FORENINGSGUIDEN Center for Socialt Ansvar

Transkript

1 EESTYRELSESARB FORENINGSGUIDEN Center for Socialt Ansvar B1 3 FUNDRAISING JDE PR 2 ØKONOMI 4

2 INTRODUKTION til Foreningsguiden Denne guide er lavet for at gøre det let at lave en forening og for at gøre arbejdet som forening nemt. Guiden er lavet med udgangspunkt i sociale foreninger. Den kan også bruges af andre foreninger, men vær opmærksom på særlige regler for folkeoplysende foreninger. I kan altid kontakte det lokale frivilligcenter for at få hjælp. På kan I finde jeres lokale frivilligcenter. Foreningsguiden er delt op i 5 dele: ForeningsGUIDEN ForeningsguideN Center for Socialt Ansvar Center for Socialt Ansvar 4 3 P Marts 2013 Marts R 1 ØKO A SES RB SING AI 3 P 3 2 Center for Socialt Ansvar TYREL ES ØKO TYREL ES G ISIN NDRA FU TYREL ES B FUNDR 4 R 1 MI NO B 3 2 A SES RB ForeningsGUIDEN E EJD SING AI Center for Socialt Ansvar E EJD 1 ForeningsGUIDEN MI NO E EJD A SES RB ØKO Center for Socialt Ansvar 4 R Marts 2013 P ForeningsGUIDEN 2 FUNDR Marts 2013 ØKO Re STY L SiNg Ai R P P 1 FuNdR ØKO TYREL ES TENDE GE TIF S FUNDR 3 2 Mi NO B B SING AI SARBe Se MI NO Jde 1 E EJD G LIN A SES RB Be O RALF RSAM NE MI NO 2 4 R Marts 2013 Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 2

3 I vores forening vil vi gerne arbejde med: I Foreningsguiden er der: Opskrifter. Opskrifterne forklarer trin for trin, hvordan I kan arbejde som forening. Der er fx opskrifter på at stifte en forening, holde møder, styre økonomi. Stiftende generalforsamling Før generalforsamlingen inden den stiftende generalforsamling, er det vigtigt, at i har det, i skal bruge. før mødet Skal i Sørge for Lidt at spise og drikke Print 1 sæt vedtægter til alle Skriv dagsordenen på en tavle eller stort ark papir, så alle kan se den Sørg for en tavle eller et stort ark papir til at skrive bestyrelsens navne på TIPS Brug en projektor og en computer til at vise vedtægterne, så alle kan følge med, når I gennemgår dem. Stiftende generalforsamling for foreningen TIPS Spørg en person, som kender vedtægterne, om han/hun vil forklare dem. Det kan være en frivillig fra en anden forening eller bestyrelse. Stiftende generalforsamling Vi vil gerne lave en forening og lægge planer for vores arbejde. Foreningsguiden Stiftende generalforsamling 11 Arbejdsark. Arbejdsarkene gør det nemmere at løse opgaverne i foreningen. I opskrifterne står der, hvilke arbejdsark I kan bruge. Derfor indkalder vi til stiftende generalforsamling: Dato: Tid: Sted: Kom og vær med til at lægge planer for vores arbejde og til at vælge en bestyrelse. Der vil være lidt at spise og drikke til alle. DagSorDen 1. Valg af referent 2. Valg af dirigent 3. Hvad er en forening 4. Gennemgang af vedtægter 5. De frivilliges idéer til det nye år Eksempler. Eksemplerne viser, hvordan I skal bruge arbejdsarkene. 6. Valg af bestyrelse 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Stiftende generalforsamling for foreningen Vi glæder os til at se jer Blomsterlund KoPIÈr arket Vi vil gerne lave en forening og lægge planer for vores arbejde. I vores forening vil vi gerne arbejde med: At skabe et sted for ensomme unge, hvor de kan komme og være sammen med andre. Vi vil lave aktiviteter for ensomme unge - bl.a. en årlig festdag. Derfor indkalder vi til stiftende generalforsamling: Dato: Torsdag den 15. oktober 2012 Tid: Kl til ca. kl Sted: Beboerlokalet i Blomstergade 45, 9088 Blomsterlund Kom og vær med til at lægge planer for vores arbejde og til at vælge en bestyrelse. Der vil være lidt at spise og drikke til alle. DagSorDen 1. Valg af referent 2. Valg af dirigent 3. Hvad er en forening 4. Gennemgang af vedtægter 5. De frivilliges idéer til det nye år 6. Valg af bestyrelse 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Arbejdsark og eksempler sidder bagest i hver del af foreningsguiden. Arbejdsarkene ligger også løst klar til brug. Husk at kopiere arbejdsarkene, så I altid har nogle, I kan bruge. Læg evt. Foreningsguiden på bordet imellem jer. Følg opskrifterne skridt for skridt. God arbejdslyst Hilsen Center for Socialt Ansvar Vi glæder os til at se jer KoPIÈr arket Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 3

4 I Foreningsguiden vil I se følgende billeder: Eksempel Skriv Fx udfyld arbejdsark Eksempel Bilag Økonomi Fx penge, revisor og regnskab Find lokale fx til generalforsamling Send Fx med mail eller med post? Bestyrelse Fx valg af bestyrelse Eventuelt Vælg dirigent Aftaler Fx møder Frivillige TAK! Tak Fx afslutning af møder Computer Fx netbank og regnskabsark Tal med Fx banken, andre frivillige Kontakt Fx aviser, kommuner, andre foreninger Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 4

5 MAJ ÅRSHJULET Årshjulet viser de opgaver, en forening har hvert år. Fx generalforsamling, månedsmøder, landsmøde. Brug årshjulet til: At få overblik over året og opgaverne At skrive opgave og aktiviteter ind, som I beslutter at lave i løbet af året Tag Årshjulet med til hvert møde I holder, så er I sikre på, at alle ved, hvad der sker hvornår. Brug arbejdsarket Årshjul side 26. ÅRsHjul DECEMBER JANUAR Årshjulet er jeres overblik Årshjulet giver et overblik over de opgaver, der sker i en forening hvert år. (Fx generalforsamling, bestyrelsessmøder, fornyelse af Dankort). NOVEMBER FEBRUAR skriv de opgaver og aktiviteter ind, som I beslutter at lave i løbet af året. Så har I hele tiden et overblik over jeres arbejde. Tag Årshjulet med til hvert møde I holder, så er I sikre på, at alle ved, hvad der sker hvornår. OKTOBER FUNDRAIsING PR MARTs Noter: september APRIL AUGUsT JULI JUNI Kopiér arket i A3 Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 5

6 EESTYRELSESARB HVAD ER EN FORENING B1 JDE En forening er en gruppe mennesker, som har: Ét fælles mål (Fx at hjælpe isolerede kvinder, at hjælpe psykisk syge, at ) Fælles regler for, hvordan de skal nå målet (De fælles regler hedder vedtægter) En forening laver aktiviteter for at nå deres mål Det er en god idé at lave en forening fordi: I er flere om at dele arbejdet - det er lettere og sjovere I er flere om at dele ansvaret - det hele hænger ikke på én person I kan få økonomisk støtte fra fonde og puljer, foreninger og virksomheder I kan have en fælles bankkonto og økonomi Foreningens vedtægter Hvorfor er vedtægter vigtige? Hvad skal der stå i vedtægterne? Hvordan bruger vi vedtægterne? Hvad sker der, hvis vedtægterne ikke overholdes? Der findes ingen lovgivning for foreninger i Danmark, så foreningens vedtægter er loven, der regulerer foreningens interne forhold. Der findes ikke nogen facitliste eller skabelon for, hvordan foreningsvedtægterne skal se ud, men det er vigtigt, at I sikrer jer, at I har et sæt vedtægter for at foreningen kan fungere i alle situationer. I kan finde hjælp og vejledning til hvordan I laver vedtægter til jeres forening på frivillighed.dk Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 6

7 EESTYRELSESARB SÅDAN KAN EN FORENING SE UD B1 JDE De frivillige er foreningens kerne. De bestemmer fx hvilke aktiviteter, der laves i foreningen. De frivillige i foreningen laver også aktiviteterne. Vedtægter er de fælles regler foreningen arbejder efter. Vedtægter Formålet Frivillige Bestyrelsen Formålet er de mål, de frivillige arbejder sammen om. Illustration: Niels Winthereik Bestyrelsen er de fx 7 medlemmer, de frivillige har valgt. Bestyrelsen leder foreningen. De koordinerer de aktiviteter, som de frivillige ønsker, bliver udført. Bestyrelsen er også kontakten ud ad til. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 7

8 BBESTYRELSESAR GENERALFORSAMLING 1 EJDE DET VIGTIGSTE MØDE I EN FORENING Én gang om året mødes alle de frivillige i foreningen for sammen at tage de store beslutninger fx: Hvordan pengene bruges i foreningen (godkender årsregnskabet) Hvilke aktiviteter, der skal foregå Hvem der skal sidde i bestyrelsen Det kaldes en generalforsamling. I skal holde generalforsamling hvert år. Der står i jeres vedtægter, hvornår I skal holde generalforsamling. Skriv generalforsamlingen ind i jeres årshjul! Se årshjul side 5. Alle er velkomne Alle foreningens frivillige har stemmeret (ikke kun bestyrelsen) Følg dagsordenen for generalforsamlingen. Den står i jeres vedtægter. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 8

9 STANDARDVEDTÆGTER EESTYRELSESARB GENERALFORSAMLING Før generalforsamlingen B1 JDE SÅDAN GØR I Bydelsmødreforeninger tilsluttet Bydelsmødrenes Landsorganisation 1 Læs i jeres vedtægter om generalforsamlingen Find ud af hvor mange der stopper i bestyrelsen og hvor mange nye medlemmer, der skal vælges til bestyrelsen. Juni 2012 HUSK Hvis I er en folkeoplysende forening,kan I på generalforsamlingen beslutte, om medlemmerne skal betale kontingent og hvor meget medlemmerne skal betale. Kontingent er det, man betaler, for at være medlem af en forening. 2 Skriv invitationen til generalforsamlingen. Brug arbejdsark Generalforsamling side 28. generalforsamling for: Vi vil gerne invitere alle frivillige til generalforsamling: Dato: HUSK Invitationen skal gives til de frivillige 4 uger før generalforsamlingen. Tid: Sted: Kom og vær med til at lægge planer for vores arbejde og til at vælge en bestyrelse. Der vil være lidt at spise og drikke til alle. DagSorDen 1. Valg af referent 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af indkaldelse 4. Bestyrelsens beretning 5. Godkendelse af årsregnskab 6. De frivilliges idéer for det nye år 7. Valg af bestyrelse 8. Valg af revisor 9. Indkomne forslag fra medlemmer 10. Eventuelt Vi glæder os til at se jer, venlig hilsen KoPIÈr arket 3 Giv eller mail invitationen til alle de frivillige i foreningen. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 9

10 RefeRat generalforsamling Bydelsmødrene: 1. Valg af referent: 2. Valg af dirigent: 3. Godkendelse af dagsorden: 4. Bestyrelsens beretning 5. De frivilliges idéer for det nye år Bydelsmødrenes Landsorganisation Dato: EESTYRELSESARB EESTYRELSESARB B1 JDE GeneralforsamlinG Generalforsamlingen sådan Gør i sig velkommen og fortæl, hvad der skal ske på generalforsamlingen. Vælg en referent. Det vil sige, at I skal vælge 1 en person, som skriver det ned, som bliver sagt og besluttet på generalforsamlingen. Brug arbejdsark Referat generalforsamling side 37. B1 6 JDE Forbered generalforsamlingen Læs opskriften Generalforsamling side 11. Brug arbejdsark Hvem gør hvad? Generalforsamling side 29. Vælg en dirigent (mødeleder). 2 En dirigent styrer generalforsamlingen og sørger for, at I følger dagsordnen. Hvem gør Hvad? Generalforsamling Dato: Bydelsmødrenes Landsorganisation Godkend indkaldelse. Dirigenten tjekker, 3 at generalforsamlingen er indkaldt 4 uger før generalforsamlingen. Bestyrelsens beretning. Det vil sige, 4 at bestyrelsen fortæller, hvad der er sket i løbet af året. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 12 Opgave (Hvad er opgaven?) Eksempel Købe ind - lidt at spise og drikke til mødet Købe ind - lidt at spise og drikke til mødet Print papirer der skal bruges: Arbejdsark Referat generalforsamling og De frivilliges idéer til det nye år Sige Velkommen og styre det første punkt på dagsordenen Hvem laver bestyrelsens beretning (fortæller om hvad, der er sket det sidste år?) Sige Tak for i dag Sørge for flip-over eller tavle til at skrive navne på dem, som vil være med i bestyrelsen Navn (Hvem laver opgaven?) Christian Tjek af før mødet HUSK De frivillige kan komme med forslag på generalforsamlingen. Forslagene skal stå på dagsordenen ellers kan I ikke stemme om dem. Læs i jeres vedtægter hvad der står om forslag fra medlemmerne. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 10

11 EESTYRELSESARB GENERALFORSAMLING Generalforsamlingen B1 JDE SÅDAN GØR I Sig velkommen og fortæl, hvad der skal ske på generalforsamlingen. RefeRat generalforsamling Foreningen: 1. Valg af referent: 2. Valg af dirigent: 3. Godkendelse af dagsorden: 4. Bestyrelsens beretning Dato: 1 Vælg en referent. I skal vælge en person, som skriver det ned, som bliver sagt og besluttet på generalforsamlingen. Brug arbejdsark Referat generalforsamling side Godkendelse af regnskabet Vælg en dirigent (mødeleder) Dirigenten styrer generalforsamlingen og sørger for, at I følger dagsordnen. TIPS Det er en god idé, hvis I selv har et forslag til en dirigent og en referent. Godkend indkaldelse Dirigenten tjekker, at generalforsamlingen er indkaldt 4 uger før generalforsamlingen. Bestyrelsens beretning Bestyrelsen fortæller, hvad der er sket i løbet af året. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 11

12 EESTYRELSESARB B1 JDE DE frivilliges idéer til det nye år Intro Til generalforsamlingen kommer de frivillige med idéer til det nye år. Øvelse gør at alle frivillige deltager aktivt i foreningens arbejde. Formål At udvikle idéer At planlægge hvad der skal ske i foreningen At finde en fælles vej for foreningens arbejde At involvere de frivillige i foreningens arbejde Sådan gør I Vælg en dirigent og følg de 5 trin: Trin 1: 5 minutter Trin 2: 10 minutter Trin 3: 10 minutter Trin 4: 10 minutter Trin 5: 5 minutter Det skal I bruge En dirigent, som holder øje med tiden og stiller spørgsmål To stykker stort pap Tusser 1 Forestil jer, at der er gået et år. Og I ser tilbage på det år 2 Jeres drømme for foreningen Sæt jer sammen to og to Fortæl hinanden hvad foreningen har lavet, når I mødes om et år Hvilke forandringer har foreningen skabt? Dirigenten stopper samtalen efter 5 minutter. Opsamling Fortæl de andre hvilke drømme I har for jeres forening Dirigenten styrer så alle får fortalt. Dirigenten stopper opsamlingen, når der er gået 10 minutter. Referenten skriver drømmene ned på et stort stykke pap. 5 6 Årsregnskabet fremlægges og godkendes Kassereren fortæller om regnskabet. Fx hvad pengene er blevet brugt til, og hvor mange penge I har tilbage. De frivilliges idéer for det nye år Brug arbejdsark De frivilliges idéer for det nye år side HUSK Skriv idéerne ind i referatet, så bestyrelsen kan bruge dem. RegleR for at stemme Når I skal tage beslutninger på en generalforsamling, skal I stemme. Alle har én stemme og det forslag, som får flest stemmer, vinder Hvis der er lige mange, som stemmer for og imod et forslag, så kan forslaget ikke blive til noget I kan stemme på 3 måder: åben afstemning: I stemmer ved at række hånden op skriftlig afstemning: Hvis bare én person ønsker hemmelig afstemning, skal I lave skriftlig afstemning. Det betyder, at alle skriver, hvad de stemmer på en seddel. Sedlerne bliver samlet sammen, og til sidst er der én, der læser op, hvad der står på sedlerne, og én der tæller stemmerne. Hvis man ikke kan komme til generalforsamlingen, kan man stemme med fuldmagt. Det betyder, at man skal skrive på et papir, hvem man giver lov til at stemme for sig. Eksempel Jeg, Nadia Ahmad giver Peter Andreasen lov til at stemme for mig på generalforsamlingen i Blomsterlund Bydelsmødreforening den 28. februar Blomsterlund den 4. februar 2014 kopièr arket 7 Vælg en bestyrelse Fortæl hvad en bestyrelse laver Fortæl hvor mange medlemmer, der skal vælges Spørg hvem der vil være med i bestyrelsen. Skriv navnene op på en tavle eller et stort stykke papir, så alle kan se dem Hvis der er flere navne end der er pladser i bestyrelsen, skal I stemme Brug opskrift Regler for at stemme side 36. Skriv navnene på den nye bestyrelse i referatet TIPS Tjek jeres vedtægter. Her står hvor mange medlemmer, der skal være i bestyrelsen. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 12

13 EESTYRELSESARB B1 JDE RegleR for at stemme Når I skal tage beslutninger på en generalforsamling, skal I stemme. Alle har én stemme og det forslag, som får flest stemmer, vinder Hvis der er lige mange, som stemmer for og imod et forslag, så kan forslaget ikke blive til noget I kan stemme på 3 måder: åben afstemning: I stemmer ved at række hånden op skriftlig afstemning: Hvis bare én person ønsker hemmelig afstemning, skal I lave skriftlig afstemning. Det betyder, at alle skriver, hvad de stemmer på en seddel. Sedlerne bliver samlet sammen, og til sidst er der én, der læser op, hvad der står på sedlerne, og én der tæller stemmerne. Hvis man ikke kan komme til generalforsamlingen, kan man stemme med fuldmagt. Det betyder, at man skal skrive på et papir, hvem man giver lov til at stemme for sig. Eksempel Jeg, Nadia Ahmad giver Peter Andreasen lov til at stemme for mig på generalforsamlingen i Blomsterlund Bydelsmødreforening den 28. februar Blomsterlund den 4. februar Vælg en revisor. Fortæl hvad en revisor er: Revisoren skal se foreningens årsregnskab igennem for fejl. Revisoren må gerne være frivillig i foreningen, men må ikke være medlem af bestyrelsen. Spørg, hvem der gerne vil være revisor. Skriv navnene op på en tavle eller et stort stykke papir, så alle kan se dem Hvis der er flere end én, der stiller op til revisor, skal I stemme Brug opskrift Regler for at stemme side 36. Skriv navnet på revisoren i referatet kopièr arket? TAK! 9 10 Eventuelt. Spørg om der er nogen, der gerne vil sige noget, inden generalforsamlingen slutter. Afslut og sig tak for i aften. 11 Dirigenten og referenten skal læse referatet igennem og underskrive det. TIPS Sørg for at den nye bestyrelse aftaler en dato for deres første møde. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 13

14 EESTYRELSESARB GENERALFORSAMLING Efter generalforsamlingen B1 JDE Det er vigtigt, at referatet bliver godkendt og underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer. Når I underskriver referatet, viser I, at I er enige om, hvad der blev besluttet på generalforsamlingen. SÅDAN GØR I 1 Læg referatet i en mappe, så alle de frivillige i foreningen kan læse det, hvis de vil. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 14

15 Det er en god idé, at skiftes Skrive referat af møderne: Det er en god idé, at skiftes 4. Gennemgang af vedtægter Finde navne og adresser på steder I kan søge penge/ting/mad Kontakte steder, hvor I kan søge midler Peter forklarede foreningens vedtægter for os. Vedtægterne er reglerne for, hvordan foreningen skal køre. EESTYRELSESARB DET FØRSTE BESTYRELSESMØDE Konstituerende bestyrelsesmøde B1 JDE Inden det første bestyrelsesmøde er det vigtigt at, I har det, I skal bruge. PÅ MØDET SKAL I BRUGE DagsorDen for første bestyrelsesmøde - det konstituerende bestyrelsesmøde Dagsorden for første bestyrelsesmøde side 37. DagsorDen 1. Valg af referent 2. Valg af dirigent 3. Fordeling af opgaver i bestyrelsen 4. Underskrive referatet fra generalforsamlingen 5. Eventuelt 6. Dato for næste møde 7. Referatet læses højt og underskrives RefeRat fra første bestyrelsesmøde - det konstituerende bestyrelsesmøde TIPs En dagsorden er den plan, I følger på et møde. Foreningen: Dato: Deltagere: Liste over opgaver i foreningen 1. Valg af referent: 2. Valg af dirigent: 3. Fordel opgaver i bestyrelsen HUsK Frivillige, som ikke er i bestyrelsen kan også lave opgaver. Fx aktiviteter i lokalområdet, fundraising eller PR. Møder - handler om at forberede og afholde møder KoPIÈr arket Referat fra første bestyrelsesmøde side Liste over opgaver i foreningen side 42. Indkalde til møder FUndraising - handler om at skaffe midler til foreningen Være dirigent: ÅRsHjul Årshjulet er jeres overblik Årshjulet giver et overblik over de opgaver, der sker i en forening hvert år. (Fx generalforsamling, bestyrelsessmøder, fornyelse af Dankort). skriv de opgaver og aktiviteter ind, som I beslutter at lave i løbet af året. Så har I hele tiden et overblik over jeres arbejde. Tag Årshjulet med til hvert møde I holder, så er I sikre på, at alle ved, hvad der sker hvornår. Noter: Købe lidt mad og drikke til møderne økonomi - handler om at lave regnskab og styre foreningens penge Oprette/forny CVR nummer Lave en NEM-konto i en bank/ændre fuldmagt Lave netbank aftale i banken/ændre fuldmagt til netbank Modtage alle bilag dvs: kvitteringer, regninger, fakturaer osv. Lave regnskab hver måned Lave årsregnskab Lave budget Lave revision af årsregnskabet (Revisoren) Har ansvaret for pengekassen Udbetaler refusion og godtgørelser OKTOBER september NOVEMBER Fordeling af opgaver i bestyrelsen Skrive ansøgninger Skrive evalueringer Lave takkebreve JANUAR pr - handler om, at fortælle om foreningen i lokalområdet Skrive nyheder (til lokalavis, nettet, kommunen, andre) Kontakte og tale med medierne (aviser, tv, radio mm.) Holde oplæg om foreningen UddanneLse Undersøg mulighed for kurser til de frivillige i foreningen. Tjek fx aktiviteter Arrangere lokale aktiviteter Kopiér arket Foreningens navn: Dato: Formand: Næst-formand: Kasserer: Tlf: Tlf: Tlf: AUGUsT DECEMBER JULI FUNDRAIsING Medlem: Tlf: RefeRat fra stiftende generalforsamling PR JUNI Medlem: Tlf: Foreningen: Blomsterlund Dato: Valg af referent: Christian skriver referat 2. Valg af dirigent: Ali er dirigent 3. Hvad er en forening? Det er en god idé at vi laver en forening fordi: 1. man er mange om, at nå et fælles mål - man kan dele arbejdet. 2. man kan have en fælles konto i en bank (en foreningskonto) FEBRUAR MAJ MARTs APRIL Kopiér arket i A3 Årshjul side 26. Fordeling af opgaver i bestyrelsen side Referatet fra den stiftende generalforsamling. (Det har I udfyldt på den stiftende generalforsamling) 3. man kan søge penge i offentlige og private fonde Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 15

16 EESTYRELSESARB DET FØRSTE BESTYRELSESMØDE Mødet B1 JDE For at nå det I skal på et møde er det vigtigt, at I følger punkterne på dagsordenen. Når mødet er i gang er det vigtigt, at I kun taler om de ting, som mødet handler om. I kan snakke om alt andet før og efter mødet. Læg dagsordenen midt på bordet i mellem jer. SÅDAN GØR I RefeRat fra første bestyrelsesmøde - det konstituerende bestyrelsesmøde Foreningen: Deltagere: 1. Valg af referent: 2. Valg af dirigent: 3. Fordel opgaver i bestyrelsen Dato: 1 Vælg en referant Vælg den, som skriver det ned, der bliver talt om og besluttet på bestyrelsesmødet. Brug arbejdsark Referat fra det første bestyrelsesmøde side Referatet er meget vigtigt, fordi: Det er i referatet, de frivillige kan se, hvad bestyrelsen laver Referatet hjælper bestyrelsen med at huske, hvad I har aftalt på jeres møder 2 Vælg en dirigent Vælg én person, som styrer bestyrelsesmødet, og sørger for, at I får talt om alle punkter på dagsordenen. TIPS Det er tit forkvinden/formanden som leder bestyrelsesmøderne. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 16

17 TYREL ES 1 B 3 Fordel opgaver i bestyrelsen Få et overblik over opgaver i foreningen Brug arbejdsark Liste over opgaver i foreningen side 42. Liste over opgaver i foreningen Frivillige, som ikke er i bestyrelsen kan også lave opgaver. Fx aktiviteter i lokalområdet, fundraising eller PR. HUsK Møder - handler om at forberede og afholde møder Indkalde til møder Være dirigent: Det er en god idé, at skiftes Skrive referat af møderne: Det er en god idé, at skiftes Købe lidt mad og drikke til møderne økonomi - handler om at lave regnskab og styre foreningens penge ÅRsHjul Formand: Medlem: NO VE OKTO BER FUNDRAIs Medlem: Kasserer: and: Næst-form G IN aktiviteter Arrangere lokale aktiviteter APRIL navn: BR UddanneLse Undersøg mulighed for kurser til de frivillige i foreningen. Tjek fx sen i bestyrel ER TEMB sep opgaver FE PR Foreningens foreningen i lokalområdet Skrive nyheder (til lokalavis, nettet, kommunen, andre) Kontakte og tale med medierne (aviser, tv, radio mm.) Holde oplæg om foreningen Ts MAR Tag Årshjulet med til hvert møde I holder, så er I sikre på, at alle ved, hvad der sker hvornår. Tænk over, hvad I hver især har lyst til JA U R om AR EMBE pr - handler om, atnfortælle R UA skriv de opgaver og aktiviteter ind, som I beslutter at lave i løbet af året. Så har I hele tiden et overblik over jeres arbejde. eling af Noter:Ford D EC Oprette/forny CVR R nummer BE M Lave en NEM-konto i en bank/ændre fuldmagt Lave netbank aftale i banken/ændre fuldmagt til netbank Modtage alle bilag dvs: kvitteringer, regninger, fakturaer osv. Lave regnskab hver måned Lave årsregnskab Lave budget Lave revision af årsregnskabet (Revisoren) Har ansvaret for pengekassen Dato: Udbetaler refusion og godtgørelser Årshjulet er jeres overblik Årshjulet giver et overblik over de opgaver, der sker i en forening hvert år. (Fx generalforsamling, bestyrelsessmøder, fornyelse af Dankort). Brug arbejdsark Årshjul side 26. FUndraising - handler om at skaffe midler til foreningen Finde navne og adresser på steder I kan søge penge/ting/mad Kontakte steder, hvor I kan søge midler Skrive ansøgninger Skrive evalueringer Lave takkebreve Tlf: Tlf: Tlf: Tlf: Kopiér arket GU J AU JUNI JULI M A st Tlf: Fordel opgaverne: Skriv ind i arbejdsarket Fordeling af bestyrelsesopgaver hvem, der har ansvaret for hvilke opgaver. Det er en god idé, at mindst 2 melder sig til hver af de store opgaver: Økonomi, Fundraising og PR Brug arbejdsark Fordeling af opgaver i bestyrelsen side Kopiér arket i A3 KET KOPIÈR AR forsocialtan r ForeningsGUIDEN TYREL ES 1 MI NO 2 E EJD A SES RB ØKO Center for Socialt Ansvar SING AI 3 P FUNDR ForeningsGUIDEN 4 R Center for Socialt Ansvar ØKO TYREL ES 1 E EJD A SES RB MI NO G ISIN 3 P NDRA FU B 2 4 Marts 2013 R U IDn sev N gsg ar A cialt F o r e n in o S r o R STY EL Marts JDE SARBE SE ØKON r f Cente P BE G ISIN NDRA FU Socialt Ansva B Center for svar.dk 3 I OM 2 4 R De, som melder sig til Økonomi kan til næste møde lære mere om foreningsøkonomi i del 2 Økonomi i Foreningsguiden. De, som melder sig til Fundraising, kan til næste møde lære mere om fundraising i del 3 Fundraising i Foreningsguiden. De, som melder sig til PR, kan lære mere om PR i del 4 PR i Foreningsguiden. Marts 2013 Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 17 E EJD A SES RB

18 EESTYRELSESARB B1 JDE? 4 5 Eventuelt Hvis nogen har noget, de gerne vil tale om omkring foreningen, er det nu, I kan tale om det. Dato for næste møde Aftal, hvornår I mødes næste gang. 6 Underskriv referatet Læs referatet fra mødet højt og underskriv referatet alle sammen, når alle er enige i, hvad der står. Læg referatet i foreningens fælles mappe, så alle frivillige kan se det, hvis de vil. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 18

19 BBESTYRELSESAR 1 BESTYRELSESMØDER før bestyrelsesmødet EJDE Det er vigtigt, at bestyrelsen holder møder tit, så kan I holde styr på, om I når det, I gerne vil. Fx kan I holde bestyrelsesmøde én gang om måneden. PÅ MØDET SKAL I BRUGE DagsorDen for første bestyrelsesmøde - det konstituerende bestyrelsesmøde DagsorDen 1. Valg af referent 2. Valg af dirigent 3. Fordeling af opgaver i bestyrelsen 4. Underskrive referatet fra generalforsamlingen 5. Eventuelt 6. Dato for næste møde 7. Referatet læses højt og underskrives RefeRat bestyrelsesmøde 1 stk. Dagsorden for bestyrelsesmøder side stk. Referat af bestyrelsesmøde side TIPs En dagsorden er den plan, I følger på et møde. Forening: Dato: Deltagere: 1. Valg af referent: 2. Valg af dirigent: 3. Hvordan går det med vores aktiviteter? Listen med de frivilliges idéer Den står i referatet fra sidste generalforsamling KoPIÈr arket Hvem gør Hvad? Aktiviteter Dato: Idé til aktivitet 5. Hvordan går det med økonomien og regnskabet? Hvem vil være ansvarlig for aktiviteten Hvornår 1 stk. Hvem gør hvad? Aktiviteter med de frivilliges idéer fra sidste månedsmøde side 47. Eksempel Eksempel Holde oplæg om foreningen for de ansatte i Borgerservice. Lave en tema-aften for foeningen om rettigheder, når man har et handicappet barn. (Invitere en fra kommunen, som kender regler og mulighder). Lone Peter Den 25. maj Den 3. september Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 19

20 EESTYRELSESARB BESTYRELSESMØDER B1 JDE Læg dagsordenen på bordet, så alle kan se den. Hold jer til dagsordenen og snak om private ting før eller efter mødet. SÅDAN GØR I RefeRat bestyrelsesmøde Forening: Deltagere: Dato: 1 Vælg en referent Vælg én som vil skrive referatet. Brug arbejdsark Referat bestyrelsesmøde side Valg af referent: 2. Valg af dirigent: 3. Hvordan går det med vores aktiviteter? 5. Hvordan går det med økonomien og regnskabet? RegleR for at stemme 2 Vælg en dirigent Vælg én som styrer mødet. En som sørger for, at I når at tale om alle punkterne på dagsordnen, og at alle får tid til at tale. Når I skal tage beslutninger på en generalforsamling, skal I stemme. Alle har én stemme og det forslag, som får flest stemmer, vinder Hvis der er lige mange, som stemmer for og imod et forslag, så kan forslaget ikke blive til noget I kan stemme på 3 måder: åben afstemning: I stemmer ved at række hånden op skriftlig afstemning: Hvis bare én person ønsker hemmelig afstemning, skal I lave skriftlig afstemning. Det betyder, at alle skriver, hvad de stemmer på en seddel. Sedlerne bliver samlet sammen, og til sidst er der én, der læser op, hvad der står på sedlerne, og én der tæller stemmerne. Hvis man ikke kan komme til generalforsamlingen, kan man stemme med fuldmagt. Det betyder, at man skal skrive på et papir, hvem man giver lov til at stemme for sig. Eksempel Jeg, Nadia Ahmad giver Peter Andreasen lov til at stemme for mig på generalforsamlingen i Blomsterlund Bydelsmødreforening den 28. februar Blomsterlund den 4. februar 2014 kopièr arket TIPS Det er tit forkvinden/formanden som leder bestyrelsesmøderne. HUSK Hvis der er nogle beslutninger, I ikke er enige om, skal I stemme om dem. Brug opskriften Regler for at stemme side 36. Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 20

21 BBESTYRELSESAR 1 EJDE 3 Aktiviteterne. Tal om jeres aktiviteter. Fortæl om de aktiviteter, I laver: Hvordan går det? Hvor mange kommer? Er der nogen problemer med aktiviteten? Er der noget andet, I gerne vil gøre? Hvem gør Hvad? Aktiviteter Dato: Eksempel Idé til aktivitet Holde oplæg om foreningen for de ansatte i Borgerservice. Hvem vil være ansvarlig for aktiviteten Lone Hvornår Den 25. maj Nye aktiviteter Kig på listen over de aktiviteter, som foreningens frivillige samlede på generalforsamlingen Beslut evt. hvilke nye aktiviteter, der skal sættes i gang, og hvem der gør det Skriv ned, hvem der gør hvad Brug arbejdsark Hvem gør hvad? Aktiviteter side 47. Eksempel Lave en tema-aften for foeningen om rettigheder, når man har et handicappet barn. (Invitere en fra kommunen, som kender regler og mulighder). Peter Den 3. september HUSK Det kan lige så godt være frivillige uden for bestyrelsen, der laver aktiviteterne ÅRsHjul DECEMBER JANUAR Skriv nye aktiviteter ind i jeres Årshjul Årshjulet er jeres overblik Årshjulet giver et overblik over de opgaver, der sker i en forening hvert år. (Fx generalforsamling, bestyrelsessmøder, fornyelse af Dankort). skriv de opgaver og aktiviteter ind, som I beslutter at lave i løbet af året. Så har I hele tiden et overblik over jeres arbejde. Tag Årshjulet med til hvert møde I holder, så er I sikre på, at alle ved, hvad der sker hvornår. OKTOBER NOVEMBER FUNDRAIsING PR FEBRUAR MARTs Brug arbejdsark Årshjul side 26. Noter: september APRIL AUGUsT MAJ JULI JUNI Kopiér arket i A3 Foreningsguiden Bestyrelsesabejde 21