1. SLKS organisation Kontraktansvarlig Driftsområder og driftsafdelinger Driftschefer... 3

Transkript

1 BILAG 1 Uddybende bestemmelser Formål Med henblik på at sikre dialog og koordinering mellem parterne etableres en struktur for samarbejdet, som beskrevet i dette bilag. Samarbejdet baseres på tillid og gensidig respekt, hvor problemstillinger løses så tidligt som muligt på rette niveau. SLKS s organisering beskrives og krav til Leverandørens organisation beskrives for at matche SLKS organisatoriske niveauer. Parterne sikrer, at aftalen har den fornødne forankring i deres respektive ledelser, således at det løbende er muligt at træffe de nødvendige beslutninger med den hastighed omstændighederne kræver. I bilaget er parternes beføjelser og forpligtelser nærmere beskrevet. Indhold 1. SLKS organisation Kontraktansvarlig Driftsområder og driftsafdelinger Driftschefer Leverandørens organisation Kontraktansvarlig Leverandørens driftschef(er) Leverandørens medarbejdere Leverandørens medarbejderes uddannelse Samarbejdsorganisation Årligt kontraktmøde Driftsmøder Mæglingsgruppe Mægling fra andre instanser Det daglige samarbejde Kontakt og kommunikation Ferie og andet fravær Håndværkerinstruks Bestilling af vedligehold Tilbud på vedligehold... 8

2 4.6. Nøgleafhentning Tilstedeværelsesregistrering Statusmelding på opgaver Uklarheder, hindringer eller lignende forhold Arbejdsstedets tilgængelighed Opbevaring af materialer og reservedele Indmeldelse af fejl og mangler Videregivelse af teknisk information Samarbejde med andre leverandører Arbejdets kvalitet Kvalitetssikring Drifts- og vedligeholdelsessystem (Dalux) Dokumentation for udført forebyggende vedligehold Afrapportering af akut afhjælpende vedligehold Vejledning om brug af Dalux Tegningsdokumentation Side 2 af 11

3 1. SLKS organisation 1.1. Kontraktansvarlig Ansvaret for kontrakten i SLKS er placeret hos chefen for enheden Kulturejendomme. Enheden har ansvaret for at varetage bygningsdrift- og vedligehold af Kulturministeriets institutioners ejendomme i Københavnsområdet. Enhedschefen har bemyndigelse til at træffe bindende beslutning om kontraktuelle ændringer Driftsområder og driftsafdelinger Enheden er opdelt i 4 driftsområder. Hvert af de 4 driftsområder har en selvstændig teknisk driftsafdeling med et antal ejendomsteknikere, som afspejler forskel i de opgaver som løses ved egenproduktion og opgaver, som løses af eksterne leverandører. Ejendommene, som hører til hvert driftsområde, fremgår af oversigten bilag 2C. Foruden SLKS driftsafdeling kan institutionen have eget teknisk personale, som udfører specialopgaver for institutionen, fx lys- og sceneteknikere på Det Kongelige Teater Driftschefer Hvert driftsområde ledes af en driftschef. Driftschefen er leverandørens daglige samarbejdspartner ude på ejendommene sammen med ejendomsteknikerne. Side 3 af 11

4 Driftschefen har bemyndigelse til at træffe beslutninger på SLKS vegne i relation til kontraktens konkrete opgaver, disses udførelse og løsninger. Aftaler om ændringer fastholdes skriftligt. Se 3.2 driftsmøder Ejendomsteknikere Ejendomsteknikerne er driftschefens medarbejdere, som sammen med driftschefen udgør driftsafdelingen. Ejendomsteknikerne håndterer daglige driftsog koordineringsopgaver. 2. Leverandørens organisation 2.1. Kontraktansvarlig Ansvaret for kontrakten hos Leverandøren er placeret hos en chef på direktionsniveau eller tilsvarende med tilstrækkelig bemyndigelse til at indgå bindende kontrakter for firmaet Leverandørens driftschef(er) Leverandøren skal ved opgaveudførelse på ejendommene være repræsenteret ved en eller flere medarbejdere, der har en ledende og koordinerende rolle. Medarbejderen skal være fagligt kompetent og have kendskab til ydelserne omfattet af kontrakten og skal kunne lede arbejdet og fungere som leverandørens driftschef.. Leverandørens driftschef kan dække 1 eller flere af SLKS` 4 driftsområder. Leverandørens driftschef(er) skal have bemyndigelse til at træffe nødvendige og relevante beslutninger på leverandørens vegne i forhold til de konkrete opgavers udførelse Leverandørens medarbejdere Medarbejderne skal opnå og vedligeholde et godt kendskab til de ejendomme og anlæg, de arbejder på. Det er leverandørens pligt, forud for en opgaveløsning, at instruere og orientere sine medarbejdere i et så tilstrækkeligt omfang, at medarbejderne til enhver tid er klar over, hvorledes opgaven skal løses korrekt i forhold til kontraktens krav og ønsker og i øvrigt uledsaget kan finde rundt i bygningerne Leverandørens medarbejderes uddannelse Leverandørens medarbejdere, der er fast tilknyttet kontrakten, skal på de respektive fagområder opfylde fagspecifikke krav til uddannelse: Være faguddannede elektrikere Være faguddannede VVS-montører Side 4 af 11

5 Ventilation: Dokumentere kursus/uddannelse i indregulering af ventilations- og klimaanlæg og kursus/uddannelse i klimateknik, drift af klima- og ventilationsanlæg. Køl: Dokumentere, at være berettiget til at arbejde med kølemiddelfyldninger over 2,5 kg og skal således være certificeret kølemontør, i henhold til Arbejdstilsynets regler om køle- og varmepumpeanlæg. 3. Samarbejdsorganisation Samarbejdets vigtigste beslutningsforum er det årlige møde mellem parternes kontraktansvarlige om kontraktens ydelser og, eventuelle behov for ændringer af væsentlig karakter og godkendelse af næste års serviceplan. I løbet af driftsåret afholder parternes driftschefer driftsmøder. Driftsmøderne har til formål at sikre et godt samarbejde og en god dialog, baseret på tillid og respekt i dagligdagen, så de konkrete opgaver løses effektivt, omkostningseffektivt og smidigt. Nedenfor beskrives hyppighed, herunder hvilken part, der har initiativpligt i forhold til de forskellige mødeaktiviteter Årligt kontraktmøde De kontraktansvarlige mødes en gang årligt. Mødet afholdes i perioden 15. oktober til 15. november. SLKS tager initiativ til indkaldelse af mødet, som afholdes på SLKS` hovedadresse. På mødet drøftes leverandørens forslag til næste års serviceplan samt eventuelle behov for ændringer, som skal fasholdes ved udarbejdelse af allonge til kontrakten. Leverandørens forslag til næste års serviceplan skal foreligge og sendes i udkast til SLKS` kontraktansvarlige 8 arbejdsdage før mødedato Driftsmøder På driftsmøderne følges op på leverandørens ydelser og leverancer i den forløbne periode. For den kommende periode gennemgås serviceplanen og eventuelle andre aktiviteter, som der er en gensidig forpligtelse til at oplyse om. Hvis leverandøren har forslag til forbedringer, drøftes de også mere detaljeret her herunder hvilken proces, der skal tilrettelægges for at fremme et forbed- ringsforslag- SLKS driftschef indkalder til disse møder. Mødets varighed forventes ikke at overstige 120 minutter. Hyppigheden af driftsmøderne tilpasses hvert driftsområde, dog minimum 1 Side 5 af 11

6 gang i kvartalet (4 møder årligt). For 3 af driftsområderne forventes dette niveau tilstrækkeligt. For driftsområde Nationalmuseet afholdes månedsvise driftsmøder, dvs. 12 driftsmøder årligt. Andre former for bilaterale møder om specifikke emner kan aftales mellem parterne efter behov. Til driftsmøderne kan driftschefen indkalde leverandørrepræsentanter fra andre fagområder uden for denne kontrakt, fx elevatorfirma, eller andre samarbejdspartnere for at drøfte koordinering. Møderne bliver afholdt hos SLKS på et driftskontor på en adresse i det centrale København. SLKS driftschef udarbejder beslutningsreferat fra møderne, og fremsender dette pr. mail til leverandørens godkendelse. Såfremt leverandøren ikke gør indsigelse inden 5 arbejdsdage, regnet fra fremsendelsestidspunktet, betragtes beslutningsreferatet som accepteret. Driftschefen og Leverandøren kan beslutte ændringer i forhold til den daglige kontakt og opgaveløsning. Aftalen skal skriftligt godkendes af driftschefen og leverandøren for at aftalen om ændring har virkning. En aftale på driftschefniveau kan ikke indeholde ændringer til selve kontraktens juridiske indhold eller indhold, der strider mod gældende lovgivning o.l Mæglingsgruppe Mæglingsgruppen er det øverste samarbejdsniveau. Mæglingsgruppemøder afholdes kun såfremt konflikter/problemer i forbindelse med denne kontrakt ikke kan løses på de lavere niveauer, fx mellem driftscheferne eller de kontraktansvarlig. Begge parter har en gensidig forpligtigelse til at indgå i samarbejdet med en positiv og løsningsorienteret tilgang til den daglige opgaveløsning samt deltage konstruktivt i at løse de konflikter, der måtte opstå. Mæglingsgruppen består af leverandørens direktør eller repræsentant med bemyndigelse på tilsvarende niveau, SLKS direktør for området, leverandørens kontraktansvarlige og SLKS kontraktansvarlige. Møder i mæglingsgruppen kan indkaldes af begge parter med angivelse dagsorden for mødet. Begge parter har en forpligtelse til at finde tid for et mæglingsmøde så hurtigt som muligt efter konfliktens opståen. Den part, der har foranlediget mæglingsmødet afholdt, udarbejder udkast til beslutningsreferat, som fremsendes inden 5 arbejdsdage efter mæglingsmødet pr. mail til den anden part. Såfremt den anden part ikke gør indsigelse inden Side 6 af 11

7 5 arbejdsdage, regnet fra fremsendelsestidspunktet, betragtes beslutningsreferatet som accepteret Mægling fra andre instanser Hvis Mæglingsgruppen ikke kan løse konflikten, afgøres tvisten ved voldgift, jf. Kontraktens Det daglige samarbejde Den daglige kommunikation foregår mellem SLKS driftschefer og leverandørens driftschef(er) samt ejendomsteknikerne/ medarbejdere fra begge parter Kontakt og kommunikation Leverandørens medarbejdere skal svare på telefonopkald eller indenfor kort tid på indtalte beskeder eller sms. Endvidere skal henvendelser besvares indenfor rimelig tid i forhold til emnets karakter Ferie og andet fravær Når leverandørens driftschef afholder ferie eller af anden årsag er fraværende, skal dette adviseres til den enkelte driftschef så tidligt som muligt med angivelse af alternativ kontaktperson Håndværkerinstruks Leverandøren og dennes medarbejdere skal til en hver tid efterleve den af SLKS udleverede Håndværkerinstruks, bilag 1C. Håndværkerinstruksen er suppleret med oplysninger om de enkelte institutioners særlige forhold, som er gennemgået på opstartsmøderne før kontraktens ikrafttrædelse. Disse instruktioner om særlige forhold har forrang for den generelle Håndværkerinstruks Bestilling af vedligehold En opgave kan blive bestilt af SLKS` driftschef, ejendomsteknikerne eller fra institutionens vagtstue. Bestilling kan ske telefonisk, pr- mail eller via D&V systemet. SLKS vil i videst muligt omfang sammen med bestillingen oplyse et rekvisitionsnummer, som skal oplyses på fakturaen. Ved akut opståede problemer, der kræver omgående handling, tilkalder SLKS driftsafdeling, eller den enkelte institutions vagtpersonale, hjælp hos leverandørens døgnberedskab. Side 7 af 11

8 SLKS / vagtpersonalet skal oplyse relevante oplysninger, ejendommens adresse, nærmere placering i bygningen, hvilken type fejl, der er konstateret og hvad der ellers kan oplyses af relevant information til døgnvagten. Leverandøren skal henvende sig i institutionens vagtstue. Leverandøren skal registrere tidspunktet for opkaldet, ankomsttidspunkt til institutionens vagstue samt tidspunkt for start af udbedringen Tilbud på vedligehold Hvis SLKS beder om et tilbud inden igangsættelse af en opgave, skal leverandøren fremsende tilbud på arbejdet senest 5 arbejdsdage efter anmodning.. Et tilbud skal være gennemskueligt således at prisberegning og arbejdets omfang er tydeligt beskrevet. Succeskriteriet for korrekt opgaveudførsel skal tillige være angivet. F.eks. kan succeskriteriet for udskiftning af en niveaustyret drænpumpe være: Efter opgavens afslutning vil pumpe xx være udskiftet med type xx, således at denne er fuldt funktionsduelig med alle styringsmæssige funktioner afprøvet og fundet i orden Et tilbud skal derfor som minimum indeholde: Beskrivelse af opgaven Beskrivelse af succeskriteriet for opgavens korrekte udførsel Pris og omfang af materialer Pris og omfang af timer 4.6. Nøgleafhentning Hvert driftsområde har en hovedadresse, hvor institutionens vagtstue er beliggende. Nøgler til de forskellige ejendomme afhentes i vagtstuen. Denne nøgleafhentning kan dog være forskellig i forhold til arbejde indenfor normal arbejdstid og arbejde udenfor normal arbejdstid. Nøgleafhentningssteder ses på Bilag 2C, Kort over ejendomme, hvor hvert af områderne indgår som zoner med dertil hørende kort Tilstedeværelsesregistrering Når leverandøren, eller dennes medarbejdere, ankommer og forlader en ejendom, skal SLKS driftsafdeling orienteres om leverandørens tilstedeværelse. Hvis SLKS anvender metoder for tilstedeværelsesregistrering, skal disse benyttes efter de givne anvisninger Statusmelding på opgaver Hvis Leverandørens medarbejdere har påbegyndt vedligeholdsopgaver efter bestilling fra SLKS, dvs. opgaver, som ikke hører ind under forebyggende vedligehold, skal leverandørens medarbejdere give en status på disse til SLKS driftsafdeling inden arbejdsdagens afslutning. Side 8 af 11

9 4.9. Uklarheder, hindringer eller lignende forhold Er der uklarheder, forhindringer eller andet der påvirker arbejdets udførsel, skal det pågældende områdes driftsafdeling kontaktes, hvorefter afklaring og beslutning om det videre forløb vil blive aftalt Arbejdsstedets tilgængelighed Leverandøren må forvente, at der i mindre omfang, kan forekomme behov for flytning af genstande foran visse anlæg og arbejdsområder. Vurderes flytningen at have et omfang, der ikke kan løses indenfor 5 minutter, kontaktes SLKS driftsafdeling, som vil foranledige genstandene fjernet. Når arbejdet er udført, flyttes disse genstande tilbage, med mindre det medfører fare eller strider mod gældende lovgivning, fx i forhold til friholdelse af adgangsveje med mere Opbevaring af materialer og reservedele Leverandøren kan ikke forvente at få stillet plads til rådighed til opbevaring af leverandørens materialer, værktøj m.m. Eventuelt lån af lokaler aftales med den enkelte driftschef. SLKS kan ikke stilles til ansvar for mistede eller tilskadekomne materialer, værktøj m.m., der er opbevaret på ejendommene Indmeldelse af fejl og mangler Leverandøren har pligt til at indberette fejl og mangler, der konstateres ved færden i ejendommene. Fejlene skal indrapporteres i Dalux, hvorefter SLKS tager stilling til den videre proces. Hvis der er tale om en fejl eller mangel, som akut skal udbedres, kontakter medarbejderen SLKS driftschef Videregivelse af teknisk information Leverandøren er forpligtet til på forespørgsel fra SLKS medarbejdere, at videregive teknisk information om ejendommenes installationer Samarbejde med andre leverandører Hvis leverandøren i forbindelse med udførelsen af en opgave har behov for en leverance fra et fag, som er omfattet af en af kontraktens 4 delaftaler, (el, vvs, ventilation og køl) skal leverandøren benytte sig af den leverandør, som SLKS har indgået kontrakt med på det pågældende fagområde. SLKS sørger for at oplyse og vedligeholde kontaktdata på andre leverandører, som har vundet en af kontraktens delaftaler. Hvis leverandøren derudover har behov for en leverance fra en anden leverandør, skal leverandøren rette henvendelse til SLKS driftschef. Side 9 af 11

10 4.15. Arbejdets kvalitet Alle opgaver skal løses fagligt korrekt, således at man ikke med rimelighed kan forvente, at opgaven skal genåbnes for senere genudførsel. Ved genudførsel af opgaver, der ikke er udført fagligt korrekt, skal leverandøren, for egen regning, udbedre det omfattede samt afholde eventuelle udgifter til opretning af følgeskader der skyldes den oprindelige ikke korrekte udførsel. 5. Kvalitetssikring 5.1. Drifts- og vedligeholdelsessystem (Dalux) SLKS anvender drifts- og vedligeholdelses-systemet (D&V), Dalux, til registrering af forebyggende og afhjælpende vedligehold. Systemet er ikke fuldt implementeret på datoen for kontraktens ikrafttrædelse, men forventes at være klar primo Leverandøren skal anvende Dalux efter de anvisninger, som SLKS driftschef giver Dokumentation for udført forebyggende vedligehold Når leverandøren afslutter det forebyggende arbejde skal leverandøren uploade en servicerapport i D&V systemet. Servicerapporten skal indeholde leverandørens standard-servicerapport, hvor alle relevante tekniske data om det udførte arbejde er beskrevet. Opgaven og arbejdet kan først godkendes som afsluttet, når servicerapporten er modtaget i Dalux. Hvis servicerapporten mangler, har SLKS ret til at tilbageholde betaling for arbejdet, indtil fyldestgørende rapportering er afleveret Afrapportering af akut afhjælpende vedligehold Ad Leverandøren skal senest efterfølgende arbejdsdag kl rapportere om den udførte akut afhjælpende vedligehold. Rapportering skal ske via til ejendommens driftschef, jf. bilag 1a. Rapporteringen skal som minimum indeholde følgende informationer: - Kontaktdata på leverandørens medarbejder, som har udført afhjælpende vedligehold (Navn, telefonnummer og ) - Hvor det afhjælpende vedligehold er udført (Ejendom) - Beskrivelse af hvilken installation, der er tale om - Beskrivelse af fejlårsagen - Beskrivelse af det udførte afhjælpende vedligehold - Rekvirenten (Navn samt driftsafdeling) - Modtagelse af bestilling (Dato samt tidspunkt i timer og minutter) - Ankomst på adressen (Dato samt tidspunkt i timer og minutter) - Afgang fra adressen (Dato samt tidspunkt i timer og minutter) Rapporten sendes desuden til SLKS som bilag til fakturaen for opgaven. Side 10 af 11

11 5.4. Vejledning om brug af Dalux Adgang til Dalux kan ske via gratis apps til smartphone med kamera, tablet (f.eks. ipad), eller PC. Leverandørens medarbejdere skal derfor have adgang til en af ovenstående tre muligheder. Leverandørens medarbejdere vil i forbindelse med implementeringsfasen få udleveret brugervejledning om opsætning og anvendelse af Dalux, og SLKS` driftspersonale vil være behjælpelige med oplæring. 6. Tegningsdokumentation Den daglige udførelse af opgaver, der kræver ændring af de bestående tekniske installationer, er det leverandørens ansvar at opdatere tegningsdokumentationen i det omfang, denne forefindes. Driftsafdelingen har ansvar for at fremskaffe eksisterende dokumentation. Opmærkningsprincipper, som SLKS allerede benytter på de enkelte ejendomme, skal videreføres. Side 11 af 11