Kvalitetssikring af myndighedsprojekter

Transkript

1 NOTAT Kvalitetssikring af myndighedsprojekter Dette notat beskriver kvalitetssikringen af myndighedsprojekter, der gennemføres i samarbejde mellem Energistyrelsen og SBi i regi af aftalen mellem Energistyrelsen og Aalborg Universitet om forskningsbaseret myndighedsbetjening vedrørende byggeriet og det byggede miljø. I notatet indgår beskrivelser for: 1. Oprettelse af myndighedsprojekter og udfærdigelser af projektbeskrivelser. 2. SBi s interne kvalitetsplan til sikring af kvaliteten af myndighedsprojekter. 3. Porteføljestyring og metodik for gennemførelse af fire opfølgningsmøder årligt. D I R E K T I O N A. C. M E Y E R S V Æ N G E K Ø B E N H A V N S V S B I. D K C V R T H O R K I L D Æ R Ø T K S B I. A A U. D K S O M A F T A L T M E L L E M E N S O G S B I D A T O S E N E S T R E V I D E R E T De tre punkter dækker den kvalitetssikring, som angår myndighedsprojekter. Projekter, der gennemføres uden for aftalen om forskningsbaseret myndighedsbetjening, er på tilsvarende vis underlagt kvalitetssikring. Også her er projektbeskrivelsen et centralt dokument, som betyder, at der ved oprettelse af ethvert projekt udarbejdes en plan for kvalitet og sættes navn på SBi s kvalitetssikringsansvarlige. Alle udkast til publikationer får tillige en redaktionel bearbejdning med hensyn til sprog, tegnsætning og layout forud for udgivelse. Kvalitetssikring af myndighedsprojekter udgør dermed en del af SBi s samlede kvalitetssikringssystem. 1. Oprettelse af myndighedsprojekter og udfærdigelser af projektbeskrivelser Projektstart forløb for de enkelte myndighedsprojekter Energistyrelsen beskriver emnet og angiver ansvarlig medarbejder i Energistyrelsen (Sker i samråd med relevant medarbejder og forskningschef på SBi) Energistyrelsen fremsender bestilling til SBi SBi udpeger projektleder og opretter projektet internt på SBi SBi optager projektet på statusark over myndighedsprojekter SBi udarbejder en projektbeskrivelse i dialog med ansvarlig medarbejder i Energistyrelsen Energistyrelsen godkender projektbeskrivelse 2. Kvalitetsplan til sikring af kvaliteten af myndighedsprojekter SBi s kvalitetsplan for myndighedsprojekter, der gennemføres af SBi for Energistyrelsen, har følgende formål At sikre høj faglig kvalitet At den faglige kvalitetssikring dokumenteres At det er entydigt for såvel Energistyrelsens som for SBi s medarbejdere, hvordan og hvornår et produkt kontrolleres og dermed kvalitetssikres At kvalitetsplanen løbende evalueres og mindst en gang årligt på årets første statusmøde tages op til drøftelse. Det er SBi s ledelse, der har det overordnede ansvar for, at de produkter, der afleveres til Energistyrelsen, har den aftalte kvalitet.

2 Det er ligeledes SBi s ledelses ansvar, at opgaveløsningen tilrettelægges således, at kvalitetsstyring er en integreret del af opgaveløsningen, og at der er de fornødne ressourcer blandt fagfæller til at forestå den aftalte kvalitetskontrol. S I D E 2 A F 5 5 Som et bærende princip har to personer med de nødvendige kompetencer kontrolleret produkter, der endeligt afleveres til Energistyrelsen. I de tilfælde, hvor et myndighedsprojekt gennemføres med iterative processer i samarbejde med Energistyrelsen, skal det aftales og fremgå af projektbeskrivelsen, hvornår den endelige kvalitetssikring foretages, hvad den indebærer af kontrolforanstaltninger, og hvem der udfører kontrollen. Projektbeskrivelsens afsnit om plan for kvalitet er således et helt centralt element for sikring af kvalitet i de leverede myndighedsopgaver. Aftaleindgåelse gennem projektbeskrivelsen Aftaleindgåelse om gennemførelse af et myndighedsprojekt sker formelt med projektbeskrivelsen. Projektbeskrivelsen dokumenterer de aftalte konditioner for gennemførelsen og indeholder oplysninger om: Projektets titel Budget Tidsplan og deadlines for leverancer og eventuelle delleverancer SBi-projektleder, SBi s kvalitetssikringsansvarlige Energistyrelsens kontaktperson Projektets organisering (Bemanding, nedsættelse af følgegruppe) Projektets faglige indhold (Baggrund, formål, fremgangsmåde) Afrapportering og leverancer til Energistyrelsen (Notat, rapport, beregninger mv.) Forudsætninger og risici der skal tages højde for (Særlige procedurer, iterative procesdele, parallel-sager, udlæg, leverancer fra 3. part) Plan for kvalitet Hvordan kontrol af fx delleverancer, som kræver særlig opmærksomhed udføres, og hvem der gør det Kommunikation af resultater under og efter projektets gennemførelse. Evt. publicering skal aftales og sikres i projektbeskrivelsen. Indhold i punktet Plan for kvalitet Under dette punkt redegøres for den aftalte kvalitetskontrol, som i udgangspunktet består i en gennemgang, foretaget af en medarbejder med relevante faglige kompetencer, af de aftalte leverancer forud for aflevering. Det beskrives, hvordan de aftalte leverancer og herunder de delleverancer, som er indeholdt i projektbeskrivelsen, kontrolleres for kvalitet, og hvem der foretager kontrollen med angivelse af navn (SBi s kvalitetssikringsansvarlige). Hvis det vælges, at kvalitetssikringen ikke alene foretages af projektets SBi s kvalitetssikringsansvarlige, angives det, hvem der foretager den eksterne kvalitetskontrol. Delleverancer kan være notater og beregninger. Hvis der i projektet indgår produkter, der opstår efter iterative processer mellem Energistyrelsen og SBi, redegøres der nærmere for aftalen omkring disse iterationer

3 og for, hvordan kvalitetskontrol foretages. Det sker med reference til tidsplan og de aftalte delleverancer. Alle aftaler skal foreligge skriftligt. S I D E 3 A F 5 5 Processer internt på SBi SBi s ledelse gennemgår porteføljen af myndighedsprojekter på månedlige møder og forud for de statusmøder, der gennemføres med Energistyrelsen. Det sker for at sikre, at projekterne kører, som de skal, og at de følger planer og aftaler, som disse fremgår af projektbeskrivelsen. I tillæg hertil gennemføres der periodisk interne audits, hvor myndighedsprojekter tages ud til gennemgang med henblik på at sikre, at kvalitetsplanen fungerer efter hensigten. 3. Porteføljestyring og metodik for gennemførelse af fire statusmøder årligt Årshjul Energistyrelsen og SBi s holder minimum fire årlige statusmøder, som udgør en central del af porteføljestyringen af myndighedsprojekter og dermed af kvalitetsplanen. Møderne følger dette årshjul: 1. Februar Projektbeskrivelser for projekter, der skal startes op dette år, godkendes. Endelig status vedr. tid/anvendelighed for de projekter, der skal indgå i afrapporteringen for det foregående år, noteres. Igangværende projekter gennemgås for status og fremdrift. Hvis der aftales ændringer vedr. leverancer, tidsplan og deadlines, noteres det aftalte med Modus og beskrivelse af Kvalitetssikring af myndighedsprojekter drøftes med henblik på eventuelle justeringer. 2. Primo/medio medio juni Igangværende projekter gennemgås for status og fremdrift. Hvis der aftales Forbruget på de enkelte myndighedsprojekter (i kr.) pr. 30. april og det samlede træk på myndighedspuljen gennemgås. 3. Medio/ultimo september Igangværende projekter gennemgås for status og fremdrift. Hvis der aftales Forbruget på de enkelte myndighedsprojekter (i kr.) pr. 31. august og det samlede træk på myndighedspuljen gennemgås. Nye projekter til start i det kommende år drøftes og afklares derefter i et bilateralt samarbejde. Omkring 1. december foreligger der en liste med forslag til nye myndighedsprojekter, prioriteret efter Energistyrelsens need og nice vurdering. 4. Primo/medio januar

4 Igangværende projekter gennemgås for status og fremdrift. Hvis der aftales Nye projekter til start i det indeværende år aftales endeligt, justeret efter rammen størrelse, som afhænger af finansloven, det forgangne års forbrug og aftalen mellem ENS og SBi). S I D E 4 A F 5 5 Deltagere Deltagere på statusmøderne fra Energistyrelsen er: - Ansvarlige kontorchefer og sagsbehandler. Deltagere fra SBi er: - Direktør, forskningschefer, sekretariatschef og direktionssekretær. Indhold Gennemgang af myndighedsprojekterne et for et med udgangspunkt i en årsopdelt skematisk oversigt over igangværende og planlagte myndighedsprojekter samt det fulde katalog af projektbeskrivelser. Med gennemgangen opnås fælles klarhed over projekternes status, som noteres i et projektskema (se neden for). Der træffes aftaler om eventuelle justeringer i forhold til de oprindelige aftaler, der i sin helhed fremgår af projektbeskrivelsen. Det angår fx projektet igangsættelse, diverse deadlines og tilfredshed med projektets fremdrift. Tilfredshed med projektets fremdrift angives med en rød/gul/grøn skala, hvor - grøn er tilfredsstillende fremdrift - gul betyder, at der er behov for opmærksomhed for at sikre af fremdrift - rød betyder, at der skal aftales tiltag, der kan sikre fremdrift. Kvalitetssikring drøftes. Forud for statusmøderne indsamler ENS og SBi opdaterede oplysninger om projekternes status og fremdrift. I tillæg hertil opgøres forbruget på de enkelte myndighedsprojekter (i kr.) og det samlede træk på myndighedspuljen til brug for de møder, der afholdes omkring den 30.4, den 30.8 og den opgøres af (Jfr. aftale om regnskabsaflæggelse for SBi s finanslovsbevilling baseret på SBi-notat af 30/9 2013). Status, fremdrift og forbrug noteres i den skematiske oversigt, som fremsendes af SBi i opdateret udgave til alle deltagere fjorten dage før mødets afholdelse. Hvis der aftales Umiddelbart efter mødet udsendes opdateret skema med fælles vurdering af status og fremdrift til alle mødedeltagere. Projektskema Til brug for gennemgangen udarbejdes og ajourføres løbende en skematisk oversigt over alle myndighedsprojekterne. Skemaet indeholder følgende udvalgte oplysninger om projektet, hvoraf en del oplysninger er overført fra projektbeskrivelserne, når de er godkendt af ENS: Projekttitel Kontaktpersoner (ENS, SBi)

5 Aftalt ramme (opgjort i kr. fordelt på år) Godkendelse af projektbeskrivelse (dato) Opgaveløsning (dato for igangsætning af projektets udførelse) Afrapportering (fordelt på dato for oprindelige deadline, evt. ny deadline, aflevering, SBi s kvalitetssikring (fra 2014), ENS godkendelse) Vurdering af fremdrift (fastlægges efter indstilling fra de projektansvarlige og betegnes med vurderingen: grøn, gul og rød) Noter om aftaler fra seneste statusmøde S I D E 5 A F 5 5