Projektplan for effektvurdering af EPJ. Samarbejde mellem de danske regioner, Danske Regioner og Handelshøjskolen, Aarhus Universitet

Transkript

1 Projektplan for effektvurdering af EPJ Samarbejde mellem de danske regioner, Danske Regioner og Handelshøjskolen, Aarhus Universitet Handelshøjskolen, Aarhus Universitet februar

2 Projektplan for effektvurdering af EPJ-løsninger 1. Projektidentifikation og projektets omgivelser 1.1 Indledning Formålet med denne projektplan er at konkretisere samarbejdsaftalen 1 mellem Danske Regioner og Handelshøjskolen, Aarhus Universitet (ASB). Projektplanen skal anvendes til at beskrive de delprojekter, der igangsættes i det indeværende projekt-år. Det forudsættes af læsere har kendskab til samarbejdsaftalen, hvori samarbejdet defineres. Begrebs- og ordforklaringer findes i Bilag D. 1.2 Baggrund Som beskrevet i samarbejdsaftalen indgår Danske Regioner, de fem danske regioner, og ASB i et samarbejde vedrørende effektvurdering af EPJ-løsninger. De forskellige parter har et fælles ansvar for at indfri målet med samarbejdet. De overordnede formål med samarbejdet er: o At kunne foretage måling/vurdering af om de formulerede amtslige/h:s målsætninger for EPJ-løsningen/it-strategien bliver indfriet. o At afklare sammenhænge mellem effekter indbyrdes og mellem effekter og forskellige organisatoriske og implementeringsmæssige karakteristika. o At kunne beskrive best practice i forhold til EPJ-implementering. I denne projektplan er der taget højde for de krav og forventninger, der er beskrevet i samarbejdsaftalen. ASB har i december 2006 gennemført besøg i Region Nordjylland, Region Syddanmark, Region Sjælland og Region Hovedstaden for at orientere om projektet, etablere kontakter til nøglepersoner samt for at høre om regionernes erfaringer og ønsker til effektvurdering. Der er etableret kontakt til Region Midtjylland, men det har ikke været muligt at afholde et møde. Den 31. januar 2007 blev der afholdt et møde i Danske Regioner med Regionseffektvurderingsgruppen. Her blev forslag til projektplan fremlagt og diskuteret. 1.3 Projektets omgivelser Effektvurderingsprojektet påvirkes af en række andre projekter og organisationer, som kort præsenteres her. Det er ASB s opgave at følge med i disse projekter og organisationers arbejde. 1 Samarbejdsaftale mellem Amtsrådsforeningen (Danske Regioner) og Handelshøjskolen i Århus (Aarhus Universitet) december

3 Den nationale EPJ-organisation På nuværende tidspunkt har Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation igangsat et eksternt review af det hidtidige EPJ-arbejde, som skal bidrage til en ny it-strategi i sundhedsvæsenet. Reviwet består af to dele: 1. Status på EPJ-situationen i Danmark i forhold til målsætningerne i den eksisterende itstrategi. 2. Vurdering af udvalgte fremtidige scenarier for udviklingen af EPJ i Danmark. Valget af EPJ-modul til effektvurderingsprojekter vil afhænge af indholdet i den nye itstrategi, og derved også af de scenarier som er resultatet af det eksterne review. Institut for Kvalitet og Akkreditering (IKAS) IKAS udvikler Den Danske Kvalitetsmodel, hvortil der skal udvikles kvalitetsstandarder for 37 særligt udvalgte temaområder. Der udarbejdes standarder og indikatorer for hvert temaområde, og det forventes at disse standarder implementeres i samtlige danske offentlige sygehuse og i en række kommuner i I 2008 skal der foretages måling af, om institutionerne opfylder disse nye kvalitetskrav. Det arbejde, der foregår her, skal følges med henblik på at inddrage de dele af de udviklede programmer, der kan tænkes at blive påvirket af EPJ-løsninger. 1.4 Interessenter Danske Regioner Ifølge samarbejdsaftalen har Danske Regioner specielt interesse i at få beskrevet best practices i forhold til implementeringen af EPJ. Desuden ønsker Danske Regioner at bære effektvurderingsprojektet videre i regi af Den nationale EPJ-organisation, og de ønsker at få et billede af, hvilke effekter indførelsen af EPJ giver på nationalt niveau. De fem regioner Ifølge samarbejdsaftalen har regionerne interesse i at kunne foretage en måling/vurdering af, om de formulerede regionale (amtslige) målsætninger for EPJ-løsningen bliver indfriet. Regionerne har desuden udtrykt ønsker om, hvilke EPJ-moduler effektvurderingen skal udføres på samt ønsker i forhold til de vurderingsmetoder, der anvendes til effektvurdering. Handelshøjskolen, Aarhus Universitet ASB s rolle i projektet er overordnet koordinerende og udførende. Den forskningsmæssige interesse i projektet er dels knyttet til udviklingen af en/flere effektvurderingsmodeller og dels knyttet til indsamlingen af effektvurderingsdata, der kan belyse effekten og relationerne mellem disse - af EPJ-implementeringer. Tilgangen, termerne og metoderne stammer hovedsageligt fra kvalitetsledelsesområdet. Målingerne knyttes til indikatorer, der defineres ud fra såvel de overordnede strategier som de formulerede ønsker fra det kliniske personale. Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation Bestyrelsen for den Nationale EPJ-organsiation har interesse i effektvurderingsprojektet i forhold til deres arbejde med udviklingen af en ny it-strategi til sundhedsvæsenet. 3

4 ASB arbejder på at præsentere effektvurderingsprojektet på førstkommende bestyrelsesmøde efter 1. marts Sundhedsprofessionelle De sundhedsprofessionelle har en interesse i at vide, om indførelsen af EPJ medfører bedre kvalitet af deres arbejde. De sundhedsprofessionelle vil blive inddraget i effektvurderingsprojektet. Borgerne/patienterne Borgerne/patienterne har en interesse i, hvilke konsekvenser indførelsen af EPJ har i forhold til behandlingen af borgerne/patienterne på de danske sygehuse. Det er endnu ikke afklaret i hvilken grad borgerne/patienterne vil blive inddraget i effektvurderingsprojekterne. 2. Projektets målbeskrivelse 2.1 Formål ASB har tidligere udført effektvurdering af EPM (Elektronisk PatientMedicinering), og derfor findes der et anvendeligt effektvurderingsværktøj til dette område. Flere regioner har påbegyndt effektvurderingen af EPM, og det forventes derfor, at effektvurdering af EPM ikke har interesse for alle regioner. Derfor fremstilles der to overordnede ligestillede formål for projektet i indeværende projektår: 1. Opdatering og færdiggørelse af effektvurderingsmodel EPM samt udførelse af effektvurdering ud fra denne model. 2. Udvikling af effektvurderingsmodel til EPJ-notatmodul. 2.2 Resultatmål og succeskriterier I det følgende afsnit præsenteres de resultatmål, som skal være opfyldt, for at projektet kan siges at være succesfuldt. Målene skal være opnået eller påbegyndt inden december Resultatmål og succeskriterier for effektvurdering af EPM: Opdateret EPM-effektvurderingsmodel med beskrivelse af indikatorer 2 og måleværktøjer Undervisning i EPM-effektvurderingsmodellen samt de tilhørende måleværktøjer Assistance til gennemførelse af effektvurdering af EPM Udarbejdelse af analysemetoder 2 For at kunne udføre effektvurdering opstilles en lang række indikatorer. I projekterne skelnes der mellem kerneindikatorer, fælles indikatorer og individuelle indikatorer: 1) Kerneindikatorer er indikatorer, der anvendes af alle deltagende regioner. 2) Fælles indikatorer er indikatorer, der ikke er bred enighed om, men som ønskes anvendt af mindst to regioner. 3) Individuelle indikatorer er indikatorer, som kun er ønsket af en enkelt region. 4

5 Tværregionale analyser (under forudsætning af, at flere regioner deltager) Forslag til implementering af resultaterne i regionen Resultatmål og succeskriterier for effektvurdering notatmodul: Igangsætning af projekter herunder afklaring af hvilket EPJ-modul der skal effektvurderes, fastlæggelse af interessenter samt fastlæggelse af mål og forventninger til EPJmodulet. Definering af indikatorer (kerne-, fælles og individuelle indikatorer) Udvikling af værktøjer til måling af indikatorer Test af indikatorer Test af måleværktøjer Danske Regioner, de fem regioner og ASB har et fælles ansvar for at indfri resultatmålene. 3. Organisation og resurser 3.1 Organisering af projektet Styregruppen Består af regionsmedlemmerne i Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation. Danske Regioner har formandskabet for denne gruppe, og derved har Danske Regioner det afgørende ord i forhold til godkendelse af leverancer. Følgende opgaver varetages af styregruppen: 5

6 Fastlæggelse af mål og forventninger til EPJ-løsningen samt definering af kerneindikatorer Erfaringer fra effektvurderingsprojekter præsenteres og diskuteres Tværgående analyser præsenteres og diskuteres Regions-effektvurderingsgruppen Består af to repræsentanter fra hver region samt en repræsentant fra Danske Regioner. Danske Regioner har formandskabet for Regions-effektvurderingsgruppen, og derved har Danske Regioner det afgørende ord i forhold til godkendelse af leverancer. Regions-effektvurderingsgruppen fungerer som styregruppe for alle andre aktiviteter end udvælgelse af kernefaktorer, og derfor tager den sig af følgende arbejdsopgaver: Koordinering af arbejdet med fastlæggelse af mål og forventninger til EPJ-løsningen samt definering af kerneindikatorer og tilhørende måleværktøjer Stillingstagen til den endelige effektvurderingsmodel Præsentation og diskussion af erfaringer fra effektvurderingsprojekter Præsentation og diskussion af tværgående analyser Beslutninger i Regions-effektvurderingsgruppen foretages enten på møder eller ved skriftlige høringer. ASB Povl Erik Rostgaard Andersen er projektleder for hele effektvurderingsprojektet. ASB har ansvaret for at drive samarbejdet omkring effektvurderingsprojekterne og koordinerer de forskellige projektaktiviteter. Regionerne ASB samarbejder med relevante fagfolk fra regionen såsom klinikere, kvalitetsmedarbejdere og metodefolk. I forhold til udviklingsprojektet vil kontakterne i regionerne fungere som en slags ad hoc-projektgrupper. De omtalte medarbejdere i regionerne skal ikke udføre arbejdsopgaver, men udelukkende bidrage med deres viden det kan være i form af interview eller reviews af oplæg. 3.2 Procedurer I følgende afsnit beskrives de organisatoriske procedurer. Beslutninger i styregruppen Aftales med Danske Regioner. Møder i Regions-effektvurderingsgruppen Møderne skal være et forum, hvor erfaringer deles, aktuelle emner debatteres og beslutninger træffes. Det er hensigten, at der afholdes møder i Regions-effektvurderingsgruppen hver anden måned (se afsnit 5.2). Dagsorden til møderne vil som minimum indeholde følgende punkter: 6

7 Status på igangværende projekter Præsentation og afklaring af nye tiltag Detailplan for kommende periode (perioden indtil næste møde) Risikovurdering Ajourføring af langsigtede planer Erfaringsopsamling Eventuelt Dagsorden udarbejdes af ASB og udsendes senest en kalenderuge før mødet. ASB udsender referater fra hvert møde, som udsendes senest en uge efter mødet er afholdt. Høringer Da Regions-effektvurderingsgruppens mødefrekvens er forholdsvis lav kan det være nødvendigt at træffe beslutninger i form af skriftlige høringer. Proceduren er således, at den problematik, der skal afklares, beskrives i et kortfattet notat, der sendes til høring i regionerne. Herefter har regionerne en uge til at melde tilbage med et svar. Procedurer for besvarelse af mails Denne procedure er gældende for medlemmerne af Regions-effektvurderingsgruppen samt ASB. Besvarelse af mails skal ske inden for to dage. Ved høringer og lignende vil der være sat tidsfrist for svardatoen. Hvis en svartid ikke kan overholdes, skal dette meddeles til den part, som har sendt forespørgslen, inden tidsfristen er overskredet. Der skal altid kvitteres for modtagelse af mails, hvor der ikke ønskes svar. I ferieperioder såsom juli måned kan det ikke forventes, at der svares på mail. Statusrapporter til Regions-effektvurderingsgruppen og Danske Regioner Samarbejdets første år forløber i fire faser. Danske Regioner og de fem regioner modtager en statusrapport i slutningen af hver fase 3. En statusrapport består af en kort beskrivelse af de aktiviteter og resultater, der er opnået i den forløbne fase, samt en beskrivelse af aktiviteterne for den kommende fase. Emner som risikovurderinger, milepæle samt erfaringer med effektvurderingsarbejdet vil ligeledes indgå i rapporterne. De to delprojekter er planlagt uafhængigt af disse faser, og derfor vil statusrapporterne udarbejdes uafhængigt af, om faserne i de enkelte projekter er tilendebragt. Statusrapporterne har et omfang på maksimalt 5 normalsider. 3 Fase 1 løber fra 1. december 2006 til 28. februar Fase 2 løber fra 1. marts 2007 til 31. maj Fase 3 løber fra 1. juni 2007 til 31. august Fase 4 løber fra 1. september

8 3.3 Medarbejderresurser Regionerne I det følgende gives der et bud på resurseforbruget. Forbruget kan være større eller mindre end det angivne. Det er umiddelbart ikke muligt at sætte timer på resurseforbruget, da det afhænger af blandt andet undersøgelsens omfang. Udføres der effektvurdering på flere sygehuse, skal der fx afsættes flere resurser, end hvis der kun udføres effektvurdering på et enkelt sygehus. Effektvurdering af EPM: Til dataindsamling og udarbejdelse af rapport skal der minimum afsættes 20 timer pr. uge. I de resterende perioder vil projektet kræve et gennemsnitligt timeforbrug på ca. 5 timer pr. uge. Desuden skal der afsættes tid til godkendelse af beslutninger internt i regionen. ASB s resursetræk på klinikere og metodefolk fastsættes til omkring 10 timer pr. person, og der skal maksimalt indgå 5 af disse personer fra hver region i projektet. Effektvurdering af notatmodul: Under udarbejdelsen af indikatorer og måleværktøjer skal der som minimum afsættes 15 timer pr. uge. I de resterende perioder vil projektet kræve et gennemsnitligt timeforbrug på ca. 5 timer pr. uge. Desuden skal der afsættes tid til godkendelse af beslutninger internt i regionen. Resursetrækket på klinikere og metodefolk fastsættes til omkring 10 timer pr. person, og der skal maksimalt indgå 5 af disse personer fra hver region i projektet. ASB Povl Erik Rostgård Andersen anvender en stor del af sin forskningstid på effektvurderingsprojektet. Anne Haislund Odgaard er dedikeret til projektet. Herudover trækkes på følgende typer af ressourcer: Programmering i et omfang som det er specificeret i samarbejdsaftalen. Denne resurse går til vedligeholdelse og videreudvikling af (effektvurderingsmodellen), udvikling af løsninger til dataopsamling (ud over spørgeskema) og lignende. Studentermedhjælper inddrages i det omfang, der er behov for det. I fornødent omfang kan ASB trække på andre resurser internt i organisationen. 4. Kommunikation For at sikre en tilstrækkelig og god kommunikation om effektvurderingsprojektet vælger ASB at benytte hjemmesiden til deling af informationer. På denne web-side findes Web-effektmodellen, der indeholder dokumentation af de valgte indikatorer samt de tilhørende værktøjer. Desuden findes der: vejledninger til, hvordan de værktøjer, som ASB har ansvaret for, anvendes i praksis. henvisninger til andre effektvurderingsprojekter (nationale og internationale) samt litteratur om emnet. 8

9 projektplaner, tidsplaner, mødereferater og lignende vil også være tilgængelige på siden. Siden er under udarbejdelse. 5. Projektplan I de følgende afsnit vil den overordnede projektplan blive gennemgået. 5.1 Producerede produkter og faseforløb Effektvurderingen foregår efter en fasemodel. Den findes i sin helhed beskrevet i Bilag A. Modellen skal tilpasses og konkretiseres i forhold til det enkelte effektvurderingsprojekt. Fasemodellen består af fire faser: 1. Planlægning. I denne fase tages stilling til det overordnede formål med projektet (valg af EPJløsning, der skal effektvurderes) samt mål og forventninger til projektet. 2. Udarbejdelse af indikatorer og måleværktøjer. I denne fase udvikles og testes de forskellige indikatorer samt værktøjer, og der gennemføres oplæring i arbejdet med effektvurderingsmodellen. 3. Gennemførelse af effektvurdering, indsamling af data. I denne fase indsamles data og erfaringer opsamles. 4. Analyse af data. I denne fase analyseres data og rapporter udarbejdes og præsenteres. Effektvurdering af EPM Det første effektvurderingsprojekt, der tilbydes, knytter sig til EPM. Faseforløb og plan herfor findes i Bilag C. I forhold til den generelle fasemodel (Bilag A) udelades den første fase, Planlægning. Baggrunden er den, at der er udviklet en effektvurderingsmodel til EPM. Den har været igennem et review hos amterne/regionerne i efteråret Desuden har modellen været i brug i Københavns og Nordjyllands amter. På baggrund heraf skal modellen justeres. Effektvurdering af notatmodul Her er tale om et udviklingsprojekt, og derfor skal alle faserne i modellen gennemløbes. Det er forventningen, at de to første faser af projektet udføres i Dataindsamling og dataanalyse kan tidligst ske i starten af Tidsplan Følgende er en visning af tidsplanen for de overordnede faser i de to delprojekter, fastlæggelse af møder i Regions-effektvurderingsgruppen samt afholdelse af sommerferie. 9

10 Datoer for møder i Regions-effektvurderingsgruppen 27. marts 2007 kl maj 2007 kl august 2007 kl oktober 2007 kl november 2007 kl Evaluering af første projekt-år. Møderne afholdes hos Danske Regioner, København eller hos ASB, Århus. Datoer for rapportering til Regions-effektvurderingsgruppen samt Danske Regioner Danske Regioner og de fem regioner modtager en statusrapport i slutningen af hver fase. Fase 1: Denne projektplan er afrapporteringen for første fase. Rapporten godkendes senest den 28. februar Fase 2: Statusrapport for perioden udsendes den 31. maj Fase 3: Statusrapport for perioden udsendes den 31. august Fase 4: Statusrapport for perioden udsendes den 30. november Risikovurdering Der er en lang række overordnede forhold, som levering af informationer, produkter og ydelser er afhængige af. Disse forhold udgør en risiko for projektets gennemførelse, og der skal derfor tages højde for disse. For at opnå succes med projektet er det en forudsætning, at alle de involverede parter tager ansvar for projektet generelt, og at parterne tager ansvar for implementeringen og udførelsen af projektet i egen organisation. Der er en lang række faktorer, der kan påvirke effektvurderingsprojektet. For at tage højde for de risikofaktorer vurderer ASB, at det er mest hensigtsmæssigt at foretage en løbende detailplanlægning samt risikovurdering. Detailplaner og risikovurderinger vil være faste dagsordenspunkter på møderne i Regions-effektvurderingsgruppen. På møderne vil ASB fremlægge et forslag til detailplan, som diskuteres med Regions-effektvurderingsgruppen, hvorefter der tages en beslutning om indholdet i detailplanen. Som en del af tidsplanen vil ASB præsentere et forslag til en risikovurdering, der vil omhandle mulige risici ved planen, konsekvenser for 10

11 projektet, hvis risiciene indtræder, sandsynligheden for at risiciene indtræder samt mulige foranstaltninger for at undgå risiciene. Risikovurderingen diskuteres, hvorefter der tages en beslutning om indholdet. 11

12 Version 1.1 feb Bilag A Den generelle fasemodel for effektvurdering Modellen nedenfor beskriver det forløb, som effektvurderingen af EPJ-løsninger tænkes at blive gennemført efter. Forløbet og de indlagte aktiviteter er generelle. Tanken er, at planlægningen af de konkrete evalueringer (EPJ-moduler, indeholdende en delmængde af den funktionalitet, der er knyttet til EPJ) tager sit afsæt i modellen. Det vil betyde en konkretisering set i forhold til modellen nedenfor. Denne konkretisering vil også give sig udslag i en plan, hvor fokus er på den tidsmæssige udstrækning af de enkelte aktiviteter nævnt nedenfor. Aktiviteterne er afstemt med Samarbejdsaftalen, således at aktiviteterne nedenfor præciserer flere af de forhold, der er nævnt i denne aftale. Model for gennemførelse af EPJ-effektvurderinger i samarbejdet med Danske Regioner Fase Hovedaktiviteter Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner 1. Planlægning 1.1 Fastlæggelse af løsning, der skal effektvurderes Beslutning herom træffes af Bestyrelsen for den nationale EPJorganisation efter oplæg fra Regions-effektvurderingsgruppen. 1.2 Fastlæggelse af interessenter Beslutning herom træffes af Regions-effektvurderingsgruppen. 1.3 Fastlæggelse af mål og forventninger til it-løsningen Støtter dialog med interessenter med henblik på at fastlægge forventninger til løsningen. Leverer it-/epj-strategi Regions-effektvurderingsgruppen koordinerer og Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation træffer beslutning om, hvilke mål og forventninger der skal indgå i effektvurderingen. Kan evt. kobles sammen med aktivitet 1.1, hvor Bestyrelsen udmelder nogle temaer, som effektvurderingen skal tage sit afsæt i. 2. Udarbejdelse af indikatorer og må- 2.1 Definition af kerneindikatorer og måleværktøjer knyttet hertil Udfører og koordinerer arbejdet Stiller klinikere, it- og metodefolk til rådighed 12

13 Fase Hovedaktiviteter Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner leværktøjer Regions-effektvurderingsgruppen koordinerer og Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation træffer beslutning om, hvilke indikatorer der skal indgå i effektvurderingen. 2.2 Definition af fællesindikatorer og måleværktøjer knyttet hertil 2.3 Definition af individuelle indikatorer og måleværktøjer knyttet hertil Koordinerer arbejdet Sparringspartner Definerer ønsker til indikatorer, stiller klinikere, it- og metodefolk til rådighed Definerer ønsker til indikatorer, stiller klinikere, it- og metodefolk til rådighed 2.4 Test af måleværktøjer knyttet til kerneindikatorer Udfører og kvalitetssikrer Stiller personale til rådighed for test. 2.5 Test af måleværktøjer knyttet til fællesindikatorer Medvirker og kvalitetssikrer Medvirker aktivt ved planlægning og gennemførelse af test. 2.6 Test af måleværktøjer knyttet til individuelle indikatorer Medvirker og kvalitetssikrer Medvirker aktivt ved planlægning og gennemførelse af test. Regions-effektvurderingsgruppen præsenteres for et færdigt måleprogram 2.7 Oplæring i arbejdet med måleprogrammet Afholder undervisning Deltager og medvirker muligvis også i begrænset omfang 3. Gennemførelse af effektvurdering, indsamling af data 3.1 Udarbejdelse af plan for gennemførelsen for hver region. Planen dækker for tid og ressourcer Støtter og assisterer 3.2 Gennemførelse Støtter og assisterer. Kan efter nærmere aftale deltage i gennemførelsen. Specielt de første gange, effektvurderingen skal gennemfø- Gennemfører Gennemfører, herunder registrerer effektvurderingsdata i de redskaber, som ASB stiller til rådighed 13

14 Fase Hovedaktiviteter Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner res. 3.3 Erfaringsopsamling Koordinerer og udfører Stiller personale dem der har gennemført effektvurderingen - til rådighed 4. Analyser af data 4.1 Udarbejdelse af forslag til standardanalyser for kerne- og fælles indikatorer Resultater fra erfaringsopsamlingen præsenteres for og diskuteres med Regions-effektvurderingsgruppen Udfører 4.2 Udarbejdelse af forslag til analyser for individuelle indikatorer 4.3 Gennemførelse af standardanalyse for kerne- og fælles indikatorer herunder levering af grafer, tabeller og konklusioner (tekstformat) Udfører Udfører 4.4 Gennemførelse af analyser for individuelle indikatorer Udfører 4.5 Udarbejdelse af rapport for effektvurderingen Udfører 4.6 Levering af effektvurderingsdata til regionen Udfører 4.7 Udarbejdelse af tværgående (mellem regioner) analyser Udfører Resultater fra sådanne analyser præsenteres for og diskuteres med Regions-effektvurderingsgruppen samt Bestyrelsen for den nationale EPJorganisation 14

15 Fase Hovedaktiviteter Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner 15

16 Version 1.1 feb Bilag B Projektplan for effektvurdering af notatmodul 1. Leverancen ASB ønsker med dette projekt at udføre effektvurdering på et område, hvor der endnu ikke er erfaringer, eller hvor der er ganske få erfaringer med effektvurdering. Årsagen til dette er, at der er stor forskel på regionerne i forhold til deres erfaring med effektvurderingsprojekter. Nogle regioner består af amter, hvor der tidligere har været stor fokus på effektvurdering af EPJ-løsninger, og hvor der er udført flere effektvurderingsprojekter. Andre regioner består af amter, der har haft fokus på effektvurdering, men som ikke har udført egentlige effektvurderingsprojekter. De regioner, som har erfaring med effektvurdering, har primært erfaring med effektvurdering af EPM, og de er derfor ikke umiddelbart interesseret i et effektvurderingsprojekt, der omhandler EPM. Derfor har ASB valgt, at påbegynde et udviklingsprojekt, så de regioner, der har udført effektvurdering af EPM, kan fortsætte deres effektvurderingsarbejde. Formålet med dette delprojekt er at udvikle en effektvurderingsmodel til notatmodulet på baggrund af Den generelle fasemodel for effektvurdering (Bilag A). Med dette delprojekt vil ASB, regionerne og Danske Regioner tilsammen levere følgende produkter i 2007: Igangsætning af projekter herunder afklaring af, hvilket EPJ-modul der skal effektvurderes, fastlæggelse af interessenter samt fastlæggelse af mål og forventninger til EPJ-modulet. Definering af indikatorer (kerne-, fælles og individuelle indikatorer) Udvikling af værktøjer til måling af indikatorer Test af indikatorer Test af måleværktøjer 2. Beskrivelse af aktiviteter, milepæle og tidsplan Da dette er en projektplan, der skal være gældende til 1. december 2007 undlades de to sidste faser af den generelle fasemodel (Bilag A). 16

17 2.1 Aktiviteter og milepæle Fase Milepæle (Hovedaktiviteter) Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner Tid 1. Planlægning 1.1 Fastlæggelse af EPJ-modul, der skal effektvurderes - Ud fra mødes den 31. januar 2007 udarbejdes et forslag til det EPJmodul, der skal effektvurderes - Forslag til EPJ-modul sendes til høring i regionerne - Udarbejder oplæg som skal sendes til Bestyrelsen for den nationale EPJ organisation - Oplæg sendes til høring i Bestyrelsen for den nationale EPJorganisation - Deltager i mødet den 31. januar. - Svarer på den skriftlige høring vedrørende valg af EPJ-modul - Svarer på høring om oplæg til Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation. - valg af EPJ-modul træffes af Bestyrelsen for den nationale EPJorganisation enten ved skriftlig høring eller som punkt på bestyrelsesmøde. Fase 1 gennemføres fra uge 11 til Fastlæggelse af interessenter - ASB udarbejder oplæg til fastlæggelse af interessenter - På mødet den 28. marts 2007 i Regions-effektvurderingsgruppen påbegyndes diskussionen omkring interessenter. Opnås der ikke enighed her fastlægges interessenterne ved skriftlig høring, som ASB har ansvaret for. 1.3 Fastlæggelse af mål og forventninger til EPJ-modulet - Kontakter interessenter med henblik på at fastlægge forventninger til EPJmodulet - På baggrund af regionernes it-/epjstrategier samt interessenternes forventninger udarbejdes et notat over mål og forventninger til EPJ-modulet - Leverer it-/epj-strategi 17

18 Fase Milepæle (Hovedaktiviteter) Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner Tid - Notatet fremlægges for Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation enten som dagsordenspunkt på bestyrelsesmøde eller som skriftlig høring. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvilke mål og forventninger der skal indgå i effektvurderingen. (Dette kan evt. kobles sammen med aktivitet 1.1, hvor Bestyrelsen udmelder nogle temaer, som effektvurderingen skal tage sit afsæt i.) 2. Udarbejdelse af indikatorer og måleværktøjer 2.1 Definition af kerneindikatorer og måleværktøjer knyttet hertil - Tager kontakt til relevante klinikere, it- og metodefolk for at få indblik i anvendelsesområdet. - Observerer brugen af EPJ-modulet på et eller flere sygehuse. - Udarbejder forslag til kerneindikatorer og måleværktøjer forslaget sendes til høring hos regionerne - Stiller klinikere, it- og metodefolk til rådighed - Giver mulighed for at observere brugen af EPJ-systemet. - Regionerne svarer på høring Fase gennemføres fra uge 23 til 41 Bestyrelsen for den nationale EPJ-organisation træffer beslutning om, hvilke indikatorer der skal indgå i effektvurderingen. Dette sker enten som dagsordenspunkt på bestyrelsesmøde eller som skriftlig høring. 2.2 Definition af fællesindikatorer og måleværktøjer knyttet hertil 2.3 Definition af individuelle indikatorer og måleværktøjer Dette sker i samme arbejdsgang som Tager kontakt til relevante klinikere, it- og metodefolk for at få indblik i anvendelsesområdet. - Observerer brugen af EPJ-modulet på et eller flere sygehuse. - Udarbejder forslag til fælles indikatorer og måleværktøjer Dette sker i samme arbejdsgang som Definerer ønsker til indikatorer - Stiller klinikere, it- og metodefolk til rådighed. - Giver mulighed for at observere brugen af EPJ-systemet. - Regionerne, der er fælles om en given indikator, godkender indikator og måleværktøj ved en skriftlig høring. - Ud fra dialog med klinikere, it- og - Definerer ønsker til indikatorer 18

19 Fase Milepæle (Hovedaktiviteter) Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner Tid knyttet hertil metodefolk samt observationer af brugen af EPJ-modulet vejleder ASB i udvælgelse af individuelle indikatorer samt tilhørende måleværktøjer - Vejleder i valget af måleværktøjer. - stiller klinikere, it- og metodefolk til rådighed - Beslutter individuelle indikatorer. - Udarbejder måleværktøjer 2.4 Test af måleværktøjer knyttet til kerneindikatorer - Test af udarbejdede måleværktøjer planlægges - Testen udføres - Stiller personale til rådighed for test. 2.5 Test af måleværktøjer knyttet til fællesindikatorer - Test af udarbejdede måleværktøjer planlægges - Testen udføres - Medvirker aktivt ved planlægning og gennemførelse af test. Gennemføres i Test af måleværktøjer knyttet til individuelle indikatorer - Test af udarbejdede måleværktøjer planlægges - Testen udføres - Medvirker aktivt ved planlægning og gennemførelse af test. Regions-effektvurderingsgruppen præsenteres for en færdig effektvurderingsmodel 19

20 2.3 Resurser Regionerne Regionerne skal afsætte resurser til at udføre planlægning, definering af indikatorer samt test af indikatorer. Det er umiddelbart ikke muligt at sætte timer på resurseforbruget, da det afhænger af undersøgelsens omfang. Udføres der effektvurdering på flere sygehuse, skal der fx afsættes flere resurser, end hvis der kun udføres effektvurdering på et enkelt sygehus. Under udarbejdelsen af indikatorer og måleværktøjer skal der som minimum afsættes 15 timer pr. uge. I de resterende perioder vil projektet kræve et gennemsnitligt timeforbrug på ca. 5 timer pr. uge. Desuden skal der afsættes tid til godkendelse af beslutninger internt i regionen. Resursetrækket på klinikere og metodefolk fastsættes til omkring 10 timer pr. person, og der skal maksimalt indgå 5 af disse personer fra hver region i projektet. 20

21 Version 1.1 feb Bilag C Projektplan for effektvurdering af EPM 1. Leverancen For at kickstarte samarbejdet om effektvurdering har ASB valgt at stille en færdigudviklet model til rådighed til effektvurdering af EPM i foråret ASB har erfaring med effektvurdering af EPM og vil derfor gerne stille disse erfaringer samt den færdigudviklede model til rådighed for de regioner, som ønsker at udføre effektvurdering af EPM. ASB har i samarbejde med Nordjyllands Amt, Fyns Amt samt H:S udviklet EPM-effektvurderingsmodellen i Modellen har været brugt i Københavns Amt samt på Sygehus Vendsyssel i Hjørring. De erfaringer, der er opnået gennem brug af modellen vil blive inddraget i den model, der stilles til rådighed. Formålet med dette delprojekt er at udføre effektvurdering af EPM ud fra Den generelle fasemodel for effektvurdering (Bilag A). Med dette delprojekt vil ASB, regionerne og Danske Regioner tilsammen levere følgende produkter: Opdateret EPM-effektvurderingsmodel med beskrivelse af indikatorer og måleværktøjer Undervisning i EPM-effektvurderingsmodellen samt de tilhørende måleværktøjer Udføre effektvurdering af EPM Udarbejdelse af analysemetoder, analyser samt tilhørende rapporter Tværregionale analyser (under forudsætning af at flere regioner deltager) Forslag til implementering af resultaterne i regionen 2. Beskrivelse af aktiviteter, milepæle og tidsplan Grundet formålet med dette effektvurderingsprojekt undlades de to første faser fra den generelle fasemodel (Bilag A). 21

22 2.1 Aktiviteter og milepæle Fase Milepæle (Hovedaktiviteter) Aktiviteter ASB Aktiviteter Regioner Tid 2. Udarbejdelse af indikatorer og måleværktøjer 2.0 Opdatering af effektvurderingsmodellen - Definerer indikatorer på baggrund af de indikatorer, som allerede er afprøvet, og på baggrund af den erfaring der haves med effektvurdering af EPM. Regionernes erfaring med effektvurdering af EPM opsamles - Effektvurderingsmodellen opdateres - Effektvurderingsmodellen publiceres på - Anvendelsen af effektvurderingsmodellen beskrives på effektvurdering.dk - Stiller personale, der har gennemført effektvurderingen, til rådighed. Møde med Region Hovedstaden Gennemføres i uge 9. Regions-effektvurdeingsgruppen præsenteres for den endelige effektvurderingsmodel (indikatorer og måleværktøjer) på mødet den 28. marts Oplæring i arbejdet med effektvurderingsmodellen - Planlægger undervisning - Afholder undervisningen, vil ske lokalt, hvor både effektvurderingsfolkene samt andre der kommer til at deltage i effektvurderingen inviteres til at deltage. På den måde hjælper vi regionerne med at komme i gang med effektvurderingen af EPM. Der bruges en hel dag i hver region.. - Deltager i undervisningen Gennemføres i uge 15 og 16. Vi kontakter regionerne herom når projektplanen er godkendt det formentlig sige i uge Gennemførelse af effektvurdering, indsamling af data 3.1 Udarbejdelse af plan for gennemførelsen for hver region. Planen dækker for tid og ressourcer - Laver vejledning til udvælgelse af respondenter - Giver råd og vejledning - Udarbejder tidsplan - Afsætter de nødvendige medarbejderresurser til at gennemføre effektvurderingen Dele heraf (rådgivningen) gives på den kursusdag, der afvikles i hver region i uge 15 og Gennemførelse - Udarbejder spørgeskemaer og stiller dem til rådighed i regionerne. - Giver råd og vejledning i forhold til anven- - Udsender spørgeskemaer samt laver opfølgningsarbejde, der skal sikre en høj Igangsættelse af effektvurdering: Spørgeskema fra uge 18 (+4 uger) 22

23 delsen af effektvurderingsmodellen og tilhørende måleværktøjer. - Kan efter nærmere aftale deltage i gennemførelsen. svarprocent. - Booker medarbejdere, der skal indgå i fokusgruppeinterviews - Udfører fokusgruppeinterviews - Udarbejder dataudtræk Repræsentanter for regionerne besøger ASB i uge for at udarbejde interviewguide Fokusgruppeinterview: Uge Erfaringsopsamling - Besøger regionerne for at opsamle erfaringer med effektvurderingen - centrale medarbejdere interviewes. - Udarbejder rapport over erfaringerne - Stiller relevant personale til rådighed fx respondenter til spørgeskemaerne, interviewede medarbejdere samt medarbejdere, der har gennemført effektvurderingen. Møde/besøg vedrørende Erfaringsopsamlingen sker i 41 og 43 - Resultater fra erfaringsopsamlingen præsenteres for og diskuteres med Regions-effektvurderingsgruppen - Erfaringer og gode råd udarbejdes og publiceres på Regionseffektvurderingsgruppen mødet den 31. oktober 4. Analyser af data 4.1 Udarbejdelse af forslag til standardanalyser for kerneog fælles indikatorer 4.3 Gennemførelse af standardanalyse for kerne- og fælles indikatorer herunder levering af grafer, tabeller og konklusioner (tekstformat) - Udarbejder statistiske analyser - Udarbejder statistisk analyse af data indsamlet vha. spørgeskemaer i form af grafer og tabeller - Laver overordnede konklusioner i tekstformat - Beskriver usikkerheder ved undersøgelsen - Stiler personale, der har gennemført effektvurderingen, til rådighed. Gennemføres i uge og præsenteres for regionerne på møderne på ASB i uge Udarbejdelse af rapport for effektvurderingen - Rapporterne publiceres på - Udarbejder sammenhængende rapport Gennemføres i uge

24 4.6 Levering af effektvurderingsdata til regionen 4.7 Udarbejdelse af tværgående (mellem regioner) analyser. Kun hvis flere regioner udfører effektvurdering af EPM - Levering af rådata til regionen i et egnet dataformat - Udarbejder rapport over effektvurdering af EPM i de deltagende regioner Senest 4 uger efter affektvurderingen er afsluttet i regionen Gennemføres i uge Resultaterne præsenteres for og diskuteres med Regionseffektvurderingsgruppen samt Bestyrelsen for den nationale EPJorganisation Regionseffektvurderingsgruppen på mødet den 31. oktober 2.3 Resurser Regionerne Regionerne skal afsætte resurser til at udføre effektvurderingen, udarbejde rapporter over det indsamlede materiale samt implementere resultaterne i organisationen. Det er umiddelbart ikke muligt at sætte timer på resurseforbruget, da det afhænger af undersøgelsens omfang. Udføres der effektvurdering på flere sygehuse, skal der fx afsættes flere resurser, end hvis der kun udføres effektvurdering på et enkelt sygehus. ASB regner dog med, at regionerne i perioderne 3.2 Gennemførelse af effektvurdering og 4.5 Udarbejdelse af rapport for effektvurderingen afsættes 20 timer pr. uge. I de resterende perioder vil projektet kræve et gennemsnitligt timeforbrug på ca. 5 timer i ugen. Resursetrækket på klinikere og metodefolk fastsættes til omkring 10 timer pr. person, og der skal maksimalt indgå 5 af disse personer fra hver region i projektet. 24

25 Bilag D Ordforklaring Effektvurderingsmodel dækker over en samling indikatorer, måleværktøjer samt brugsbeskrivelser, der stilles til rådighed for regionerne via en web-baseret brugerflade på (siden er under opdatering). Indikatorer er målbare variable, der bruges til at overvåge og evaluere kvaliteten 4 I projekterne skelnes der mellem kerneindikatorer, fælles indikatorer og individuelle indikatorer: 1) Kerneindikatorer er indikatorer, der anvendes af alle deltagende regioner. 2) Fælles indikatorer er indikatorer, der ikke er bred enighed om, men som ønskes anvendt af mindst to regioner. 3) Individuelle indikatorer er indikatorer, som kun er ønsket af en enkel region. Måleværktøjer er konkrete målemetoder, der anvendes til indsamling af data om en given indikator. Der anvendes en del forskellige måleværktøjer i forbindelse med effektvurderingsmodellen, blandt andet spørgeskema til personale, journalaudit (fx i forbindelse med fejl i medicineringen), fokusgruppeinterview (som en afslutning på effektvurderingen for at få uddybet nogle af de tendenser, der eksempelvis kan aflæses ud fra spørgeskemaundersøgelsen), dataudtræk (fx fra EPJ-løsningen for at kunne se brugsmønstre). Der kan godt være flere måleværktøjer knyttet til den samme indikator. Det gøres for at give valgfrihed samt for at sikre muligheden for dobbeltmålinger af hensyn til validiteten. Værktøjer/programmer til dataopsamling består eksempelvis af spørgeskemaer, via en web-brugerflade, til opsamling af respondentsvar. Det kan også være et web-baseret skema til opsamling af resultater fra journalaudit. EPJ (Elektronisk PatientJournal). Der findes ikke en entydig definition af begrebet. Her vil vi anvende Sundhedsministeriets definition, hvor en elektronisk patientjournal er et klinisk informationssystem, der direkte understøtter daglig procesorienteret undersøgelse, behandling og pleje af den enkelte patient 5. 4 Fra Sundhedsvæsenets kvalitetsbegreber og -definitioner, Dansk Selskab for Kvalitet i Sundhedsvæsenet, januar National strategi for IT i sygehusvæsenet , Sundhedsministeriet 25

26 EPJ-løsninger består af en række EPJ-moduler. Det er ikke afklaret, hvor mange og hvilke moduler en EPJ-løsning består af, men EPJløsninger omfatter oftest følgende systemer: Notatskrivningssystem (notatmodul), Elektronisk PatientMedicinering (EPM), rekvisition og svar, laboratoriesystem, røntgensystem osv. EPJ moduler er et delsystem i EPJ-løsningen. Et EPJ-modul dækker over en afgrænset funktionalitet såsom medicinering, notatskrivning eller billedlagring. EPM (Elektronisk PatientMedicienering) er et EPJ-modul, der understøtter medicineringsprocesserne. EPM indeholder funktionalitet, der giver overblik over patientens medicin, ordinationer, administration og givning. Notatmodul er et EPJ-modul, der indeholder funktionalitet til dokumentation af diagnostik, pleje og behandling af medicinske og kirurgiske patienter. 26