Let i gang med NemRefusion

Transkript

1 Let i gang med NemRefusion Digital indberetning af syge- og barseldagpenge og sygefraværssamtaler på Virk.dk Denne lille guide giver dig en introduktion til, hvordan du kan indberette syge- og barseldagpenge via Nem- Refusion på internettet. Guiden giver ikke en fuldstændig gennemgang af alle muligheder i NemRefusion her henvises i stedet til den mere omfattende brugervejledning, som du kan finde på Du kan f.eks. udskrive guiden og hænge den op på opslagstavlen til senere brug. Vi håber den kan hjælpe dig til en problemfri oplevelse med NemRefusion. Indhold 1. Login Overblik over fravær og indberetninger Opret anmeldelse (anmeld fraværet) Opret refusionsanmodning (søg om refusion) Meddelelser Hjælp Juni 2011 (Version 1.2)

2 1. Login Du finder NemRefusion på Du kan også skrive direkte i din browser. For at benytte NemRefusion skal du logge på med din digitale signatur (medarbejdersignatur). Start NemRefusion ved at klikke på "Gå til NemRefusion". Det er en forudsætning, at din virksomheds Virk-administrator har givet dig rettigheder hertil på Virk.dk under Brugeradministration. Tildeles en medarbejder rettigheder til NemRefusion, vil medarbejderen uden yderligere varsel have adgang til virksomhedens indberetninger, herunder oplysninger om løn for de fraværende medarbejdere. Figur 1: NemRefusion-startsiden på Virk.dk Derefter bliver du spurgt om du indberetter som selvstændig eller arbejdsgiver. Figur 2: Valg af indberetningstype. Du vil herefter møde overblikssiden Overblik over fravær. Har din virksomhed fuldmagt til at indberette for andre virksomheder, vil du efter du har klikket på Start indberetning, blive bedt om at vælge, hvilken virksomhed du vil indberette for. Juni 2011 (Version 1.2) side 2

3 2. Overblik over fravær og indberetninger Ved login i NemRefusion mødes du af Overblik over fravær, som viser alle virksomhedens aktuelle og tidligere indberetninger. Du har også mulighed for at søge i indberetningerne. Figur 3: Overblik over fravær, som brugeren bliver mødt af ved login Herfra oprettes nye anmeldelser (anmelde fraværet) på både sygdom, barsel og pasning af alvorligt sygt barn, og du kan arbejde videre med eksisterende indberetninger. F.eks. kan du let oprette nye anmodninger og søge om refusion hos kommunen. Det er også på denne side, du let kan få et overblik over de indberetninger, du allerede har oprettet. Juni 2011 (Version 1.2) side 3

4 Figur 4: Et barselsfravær, der er foldet ud. Fraværet har tre tilhørende indberetninger. Ved at klikke på det lille ud for hvert enkelt fravær, udvides fraværet og de tilhørende indberetninger bliver synlige. Således er indberetninger om det samme fravær altid samlet og du kan hurtigt finde dem frem igen. Klik på igen for at folde fraværet sammen. Ved at klikke på en signeret indberetning/anmeldelse vises en kvittering, så du kan se, hvad du har indberettet. Klikker du på en indberetning, der endnu ikke er signeret (en kladde/anmodning) åbnes indberetningsforløbet i stedet, og du kan arbejde videre med indberetningen. Juni 2011 (Version 1.2) side 4

5 3. Opret anmeldelse (anmeld fraværet) Når du har en medarbejder, der er syg, på barsel eller passer et alvorligt sygt barn, er det første du skal gøre at anmelde fraværet. Det gør du ved at klikke på menuen i venstre side af skærmbilledet, hvor det er muligt at oprette anmeldelser for: Sygdom Barsel Pasning af alvorligt sygt barn Sygefraværssamtale Når du har klikket på linket, bliver du ledt igennem indberetningsforløbet, der indeholder en række faner. Figur 5: Eksempel på anmeldelse af sygdom. Første faneblad Fravær er markeret. De obligatoriske felter er alle markeret med en lille rød stjerne *. Når du har udfyldt felterne, trykker du på for at komme til næste faneblad. Juni 2011 (Version 1.2) side 5

6 Figur 6: Eksempel på anmeldelse af sygdom. Tredje faneblad Ansættelse er markeret. Der er i anmeldelsen også mulighed for at søge om refusion i samme arbejdsgang (på fanebladet Refusion). Når du har udfyldt felterne på fanebladene, er det muligt at signere ( underskrive ) indberetningen. En ny side med signeringen vil blive vist, når du klikker på fanebladet Signering. Signerer du ikke indberetningen, vil den ikke blive videregivet til kommunen. Figur 7: Signering af en indberetning. Juni 2011 (Version 1.2) side 6

7 Efter du har signeret indberetningen, bliver du vist tilbage til NemRefusion, hvor du enten kan udskrive din kvittering eller gå til overbliksbilledet. Figur 8: Signeringskvitteringen, der vises efter korrekt signering. Når indberetningen er signeret,bliver den vist under den fraværende medarbejder i listen over Overblik over fravær (med status signeret). Hvis du i stedet for at signere trykker på knappen Gem og luk, vil indberetningen have status kladde. Du vil så kunne arbejde videre med den inden videregivelse til kommunen. Juni 2011 (Version 1.2) side 7

8 4. Opret refusionsanmodning (søg om refusion) Når du har anmeldt et fravær, vil du i mange tilfælde efterfølgende have behov for at lave yderligere refusionsanmodninger på samme fravær. For hvert fravær i listen på oversigtssiden er der en gruppe af ikoner, som hver giver adgang til forskellige handlinger til administration af det enkelte fravær. Figur 9: Oversigtssiden, der viser ikoner med hver deres betydning. Ikonerne placeret på listen ud for det enkelte fravær giver mulighed for: Ny refusionsanmodning: Indberette en ny anmodning for den fraværende medarbejder. Ny sygefraværssamtale: Indberette en sygefraværssamtale for den fraværende medarbejder. Ny raskmelding: Meddele kommunen, at den fraværende medarbejder er blevet rask. Klik således på ikonet for Ny Refusionsanmodning for at indberette en anmodning. På samme måde som ved anmeldelsen åbnes et forløb med forskellige faneblade, som du skal udfylde. Til sidst skal du signere anmodningen. Juni 2011 (Version 1.2) side 8

9 5. Meddelelser I NemRefusion er det muligt at modtage meddelelser, når det f.eks. er tid til at søge om refusion igen, når der er kommet en udbetaling fra kommunen eller ved andre relevante beskeder. Meddelelserne ses ved at klikke i venstremenuen på "Meddelelser". Er du ny bruger, er NemRefusion sat op til, at du er tilmeldt alt og selv skal melde meddelelser fra. (for øvrige brugere er NemRefusion dog som standard sat op, så du ingen meddelelser modtager). For at modtage meddelelser kræver det altså at virksomhedens Virk-administrator logger på NemRefusion og i administrationsmodulet vælger hvilke meddelelser der skal abonneres på. Læs mere på om rettigheder og brugerprofiler Figur 10: Administration, hvor Virk-administratoren bl.a. kan tilmelde meddelelser i NemRefusion. Læs mere i brugervejledingen pkt om opsætning af meddelelser. Juni 2011 (Version 1.2) side 9

10 6. Hjælp NemRefusion indeholder mange ekstra funktionaliteter til at hjælpe dig, f.eks.: Kopiering af indberetning Du kan kopiere en indberetning ved at klikke på ikonet. Hermed kopieres alt fra den givne indberetning, som du kan bruge til at lave en ny indberetning med. Det kan for eksempel være nyttigt, hvis du skal oprette et nyt fravær, hvor den fraværende har samme løn og timeforhold, som en allerede eksisterende indberetning. Læs mere i brugervejledningen pkt. 3.5 om redigering, kopiering og annullering. Brug af skabeloner Skabeloner er en hurtig måde at foretage anmeldelser på. Du kan forudfylde en anmeldelse (for enten sygdom, barsel eller pasning af sygt barn). Det er praktisk hvis virksomheden f.eks. har en gruppe medarbejdere, der alle har samme løn, eller følger samme timeskemaer. På den måde behøver du kun udfylde dette en gang, og så kan det genbruges igen næste gang. Læs mere i brugervejledningen pkt. 3.9 om skabeloner. Overblik over udbetalinger Du kan få en oversigt over alle de udbetalinger, virksomheden har modtaget fra kommunen. Læs mere i brugervejledningen pkt. 3.8 om udbetalinger. Du kan læse mere om dette og meget mere i brugervejledningen, som du finder på I NemRefusion findes der også en omfattende online-hjælp, som du kan benytte ved tvivlsspørgsmål. NemRefusion Support yder support, der retter sig mod indberetningsløsningen. Ved problemer med log-in og rettigheder bør du kontakte Dan-ID erhvervssupport eller Virk-supporten. 1. Selve NemRefusion løsningen (også hvis du er kommunal sagsbehandler) NemRefusion Support Ring på (ma-fre kl ) eller send til support@nemrefusion.dk. 2. Log-in og rettigheder til at underskrive med Digital Signatur fra DanID DanID Erhvervssupport Send besked til DanID fra (gå til OM NETS DANID, Kontakt os, skriv til os for at sende beskeden) eller ring på (ma-fre kl samt lø-sø kl ) 3. Rettigheder til at indberette via Virk-support Send til support@eogs.dk eller ring på (ma-fre kl ). læs evt. mere på eller Har du andre spørgsmål eller kommentarer til NemRefusion kan du kontakte KOMBIT A/S via på nemrefusion@kombit.dk. Juni 2011 (Version 1.2) side 10