Introduktion. Pacsoft Online

Transkript

1 Introduktion Pacsoft Online

2 2 Indhold 1 Introduktion til Pacsoft Online Grundlæggende navigering Søgning af information Indtastning af faste oplysninger Din database i Pacsoft Online Min konto Indstillinger Session Kom i gang med Pacsoft Online Log på Pacsoft Online Opret profiler Opret afsendere Opret modtagere Opret forsendelser Udskriftsfavoritter Hjælp... 14

3 3 1 Introduktion til Pacsoft Online 1.1 Grundlæggende navigering Brugergrænsefladen er bygget op med et antal menuer til venstre. Øverst finder du, som er startsiden med aktuelle nyheder. Alle funktioner i Pacsoft Online kan findes via menuerne. Administration: Her administrerer du afsendere, modtagere og danner udskriftsfavoritter. Det er også her, du kan se de indstillinger, der er gemt under din adgang. Opret forsendelser: Her skriver du forsendelsespapirer ud enten som standardudskrift eller med udskriftsfavoritter. Historik: Her kan du se forsendelseshistorik 6 måneder bagud. Du kan også spore en forsendelse, oprette gæstelogin samt danne og anvende søgefavoritter Indstillinger: Her finder du forskellige indstillinger, som kan forenkle dit arbejde i Pacsoft Online. Hjælp: Her finder du Pacsoft Onlines hjælpeside og information om din bruger-id. Den nederste del af menuen kan du konfigurere, som du vil. For eksempel kan du have direkte link til dine udskriftsfavoritter. Vælg Grænseflade i menuen Indstillinger for at konfigurere menuen. Her finder du også linket Pacsoft Online. Husk at logge ud, hver gang du forlader din computer, så du undgår, at uvedkommende får adgang til dine data på Pacsoft Online. 1.2 Søgning af information Når du vil søge information, starter du med at vælge den rigtige menu. Administration > Afsendere, Modtagere, Udskriftsfavoritter og GæsteLogin. Opret forsendelser > Lagrede udskrifter. Historik > Forsendelser. Når du vil søge noget frem, f.eks. en modtager, kan du vælge forskellige søgekriterier.

4 4 Når du har udfyldt søgekriterierne, klikker du på. Resultatet af søgningen vises i en liste under søgefeltet. Hver liste repræsenterer en post, som matcher de angivne søgekriterier. Til venstre for hver liste findes tre symboler, der fungerer som links, Vis detaljer Ændre detaljer Fjern posten fra databasen Hvis det ikke er muligt at ændre eller fjerne en given post, vises symbolet ikke. 1.3 Indtastning af faste oplysninger Når du vil gemme nye oplysninger, eller ændre eksisterende, kan dele af oplysningerne være skjulte, fordi de normalt ikke er nødvendige at taste. Så ser du rubrikken med symbolet til venstre, f.eks.. Klik på for at se den skjulte information og på for at skjule den igen. Nogen gange vil skjult information vise sig automatisk afhængig af, hvad du har valgt. Er der et spørgsmålstegn til højre for en rubrik, er det fordi, du har mulighed for at få hjælp, f.eks.. Klik på spørgsmålstegnet for at få hjælp. Enkelte felter kan have en hjælpetekst tilknyttet. Så ses spørgsmålstegnet til venstre for feltnavnet, f.eks.. Andre felter har en anvisning af, hvordan informationen skal tastes. Så vises et udråbstegn venstre for feltnavnet, f.eks.. Klik på udråbstegnet for at se anvisningen. til Hvis en oplysning er obligatorisk, vises en sort stjerne * til højre for feltet. Når du har udfyldt alle nødvendige oplysninger på en side, klikker du på for at afslutte. Hvis det er nødvendigt at taste flere oplysninger ind på en anden side, klikker du i stedet på. Du får en meddelelse, hvis du mangler at udfylde et obligatorisk felt, eller hvis informationen i et felt er tastet forkert. Ret informationen og klik igen på eller. Hvis du vil afbryde det, du er i gang med, klikker du på. 1.4 Din database i Pacsoft Online Du har din egen del af Pacsoft Onlines database, hvor du gemmer dine modtagere, udskriftsfavoritter og andet som kun er tilgængeligt for dig. På den måde kan du være sikker på, at ingen andre kan se dine oplysninger. 1.5 Min konto Hvis du går til Administration > Min konto har du mulighed for at se og ændre dine unikke oplysninger.

5 5 Ved at klikke på og derefter i den valgte sektion kan du ændre forskellige indstillinger for f.eks. grænseflade og PDF-udskrifter. Klik på for at gemme dine ændringer og for at gå tilbage uden at gemme. For at ændre adresseoplysninger klikker du på, udfylder de obligatoriske oplysninger samt det, du vil ændre, og klikker på. Det er vigtigt at du opdatere dine adresseoplysninger her, da de danner baggrund for dine kontakter med Post Danmark Logistik. 1.6 Indstillinger Du kan lave indstillinger for din brugeradgang via menuen Indstillinger. Din brugerprofil bestemmer, hvad du finder under menuen. Grænseflade Under Grænseflade kan du indstille dine genveje, som du kommer til via menuen til venstre. Klik på, kryds det ønskede valg af og klik på og derefter for at se ændringerne. PDF Bruges til at lave indstillinger for standard PDF-udskrift. Den er kun synlig hvis standard PDF-udskrift er aktiveret. Øvrige Her kan du lave indstillinger til din profil, f.eks. hurtigsøgning og favoritland. Udskriftshåndtering Pacsoft Online bruger Unifaun Online Printer til udskriftshåndtering. Systemet er på forhånd sat op til at udskrive på din standardprinter. Hvis du vil ændre til en anden printer, f.eks. til en labelprinter, gør du det ved at følge guiden under Indstillinger > Udskriftshåndtering. Her kan du også udskrive testlabels og testdokumenter.

6 6 Udskriftshåndtering understøttes af JAVA. Hvis du ikke allerede har installeret JAVA på din computer, starter en installationsdialog første gang, du prøver at skrive ud. Inden du begynder at skrive ud, er det vigtigt, at du godkender licensvilkårene, som vises, når guiden starter. 1.7 Session I Hjælp > Session vises information om dit login og dit software. Informationen er god at have, hvis du får brug for teknisk support. Følgende information vises: Basisinformation Browserinformation Licensnøgler Rettigheder

7 7 2 Kom i gang med Pacsoft Online Her er en beskrivelse af de grundfunktioner, som du skal kende for at komme i gang med at bruge systemet. Indstilling af udskriftshåndtering Opret profiler Registrer afsender Registrer modtagere Udskriv forsendelsespapirer Skab udskriftsfavoritter Hjælp Du finder mere information på Pacsoft Onlines Hjælpeside. 2.1 Log på Pacsoft Online Gå til og klik på linket Log på > Pacsoft Online. Udfyld de brugeroplysninger du har fået fra Post Danmark Logistik via og klik på.

8 8 2.2 Opret profiler Profiler anvendes først og fremmest så flere brugere kan dele samme konto, men stadig have individuelle login. TIPS! Skab flere forskellige profiler for at øge sikkerheden og få bedre sporing. Bruger-ID Bruger-ID representerer ikke en fysisk person men et firma eller en organisation. Bruger-ID består af 9 ciffre og det er dette ID som skal anvendes af alle Profiler der er knyttet til kundnummeret. Standardprofil Der findes altid en Standardprofil som fungerer som en "Super-Bruger". En administrationsprofil der har tilgang til alt information. Standardprofilen kan skabe, ændre eller slette andre profiler. Profiler En profil kan tilpasses forskellige afdelinger i samme virksomhed, med flere forskellige brugere. En profil har et profilnavn og en adgangskode der sammen med bruger-id anvendes for at logge ind. Profilnavnet skal være unikt for hver profil og administreres fra Standardprofilen. Inloggning Profilerne logger ind med samme Bruger-id men forskellige Profil og Adgangskoder.

9 9 Ny profil Vælg Administration > Profiler og derefter. Udfyld derefter profilnavn og adgangskode. OBS! Anvend knappen for at få en så sikker adgangskode som muligt. Angiv eventuelt en beskrivelse samt nationale indstillinger og tidszone. Klik for at gemme profilen og klik på for at gå tilbage uden at gemme posten. 2.3 Opret afsendere Vælg Administration > Afsendere og derefter. Under basisinformation vælger du, om du vil oprette en afsender eller en modtager. Afsendere og modtagere oprettes på samme måde og kan have begge funktioner. Kryds af ved Afsendere og eventuelt Modtagere. Hvis du krydser af ved begge, behøver du ikke at oprette adressen igen under Modtagere. Udfyld følgende: 1. Afsenderoplysninger og kontaktinformation, som vil være synlige på dine forsendelsespapirer 2. Kontonummer, hvis du skal sende med Postopkrævning. Det skal være et syv- eller ottecifret kontonummer, som udelukkende fås i Danske Bank 3. Dit kundenummer 4. Klik på. Du kan også oprette en ny afsender samtidig med, at du registrerer en ny forsendelse under Opret forsendelser > Standardudskrift. Klik i feltet Afsendere og vælg bagefter. 2.4 Opret modtagere Vælg Administration > Modtagere og derefter.

10 10 Under basisinformation vælger du, om du vil oprette en afsender eller en modtager. Afsendere og modtagere oprettes på samme måde og kan have begge funktioner. Kryds af ved Modtagere og eventuelt Afsendere. Hvis du krydser af ved begge, behøver du ikke at oprette adressen igen under Afsendere. Udfyld oplysningerne efter samme princip som for afsendere. Du kan også importere en modtagerdatabase fra et andet system. En tredje mulighed er at oprette en ny modtager samtidig med, at du registrerer en forsendelse via Opret forsendelser > Standardudskrift. Klik i feltet Modtagere og vælg derefter at. 2.5 Opret forsendelser Når du er logget på Pacsoft Online, har foretaget de nødvendige indstillinger i udskriftshåndtering og har oprettet mindst en afsender og en modtager, bør du lave en testudskrift. 1. Klik på Opret forsendelser > Standardudskrift. 2. Vælg en afsender fra listen eller søg den frem ved hjælp af søgefunktionen. Hvis du vil ændre den afsender, du har valgt, klik på. Ændringen gælder kun for den aktuelle forsendelse. Du kan også oprette en ny afsender, som kun gælder den aktuelle forsendelse. 3. Vælg en modtager fra listen eller søg den frem ved hjælp af søgefunktionen. Hvis du vil ændre den modtager, du har valgt, klik på. Ændringen gælder kun for den aktuelle forsendelse. Du kan også oprette en ny modtager, som kun gælder den aktuelle forsendelse. 4. Vælg produkt og klik. 5. Udfyld øvrige oplysninger om forsendelsen såsom leveringsanvisninger, serviceydelser, antal kolli etc. 6. Når du har udfyldt oplysningerne, vælger du en af følgende muligheder: Forsendelsespapirer skrives ud. Forsendelsespapirer gemmes under Opret forsendelser > Lagrede udskrifter. Herfra kan du udskrive senere eller ændre forsendelsesoplysninger, inden du skriver ud. 7. Kontroller at udskriften ser ud, som den skal. 8. Hvis forsendelsespapiret ikke skrives ud, bør du kontrollere udskriftsindstillingerne i Indstillinger > Udskriftshåndtering. 2.6 Udskriftsfavoritter For hurtigt at komme i gang med Pacsoft Online og samtidig effektivisere administrationen af dine forsendelser, kan du anvende udskriftsfavoritter. Udskriftsfavoritter er skabeloner, hvor du vælger afsendere, modtagere, produkter, tillægsydelser, indhold etc., som siden vil være udfyldte værdier for en given udskriftsfavorit. En udskriftsfavorit er ikke en fast skabelon, men en mulighed for at styre og begrænse de valg, som skal tages, inden du skriver ud.

11 11 OBS! Tænk dine transportbehov igennem. Hvilke produkter og tillægsydelser plejer du at bruge, og hvilke afsendere og modtagere sender du oftest imellem. Du kan oprette lige så mange udskriftsfavoritter du har behov for. Sørg for, at få optimeret det, du bruger meget, og ikke det du bruger en sjælden gang. Ny udskriftsfavorit Vælg Administration > Udskriftsfavoritter og klik på. I feltet Basisinformation angiver du et beskrivende navn på din udskriftsfavorit og eventuelt en mere udførlig beskrivelse. Navnet vil senere være synligt, når du skal vælge udskriftsfavorit. Hvis du har adgang til profilhåndtering, skal du også vælge, i hvilken profilgruppe du opretter udskriftsfavoritten. Hvilke afsendere benytter du? Gå til feltet Afsendere og Modtagere, klik på og gå derefter ned til feltet Afsendere. For at angive et begrænset antal valgmuligheder anvendes filter-funktionen. Anvender du udelukkende en afsender, så angiv den som Standard afsender. Vælg om du vil skjule afsenderen, hvis du ikke har behov for at se den, hver gang du skriver ud. Vælg at låse afsenderen, hvis du vil sikre dig, at den ikke bliver ændret. Vælg alternativt Standardværdi afhængig af, om du altid vil have mulighed for at oprette en ny afsender, Register Ny/Rediger markerede eller vælge en afsender fra adressereregistret, Vælg fra adressebog. Marker Låst til forvalgt tilstand hvis brugeren ikke skal kunne vælge andre afsendere end den forvalgte. Hvis du ønsker, at feltet med afsender altid skal være tomt fra starten for at undgå udskrift med en forkert afsender, kryds af ved Foreslå aldrig en Afsender. Marker Obligatorisk søgeværdi hvis brugeren altid skal vælge en søgeværdi for at finde en afsender. Marker Kun præcis søgning hvis søgningen kun skal kunne udføres med en bestemt søgeværdi, feks. Kvik ID. Klik på for at gemme og komme tilbage til startbilledet eller fortsæt med at indtaste oplysninger længere nede på siden. Klik på for at gå tilbage uden at gemme. Hvilke modtagere sender du til? Gå til sektionen Afsendere og Modtagere, klik på Modtagere. og gå derefter ned til sektionen Med valget Kilde kan du vælge, om modtagere skal hentes fra afsender- eller modtagerregisteret. For at begrænse valgmulighederne anvendes filter-funktionen. Anvender du udelukkende en enkelt modtager, så angiv den som Forvalgt modtager. Vælg om du vil skjule modtageren, fordi du ikke har behov for at se den ved hver udskrift. Vælg at låse modtageren hvis du vil sikre, at den ikke bliver ændret.

12 12 Vælg alternativt Standardværdi afhængig af, om du altid vil have mulighed for at oprette en ny modtager, Register Ny/ Rediger markerede eller vælge en modtager fra adressereregistret, Vælg fra adressebog. Marker Låst til forvalgt tilstand hvis brugeren ikke skal kunne vælge andre modtagere end den forvalgte. Hvis du ønsker, at feltet med modtager altid skal være tomt fra starten for at undgå udskrift med en forkert modtager, kryds af ved Foreslå aldrig en Modtager. Marker Obligatorisk søgeværdi hvis brugeren altid skal vælge en søgeværdi for at finde en modtager. Marker Kun præcis søgning hvis søgningen kun skal kunne udføres med en bestemt søgeværdi, feks. Kvik ID. Klik på for at gemme og komme tilbage til startbilledet eller fortsæt med at indtaste oplysninger ind længere nede på siden. Klik på for at gå tilbage uden at gemme. Ved behov kan du gå videre for at angive Afhentningsadresse og Returadresse efter samme principper som for Afsendere og Modtagere. Hvilke produkter og tillægsydelser anvender du mest? Du kan begrænse muligheden for valg af produkter og tillægsydelser i udskriftsfavoritten. Klik på i sektionen Produkt- og tillægstjenester. Vil du vælge et standardprodukt, vælg det som Produkt. Vælg om du vil skjule produktnavnet, fordi du ikke behøver at se informationen ved hver udskrift. Vælg at låse valget, hvis det ikke skal kunne ændres. Kryds af ved Normal label, Returlabel eller begge. Du kan vælge at skjule informationen. Gå videre for at vælge de Serviceydelser/tillægstjenester, som er aktuelle. Afhængig af de serviceydelser du vælger, vil du skulle angive visse informationer. Også selv om du vælger at skjule og låse informationen. Klik på for at gemme og komme tilbage til startbilledet eller fortsæt med at indtaste oplysninger længere nede på siden. Alle forsendelsesoplysninger om den enkelte Forsendelser og pakker kan styres via udskriftsfavoritten. Udfyld med standardværdi, lås værdien, skjul feltet, angiv feltet som obligatorisk eller ej. Det er nogle eksempler på, hvordan du kan styre informationen på dine forsendelser. Når du har tastet alle dine oplysninger og er klar med din udskriftsfavorit klikker du på. Du kan når som helst klikke på for at afbryde uden at gemme. EDI-overførsel og funktionen Slet Fejlagtige forsendelser som du ikke skal bruge bør slettes i systemet, inden du printer ud. Det er vigtigt for at få en rigtig forsendelseshistorik. Når du printer sendes EDI til Post Danmark Logistik. Post Danmark Logistik fakturerer et gebyr for EDI-overførsler på forsendelser, der ikke bliver sendt.

13 13 Hvis du vil have mulighed for at rette og slette forsendelser før data sendes afsted, kan du gemme dine forsendelser til senere udskrivning.

14 14 3 Hjælp Hjælpeside Du finder beskrivelser af flere funktioner under Hjælp > Hjælpeside, når du er logget på Pacsoft Online. Ud over brugervejledninger er der også funktionsbeskrivelser, masseudskrivning, eksempel på filer m.m. Tekniske problemer Oplever du tekniske problemer, bør du kontakte din systemadministrator, for at udelukke, at problemet skyldes din computer, netværk eller internetforbindelse. Support Hvis du ikke kan finde en løsning på dit problem, er du velkommen til at kontakte Pacsoft Online Support Service Center Kunde. E-post: itkunder@post.dk Telefon: Hverdage: 08:00-16:00 CET