Det nye husdyrgodkendelse.dk Sagsbehandlermodulet Sagsbehandling V /5 2011

Transkript

1 For at drage nytte af denne manual, skal du have et grundlæggende kendskab til IT systemet husdyrgodkendelse.dk, og du skal kende til drop down menu, Se ansøgning og Faneblade. Du kan læse om emnerne i manualen: 1. Sådan kommer du i gang med at bruge systemet. 7. Sådan får du overblik over sagsbehandlingen Gennem hele sagsbehandlingsforløbet, viser IT systemet, hvor langt en ansøgning er kommet i sagsbehandlingen og hvor ansøgningen ligger i øjeblikket hos kommunen eller ansøger. Det er i, du ændrer status på ansøgningen, efterhånden som arbejdet skrider frem. s styringen i IT systemet ligner det tidligere UVISA, men er langt mere omfattende i sine funktioner og muligheder. 7.1 Sådan åbner du Du kan gå til status for sagsbehandling for en ansøgning på to måder. Du kan klikke på Ikonet [Se sagsbehandlingsstatus], der findes yderste til højre på ansøgningslinjen, eller du kan klikke på fanebladet. For at kunne åbne fanebladets skal du forinden have åbnet ansøgningen med ikonet [Se ansøgning]. 1

2 Skærmbillederne, du ser i, viser de handlingsmuligheder, der er relevante det pågældende tidspunkt i sagsbehandlingsforløbet. Du kan for eksempel kun visitere en ansøgning, der har status som ubehandlet, og du kan først begynde at arbejde på din godkendelse, når ansøgningen er sat I behandling. Når du har åbnet, vil du, udover de aktuelle sagsbehandlingsmuligheder, få vist sagsbehandlingshistorikken nederst på skærmen. Her kan du se, hvornår ansøgningen er modtaget, visiteret, sat i behandling osv. Når du ændrer sagsbehandlingsstatus for en ansøgning, fremkommer der en pop up boks, hvor du skal bekræfte din handling. Her har du også mulighed for at fortryde, hvis du har trykket forkert. 2

3 7.2 Sådan gør du, når der kommer en ny ansøgning Når din kommune modtager en ansøgning, vil den automatisk få status som ubehandlet. Status for sagsbehandling for en ny ansøgning ser således ud: Her har du tre muligheder:, og. Ansøgningen er fuldstændig, og du ledes videre til skærmbilledet Sæt ansøgning i behandling. Du har stadig mulighed for at indhente supplerende oplysninger, efter du har visiteret godkendt. Du kan først sætte en ansøgning i behandling, når den er visiteret godkendt. Ansøgningen sendes tilbage til afsender for at få supplerende oplysninger, og du kan ikke længere se ansøgningen. Du kan stadig oprette scenarieberegninger af ansøgningen. Du finder herefter ansøgningen under punktet Supplerende i drop down menuen. 3

4 Når du vælger at visitere med knappen Visiter Ufuldstændig, afgøres sagen som åbenlys mangelfuld med afslag. Ansøgningen returneres herefter til ansøger, og den kan ikke genindsendes. Du skal være opmærksom på, at det altid er visitationsdatoen, der sætter optælling af sagsbehandlingsdage i gang. 7.3 Sådan sætter du en ansøgning i behandling For at en ansøgning kan sættes i behandling, skal den være visiteret godkendt. Du finder de ansøgninger, der kan sættes i behandling under Visiteret i drop down menuen. Skærmbilledet for sagsbehandlingsstatus Sæt ansøgning i behandling ser således ud: Ansøgningen sættes i behandling ved at vælge dato for igangsætningen på [kalender ikonet] og derefter klikke på. 4

5 7.4 Når sagen er i behandling Når sagen er sat sagen i behandling, har du tre sagsbehandlingshandlinger at vælge i mellem. Ansøgningen kan sendes retur for supplerende oplysninger, sættes i bero eller afgøres. Afhængig af hvilken handling du foretager, vil ansøgningen efterfølgende være at finde under Supplerende, Sat i bero eller Afgjort i drop down menuen. Her har du mulighed for at sende ansøgningen tilbage til ansøger med besked om, at du har brug for yderligere oplysninger. Du kan ikke arbejde på godkendelsen efter den er sendt retur, men det er muligt at oprette en scenarieberegning af ansøgningen. 5

6 Når ansøgningen sættes i bero, sendes ansøgningen tilbage til ansøger sammen med en meddelelse om, at sagen er sat i bero. Kommunen kan ikke arbejde på sagen, før ansøgningen er sendt til kommunen igen. Når ansøgningen indsendes igen, kan den findes under I behandling i drop downmenuen. Der kan stadig sendes beskeder til ansøger via fanebladet Kommunikation. Afgør ansøgning Der er tre mulighed for at afgøre en sag. Ansøgningen kan få afgørelsen, eller. Til hver af de tre muligheder skal der fastsættes en dato ved hjælp af [kalender ikonet]. Når en sag afgøres som godkendt, vil der efterfølgende vises et skærmbillede med mulighed for at genoptage sagen ved hjemvisning. 7.5 Sådan genoptages sagen ved hjemvisning af afgørelse Hvis en sag hjemvises til fornyet behandling, er der mulighed for at sende en kopi af den hjemviste sags ansøgning tilbage til ansøger. Det gøres ved at finde sagen under Afgjort i drop down menuen. Under status for sagsbehandling har du mulighed for at klikke på. Herved oprettes en kopi af den eksisterende ansøgning med et nyt skemanummer. Kopien sendes samtidig tilbage til ansøger. Ansøger har således mulighed for at tilrette den nye ansøgning og indsende den til kommunen. 6

7 7.6 Sådan håndteres fiktive ansøgninger Når en ansøgning er indsendt som en fiktiv ansøgning, kan den sendes frem og tilbage mellem ansøger og sagsbehandler. Der kan ikke meddeles afgørelse for fiktive ansøgninger, ligesom der ikke tælles sagsbehandlingsdage. Du sender den fiktive ansøgning tilbage ved at klikke på. 7

8 7.7 Sådan håndteres scenarieberegninger Scenarieberegninger oprettes af sagsbehandleren til brug for arbejdet med en ansøgning. Ansøgningen kan udelukkende ses af kommunen, og den kan ikke sendes til ansøger. 8