Sådan byder du ind på et SKI-udbud via udbudssystemet ETHICS

Transkript

1 Sådan byder du ind på et SKI-udbud via udbudssystemet ETHICS

2 Kort om ETHICS ETHICS er SKI s udbudssystem og er en forkortelse for: Electronic Tender Handling, Information & Communication System I ETHICS finder du de materialer, der vedrører vores udbud: Udbudsbekendtgørelsen Øvrige udbudsdokumenter Efter tildeling bruges ETHICS til: Kontraktsignering Kontraktstyring Ændringer Arkiv 2

3 Sådan finder du ETHICS via ski.dk Gå til forsiden af ski.dk Scroll ned til bundmenuen Gå ned under For leverandører Klik på linket ETHICS, og du kommer til udbudsoversigten i ETHICS 3

4 Udbudsoversigten i ETHICS Klik på ikonet til venstre for det udbud, du ønsker adgang til Fx It-løsninger og vedligehold 4

5 Tilmelding til udbuddet Klik på TILMELDING 5

6 Registrer en eller flere brugerprofiler Udfyld brugeroplysningerne. Felter med * er obligatoriske og skal udfyldes Ved tilmelding skal der tages stilling til, om brugeren er berettiget til at underskrive tilbud Vælg en personlig adgangskode Afslut ved klik på Send Tilmelding 6

7 Godkendelse af brugerprofil Din oprettede brugerprofil skal nu godkendes hos SKI. Du vil modtage en med dit brugernavn og adgangskode inden for 24 timer (på hverdage). I denne vil der være vedhæftet en certifikatfil (digital signatur), der skal gemmes lokalt på din computers harddisk og installeres dette gøres typisk ved at dobbeltklikke på filen. fra SKI med brugernavn, adgangskode og certifikatfil 7

8 Sådan logger du ind i ETHICS Klik på LOGIN Efter du har klikket på LOGIN, vil du blive bedt om at indtaste dit brugernavn og din adgangskode Klik herefter OK 8

9 Efter login Læs de generelle informationer vedr. anmodning om deltagelse/tilbudsafgivelse i ETHICS Læs herefter vejledningen 9

10 Menupunkterne i ETHICS Link til den udbudsbekendtgørelse, der er publiceret i EU-Tidende (TED) Direkte, fuld og elektronisk adgang til prækvalifikationsmaterialet/udbudsmaterialet Menupunktet SPØRGERUNDE giver anmoder/tilbudsgiver adgang til at sende spørgsmål vedr. materialet til SKI samt læse offentliggjorte spørgsmål og svar. Menupunktet AFGIVELSE AF ANMODNING bruges i forbindelse med indsendelse af anmodning/tilbud til SKI SKIs servertid er den tid, der benyttes i henhold til udbuddets tidsfrister Anmodningsfristen/tilbudsfristen angiver fristen for indsendelse af anmodninger/tilbud. Overskrides fristen, er det ikke længere muligt at indsende anmodninger/tilbud til SKI 10

11 Test af certifikatfil (digital signatur) Husk at teste, at din certifikatfil (digitale signatur) er korrekt installeret helst i god tid inden tilbudsfristen. Du kan teste ved at klikke på TEST AF SIGNATUR Test certifikatfilen (den digitale signatur) ved at klikke på Test og vælge den certifikatfil, der ønskes testet 11

12 Spørgsmål til udbudsmaterialet Angiv, hvilken del af materialet dit spørgsmål vedrører Her formulerer du det spørgsmål, du ønsker at sende til SKI. Undlad at nævne dit firmanavn eller lignende i spørgsmålet, da SKI i givet fald skal bruge tid på at anonymisere dit spørgsmål og evt. forlænge processen unødigt Stil kun ét spørgsmål ad gangen, og klik herefter på Send Spørgsmål. Hvis du har flere spørgsmål, skal du gentage processen. 12

13 Signering af dokumenter Den elektroniske signatur er vedhæftet i en af de to s, den underskriftberettigede har modtaget i forbindelse med oprettelsen i Ethics Installér signaturfilen på den underskriftsberettigedes PC (eller på anden betroet medarbejders PC) Der skal anvendes Adobe Reader ( eller nyere version) eller Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version) Java skal være installeret. Alle platforme understøttes Klik på dokumentets signaturfelt Vælg dernæst den signatur, du ønsker at anvende, og klik på Signér. Derefter skal du gemme du det signerede dokument 13

14 Fejlmeddelelse uden betydning Når der underskrives med ETHICS-signatur, viser Adobe nogle gange fejlmeddelelsen: Der er problemer med mindst én signatur Den digitale signatur, der er udstedt af ETHICS, er en privat registreret signatur. Derfor kan Adobe ikke verificere den Tjek blot, at din signatur fremgår i underskriftfeltet. Fremgår din signatur i feltet Signer dokument, er dokumentet signeret korrekt. 14

15 Upload af tilbud/anmodninger i ETHICS Klik på SEND DOKUMENTER for at uploade anmodnings- /tilbudsdokumenter Vælg den dokumenttype, der skal uploades Vælg fil til upload Klik på Send Dokument for at uploade den valgte fil til ETHICS 15

16 Afleveringsstatus Det er muligt hele tiden at følge med i, hvilke dokumenter der er uploadet. Klik på AFLEVERINGSSTATUS for at se, hvilke dokumenter du har uploadet i ETHICS 16

17 Afslutning og afsendelse af anmodning/tilbud Under menupunktet Afslut anmodning / Afslut tilbud vises en oversigt over de dokumenter, følgebrevet vil indeholde Hvis der er dokumenter i oversigten, der ikke skal indgå i anmodningen, fjernes afkrydsningen ud for dokumentet Klik på Signér og Send. Nu er anmodningen/tilbuddet afsendt 17

18 Hvis du opdager fejl eller mangler i anmodningen/tilbuddet Du kan fremsende nye versioner af dokumenter frem til anmodnings-/tilbudsfristen også selvom du har afsluttet anmodningen og genereret et følgebrev Uanset hvor mange versioner, der uploades af samme dokument, er det altid den seneste version af dokumentet, der indgår i vurderingen, medmindre andet er anført i følgebrevet SKI kan ikke se uploadede dokumenter før anmodnings-/tilbudsfristens udløb Husk altid at klikke på Afslut anmodning/tilbud og lave et nyt følgebrev, hvis du foretager ændringer undervejs 18

19 Kontakt kundeservice Kundeservice Besøg ski.dk