Udbud af vedligehold af elevatorer. Orienteringsmøde 24. maj placeres her.

Transkript

1 Udbud af vedligehold af elevatorer. Orienteringsmøde 24. maj 2017 placeres her. 1

2 Orienteringsmøde vedr. Elevatorudbud 24. maj Dagsorden : Velkommen v / Henrik S. Johansen : SLKS historie og aktuel organisering. Hvorfor udfører SLKS driftsopgaver på såvel egne som andre af Kulturministeriets ejendomme/v Henrik : Udbudsmaterialets opbygning. Ejendomme, beliggenhed og antal elevatorer. Tidsplan. v/bente Nørregård : Spørgsmål til de 2 første emner : Hvordan udfylder jeg ESPD dokumentet? Hvad skal indsendes ifm prækvalifikationen? V / Christina Bysted Bang 5. Spørgsmål til ESPD og dokumentationskrav Tilbudslistens udfyldelse v / Henrik S. Johansen Implementeringsfasen v / Bente Nørregård Samarbejdsorganisation. Driftsmøder, årsmøde. Feedback og opfølgning v / Torben Angéle : SLKS drifts- og vedligeholdssystem (Dalux) : Spørgsmål, kommentarer, behov for præciseringer Tak fordi I kom og tak for i dag 2

3 Historie. Hvorfor er SLKS på Kulturministeriets ejendomme? Baggrund Regeringsbeslutning ifm regeringen Thornings tiltrædelse Beslutning i Kgl. Resolution af 3. oktober 2011 spalter Slots- og Ejendomsstyrelsen i 2 dele: 1 / 3 ca. 80 medarbejdere- Driftsmøder med slotte og haver til Kulturministeriet med ca m².overdraget ansvaret for drift af Kulturministeriets ejendomme, m². I alt ca m². Slots- og Kulturstyrelsen Ca. 2 /3 ca. 160 medarbejdere- med kontorejendomme til fusion med Universiteterne (4 mio. m²) til Bygningsstyrelsen 3

4 Organisering af SLKS 4

5 Hvor finder jeg materialet? 5

6 Udbudsmateriale 6

7 Tidsplan for udbuddet ( Bente ) Orienteringsmøde Onsdag den 24. maj 2017 kl Anmodning om prækvalifikation Tirsdag den 6. juni 2017 kl Dokumentationsindhentning Medio til ultimo juni 2017 Underretning om prækvalifikation samt opfordring til Fredag den 30. juni 2017 tilbud Periode med mulighed for besigtigelse. Den august 2017 Svar på spørgsmål og eventuelle rettelser skal senest Mandag den 21. august 2017 være udsendt. Frist for tilbud Mandag den 28. august 2017 kl Underretning om resultat af udbudsforretning Fredag den 8. september 2017 Standstill 10 fulde dage Kontraktunderskrift Fra tirsdag den 19. september 2017 Implementeringsfase Fra kontraktunderskrift til kontraktstart Kontraktstart Onsdag den 1. november

8 Om udbuddet ( Bente ) Udbuddet omfatter 199 elevatorer, hvoraf kun 6 elevatorer er beliggende i Jylland. ( Gråsten Slot, Sønderborg Slot og Det Grønne Museum i Auning / Randers) De resterende 193 elevatorer er placeret i ejendomme i Storkøbenhavn. Udbuddet er et begrænset udbud. Der prækvalificeres 5 tilbudsgivere. Kontraktens varighed er 5 år med startdato den 1. november Mulighed for forlængelse 2 * 12 mdr. 8

9 Hvordan udfylder jeg ESPD dokumentet? ESPD er en egenerklæring Udfyldes og sendes som xml-fil eller pdf. Forberedt xml-fil del af udbudsmateriale gem på egen pc. Værktøj til at åbne xml-fil: Vejledning på Også ESPD fra konsortiedeltagere og underleverandører, som tilbudsgiver baserer sig på økonomisk eller fagligt. Disse ESPD er skal ligeledes dokumenteres og erklæringer underskrives (vedlagt udbudsmateriale som bilag b og c til udbudsbetingelserne). 9

10 Prækvalifikation. Dokumentationskrav Dokumentationsindhentning i forbindelse med prækvalifikation i henhold til udbudslovens 151 stk. 2 for at sikre korrekt afvikling af proces. Dokumentation af de oplysninger, der er angivet i ESPD udelukkelse og mindstekrav. Ikke indsende dokumentation sammen med prækvalifikationsanmodningen. Der kommer anmodning om oplysninger til de leverandører, der står til at blive prækvalificeret. Beskrivelse af korrekt dokumentation i udbudsbetingelsernes afsnit 3 under de relevante afsnit. 10

11 Prækvalifikation. Dokumentationskrav Hvori består selve dokumentationen: Personlige forhold obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde: Serviceattest eller tilsvarende Økonomiske forhold: Regnskab for 3 sidste godkendte regnskabsår. Tekniske forhold: Kopi af eller anden adgang til certificering Referencer skal ikke dokumenteres yderligere, men skal kunne kontaktes for verifikation. 11

12 Prækvalifikation. Dokumentationskrav Husk dokumentation for underleverandører og konsortiedeltagere, der har udfyldt ESPD Underleverandørerklæring/konsortieerklæring: Hvis relevant: Foretrækkes indsendt med prækvalifikationsanmodning, men kan indsendes med øvrige dokumentation. 12

13 Tilbudslisten Opbygning af tilbudslisten Hvordan udfylder jeg den korrekt..\udbudsmateriale. END\END Upload\Bilag 3 Tilbudsliste.xlsx 13

14 Implementeringsfase. Bilag 1D Tiden fra kontraktunderskrift til kontraktstart kaldes Implementeringsfase. I perioden er der en række klargøringsaktiviteter mellem SLKS og Leverandøren, bl.a. Sikkerhedsgodkendelse af Leverandørens medarbejdere, ( montører, ledelse,? ) Gennemgang af særlige adfærdsinstrukser på Institutionernes ejendomme Udarbejdelse og implementering af Forholdsordrer (Kontrolcentral, SLKS/ Institution, Leverandør) Udformning af fælles servicerapport/kontrolrapport Afklaring af og undervisning i anvendelse af Dalux 14

15 Samarbejdsorganisation. Driftsmøder og årsmøde Ordregivers organisation er opbygget med - Kontraktansvarlig ( chefniveau ) - Driftschef / teknikansvarlig - Ejendomsteknikere Leverandørens organisation skal matche Ordregivers Et årsmøde i oktober / november måned på Kontraktansvarlig niveau. Hver part bemander sig efter behov. Kvartalsvise driftsmøder mellem SLKS driftschefer og Leverandørens driftschef(er). Afholdes på HCAB hos SLKS. Varighed ca. 1-2 timer SLKS Driftschefer møder via flyvende udskiftning. Der deltager én gennemgående SLKS medarbejder, som også sikrer udarbejdelse af referat 15

16 Drift- og vedligeholdelsessystem ( Henrik ) Kontrolplaner uploades til Dalux som opgaver 16

17 Spørgsmål?? 17