Vrå Skole og Dagtilbud Hjørring Kommune

Transkript

1 BILAG november 2015 Vrå Skole og Dagtilbud Hjørring Kommune Udbudsstrategi og Organisering

2 UDBUDSSTRATEGI OG ORGANISERING INDHOLD 1. Formål og indhold 1 2. Projektet Vrå Skole og Dagtilbud 1 3. Udbudsstrategi Procesplan Udbudsform - totalrådgivning Iterativ projektmodel/delvis partnering 3 4. Organisering Samarbejde og projektorganisering Byggepladsledelse og byggeledelse Procesplan - Den iterative styringsmodel 22 Rambøll Olof Palmes Allé 22 DK-8200 Aarhus N T F

3 1. FORMÅL OG INDHOLD Formålet med denne rapport er at tilvejebringe et beslutningsgrundlag med anbefalinger til det videre projektforløb for projektet Vrå Skole og Dagtilbud. Rapporten er en redegørelse for den iterative projektmodel, der anbefales til projektet i Vrå. Den iterative projektmodel med delvis partnering er den samme projektmodel der anvendes i forbindelse med opførelse af Vendsyssel Teateroplevelseshus. Erfaringer fra dette projekt er indarbejdet i udbudsstrategien for Vrå Skole og Dagtilbud. I rapporten er der endvidere vist et forslag til projektorganisering med en kort beskrivelse af samarbejdet mellem projektets parter. 2. PROJEKTET VRÅ SKOLE OG DAGTILBUD Projektet i Vrå med en ny skole og et dagtilbud skal disponeres og planlægges som et samlet byggeri, hvor dagtilbuddet udgør en integreret del af det samlede projekt. Projektet skal samtidig planlægges med mulighed for gennemførelse i to eller flere etaper, idet projektets gennemførelse skal følge Hjørring Kommunes budget for anlægsinvesteringer i årene Det er visionen at projektet for den nye skole og dagtilbuddet skal være ét projekt, hvor funktioner for henholdsvis skole, dagtilbud og øvrige interessenter i lokalområdet, kan blive sammenhængende og integrerede dele af et samlet projekt. Opførelsen af dagtilbudsdelen forventes at skulle igangsættes inden der er truffet endelig beslutning om hvornår og om skoledelen skal igangsættes. En etapedeling af projektet skal således ikke kun planlægges i forhold til Hjørring Kommunes forventede anlægsbudget, men også i forhold til en procesplan for projektets gennemførelse, og en strategi for hvordan udbuddet for et etapeopdelt projekt kan planlægges og gennemføres. 3. UDBUDSSTRATEGI 3.1 Procesplan For at opnå et projekt hvor skole og dagtilbud kan blive sammenhængende, anbefales der afholdelse af én projektkonkurrence hvor der konkurreres på det samlede projekt. Hjørring Kommune får på denne måde forskellige forslag til arkitekttur og disponeringer af det samlede byggeri, og forskellige forslag til hvordan skole og dagtilbud kan blive integrerede dele af det samlede projekt. Samtidig kan en etapedeling tænkes ind i projektet med besvarelse på, hvordan et projekt for dagtilbuddet kan se ud og gennemføres som 1. etape, og som også bliver sammenhængende med det samlede projekt, ved gennemførelse af de efterfølgende etaper til skoledelen. Der vil således være tale om et samlet udbud i totalrådgivning, hvor der indgås aftale med et totalrådgivningsteam bestående af arkitekt, ingeniør og landskabsarkitekt, om at designe, udvikle og projektere samt at forestå entrepriseudbud og gennemførelse af Vrå Skole og Dagtilbud. Udførelsesfasen vil skulle gennemføres i to eller flere etaper, for at likviditeten til projektet kommer til at følge Hjørring Kommunes anlægsbudget i årene Ved en etapedeling af det samlede projekt må det forventes, at projektet og byggeriet bliver sat på stand by, i flere måneder, fra ibrugtagning af 1. etape dagtilbuddet - og til igangsætning af de efterfølgende etaper til skoledelen \LD LA 1

4 Viden om projektet fra 1. etape vil være intakt, når projekteringen af skoledelen startes op igen efter at have været på stand by, da det er samme totalrådgivningsteam der vil forestå projektering, entrepriseudbud og gennemførelse af etaper til skoledelen. Ved etapedeling planlagt efter anlægsbudgettet, anbefales det at der for byggefasen gennemføres to entrepriseudbud med afholdelse af licitation for henholdsvis 1. etape, og for de efterfølgende etaper. 3.2 Udbudsform - totalrådgivning Totalrådgivningsteam, bestående af arkitekt, ingeniør og landskabsarkitekt. Valg af udbudsmodel bør generelt altid foretages på baggrund af en udbudsstrategi, der tager hensyn til: Projektmål og projektkarakteristika Bygherrens ønsker til egen involvering og indflydelse på projektudformningen Opnåelse af den bedste konkurrencesituation Krav til budgetsikkerhed Krav til færdiggørelsestidspunkt Interesse hos private aktører på markedet Til det aktuelle projekt anbefales en iterativ projektmodel, som Rambøll i flere projekter har haft rigtigt gode erfaringer med. Fase 1 Omhandler gennemførelse af projektkonkurrence der er 1. del af den 2-fasede konkurrence. Fase 2 Omhandler gennemførelse af udbud med forhandling med vinderen/vinderne af projektkonkurrencen (totalrådgiver), der er 2. del af den 2-fasede konkurrence. Ved opførelse af Vendsyssel Teateroplevelseshuset i Hjørring er der med stor succes gennemført en 2-faset projektkonkurrence, og projektet bliver netop nu projekteret og realiseret efter den iterative projektmodel, med delvis partnering og fagentrepriser. Udbudsformen har en række fordele, idet vurderingsgrundlaget for at udpege den endelige vinder af projektkonkurrencen bliver betragteligt mere klart. Det er en konkurrenceform der især giver værdi, når et komplekst projekt, med en klar idé og vision, skal omsættes til et stærkt arkitektonisk udtryk og en gennemtænkt løsning. Meget kunne tyde på at dette også er tilfældet med projektet i Vrå. Samtidig giver 2. fase med forhandling mulighed for at få afdækket potentialer og eventuelle begrænsninger i de indkomne forslag, og der gives mulighed for at foretage en yderligere økonomisk vurdering af forslagenes overholdelse af budgetrammen ved den intensive dialog. Som en sidegevinst er der endvidere mulighed for at stille krav til totalrådgiverens organisation, der skal varetage det tilbudte projekt. Konkurrenceformen kunne meget vel være en velvalgt metode til at sikre realisering af visionen om et fremtidssikret og visionært byggeri, der skaber udvidet sammenhæng mellem skole og dagtilbud - og alle de omkringliggende faciliteter. Desuden er den pædagogiske vision om barnets udvikling (og dermed skiftende interaktion med natur, kultur og samfund) en stærk idé, der ville kunne forløses gennem en 2-faset projektkonkurrence. Under projektkonkurrencen og i det efterfølgende udbud med forhandling anbefales det, at der skal være særligt fokus på integreret design, hvor arkitekt- og ingeniørfagene understøtter hinanden, da det er en effektiv måde, hvorpå man kan styre anlægsøkonomien på sikker vis. Se i øvrigt nærmere beskrivelse af anlægsøkonomi under afsnittet Økonomistyring herunder. Udbudsstrategi og faseopdeling for den efterfølgende proces til projektet skal fastlægges i samarbejde med bygherren og tilknyttede rådgivere \LD LA 2

5 3.3 Iterativ projektmodel/delvis partnering I det aktuelle projekt vil det være meget relevant at anvende en iterativ projektmodel, der er en blanding mellem udbud i partnering og udbud i hoved-/fagentrepriser. At sikre overholdelse af den økonomiske ramme, samtidigt med at kunne skabe et visionært og optimalt projekt indenfor rammen, kræver overblik over projektets væsentligste økonomiske elementer i forslagsfaserne, således at bygherrens prioriteringsmuligheder er intakte ved projekttilpasninger. Alt for mange projekter lider under sparerunder og projekttilpasninger meget sent i processen, hvor "løbet er kørt" for den rigtige løsning under de givne omstændigheder. Specielt den helt traditionelle metode med afholdelse af arkitektkonkurrence og efterfølgende udbud på hovedprojektniveau lider af disse problemstillinger. Den iterative projektstyringsmodel baserer sig på, at man gennem processen kontinuerligt bliver klogere, og derfor kun bør tage endelige beslutninger, når det er absolut nødvendigt, dvs. i last responsible moment. Styringsmodellen har som nævnt til hensigt at give overblik over projektets væsentligste økonomiske elementer så tidligt i projektforløbet som muligt, bl.a. ved at øge vidensniveauet i disse faser, f.eks. gennem dybdegående analyse af projektet i dispositionsforslagsfasen samt ved inddragelse af udførende entreprenørers kompetencer i projekteringen. Figur: Den iterative projektstyringsmodel, hvor der arbejdes struktureret med arkitektur, byggeteknik og økonomi i et forløb, hvor rammerne snævres mere og mere ind med henblik på at skabe det optimale projekt inden for den givne økonomiske ramme. Figur: Den iterative projektstyringsmodel tager de bedste elementer fra modellerne Projektkonkurrence og Totalentreprise og kombinerer disse med et værdibaseret og ligeværdigt samarbejde som kendes fra samarbejdsmodellen Partnering. Derved kan fordelene ved de traditionelle modeller udnyttes - og ulemperne undgås. Beslutninger træffes i last responsible moment. Der er stort fokus på frontloading, hvilket indebærer indsamling af al relevant viden og drøftelse af centrale spørgsmål med de aktører, der har de bedste forudsætninger for at svare, f.eks. entreprenørerne. Der er mulighed for justering af processen i takt med at vidensniveau og økonomisk overblik øges \LD LA 3

6 Faseopdeling og udbudsstrategi Ved at opdele projektet i nedestående faser 0 6, udnyttes den iterative projektstyringsmodel optimalt. Udbudsstrategi og faseopdeling for den efterfølgende proces skal fastlægges i samarbejde med bygherren og tilknyttede rådgivere. Vil man udnytte den iterative projektstyringsmodel optimalt, kan projektet opdeles i følgende faser: Fase 0: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Fase 4: Fase 5: Fase 6: Projektopstart Forberedelsesfasen, hvor bygherren forestår de indledende og afklarende vurderinger, analyser og forundersøgelser af projektet. Projektkonkurrence Fasen omhandler gennemførelse af projektkonkurrence der er 1. del af den 2-fasede konkurrence. Totalrådgivningsteams udarbejder tilbud og arkitektforslag. Vinderen/vinderne af projektkonkurrencen går videre til fase 2, Udbud med forhandling. Udbud med forhandling Fasen omhandler gennemførelse af udbud med forhandling med vinderen/vinderne af projektkonkurrencen, der er 2. del af den 2-fasede konkurrence. Dispositionsforslagsfase Fasen omhandler projektets udvikling med totalrådgiver (dispositionsforslag og delvist projektforslag) og udarbejdelse af udbudsstrategi for entreprisearbejderne. Projektforslagsfase Fase 4 omhandler gennemførelse af de første udbud, hvor leverandører/entreprenører med størst værdi kan bidrage til projektudviklingen. Projektforslag og myndighedsprojekt udarbejdes, og projektet tilpasses den økonomiske ramme. Hovedprojekt fase Fasen omhandler projektoptimering med valgte entreprenører. Projektet færdigprojekteres og hovedprojektet udarbejdes. De resterende entrepriser sendes i udbud, og projektet koordineres på plads indenfor den økonomiske ramme. Udførelsesfase Fasen omhandler opførelse af byggeriet. Denne faseopdeling giver mulighed for at lave et tidligt udbud af udvalgte fag- eller storentrepriser, så der inddrages tværfaglige kompetencer og fagspecifik viden i et integreret design, hvor arkitektoniske, ingeniørmæssige og entreprenørfaglige løsninger støtter hinanden og sikrer et optimalt projekt. Ved at udbyde entrepriserne tidligt, inddrages entreprenørerne ligeledes i planlægningen af byggeriet. Frem for at projektets bygbarhed først bliver afprøvet i udførelsesfasen, sidder entreprenørerne tidligt med ved bordet og kan dermed sikre, at arkitekternes og ingeniørernes forslag kan realiseres inden for den økonomiske og tidsmæssige ramme. DELELEMENTER I PROCESSEN Juridisk rådgivning Det anbefales at der til projektet tilknyttes et advokatfirma med juridisk rådgivning inden for udbudsret, eventuelt allerede i forbindelse med udbud og valg af bygherrerådgiver, og efterfølgende ved udbud og valg af arkitekt- og ingeniørrådgivning samt senere til at bistå i forbindelse med udbud og indgåelse af entrepriseaftaler m.v. Valg af bygherrerådgiver Såfremt der ønskes tilknyttet ekstern bygherrerådgiver til projektet, anbefales det at der inden afslutning på Fase 0, indgås aftale med en bygherrerådgiver om at bistå Hjørring Kommune gennem faserne \LD LA 4

7 Omfanget og tyngden af en bygherrerådgivers bistand er størst i de indledende faser, med gennemførelse af projektkonkurrence og efterfølgende udbud med forhandling. I de efterfølgende faser, hvor projektet udvikles fra dispositionsforslag til hovedprojekt, og hvor det er totalrådgiverteamet, der overtager ansvaret for projektets fremdrift, vil bygherrerådgiverens rolle blive mere overordnet, dog med særligt fokus på at projektet hele tiden udvikles og tilpasses den økonomiske ramme der er til rådighed. Samtidig vil bygherrerådgiveren være en observatør, der kontrollerer at totalrådgiverteamet leverer de ydelser, som de er forpligtede til. I projekteringsfasen og udførelsesfasen er der selvfølgelig også mulighed for at bygherrerådgiveren kan indgå mere konkret og ad-hoc, på særligt udvalgte områder og i situationer, hvor det giver størst mulig værdi for projekt. Det er vigtigt, at samarbejdet mellem sagens parter er fremadrettet og konstruktivt, og at dialogen på tværs foregår i en god tone, med tillid og respekt for egne og andres roller og opgaver i projektet. Det er en af bygherrerådgiverens vigtigste opgaver at medvirke til, at projektet løses og udføres bedst muligt i bygherrens interesse, og at alle totalrådgiverenes ydelser og løsninger opfylder de krav og forventninger der er til projektet. For at sikre dette i projekteringsfasen kan bygherrerådgiveren blandt andet bistå ved at foretage granskning af totalrådgiverteamets projektmateriale i forbindelse med dispositionsforslag, projektforslag og hovedprojekt. I udførelsesfasen kan bygherrerådgiveren via regelmæssige bygherretilsyn tilse at totalrådgiverteamets ydelser og løsninger fortsat opfylder de krav og forventninger der er til projektet, herunder kontrol med projektopfølgning, byggeledelse, sikkerhedsledelse, kvalitetssikring og fagtilsyn. Bygherrerådgiverens fornemste opgave er at sikre at bygherrens interesser varetages optimalt. For at sikre det rigtige beslutningsgrundlag gennem hele processen, kan bygherrerådgiveren opstille krav til kvaliteten og omfanget af et beslutningsgrundlag. Kravene bør som minimum omfatte arkitektfaglige, ingeniørfaglige og anlægs- og driftsmæssige overvejelser og konsekvensanalyser samt skitser, der redegør for de foreslåede løsninger og disses alternativer. Det vil med andre ord sige, at der kræves en integreret designproces, så det sikres at intentioner og kravspecifikationer opfyldes. Opfyldes kravene til beslutningsgrundlaget ikke, vil der heller ikke kunne tages beslutninger. Økonomistyring I den iterative projektstyringsmodel er økonomistyring et konstant værktøj. Allerede i forbindelse med projektkonkurrencen vedlægges i udbudsmaterialet en skabelon til successiv kalkulation af økonomien for en lang række udvalgte bygningsdele, som deltagere i konkurrencen skal prissætte, hvorefter der kan foretages en detaljeret økonomisk benchmarking af de indkomne forslag. I anden fase af projektkonkurrencen, udbud med forhandling, vil den successive kalkulation blive bearbejdet yderligere af de udvalgte tilbudsgivere, og netop skabelonen vil være genstand for intense drøftelser mellem deltagerne i konkurrencen og bygherrerådgiveren. Kalkulationen i projektkonkurrencen og i den efterfølgende forhandlingsfase udgør dermed også en del af grundlaget for at udpege den endelige vinder i henhold til 'det økonomisk mest fordelagtige tilbud' og for den efterfølgende aftaleindgåelse. Der udføres successiv kalkulation af projektøkonomien i alle projektets faser helt fra starten, når der foreligger et arkitektkoncept og frem til hovedprojektet. Det er helt essentielt, at rådgiverteamet allerede i forbindelse med den indledende viderebearbejdning af arkitektkonceptet har anlægsøkonomi som et væsentligt udgangspunkt for projektudviklingen. Det er derfor vigtigt, at ingeniørfirmaet i tæt dialog med arkitekten er i stand til at kunne prissætte de foreslåede løsningsforslag. Der vil med fordel løbende skulle ajourføres en kalkulationsskabelon, der ved f.eks. successiv kalkulation dokumenterer projektets økonomi. I partneringsamarbejdet, bestående af repræsentanter fra bygherre, totalrådgiver og entreprenør, skal der ske en grundig vurdering af det integrerede design og projektets bygbarhed, hvorefter der foretages eventuelle nødvendige tiltag for projektjusteringer og optimeringer \LD LA 5

8 For at styre økonomien under projektering og udførelse fortsættes med en viderebearbejdning af den successive kalkulation, så der løbende er fuldt overblik over projektets forventede anlægsøkonomi. Det anbefales, at der under projekteringen indlægges en række økonomimøder, hvor økonomien og den aktuelle risikoprofil for projektet vurderes og hvor eventuelle projektjusteringer i op- eller nedadgående retning besluttes. Det anbefales at der indlægges en økonomisk buffer, der løbende justeres i nedadgående retning efterhånden som vidensniveauet om projektet øges, og risikoprofilen mindskes. Dette kan med fordel kombineres med en prioriteret ønskeliste, der implementeres i projektet, når der er sikkerhed for, at der er råd til dette. Den successive kalkulationsmetode giver mulighed for en stadig forfinelse, detaljering og præcision i kalkulationen af projektøkonomien og danner dermed grundlag for at justere projektets økonomi løbende. Ved at der er lovkrav om at de rådgivende arkitekter og ingeniører anvender 3D-modeller under projektering, vil man med stor fordel kunne lave præcise mængdeudtræk af bygningskomponenterne og dermed lave udbud på mængder, der efterfølgende kan reguleres for at tilpasse projektet til den økonomiske ramme på et sent tidspunkt i processen. Tidsstyring Tidligt i forløbet fastlægges en tidsplan for hele projektets forløb i relation til bygherrens behov og tidsfrister. Med baggrund i den iterative projektstyringsmodel vil tidsplanlægningen være et konstant værktøj som forandres, opdateres og forfines i forhold til projektets stade, så man sikrer en realistisk tidsplan og forudser og undgår eventuelle forsinkelser. Tidsfrister for bygherrebeslutninger, interessentinddragelse, inddragelse af faglige kompetencer og specialister vil være en del af tidsplanen, da det er vigtige elementer i processen, som kræver tilstrækkelig tid. Også her skal det sikres, at bygherren kun skal tage beslutning, når dette er absolut nødvendigt for projektets fremdrift og først efter, at et fyldestgørende beslutningsgrundlag fra totalrådgiveren er modtaget. Risikostyring Som en del af den generelle projektstyring bør der udføres løbende risikovurderinger. Ved anvendelse af standardiserede modeller identificeres risici og hasarder, hvorefter disse kan kvantificeres, konsekvensanalyseres og et acceptniveau kan lægges ind for vurdering af hvorvidt risici skal reduceres. Risici kan have konsekvenser for tab af menneskeliv, skader på miljøet, skader på tredjepart, men også forsinkelser og økonomiske tab. Digitalt byggeri Lovkrav til digitalt byggeri, iht. bekendtgørelse om anvendelse af IKT (informations- og kommunikationsteknologi i offentligt byggeri), skal opfyldes af rådgiverteamet, og det anbefales at der generelt stilles krav om anvendelse af 3D bygningsmodeller igennem hele projektforløbet, hvorfor både arkitektfirmaet og ingeniørfirmaet skal have implementeret denne projekteringsmetode. Kvalitetsstyring Gennem hele projektet er det vigtigt, at der i passende omfang løbende inddrages faglige eksperter i rådgivningen. Det anbefales at der oprettes en række 'faglige fora', hvor ekspertteams, inden for hver deres område, sikrer bygherrens interesser og kvaliteten af projektet på højeste faglige niveau. Disse fora kan omhandle bæredygtighed og energioptimering, indeklima og installationer, miljø, arkitektoniske løsninger, konstruktioner, akustik, teaterteknik eller sikkerhed og sundhed. Deltagere i disse fora bør være repræsentanter for bygherre og dennes eksterne konsulenter, totalrådgiver, entreprenører, bygherrerådgivers eksperter fra det faglige team samt eventuelt leverandører. Bygherrens interesser skal hele tiden i projektforløbet varetages optimalt. For at sikre det rigtige beslutningsgrundlag gennem hele processen skal der opstilles krav til kvaliteten og omfanget af et beslutningsgrundlag. Kravene vil som minimum omfatte arkitektfaglige, ingeniørfaglige og anlægs- og driftsmæssige overvejelser og konsekvensanalyser samt skitser, der redegør for de foreslåede løsninger og disses alternativer. Det vil sige, at der skal sikres en integreret designproces, så det sikres at intentioner og kravspecifikationer opfyldes \LD LA 6

9 Det er vigtigt at inddrage mange fageksperter. Det er for eksempel fuldstændig afgørende for et udbud med forhandling, at der under forhandlingen er fagpersoner der matcher totalrådgiverens hold. Senere i projekterings- og udførelsesfasen vil det være de faglige fora, som er med til at sikre, at kvaliteten fortsat lever op til det forventede. FASERNE I DEN ITERATIVE STYRINGSMODEL I det efterfølgende beskrives forslag til procesplan. Procesplanen og tidsplanen skal inden igangsætning af projektet afstemmes med Hjørring Kommunes forventninger til projektet, og således at der allerede fra starten sikres den rigtige prioritering, værdiskabelse og kvalitet igennem alle faserne. Figur: Princip for Den Iterative Projektstyringsmodel med seks faser og Decision Gates placeret efter endt fase og inden næste fase påbegyndes. FASE 0: PROJEKTOPSTART Fase 0, Projektopstart, som er forberedelsesfasen, indeholder Rådgivning i forbindelse med udfærdigelse af byggeprogram projektbeskrivelse og idéoplæg, og udbudsstrategi for opførelse af Skole og Dagtilbud. FASE 1: PROJEKTKONKURRENCE Fase 1 omhandler forberedelse og gennemførelse af projektkonkurrence der er 1. del af den 2-fasede konkurrence. Totalrådgivning Det anbefales at arkitekt-, landskabsarkitekt- og ingeniørrådgivningen, inkl. specialister der er nødvendige til projektet, indkøbes som totalrådgivning, med efterfølgende udbud i hovedentreprise, eller stor- og fagentreprise. Ved totalrådgivning indgås der rådgivningskontrakt med ét firma, der kan være såvel arkitektfirmaet som ingeniørfirmaet, som så har den anden part med som underrådgiver. Ved totalrådgivning har bygherren således kun én kontraktpart, hvilket vil være en fordel i forhold til styring af grænseflader i ydelsesbeskrivelserne samt i de situationer, hvor der skal placeres ansvar hos rådgiverne. Det er vigtigt, at der i totalrådgivningsteamet er klare aftaler om, hvem der har hhv. projektledelsen og projekteringsledelsen \LD LA 7

10 Prækvalifikation Eftersom reglerne om projektkonkurrencer, i henhold til udbudsdirektivet, ikke henviser til de sædvanlige udvælgelseskriterier, er der større frihed i forbindelse med udvælgelse af deltagerne til projektkonkurrencen. Der skal dog fortsat fortrinsvis skulle foretages en udvælgelse på baggrund af tekniske, økonomiske eller finansielle forhold. Herudover vil der dog være mulighed for at lægge vægt på forhold, der ikke kan henføres hertil, under forudsætning af, at de forhold, som ordregiver yderligere ønsker at tillægge vægt, har relevans i forbindelse med den udbudte opgave. Det vil således som led i udvælgelsen af konkurrencedeltagerne være muligt at lægge vægt på deltagernes erfaringer med undervisningsbyggerier, skoler, daginstitutioner og andre sammenlignelige projekter. Hvis man i forlængelse af en afholdt projektkonkurrence ønsker at tildele en kontrakt efter et udbud med forhandling uden offentliggørelse, skal dette anføres i udbudsbekendtgørelsen i forbindelse med projektkonkurrencen. Det anbefales, at projektkonkurrencen gennemføres efter prækvalifikation med et begrænset antal deltagere. Prækvalificering af konkurrencedeltagere skal iht. EU s udbudsdirektiv ske gennem en bekendtgørelse, som eventuelt kan suppleres med annoncering i et eller flere dagblade. Annonceringsperioden er på kalenderdage. For at sikre en god konkurrence anbefales det, at der udvælges ca. 5 bydende totalrådgiverteams, hvor hvert team som minimum bør bestå af arkitektfirma, landskabsarkitektfirma og ingeniørfirma. Udvælgelsen skal ske efter objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Kriterier for udvælgelse af deltagere skal vurderes i forhold til projektet, og de minimumskrav som der ønskes opfyldt ved udvælgelsen. Ansøgning om prækvalifikation vil indeholde oplysninger om ansøgers personlige forhold og tekniske kapacitet. Nedenstående er et eksempel tekst til udbudsbekendtgørelsen for Vrå Skole og Dagtilbud, som skal kvalificeres i forhold til den gældende lovgivning, på det tidspunkt hvor det offentliggøres. 1. Personlige forhold A. Firmanavn, adresse, CVR-nr., telefonnr., adresse samt kontaktperson hos ansøger. B. Beskrivelse af eventuelle underrådgivere med angivelse af firmanavn, adresse, CVR-nr., samt navn på kontaktpersoner. C. Ansøger skal vedlægge en tro- og loveerklæring i henhold til implementeringsbekendtgørelsen. D. Ansøger skal vedlægge en tro- og loveerklæring vedrørende ubetalt gæld til det offentlige. E. Såfremt ansøger er et konsortium, skal de i pkt. A.-D krævede oplysninger vedlægges for samtlige konsortiedeltagere. 2. Teknisk kapacitet F. Ansøger skal vedlægge referencer med beskrivelse af ansøgers - og eventuelle underrådgiveres referencer fra tilsvarende eller lignende opgaver/projekter, f.eks. undervisningsbyggeri, skoler og daginstitutioner eller projekter med totalrådgivningsydelser. Referencerne skal angive kunde, projektets størrelse (areal og/eller værdi), rådgivningsopgavens størrelse (rådgivningsomfang og honorar), beskrivelse af egne ydelser samt udførelsesperioden (status). G. Ansøger skal vedlægge oplysninger om det gennemsnitlige antal beskæftigede - opdelt i relevante faglige sammensætninger - hos ansøger i hvert af de seneste tre regnskabsår. H. I det omfang ansøgeren ønsker at der skal lægges vægt på underrådgiveres tekniske forhold ved prækvalifikationsvurderingen, skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at underrådgiveren stiller sine kompetencer til rådighed for ansøgeren i forbindelse med projektets udførelse. I. Såfremt ansøger er et konsortium, skal de i pkt. F-H krævede oplysninger vedlægges for samtlige konsortiedeltagere. 3. Økonomisk kapacitet J. Revisorattesteret erklæring eller årsregnskab med oplysning om hovedansøgers økonomiske nøgletal for de seneste 3 regnskabsår omfattende omsætning, resultat og egenkapital \LD LA 8

11 K. I det omfang ansøgeren ønsker at der skal lægges vægt på underrådgiveres økonomiske forhold vedprækvalifikationsvurderingen, skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at underrådgiveren stiller sine kompetencer til rådighed for ansøgeren i forbindelse med projektets udførelse. L. Såfremt ansøger er et konsortium, skal de i pkt. J-K krævede oplysninger vedlægges for samtlige konsortiedeltagere. 4. Udvælgelsen Deltagerne i projektkonkurrencen vil blive udvalgt mellem de ansøgere, der har den tilstrækkelige økonomiske og tekniske kapacitet til at kunne gennemføre det udbudte projekt. Projektkonkurrence (konkurrencens del 1) Konkurrencens 1. del skal i henhold til udbudsdirektivet afvikles som en anonym projektkonkurrence. Bedømmelseskomitéen skal træffe afgørelse på grundlag af anonyme projekter og må således ved vurderingen af de enkelte forslag ikke kende identiteten af forslagsstilleren. Samtidigt er det et krav, at bedømmelseskomitéen træffer sin afgørelse om vinder/vindere ud fra de kriterier, der er fastsat i den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Den anonyme projektkonkurrence foreslås udbudt på overordnet konceptniveau - bedømmelseskriterier kan i uprioriteret rækkefølge eksempelvis være: Sammenfattende arkitektonisk, æstetisk funktionalitet, herunder den fleksible og åbne skole og dagtilbud, den bevægelsesfremmende skole/dagtilbud, og branding af byggeriet. Begrundet valg af arkitektonisk koncept og projektets evne til at skabe en arkitektonisk identitet. Projektet evne til at understøtte projektets visioner, målsætning og aktiviteter Teknisk kvalitet og bæredygtighed, herunder energieffektivt bygningsdesign, valg af materialer og tekniske løsninger, drift og vedligehold, arealanvendelse samt indarbejdelse af social bæredygtighed i forslaget. Totaløkonomi (økonomisk overslag, bygbarhed og honorar). Der vil blive lagt vægt på, at forslaget overholder budgetrammen og udviser gennemsigtighed og troværdighed i den økonomiske kalkulation sammenlignet med det foreslåede byggeri. Der vil blive lagt vægt på de tilbudte honorarsatser, der ønskes så lave som muligt, inden for realistiske rammer i forhold til ydelsesbeskrivelsen. Som grundlag for konkurrencebesvarelsen modtager de enkelte tilbudsgivere et konkurrenceprogram med tilhørende bilag. Dette indeholder blandt andet de funktionsbeskrivelser og det rumprogram, der er resultatet af brugerprocessen. Konkurrenceperioden er i henhold til udbudsreglerne på min. 40 kalenderdage. Til et stort og komplekst projekt som Vrå Skole og Dagtilbud anbefales en længere konkurrenceperiode på eksempel ca kalenderdage. Efter konkurrenceperioden afleverer deltagerne deres besvarelse af opgaven, bestående af følgende materiale: Plancher i A0 med en sammenfattende illustration og beskrivelse af konkurrenceforslaget, herunder illustrationer fra obligatoriske fotostandpunkter. Mappe med supplerende beskrivelser og tegninger, der uddyber forslagets arkitektoniske og funktionelle hoveddisponering, byggetekniske principper, materialevalg etc. Arealskema Udfyldt økonomisk kalkulationsskabelon Honorartilbud \LD LA 9

12 Bedømmelseskomité Projekterne skal bedømmes af en bedømmelseskomité, hvor 1/3 af komitéens medlemmer skal være uddannet inden for arkitekt- og ingeniørfaget. Det anbefales, at der i samråd med Akademisk Arkitektforening og Foreningen af Rådgivende Ingeniører udpeges fagdommere, der supplerer hinanden med kompetencer indenfor konkurrencens faglige indhold. Der skal herudover træffes beslutning om deltagere i bedømmelseskomitéen fra Hjørring Kommune og eventuelle interessenter, samt træffes beslutning om, hvem der er formand for bedømmelseskomitéen. Det kan medvirke til at sikre fortsat opbakning, ejerskab og transparens, at relevante parter og brugerrepræsentanter også får plads i bedømmelseskomitéen. Bedømmelseskomitéen bistås desuden ofte af en række rådgivere, der naturligvis ikke har stemmeret, men som står til disposition, når bedømmelseskomitéen ønsker input om fagspecifikke emner af f.eks. juridisk, teknisk eller indholdsmæssig karakter. Bedømmelsesforløb Efter modtagelse af konkurrenceforslagene har fagdommerne til opgave at tilvejebringe en dybdegående indsigt i de modtagne konkurrencebesvarelser med henblik på efterfølgende præsentation for bedømmelseskomitéen. Fagdommerne suppleres af bygherrerådgiveren, der fungerer som konkurrencesekretær. Herudover kan det overvejes at nedsætte en specialistgruppe til vurdering af forslagenes indholdsmæssige funktionalitet. Bedømmelsen afvikles over flere møder, således at der gives mulighed for selvstudier og særlige undersøgelser af forslagene. I henhold til udbudsdirektivet er der mulighed for at udpege flere vindere, blot disse vurderes at være jævnbyrdige. Formentlig vil der blive tale om udpegning af 1 til 3 vindere, der alle går videre til 2. del af konkurrencen. På bedømmelsesmøderne gennemgår fagdommerne og de tilknyttede rådgivere konkurrenceforslagene for bedømmelseskomitéens medlemmer, der herefter debatterer forslagene og har mulighed for at stille supplerende spørgsmål til fagdommerne og rådgiverne. Processen styres struktureret af konkurrencesekretæren. Når bedømmelseskomitéen har truffet sin afgørelse, udarbejder fagdommerne i samarbejde med konkurrencesekretæren en samlet dommerbetænkning, der skal underskrives af bedømmelseskomitéens medlemmer. FASE 2: UDBUD MED FORHANDLING Fase 2 omhandler forberedelse og gennemførelse af udbud med forhandling med vinderen/vinderne af projektkonkurrencen (totalrådgiver), der er 2. del af den 2-fasede konkurrence. Udbud med forhandling (konkurrencens del 2) I forbindelse med udbud med forhandling vil der være mulighed for at lave et parallelt opdrag mellem vinderne af projektkonkurrencen, og kravet om anonymitet er naturligvis ikke længere til stede. I denne 2. del af konkurrencen skal der udarbejdes et selvstændigt udbudsmateriale, som grundlag for et nyt videreudviklet tilbud fra de konkurrerende, der sammen med den oprindelige konkurrencebesvarelse i projektkonkurrencen er det egentlige forhandlingsgrundlag. Der er vide grænser for, hvad der kan forhandles om, blot forhandlingen foregår på samme udbudsvilkår og efter samme forhandlingsprocedure med de enkelte vindere. Der skal dog være en relevant kvalificeret forbindelse mellem konkurrenceforslaget i projektkonkurrencen og det projekt, der danner grundlag for den endelige rådgivningsaftale. Projekterne skal altså viderebearbejdes inden for egne rammer og i fortrolighed med Hjørring Kommune. Tilbudsgiverens evne til at samarbejde enten i form af forslag til samarbejdsproces eller vurderet på baggrund af medarbejderkompetencer, vil lovligt kunne udgøre et tildelingskriterium \LD LA 10

13 Det anbefales endvidere, at projekterne i denne fase udsættes for en dyberegående økonomisk analyse, der kan afdække deres økonomiske robusthed. Dialog- og forhandlingsfasen forventes således at kunne afdække firmaernes evne til at kunne deltage kvalificeret i den videre proces, samtidig med at der skabes mulighed for ved fornøden viderebearbejdning inden for rammerne af det enkelte vinderprojekt at opkvalificere konkurrencebesvarelserne og opnå en øget sikkerhed for overholdelse af den økonomiske ramme. Ligeledes vil der være mulighed for at gå i dybden i forhold til konkurrenceprogrammet og få klarlagt, hvorledes konkurrencebesvarelsen understøtter dette. Inddragelse af brugere og relevante parter i denne fase kan sikre kvalificeret input, opbakning og ejerskab til det vindende projekt og dermed det færdige byggeri. Udbudsmateriale Det supplerende udbudsmateriale består primært af en række juridiske betingelser, der beskriver forhandlingsforløbet, krav til tilbuddets indhold, vægtede tildelingskriterier etc. samt beskrivelse af en række supplerende fagspecifikke forhold som bedømmelseskomitéen ønsker besvaret af tilbudsgiverne efter bedømmelsen af konkurrencens 1. del. Udbudsmaterialet er identisk for alle tilbudsgivere, men de modtager herudover bedømmelseskomitéens bemærkninger til eget projekt. Tilbudsmateriale Det foreslås, at de bydende afleverer følgende supplerende tilbudsmateriale som grundlag for det efterfølgende forhandlingsforløb: Illustrerende projektmateriale til afdækning af ønsker fra bedømmelseskomitéen vedr. uddybning af specifikke emner Supplerende tekniske redegørelser til afdækning af ønsker fra bedømmelseskomitéen vedr. uddybning af specifikke emner Forslag til bemanding af opgaven, herunder redegørelse for nøglepersoners kompetencer (CV er). Forslag til kommende udviklings- og samarbejdsproces Viderebearbejdet økonomisk kalkulationsskabelon Honorartilbud Tildelingskriterier Vinderen af udbuddet er den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De vægtede underkriterier fastlægges endeligt i forbindelse med udarbejdelsen af det supplerende udbudsmateriale. Vægtningen af underkriterierne skal fastægges efter en nærmere vurdering af hvilke kriterier og eventuelle kombinationer af kriterier, som det giver den bedst mulig mening at tillægge den største vægtning. Ved fastlæggelse af vægtningen skal der være en fornuftig balance og realistisk sammenhæng mellem vigtigheden af projektets funktioner og kvalitet, i kombination med den rette metode og bemanding til samarbejdet med bygherrens organisation, og endelig i forhold til størrelsen af totalrådgiverhonoraret. De vægtede underkriterier kan eksempelvis være: Kvalitet af det tilbudte forslag i forhold til arkitektur, funktionalitet og teknisk kvalitet af forslaget til den nye skole/dagtilbud, herunder bæredygtighed (50 %) Der vil blive lagt vægt på, i hvor høj grad forslaget lever op til de konkrete ønsker der er angivet i konkurrenceprogrammet og de uddybende forudsætninger for projektet. Vurderingen vil blive foretaget med udgangspunkt i projektets visioner beskrevet i konkurrenceprogrammet og underopdeles derfor i: Arkitektur og funktionalitet, herunder den fleksible skole, den bevægelsesfremmende skole, den åbne skole og branding af skolen. Overordnet lægges der vægt på et byggeri af høj arkitektonisk kvalitet med en gennemtænkt formgivning og plandisponering som giver State of the art undervisningsmuligheder og er åben og inviterende over for sine omgivelser \LD LA 11

14 Arkitektur og funktionalitet vægtes højere end teknisk kvalitet og bæredygtighed. Teknisk kvalitet og bæredygtighed, herunder energieffektivt bygningsdesign, valg af robuste og fleksible materialer og tekniske løsninger, effektiv arealanvendelse samt indarbejdelse af social bæredygtighed i forslaget i forhold til bygherrens beskrevne ønsker. Projektets økonomi (20 %) Der vil blive lagt vægt på, om forslaget overholder budgetrammen og udviser gennemsigtighed og troværdighed i den økonomiske kalkulation sammenlignet med det foreslåede byggeri/projekt. Der vil blive lagt vægt på projektets totaløkonomi i relation til økonomisk bæredygtighed, og til opfyldelse af kriterier efter DGNB-DK manualen certificeret til sølvmedalje. Metode- og organisationsbeskrivelse (15 %) Der vil blive lagt vægt på, at tilbudsgiver har en hensigtsmæssig og effektiv projektorganisation, som indeholder klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold, gode kompetencer samt faglig bredde til at kunne gennemføre en kvalificeret løsning af opgaven. Der vil blive lagt vægt på, at metodebeskrivelsen viser en proceskvalitet, hvor der er planlagt styring af opgaven/projektet tidsmæssigt, økonomisk, ressourcemæssigt, kvalitetsmæssigt og i forhold til inddragelse af bygherre/ordregiver og brugere samt i forhold til proceskrav for bæredygtighed. Totalrådgivningshonorar (15 %) Der vil blive lagt vægt på de tilbudte honorarsatser, der ønskes så lave som muligt, inden for realistiske rammer i forhold til ydelsesbeskrivelsen. Forhandlings- og bedømmelsesproces Det foreslås, at der udpeges en forhandlingskomité, der i samarbejde med bygherrerådgiveren forestår forhandlingsprocessen med tilbudsgiverne og som efter endt forhandling afleverer en skriftlig redegørelse og afrapportering til bedømmelseskomitéen. I forbindelse med bedømmelsens afslutning skal der udarbejdes en bedømmelsesrapport, der beskriver forhandlingsforløbet og som oplyser bedømmelsen af de vægtede underkriterier. Der anvendes i denne forbindelse et karaktersystem, der gør det muligt at vægte underkriterierne indbyrdes, hvorved den endelige vinder kan findes. Selve forhandlingsforløbet foreslås at foregå som følger: I forbindelse med udsendelse af udbudsmaterialet til de bydende, afholdes der møde mellem forhandlingskomitéen og den enkelte tilbudsgiver, hvor forhandlingsforløbet gennemgås og hvor tilbudsgiveren samtidigt får feedback på konkurrencebesvarelsen i projektkonkurrencen. Tilbudsgiverne afleverer ca. 5 uger herefter et nyt tilbud på opgaven jf. ovennævnte Efter modtagelsen af tilbuddene præsenterer den enkelte tilbudsgiver sit reviderede projekt for forhandlingskomitéen og får på mødet fornyet feedback Tilbudsgiverne viderebearbejder forslagene og afleverer efter ca. 5 uger deres endelige forslag, der præsenteres for forhandlingskomitéen. Tilbuddene evalueres af forhandlingskomitéen, og der udarbejdes en bedømmelsesrapport og indstilling til bedømmelseskomitéen. Tilbuddene og indstilling fra forhandlingskomitéen præsenteres for bedømmelseskomitéen og afgørelse træffes. Efter stand still periode og godkendelse i styregruppen indgås kontrakt med totalrådgiveren. Resultatet af dette forløb afrapporteres i en selvstændig rapport, der indgår som bilag til den endelige indstilling til styregruppen. Totalrådgivningskontrakt Der kan efter den 2-fasede projektkonkurrence indgås aftale med det vindende totalrådgiverteam om projektering og udførelse af dagtilbudsdelen, og kontrakten kan omfatte option på gennemførelse af skoledelen \LD LA 12

15 Totalrådgivningskontrakten vil således omfatte projektering og udførelse af alle etaper til det samlede projekt for Vrå Skole og Dagtilbud. Totalrådgivningskontrakten vil indeholde aftaler om rammerne for opførelse af projektet, sammen med bestemmelser og betingelser for gennemførelse af skoledelen, såfremt der efterfølgende træffes endelig beslutning om gennemførelse af det samlede projekt. FASE 3: DISPOSITIONSFORSLAGSFASE Fase 3 omhandler projektets udvikling og udarbejdelse af udbudsstrategi for entreprisearbejderne. For at sikre de bedste og optimale løsninger til det samlede projekt, ved en etapevis gennemførelse af projektet og byggeriet, skal mulighederne i det samlede projekts udvikling og strategier udvikles i dispositionsforslagsfasen. I dispositionsforslagsfasen arbejdes der parallelt med de to hovedaktiviteter: Projektudvikling: Videreudvikling af dispositionsforslaget med beskrivelse af forslagets forudsætninger. Udbudsstrategi for entreprisearbejder: Udarbejde udbudsstrategi og forberede udbud, primært for 1. etape, men også samtidig at overveje strategiske muligheder for de efterfølgende etaper. Projektudvikling I denne fase påbegyndes den faglige dialog mellem bygherrens arkitekt og ingeniør, herunder videre bearbejdning af arkitektkonceptet, samtidig med at projektet i denne fase udsættes for en dyberegående økonomisk analyse, der kan afdække dets økonomiske robusthed. Ligeledes vil der være mulighed for at gå i dybden i forhold til arkitektens besvarelse af konkurrenceprogrammet og få klarlagt, hvorledes arkitektkonceptet kan gøres bedst muligt og bygbart. Inddragelse af brugere og relevante parter i denne fase kan sikre kvalificeret input, opbakning og ejerskab til det vindende projekt og dermed det færdige byggeri. De områder af projektet som det giver mening at udbyde først, skal klarlægges først. Det kan for eksempel være råhus/konstruktioner og ventilationstekniske principper. Netop disse dele af projektet vil have bindinger til de øvrige entrepriser og løsningerne, der vælges til projektet. Der skal foretages en videreudvikling af konkurrenceforslaget (dispositionsforslag) i relation til indhold og bygbarhed, herunder: Forslagets forudsætninger Den arkitektoniske idé Funktioner Miljø og indpasning i omgivelserne Forslag til overordnet materialevalg Konstruktions- og installationsprincipper Overvejelser om drift og vedligehold I samarbejdet med totalrådgiveren udvikles projektet, og totalrådgiverteamet forestår i den forbindelse blandt andet: Iværksættelse og gennemførelse af brugerinddragelsesprocesser Ved udbud i partnering suppleres dispositionsforslaget med beskrivende mængdefortegnelser/mængdelister for indhentning af enhedspriser for typiske egenproduktionsarbejder Udarbejdelse af detailtegninger til illustration af kompleksitet og kvalitetsniveau Udarbejdelse af alternative varianter af de foreslåede løsninger for differentieret prisindhentning Udarbejdelse af udbudsmateriale for entrepriseudbud \LD LA 13

16 Totalrådgiver er fortsat ansvarlig for styring af projektets samlede økonomi på tværs af de enkelte delprojekter, og forestår viderebearbejdning af successiv kalkulation. Der afholdes regelmæssige økonomimøder, hvor økonomien og den aktuelle risikoprofil for projektet vurderes. Det anbefales, at der indlægges en økonomisk buffer, der løbende kan justeres i nedadgående retning, efterhånden som vidensniveauet om projektet øges og risikoprofilen mindskes. Dette kan med fordel kombineres med en prioriteret ønskeliste, der implementeres i projektet, når der er sikkerhed for, at der er råd til dette. Udbudsstrategi I samarbejde med bygherre og totalrådgiver udarbejdes en udbudsstrategi på baggrund af følgende principper for udbud af entrepriser: At entrepriseområder der volumenmæssigt har stor betydning for den samlede økonomi udbydes på udvidet dispositionsforslagsniveau med mængderegulerbare tilbudslister. At entrepriseområder med høj kompleksitet, som kan drage nytte af entreprenørens kompetencer, udbydes i projektforslagsfasen, så udviklingen og detaljeringen kan ske i samarbejde. At entrepriser hvor prisen afhænger af entreprenørens udførelsesmetodik og fabrikationstid udbydes tidligt for at opnå de bedst mulige priser. At entrepriser hvor den endelige finish kræver højt projektmæssigt detaljeringsniveau fra rådgiver udbydes på hovedprojektniveau. At entrepriser hvor den teknologiske udvikling går stærkt og prisniveauet falder udbydes senest muligt At entrepriseopdelingen og tidspunkterne tilpasses markedet og tilrettelægges, så lokale entreprenører kan byde ind, så der derved opnås konkurrencedygtige priser. Efter nærmere vurdering af projektets kompleksitet og mulighederne i projektet, fastlægges udbudsstrategien med opdeling i udbudspakker - eksempelvis: Tidligt udbud i partnering, som omfatter råhus, lukning og ventilation og andre komplicerede entrepriseområder med lav budgetsikkerhed, udbydes på baggrund af 3D-model, typiske detaljer, fagbeskrivelser og mængderegulerbare tilbudslister. Tidligt udbud i normal entrepriseform, som omfatter entrepriseområder der traditionelt udbydes på funktionskrav, udbydes på baggrund af funktionsbeskrivelser og mængderegulerbare tilbudslister. Almindelige udbud på hovedprojektniveau for ikke komplicerede arbejder med høj budgetsikkerhed og arbejder med høj projektmæssig detaljeringsgrad. Delydelsesreglen, hvor der er fokus på delkontrakters andel af den samlede entreprisesum. FASE 4: PROJEKTFORSLAGSFASE Fase 4 omhandler gennemførelse af de første udbud, hvor leverandører/entreprenører med størst værdi kan bidrage til projektudviklingen. Dagtilbud 1. etape: Der indgås aftale med partneringentreprenøren for 1. etape af byggeriet som bidrager til at projektet videreudvikles med bygbare løsninger. Partneringentreprenøren gransker projektet, og projektet gennemgår en udviklingsproces i tæt dialog med totalrådgiveren og bygherren, hvorefter projekteringen af projektets øvrige entrepriser fortsætter. Projektforslag og myndighedsprojekt udarbejdes, og projektet tilpasses den økonomiske ramme i tæt dialog med bygherre. Skoledelen 2. etape med eventuelt flere etaper Projektering af projektmateriale til skoledelen, med udbud og licitation for entrepriserne, kan tidligst forventes igangsat efter ibrugtagning af 1. etape, og eventuelt efter at projektforløbet har været sat på stand by \LD LA 14

17 Inden igangsætning af etaper for skoledelen, vil det være hensigtsmæssigt at genoverveje mulighederne for udbudsform og udbudsstrategi. Muligheder for en eventuel alternativ udbudsform til etaper for skoledelen, skal selvfølgelig være implementeret i kontrakten med totalrådgiverteamet. Partnering Partnering er en samarbejdsmodel bestående af repræsentanter fra bygherre, totalrådgiver og entreprenør, hvor tillid, fuld åbenhed, professionalisme og gensidig forståelse er en forudsætning for realisering af aftalens målsætning. En velfungerende partneringmodel vil understøtte at projektet gennemføres med den aftalte og forventede kvalitet, til den aftalte økonomi og med overholdelse af gældende tidsplaner. Partneringaftalen definerer principper for: Åben økonomi Fælles over- og underskudsdeling Fælles projektledelse Fælles styregruppe Der kan indbygges bonus- og incitamentsaftaler i partneringaftalen for at påvirke parternes adfærd ved at etablere fælles økonomiske interesser. For bygherren er sigtet at øge sandsynligheden for overholdelse af økonomi, kvalitet og tid. Incitamentet skal bevirke, at det også bliver i de øvrige parters interesse, at disse overordnede mål opfyldes. Ved incitamentsaftaler forstås, at der aftales et fælles mål, og at større eller mindre opfyldelse af dette mål medfører økonomiske eller kvalitative gevinster eller tab for de parter, som er omfattet af incitamentet. Det typiske mål er overholdelse af targetprisen og de kvalitative gevinster eller tab er hhv. overskuds- og underskudsdeling. Bonusaftaler angår typisk overholdelse af kvalitet, sikkerhed og tid på byggepladsen og kan eventuelt indgås i udførelsesfasen. Den økonomiske ramme Totalrådgiveren er fortsat ansvarlig for styring af projektets samlede økonomi på tværs af de enkelte delprojekter, og forestår viderebearbejdning af successiv kalkulation for de resterende udbud. Der afholdes regelmæssige økonomimøder, hvor økonomien og den aktuelle risikoprofil for projektet vurderes. Ved fasens afslutning kendes den overvejende del af anlægssummen, og dermed kan projektet tilpasses den økonomiske ramme uden større omprojektering. Undervejs i partneringforløbet vil der være særligt fokus på projektets risikoprofiler, og der tages løbende stilling til regulering af projektets økonomiske buffer, efterhånden som vidensniveauet om projektet øges, og risikoprofilen mindskes, ligesom der justeres på de prioriterede projektjusteringer der indeholder mulige ønsker/besparelser. Udbud i partneringentreprise og fagentrepriser Ved partneringentreprise anbefales det at min. 4-5 entreprenører inviteres til at afgive tilbud. Der konkurreres normalt på det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvorved entreprenørens bemanding til projektet og gode forslag til løsninger og proces kan indgå i den samlede vurdering af tilbuddet. Partneringentreprenører findes ved prækvalifikation. Ved udvælgelsen kan der lægges vægt på ansøgers kompetencer inden for sammenlignelige projekter, hvor ansøger utvivlsomt har tilstrækkelig økonomisk og teknisk kapacitet til at kunne gennemføre det udbudte projekt. Udvælgelsen kan ske efter objektive og ikkediskriminerende kriterier. Udbud i fagentrepriser på de tekniske fag og komplementerende fag med videre, vil som nævnt ske på baggrund af et hovedprojekt \LD LA 15

18 Disse entrepriser kan udbydes til laveste pris, som fagentrepriser eller sammensættes som teknikentrepriser (ventilation, VVS og el) og kompletteringsentrepriser valg at entreprisesammensætning og udbud af disse fag, anbefales planlagt endeligt når kompleksiteten i det valgte projekt kendes. Der vil være mange forskellige aktører på markedet der kan inviteres til at byde ind på fagentrepriserne, her i blandt firmaer der er repræsenteret både lokalt og regionalt. Partneringaftalens omfang og formål Formålet med partneringsamarbejdet anbefales f.eks. at være: at udvikle det af totalrådgiveren udarbejdede udvidede dispositionsforslag i fællesskab og i et åbent samarbejde mellem bygherre, totalrådgiver og entreprenør, med henblik på at skabe et entydigt grundlag for udførelsen af partneringentreprisen. at parterne i et åbent og integreret samarbejde gennemfører projektet i overensstemmelse med bygherrens krav til økonomi, tid og kvalitet. at sikre optimal integration mellem design, projektering og udførelse inden for en given økonomisk ramme at koordinere bygherrens krav og specifikationer med totalrådgiverens og entreprenørens erfaringer om projektering, udførelse, priser og tid Partneringaftalen fastlægger det overordnede samarbejde mellem parterne i projektet. Partneringaftalen suppleres for totalrådgiverens vedkommende af totalrådgivningskontrakten og for entreprenørens vedkommende af entrepriseaftalen, som detaljeret regulerer henholdsvis projektering og udførelse af projektet. Projektforløbet i partnering samarbejdet opdeles i to dele, projektforslagsfasen og realiseringsfasen. Partnering del 1 - Projektforslagsfasen I projektforslagsfasen sker bearbejdelse af totalrådgiverens dispositionsforslag, således at der kan udarbejdes en endelig ydelses- og kvalitetsbeskrivelse for projektet. Projektet skal efter udviklingsfasen have en detaljeringsgrad, der minimum svarer til projektforslagsniveau og på udvalgte områder, hvor det er nødvendigt for at definere udførelsesmetoder, kvalitet, mængde og økonomi tilstrækkeligt sikkert, en detaljeringsgrad svarende til detailprojektniveau. Projektering foretages i projektforslagsfasen af totalrådgiveren, der ligeledes har ansvaret for afklaring af myndighedsforhold samt for, at projektet kan gennemføres inden for targetprisen. Totalrådgiveren varetager i denne fase formandsskabet i projektledelsen, herunder mødeplanlægning, mødeledelse og referatskrivning. Entreprenøren skal i projektforslagsfasen medvirke til, at projektet er bygbart og gennemført i en tilfredsstillende kvalitet inden for targetprisen og har ansvaret for entrepriseøkonomien. Entreprenøren skal i den forbindelse løbende foretage kalkulation/budgettering af det samlede projekt. Totalrådgiveren og entreprenøren skal drøfte forskellige løsningsforslag og løsningsvarianter med henblik på generelt at opnå den bedste løsning til den bedste pris, således at targetprisen overholdes. Projektforslagsfasen afsluttes med fastlæggelse af den endelige targetpris. Targetprisen fastlægges af bygherren på baggrund af den i projektforslagsfasen fastlagte anlægsøkonomi. Efter fastlæggelse af targetprisen indarbejdes denne i en allonge til partneringaftalen. Efter afslutningen af Fase 1 kan parterne vælge at gå fra hinanden, hvis targetprisen ikke kan nås inden for en acceptabel tilpasning af projektet. Partnering del 2 - Realiseringsfasen Realiseringsfasen omfatter detailprojektering, projektopfølgning og gennemførelse af arbejderne til og med aflevering og mangeludbedring. Totalrådgiveren forestår i realiseringsfasen detailprojektering, udarbejdelse af hovedprojekt, projektopfølgning i henhold til myndighedsprojekt, projektopfølgning samt fagtilsyn \LD LA 16

19 Entreprenøren har i realiseringsfasen ansvaret for, at partneringentreprisen udføres i overensstemmelse med bygherrens krav til økonomi, tid og kvalitet og har i den forbindelse ansvaret for økonomien i partneringentreprisen. Entreprenøren skal således i realiseringsfasen foretage opfølgning på budgetter og tidsplan samt kvalitetssikre egne arbejder. Entreprenøren varetager endvidere i denne fase formandskabet i projektledelsen, herunder mødeplanlægning, mødeledelse og referatskrivning. Entreprenøren deltager i realiseringsfasen endvidere i projektopfølgning. Det er som en del af projektopfølgningen totalrådgiverens og entreprenørens fælles ansvar at finde besparelser og at foretage omprojektering i det omfang der under realiseringsfasen konstateres budgetafgivelser og/eller risiko for, at targetprisen ikke kan overholdes. Totalrådgiveren og entreprenøren er i den forbindelse forpligtede til at drøfte forskellige tilbudsvarianter med henblik på at finde den bedste løsning til den bedste pris. For partneringsamarbejdet aftales der en fælles overskuds- og underskudsdeling, såfremt den aftalte targetpris overskrides. Fordele ved den iterative projektstyringsmodel: Alle entreprenører findes efter priskonkurrence på væsentlige dele i entrepriserne, og entreprenørernes muligheder for at kunne påvirke udviklingen af projektet i en retning for egen vinding skyld, er begrænsede. Høj budgetsikkerhed, samtidig med at bygherren har stor indflydelse på projektet Beslutninger træffes på et bedre og mere realistisk grundlag Høj sikkerhed for byggeriets håndværksmæssige kvalitet Mulighed for overlap mellem projektering og udførelse Ligeværdigt samarbejde Ulemper ved den iterative projektstyringsmodel: Modellen kræver omfattende styring af bygherrens projektledelse og af bygherrerådgiveren. FASE 5: HOVEDPROJEKTFASE I fase 5 færdigprojekteres projektet og hovedprojektet udarbejdes. De resterende entrepriser sendes i udbud. Dagtilbud 1. etape Licitationsresultater af de sidste entrepriser behandles, og de sidste justeringer i projektet koordineres på plads inden for de rammer der er aftalt med partneringentreprenøren, og inden for den samlede økonomiske ramme der er til rådighed for projektet, og der tages stilling til en eventuel regulering af projektets økonomiske buffer. I projekteringsfasen er det vigtigt, at samarbejdet mellem sagens parter er fremadrettet og konstruktivt, og at dialogen på tværs foregår i en god tone, med tillid og respekt for egne og andres roller og opgaver i projektet. Interessentinddragelse i projekteringsfasen varetages og gennemføres af totalrådgiverteamet. Skoledelen 2. etape med eventuelt flere etaper Færdigprojektering af projektet og udarbejdelse af hovedprojekt for etaper til skoledelen sker i forlængelse af beslutningerne der træffes i fase 3. Beslutningsgrundlag Bygherrens interesser skal varetages optimalt. For at sikre det rigtige beslutningsgrundlag gennem hele processen skal der opstilles krav til kvaliteten og omfanget af et beslutningsgrundlag. Kravene kan omfatte arkitektfaglige, ingeniørfaglige og anlægs- og driftsmæssige overvejelser og konsekvensanalyser, samt skitser der redegør for de foreslåede løsninger og disses alternativer. Det vil med andre \LD LA 17

20 ord sige at der kræves en integreret designproces, så det sikres at intentioner og kravspecifikationer opfyldes. FASE 6: UDFØRELSESFASE Udførelsesfasen gennemføres i etaper for henholdsvis dagtilbudsdelen og skoledelen. Udførelsen I udførelsesfasen vil der være behov for regelmæssigt bygherretilsyn for at tilse at totalrådgiverteamets ydelser og løsninger fortsat opfylder de krav og forventninger der er til projektet, herunder kontrol med projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn. Totalrådgiver forestår byggeledelse og sikkerhedsledelse og er forpligtet til at sikre, at rådgiverne, entreprenørerne og han selv kvalitetssikrer, og at rådgivere og underentreprenører udfører tilsyn. Aflevering og sagsafslutning Ibrugtagning, instruktion og uddannelse i forhold til styring og anvendelse af Vrå Skole og Dagtilbud skal i god tid planlægges sammen med totalrådgiveren. Krav til instruktioner og uddannelse fastlægges af totalrådgiveren i udbuddet i dialog med bygherre, da dette hænger sammen med driftsrutiner og valg af teknik og styring. Inden afleveringsforretningen gennemgås byggeriet for at sikre, at det er udført i henhold til det tilbudte med gennemførte ændringer. Kvalitetsdokumentation samt drift- og vedligeholdelsesmaterialets kvalitet og form skal foreligge i overensstemmelse med kravene i udbuddet. Afleveringsforretning gennemføres af totalrådgiveren med deltagelse af bygherrens projektledelse \LD LA 18

21 4. ORGANISERING 4.1 Samarbejde og projektorganisering I det efterfølgende er der redegjort for forslag til overordnet projektorganisation. Som figuren illustrerer, indgår bygherren kontrakter med bygherrerådgiver, eventuelt selvstændigt bygherretilsyn og byggeledelse, arkitekt, ingeniør og partneringentreprenør og fagentreprenører. Partneringentreprenøren indgår aftale med et antal underentreprenører \LD LA 19

22 Bygherre og projektejer Bygherre og projektejer er Byrådet i Hjørring Kommune, hvorfra der er nedsat et Bygherreudvalg og en Administrativ styregruppe. Administrativ styregruppe Den Administrative Styregruppe er ansvarlige for projektets gennemførelse, og det er her de formelle beslutninger træffes for projektets fremdrift og økonomiske grundlag, og den varetager den løbende kontakt til Arbejds- og koordineringsgruppen. Styregruppens opgaver er blandt andet: at udstikke retningslinjerne for projektets gennemførelse og at tilknytte nødvendige rådgivere til projektet at deltage i udvælgelse af deltagere, der inviteres til at deltage i den 2-fasede projektkonkurrence. at sammensætte dommerkomitéerne at fastlægge retningslinjer for videre bearbejdning og forhandling af de projekter der går videre i 2. udbudsfase at foretage valg af udbudsmodel og valg af entreprenører der inviteres til at afgive tilbud på projektet at fastlægge de overordnede retningslinjer for styringen af byggeopgaven, herunder faser, tidsplaner og økonomi at godkende økonomirapporter og udstikke retningslinjer for disponering af anlægsomkostninger og bygherreomkostninger gennem alle projektets faser at godkende projektets enkelte faser, herunder arkitektkoncept og projektgrundlag samt udbudsprocessen. at følge projektets udvikling i samtlige faser og udstikke retningslinjer for projektets fremdrift og udvikling Arbejds- og koordineringsgruppe Under styregruppen er der nedsat en Arbejds- og Koordineringsgruppe, som er bygherrens projektgruppe. Projektgruppen har ansvaret for byggeriets gennemførelse ud fra styregruppens kommissorium og anbefalinger. Projektgruppen forestår den daglige projektledelse. Projektledelsen er i bygherrens organisation det daglige omdrejningspunkt for projektet. Projektgruppen kan træffe alle løbende beslutninger om projektet inden for de rammer der er fastsat af styregruppen. Bygherrerådgiver Bygherrerådgiver refererer til styregruppen, og deltager i styregruppemøderne efter behov. Bygherrerådgiverens opgave er blandt andet at bistå Hjørring Kommune med den daglige drift og styring af projektet, herunder konkurrenceprogrammering og afvikling af den 2-fasede projektkonkurrence. Bygherrerådgiveren bistår bygherren i at træffe de nødvendige bygherrebeslutninger, samt at sikre gennemførelse af og opfølgning på disse beslutninger over for byggeriets parter. Bygherrerådgiveren har desuden direkte kontakt til medlemmerne af koordineringsgruppen, og har kontakten til totalrådgiveren og de forskellige specialister der tilknyttes projektet, i det omfang det er nødvendigt. Bygherrerådgiverens opgaver vil fremgå af særskilt indgået bygherrerådgivningsaftale \LD LA 20

23 4.2 Byggepladsledelse og byggeledelse Ved den iterative projektmodel er der flere muligheder for hvordan byggepladsledelse og byggeledelse kan tilrettelægges og gennemføres. Ved udbud i partnering vil partneringentreprenøren således forestå udførelsen enten i hovedentreprise eller storentreprise. Ved hovedentreprise: Partneringentreprenøren varetager byggepladsledelse og rådgiverne varetager byggeledelse. Ved denne model er det en stor fordel at byggepladsledelsen samles under hovedentreprenøren, som selv forestår koordinering og alle aftaler med egne underentreprenører og leverandører. Byggeledelse i forhold til ændringer i projektet under udførelse varetages af rådgiverne, som kender projektet, og som således må forventes at kunne foretage den nødvendige effektive koordinering mellem projektmaterialet og udførelsen, men som nævnt ovenfor er rådgivernes motivation i forbindelse med eventuelle projekteringsfejl ofte begrænset. Ved storentreprise: Partneringentreprenøren varetager byggepladsledelse for egne entrepriser og øvrige fagentrepriser. Rådgivere varetager byggeledelse. Ved denne model er det en stor fordel at byggepladsledelsen samles under storentreprenøren, som selv forestår koordinering og alle aftaler med egne underentreprenører og leverandører. Når byggepladsledelsen for øvrige fagentrepriser overdrages til storentreprenøren, skal der være særlig opmærksomhed på, at samtlige entrepriser i projektet behandlet ens og ligeværdigt under hele byggeperioden. Det er vigtigt at storentreprenøren ikke får mulighed for at forfordele egne entrepriser i forhold til eksempelvis tidsplan, koordineringer med andre entrepriser og adgang til byggeplads mv. Byggeledelse og eventuelt tilsyn kan varetages af ekstern rådgiver. Ved etablering af selvstændig byggeledelse, byggepladsledelse og eventuelt fagtilsyn opnår bygherren uforbeholdent fokus på bygherrens interesser i forhold til koordinering med entreprenørerne på byggepladsen, projektmaterialet og kontakten til rådgiverne. Eventuelle udførelsesfejl og rådgiverfejl vil blive behandlet objektivt i forhold til valg af løsninger, placering af entreprenøransvar og rådgiveransvar \LD LA 21

24 5. PROCESPLAN - DEN ITERATIVE STYRINGSMODEL På de efterfølgende sider er faserne i den iterative styringsmodel illustreret, med visning af hvilke aktiviteter der skal gennemføres for at sikre en effektiv proces og økonomistyring af projektet. FASE 0 PROJEKTOPSTART \LD LA 22

25 FASE 1 - PROJEKTKONKURRENCE FASE 2 - UDBUD MED FORHANDLING \LD LA 23

26 FASE 3 - DISPOSITIONSFORSLAGSFASE FASE 4 - PROJEKTFORSLAGSFASE \LD LA 24

27 FASE 5 - HOVEDPROJEKTFASE FASE 6 - UDFØRELSESFASE \LD LA 25