EMC Program DMU`s elektroniske tilmeldings- og registrering program

Transkript

1 EMC Program DMU`s elektroniske tilmeldings- og registrering program Danmarks Motor Union har i 2013 udviklet et elektronisk tilmeldings- og registreringsprogram, som et værktøj til klubberne. Programmet kan benyttes til elektronisk registrering af kørere, når der afholdes løb eller træning. 1

2 Et værktøj til klubberne Danmarks Motor Unions kørere er i år alle udstyret med et DMU-kørerlicens, som har en indbygget chip. Chippen har et kort-id, som i DMU s medlemssystem er koblet op på den pågældende kørers Licens-ID. EMC programmet, som i 2013 for første gang kan anvendes, kan sammenkøre Kort-ID og Licens-ID, og på den måde vise hvem korthaver er, som alternativ til den traditionelle metode (som stadig er mulig), hvor det er kørerens data, som er trykt på kortet, der manuelt tjekkes. EMC programmet er med andre ord en elektronisk pendant til almindeligt licenstjek. Nedenstående er en beskrivelse af EMC-programmet, og hvad det kan bruges til. Hvordan du rent faktisk downloader og benytter programmet kan du se via dokumentet Videoguides til EMC-programmet, som via korte videoer viser du hvordan du bruger programmet. Disse videoer kan du finde på dmusport.dk under Klubbens værktøjskasse. Men der er også mere end det! Fototekst: Kørere tilmeldt et løb i EMC-programmet Eksempel 1: Check ind til løb EMC-programmet går i luften i juni-måned. Det første løb hvor programmet blev afprøvet var ved Motocross-løbet, Vinterturnering Syd, den 9. marts i Vesterbæk. Her følger et kort oprids fra dagen: Løbet forventes at have op mod 200 tilmeldte kørere. Når check-in starter, er der typisk afsat 1 time til at få tjekket om kørerne har gyldigt licens og er tilmeldt til løbet via DMU s online- 2

3 løbskalender. For at tidsplanen skal holde, vil det kræve at der tjekkes en kører ind hvert 20 sekund. Det kan være svært. Med EMC-programmet installeret på lokal computer bliver det nemmere. Klubben har på forhånd installeret EMC-programmet på en lokal bærbar, downloadet løbsdata og kørerdata via EMC-programmet, sat en skanner indkøbt fra DMU s sekretariat til computeren og er nu klar. De fremmødte kørere har for hovedpartens vedkommende DMU-kørerlicens (udstedt via nye e- licenskort i 2013) og har tilmeldt sig løbet via DMU s online-kalender. Når kørerne trækker deres DMU-kørerlicens forbi skanneren, bipper den én gang, hvis de er på løbslisten i programmet og to gange, hvis de ikke er på listen. For de mange, hvor der blot høres ét bip, er vedkommende tjekket både for gyldigt licens og korrekt tilmelding via onlineløbskalenderen - på en gang, og kan gå videre. For de, hvor programmet bipper 2 gange, kan kørerens licens-nr valideres i systemet for gyldighed. Og efterfølgende kan køreren betale for sin deltagelse og via programmet sættes ind på løbslisten. Når alle kørere er in-check, er listen klar til at blive afleveret til tidtageren på dagen, i korrekt format og klar til oplægning i MyLaps. Så kører vi! Fototekst: Oprettelse af en træningssession / lokalt løb i EMC. Eksempel 2: Oprettelse af lokalt løb eller træning En klub vil afholde træning, og i den forbindelse er der for MC-klubberne behov for registrering af hensyn til kommunens krav til egenkontrol. 3

4 Dette bliver i mange klubber gjort ved excel-lister eller håndførte lister. Fremover kan det klares via EMC-programmet, som har en funktion, hvor klubben kan oprette egne løb/træninger. Funktionen er som ved løb, hvor der tjekkes op mod løbslister fra online-kalenderen. Blot med den forskel, at programmet til de lokale løb bruges til at registrere, om personerne har et gyldigt licens ved, at de fører deres kort forbi skanneren, og derefter påfører dem træningslisten. Når træningen er overstået, kan listen udskrives og benyttes som dokumentation til kommunen. Fototekst: EMC-ikonet på Skrivebordet Deling af programmet EMC programmet (EMC = Electronic Members-Card), bliver stillet gratis til rådighed for klubberne via en invitation til delingsprogrammet Dropbox. Indbudte til at modtage programmet vil være bestyrelsesmedlemmer i DMU`s klubber. Systemet indeholder ikke personfølsomme data, jf. dataloven, men indeholder dog kontaktoplysninger på tilmeldte til løb og frigives derfor ikke til fri download. Forudsætninger for benyttelse af programmet Alle DMU s licenskørere modtager i 2013 et nyt elektronisk licenskort, som kan aflæses af EMC-programmet via en USB-skanner, som klubberne skal tilkøbe hos DMU`s sekretariat. Licenskortet har en indbygget chip og aflæses af programmet ved hjælp af nævnte USBskanner, som med USB-stik tilsluttes computeren hvor EMC-programmet er downloadet. 4

5 USB-skanneren er på størrelse med en stor mobiltelefon, og kan købes via DMU s sekretariat til 850,- kroner. Kontakt sekretariatet på [email protected] for bestilling. Opsummering: For at benytte det nye EMC-program skal klubben: Have en computer (bærbar), samt internetadgang. Downloade EMC-programmet via link tilsendt fra DMU Købe USB-skanner som tilsluttes computeren EMC-programmet kræver internet-forbindelse ved download af programmet, og opdatering af databasen. Men når det er sket, så kan det efterfølgende arbejde off-line, altså uden internetforbindelse, hvilket kan være nødvendigt ude på banerne. Fototekst: Opdatering af databasen første gang Download og installation af programmet Alt der kræves for, at EMC-programmet kan downloades, er en god internet-forbindelse og en ikke alt for gammel computer. Helst en bærbar, da computeren skal kunne transporteres let dertil, hvor det skal bruges efterfølgende. Nu skal programmet downloades og installeres. Klubben modtager et link fra DMU, hvor EMC-programmet kan downloades. Selve programmet fylder ved download cirka 10 mb, og kommer i Zip-format. Når EMC-programmet er downloadet og udpakket af zip-programmet, skal programmet aktiveres - det sker ved at trykke på DMU-ikonet i mappen, hvor programmet er lagt. Ikonet skal blive liggende i denne mappe. Men der kan evt. laves en genvej til ikonet. 5

6 Tryk på ikonet, så går programmet i luften. Nu skal databasen i programmet opdateres. Det gøres ved et enkelt klik inde i programmet. Download af data sker via internettet og alt afhængig af internetforbindelsens hastighed, tager det mellem 4 15 minutter. Når det er sket, er programmet installeret og opdateret med aktuelle data. Første gang programmet benyttes Når programmet er installeret på computeren og skanneren tilsluttet, så skal skanneren registreres af EMC-programmet. Det sker på følgende måde: Når programmet er tændt, føres et DMU licenskort forbi skanneren. Første gang, registreres kortet med to bip og skanneren er genkendt af programmet og klar til brug. Anden gang kortet føres forbi skanneren, registreres kortet med et bip, og data fra pågældende kører vises på programmets brugerflade. Nu er der kontakt mellem skanner og program. Og du er klar til at afprøve det på banen. Hvordan bruger jeg programmet? I EMC-programmet er der link til en Hjælp og Support-funktion, hvor programmets funktioner uddybes. Derudover er der lavet en videoguide, hvor du kan se, hvordan du downloader programmet samt hvordan du bruger det. Hjælp og Support-funktionen kræver dog Internet-adgang, da der linkes til en side på nettet, hvor de forskellige funktioner beskrives, og hvor det er muligt at se videoer. Du kan se og læse mere om EMC-programmet på dmusport.dk under Klubbens Værktøjskasse Målsætninger for 2013 I 2013 skal alle kørere med gyldigt DMU-kørerlicens og officiallicens udstyres med et e- licenskort. Samtidig er det målsætningen, at alle klubber i DMU i løbet af i år lærer at benytte programmet. EMC-programmet er nødvendigt for at kunne aflæse e-licenskortet, og det bliver til næste år et fast krav ved afvikling af løb og træning i DMU. I løbet af foråret 2013 har EMC-programmet været en fast del af de afholdte tidtagerkurser. Dette vil også være tilfældet ved kommende kurser. Klubber som vurderer, at de har behov for en kursus-introduktion i EMC-programmet, udover den instruktion som fremgår af fremsendte videoguide, kan henvende sig til Information- og marketingsmedarbejder Martin Gunnar Thenning, [email protected] for at blive skrevet på en liste. De der står opført på listen vil blive direkte informeret når de næste kurser bliver afholdt. 6

7 DMU EMC - Et skridt foran med DMU`s elektroniske tilmeldings- og registrering program 7