Informationspakke til anmodning om prækvalifikation til levering af integreret IT-system

Transkript

1 Informationspakke til anmodning om prækvalifikation til levering af integreret IT-system til Færøernes Socialforvaltning.

2 Information vedrørende anskaffelse af integreret IT-system til Færøernes Socialforvaltning. Visende til Deres henvendelse vil vi takke for Deres interessetilkendegivelse, og vi ser frem til at imødese Deres anmodning om prækvalifikation til levering af integreret IT-stystem til Færøernes Socialforvaltning. En arbejdsgruppe forankret i Færøernes Socialforvaltning (Almannastovan) har gennem det seneste år udarbejdet et oplæg til et integreret IT-system for Færøernes Socialforvaltning. Der er tale om et ganske omfattende projekt, som bl.a. omfatter levering af et system til håndtering af socialforvaltningens virkeområder, herunder offentlig bistand, offentlige pensioner, ophold på visse institutioner, underholdsbidrag til enlige forsørgere, støtte til underholdsbidrag og sygedagpenge. Dertil kommer det Nordiske samarbejde omkring social sikring, bistand og tjenester. Færøernes Socialforvaltning forventer at 4-5 leverandører vil blive prækvalificeret og at 1-2 af disse herefter vil blive inviteret til at forhandle om den endelige aftale. Udtagelse af leverandører til prækvalifikation vil blive foretaget efter følgende uprioriterede kriterier: Graden af forankring på Færøerne. De samlede projektomkostninger. De tekniske løsningsforslag. I bilag 1 er givet et kort sammendrag af foranalysen, der blev færdiggjort i sommers. Bilag 2 viser en foreløbig plan for anskaffelsen af systemerne. Bilag 3 er en liste over formatkrav til anmodningen, som De i tilfælde af anmodning bedes følge. Desuden er vedlagt et eksemplar af den udarbejdede foranalyse, der er oversat til engelsk. De bedes være opmærksom på at der i det endelige udbud kan forekomme ændringer i forhold til det materiale De præsenteres for nu. Færøernes Socialforvaltning ser frem til at modtage Deres anmodning inden for 4 uger (dog senest 16. oktober). Hvis De har spørgsmål til udbuddet, kan disse fremsendes via mail til udbud@almannastovan.fo senest den 5. oktober 2006 kl. 8:00. Senest den 8. oktober vil vi komme med tilbagemeldinger på spørgsmålene via . Med venlig hilsen, Petra Johnsdóttir Joensen, Direktør for Færøernes Socialforvaltning.

3 Sammendrag af foranalysen. På Færøerne som i andre lande er IT blevet en vigtig del af forvaltning og kommunikation. Her er det nye IT-system vigtigt for Færøernes Socialforvaltning, og der er en række delelementer, der af Færøernes Socialforvaltning kategoriseres som nødvendige : et velvirkende ydelses-/udbetalingssystem, et journaliserings-/sagsbehandlingssystem, et intranet og et CRM-system, der alt sammen præsenteres i en brugervenlig portal. I dag arbejder Socialforvaltningens ansatte på 8 forskellige systemer, men med det nye integrerede IT-system skal samtlige ansatte arbejde på den samme platform, hvilket vil gøre det enklere for alle at udføre deres arbejde samt at kvalitetssikre dette arbejde. Derudover skal IT-systemet leve op til forskellige internationale samt nationale krav til IT-sikkerhed, revision samt økonomistyring. Det integrerede IT-system vil følge en lang række principper. For det første vil der være tale om et enhedssystem, hvor samtlige brugere benytter samme indgang og bliver registreret på samme niveau og at alle funktioner fungerer på en fælles platform. Desuden vil der være tale om et procesorienteret system, hvor brugeren skal kunne gennemgå alle handlinger gennem det samme system uden at skulle anvende andre systemer og støttefunktioner. Det er et ønske, at al elektronisk kommunikation mellem kunderne og systemet bliver systematiseret med den digitale signatur, som er ved at blive standardiseret af Færøernes Erhvervsministerium. Foruden disse brugerpraktiske tjenester vil det integrerede IT-system kunne genbruge data fra eksterne datasæt og offentlige systemer. Derudover kræves det at systemet bliver programmeret med en udstrakt fleksibilitet, således at ændringer i forudsætningerne for f.eks. ydelser, kan ændres ved styring af parametre, der er en del af administrationen af systemet, og ikke ved omprogrammering af selve systemet. Alle funktionerne skal præsenteres i en portal, der bl.a. holder styr på brugerprofiler og brugerrettigheder. Portalen skal knyttes sammen med en række generiske fagsystemer, der bruges i forbindelse med forvaltningens faglige virkeområder. Udviklingen af et integreret IT-system for Færøernes Socialforvaltning tager udgangspunkt i den herskende opfattelse på Færøerne af at den offentlige forvaltning digitaliseres i en sådan grad at borgeren i alle henseender kan henvende sig til det offentlige elektronisk. Dette betyder at udviklingen af IT-systemet ikke kun skal tilgodese de nødvendighedskrav, der forefindes, men at der også udvikles et innovationspotentiale, der kan forbedre systemets levedygtighed frem i tiden. Udviklingen af det integrerede IT-system forventes at tage 3 år afhængigt af den endelige størrelse af bevillingen til systemet. P.g.a. projektets størrelse og høje kvalitetskrav forventes systemet at blive udviklet af en eller flere etablerede leverandører. Desuden forventes leverandøren at kunne agere på Færøerne samt vise lokalt engagement og tilstedeværelse, hvad enten der bliver tale om en færøsk leverandør i samarbejde med udenlandske leverandør eller en udenlandsk leverandør i samarbejde med færøske virksomheder.

4 Tidsplan for anskaffelsen af integrerede IT-systemer 1 Udsendelse af opfordring til anmode om prækvalifikation 18. september Frist for spørgsmål vedrørende anmodning 5. oktober 2006* 3 Tilbagemeldinger på eventuelle spørgsmål udsendes via 8. oktober Frist for modtagelse af anmodninger om prækvalifikation 16. oktober Intern behandling af de indkomne anmodninger om prækvalifikation afsluttes Ultimo december 6 Udsendelse af opfording til at afgive tilbud på projektet 29. januar Informationsmøde i Torshavn Medio februar 8 Frist for modtagelse af tilbud på projektet 9. marts Kontraktunderskrift Ultimo april 10 Projektet påbegyndes 1. maj Detailanalysen godkendes 30. august 2007 * Skal være modtaget af Færøernes Socialforvaltning klokken 8:00.

5 Formatkrav til anmodning om prækvalifikation. Anmodningen om prækvalifikation bedes fremsendt i 2 fysiske eksemplarer til: Stjóraskrivstovan, Almannastovan Smyrilsvegur 20 Postboks 3096 FO-110 Tórshavn, mærket anmodning om prækvalifikation, samt en elektronisk udgave til udbud@almannastovan.fo. Anmodningen bedes udarbejdet på færøsk, engelsk eller dansk og følge nedenstående struktur: 1. Et resume af anmodningen. Det forventes at dette resume giver et præcist overblik over det materiale, der bliver fremsendt. 2. En beskrivelse af Deres virksomhed og eventuelle partnere/underleverandører. 3. En oversigt over referencer og tilsvarende projekter De har medvirket i de seneste 5 år. 4. En redegørelse for hvorledes projektet vil være solidt forankret på Færøerne, foruden at tage hensyn til lokale færøske IT-kompetencer i den offentlige sektor. 5. Med udgangspunkt i foranalysen bedes De forklare hvorledes De ser opgaven løst, om der skal indføres nye specialudviklede systemer, om De vil tilbyde standardsystemer, eller en kombination af ovenstående. Færøernes Socialforvaltning foretrækker én leverandør som tager ansvar for totalleverancen. 6. Redegørelse for hvordan De vil foretage detailanalysen, herunder en beskrivelse af Deres kvalitetssikringssystem samt evt. certiticering. 7. Et overslag over hvad den samlede leverance kommer til at koste fordelt på følgende hovedposter: Detailanalyse. Etablering af driftsmiljø (hardware, licenser). Licenser for standardprogrammel (Fordelt på delelementer under pkt. 8). Specialudvikling og systemintegration (Fordelt på delelementer under pkt. 8). Implementering. Uddannelse. Årlig drift og vedligehold (serviceaftale). 8. Et overslag over hvad hhv. hele projektet samt delelementer af projektet vil koste. Punkt a, b og c skal tilsammen give det samlede prisoverslag for hele projektet (d), og Færøernes Socialforvaltning vil foretrække et så udspecificeret prisoverslag som muligt. Denne opdeling er relevant, fordi det endnu ikke er fuldt afklaret hvorvidt Færøernes Socialforvaltning får bevilget penge til samtlige elementer: a. Prisoverslag for nødvendige elementer (ydelses-/ udbetalingssystem, journaliserings-/ sagsbehandlingssystem, intranet, CRM-system samt en brugervenlig portal). b. Prisoverslag for kreditor/debitor-system. c. Prisoverslag for datawarehouse. d. Prisoverslag for hele projektet. 9. Deres forslag til en hovedtidsplan. 10. En beskrivelse af hvad de har af forventninger til Færøernes Socialforvaltnings deltagelse og bidrag til projektet. KREA.FO. TEL