i sig selv et system til opfølgning, som derfor også auditeres. Krav til kaizenlederen Kaizenlederen skal være fortrolig med den struktur for opfølgning, som er etableret med LSA, Lederens Standardarbejde. Kaizenlederen skal være bekendt med enhedens kritiske processer, værdistrømme samt ledelsesstrukturen i enheden. Tips til audit Ledelsen skal være bredt repræsenteret ved denne kaizenevent, fordi der udarbejdes tjeklister for alle niveauer i hierarkiet herunder også for ledelsen. Afgrænsningen opad i hierarkiet er bestemt af kendskabet til implementeringen af lean. Denne afgrænsning foretages af ledelsen for enheden. Arbejdet indledes med at udarbejde emner til auditlisterne. Listen for de fælles emner skal være udarbejdet, så den indeholder emner for ledelsen, som kan anvendes til at skabe en dialog med medarbejderne. Ledelsens audit har tre formål. Den skal sikre, at audit udføres som planlagt lederne arbejder med og ved processerne medarbejderne får talt med ledelsen som modvægt til, at ledelsen kommer til processerne, når der er problemer Formålet for ledelsens audit medfører modsvarende formål for ledere og medarbejdere, som kan medtages i deres audit. Karakteren af emnerne til dette formål skal tilpasses virksomhedens samarbejdsrelationer. Rammer for audit-kaizenevent Første gang, der udføres kaizenevent for audit, afsættes der to dage til at etablere systemet. Hvis det ikke er muligt at udarbejde grundlaget for systemet i alle områder, udarbejdes der en plan for etableringen i de områder, hvor det ikke er etableret. Ved kaizeneventen skal der etableres en struktur for udførelse af audit og opfølgning på, at audit er udført som planlagt. Der skal også etableres en struktur for opsamling og behandling af samt opfølgning på afvigelser. Ved kaizeneventen etableres audit for alle niveauer i hierarkiet i et område samt opfølgning herpå for enheden. Herefter kopieres denne struktur til så mange områder, som tiden tillader. Der udarbejdes en plan for implementering af audit i de manglende områder. Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 6 af 11

7 Tidsplan for to dage for en enhed Dag 1 formiddag: Introduktion til kaizeneventen, ved kaizenlederen (Præsentationen side 1-7). Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen, ved kaizenlederen. Undervisning i audit, ved en kaizenspecialist i audit Gennemgang af områderne, så alle kender enhedens processer og tavler Dag 1 eftermiddag: Der udarbejdes liste med fælles emner Der udarbejdes liste med obligatoriske emner Der udarbejdes liste med specifikke emner Alle gøres bekendt med strukturen for enheden Det besluttes, hvor resultatet af audit vises Sammenhængen besluttes for de steder, hvor resultatet af audit vises Det besluttes, hvor afvigelser vises Dag 2: Verificér beslutningerne fra dag 1 Der udarbejdes en auditliste for processerne i et område Der udarbejdes en auditliste for lederen i et område Der udarbejdes en auditliste for chefen for et område Der etableres opfølgning på audit for området Der etableres registrering af afvigelser i området Der etableres opfølgning på lette afvigelser i området Der etableres opfølgning på mindre afvigelser i området Der etableres opfølgning på større afvigelser i området Der etableres opfølgning på audit for enheden Der etableres opfølgning på afvigelser for enheden Der aftales en plan for etablering af audit i manglende områder Afslut med et møde for deltagerne i kaizeneventen om forløbet Krav til forankring Opfølgning på audit indarbejdes i standarden for tavlemøder, så der er en regelmæssig opfølgning. Audit udføres periodevis, så opfølgningen behøver ikke at være daglig. Hvis der ikke vælges daglig opfølgning, skal standarden for tavlemøder sikre, at der er en regelmæssig opfølgning på audit. Opfølgningen skal dels sikre, at planlagte audit gennemføres og dels, at årsagerne til registrerede afvigelser fjernes. Audit verificerer stabiliteten af systemer og processer for opfyldelse af kundernes behov. Problemer identificeret ved audit tillægges derfor samme betydning som problemer med at opfylde kundernes behov. Opdatering af tavler Opfølgningen på audit etableres enten på de eksisterende tavler eller på selvstændige tavler. Hvis der vælges selvstændige tavler, skal disse tavler fremskaffes inden kaizeneventen. Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 7 af 11

8 Kaizenevent - generelt Audit Kaizenlederens opgaver Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende beskrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen. Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde og får fremført deres synspunkter og idéer. Varighed En kaizenevent forløber typisk over to til fem dage. Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde med forberedelse af den næste dag efter afslutningen på dagens event. Afholdes kaizeneventen inden for normal arbejdstid på daghold, må kaizenlederen forvente at skulle arbejde om aftenen med at forberede materiale og præsentationer til de følgende dage, så hele holdet ikke venter, mens kaizenlederen arbejder ved sin pc. Information til interessenter Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres ændringer i arbejdsforholdene for enkelte medarbejdergrupper, skal disse grupper og deres leder informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker at ændre på arbejdsforholdene. Indkaldelse til kaizenevent Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres hvilken type værktøj der skal anvendes ved denne kaizenevent formålet med, at kaizeneventen afholdes forventninger til udbyttet af denne kaizenevent tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen, dage og tidsrum hvem der er kaizenledere tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og, om undervisningen er obligatorisk. Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt. Deltagere i en kaizenevent Alle deltagerne i en kaizenevent er lige og skal bidrage med det, de kan. Der deltager normalt kun ledere og enkelte specialister i en kaizenevent. Ofte vil deltagerne være ledelsen og alle ledere i enheden. Hvis ikke alle ledere deltager, skal der gives information til lederens kollegaer før, under og efter kaizeneventen. Det er specielt vigtigt for en kaizenevent som denne, der medfører ændringer i arbejdsforholdene og opgaverne for lederne. Accept, læring og forankring Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det, vi selv har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for forankring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de berørte ledere ikke er i mindretal. Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 8 af 11

9 Kaizenkultur Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en medarbejder kan aspirere til at blive kaizenleder, skal medarbejderen have deltaget i en kaizenevent i det pågældende værktøj. Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents: 1. Har ikke deltaget tidligere. 2. Har deltaget tidligere. 3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden. 4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder. Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse værktøjer. Status som kaizenleder mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenleder med passende interval. Status som kaizenspecialist mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenspecialist med passende interval. Forberedelse Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt et grupperum. Lederne for de områder, der berøres af kaizeneventen, informeres om kaizeneventens afholdelse. Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner (ledelsen) kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den planlægges gennemført. Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes. Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales. Undervisning - deltagerne og deres forventninger Indled med, at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizenevent. Forventningerne noteres på en flipover. Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne. Undervisning - P-plads Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften P-plads. På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afsluttende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål, der stadig ikke kan besvares, aftales det, hvem der er ansvarlig, et tidspunkt for hvornår svaret skal foreligge, samt hvordan svaret findes og formidles. Indsamling af information Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads skal medarbejderne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne, der indsamler data, samt hvad formålet er med denne kaizenevent. Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 9 af 11

10 Planlagte opgaver Det er målet, at alle opgaver løses under kaizeneventen. Det er ofte bedre at lave en 80% s løsning, som kan gennemføres under kaizeneventen, end at vente på en perfekt løsning. Hvis der er opgaver, som skal udføres efter kaizeneventen, listes en termin og en ansvarlig, som har accepteret at påtage sig opgaven til den anførte termin. Kaizenlederen følger op på, at de planlagte opgaver gennemføres. Afrapportering For at skabe interesse for kaizeneventen afsluttes den med en afrapportering til alle berørte medarbejdere i det område, hvor kaizeneventen har været afholdt. Til denne afrapportering indkaldes ledelsen for området og virksomhedens ledelse. Medarbejdere i de funktioner, der har relationer til det, der er behandlet i denne kaizenevent, indkaldes også til afrapporteringen. Evaluering Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen. Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen. Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt forventningerne er blevet indfriet. Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører hvad der var godt hvad der kan gøres bedre næste gang Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 10 af 11

11 Tjekliste - kaizenevent Emne Udført Accept Bemærkning Informér interessenter om kaizeneventen Reservér et undervisningslokale Reservér eventuelt et gruppelokale Aftal eventuel forplejning Aftal tidspunktet med ledelsen Aftal tidspunktet med underviser Aftal tidspunktet med nøgledeltagere Udsend indkaldelsen til alle deltagere Kopiér deltagermapper Kontrollér, at pc og beamer virker Der er whiteboard eller flipover i lokaler Der er skriveredskaber til whiteboard Der er skriveredskaber til deltagerne Diplomer til deltagerne Tjekliste - Audit Emne Udført Accept Bemærkning Afklar status for 5S i alle områder Fremskaf tjeklister til sikkerhedsrundgang Fremstil en liste over særlige processer Fremskaf nuværende tjeklister til audit Strukturen for tavlemøder fra LSA er kendt Skal der skaffe nye tavler? Alle rettigheder tilhører DI Audit - Kaizenlederens Vejledning side 11 af 11