DL-Bankon brugervejledning

Transkript

1 DL-Bankon brugervejledning Generelt: Denne vejledning beskriver installation og brug af DL-Bankon, samt indlæsning af debitorindbetalinger i AirBoss. Vejledningen er gældende fra DL-Bankon version 2.10B. Forudsætninger: Ved benyttelse af AirBoss eller andet økonomisystem kræves bankmodul til indlæsning af Bank/Gire FIK71. Nuværende version af DL-Bankon kan benyttes sammen med Nordea Privat/Erhverv Netbank (ikke Nordea Corporate Netbank). Nyt i version 2.10B: Filer med oplysninger om udbetalinger og indbetalinger kan nu gemmes i Excel-filer. Nyt i version 2.00A: DL-Bankon 2.00A er udviklet i Microsoft Visual Studio 2010, som benytter Microsoft.Net Framework 4. Årsagen til denne udviklingsmæssige ændring er fremadrettet sikkerhed for programmets virkemåde under Window 7 og 8. Indhold: 1. Udlæsning af data i Nordea Netbank 2. Konvertering af bankdata i DL-Bankon 3. Indlæsning af FIK71-indbetalinger i AirBoss med bank-modul 4. Manuel indtastninger af bankoverførsler i AirBoss Debitorbetalingsmodulet 5. Afstemning af udbetalinger 6. Installation af DL-Bankon 7. DL-Bankon indstillinger 8. DL-Bankon licens 9. Support på DL-Bankon 2012 DanaLogic Svend Gøngesvej Præstø Tlf danalogic@danalogic.dk Side 1 af 13

2 1. Udlæsning af data i Nordea Netbank OBS: inden DL-Bankon tages i brug skal der installeres licens og foretages indstillinger i programmet. Læs venligst nærmere om dette i afsnit 7 og 8. For at udlæse data fra Nordea Netbank gøres følgende: a. Log på Nordea Netbank b. Vælg den ønskede konto (driftskonto), hvor der skal udlæses data fra. c. Sæt periodestart/slut som ønsket og tryk på Hent. d. Gå til nederste på siden med hentede data og klik på Gem kontobevægelser som Excel fil e. Gem filen i mappen Bank\Indbakke, som blev oprettet i forbindelse med installation af DL-Bankon. Ved gem foreslås filnavnet poster.csv. Det anbefales at give filen et mere sigende navn. Det kunne f.eks. være poster csv som så fortæller at filen indeholder data for periode start/slut inklusive. f. Når filen er gemt kan der arbejdes videre i Nordea Netbank eller der kan logges af netbanken. Side 2 af 13

3 2. Konvertering af bankdata i DL-Bankon a. Start DL-Bankon fra START->Alle Programmer->DanaLogic->DL-Bankon eller selvoprettet genvej via ikonet: b. Følgende vindue ses: c. Klik på Nordea-knappen for at starte indlæsning af data fra Nordea Netbank og den ønskede fil skal findes og vælges: Side 3 af 13

4 d. Når DL-Bankon har behandlet de indlæste data sluttes med en status som viser filnavn og antal poster for henholdsvis udbetalinger, bankoverførsler og FIK-kortindbetalinger. Den indlæste fil omdøbes til.bak. I eksemplet ses at der for udbetalinger er gemt 418 poster i filen Bankon-bet dat og for bankoverførsler er gemt 96 poster i filen Bankon-INDB dat og endelig FIK-kortindbetalinger med 386 poster gemt i filen Bankon-FIK dat. Sidst nævnte fil kan benyttes til indlæsning i økonomisystem - f.eks. AirBoss. e. Hvis der under Opsætning er valgt filer i tekst-format kan der klikkes på linierne med udbetalinger og indbetalinger via bankoverførsler, så åbnes de respektive filer i Noteblok (Notepad) i råt format for afstemning af bank for udbetalinger og manuel registrering af indbetalinger via bankoverførsler. f. Hvis der under Opsætning er valgt filer i Excel-format kan der klikkes på linierne med udbetalinger og indbetalinger via bankoverførsler, så åbnes de respektive filer i Microsoft Excel for afstemning af bank for udbetalinger og manuel registrering af indbetalinger via bankoverførsler. Hvis der vælges Filer i Excel-format så skal Microsoft Excel være tilgængelig for at åbne filerne. g. Behandling af bankdata i DL-Bankon er nu afsluttet og DL-Bankon kan afsluttes. Side 4 af 13

5 3. Indlæsning af FIK71-indbetalinger i AirBoss med bank-modul Debitorindbetalinger via FIK-kort kan indlæses automatisk i f.eks. AirBoss med installeret Bank-modul. Herefter ses eksempel på indlæsning i AirBoss. a. Start AirBoss og vælg Debitor, Indlæs indbetalinger. b. AirBoss åbner nu vindue for valg af fil til indlæsning. c. Her skal vælges filen Bankon-FIK-dd-mm-åååå.dat. De to øvrige filer kan ikke indlæses af AirBoss. d. Når filen er valg ses følgende billede: Vigtigt: Husk at angive den korrekte Statuskonto for indbetalingerne (bank) i dette felt. Side 5 af 13

6 Som det ses i dette eksempel er der foretaget to indbetalinger via FIK71-kort, hvor beløbene ikke passer. Dette kan skyldes enten forkert beløb eller flere fakturabeløb er slået sammen til en inbetaling. Ved at markere linien med Beløb passer ikke med faktura og derefter trykke på knappen Se registrering, så kommer man ind på debitorbetaling og kan via Samlebetaling finde frem til eventuelle sammenlagte beløb, som så kan opdateres direkte under Samlebetaling. Når der vendes tilbage til ovenstående vindue, så skal man huske at slette linier med Beløb passer ikke med faktura, hvis man har foretaget registreringen f.eks. under Samlebetaling. e. Når ovenstående er udført skal den automatiske registrering foretages ogder klikkes på knappen Opdater og man får mulighed for, at udskrive liste med registrerede indbetalinger. f. AirBoss omdøber den indlæste fil fra f.eks. Bankon-FIK dat til Bankon-FIK dat_bak. Den omdøbte fil kan gemmes til evt. senere opslag i tilfælde af fejl. Side 6 af 13

7 4. Manuel indtastninger af bankoverførsler i AirBoss Debitorbetalingsmodulet a. Indbetalinger foretaget via bankoverførsel er lagret i filer med navn, som f.eks. Bankon-INDB dat Denne form for indbetalinger kan være vanskelige at foretage automatisk indlæsning af, da det er helt uforudsigeligt, hvad indbetaleren skriver i meddelelsesfeltet. DL-Bankon version 1.01A har indbygget et filter, som ud fra nogle enkle regler gør det muligt, at få sorteret visse bankoverførsler sammen i FIK-filen for indbetalingskort. Hvis indbetaleren i betalingensmeddelelsen har skrevet: Fak, fak, Faktura eller faktura foran fakturanummeret, så vil DL-Bankon gemme overførslen og den vil blive indlæst automatisk sammen med indbetalingskort i FIK-filen. Hvis der f.eks. i betalingensmeddelelsen står Ole Jensen vil overførslen ikke blive omdannet til FIK-filen. Hvis der f.eks. i betalingensmeddelelsen står Ole Jensen fak vil overførslen blive omdannet til FIK-filen. Indbetalinger der ikke kan genkendes skal derfor manuelt indtastes i Debitor betalingsmodulet, hvor man kan angive fakturanummer, hvis dette er angivet eller debitor navn eller nummer, hvis dette er angivet. 5. Afstemning af udbetalinger a. Filer med navne, som f.eks. Bankon-bet dat indeholder udbetalinger foretaget fra den pågældende bankkonto, hvor fra der blev udlæst data. Filen kan benyttes til manuel afstemning/kontrol af udbetalinger i finans. Side 7 af 13

8 6. Installation af DL-Bankon a. DL-Bankon installationsfilen DL-Bankon.zip kan hentes i nyeste version på under Produkter - DL-Bankon. b. Gem den hentede fil i en midlertidig mappe. c. Udpak Dl-Bankon.zip med Unzip-program eller åben Zip-filen og marker alle filer og kopier dem til anden mappe. d. De udpakkede filer med undermappe skal være som de ses herunder: e. Start installationen med dobbeltklik på Setup f. Følgende vindue ses. Start installation med klik på Install g. Efter installationen startes DL-Bankon i demo-tilstand: Ved første opstart opretter DL-Bankon mapperne c:\progdata\dl-bankon, hvis de ikke findes i forvejen. I denne mappe lagres licensfil og indstillinger. Side 8 af 13

9 h. Inden der foretages indlæsninger af data fra Nordea Netbank anbefales at der oprettes mappe, som benyttes til lagring af data fra Nordea Netbank og mappe, som benyttes til lagring af data efter konvertering i DL-Bankon. Man kan f.eks. oprette en mappe med navnet Bank et ønsket sted på computer eller netværksdrev. i Mappen Bank kan oprettes to undermapper: Indbakke og Udbakke. Under Indbakke og Udbakke kan man evt. oprette undermapper med navnet Arkiv, hvor behandlede filer kan gemmes. i. Start DL-Bankon fra START->Alle Programmer->Dl-Bankon->DL-Bankon eller selvoprettet genvej via ikonet: Som det ses er programmet i demo-tilstand og i denne tilstand vil der kun udlæses og gemmes 1 linie i hver fil der dannes. Side 9 af 13

10 7. DL-Bankon indstillinger a. Vælg Opsætning for indstillinger i DL-Bankon: CVR-nummer på pengeinstitut angives. CVR-nummer på datamodtager (egen virksomheds CVR-nummer)angives. Eget kreditornummer angives. Eget bankkontonummer angives Gebyrkontonummer kan angives (benyttes ikke sammen med Nordea Netbank) eller være som vist. Sti til indlæsningsdata er stien til mappen Indbakke. Sti til udlæsningsdata er stien til mappen Udbakke. Laveste fakturanr. angiver det laveste fakturanummer, som accepteres for overførsler der genkendes *. Laveste fakturanr. angiver det højeste fakturanummer, som accepteres for overførsler der genkendes *. Filer i tekst-format og Filer i Excel-format angiver det ønskede format for indbetalings- og udbetalingsfiler. Hvis der vælges Filer i Excel-format så skal Microsoft Excel være tilgængelig for at åbne filerne. Klik på Gem når de ønskede oplysninger er indtastet. * Normalt kan de viste værdier for laveste- og højeste fakturanummer bibeholdes, men forekommer fejlindlæsninger af overførsler ved indlæsning af FIK-filen, kan man tilrette lavest og højest accepterede fakturanummer og dermed indsnævre vinduet, hvor data accepteres. Side 10 af 13

11 8. DL-Bankon licens For at benytte DL-Bankon fuldt ud kræves licens, som købes direkte hos DanaLogic eller forhandlere af DL- Bankon. For at rekvirere licens gøres følgende: a. Start DL-Bankon fra START->Alle Programmer->Dl-Bankon->DL-Bankon eller selvoprettet genvej via ikonet: b. Vælg Opsætning for indstillinger i DL-Bankon. c. Vælg Licens og følgende vindue ses: d. Tryk på knappen Dan kodelinie. e. Marker kodelinie og tryk Control-C for at kopiere. Side 11 af 13

12 f. Start program og opret ny en sendes til: Emne: DL-Bankon licens Tryk Control-V for at indsætte kodelinie Skriv firmanavn, adresse, postnummer, bynavn og kontaktperson. Hvis licensen bestilles direkte hos DanaLogic vil der først blive fremsendt faktura for licensen og når denne er registreret betalt, vil licenskode blive fremsendt pr. . Licenskode modtages pr. inden for 48 timer efter registreret indbetaling. Ved bestilling hos forhandler aftales betalingsbetingelser med denne. g. Når licenskode er modtaget pr. , skal denne indsættes i DL-Bankon. Marker eller noter licenskode i modtagne og Start DL-Bankon. Gå i Opsætning og Licens og indsæt (indtast) licenskode i feltet, som vist og tryk Gem Licens. h. Tryk Afslut under Licens og tryk Gem under Opsætning. Afslut DL-Bankon. i. Start DL-Bankon igen og kontroller, at der ikke længere står Demo, men i stedet står /NDA øverst. DL-Bankon er nu klar til normalt brug. Side 12 af 13

13 9. Support på DL-Bankon Support ydes gratis på installation. Instruktion og vejledning i betjening gives mod betaling. Priser oplyses før support ydes. Spørgsmål og meddelelser om fejl sendes pr. til danalogic@danalogic.dk med tydelig angivelse af firmanavn, kontaktperson, DL-Bankon version og evt. dækkende fejlbeskrivelse DanaLogic Svend Gøngesvej Præstø Tlf danalogic@danalogic.dk Side 13 af 13