Dette Bilag udgør Bilag F til Partnerskabs- og Driftsaftalen. BILAG F SAMARBEJDSFORM APRIL Side 1

Transkript

1 Dette Bilag udgør Bilag F til Partnerskabs- og Driftsaftalen. SAMARBEJDSFORM BILAG F APRIL 2019 Side 1

2 Aalborg Havn A/S Udbud af Drift af grønne områder og havneservice i: Østhavnen, Oliehavne, Aalborg Havn Nord SAMARBEJDSFORM April 2019

3 Indhold Indholdsfortegnelse 1 GENERELT MÅL OG VISIONER SAMARBEJDETS ORGANISERING OG PROCES Entreprenørens organisation Entreprenørens mandskab Aalborg Havns organisation Samvirke Opstartsmøde Årsplanlægningsmøde Årsafslutningsmøde Driftsmøder Forhold til brugere og kunder ARBEJDETS TILRETTELÆGGELSE Tidsplaner Bestilling af ydelser KVALITETSSTYRING Generelt Kvalitetskrav Kontrol Egenkontrol Fælleskontrol Stikprøvekontrol Kontrolniveauer Startniveau Normalt niveau Skærpet niveau Kontrolskemaer Dokumentation MANGLER OG ADFÆRDSREGULERENDE BODSSYSTEM Generelt Bodsystem Konfliktløsning... 10

4 1 GENERELT fastlægger de væsentligste forhold i det samspil, der i kontraktperioden skal foregå mellem Aalborg Havn og entreprenøren. I denne er beskrevet, hvorledes samarbejdet ønskes udmøntet i kontraktperioden. 2 MÅL OG VISIONER Aalborg Havn A/S, Aalborg Havn drift og service og entreprenøren har følgende fælles mål og visioner: At skabe et samspil mellem Aalborg Havn A/S og entreprenør med fokus på en åben og ærlig dialog. Opgaven skal gennemføres således, at den til enhver tid tilgodeser de kvalitetsniveauer, der er aftalt. Opgaven tilrettelægges med henblik på at de ressourcer, der er til rådighed, udnyttes bedst muligt. Opgaverne gennemføres således, at gener for trafikanter, virksomheder og brugere af havnen mest muligt. Der opbygges et godt forhold til brugere og lejere 3 SAMARBEJDETS ORGANISERING OG PROCES 3.1 Entreprenørens organisation Entreprenørens leder for entreprisen skal varetage al kommunikation med kontraktstyrer, og skal have kompetence til at træffe selvstændige beslutninger inden for hele kontrakten. Lederen skal være den i entreprenørens tilbud anførte person. Overdragelse af lederfunktionen til anden person skal godkendes af kontraktstyrer. Entreprenøren er ansvarlig for at lede og gennemføre alle arbejdsopgaver under kontrakten. Lederen skal have det fornødne antal nøglemedarbejdere og øvrige medarbejdere til rådighed, der er fuldt fortrolig med og fuldt kvalificeret til, at udføre det krævede arbejde og de krævede kontroller. Nøglemedarbejderne, herunder stedfortræder for leder, skal være i overensstemmelse med de i prækvalifikationen anførte. Ændringer i forhold hertil skal godkendes af Aalborg Havn. Lederen skal have tæt kontakt til kontraktstyrer, og der skal være kontaktmulighed til lederen eller dennes stedfortræder inden for normal arbejdstid. Lederen eller dennes stedfortræder skal, efter tilkald fra kontraktstyrer inden for normal arbejdstid, kunne møde på arbejdspladsen eller hos kontraktstyrer senest følgende arbejdsdag. Side 3 af 10

5 Lederen skal personligt deltage i samtlige driftsmøder samt øvrige møder, som Aalborg Havn indkalder til. Lederen skal ligeledes deltage i alle fælleskontroller, samt øvrige møder om kvalitet, som kontraktstyrer indkalder til. Entreprenøren og Aalborg Havn er forpligtet til gensidigt at informere om alle forhold, der kan have indflydelse på opfyldelse af den indgåede kontrakt. Samtlige dokumenter vedrørende entreprisens gennemførelse skal forefindes på entreprenørens kontor, hvorfra denne entreprise ledes. 3.2 Entreprenørens mandskab Entreprenøren må kun anvende fagligt kvalificeret personale. Personalet skal sikres løbende og relevant efteruddannelse. Entreprenøren skal ved anmodning fra kontraktstyrer fremlægge dokumentation på medarbejdernes faglige kvalifikationer. Entreprenørens medarbejdere skal, inden de udfører en opgave under denne kontrakt, have modtaget instruktion om de forhold, der er relevante for opgavens udførelse: Orientering om arbejdets faglige mål via arbejdsbeskrivelse, tidsplaner og kortmateriale. Instruktion om organisation og samvirke. Instruktion om de omfattede arbejders udførelse, omfang, kvalitetskrav og funktioner. Information om kvalitetskontrol. Instruktion om arbejdsmiljøforhold og sikkerhedsforhold ved arbejdets udførelse Instruktion af mandskabet skal være foretaget inden kontraktperiodens start, og ved nye medarbejdere, før de påbegynder arbejdet. På anmodning skal entreprenøren fremlægge dokumentation for denne instruktion i form af referater. Entreprenøren skal efter anmodning fra Aalborg Havn pålægge medarbejdere tavshedspligt med hensyn til forhold, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med arbejdets udførelse. 3.3 Aalborg Havns organisation Aalborg Havn er kontrakthaver og kontraktstyrer. Aalborg Havn udpeger kontraktstyrer, der er entreprenørens kontaktpersoner, hvortil alle henvendelser rettes. Kontraktstyrer repræsenterer Aalborg Havn over for entreprenøren med hensyn til arbejdets tilrettelæggelse og udførelse. Kontraktstyrer kan give og modtage meddelelser vedrørende arbejdet, bestille arbejder til udførelse, godkende eller kassere arbejder, samt give anvisninger med hensyn til tilrettelæggelsen af entreprenørens arbejde. Side 4 af 10

6 Entreprenøren er forpligtet til, at stille oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af ydelsen, til rådighed for Aalborg Havn. Forannævntes udøvelse af tilsyn og kontrol vil ikke på nogen måde kunne fritage entreprenøren fra dennes forpligtelser. Kontraktstyrers gennemgang af entreprenørens planer, udførte arbejder, registreringer og dokumentation fritager ikke entreprenøren for nogen del af ansvaret for eventuelle fejl eller mangler eller konsekvenser heraf. 3.4 Samvirke Entreprenøren skal deltage i efterfølgende møder samt møder efter behov uden særskilt betaling Opstartsmøde Ifm. indgåelse af kontrakt aftales tidspunkt for afholdelse af opstartsmøde. Entreprenøren skal senest 7 kalenderdage inden afholdelse af opstartsmødet fremlægge følgende dokumentation: Organisationsplan, der opfylder kravene i afsnit 3.1 Arbejdsplan, der opfylder kravene i Dokumentation for at alle tekniske og faglige krav til driftsentreprenørens organisation, materiel og planlægning, som er anført i udbudsmaterialet vil blive opfyldt inden igangsættelsen af arbejdet. Dokumentation for forsikring iht. ABS ad 6. Manglende fremlæggelse af et eller flere af ovennævnte dokumenter udgør væsentlig misligholdelse, der berettiger Aalborg Havn til at hæve delkontrakten Årsplanlægningsmøde Hvert år i marts afholdes årsplanlægningsmøde mellem kontraktstyrer og entreprenøren. På mødet skal som minimum behandles følgende: Drøftelse/aftale om arbejdsplaner og kortmateriale for driftsåret Faglig drøftelse af metoder, principper og materiel Kvalitetssikring, egenkontrol og dokumentation Økonomi Årsafslutningsmøde Hvert år i oktober afholdes afslutningsmøde mellem kontraktstyrer og entreprenøren. På møderne skal som minimum behandles følgende: Status for den gennemførte pleje og vedligeholdelse Status vedrørende kvalitetskontrol Økonomi Evaluering af det forgangne driftsår Side 5 af 10

7 3.4.4 Driftsmøder Efter anmodning fra kontraktstyrer afholdes der efter behov driftsmøder, hvor bl.a. følgende punkter altid behandles: Arbejdets stade Tekniske forhold ved opgavernes udførelse Forhold til borger og brugere Forslag til forbedringer af metoder Tidsplaner Kvalitetsstyring, herunder entreprenørens egenkontrol, og status for overskridelse af kvalitetskrav Forhold til brugere og kunder Entreprenøren skal lede og gennemføre opgaven under hensyntagen til områdets brugere og kunder således, at gener begrænses mest muligt. Entreprenøren skal medvirke til, at der er et godt forhold til kunder bl.a. ved informationer om opgaveløsning. Kontraktstyrer varetager kontakt til kunder. Hvis entreprenøren modtager henvendelser eller klager fra kunder, skal han videregive eller henvise dem til at kontakte kontraktstyrer, med mindre andet er aftalt. Hvis klagen er berettiget, og entreprenøren vurderer, at den kan løses straks, skal entreprenøren gøre dette, og samtidig informere kontraktstyrer hurtigst muligt. 4 ARBEJDETS TILRETTELÆGGELSE 4.1 Tidsplaner Entreprenøren og kontraktstyrer skal som fælles målsætning have, at: Årets opgaver aftales i starten af året og fordeles med henblik på at sikre den optimale udnyttelse af ressourcerne. Entreprenøren skal løbende udarbejde og ajourføre en arbejdsplan, der tidsmæssigt og overordnet viser de planlagte arbejders udførelse for det kommende år, anført som forventet procentdel for hver måned af årsmængden. Arbejdsplanen for det kommende år skal forelægges kontraktstyrer til godkendelse. Entreprenøren skal i arbejdsplanen tage hensyn til, at driften skal tilpasses vejrliget og evt. standses i perioder, hvor vejrforholdene sædvanligvis vil umuliggøre udførelse af konditionsmæssigt arbejde. Arbejdet skal i øvrigt tilrettelægges og udføres således, at trafikafviklingen berøres mindst muligt, og at arbejdet ikke må lukke for adgang til ejendomme, spor eller havnearealer. Derudover skal arbejdet tilrettelægges således at det fører til mindst mulig gene for brugerne af arealerne. Side 6 af 10

8 4.2 Bestilling af ydelser Der er tale om to typer af arbejdssituationer: Standardpleje: Standardpleje er den pleje af grønne områder, som entreprenøren skal udføre på eget initiativ uden bestilling fra Aalborg Havn, som er beskrevet i Kravsspecifikationen for drift af grønne områder. Standardpleje er tilstandskrav og udførelseskrav. Supplerende pleje: Supplerende pleje er opgaver, som entreprenøren kun skal udføre på bestilling fra Aalborg Havn. Supplerende pleje kan være opgaver til udførelse efter tilbudslistens enhedspriser, til særskilt aftalt pris eller som regningsarbejde. Standardservice: Standardservice er den service der tilbydes lejere på faste aftaler, som entreprenøren skal udføre på eget initiativ uden bestilling fra Aalborg Havn, som er beskrevet i Kravsspecifikationen for havnedrift og beredskab. Standardservice er tilstandskrav og udførelseskrav. Supplerende service: Supplerende service er opgaver, som entreprenøren kun skal udføre på bestilling fra Aalborg Havn. Supplerende pleje kan være opgaver til udførelse efter tilbudslistens enhedspriser, til særskilt aftalt pris eller som regningsarbejde. 5 KVALITETSSTYRING 5.1 Generelt Dette afsnit angiver minimumskravene til det kvalitetssystem og den dokumentation, som entreprenøren skal udføre for nærværende entreprise. Kvalitetssystemet med den tilhørende kvalitetsdokumentation er en del af entreprenørens ydelse, og udgifterne hertil skal være indregnet i tilbuddene. Entreprenøren skal senest ved projektgennemgang/opstartsmøde oplyse om følgende punkter vedrørende kvalitetsstyring: Hvem der er ansvarlig for udførelse af entreprisen, og hvem der er ansvarlig for kvalitetssikring. Hvordan egenkontrol gennemføres. 5.2 Kvalitetskrav Kvalitetskrav er principielt opdelt i to typer: Tilstandskrav, som angiver de kvaliteter, som elementer, arealer eller anlæg skal have i kontraktperioden. Tilstandskrav anvendes på opgaver, der udføres som standardopgaver, de udføres løbende gennem hele kontraktperioden. Udførelseskrav, som angiver de kvaliteter, som elementet, arealet eller anlægget skal have umiddelbart efter opgavens udførelse. 5.3 Kontrol Kontrol af opgavernes udførelse og kvalitet gennemføres efter følgende typer kontrol: Side 7 af 10

9 5.3.1 Egenkontrol Entreprenøren skal gennemføre egenkontrol og dokumentation af, at de udførte arbejder er gennemført som foreskrevet. Kontrollen skal udføres af den daglige entrepriseleder. Entreprenøren skal på anmodning fra kontraktstyrer udlevere kontrolskemaer og anden dokumentation for en bestemt periode, eksempelvis for leverancer. På driftsmøder behandles resultaterne Fælleskontrol Entreprenøren deltager i fælleskontrol sammen med kontraktstyrer for at kunne dokumentere, at de udførte arbejder er gennemført som foreskrevet. Kontraktstyrer fastlægger kontrolområder samt tidspunkt for fælleskontrol og indkalder entreprenøren hertil. Entreprenøren får ikke oplysning om kontrolområder på forhånd Stikprøvekontrol For opgaverne generelt kan kontraktstyrer gennemføre stikprøvekontroller. Der kontrolleres, om de anførte kvalitetskrav er overholdt, herunder om opgaven er udført fagmæssigt korrekt, samt om opgaven er udført i aftalt omfang og til aftalt tid. Kontraktstyrer afgør i hvert tilfælde, hvorvidt der er tale om overskridelse af de kvalitetskrav, som er angivet i udbudsmaterialet. Omfanget af stikprøvekontrollen er ikke fastlagt og gennemføres efter behov. 5.4 Kontrolniveauer Startniveau Omhyggelig kontrol og drøftelse af opgaveudførelsen mellem entreprenøren og dennes ansatte. Der skal være en fælles forståelse for kontrollen Normalt niveau Kontrol af 3-5 områder/arbejdssteder hvert kvartal. Kontrol gennemføres som fælleskontrol med afkrydsning i skema. Afvigelser registreres, og der arbejdes med en fælles opfattelse af, om den krævede kvalitet leveres. Afvigelser i dette niveau skal være løst inden for 5 arbejdsdage Skærpet niveau Såfremt de konstaterede afvigelser på normalt niveau ikke bliver løst inden for tidsfristen, og den generelle opfattelse er, at den leverede kvalitet ikke lever op til kvalitetskravene, overgår kontrollen til skærpet niveau. Her gælder bodsystemet. Hvis der ikke er enighed i overgangen fra normalt til skærpet niveau benyttes beslutningstrappen, som er beskrevet i afsnittet om konfliktløsning. Side 8 af 10

10 5.5 Kontrolskemaer Kontrolskemaer er vedlagt som bilag. Skemaet skal benyttes ved stikprøvekontrol, skemaet kan også benyttes ved egenkontrol. Kontrolskemaet er udformet til brug for kontrol af ét arbejdssted. Kontrolsystemet er baseret på en helhedsvurdering af hver enkelt kategori af elementer. Det enkelte element kontrolleres visuelt. Kontrollen baseres på, om elementet, ud fra en helhedsvurdering, overholder de krav der er stillet i Kravsspecifikationen. Hvis der opstår uenighed om, om et element overholder kvalitetskravene, foretages målinger af kvaliteten. Overskridelser noteres i skemaet med nummer, elementtype og bemærkninger (lokalitet, overskridelse). Der skal endvidere anvendes fotodokumentation. 5.6 Dokumentation Kontroldokumenter (kontrolskemaer mv.) skal dokumentere, at den i kontrolplanen anførte kontrol er gennemført. Dokumentationen skal være dateret og underskrevet. Dokumentationen udarbejdes straks efter kontrollen er gennemført. På driftsmøder skal entreprenøren på anmodning forelægge dokumentation for udført egenkontrol for den, forud for mødet, forløbne periode. Ved kontrol skal der vedlægges fotodokumentation til hvert områder, der kontrolleres. Ved entreprenørens egenkontrol underskrives og godkendes resultatet af entreprenørens kontrollant. Ved fælleskontrol underskrives og godkendes resultatet af entreprenøren og kontraktstyrer. Resultatet af stikprøvekontroller fremsendes/udleveres til entreprenøren, der gives mulighed for at kommentere på resultatet. Entreprenørens egenkontrol kan også være udført ved hjælp af Gps tracker, udførsel af arbejdet skal til en hver tid kunne dokumenteres. Der skal være entydige referencer fra kontrolskemaer til det kontrollerede område. Dokumentation for egenkontrol skal opbevares af entreprenøren i hele kontraktperioden. 6 MANGLER OG ADFÆRDSREGULERENDE BODSSYSTEM. 6.1 Generelt Generelt gælder, at hvis en opgave ikke opfylder kvalitetskrav, eller på anden måde ikke er kontraktmæssig, skal entreprenøren for egen regning straks udbedre manglerne. 6.2 Bodsystem Til kvalitetsstyringssystemet hører et adfærdsregulerende bodsystem. Antallet af overskridelser opgøres som summen af antal overskridelser ved gennemførte fælleskontroller og stikprøvekontroller. Bodsatsen pr. overskridelse fastsættes til 1000 kr. Pålagt bod fratrækkes i næstfølgende månedlige betaling. Der betales bod for hver overskridelse under skærpet niveau. Vurderer Aalborg Havn, at der er tale om misligholdelse af kontrakten, behandles sagen i henhold til Særlige Betingelser 29. Side 9 af 10

11 6.3 Konfliktløsning Ved eventuelle uoverensstemmelser anvendes forinden brug af syn/skøn og voldgift - beslutningstrappen, hvor konflikten søges løst ved at flytte et ledelsestrin op ad gangen. Der kan anvendes mægler i processen. Aalborg Kommune har følgende niveauer: 1. Driftsleder/kontraktstyrer og er en uenighed på dette niveau ikke løst inden for 1 uge, flyttes denne et trin op til niveau 2 2. Afdelingslederniveau og er en uenighed på dette niveau ikke løst inden for 2 uger, flyttes denne et trin op til niveau Forvaltningschef og direktøren for entreprenøren. 4. I Særlige Betingelser ad 32 er anført vilkår ved opståede tvister. Side 10 af 10