Referat. 1. Godkendelse af dagsorden Punkt 7. Erfaringsopsamling blev flyttet, da det var et emne i eftermiddagens undervisning.

Transkript

1 Referat Emne: Statusmøde vedrørende effektvurdering af EPM samt notatmodul Tid: Tirsdag den 27. marts 2007, kl Sted: Handelshøjskolen, Aarhus Universitet, Fuglsangs Alle 4, 8210 Århus V, Mødelokale 323 Deltagere: Jonas Tyle Pedersen, Danske Regioner..Afbud Birte Elgaard Andersen, Region Sjælland Pia Pawlowski, Region Sjælland Sven Koldby, Region Hovedstaden Vicky La Cour, Region Hovedstaden.Afbud Mette Gjerløv, Region Nordjylland Afbud Karungyi Ajule Buga, Region Nordjylland Henrik Vestring, Region Midtjylland Britt Lehrman Bille, Region Syddanmark Svend Ulka Pedersen, Region Syddanmark..Afbud Povl Erik Rostgård Andersen, Projektleder, ASB Anne Haislund Odgaard, ASB Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Punkt 7. Erfaringsopsamling blev flyttet, da det var et emne i eftermiddagens undervisning. 2. Status på igangværende projekter Status fra Regionerne. Region Midt Regionen vil gerne lave en før- og efter-evaluering, som de har mulighed for at gøre i Hospitalsenheden Vest. Region Midt er dog blevet opmærksom på, at der kun lægges op til en eftermåling i dette projekt, og derfor vil de forsøge at finde afdelinger, hvor der kan udføres eftermålinger. Region Midt vil dog forfølge ideen om før- og eftermålinger, da de har en lang række afdelinger, som endnu ikke har implementeret medicinsystem. Der satses på at udføre før- og eftermålinger i september/oktober. Det er muligt regionen kan finde nogle afdelinger, som kan indgå i en eftermåling på et tidligere tidspunkt. Der er endnu ikke udarbejdet en organisation omkring projektet, så indtil videre er det Henrik Vestring, der står alene med projektet. På sigt skal der laves en vurdering af EPJ-systemerne i Region Midtjylland, og Henrik Vestring forestiller sig at projektet kan indgå i dette arbejde. Sundhedsdirektøren har givet en klar tilkendegivelse af, at man ønsker at effektvurdere. 1

2 Projektet ligger i IT-afdelingen. Årsagen til Handelshøjskolen har valgt, at der kun fokuseres på en eftermåling er, at der kun er få steder, hvor EPM endnu ikke er implementeret og på grund af tidspresset for at få et effektvurderingsprojekt gennemført. Region Nordjylland Regionen har opbygget en projekt-organisation. Styregruppen består af repræsentanter fra sygehusene (kvalitetskoordinatorer), en repræsentant fra IT-afdelingen, Karungyi Ajule Buga samt en repræsentant fra de udvalgte afdelingers afdelingsledelser. Desuden er der oprettet en ERFAgruppe, der består af de lokale resursepersoner (afdelingssygeplejersker på de afdelinger som deltager i projektet) samt Karungyi. Derudover afrapporterer projektet til den udvidede direktion, som består af regionens direktion samt sygehus- og sektorcheferne for hele sundheds- og psykiatriområdet. Projektet er forankret i Analysekontoret, der er en del af afdelingen for Planlægning, Kvalitet og Analyse. Region Hovedstaden Regionen har ikke opbygget nogen formel organisation, men de har arvet en organisation/medarbejdere med effektvurderingserfaring fra Københavns Amt samt H:S. På nuværende tidspunkt udføres effektvurderingsprojekter i Københavns Amts-regi samt i H:S-regi, og til disse projekter har regionen valgt at beholde organiseringen fra de gamle amter. Organisationen består af en lang række repræsentanter fra sygehusene samt Vicky La Cour og Sven Kolby. Den nuværende organisation bliver migreret til en ny organisation, hvor der er repræsentanter for hvert behandlingsområde. De, der repræsenterer de enkelte behandlingsområder, skal koordinere med sygehusene ved at have kontakt til koordinatorerne på de afdelinger, som indgår i effektvurderingen. Regionen har gennemført effektvurdering af EPM i det tidligere Københavns Amt samt H:S, og de vil nu udføre eftermålinger på to pilotafdelinger i det gamle Frederiksborg Amt, der nu kaldes Nordsjællands Hospital. Regionen har en klar prioritering af, at der skal udføres effektvurderingsprojekter, men det er uafklaret, hvilke afdelinger der skal stille med resurserne. Projektet ligger i IT-afdelingen. Region Syddanmark Afdelingen for Interne Kunderelationer opbygger brugergrupper for de forskellige IT-systemer, således der er en brugergruppe for PAS, ESDH-systemer, EPJ-systemer osv. Den 22. marts 2007 blev der afholdt et brugergruppemøde i EPJ-brugergruppen, og her havde effektvurderingsprojektet fået eftermiddagen til at præsentere projektet. Britt Lehrmann Bille og Anne Haislund Odgaard fra ASB præsenterede projektet. Medlemmerne af brugergruppen blev bedt om at tænke over, om de ville deltage i projektet. De skal komme med en tilbagemelding senest den 11. april. Det er firvilligt, om de vil deltage i projektet, og Britt Lehrmann Bille ønsker at indgå i en dialog med brugergruppemedlemmerne, hvis de mangler resurser til at udføre projektet eller har andre 2

3 forbehold. Nogle af projektopgaverne kan muligvis løftes centralt, fx kunne regionen ansætte en studentermedhjælp til at være sparringspartner. Effektvurderingsprojektet vil fremover blive et fast punkt på EPJ-brugergruppe-mødet. Indtil videre ligger opgaven hos Britt Lehrmann Bille i afdelingen for Interne Kunderelationer, som er en del af IT-afdelingen. Generelt kan projektet i Region Syddanmark betragtes som at være i dialog- og forhandlingsfasen. Region Sjælland Region Sjælland har valgt at starte med at finde de afdelinger, der skal deltage i effektvurderingsprojektet. Afdelingerne har stor interesse, men de er bange for, at det trækker for mange resurser. Projektet er blevet pålagt at sammentænkte projektet med andre kvalitetsprojekter, der beskæftiger sig med medicineringsområdet. Der skal etableres en styregruppe for hele dette område, og der skal koordineres resurser, således der trækkes på de samme resursepersoner. Projektet skal vælge afdelinger som i forvejen beskæftiger sig med at optimere medicineringsprocessen. Det er krævende at finde de afdelinger, som både har resurserne, og som også er villige til at åbne op overfor, hvordan de bruger medicinmodulet. Der er tilsagn fra en Børneafdeling samt nogle medicinafdelinger. Sygehusledelserne i Region Sjæl har fokus på produktion (de samme gælder de øvrige regioner), og derfor er sygehusene primært interesserede i at deltage i projekter, der giver en øget produktion. Det Birte Elgaard Andersen og Pia Pawlowskis opgave at argumentere for, at projektet indgår i den kontekst. Generelt forsøger de at sælge projektet på patientsikkerhed samt en generel øget patienttilfredshed på grund af øget kvalitet. Desuden forsøger de at mindske resursetrækket på de afdelinger, som deltager i effektvurderingsprojektet ved at løse flest mulige opgaver centralt som fx rapportskrivning. Projektet ligger i kvalitetsafdelingen. Status fra ASB På sidste møde i København blev det aftalt, at der skulle effektvurderes på EPM på baggrund af den effektvurderingsmodel, som allerede er udviklet samt de erfaringer, man har med at anvende modellen. Der er blevet afholdt et møde med Sven Koldby, Vicky La Cour og Charlotte Hellestern- Hauerslev, og der er blevet afholdt møde med Rigshospitalet med Lisa Dahl Christensen og Peder Grotkjær, og på nuværende tidspunkt er Povl Erik Rostgård Andersen ved lave databehandling på et effektvurderingsprojekt i Nordjyllands Amt. Alle disse erfaringer er blevet anvendt til at justere effektvurderingsmodellen til EPM, og erfaringerne skal anvendes i forhold til udførelse af effektvurderingen. Web-modellen er en database, der er tilgængelig via internettet, hvor indikatorer og måleværktøjer er tilgængelige. Web-modellen er flere år gammel, og formålet med projektet er skiftet undervejs. Modellen er derfor ikke anvendelige i sin nuværende form. Da der ikke er mulighed for at vælge indikatorer til og fra i effektvurderingen af EPM, har ASB valgt at præsentere effektvurderingsmodellen i en tekstfil på hjemmesiden effektvurdering.dk. Det er hensigten at webmodellen på sigt skal understøtte effektvurderingsarbejdet. De papirer som produceres i forhold til projektet skal ligeledes være tilgængelig på effektvurdering.dk. 3

4 2.1 Effektvurdering af EPM (effektvurderingsmodel, undervisning mm.) Effektvurderingsmodellen til EPM fremvises som en del af eftermiddagens undervisning. Dataindsamling er baseret på spørgeskemaer samt interviews (valgfrit om det skal være almindelige kvalitative interviews eller fokusgrupppe-interviews), der skal bekræfte resultater fra spørgeskemaerne. ASB udarbejder ikke anvisninger på, at lave dataudtræk, men de vil gerne indgå i et samarbejde med de regioner, som ønsker at udføre dataudtræk. Region Hovedstaden er ved at udarbejde en beskrivelse af dataudtræk, som på sigt kan anvendes som vejledning eller inspiration. H:S har allerede udarbejdet en beskrivelse af dataudtræk, som kan bruges til vejledning og inspiration. Sven Kolby påpeger dog at dataudtræk langt fra er en triviel opgave. 2.2 Effektvurdering af notatmodul ASB er endnu ikke påbegyndt arbejdet med effektvurderingen af notatmodul. 3 Præsentation og afklaring af nye tiltag 3.1 Notatmodul Diskussion af funktionalitet i notatmoduler Anne Haislund Odgaard præsenterede forskellige definitioner af notatmoduler, for at komme nærmere på en definition af et notatmodul samt forskellige tilgange til effektvurdering (se vedhæftede pp-præsentation). Der var en længere diskussion af, hvorvidt der skal effektvurderes på notatmoduler samt om gruppen kunne blive enige om, hvilken type notatmodul der skal effektvurderes på. Følgende er en opremsning af de emner, der blev berørt: Problemer i forhold til at udføre effektvurderinger på tværs af de forskellige notatmoduler, da der er stor forskel på de forskellige notatmoduler. Skal der satses på monofaglige eller flerfaglige (tværfaglige) notatmoduler? Skal der satses på forløbsbaserede eller kontaktbaserede notatmoduler? Kan der tages udgangspunkt i simpel notatfunktionalitet renset for alle andre former af funktionalitet? Effektvurdering af notatmoduler, hvor det er muligt at arbejde med standardplaner. Skal der effektvurderes på de simple systemer eller på de GEPJ-baserede systemer? Overblik over kliniske data Er det en ide at finde den basale funktionalitet i notatmoduler og udarbejde indikatorer til denne funktionalitet, og derefter give mulighed for at vælge yderligere indikatorer, der beskriver de mere avancerede funktioner? Man kunne tænke den anden vej rundt hvad er det vi ønsker af et notatmodul? Effektvurderingen bliver nødt til at have en nytteværdi. Konklusionen blev, at der arbejdes videre med projektet vedrørende effektvurdering af notatmodul. Der tages udgangspunkt i en kortlægning af den simple notamodulsfunktionalitet, og senere vil der være mulighed for at tænke flere funktioner ind. En kortlægning af den simple notatmodulsfunktionalitet samt andre væsentlige faktorer skal danne baggrund for udarbejdelse af en definition på, hvad vi mener med notatmodul. 4

5 I forhold til tilgange til effektvurderingen er der interesse for nytteværdien samt anvendelse af notatmodulet. Det er dette sygehusene og afdelingsledelserne er interesserede i. Implementeringen er ikke så højt prioriteret med mindre, der endnu ikke er sat fokus på denne del i forhold til det aktuelle notatmodul. De steder, hvor notatmodulet har været i drift i flere år, giver det ikke mening at evaluere på implementeringen. Der tages udgangspunkt i før- og eftermålinger, og en eftermåling, der kan anvendes, hvis det ikke er muligt at udføre en førmåling. Hvis der kun udføres eftermålinger, skal der være en stærkere kobling til strategien. Der skal dog være en kerne i spørgsmålene, der går igen i alle målingerne, så der kan laves sammenligninger på tværs af sygehuse og regioner Fastlæggelse af interessenter (Punkt 1.2 i projektplanen) Der var en længere diskussion af interessenterne til effektvurderingsprojektet ud fra en liste udarbejdet af ASB (se vedlagte pp-præsentation). Da det ikke var muligt at slette interessenter fra listen, blev interessenterne delt op i primære, sekundære og tertiære interessenter. Primære interessenter: Klinisk personale (alle faggrupper der anvender notatmodulerne) Sygehusledelsen Danske Regioner Den nationale EPJ-organisation Sundhedsstyrelsen Sekundære interessenter: Patienter IKAS Fagorganisationerne Tertiære interessenter Primærsektoren Kommunerne ASB tager fat på arbejdet med at definere notatmodulsfunktionalitet samt at lægge en plan over, hvordan vi kan komme i kontakt med interessenterne. ASB vil foretage en række besøg på sygehusene, for at se forskellige notatmoduler samt deres anvendelse. På denne måde vil der også være kontakt til klinikerne. 3.2 EPM Gennemførelse af effektvurdering (Punkt 3 i projektplanen) Dette punkt var emnet for eftermiddagens undervisning (se bilag vedrørende gennemførelse af effektvurdering). Punktet blev derfor kun kort gennemgået af Povl Erik Rostgård Andersen. ASB tilbyder, at de hjælper regionerne med at udarbejde en tidsplan, som kan passe regionerne, men som også stemmer nogenlunde overens med den tidsplan, der kan ses i nedenstående grafiske visning. 5

6 4 Detailplan for kommende periode ASB anbefaler, at der udføres spørgeskemaundersøgelse på EPM inden sommerferien (inden Sankt Hans). I forhold til planlægningen af undervisning, er det muligt at planlægge undervisning i april og maj. Til næste møde i Regions-effektvurderingsgruppen (30. maj 2007) skal ASB have et forslag til notatmodulsfunktionalitet. Desuden skal styregruppens ønsker til effektvurderingen af notatmodulsfunktionalitet være kortlagt. I gennemgangen af effektvurderingsmodellen til EPM var der enighed om, at spørgeskemaerne skal gennemgås i regionerne. Regionerne skal sende deres kommentarer til ASB senest den 13. april. Der afholdes et møde på Odense Universitetshospital den 17. april 2007 kl , hvor effektvurderingsmodellen gennemgås. Den nedenstående figur viser detailplanen. 5 Risikovurdering EPM Region Nordjylland regner med at overholde tidsplanen. Region Sjælland håber på, at de kan overholde tidsplanen. De andre regioner er mere usikre. ASB regner med at kunne overholde tidsplanen. Det er vigtigt, at der bliver udført effektvurderingsprojekter i indeværende projektår, da der ellers er en overvejende sandsynlighed for at projektet stoppes. Desuden er det vigtigt at se, hvad der kommer ud af effektvurderingssamarbejdet, så det er ret afgørende at effektvurderingsprojektet gennemføres. Notatmodul 6

7 Det er afgørende for projektet, at der i kommende periode (indtil 31. maj) etableres en styregruppe for hele effektvurderingsprojektet, således vi får den nødvendige forankring samt opmærksomhed. Styregruppen kan desuden give de lokale projektledere lidt mere pondus ude i regionerne. Desuden skal der tages højde for de udmeldinger, der kommer fra Den Nationale EPJ-organisation, således at effektvurderingsarbejdet går i samme retning som den generelle EPJ-udvikling i Danmark. 6 Ajourføring af langsigtede planer 6.1 Ændring i planen for EPM Da der ikke var taget højde for udførelsen af interviews i den oprindelige projektplan af effektvurdering af EPM, er der lavet en ændring af tidsplanen. Udførelsen af interview er planlagt til at foregå efter sommerferien. Der er mere luft i den nye tidsplan, hvilket kan ses i den nedenstående grafiske visning (se endvidere bilag C). 7 Erfaringsopsamling Erfaringsopsamlingen blev flyttet fra mødet til eftermiddagens undervisning. Grundet tidsmangel blev punktet ikke gennemgået. 8 Eventuelt Der var intet under eventuelt. 7