Vejledning til faggrupper

Transkript

1 Vejledning til faggrupper - en hjælp til at få et overblik over rollen som fagperson

2 INDHOLD 1. Formål med vejledningen Definition af en faggruppe Hvornår skal der gennemføres et udbud og hvad er et udbudsmateriale? Faggruppens ansvar og beføjelser Forventninger til faggruppen og rollefordeling Hvordan er forløbet Hvordan forbereder jeg mig bedst Fortrolighed og tavshedspligt Kontakt

3 1. Formål med vejledningen Denne vejledning henvender sig til de personer, som er blevet udpeget til at deltage i en faggruppe vedrørende et udbud i det tværkommunale udbudssamarbejde KomUdbud. Du har måske ikke deltaget i en faggruppe før, og kan i den forbindelse have nogle spørgsmål til, hvad du skal bidrage med i den sammenhæng. Vi vil med denne vejledning gerne orientere dig om, hvad forventningerne er til dig 2. Definition af en faggruppe For hvert udbud der gennemføres i KomUdbud, bliver der nedsat en faggruppe. Faggruppen skal være medvirkende til at udarbejde den kravspecifikation, der ligger til grund for udbuddet. Den vedtagne Business Case skal følges, og der skal arbejdes med indkommende data fra foranalysen. Det er derfor vigtigt, at de deltagende medlemmer har den korrekte faglige indsigt i det udbudte område. Faggruppen består af 2 indkøbskonsulenter og op til 5 fagpersoner fra de deltagende kommuner. 3. Hvornår skal der gennemføres et udbud og hvad er et udbudsmateriale? Reglerne om udbud skal sikre, at alle virksomheder har lige adgang til offentlige kontrakter, og at det offentlige køber bedst og billigst. En kommune er underlagt EU s udbudsdirektiv vedrørende indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter og offentlige tjenesteydelses-kontrakter. I henhold til udbudsdirektivet skal en vare/tjenesteydelse konkurrenceudsættes på det europæiske marked, hvis kommunen (herunder også KomUdbud) i en kontraktperiode (typisk 2-4 år) køber ind for et større beløb end det, der i henhold til direktivet er fastsat som såkaldt tærskelværdi i 2012 ca. 1.5 mio. kr. Institutioner /afdelinger i kommunerne betragtes i henhold til lovgivningen som én samlet kunde, og når vi skal beregne vores indkøbsvolumen på en given vare eller tjenesteydelse, er det alle institutioners/afdelingers samlede indkøb, der er retningsvisende for, om kommunen skal gennemføre et EUudbud. 4. Faggruppens ansvar og beføjelser Det er vigtigt, at faggruppens ansvar og beføjelser er fastlagte og accepterede, for at udbuddene kan gennemføres effektivt i samarbejdet mellem fagspecialisterne og indkøbsfunktionen. Det er faggruppens ansvar og beføjelser at repræsentere brugerne på det specifikke fagområde inden for rammerne af Business Casen og foranalysen. at medvirke til fastlæggelse af udbuddets omfang (i forhold til produkter og ydelser på den enkelte aftale) at deltage aktivt i udarbejdelsen af kravspecifikation 2

4 at deltage i evalueringen af de indkomne tilbud at medvirke ved planlægning og igangsætning af implementering af aftaler i den enkelte kommune 5. Forventninger til faggruppen og rollefordeling En velfungerende faggruppe forholder sig til de enkelte punkter i udbudsprocessen, debatterer og stiller spørgsmål, så vi kommer hele vejen rundt om problemstillingerne. Husk, der er ingen dumme spørgsmål! Faggruppen skal: se tingene i det store perspektiv tænke kreativt og fremadrettet. Den måde, vi gør tingene på i dag, behøver ikke nødvendigvis at være den rigtige. Indkøbsfunktionen er altid tovholder i faggruppen og sørger for at: indkalde til møder, skrive referater og lave udbudsmateriale. for kommunikationen imellem tilbudsgiverne og kommunerne i tilbudsfasen. kommunerne overordnet overholder de regler, der er inden for området. Indkøbsfunktionen har sat sig ind i de forskellige problemstillinger inden for det enkelte område forud for brugergruppemøderne, men det er fagpersonalet, der har den faglige viden inden for området og ansvaret for, at alle relevante faglige krav medtages i udbudsmaterialet. Som medlem af faggruppen har du således et ansvar for, at der bliver lavet et godt stykke arbejde, der tilgodeser kommunerne og disses brugere og borgere ved at bidrage med din - og eventuelt dine egne kollegers - faglige viden inden for området, der skal udbydes. Den egentlige kommunikation med kommunens institutioner og afdelinger vil være funderet i indkøbsfunktionen, men din bistand hertil kan være velkommen. Information om og implementering af aftalerne varierer, afhængigt af udbudsområdet. 6. Hvordan er forløbet Inden første faggruppemøde (eller senest på mødet) modtager du en tidsplan for forløbet. Forløbet vil afhænge af, hvad der skal udbydes, men normalt afholder brugergruppen 2-3 møder i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet samt 1 evalueringsbrugergruppemøde, efter modtagelse af tilbud. Derudover vil der i forløbet være en del kommunikation pr. mail mellem faggruppen og indkøbsfunktionen. 3

5 Inden det afsluttende faggruppemøde modtager du indkomne tilbud fra Tilbudsgiverne eller et udsnit heraf. Dette materiale skal du gennemlæse og forholde dig til, da tilbuddene skal evalueres på det sidste (afsluttende) faggruppemøde. 7. Hvordan forbereder jeg mig bedst? Du får til hvert faggruppemøde tilsendt en dagsorden, som du bedes forholde dig til. Det er vigtigt at være opmærksom på, at du ikke kun repræsenterer din egen kommune, men skal tilvejebringe et overordnet hensyn for alle de deltagende kommuner i udbudsprocessen. Derfor skal du se tingene i det store perspektiv. 8. Fortrolighed og tavshedspligt Du skal være meget opmærksom på, at de informationer, du får i faggruppen vedrørende tilbud, priser mv., er strengt fortrolige! Dette gælder både internt over for dine kolleger og eksternt over for eksempelvis leverandører. Du må ikke besvare spørgsmål fra leverandører, men skal bede dem henvende sig den ansvarlige indkøbskonsulent for udbuddet. Forvaltningslovens 27 fastslår at den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov 152 og 152 litra c 152 litra f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Med afsæt i Forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, jfr. ovenfor, indskærpes det i forbindelse med din deltagelse som brugergruppemedlem, at de oplysninger, du bliver bekendt med i udbudsprocessen, skal behandles fortroligt. Du må derfor ikke over for andre, ikke engang over for dine kolleger: nævne hvem der har vist interesse i udbudsområdet omtale, hvem vi har modtaget tilbud fra afsløre indholdet af de modtagne tilbud omtale, hvem der har vundet udbuddet, før dette er offentliggjort af indkøbsfunktionen Når udbuddet er afsluttet og aftalen implementeret, vil aftalens indhold, herunder de tilbudte priser fra det/de vindende tilbud, naturligvis være tilgængelige for relevant personale. De øvrige tilbud er stadig omfattet af fortrolighed. 9. Kontakt Har du yderligere spørgsmål vedrørende din deltagelse i faggruppen, er du meget velkommen til at kontakte den ansvarlige for udbuddet. Vi glæder os til et godt og konstruktivt arbejde. 4

6 Med venlig hilsen KomUdbud 5