Tilsyn Tilsynsførende: Lone Christensen og Marianne Myllerup Albertsen

Transkript

1 J.nr. 08/8490 Sagsbehandler: LC og MMA Dato: Tilsyn 2008 Tilbuddets navn: Kastaniely, Brahesvej 14, 5600 Faaborg Anmeldt tilsyn foretaget den Tilsynsførende: Lone Christensen og Marianne Myllerup Albertsen Tilsynets samlede vurdering Kastaniely, der oprindeligt har været en gård beboet gennem århundrede af den samme slægt, ligger smukt på Brahesvej i Svanninge, ved foden af Svanninge bakker. Kastaniely består af 4 afdelinger og en intern skole. To af afdelingerne, skolen samt administrationen er placeret på Brahesvej i Svanninge. Afdelingen Nørremarken ligger i Vester Skerninge, og afdelingen Langemarken ligger i Ulbøl ved Vester Skerninge. Med undtagelse af administrationsbygningen, er der tale om ældre men velrenoverede ejendomme. Tilsynet er foretaget på Brahesvej, da det seneste tilsyn er udført på Langemarken. Vi talte med lederen, stedfortræder og en afdelingsleder. Efterfølgende talte vi med 2 beboere fra samme afdeling. Derefter samtale med 3 medarbejdere. Henholdsvis en sikkerhedsrepræsentant ved den interne skole, sikkerhedsrepræsentanten fra en afdeling på Brahesvej og tillidsrepræsentanten, som er ansat på afdelingen Nørremarken. Der var planlagt interview med 2 forældre, men kun den ene mødte op. Tilsynet sluttede med en samtale med lederen og stedfortræderen. Generelt kan siges om de fysiske rammer, at de er velholdte og i god stand. Dog er administrationsbygningen på Brahesvej i meget dårlig stand og skal snart totalrenoveres. Den pædagogiske tilgang på Kastaniely er individuel og bygger på miljøterapeutiske principper. Der arbejdes meget målrettet med den enkelte beboer og med den kommunale handleplan som udgangspunkt. Tilsynet vurderer dog, at det pædagogiske arbejde og den individuelle tilgang kan kvalificeres yderligere, hvis der løbende arbejdes med at sikre, at beboerne har størst mulig medbestemmelse og indflydelse på eget liv dog under hensyntagen til den kommunale handleplan og kriminalforsorgens retningslinier. Både ledelse og personale oplever og har fokus på at skabe et pædagogisk udviklende og stimulerende miljø. De oplever samstemmende, at målgruppen ændrer sig i retning af, at der kommer flere og flere unge med psykiatriske diagnoser, hvilket gør arbejdet mere krævende Side 1 af 18

2 og til tider også mere belastende. Ledelsen på Kastaniely er meget synlige og tydelige, og kulturen bærer præg af et stort engagement og personlig involveren. Der er fra ledelsens side stor fokus på det psykiske arbejdsmiljø og på at skabe gode rammer for personalet. Der ydes supervision, og der er udarbejdet en voldspolitik, der sikrer, at der drages omsorg for personalet, hvis de oplever meget belastende situationer i arbejdet med de unge. Både beboere og pårørende udtrykker generelt stor tilfredshed med det pædagogiske arbejde, og såvel personalet samt ledelsen beskrives som lyttende og engagerede. Tilbuddets indhold vurderes at matche målgruppen. Der er behov for en individuel pædagogisk indsats i forhold til det enkelte barn/unge. Der arbejdes ud fra en miljøterapeutisk referenceramme med stram struktur og forudsigelighed, hvilket vurderes som relevant for målgruppen. Personalet er tydelige rollemodeller og møder beboerne med samme pædagogiske metode. Der synes at være en fin overensstemmelse mellem behandlingsmetoden og målgruppen på Kastaniely, og tilsynet vurderer, at der er stor sammenhæng mellem den pædagogiske metode og de pædagogiske behandlingsplaner, der udarbejdes for den enkelte beboer. Der hviler et stort ansvar på det fastansatte og erfarne personale i forhold til nye og mindre erfarne medarbejdere og studerende. Tilsynet vurderer, at Kastaniely overordnet set er en veldrevet organisation, hvor der er overblik over de driftsmæssige forhold. Dog bør der arbejdes videre med nedenstående anbefalinger set i forhold til en fortsat kvalitetsudvikling af tilbuddet. Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: At det pædagogiske arbejde og den individuelle tilgang kvalificeres yderligere, hvis der løbende arbejdes med at sikre, at beboerne har størst mulig medbestemmelse og indflydelse på eget liv. Det betyder, at beslutninger der vedrører den enkelte ikke træffes ud fra et fælles regelsæt, men med udgangspunkt i den enkelte beboers forudsætninger og ønsker. Tilsynet finder til eksempel, at der bør finde en individuel og konkret vurdering sted vedr. adgang til Internet fra værelserne. Ligeledes finder tilsynet, at der bør finde en individuel og konkret vurdering sted vedr. muligheden af besøg på hinandens værelser, og at der ved afslag på forslag fra beboere gives en individuel og konkret tilpasset begrundelse herfor. Heri ligger en pædagogiske udfordring i ikke blot at sige nej, men formulere en begrundelse, som er tilpasset beboerens kommunikationsevne. Vi kan anbefale, at der udarbejdes en politik, som angiver rammerne for håndtering af den individuelle tilgang. At der fortsat fokuseres på og arbejdes med - gennem dialog mellem ledelse og medarbejdere at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø. Sker der stor personaleudskiftning på en bestemt afdeling inden for en kort tidsperiode, bør ledelsen overveje muligheden af intern personalerokering mellem afdelingerne for at sikre fortsat tilstedeværelse af erfarent personale og kulturbærere på de enkelte afdelinger. En sådan rokering bør naturligvis finde sted via dialog med de ansatte og under hensyntagen til overenskomstmæssige forhold. At præmisserne for den særlige sikkerhedsorganisation (ved siden af den ordinære) afklares Side 2 af 18

3 med HR, og at der er særlig opmærksomhed på sprogbrugen i referaterne fra møderne i den særlige sikkerhedsorganisation. Tilsynet anbefaler, at den overordnede ledelse organiseres på en måde, så der skabes mulighed for at arbejde med ledelsesopgaver og beslutninger på et mere overordnet og strategisk niveau. Det sker ved i højere grad at uddelegere kompetencer og ansvar i forhold til det daglige pædagogiske behandlingsarbejde til personalet idet det overordnede ansvar fastholdes hos forstanderen. Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra forstanderen: Forstanderen bemærker til sidste anbefaling, at mellemlederne nu er i gang med et uddannelsesforløb med henblik på gennemførelse af yderligere delegation på Kastaniely. Fra driftschefen: Ingen. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen: Rapporten fremsendes under henvisning til ovennævnte anbefalinger. I bedes træffe aftale om rapportens anbefalinger med tilbuddets leder. Den 2. juni 2008, JFB Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Psykisk arbejdsmiljø og medindflydelse Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Interviewguiden var for omfattende i forhold til den planlagte tid til tilsynets gennemførelse. Det har betydet, at der er områder, som ikke har været berørt via de gennemførte interviews. Det vedrører områderne: - Hygiejne og rengøring - Arbejdstilsynsbesøg - Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf - Anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Deltagere ved tilsynet: Interview med leder, stedfortræder og afdelingsleder Interview med 2 beboere fra samme afdeling Interview med 3 medarbejdere fra forskellige afdelinger Interview med 1 pårørende. Der var planlagt interview med 2 pårørende, men kun den ene Side 3 af 18

4 mødte op. 1. Målgruppe og beboersammensætning Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Målgruppen er behandlingskrævende børn og unge i alderen 6 18 år med komplekse problemstillinger: Svært omsorgssvigtede, dobbeltdiagnoser, gennemgribende udviklingsforstyrrelser og andre svære handicaps. Der modtages både: - indadvendte, skrøbelige og angste børn/unge - skrøbelige og angste børn/unge med psykiatrisk diagnose - udadreagerende børn og unge - voldelige og personlighedsforstyrrede unge over 15 år Ifølge ledelsen er der i alt 26 pladser på Kastaniely. Der ud over er der en række enkeltmands og særforanstaltninger. Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Ledelsen og personalet på Kastaniely oplever, at målgruppen ændrer sig og at børnene/de unge har mere komplekse og massive adfærds- og personlighedsforstyrrelser. Belægningsforhold, evt. venteliste: Der er en venteliste på 7 personer Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning Tilbuddets indhold vurderes at matche målgruppen. Der er behov for en individuel pædagogisk indsats i forhold til det enkelte barn/unge. Der arbejdes ud fra en miljøterapeutisk referenceramme med stram struktur og forudsigelighed, hvilket vurderes som relevant for målgruppen. Personalet er tydelige rollemodeller og møder beboerne med samme pædagogiske metode. Der er ansat psykolog, som superviserer i forhold til delmålsarbejdet, og de tester og laver samtaleterapi med de unge. Endvidere er der to eksterne psykologer tilknyttet, som påtager sig opgaven med efteruddannelse af personalegruppen samt opkvalificering af mellemledergruppen. Der synes at være en fin overensstemmelse mellem behandlingsmetoden og målgruppen på Kastaniely. Side 4 af 18

5 2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: Følgende beskrivelse af Kastanielys pædagogiske koncept og metode stammer fra Kastanielys servicedeklaration: Behandlingsarbejdet foregår i en miljøterapeutisk referenceramme også kaldet Kastanielys grundlov. Pædagogikken er relationsarbejde på et dynamisk grundlag, hvor hovedprincipperne er: - Åbenhed og tydelighed i kommunikationsprocessen i relation mellem personale og ung - At kunne drøfte pædagogiske processer i et åbent pædagogisk forum - Sammen med den unge at kunne rumme og reflektere over deres problemstillinger og interessefelter Grundpillerne i det miljøterapeutiske arbejde er: - Struktur og forudsigelighed - Respekt for og indlevelse i de unge Målet er at udvikle personens identitet, så der skabes mulighed for at udvikle den enkeltes sociale og personlige kompetencer. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: Pædagogiske mål og værdier omsættes via handleplanene til delmål, som der arbejdes på at opnå. Bosted-systemet anvendes til at dokumentere arbejdet med børnene/de unge, og herunder også udviklingen mod de fastlagte mål. Personalet giver udtryk for, at det er tydeligt hvilken metode, der skal anvendes og hvornår, et mål/delmål er nået. Anvendelse af handleplaner/elevplaner i praksis: I praksis arbejdes der med handleplanerne på supervisionsmøderne hver 14. dag. Handleplansarbejdet sker i et samarbejde mellem medarbejdere, afdelingsleder og psykolog. Medarbejderne tilkendegiver endvidere stor tilfredshed med, at det er dem, der kommer med udspil til, hvad der skal sættes af delmål. Der kan være mange delmål i handleplanen, men ikke nødvendigvis dem alle, der arbejdes med på en gang. Se i øvrigt pkt. 2.6 Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Kastaniely er involveret i et projekt omkring kost og motion. Andet: Personalet finder, at der mangler tid til at forberede sig og afrapportere fx tid til at læse og skrive i Bosted-systemet. Medicinloggen tager fx meget lang tid. Side 5 af 18

6 2.1. Magtanvendelse Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Reglerne om magtanvendelse bliver udlevet ved ansættelse, og medarbejderen kvitterer for modtagelsen. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: Der var i 2007 følgende registrerede magtanvendelser på Kastaniely: Tilladt magt Nødværge I alt 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Der sker en elektronisk indberetning, og indberetningen læses op for den unge, som også har mulighed for at kommentere hændelsen. Tidsfristerne for indberetningerne er kendte af personalet. Afdelingslederen er involveret i alle magtanvendelser og udøver supervision til det personale, som har været involveret. Der følges op på alle magtanvendelser ved, at afdelingslederen og en psykolog giver faglig sparring til, hvordan lignende situationer kan undgås. Afdelingslederen sikrer, at den nødvendige information går videre til forstanderen og forældrene. Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: Det forekommer, men personalet forsøger naturligvis at hindre dette i videst mulig omfang. Andet (Evt. politianmeldelser): Kastaniely som institutionen anmelder ikke selv voldsepisoder, men den enkelte medarbejder kan anmelde en sådan. Holdningen på Kastaniely er, at som udgangspunkt anmeldes alle ulovlige handlinger Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Med- og selvbestemmelse sker særligt i forhold til hverdagen via de ugentlige beboermøder, hvor beboerne kan komme med forslag til fx aktiviteter og madplanen. Fritidsaktivite- Side 6 af 18

7 ter, der vedrører dem selv, har de stor indflydelse på. Deres med- og selvbestemmelse i øvrigt bestemmes af den kommunale handleplan og den enkeltes forudsætninger. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? Tilsynet talte med to beboere, som begge gav udtryk for at være tilfredse med og glade for at bo på tilbuddet. Særligt den ene af beboerne gav udtryk for sin glæde for at bo på tilbuddet. Den ene af beboerne har været udsat for magtanvendelse, men har ikke selv en forståelse af hvorfor, og kunne heller ikke beskrive, hvad der skete efterfølgende. Vedkommende kunne ikke gengive sin handleplan. Af forslag til forbedringer udtrykte den ene beboer ønske om, at der i større omfang end tilfældet er gives en begrundelse, når forslag fra beboerne afvises. Den anden beboer udtrykte ønske om, at der var adgang til Internettet via pc en på eget værelse Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Der blev ikke spurgt til området, men tilsynets fandt tilbuddet pænt og rengjort. Medicinopbevaring /-instruks: Der eksisterer en medicininstruks, som udleveres til medarbejderne, der kvitterer for modtagelsen af denne. Der er en medicinansvarlig på hver afdeling, og helt faste procedurer omkring medicinering. Således er det den til stedet tilknyttede psykiater som kommer én formiddag hver måned - der er ansvarlig for udskrivning af medicin til den enkelte beboer. Det fremgår af Bosted-systemet, hvad den enkelte beboer skal have af medicin, og hvornår. Når medicinen er givet, skal personalet registrere dette i Bosted-systemet via en medicinlog. Dermed synliggøres, om den enkelte beboer har fået sin medicin, og på hvilket tidspunkt. Eventuelle fejl vil også blive registeret i Bosted-systemet. Evt. kostpolitik: Der findes ingen særlig kostpolitik på Kastaniely Samarbejde med forældre / pårørende Forældrebestyrelse / pårørenderåd: Både ledelsen samt repræsentant fra forældrebestyrelsen finder, at samarbejdet fungerer rigtig fint. Ledelsen finder, at forældrebestyrelsen er meget engageret, og arbejder på at profilere Kastaniely på en positiv måde. Forældrebestyrelsen har bl.a. medvirket til udarbejdelsen af pjecen fra forældre til forældre, som beskriver forældrerådets arbejde. Opfølgning af sager fra forældrebestyrelse / pårørenderåd: Side 7 af 18

8 Den udarbejdede pjece er et eksempel på opfølgning på et ønske fra forældrerådet om at informere nye forældre om arbejdet i forældrerådet. Andet: Personalet gav udtryk for, at de ikke ser forældrene så tit, men der holdes ugentlige telefonsamtaler med forældrene. Der var planlagt interview med to forældre. Desværre meldte den ene afbud umiddelbart før tilsynets gennemførelse, hvorfor der kun var interview af en forælder. Denne gav imidlertid udtryk for stor tilfredshed med tilbuddet. Kastaniely blev næsten betragtet som familie. I forhold til indflydelse på forholdene blev der givet udtryk for, at den var til stede, og i passende omfang. Informationsniveauet fra Kastaniely til forældrene vedrørende barnet blev vurderet som meget højt. Forældrene orienteres til eksempel om handleplanens mål og delmål, og de orienteres straks om evt. magtanvendelser. Tilgængeligheden blev ligeledes kommenteret, og vurderet positivt. Der blev således givet udtryk for, at man altid kan komme i kontakt med personalet, og de er gode til at lytte og fortælle, hvad der sker Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: Tøjpenge bestilles til de unge via Bosted-systemet. Der kvitteres for afhentning af pengene hos Kastanielys regnskabsmedarbejder, og efterfølgende afregnes hos samme regnskabsmedarbejder ved forevisning af bon. Vedrørende lommepenge sættes disse i banken for en måned ad gangen på de unges egne bankbøger. Der er en ugentlig hævedag, og det er aftalt med beboerens kontaktpædagog, hvor mange penge, den pågældende beboer må hæve Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Ledelsen på Kastaniely gav udtryk for problemer omkring samarbejdet med en bestemt afdeling i Faaborg-Midtfyn kommune. Problemerne behandles for øjeblikket på højere ledelsesmæssigt niveau, hvorfor tilsynet ikke forfulgte sagen yderligere. Handleplansamarbejdet: Der er udarbejdet en plan for afholdelse af handleplansmøder, hvori også kommunale sagsbehandlere deltager. Hvorvidt den unge deltager, afgøres ud fra en konkret og individuel vurdering. Den unges indflydelse på handleplanen kan også ske ved, at en sagsbehandler taler med den unge inden mødet Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været siden sidste tilsyn, og Side 8 af 18

9 hvordan er de håndteret? Der har i 2007 ikke været klager af nogen art Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Der blev ikke ved tilsynsbesøget spurgt ind til undervisningsplanen. I det indsendte materiale foreligger ikke en egentlig undervisningsplan, men en datooversigt over udarbejdelse af nye elevplaner og statusrapporter. Der er til hver af de to indsendte handleplaner, og Kastanielys pædagogiske planer, vedlagt meget udførlige undervisningsplaner. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Ikke behandlet på mødet Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. Tilsynet vurderer, at der er stor sammenhæng mellem den pædagogiske metode og de pædagogiske behandlingsplaner, der udarbejdes for den enkelte beboer. De pædagogiske mål er relevante, realistiske og operationelle. Der arbejdes tværfagligt og målene fastsættes dels med afsæt i beboerens handleplan ( 141) og dels med inddragelse af pædagogernes og psykologens faglige viden. For personalet er det tydeligt, hvornår et mål er indfriet og hvilken metode, der skal anvendes. Det pædagogiske arbejde og den individuelle tilgang kan yderligere kvalificeres, hvis der løbende arbejdes med, at beboerne har størst mulig medbestemmelse og indflydelse på eget liv. Det betyder, at beslutninger, der vedrører den enkelte, ikke træffes ud fra et fælles regelsæt, men med udgangspunkt i den enkelte beboers forudsætninger og ønsker. Tilsynet finder til eksempel, at der bør finde en individuel og konkret vurdering sted vedr. Internetadgang fra værelserne. Ligeledes finder tilsynet, at der bør finde en individuel og konkret vurdering sted vedr. muligheden af besøg på hinandens værelser, og at der ved afslag på forslag fra beboere gives en individuel og konkret tilpasset begrundelse herfor. Heri ligger en pædagogiske udfordring i ikke blot at sige nej, men formulere en begrundelse, som er tilpasset beboerens kommunikationsevne. Tilsynet vurderer, at Kastaniely med fordel kan udarbejde en politik, der angiver hvordan den individuelle tilgang sikres. Personalet er meget synlig og vedholdende i arbejdet med beboerne. De har en grundlæggende tro på, at alle beboere har et udviklingspotentiale. Der synes at være en fin overensstemmelse mellem behandlingsmetode og målgruppen på Kastaniely. 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher personalenormeringen og personalets sammensætning de faglige mål Side 9 af 18

10 (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Der synes at være fin overensstemmelse mellem personalenormering og de faglige mål. Personalet giver udtryk for, at Kastaniely har en meget individuel tilgang til den enkelte, som også er afspejlet i den daglige bemanding. Beboerne på Kastaniely har svære og massive problemstillinger, og konfliktniveauet kan til tider være højt, hvilket kræver, at der i den daglige personalesammensætning ud over antal medarbejdere også skal tages højde for erfaring og viden. Medarbejderne giver udtryk for, at der det seneste år har været stor udskiftning på en af afdelingerne, og dermed også mangel på personale med uddannelse. Personalet vurderer, at op mod 30 % har været ufaglærte. Der har på grund af den store udskiftning også været mangel på kulturbærere. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Meget varierende, men der anvendes efter personalets udsagn det nødvendige antal vikarer. Der er udarbejdet procedurer for ansættelser af vikarer. Denne indebærer, at vikaren får tilbudt 2 prøvevagter, hvor vedkommende følger en fastansat. Efter prøvevagterne laver det fastansatte personale en faglig vurdering af vikarens egnethed - både i forhold til fagligt potentiale og psykisk robusthed. For studerende er der udarbejdet en uddannelsesplan for praktikopholdet på Kastaniely. Uddannelsesplanen indeholder forventninger og krav til såvel teoretisk som personlig udvikling under praktikforløbet Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? Antallet af fratrådte medarbejdere i perioden 1/1-31/ er praktikanter - 5 fratrådt pga. nyt job - 3 har fået uddannelsesorlov - 7 fratrådt tidsbegrænsede vikariater - 3 fratrådt pga. sygdom - 8 vikarer fratrådt pga. fast arbejde. I lyset at den generelle rekrutteringssituation i Danmark finder ledelsen ikke, at de har nævneværdige rekrutteringsproblemer. Personalet fandt imidlertid, at det var svært at finde uddannede medarbejdere, hvilket har betydet ansættelse af flere ufaglærte på afdeling II Sygefravær Side 10 af 18

11 Sygefraværsstatistik: For afdelingerne samt Kastanielys interne skole ligger sygefraværet på mellem 5,36 og 12,42 procent. Aktuelt antal langtidssyge: Ifølge oplysninger fra HR er der pt. 11 langtidssygemeldinger. 6 har været sygemeldt pga. graviditet. 2 er sygemeldt pga. livstruende sygdom. 1 har været sygemeldt pga. skade opstået i fritiden. 2 er sygemeldt pga. personlige grunde ikke arbejdsrelateret. Sygefraværspolitik: Der er en meget detaljeret sygefraværspolitik. Indholdsmæssigt ser politikken meget fornuftig ud, idet den klart angiver, hvad der skal gøres hvornår og af hvem. Indhold og rollefordeling er således tydelig. Personalet tilkendegav endvidere, at sygefraværspolitikken efterleves i praksis Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Der blev ikke spurgt ind til det fysiske arbejdsmiljø, men ifølge seneste AT besøg er der ingen anmærkninger gjort. Psykisk arbejdsmiljø: Der blev foretaget en trivselsundersøgelse (arbejdsmiljøundersøgelse) i sommeren 2006, som ikke gav nogen påtale. Desuden laver de selv små APV er, hvor afdelingslederne sammen med sikkerhedsrepræsentanten checker op på det psykiske arbejdsmiljø på afdelingen. I dagligdagen arbejdes der med det psykiske arbejdsmiljø via samtaler med kolleger på vagtværelset / i de overlap, der er mellem vagtskiftene. Her tales om dagen og eventuelle hændelser, og der er plads til at evaluerer dette, inden vagten slutter. Både ledelsen og personalet giver udtryk for, at der er en åben og fri atmosfære, der betyder, at man trygt tør tale med sine kolleger. Interviewet med personalet viste, at der er/har været problemer og frustrationer på én af afdelingerne Nørremarken. Uroen og problemerne opstod, da 5 af de faste medarbejdere blev sygemeldt pga. graviditet, hvoraf den ene var afdelingslederen. Desuden blev 1 medarbejder bevilget uddannelsesorlov. Der blev konstitueret en ny afdelingsleder, og det betød endvidere, at yderligere 2 medarbejdere forlod afdelingen. Derved var der kun få kulturbærere tilbage på afdelingen. Tilsynet spurgte efterfølgende ledelsen om sagen, og det blev oplyst, at der er iværksat en række tiltag for at løse problemerne. Nye medarbejdere oplæres i rammer og regler Ledelsen deltager på personalemøder Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Ingen. Side 11 af 18

12 Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Vold mod personalet ses hyppigt, og naturligvis sker det også, at den medarbejder, der er begået vold imod, politianmelder voldsudøveren. Ledelsen accepterer ikke vold som et arbejdsvilkår. Kastaniely har udarbejdet en informativ og detaljeret voldspolitik, der tager hånd om personalet, når de har været udsat for vold. Der følges op med samtaler ved ekstern psykolog og evt. supervision. I særlige tilfælde er det også accepteret, at personalet kan have brug for omsorgsdage, hvor man er trukket ud af det daglige pædagogiske arbejde og løser andre opgaver. Dato for sidste APV hvordan følges op? Sommeren Undersøgelsen gav ingen påtale jf. Psykisk arbejdsmiljø. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Punktet blev ikke behandlet. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: Der er en rygepolitik, som betyder, at rygning foregår udendørs. Der er en krise- og sorgplan for børnene/de unge på Kastaniely, som har til formål at give personalet et fælles grundlag at handle ud fra i krisesituationer. Der er udarbejdet en alkoholpolitik, som lyder, at alkohol er total forbudt. Der er endvidere en tøjpolitik. Andet: Som generelt træk ved kulturen på Kastaniely blev nævnt åbenhed. Åbenheden betyder, at det er legalt at tale om alt, hvad de laver. Også om fejl og problemer, så fejlene kan korrigeres, og hændelser bearbejdes, og der er en kollektiv læring omkring dette. Vigtigheden i at fastholde åbenheden og dermed muligheden for læring og udvikling blev også fremhævet som yderst central i forhold til at skabe enighed omkring den faglige indsats og kursen overfor børnene og de unge, og dermed også i forhold til at bevare kontrollen overfor dem Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Der er udarbejdet en uddannelsespolitik og kompetenceplaner for hver enkelt medarbejder. Der foreligger en beskrivelse af eksterne og interne kurser og en beskrivelse af, hvad medarbejderne generelt kan forvente i forhold til deltagelse i kurser. Særlige efteruddannelsestiltag: Der er igangsat et opkvalificeringsprojekt af hele mellemledergruppen bestående af flere moduler. Der har lige været gennemført et modul omkring situationsbestemt ledelse. Næste moduler omhandler hhv. ledelse i en offentlig og politisk styret organisation og personalejura. For personalegruppen samlet set afholdes der 3 gange 2 dage med deltagelse af 2 psykologer, hvor forskellige emner tages op. Side 12 af 18

13 MUS-samtaler: Form og hyppighed: Der tilbydes medarbejderne en MUS-samtale én gang om året. Supervision: Der er supervision hver 14. dag. Introduktionsforløb for nye medarbejdere: Der er udarbejdet introprogram for vikarer og studerende. Andet: Medarbejderne giver udtryk for, at uddannelsesbudgettet ikke er så stort, hvorfor de får korte kurser. Der blev givet udtryk for, at det vil være godt, hvis der kunne sendes flere personer på fx pædagoguddannelsen (merituddannelsen) MED arbejde Hvordan er strukturen? Der afholdes MED-møder en gang om måneden. Forud for hvert MED-møde holdes sikkerhedsgruppemøde, hvorefter der er møde i sikkerhedsudvalget. Referater fra MED-møderne er tilgængelige for alle. Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Arbejdsmiljøet ser ud til at blive vægtet højt. På personalemøderne er der en runde, hvor hver især tilkendegiver, hvordan de har det. Sikkerhedsrepræsentanterne og afdelingslederne har fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Sikkerhedsrepræsentanten har også til opgave at sikre og følge op på, at tingene ikke glider (regel- eller rammebrud). Lederen oplyser, at Kastaniely foruden det ordinære MED-arbejde har en særlig sikkerhedsorganisation, hvor der drøftes personalerelaterede problemstillinger med henblik på at tage evt. arbejdsmiljøproblemer i opløbet. I denne struktur udarbejdes fortrolige referater. Præmisserne for den særlige struktur er dog ikke fuldt afklaret med HR i Regionen. Tilsynet finder ikke sprogbrugen i referaterne acceptabel. Tilsynet pointerer, at referater fra møderne i den ordinære sikkerhedsorganisation skal være tilgængelige for de personer, som sikkerhedsrepræsentanten er valgt af. Referaterne er således offentlige for den personkreds, som sikkerhedsrepræsentanter repræsenterer, og det stiller visse krav til, hvad der kan, og hvad der ikke kan diskuteres på sådanne møder og efterfølgende noteres i referaterne. Offentlighed i referater gælder både for sikkerhedsudvalgsmøder og sikkerhedsgruppemøder. Andet: Personalet finder generelt, at samarbejdet med ledelsen er fint. Kommunikationsvejen er blevet længere jo større organisationen er blevet, men der blevet lyttet og handlet på det sagte. Side 13 af 18

14 3.6. Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? Det er tilsynets vurdering, at der er et konstant fokus på det psykiske arbejdsmiljø, og at der arbejdes med området kontinuerligt. Der bør fortsat være en skærpet opmærksomhed på den betydning, det kan have for det psykiske arbejdsmiljø, at målgruppen har så svære psykiske og adfærdsmæssige problemstillinger, og at flere beboere har en udadreagerende adfærd. Der hviler et stort ansvar på det fastansatte og erfarne personale i forhold til nye og mindre erfarne medarbejdere og studerende. Der drages omsorg for personalet, og der er indarbejdede daglige rutiner, som sikrer, at personalet har mulighed for debriefing, supervision og refleksion over den pædagogiske indsats. Tilsynet finder, at sproget i referaterne fra den særlige sikkerhedsorganisation ikke er acceptabelt. Der bør være en skærpet opmærksomhed på, at tonen og sprogbruget, som det afspejler sig i disse referater ikke anvendes i kommunikationen medarbejderne imellem og i forhold til beboerne. Endelig skal sikres, at referaterne fra både (ordinære) sikkerhedsudvalgsmøder og sikkerhedsgruppemøder fortsat er tilgængelig for alle medarbejdere. 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: Kastaniely ligger i landlige omgivelser og med skov og mark som nærmeste nabo. Dette er også gældende for afdelingerne Nørremarken og Langemarken. Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Afdelingerne er etablerede i ældre velrenoverede ejendomme, hvor det vægtes, at afdelingerne fremstår med hyggelig og med hjemlig atmosfære. Alle har eget værelse og de fleste også eget bad. Ellers deler 2 beboere et bad. Værelserne er af forskellig størrelse fra 7 m2 til 14 m2. De er personligt indrettede og personalet fortæller, at de tydeligt kan se, hvornår beboeren er faldet til og derfor begynder at indrette sit værelse. Der er plan for, hvordan værelserne fordeles. Der er en fast regel på Kastaniely om, at ingen beboere må besøge hinanden på værelserne. Skoleafdelingen på Kastaniely er nyrenoveret og tydeligvis indrettet, så der er mulighed for individuel undervisning. De fleste elever har deres egen base, og har mulighed for at arbejde selv og fælles i det omfang, de magter det. Side 14 af 18

15 Skolelederen fortæller, at der dagligt er planlagt et emne, som alle deltager i med de forudsætninger, de har. Dato og resultat af seneste bygningssyn: Der er foretaget bygningssyn og udarbejdet en prioriteret liste over udbedringer i foråret 2007 af Regionens bygningsafdeling. Planlagte ombygninger: Stuehuset/administrationsbygningen på Brahesvej er planlagt renoveret. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Emnet ikke behandlet på mødet. Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: Ordinært tilsyn foretaget 6. marts ingen anmærkninger Tilsynets vurdering af de fysiske rammer Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? De fysiske rammer er generelt rigtig gode. Både i forhold målgruppernes behov og den pædagogiske metode, men også rent bygningsmæssigt, hvor flere af bygningerne er blevet sat i stand inden for de senere år. De udendørs rammer er også helt perfekte. Der er et stort friareal med mulighed for mange forskellige aktiviteter og udfoldelsesmuligheder. 5. Organisation, drift og forretningsgange Faktuelt: Hele Tilbuddet Pladsnormering: Bo 26 Beskæftigelse/skole Budgetramme Personalenormering 87,95 Personalekvotient Takst år Belægning (seneste måned) 126 Afdeling 5.1. Økonomi Forbrugsprocent i forhold til det forventede: Svarer til det forventede. Lederen checker hver måned, om lønudgiften svarer til det forventede forbrug. Side 15 af 18

16 Årsag til mer-/ mindreforbrug: Rammens størrelse / økonomistyring / andet? Havde et mindreforbrug i 2007 på ca. 1,5 mio. Mindreforbruget skyldes stram økonomisk styring. Kastaniely fik ikke ajourført budgettet før sidst på året. Forbrugsprocenten lå i september, oktober, november samt et stykke ind i december på et niveau, der gjorde, at institutionen kun lige kunne overholde budgettet for 2007, hvorfor det blev nødvendigt at udskyde/fremrykke diverse udgifter til Kastaniely forventer at få overført beløbet til 2008 til dækning af udgifter fra 2007, som er bogført i regnskab Disse betingelser har gjort det svært at sikre, at budgettet blev overholdt. Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg: Pga. tidsnød prioriterede tilsynet ikke at undersøgte emnet nærmere. Andet: Generelt finder ledelsen, at det har været svært at udøve en ordentlig økonomistyring i løbet af Der har eksempelvis manglet kontonumre, og flere kontonumre viste sig at være forkerte, hvilket resulterede i fejlagtige bogføringer. Endvidere fik institutionen først et budget i august. Hver afdeling har deres eget afdelingsbudget, og de begynder nu at få økonomirapporter, der kobler sig til det udmeldte budget. Der ligger således et økonomistyringsansvar på de enkelte afdelinger. Ud over økonomirapporterne bruger institutionen egne regneark til økonomistyringen. I forhold til procedurer for at hindre misbrug er følgende foranstaltninger implementeret: Hver afdeling har en kontantkasse på 500 kr. Forbruget af denne kasse skal dokumenteres ved kvittering, hvorefter der afregnes med Kastanielys regnskabsmedarbejder. Pr. 1. april får afdelingerne deres eget EAN-nummer. Det betyder, at afdelingslederne selv skal ind og godkende regninger. Generelt er betalingssystemet bygget op, så der skal to personer til, før der kan betales regninger Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Både ledelse og medarbejdere mener, at ansvars- og kompetencefordelingen er synlig. Ledelsen bemærkede desuden, at personalet spørger, hvis der er tvivl. Der uddelegeres ansvar og kompetence til medarbejderne, men hvad og hvor meget afhænger af de enkelte medarbejderes kompetencer. Fordelingen af ledelsesopgaver er tydelige. Lederen beskriver imidlertid, at hun ud over ledelses- og driftsopgaver, dagligt læser om alle de unge for at bevare overblikket. Den samlede arbejdsmængde beskrives som værende så stor, at den langt overstiger en almindelig arbejdsuge. Den daglige personaleledelse forestås af afdelingslederne, som har fingeren på pulsen og en tydelig fornemmelse for, hvornår personalet har brug for støtte og opbakning. I det daglige arbejde med beboerne er personalet meget afhængige af hinanden, og specielt Side 16 af 18

17 i konfliktsituationer er det nødvendigt, at de kan bakke hinanden op. Hvis der er uenighed diskuteres konflikten og forskellige holdninger først, når beboerne ikke er til stede. Er der brug for hjælp til en løsning, er det naturligt at bede om hjælp hos afdelingslederen. Hvordan holder forstanderen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Forstanderen holder sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser ved at været involveret i såvel ledelsesopgaven som behandlingsopgaven. Endvidere deltager forstanderen i møderne vedr. fastlæggelse af behandlingsplaner for beboerne. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? Via personalemøder afholdes hver 14. dag og via afdelingsmøder, dagbogen og Bosted-systemet. Personalet bemærker også, at det er deres eget ansvar at søge information. Det sker fx via Bosted-systemet. Særligt tidspunktet mellem 14 15, hvor der er overlap mellem dag- og aftenvagt, bruges til at søge information/læse i Bosted-systemet mv. Udviklingstendenser: Der blev givet udtryk for, at målgruppen ændrer sig. Børnene/de unge har mere massive og komplekse problemstillinger. Det opleves også, at de unges intelligens bliver dårligere, og flere har en psykiatriske lidelser og dobbeltdiagnoser. Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Kastaniely har søgt og fået kr. fra Udviklingspuljen til en effektundersøgelse. Undersøgelsen går kort fortalt ud på at teste de unge, når de kommer ind, og igen, når de skal ud, for at se, om den anvendte behandlingsmetode har betydet en ændring af deres personlighedsstruktur. Med andre ord undersøges, om metoden/pædagogikken i det hele taget fungerer som forudsat. Endelig skal Kastaniely deltage i et pilotprojekt omkring ledelse Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering. Tilsynet vurderer, at Kastaniely er en veldrevet organisation, hvor der er overblik over de driftsmæssige forhold. Ledelsen nævner, at det første år i Region Syddanmark har været en stor udfordring på det økonomiske område. Kastaniely har derfor valgt at have sit eget supplerende system, så der er et større overblik over budgettet. Forbrugsprocenterne følges nøje og giver på nuværende tidspunkt ikke anledning til yderligere opmærksomhed eller handlinger. Side 17 af 18

18 6. Evt. særlige tværgående fokuspunkter Fysiske rammer: 6.1. Tilsynets vurdering: Jf. besvarelse pkt. 4 og Interne tilsyn Hvor mange interne tilsyn er aktuelt gennemført, og hvornår afsluttes gennemgangen? Der er endnu ikke afholdt internt tilsyn på Kastaniely. Hvem har deltaget i de interne tilsyn, og hvad er de væsentligste opfølgningspunkter? Se ovenfor Tilsynets vurdering af de interne tilsyn Kan ikke vurderes på nuværende tidspunkt. 8. Kvalitetssikring og udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? Der var ikke lavet anbefalinger på de seneste tilsyn. Uanmeldt tilsyn foretaget på Langemarken i 2007: Ingen anbefalinger Tilsynsrapport fra Fyns Amt 2006: Ingen anbefalinger 8.1. Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Se beskrivelse ovenfor. Side 18 af 18