Det nye husdyrgodkendelse.dk Sagsbehandlermodulet. 3. Kommunikation med ansøger

Transkript

1 For at drage nytte af denne manual, skal du have et grundlæggende kendskab til IT systemet husdyrgodkendelse.dk, og kende til Faneblade og Menu med godkendelsesafsnit. Du kan læse om disse ting i manualerne: 1. Sådan kommer du i gang, og 2. Sådan kommer du fra ansøgning til godkendelse. Manualerne kan du finde på Miljøstyrelsens hjemmeside om IT systemet. 3. IT systemet indeholder et kommunikationsmodul, der giver dig mulighed for at kommunikere med ansøger inde fra selve systemet, uden at ansøgningen sendes frem og tilbage mellem ansøger og kommune. Det vil sige at du kan sende beskeder f.eks opklarende spørgsmål til ansøger, og ansøger kan svare på beskederne uden at ansøgningen er sendt tilbage for supplerende oplysninger. For hvert godkendelsesafsnit i ansøgningen kan du oprette disse beskeder, beskederne afsendes ikke med det samme, men lægges i bunke. Når du er færdig med at oprette beskeder, afsender du hele bunken på en gang fra fanebladet Kommunikation. Ansøger kan hele tiden se egne indtastninger, beregningsresultater samt kommunikationsmodulets beskeder, men ansøgningen er låst for redigering. Ansøger kan heller ikke se kommunens indtastninger i vurderings og vilkårsafsnittene. 3.1 Kommunikations mail Det første du skal gøre når du går i gang med at arbejde med en godkendelse, og vil benytte kommunikationsmodulet, er at tjekke om ansøger har udfyldt feltet med kommunikations med en korrekt e mailadresse. Det er til denne e mailadresse ansøger vil få sendt notifikationer om at der er sendt beskeder. Du kan se hvilken e mailadresse der er indtastet øverst på godkendelsesafsnittet 1.1 Ejer og driftsforhold. Hvis der er indtastet en ugyldig e mailadresse i kommunikations e mail, kan kommunikationsmodulet stadig benyttes, men du skal være opmærksom på at ansøger ikke vil få notifikation om at du har sendt beskeder. I så fald kan du kontakte ansøger ad anden vej, og fortælle at der er sendt beskeder. Ansøger kan indtaste en gyldig e mailadresse i kommunikationse mail når ansøgningen er returneret for at indhente supplerende oplysninger.

2 Når du sender beskeder, sendes er en notifikations e mail fra husdyrgodkendelse.dk, men beskederne sendes ikke med. Ansøger skal logge ind i husdyrgodkendelse for at se og besvare beskederne. Systemet gemmer alle beskeder der oprettes, hvilket betyder at beskeder ikke går tabt selv om der er indtastet en ugyldig e mailadresse, men ansøger får ikke notifikation om at der er sendt nye beskeder. Når systemet sender notifikationer om nye beskeder fra ansøgeren til kommunen, bliver de sendt til de e mailadresser der står på listen over mailmodtagere i kommunen. 3.2 Opret besked Første gang kommunikationsmodulet anvendes på et skema, skal du gå til fanebladet Godkendelse, vælge et af godkendelsesafsnittene og klikke på. Der vil nu åbne sig et nyt vindue ( Opret beske boks) hvor du har mulighed for at oprette beskeder. Klik på for at komme til tekstfeltet, hvor du kan skrive din besked.

3 Tekstfeltet, hvori du skriver din besked, fungerer som et tekstbehandlingsprogram. I den tilhørende værktøjslinje, har du en række editeringsmuligheder, hvor du kan vælge skrifttype, størrelse, placering mv. Der er to knapper, som du skal være særligt opmærksom på:

4 Når du er færdig med at skrive i beskedfeltet, skal du selv gemme teksten ved at klikke på knappen. Bemærk: Hvis du forlader vurderingsfeltet uden at klikke på skrevet. Der bliver ikke gemt noget automatisk. Hvis du ikke vil gemme, det du har skrevet i vurderingsfeltet kan du klikke på, mister du det, du har (annuller). For hver besked, du har gemt, oprettes en besked linje, hvor beskedens entydige nummer (Id), oprettelesdato og din beskedtekst ses. Du har mulighed for at redigere i din besked, så længe den ligger i den uafsendte bunke. Det gør du ved at klikke på knappen (rediger), der er yderst til venstre på beskedlinjen. Du har også mulighed for at slette en besked ved at klikke på knappen (slet), der findes yderst til højre på besked linjen. Herved slettes beskeden fra bunken og vil ikke senere blive sendt. Under den oprettede, men uafsendte besked, findes der en historik over kommunikationen på det aktuelle godkendelsesafsnit du befinder dig på. Dine beskeder vil blive vist her, når bunken bliver afsendt til ansøger.

5 3.3 Send besked bunke til ansøger Når du er færdig med at oprette beskeder, har du en besked bunke liggende i sagsbehandlermodulet, som skal afsendes til ansøger. Det gør du fra fanebladet Kommunikation, hvor du kan se alle beskeder som ligger på skemaet. Fanebladet Kommunikation viser dig to oversigter:

6 Ikke afsendte beskeder på ansøgningen er en samlet oversigt over din besked bunke. Her kan du se alle oprettede beskeder, der endnu ikke er afsendt til ansøger. Her er det også muligt at redigere eller slette de enkelte beskeder hvis du alligevel ikke vil sende dem. Når bunken er klar til at blive sendt, klikker du på med ikke afsendte beskeder., der findes ovenover listen Når beskederne er afsendt flyttes hver enkelt besked til oversigten Kommunikationsoversigt på ansøgningen, og kan ikke længere redigeres eller slettes. Kommunikationsoversigten viser al kommunikation, der er foretaget mellem kommunen og ansøger vedrørende den aktuelle ansøgning. Kommunikationsoversigten kan også bruges til at svare ansøgers beskeder, uden først at gå til godkendelsesafsnittet. For at svare på en besked uden først at gå til godkendelsesafsnittet, skal bruge denne knap, som vil åbne en ny beskedboks direkte i kommunikationsmodulet. Beskeder oprettet fra kommunikationsmodulet, vil knytte sig samme godkendelsesafsnit som den besked du svarer, hører til.

7 3.4 Notifikation når du modtager beskeder Alle beskeder der sendes i IT systemet skal læses i IT systemet. Herved er al kommunikation vedrørende en ansøgning samlet ét sted. Når du modtager beskeder fra en ansøger, vil du få en notifikation på de mailadresser, der står på listen over mailmodtagere i kommunen. For at se en oversigt over hvilke beskeder du har modtaget, skal du åbne finde skemaet på skemaoversigten, og vælge fanebladet Kommunikation.