BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION

Transkript

1 20. november 2017 BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION Om Kravspecifikationen Kravspecifikationen er gældende for alle 5 delaftaler, der omhandler henholdsvis El, VVS, Ventilation, Køl og Kloak. Kravspecifikationen er opbygget således, at de Ydelser, som Leverandøren skal levere, og tidsfrister for deres udførelse er beskrevet først. Der opereres med begreberne: - Forebyggende vedligehold, herunder lovpligtige eftersyn - Afhjælpende vedligehold (reparationsarbejde) - Døgnberedskab - Øvrige opgaver Dernæst følger praktiske anvisninger på, hvordan Leverandøren skal afrapportere udført vedligeholdelsesarbejde og angivelse af tidsrum for arbejdets udførelse. Endvidere beskrives tidsfrister og krav til udarbejdelse af tilbud og tidsfrister for efterfølgende udførelse af arbejdet. Endelig er der omtalt en række opstartsaktiviteter og sidst en række generelle bestemmelser. Den daglige kontakt med Leverandøren vil inden for Normal arbejdstid normalt blive varetaget af de enkelte ejendommes Teknikansvarlige eller de dertil knyttede ejendomsteknikere. Uden for Normal arbejdstid varetager Ordregivers Vagtstue 7 koordinering af alle aktiviteter på de af Kontrakten omfattede ejendomme. Kravspecifikationen skal læses sammen med Kontrakten, bilag 2A Særlig arbejdsbeskrivelse (SAB), bilag 2B Ejendomsoplysninger, bilag 2C Opgavematrix og bilag 2D Anlægslisten. - Bilag 2A, SAB, beskriver, hvilke opgaver der skal udføres på de Tekniske anlæg under det Forebyggende vedligehold, og hvordan de skal udføres. - Bilag 2B, Ejendomsoplysninger, oplister de ejendomme, som de Tekniske

2 anlæg er installeret i samt ejendommenes adresser og kontaktoplysninger på teknikansvarlig og ejendomsteknikere. - Bilag 2C, Opgavematrix, angiver, hvilke opgaver der skal udføres under det Forebyggende vedligehold, hvilken ejendom de skal udføres på og hvor hyppigt. (Da type og omfang af opgaver under Afhjælpende vedligehold, Døgnudkald og Øvrige opgaver ikke kendes på forhånd, er de ikke angivet i matrixen.) - Bilag 2D, Anlægslisten, oplister anlæggene på de enkelte ejendomme omfattet af Kontrakten. Anlægslisten er retvisende men ikke nøjagtig. Særligt er antallet af sandfangsbrønde behæftet med usikkerhed. Om anlægsfabrikater, typer mv. Kontrakten omfatter drift og vedligehold af Tekniske anlæg indenfor de 5 ovennævnte fagområder. Anlæggene er beskrevet i bilag 2D, Anlægslisten, og er af mange forskellige fabrikater, typer og aldre. Leverandøren skal kunne udføre alle de af Kontrakten omfattede Ydelser på alle typer af anlæg inden for sit Fagområde. Der er i al væsentlighed tale om udførelse af standardopgaver på standardanlæg. På enkelte ejendomme findes dog i et mindre omfang særlige anlæg, som ligger ud over standardanlæg, eksempelvis springvand og fontæner. Ordregiver er i vidt omfang overgået til digital registrering af data, og der stilles derfor krav til Leverandørens registrering af opgaver og løbende opdatering af anlægsdate i Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem, som ved kontraktstart leveres af firmaet Dalux. Side 2 af 16

3 Indhold 1. VEDLIGEHOLDSAFTALE. YDELSERNES OMFANG Forebyggende vedligehold, herunder lovpligtigt eftersyn Afhjælpende vedligehold Døgnberedskab Øvrige opgaver FOREBYGGENDE VEDLIGEHOLD (herunder lovpligtigt eftersyn) Generelt Serviceplan Tidsfrist for udførelse AFHJÆLPENDE VEDLIGEHOLD Generelt Afhjælpende vedligehold ved Forebyggende vedligehold og tilkald af døgnbredskab Beløbsgrænser for indhentning af godkendelse Tidsfrist for arbejdets afslutning Anlæg sættes ud af drift Afhjælpende vedligehold efter rekvisition af Ordregiver Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud Tidsfrist for arbejdets udførelse ØVRIGE OPGAVER Generelt Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud Tidsfrist for udførelse af arbejdet DØGNBEREDSKAB Generelt Forholdsordrer og Kontaktliste Definition af Responstid Responstid ved tilkald af Døgnberedskab Opgørelse over Responstider TIDSRUM FOR UDFØRELSE AF ARBEJDET DOKUMENTATION FOR UDFØRT ARBEJDE Drifts- og vedligeholdelsessystem (DaluxFM) Indrapportering af udført Forebyggende vedligehold Indrapportering af opgaver rekvireret under Døgnberedskab OPSTARTSAKTIVITETER Generelt Udarbejdelse af forholdsordrer Undervisning i Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem GENERELLE BESTEMMELSER Udformning af rekvirerede tilbud Side 3 af 16

4 9.2 Tilstedeværelsesregistrering Nøgleafhentning ved tilkald af Døgnberedskab Materialer og ny teknologi Opbevaring af materiel og reservedele Forhindringer for arbejdets udførelse Side 4 af 16

5 1. VEDLIGEHOLDSAFTALE. YDELSERNES OMFANG 1.1 Forebyggende vedligehold, herunder lovpligtigt eftersyn Leverandøren skal udføre Forebyggende vedligehold, som f.eks. tjek af el-tavler, udslamning af varmtvandsbeholdere, udskiftning af filtre eller eftersyn og kontrol af kompressorer. Forebyggende vedligehold har til formål at reducere sandsynligheden for fejl, driftsstop eller nedsættelse af et anlægs funktion. Opgaver under Forebyggende vedligehold er angivet i bilag 2C, Opgavematrix, og bilag 2A, SAB, og udføres i henhold til en serviceplan, som udarbejdes første gang i implementeringsfasen. Hvor der i bilag 2A, SAB, er angivet opgaver vedrørende lovpligtige eftersyn skal disse udføres i regi af Forebyggende vedligehold. 1.2 Afhjælpende vedligehold Leverandøren skal udføre Afhjælpende vedligehold (reparation), når Leverandøren i tilknytning til udførelse af Forebyggende vedligehold konstaterer uregelmæssigheder, fejl, mangler, skader o.l., som nødvendiggør reparation for at holde anlægget i drift. Derudover kan Ordregiver uafhængigt af det Forebyggende vedligehold rekvirere Leverandøren til at udføre Afhjælpende vedligehold på anlæg i de af kontrakten omfattede ejendomme. 1.3 Døgnberedskab Leverandøren skal opretholde et Døgnberedskab, som Ordregiver kan tilkalde til akutte opgaver, døgnet rundt alle årets dage (24/7/365). 1.4 Øvrige opgaver Leverandøren skal endvidere efter Ordregivers rekvisition udføre øvrige naturligt forekommende opgaver på de af Kontrakten omfattede anlæg og ejendomme, herunder ændringer og udvidelser på eksisterende anlæg. Øvrige opgaver er nærmere beskrevet i afsnit 3. Nedenfor uddybes de enkelte ydelser. Side 5 af 16

6 2. FOREBYGGENDE VEDLIGEHOLD (herunder lovpligtigt eftersyn) 2.1 Generelt Leverandøren har ansvaret for, at opgaver under Forebyggende vedligehold altid udføres i henhold til den til enhver tid gældende regulering, forskrifter og retningslinjer for området. De enkelte opgaver under de enkelte fagområder El, VVS, Ventilation, Køl og Kloak er oplistet i Opgavematrix bilag 2C. Leverandøren skal ved det Forebyggende vedligehold medbringe de mest almindelige reservedele, som anvendes ved Afhjælpende vedligehold, således at konstaterede fejl, mangler og skader, som nødvendiggør en handling, kan foretages uden ophold. Leverandøren skal medbringe alle materialer, der er nødvendige for udførelsen af det Forebyggende vedligehold. Alle materialer, som anvendes af Leverandøren i forbindelse med Forebyggende vedligehold, er indeholdt i det faste vederlag i tilbudslisten. 2.2 Serviceplan Ordregiver udarbejder inden kontraktstart en serviceplan med nærmere angivelse af, hvornår de enkelte opgaver skal gennemføres. Serviceplanen afstemmes med Leverandøren i implementeringsperioden og er gældende fra kontraktstart og frem til d. 1. januar Serviceplanen revideres herefter løbende hvert år inden udgangen af november måned. Leverandøren har ansvaret for, at det Forebyggende vedligehold bliver gennemført rettidigt i henhold til serviceplanen jf. nedenfor. 2.3 Tidsfrist for udførelse Udførelsestidspunkt for Forebyggende vedligehold vil i serviceplanen være angivet med en udførelsesperiode på 14 dage, indenfor hvilke den konkrete opgave skal påbegyndes. Minimum 5 hverdage inden udførelsesperiodens start kontakter Leverandøren Ordregiver og aftaler dato, tidspunkt og varighed for udførelsen af opgaven. Opgaven skal være afsluttet og servicerapport indlæst i Ordregivers drifts- og vedligeholdelsessystem inden 5 dage fra den dag, hvor opgaven er aftalt sat i gang. 3. AFHJÆLPENDE VEDLIGEHOLD 3.1 Generelt Leverandøren skal foretage Afhjælpende vedligehold på anlæg af de i Kontrakten omfattede ejendomme, jf. bilag 2B, Ejendomsoplysninger. Leverandøren skal medbringe de mest gængse reservedele ved udførelse af Fore- Side 6 af 16

7 byggende vedligehold og tilkald af Døgnberedskab, således at de fleste reparationer kan udføres straks ved samme besøg. Leverandøren udfører Afhjælpende vedligehold: - I forbindelse med Leverandørens udførelse af Forebyggende vedligehold(herunder lovpligtige eftersyn), jf. afsnit I forbindelse med Ordregivers rekvisition af Afhjælpende vedligehold, hvor Ordregiver kan sætte arbejdet i gang uden forudgående tilbud eller efter anmodning om tilbud på opgaven, jf. afsnit 3.3. Tilbud afgives på baggrund af de priser, der er angivet i tilbudslisten. - Eller foranlediget af Ordregivers tilkald af Leverandørens Døgnberedskab til udbedring af akutte hændelser, fx nedbrud på anlæg, lækager m.v., jf. afsnit 3.2. Det gælder generelt, at Leverandøren under udførelse af Afhjælpende vedligehold etablerer almindeligt forventede interimsforanstaltninger for at begrænse skader og gener for ejendommenes brugere. Alt Afhjælpende vedligehold afregnes efter Ordregivers valg enten efter forbrug til timepriser og materialepriser, som fremgår af Tilbudslisten i Bilag 3, eller til fast pris efter forudgående indhentning af tilbud. 3.2 Afhjælpende vedligehold ved Forebyggende vedligehold og tilkald af døgnbredskab Beløbsgrænser for indhentning af godkendelse Konstaterer Leverandøren, i forbindelse med udførelse af Forebyggende vedligehold og ved tilkald af Døgnberedskab, uregelmæssigheder, fejl, mangler, skader o.l., som nødvendiggør Afhjælpende vedligehold for at holde et anlæg i drift, kan Leverandøren umiddelbart og uden forudgående godkendelse foretage Afhjælpende vedligehold op til en beløbsgrænse på DKK 5.000,- ex. moms. Skønner Leverandøren, at omkostningerne vil overstige dette beløb, skal Leverandøren kontakte Ordregivers teknikansvarlige for området. Den teknikansvarlige vil herefter tage stilling til en estimeret pris og kan sætte arbejdet i gang, hvis prisen er acceptabel. Alternativt kan den teknikansvarlige bede om et konkret tilbud fra Leverandøren, inden arbejdet sættes i gang, jf. afsnit 3.4. Ved opgaver, der ikke kan afsluttes indenfor normal arbejdstid, kontakter Leverandøren afhængig af tidspunktet den teknikansvarlige eller Vagtstue 7, Slots- og Kulturstyrelsens døgnbemandede vagtstue. Er arbejderne ikke strengt nødvendige for Side 7 af 16

8 at begrænse skader eller holde et anlæg i drift, udskydes reparationen til næste hverdag. Uden for Normal arbejdstid har Vagtstue 7 beføjelse til at træffe beslutning om eventuel igangsætning af arbejder over DKK 5.000, Tidsfrist for arbejdets afslutning Afhjælpende vedligehold i forbindelse Forebyggende vedligehold(herunder lovpligtige eftersyn) og rekvireret Afhjælpende vedligehold skal med mindre særlige forhold gør sig gældende, som fx. behov for bestilling af reservedele, så vidt muligt afsluttes inden for samme besøg, således at anlægget er funktionsdygtigt og sat i drift, når montøren forlader ejendommen. Afhjælpende vedligehold ved tilkald af Døgnberedskab skal som udgangspunkt afsluttes inden for 2 timer. Se afsnit 5.1. Kan en reparation ikke afsluttes inden for samme besøg, kontakter Leverandøren den teknikansvarlige og oplyser om årsagen hertil, samt hvad der skal til for at afslutte opgaven, eksempelvis nye reservedele Anlæg sættes ud af drift Er der forhold som byder, at et anlæg må tages ud af drift i så lang tid, at det vil udgøre en væsentlig gene for ejendommens brugere, skal Leverandøren straks give den teknikansvarlige besked om, hvad der er galt, hvilke konsekvenser den manglende drift vil få, og hvornår anlægget kan forventes tilbage i drift igen. Vurderer Ordregiver, at der skal etableres interimsforanstaltninger ud over et almindeligt forventet niveau, skal Leverandøren umiddelbart etablere sådanne som en del af Afhjælpende vedligehold efter anvisning fra Ordregiver. 3.3 Afhjælpende vedligehold efter rekvisition af Ordregiver Ordregiver kan rekvirere/bestille Leverandøren til at udføre Afhjælpende vedligehold på de af kontrakten omfattede ejendomme. Leverandøren skal udføre sådanne rekvirerede vedligeholdsarbejder med udgangspunkt i ydelser, som ligger ud over, hvad der er indeholdt i det Forebyggende vedligehold. Bestilling kan ske telefonisk, pr. mail eller via Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem. Ordregiver vil sammen med bestillingen eller kort efter pr. mail oplyse et rekvisitionsnummer, som Leverandøren skal oplyse på fakturaen. Side 8 af 16

9 Bestillingen kan gå ud på, at Ordregiver beder om, at et arbejde igangsættes med det samme, eller Ordregiver anmoder om et tilbud på opgaven, før udførelse Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud Har Ordregiver bedt om et konkret tilbud på et Afhjælpende vedligehold, skal Leverandøren udarbejde og fremsende tilbuddet gerne fra dag til dag og senest i løbet af 2 Arbejdsdage efter bestilling/rekvisition. Kan Leverandøren ikke opfylde kravet på grund af forhold, som Leverandøren dokumenteret hverken kan eller burde kontrollere, skal Leverandøren indenfor tidsfristen underrette Ordregiver herom og oplyse en forventet ny leveringsdato. Et tilbud skal opfylde specifikationskravene i afsnit Tidsfrist for arbejdets udførelse Det rekvirerede Afhjælpende vedligehold skal være påbegyndt senest 2 Arbejdsdage efter Ordregivers rekvirering/bestilling uden tilbud og - med mindre andet er aftalt - afsluttes inden for samme besøg. Er der indhentet tilbud, skal arbejdet påbegyndes senest 2 arbejdsdage efter accept af tilbuddet og afsluttes i henhold til aftalt tidsfrist i tilbuddet. Kan en reparation ikke afsluttes inden for samme besøg, kontakter Leverandøren den teknikansvarlige og oplyser om årsagen hertil, samt hvad der skal til for at afslutte opgaven. Afhænger udførelsen af det Afhjælpende vedligehold af materialer med dokumenteret leveringstid, aftaler Parterne et udførelsestidspunkt. Se også afsnit Udførelsen af Afhjælpende vedligehold er først færdiggjort og fakturerbart, når der er indlæst en servicerapport i Ordregivers drift- og vedligeholdelsessystem. 4. ØVRIGE OPGAVER 4.1 Generelt Ordregiver kan rekvirere/bestille Leverandøren til at udføre Øvrige opgaver på de af kontrakten omfattede anlæg og ejendomme. Ydelser under Øvrige opgaver kan være tilpasninger og udvidelser på eksisterende anlæg. Som eksempler på Øvrige opgaver kan nævnes: - Indenfor EL: Udvidelse af lysinstallationer, ombygning af el-tavler samt etablering af ny forsyning. - Indenfor VVS: Etablering af ekstra aftapningssteder, udskiftning af radiatorer samt etablering af nye pumpeanlæg. Side 9 af 16

10 - Indenfor Ventilation: Udbygning af ventilationsanlæg, ombygning af procesventilation til mere energivenlige løsninger samt etablering af støjreducerende foranstaltninger. - Indenfor Køl: Udvidelse af anlæg til større kølekapacitet, ombygning til mere miljøvenlige kølemidler samt etablering af mindre splitkøleanlæg. - Indenfor Kloak: Etablering af ekstra afvandingsbrønde, nye drænledninger samt strømpeforinger af eksisterende ledninger. Leverandøren skal udføre sådanne opgaver med udgangspunkt i ydelser, som ligger ud over de Ydelser, som er indeholdt i det Forebyggende vedligehold. Under Øvrige opgaver hører også Ordregivers mulighed for at bestille Leverandøren til at fungere som brandvagt ved besøg på ejendommen af VIP-personer, fx ved statsbesøg og andre særligt vigtige arrangementer. Ordregiver skal i god tid og senest 14 dage før begivenheden - afgive bestilling på opgaven med angivelse af forventet varighed. Bestilling kan ske telefonisk, pr. mail eller via Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem. Ordregiver vil sammen med bestillingen eller kort efter pr. mail oplyse et rekvisitionsnummer, som Leverandøren skal oplyse på fakturaen. Øvrige opgaver udføres enten efter forbrug til time- og materialepriser, som fremgår af bilag 3, Tilbudslisten, eller til fast pris efter forudgående indhentning af tilbud baseret på priser i bilag 3, jf. afsnit Tidsfrist for udarbejdelse af tilbud Der gælder de samme krav og frister til udarbejdelse af tilbud på Øvrige opgaver som for Afhjælpende vedligehold efter rekvisition. Se afsnit Et tilbud skal opfylde specifikationskravene i punkt Tidsfrist for udførelse af arbejdet Der gælder de samme krav til udførelsen af Øvrige opgaver som for Afhjælpende vedligehold. Se afsnit DØGNBEREDSKAB 5.1 Generelt Leverandøren skal opretholde et bemandet døgnberedskab, som Ordregiver kan tilkalde til akutte opgaver, døgnet rundt alle årets dage. Leverandøren kan således blive tilkaldt i henhold til døgnvagtsbestemmelsen både indenfor Normal arbejds- Side 10 af 16

11 tid, 7-16 og udenfor Normal arbejdstid (24/7/365). Vederlag for tilkald afregnes i henhold til bilag 3, Tilbudslisten. Tilkald af Døgnberedskab uden for Normal arbejdstid vil normalt ske fra Ordregivers Vagtstue 7, som koordinerer Ordregivers aktiviteter udenfor normal arbejdstid. Ved tilkald af Døgnberedskab reparerer Leverandøren, under forudsætning af at reparationen kan udføres på under 2 timer, samtlige fejl på anlægget, som danner baggrund for bestillingen, således at installationen er fuldt funktionsdygtig, når Leverandøren har afsluttet reparationen. Ved fuld funktionsdygtighed i dette afsnit forstås, at evt. følgeskade er stoppet, årsagen til reparationen er fjernet og funktionen er oprettet. Såfremt Leverandøren vurderer, at anlægget ikke kan repareres til fuld funktionsdygtighed indenfor 2 timer, skal Leverandøren etablere interimsforanstaltninger, som effektivt stopper udviklingen af følgeskader og kontakte Vagtstue7 for at indhente instrukser om eventuel rekvirering af skadesservicefirma e.l. Leverandøren rapporterer til Vagtstue 7 for tidsangivelse både ved ankomst, og når adressen forlades. 5.2 Forholdsordrer og Kontaktliste Ordregiver og Leverandøren udarbejder i Implementeringsfasen og senest afsluttet ca. d. 25. maj 2018 en samlet liste over Ordregivers kontaktpersoner, Ordregivers Vagtstuer, herunder Vagtstue 7 samt kontaktinformationer til Leverandørens døgnberedskab. Ordregivers del af forholdsordren omfatter også oversigt over personer, som er bemyndiget til at kunne bestille akut tilkald hos Leverandørens døgnberedskab. Den samlede liste udgør Parternes forholdsordre. Forholdsordrer med specifikke oplysninger for den enkelte ejendom udarbejdes i Implementeringsfasen. Hvis der sker ændringer i forholdsordrerne, skal Ordregiver og Leverandøren straks informere hinanden gensidigt om ændringer, senest 14 Arbejdsdage før ændringen træder i kraft. Ordregiver har ansvar for at opdatere Parternes forholdsordre. Ansvar for kommunikation og information om ændringer til egne medarbejdere og Vagtstue 7 påhviler Ordregivers teknikansvarlige. Leverandøren er ansvarlig for at sikre implementering af forholdsordrerne hos eget personale. Side 11 af 16

12 På hvert driftsmøde er det et fast punkt på dagsordenen, at Parterne kontrollerer, om der er ændringer til Forholdsordrerne. 5.3 Definition af Responstid Der henvises til Kontraktens definition af Responstid, se side 7 i Kontrakt. 5.4 Responstid ved tilkald af Døgnberedskab Ved Ordregivers tilkald af Leverandørens Døgnberedskab, skal Leverandøren være fremme på det ved opkaldet aftalte mødested senest 60 minutter efter modtagelse af opkaldet. Leverandøren skal melde sin ankomst og afgang til Vagtstue 7. Mulige mødesteder for den enkelte ejendom er defineret i forholdsordren for ejendommen. For Søfort Trekroner ligger mødestedet på Langeliniekaj, hvor Leverandøren vil blive afhentet og sejlet til søfortet med båd Opgørelse over Responstider Leverandøren skal aflevere kvartalsvise opgørelser over registrering af Responstider. Opgørelserne gennemgås på driftsmøderne. Se bilag 1, Samarbejdsorganisation. 6. TIDSRUM FOR UDFØRELSE AF ARBEJDET Forebyggende vedligehold, lovpligtige eftersyn, Afhjælpende vedligehold og Øvrige opgaver skal som udgangspunkt udføres indenfor Normal arbejdstid. Arbejde uden for Normal arbejdstid kan forekomme i forbindelse med tilkald af Døgnberedskabet og i særlige tilfælde, hvis Ordregiver af hensyn til anvendelsen af ejendommen eller andre særlige årsager ønsker arbejdet udført udenfor Normal arbejdstid. Hvis Leverandøren grundet egne forhold ønsker at udføre reparationsarbejde uden for Normal arbejdstid, skal det ske efter forudgående aftale med Ordregiver. Leverandøren kan ikke påregne, at det vil være muligt, og Leverandøren kan ikke særskilt fakturere evt. merudgifter forbundet hermed. 7. DOKUMENTATION FOR UDFØRT ARBEJDE 7.1 Drifts- og vedligeholdelsessystem (DaluxFM) SLKS anvender drifts- og vedligeholdelsessystemet, DaluxFM, til registrering af Forebyggende vedligehold, Afhjælpende vedligehold og Øvrige opgaver. Side 12 af 16

13 Leverandøren skal anvende Ordregivers drifts- og vedligeholdelsessystem efter de anvisninger, som SLKS teknikansvarlige giver. For alle udførte opgaver i Forebyggende vedligehold, Afhjælpende vedligehold, Øvrige opgaver og Døgnberedskab skal Leverandøren indlæse en servicerapport i Ordregivers drift- og vedligeholdelsessystem, Dalux FM, efter de anvisninger, som SLKS teknikansvarlige giver. Adgang til Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem kan ske via gratis apps til smartphone eller tablet med kamera, som understøtter IOS (iphone / ipad) eller Android. Leverandørens medarbejdere skal derfor have adgang til en af ovenstående IT-løsninger, hvilket skal ske uden omkostninger for Ordregiver. 7.2 Indrapportering af udført Forebyggende vedligehold Når leverandøren afslutter en opgave under Forebyggende vedligehold, skal Leverandøren uploade en servicerapport i drifts- og vedligeholdelsessystemet. Servicerapporten skal tage udgangspunkt i bilag 2A, Særlige arbejdsbeskrivelser, der skal være indeholdt i Leverandørens standard-servicerapport, hvor alle relevante tekniske data om det udførte arbejde er beskrevet. Udformningen af servicerapporten fastlægges endeligt i implementeringsfasen. Lovpligtige eftersyn noteres og registreres i henhold til gældende lovgivning. Data og kontrolrapport for Forebyggende vedligehold, herunder lovpligtige eftersyn, registreres i Ordregivers drifts- og vedligeholdelsessystem som beskrevet i afsnit 2.3. Opgaven og arbejdet kan først godkendes som afsluttet, når servicerapporten er modtaget i drifts- og vedligeholdelsessystemet og endeligt godkendt af den teknikansvarlige. Dette skal være sket indenfor 5 dage efter den med Ordregiver aftalte dato for igangsætning af opgaven. Hvis servicerapporten mangler, har SLKS ret til at pålægge bod, indtil fyldestgørende rapportering er afleveret. 7.3 Indrapportering af opgaver rekvireret under Døgnberedskab Leverandøren skal senest efterfølgende Arbejdsdag kl rapportere om konkret udført Afhjælpende vedligehold efter tilkald af Døgnberedskabet. Rapportering skal ske via til Ordregivers teknikansvarlige. Rapporteringen skal som minimum indeholde følgende informationer: Ejendomsnummer og ejendommens adresse Rekvirentens navn Kontaktdata på Leverandørens medarbejder (Navn, tlf. og ) Dato og tidspunkt for modtagelse af tilkald Tidspunkt for ankomst på aftalt mødested Side 13 af 16

14 Tidspunkt for afslutning af arbejdet Beskrivelse af, hvilke tekniske anlæg, der er tale om, herunder anlæggets id Beskrivelse af fejlårsagen Beskrivelse af det udførte arbejde Fakturaen sendes til Ordregiver umiddelbart efter arbejdets udførelse, vedlagt ovennævnte rapport/dokumentation, jf. Kontraktens afsnit 17.3 og Leverandøren indlæser tillige en servicerapport for det udførte arbejde i Ordregivers drift- og vedligeholdelsessystem. 8. OPSTARTSAKTIVITETER 8.1 Generelt Leverandøren skal deltage i en Implementeringsfase, hvor der gennemføres en række aktiviteter sammen med Ordregiver og sammen udarbejdes en række dokumenter. Aktiviteterne i fasen er beskrevet nærmere i bilag 1C, hvortil der henvises. Leverandøren er forpligtet til at deltage og medvirke til udarbejdelse af de nødvendige dokumenter og deltage i undervisning m.v. og betales ikke særskilt herfor. 8.2 Udarbejdelse af forholdsordrer Eksempel på en forholdsordrer er vist i bilag 1 D, som vedlægges som illustrativt udkast. Bilaget udarbejdes i sin endelig form i Implementeringsfasen, jf. bilag 1C, og vedlægges Kontrakten. Ordregiver og Leverandøren skal sikre, at alle forholdsordrer for alle ejendomme er kontrolleret og opdateret senest d. 25. maj Ordregiver er ansvarlig for at sikre implementering af forholdsordrerne hos egne vagtstuer, og at dette sker inden Kontraktens ikrafttrædelsesdato. Leverandøren er ansvarlig for at sikre implementering af forholdsordrerne hos eget personale. 8.3 Undervisning i Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem I Implementeringsfasen skal Leverandørens medarbejdere undervises i brugen af Ordregivers drifts- og vedligeholdssystem. Side 14 af 16

15 9. GENERELLE BESTEMMELSER 9.1 Udformning af rekvirerede tilbud Et tilbud skal være gennemskueligt, således at prisberegning og arbejdets omfang er tydeligt beskrevet. Et tilbud skal derfor som minimum indeholde og specificere følgende: Beskrivelse af opgaven Pris og omfang af materialer Pris og omfang af timer 9.2 Tilstedeværelsesregistrering Når Leverandøren, eller dennes medarbejdere, ankommer og forlader en ejendom, skal Ordregivers driftsafdeling orienteres. Udenfor Normal arbejdstid orienteres Vagtstue 7. Hvis Ordregiver anvender metoder for tilstedeværelsesregistrering, skal disse benyttes efter de givne anvisninger. Se de nærmere retningslinjer i bilag 1B, Håndværkerinstruksen. 9.3 Nøgleafhentning ved tilkald af Døgnberedskab Ved udkald udenfor Normal arbejdstid, skal nøgle/adgangskort sædvanligvis afhentes på ejendommens vagtstue, medmindre andet aftales med den kontaktperson, som rekvirerer udkaldet. Der findes også andre løsninger for adgang til ejendommene, fx nøglebokse eller ved specifikt opkald til Vagtstue 7 ved ankomst til stedet. Forholdsordrerne, bilag 1 D, vil for hver ejendom beskrive, hvad der skal foretages for at få adgang til ejendommen. 9.4 Materialer og ny teknologi Leverandøren skal altid anvende reservedele og materialer, som er godkendt efter gældende regler på området. Med mindre andet udtrykkeligt er aftalt med Ordregiver, kan der alene anvendes nye originaldele. Leverandøren skal sikre sig en hurtig adgang til de nødvendige materialer og reservedele. Leverandøren skal løbende holde Ordregiver orienteret om nye og bedre produkter og teknologier på området, hvilket fx kan ske i sammenhæng med Ordregivers indhentning af tilbud på en konkret opgave og på de kvartalsvise driftsmøder, jf. bilag 1, Samarbejdsorganisation. Leverandøren honoreres ikke særskilt for ovenstående. Side 15 af 16

16 9.5 Opbevaring af materiel og reservedele Leverandøren kan ikke forvente at få stillet plads eller lokaler til rådighed til opbevaring af leverandørens materialer, værktøj m.m. Eventuelt lån af lokaler aftales med den enkelte teknikansvarlige. Ordregiver kan ikke stilles til ansvar for mistede eller tilskadekomne materialer, værktøj m.m., der er opbevaret på ejendommene. 9.6 Forhindringer for arbejdets udførelse Er der uklarheder, forhindringer eller andet, der påvirker arbejdets udførsel, skal det pågældende områdes driftsafdeling kontaktes, hvorefter afklaring og beslutning om det videre forløb vil blive aftalt. Side 16 af 16