FIRMABIL OG POLITIKKER

Transkript

1 FIRMABIL OG POLITIKKER MÅL Denne policy har til formål at give en konsekvent tilpasning når det gælder ret til godtgørelse for brug af privat bil i arbejdsøjemed, bilejerskab, godkendelse samt anskaffelse af firmabil til ansatte i DSVM Group med datterselskaber, herefter kaldet Selskabet. FORMÅL Formålet er at skabe en ensartet policy, som er rimelig overfor samtlige ansatte. Medarbejdere i Selskabet kan ifølge deres tjenestekategori, eller ved omfattende rejser i forbindelse med arbejdet, få tildelt en firmabil. Ifølge denne policy skal ansatte, som er berettiget til firmabil, køre repræsentative bilmodeller til mindst mulige omkostninger for Selskabet. I visse tilfælde kan Selskabet tilbyde et tjenestetillæg for at dække omkostninger for slitage, etc., for at den ansatte skal kunne holde en privat bil, der benyttes som firmabil. BILBEGREBER Privat bil til firmakørsel Firmabil hvide plader Firmabil gule plader Egen bil, som anvendes til firmakørsel. Bil fra virksomheden, knyttet til visse ansatte, som må bruges både privat og til firmakørsel af den ansatte. Virksomhedens bil, som kun må anvendes til firmakørsel, og som ikke er knyttet til enkelte ansatte. PRIVAT BIL TIL FIRMAKØRSEL I de tilfælde, hvor en privat bil anvendes som firmabil, godtgøres pr. kilometer som herunder: Kørselsgodtgørelse for privat bil som firmabil uden løntillæg Op til km 3,80 DDK/km i Danmark km 2,10 DDK/km i Danmark Over km Se reglerne for firmabil Kørselsgodtgørelse for privat bil som firmabil med løntillæg (modelbeløb) Godtgørelse 1,85 DDK/km. Kørebog for privat bil som firmabil For at få godtgørelse for kørte kilometer som firmabil, skal der føres en kørebog. (Du kan anvende den tilmeldingsblanket, som findes på intranettet.) En kørebog har til formål at bekræfte oplysningerne om den ansattes firmakørsel i bilen. Kørebogen skal derfor indeholde oplysninger om selve kørslen, samt kørslens tilknytning til jobbet. Kørebogen skal attesteres af nærmeste chef, og originalen skal sendes til den udpegede ansvarlige i de respektive selskaber.

2 FIRMABIL (HVIDE PLADER) Firmabil kan tildeles på følgende måder: 1. Til den ansatte i en stillingskategori, der omfatter firmabil som gode. 2. Kan efter godkendelse fra en overordnet chef tildeles den ansatte, som ikke er i den kategori, men som årligt kører mere end km i jobbet (ekskl. rejsen mellem hjemmet og det almindelige arbejdssted). 3. Den ansatte, som kører mere end km i jobbet, kan tildeles en firmabil evt. på gule plader eller Selskabet kan tildele den ansatte en firmabil, som tidligere er taget ud af drift, og som skal placeres i den resterende leasingperiode. Bilen må kun bruges i selskabets tjeneste. Hvis medarbejderen bruger bilen til kørsel til hjemadressen vil denne blive beskattet af bilens værdi. I sådanne tilfælde skal dette først aftales og forhandles med medarbejderen. Efter behov kan Selskabet tildele den ansatte en firmabil, som tidligere er taget ud af drift, og som skal placeres i den resterende leasingperiode. INDKØB Generelt gælder der for Selskabets firmabiler, at de vælges under hensyntagen til blandt andet sikkerhedsniveau, indkøbs- og driftsomkostninger og miljø. Også servicemuligheder og bilens gensalgsværdi er faktorer, som kan påvirke omkostningerne, og dermed valget af bil. Under ingen omstændigheder må der anskaffes en bil, som kan vække anstød eller på anden måde er upassende t ex cabriolet, 4-hjulstrakkere, biler med min. 4 dører, papegojeplade. I første omgang skal man vælge bilmodeller, som kan tankes med så miljøvenlige brændstofalternativer som muligt. Firmabilen skal tilhøre miljøklasse A ++, A +, A eller B. Selskabets månedlige udgifter til firmabilen må ikke overstige den til enhver tid gældende maksimumgrænse, som fastsættes med mellemrum ud fra den lands- og stillingskategori, den ansatte tilhører. Beregning af de månedlige omkostninger udføres af Nordania Leasing ifølge en model for km s kørsel om året. I de månedlige omkostninger er der indregnet leasingydelse, service, sommer/vinter dæk, brændstofadministration, estimeret brændstof (beregnet på km pr år) og grønne ejerafgifter. De medarbejdere som har et højere/lavere kørsels behov end de vil hverken blive påvirket i positiv eller negativ retning. FREMGANGSMÅDE Bestilling af en firmabil skal godkendes og attesteres af administrerende direktør i de respektive selskaber. Administrationen og ansvaret for indkøbsprocessen varetages af det respektive selskabs Kørselsansvarlige. Nedenstående fremgangsmåde skal følges ved bestilling af firmabil. 1. Adm. dir. giver en skriftlig godkendelse af, at den ansatte har firmabil og hvilken maksimumgrænse, den ansatte har mulighed for at købe til. 2. Den ansatte kontakter Nordania Leasing, som Selskabet har aftale med, og modtager et tilbud på den ønskede bil.

3 3. Den ansatte vil gennem dialog med Nordania Leasing finder frem til det bedste tilbud som ligger inden for den ansattes grænse. Nordania Leasing sender rekvisition til den Kørselsansvarlige med relevante oplysninger om den valgte bil. 4. Den Kørselsansvarlige godkender, at omkostningerne stemmer overens med policy og udgiftsniveauet. 5. Fuldmagtsindehaver returnerer rekvisitionen til Nordania Leasing. SKATTEPLIGTIGE GODER OG PERSONLIGE UDGIFTER Den ansatte har ansvaret for den skat, der pålægges den fordel, som firmabilen udgør ifølge de gældende bestemmelser, som hovedregl trakkes bilbeskatning månedligt over lønnen. Den ansatte betaler for private parkeringsudgifter, vej- og broafgift, trængselsafgift og andre lignende udgifter. For sådanne udgifter, der opstår i arbejdstiden, skal kvittering afleveres, og håndteres på samme måde, som udlæg sædvanligvis rapporteres i Selskabet. Derimod har den ansatte ansvaret for alle udgifter, der opstår på grund af, at den ansatte har brudt gældende love, regler, forordninger eller denne policy, f.eks. ved at få parkeringsafgift, fartbøder eller andre trafikforseeleser. For de udgifter, som den ansatte har ansvaret for, men undlader at betale, og som i stedet betales af leasingselskabet eller Selskabet, vil et tilsvarende udlæg blive foretaget i lønnen, som svarer til omkostningerne og de tilhørende administrative omkostninger, f.eks. ubetalte bøder, afgifter eller betalningsringe. Den ansatte har ret til frit brændstof. Den ansatte beskattes efter gældende lovgivning i det enkelt land. VIRKSOMHEDENS OMKOSTNINGER Selskabet står for samtlige driftsomkostninger for firmabilerne, f.eks. syn, brændstof, bilafgift, forsikring, vask, sprinklervæske, service og reparationer, under forudsætning af, at den ansatte ikke har været skødesløs. Desuden står Selskabet også for udgifter som opstår i arbejdsøjemed, f.eks. parkering, vej- og broafgift, betalningsringe samt andre lignende udgifter. For sådanne omkostninger, der opstår i arbejdsøjemed, skal der udfyldes en udlægsspecifikation, og udlæggene dokumenteres med kvitteringer. FORSIKRING/VEDLIGHOLDELSE Selskabet har tegnet forsikring for bilen. Læg mærke til, at der er undtagelse for løse effekter i bilen (bærbar computer, mobiltelefon, solbriller, tøj, etc.) og udlejningsbil. Med disse nævnte undtagelser gælder forsikringen såvel i Danmark som i øvrige lande.ved kørsel udenfor Norden skal bruge gå ind på forsikrings selskabets hjemmeside og print rødt og grønt forsikringskort. Selskabet forventer at bruge anvender og vedligholder bilen som var det derer private bil. ØVRIGE REGLER Firmabilindehaveren har ansvaret for pasning af bilen og har pligt til at: Sørge for, at firmabilen holdes ren og velpasset, både ind- og udvendigt. Følge bilens serviceplan og sørge for, at opståede fejl bliver tilset hurtigst muligt. Sørge for, at eventuelle forsikringsskader omgående rapporteres. Ikke at foretage ændringer i bilens interiør eller eksteriør.

4 Få bilen synet hos Dansk Bilsyn ved behov. Skifte mellem sommer/vinter dæk Desuden har firmabilindehaveren ansvaret for at anmelde eventuelle skader til forsikrings selskabet. Det er ikke tilladt at ryge i firmabilen. Samtlige reparationer og service af bilen skal udføres på et autoriseret mærkeværksted, efter anvisning fra Nordania Leasing. Firmabilindehaveren får 1-2 brændstofkort, som skal anvendes til køb af brændstof til den aktuelle firmabil, samt til mindre løbende udgifter som sprinklervæske, vask og lignende. Firmabilen skal i første omgang være tilgængelig i arbejdsøjemed, men den må anvendes til normalt brug for private gøremål, hvilket også inkluderer den nærmeste familie (ægtefælle, sambo og børn). Firmabilindehaveren har også ret til at benytte bilen til udlandsrejser. Ved ansættelsens ophør skal firmabilen tilbageleveres senest den sidste dag i ansættelsen. Firmabilindehaveren påtager sig også at følge Selskabets interne ordensregler, f.eks. vedligeholde bilen som foreskrevet og ikke anvende bilen til andet kommercielt formål. Firmabilen må ikke lånes ud til udenforstående. I tilfælde af, at noget af det ovenstående skulle indtræffe, uden at føreren efterfølgende kan identificeres, gøres indehaveren af firmabilen ansvarlig for eventuelle følger. Hvis firmabilindehaveren ikke følger disse regler, forbeholder Selskabet sig ret til at tilbagekalde firmabilen. FIRMABIL(GULE PLADER) Virksomheden stiller firmabil til rådighed for de ansatte i selskabet, som har behov for en bil for at kunne udføre deres arbejde. INDKØB Selskabets firmabiler skal vælges under hensyn til blandt andet sikkerhedsniveau, indkøbs- og driftsomkostninger og miljø. Den kørselsansvarlige fastsætter sammen med den adm. direktør for det respektive Selskab med mellemrum, hvilket fabrikat, model variat og indretning m.m., selskabet har behov for. Der kan tages kontakt til Nordania Leasing for rådgivning. Derefter afgives en bestilling til Nordania Leasing, som underskrives af adm. direktør. OMKOSTNINGER OG FORSIKRING Udgifter til brændstof, bilvask, olie og sprinklervæske, betales af Selskabet. Førerens eventuelle udlæg til driften af firmabilen, som parkeringsafgifter, godtgøres mod kvittering og rejseafregning.

5 Selskabet har tegnet en heldækkende forsikring på bilen, men undtagelse af løse effekter i bilen, f.eks. briller, bærbare computere, mobiltelefoner, etc. HVEM MÅ BRUGE FIRMABILEN? Kun den person, selskabet giver tilladelse til at køre i firmabilen, har ret til at fremføre den. Den pågældende har ansvaret for alle udgifter der opstår, fordi han eller hun har brudt de gældende love, regler, forordninger eller denne policy, f.eks. ved at parkere ulovligt, køre for hurtigt eller for skødesløst i trafikken. For udgifter, som den ansatte har ansvaret for, men har undladt at betale, og som i stedet betales af leasingselskabet eller Selskabet, vil et tilsvarende beløb blive fratrukket lønnen, som svarer til omkostningerne plus tilkommende administrative omkostninger, f.eks. ubetalte bøder eller trængselsafgift. VÆRK OPMÆRKSOM PÅ! Al form for privat brug ar firmabilen er forbudt, og den skal stå parkeret på Selskabets område, når den ikke anvendes i arbejdet. Bilen kan i visse tilfælde anvendes i situationer, hvor den ansatte skal køres direkte fra hjemmet til kunden, eller i tilfælde, hvor dan ansatte er på standby (arbejdstageren er pligtigt til at deltage i samtaler, og bliver pålagt begrænsninger i tilgængeligheden (skal være udhvilet, etc.) De omveje du kan foretage, er for eksempel at hente/bringe børn til og fra skolen eller at samle en kollega op. Desuden kan man også anvende sin firmabil på gule plader til at hente mad i en pause eller at køre til et spisested. Disse undtagelser må ikke overdrives. Hvis ovanstående overdrives skal den ansatte betale det af SKAT stillede krav for misbrugelse af gulpladebil. SERVICE Den, der anvender firmabilen, har pligt til at føre bilen på en måde, der er forenelig med et positivt virksomhedsimage, samt at rapportere opståede skader eller andre forhold, der kan have en indvirkning på firmabilen. Den, Selskabet udser (oftest fører firmabilen), har desuden pligt til at: Sørge for, at firmabilen holdes ren og velpasset, både ind- og udvendigt. Følge bilens serviceplan og sørge for, at opståede fejl bliver tilset hurtigst muligt. Sørge for, at eventuelle forsikringsskader omgående rapporteres. Ikke at foretage ændringer i bilens interiør eller eksteriør. Få bilen synet hos Dansk Bilsyn ved behov. Skifte mellem sommer/vinter dæk

6 Bilag 1 Omkostningsgrænser småbilspræmie for 2014 Omkostning pr. måned grænser Gruppe Adm. dir. datterselsk. Gruppe A Gruppe B Gruppe C DKK pr. måned DKK pr. måned DKK pr. måned DKK pr. måned Småbilspræmie - For hvert trin nedad gives en præmie svarende til DKK pr. leasingperiode. For gruppe C gives småbilspræmie kun en gang ved valg af bil under DKK, d v s ved bilvalg på unde DKK gives ikke yderligare DKK.