Titel: Fælles sekretariat mellem Borgerservice og Biblioteker Århus samt Københavns Biblioteker til afholdelse af internationale konferencer i Danmark

Transkript

1 Titel: Fælles sekretariat mellem Borgerservice og Biblioteker Århus samt Københavns Biblioteker til afholdelse af internationale konferencer i Danmark Ansøger: Borgerservice og Biblioteker Århus (ÅKB) og Københavns Biblioteker (KKB) Økonomisk / Juridisk ansvarlig: Forvaltningschef Rolf Hapel (ÅKB) og Bibliotekschef Jens Ingemann (KKB) Projektbeskrivelse og projektplan Samarbejdspartnere Projektet er et samarbejde mellem ÅKB og KKB. Danmarks Biblioteksforening, Danmarks Biblioteksskole, Danmarks, Bibliotekschefforeningen og Styrelsen for Biblioteker og Medier inviteres til at være samarbejdspartnere og indgå i et advisory board. Indledning Et gammel kinesisk ordsprog siger: Hvis jeg giver dig et æg, og du giver mig et æg, så har vi begge et æg. Hvis du giver mig en idé og jeg giver dig en idé, så har vi begge to idéer. Bibliotekerne i Århus og København indgik ved udgangen af 2008 en samarbejdsaftale om bl.a. udviklingsprojekter, udbudsforretninger, formidling af digitale og fysiske medier samt rationaliserings- og effektiviseringsprojekter. Baggrunden var at ÅKB og KKB har mange fælles problemstillinger og ønsker at bidrage med udviklingsdynamik og videndeling både i de to kommuner og bredere i bibliotekssektoren. ÅKB og KKB indgår hver for sig i en række internationale netværk, både via formelt medlemskab, internationale projekter og personlige, uformelle kontakter. Der kan nævnes PLIN (tidligere Bertelsmann netværket), Bill and Melinda Gates Foundation, IFLA, Halmstadgruppen, METLIB, Naple, Nordisk Hovedstadsbiblioteksledermøde, Eblida samt en lang række EU-fondsstøttede samarbejder. ÅKB og KKB har endvidere hver for sig kompetencer og erfaringer i arbejdet med at planlægge og afvikle internationale konferencer for alle folkebiblioteker i Danmark. Via samarbejdet i et internationalt bibliotekssekretariat vil vi udnytte synergieffekten ved at systematisere samarbejdet omkring internationale netværk og konferencer. Ved at dele ideer og internationale kontakter og netværk med hinanden at opnår vi den innovationskraft, der er væsentlig større end når vi arbejder hver for sig. ÅKB og KKB oplever generelt en stor international interesse for biblioteksudviklingen i Danmark. Men der er et potentiale i at synliggøre biblioteksudviklingen i Danmark for biblioteksmiljøer i

2 andre lande og verdensdele og vi har i Danmark behov for at etablere udsyn til den internationale biblioteksudvikling samt at få skabt kontakter / netværk til internationale biblioteker. Ved at samle de styrker, som ÅKB og KKB repræsenterer i forhold til internationale kontakter og organisationer vil der kunne afvikles internationale konferencer med større gennemslagskraft og volumen. Konferencer der både faglig rykker Danmark helt frem i front i forhold til den faglige udvikling af bibliotekerne men også i kvaliteten af konferencerne, hvor der trækkes på vores styrker til at lave dialogbaserede samt netværksopbyggende konferencer Formål Formålet med sekretariatet er at styrke bibliotekernes internationale samarbejde og videndeling ved at yde tilskud til planlægning og afholdelse af internationale konferencer i Danmark med anvendelse af nye mødeformer. Mål Målene med etablering af et sekretariat er: 1. At løfte niveauet for internationale konferencer, workshops og lign. i Danmark og sikre en optimal videndeling med sigte på at fremme innovation og replikation. Sekretariatet vil som en del af arbejdet sætte fokus på at identificere trends og tendenser nationalt som internationalt i forhold til biblioteksudviklingen. En central opgave for sekretariatet er at bidrage til en kvalificeret bedømmelse af de indkomne ansøgninger og have fingeren på pulsen i forhold til den nationale og internationale udvikling. Sekretariatet vil endvidere bidrage til at der udvikles nye konference og mødeformer, der kan sikre fortsat interesse for - og optimalt udbytte af - deltagelse i danske internationale konferencer. Sekretariatet bidrager med sparring og rådgivning til ansøgerne omkring udvikling af metoder til afvikling af nye typer af konferencer, workshops el.lign. 2. At sikre at udviklingen af danske folkebiblioteker bliver kendt i udlandet samt at væsentlige internationale biblioteksudviklingsaktiviteter bliver kendt i Danmark. Sekretariatet vil arbejde for at der skabes kontakter mellem deltagerne fra de forskellige lande. De internationale konferencer er platforme for kolleger i Danmark hvor erfaringer og kompetencer kan synliggøres. Konferencerne bidrager til at danske strategier og erfaringer udsættes for sparring og ideudvikling i et internationalt biblioteksforum. 3. At ÅKB og KKB forpligter sig til at lave én større årlig international konference ÅKB og KKB vil på skift afvikle en årlig international konference. Konferencerne kan afvikles med andre samarbejdspartnere. Sekretariatet opgaver Sekretariatet har til opgave:

3 At udvikle og vedligeholde en konferencehjemmeside med en brugergrænseflade, som er åben for ideer, forslag og ansøgninger om støtte til planlægning og afvikling af internationale bibliotekskonferencer At vurdere ansøgninger til planlægning og afholdelse af internationale konferencer i Danmark i samarbejde med et advisory board Bidrage til en koordinering af tidspunkter og programmer for internationale konferencer i Danmark så overlap undgås At uddele midler til planlægning og afholdelse af internationale konferencer i Danmark Sekretariatet giver tilsagn om støtte og uddeler midler efter regnskab og kort faglig evaluering fra ansøgere Sekretariatet administrerer ansøgningerne efter følgende retningslinjer: Hvad yder der midler til? Der ydes midler til: (1) Personaletimer til forberedelse af konferencer, og (2) Foredragsholderes honorar, herunder rejser og ophold. Der kan max. ansøges om kr ,- til en international konference, workshop el.lign. i Danmark. Hvem er til tilskudsberettiget? Folkebiblioteker, kommuner og institutioner, der understøtter og udvikler folkebibliotekerne kan ansøge sekretariatet om midler til internationale konferencer i Danmark. Ansøgningsprocessen Der er kvartalsvise tidsfrister for ansøgning af midler. Midler kan ansøges inden men også mens planlægningen foregår. Der gives tilsagn om støtte, men beløbet udbetales først, når konferencen er gennemført og der er afleveret regnskab og kort faglig rapport, der som minimum indeholder oplysninger om tid, sted, antal deltagere og hvordan konferencen er formidlet. Ansøgning foregår via en web-formalar, hvor følgende elementer indgår Konferencens formål / idé Budget/finansiering Formidlingsstrategi/kommunikationsplan. Bevillingsforudsætninger Ansøgerne er forpligtet til at invitere samtlige folkebiblioteker og til at gennemføre konferencen! Ansøgerne er ligeledes forpligtet til at sikre et tilbageløb af viden til hjemmesiden som samler erfaringerne fra konferencerne.

4 Revision af regnskaber foreslås at foregå efter de generelle regler der gælder for midler fra Udviklingspuljen. ÅKB og KKB går i dialog med Styrelsen for Bibliotek og Medier omkring endelig fastlæggelse af administrationen af ansøgningerne. Budget tildeling af midler til planlægning og afholdelse af internationale konferencer, workshops el.lign. i Danmark Budget for konferencetilskud i perioden Aktivitet 2. halvår halvår 2012 Årlig international konference i Kr. 0 Kr ,- Kr ,- Kr ,- København eller Århus Andre internationale konferencer, Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- workshops el.lign. i Danmark* Samlet budget i perioden Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- * Der kan maksimalt ansøges om kr ,- pr. internationale konferencer i Danmark. Ikke forbrugte midler skal kunne overføres mellem kalenderårene. Organisering af sekretariatet Der etableres en virtuel organisation (med ansøgningsskemaer m.m.) omkring uddeling af midlerne. Sekretariatet ledes af ÅKB og KKB i fællesskab. Den praktiske projektledelse / sekretariatsledelse er placeret ét sted. Udover projektledelsen er der 2 medarbejdere tilknyttet én fra KKB og én fra ÅKB. De to medarbejdere fra ÅKB og KKB bidrager med fagligt input til de ansøgninger, der kommer ind. Sekretariatet inviterer og organiserer advisory board. Advisory boardet har til opgave at sparre med sekretariatet omkring de indkomne ansøgninger. Kontakten til advisory boardet er baseret på en forretningsorden, der fungerer under en virtuel kommunikation. Tidsplan med centrale milepæle. Milepæle Aktiviteter Juni til september 2009 Kick-off og etablering af sekretariat, webside og advisory board Juli 2009 Sekretariatet vil være åben invitation til ansøgere 2010 Konference i København eller Århus Medio 2010 Evaluering sammen med advisory board, evt. justering af indsats og formidling 2011 Konference i København eller Århus 2012 Konference i København eller Århus 2012 Kort evaluering og beslutning om nedlukning eller fortsættelse, evt, i Hvert kvartal i perioden en anden form med udskiftning af aktører Vurdering af ansøgere

5 Erfaringsindsamling og informationssøgning Vedlagt denne ansøgning foreligger bilagene: 1. Bilag 1: ÅKB s internationale netværk 2. Bilag 2: KKB s internationale netværk 3. Bilag 3. ÅKBs tidligere internationale konferencer 4. Bilag 4. KKBs tidligere internationale konferencer Formidlings- og evalueringsplan Afsluttende møde mellem projektledelse, advisory board samt SBM Sekretariatslederen og deltagerne fra ÅKB og KKB mødes én gang årligt for at følge op på de årlige arrangementer samt evalueringen af sekretariatets opgaver den forgangne år Projekt- / sekretariatsledelsen har kontakten til SBM i forhold til en årlig statusopfølgning fx Nyt i Nyhavn / feedback Sekretariatets budget Budget for perioden Aktivitet Drift af sekretariat Egenfinansiering (ÅKB og KKB) Drift af sekretariat Tilskud fra Styrelsen for Bibliotek og Medier Samlet budget for drift af sekretariat 2. halvår halvår 2012 Kr Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kr ,- Midlerne går til løn af sekretariatsledelsen, to medarbejdere samt til udvikling og vedligeholdelse af hjemmeside og mødevirksomhed. Den årlige konferenceomsætning vil erfaringsmæssigt være over 1 million. kr. På den baggrund vil SBMs bidrag til sekretariatsmæssig bistand udgøre max. 5 % af den forventede årsomsætning. På denne baggrund ansøges om midler fra SBM på: 2009 i alt kr i alt kr i alt kr i alt kr. Underskrift Rolf Hapel Jens Ingemann

6 Forvaltningschef Bibliotekschef

7 Bilag 1 Borgerservice og Biblioteker Århus internationale netværk? EBLIDA IFLA PLIN - Public libraries international Network Halmstad konferencegruppen Masterclass netværk om biblioteksbyggeri next library innovation camps (nordisk netværk) The Danish-Dutch Library Connection - DDLC Landmark Libraries Netværk i relation til EU-projekter, løbende og afsluttede, bl.a. PuLLS (Public Libraries in the Learning Society), Untold Stories, CALIMERA - Cultural Applications: Local Institutions Mediating Electronic Resource Access, DELCIS - Distance Education for Libraries: Creating an Information-Competent Society, PULMAN -Public Libraries Mobilising Advanced Networks, PUBLICA - Public Libraries Concerted Action, Engage Youth, Uformelt netværk i relation til Global Libraries, Bill & Melinda Gates Foundation

8 Bilag 2 Københavns Bibliotekernes internationale biblioteksnetværk PLIN IFLA EBLIDA METLIB Nordisk Hovedstadsbiblioteksledermøde Bibliotheca Baltica Bibliothekartag

9 Bilag 3 Internationale konferencer i Århus efter år 2000: Scandinavia Meets the World Best Practice in Public Libraries 2001 Transformations the library in progress 2003 Children s Interactive Library 2006 Elevations the networking library Next Library UNconference 2009 Hertil kommer adskillige projekt-konferencer og konferencer, hvor Århus har været medarrangør.

10 Bilag 4 Internationale konferencer og workshops i København efter år 2000 IBBY - Børnekonference 2008 The Smart City and its libraries 2008 Medarrangør og vært Public Libraries as Part of the Democratic Process, november 2002 Medarrangør af symposion: "Access to the Baltic See: maps and other information resources on a sea-bound area". Sct. Petersborg. oktober Hertil kommer adskillige projekt-konferencer og konferencer, hvor København har været medarrangør.