(Bilaget ligger på i pdfformat og word-format.)

Transkript

1 BILAG 7 DEN AGILE METODE OG SAMARBEJDSORGANISATION (Bilaget ligger på i pdfformat og word-format.) Skemaer udfyldes af Tilbudsgiver. Besvarelsen af bilaget indgår i tilbudsevalueringen under delkriteriet Proces. Bilaget inkl. den vindende Tilbudsgivers besvarelse vil blive indarbejdet i kontrakten som Bilag Indledning Dette bilag indeholder en beskrivelse af hvad Kommunen forstår ved en Agil Metode samt hvilke krav Kommunen stiller til et agilt udviklingssamarbejde. 2. Kommunens krav til den agile proces Det har stor betydning for Kommunen, at SINAS-løsningen udvikles ud fra en agil proces med henblik på at opnå den bedste løsning med afsæt i forretningens behov beskrevet i Underbilag 3.1 (Forretningsmæssige behov og Kravliste). Nedenfor er beskrevet en række krav til den agile proces: K-1 Udvikling og implementeringen af SINAS-løsningen skal ske gennem anvendelse af en agil proces K-2 Vedligeholdelse af SINAS-løsningen skal ligeledes ske efter agile principper. K-3 Den agile proces skal give mulighed for løbende at omprioritere behov, herunder at præcisere/justere eksisterende behov eller at trække behov fra, eftersom Kommunens forretning også udvikler sig og får en bedre forståelse for egne behov, mens projektet skrider frem. Ligeså vel som samarbejdet, sparringen og rådgivningen fra Leverandøren kan resultere i ændringer i behov. Det skal ligeledes være muligt at lave løbende afprøvning/demo under udviklingen samt mulighed for løbende ibrugtagning af delleverancer, for dermed tidligt i forløbet kunne give forretningen bedre forståelse for, hvordan løsningen kan dække de af forretningen stillede behov. Leverandøren planlægger og tilrettelægger iterationer i relevante delleverancer, som dette. K-4 Leverandøren tager ejerskab for udviklingen af SINAS-løsningen og bidrager aktivt til løsningens udformning som en reel rådgiver og sparringspartner. Dette samarbejde kan ligeledes bidrage til løbende ændringer i Kravlisten. Leverandøren indgår ligeledes som en reel rådgiver og sparringspartner i forbindelse med den løbende prioritering, der skal foretages med henblik på at imødekomme og sikre, at SINAS-projektet løbende udmønter sig i leverancer med forretningsmæssig værdi inden for den økonomiske ramme, der er til rådighed. K-5 Samarbejdet mellem Leverandøren og Kommunen sker i øjenhøjde og med respekt for forskelligheder, personligt såvel som fagligt og der er tale om et reelt samarbejde/partnerskab med høj grad af tillid, dialog, inddragelse og involvering dels af Kommunens projektorganisation dels af SINAS-løsningens brugere. Heidi Duus Dir. tlf.: Sagsnr.: 13/28755 Økonomi og IT-staben Digitaliseringsenheden Søvej 1, 8600 Silkeborg Søvej Silkeborg Tlf.:

2 K-6 Der udvises gensidigt fleksibilitet fra begge parters side K-7 Leverandøren er i vid udstrækning i stand til at afgive realistiske estimater på tidsforbrug K-8 Leverandøren er i vid udstrækning i stand til at følge de skitserede tidsplaner. K-9 Leverandøren sikrer at tidligere idriftsat funktionalitet til stadighed virker, når efterfølgende iterationer / delleverancer idriftsættes K-10 Efter kontraktindgåelse udgør Kravlisten, jf. Underbilag 3.1, Kommunens Product Backlog 3. Afklarings- og planlægningsfasen K-11 Udvikling af Leverancen påbegyndes med iværksættelse af en afklarings- og planlægningsfase. I denne fase foretager Parterne, jf. Kontraktens 28: 1) En drøftelse af Kommunens prioritering af krav i Kravlisten 2) En gennemgang og præcisering af tidsplanen 3) En vurdering af, hvorvidt Kommunens Kravliste skal tilrettes 4) En afklaring af afhængigheder i Kravlisten 5) En drøftelse og afklaring af hvornår og hvorledes acceptkriterier fastlægges 4. Leverandørens rådgiverfunktion K-12 I overensstemmelse med Kontraktens 6 skal Leverandøren løbende rådgive Kommunen om, hvorledes leverancens egnethed i forhold til Kommunens forretningsmæssige mål og behov bedst sikres. Leverandørens rådgivning skal således sikre, at SINAS-projektet løbende udmønter sig i leverancer med forretningsmæssig værdi for Kommunen. Leverandøren skal i den forbindelse navnlig rådgive Kommunen om: 1) Den anvendte Agile Metode. 2) Kommunens beskrivelse af kravene i Kravlisten, herunder opdelingen i Absolutte og Øvrige Krav. 3) Kommunens prioritering af krav også i de enkelte iterationer, herunder mulige konsekvenser og eventuelle risici forbundet med Kommunens valg af prioritering. 4) Forhold af betydning for sammensætningen af Absolutte og Øvrige krav i Kravlisten, herunder om sammenhæng og eventuelle afhængigheder mellem de enkelte krav. 5) Kommunens prioritering af krav og aktiviteter i de enkelte iterationer og deltage i planlægningen heraf. 6) Sammensætningen af Absolutte og Øvrige Krav i de enkelte Iterationer. 7) De med Kommunens valg forbundne konsekvenser og risici, herunder dels i relation til, hvorledes Kommunens forretningsmæssige mål og behov kan opfyldes Side 2

3 i efterfølgende Iterationer, dels i relation til Kommunens licensaftaler, jf. Bilag 14 (Licensbetingelser). 8) Forventningsafstemme med Kommunen om Kommunens forventede tidsforbrug til løbende feedback og afklaring i de enkelte iterationer. 9) Fastlæggelse af acceptkriterier. 10) Konfiguration af it-miljø, jf. Kontraktens ) Ny teknologi eller nye løsninger, som har betydning for, hvorledes kommunens behov løses. 12) Eventuelle behov for ændring af kravene til Kommunens it-miljø, såfremt der, som led i SINAS-projektet opstår behov for ændring heraf. K-13 Hvor Leverandøren bistår Kommunen med forhold som (i) planlægning af Iterationer, (ii) løbende prioritering eller (iii) udfærdigelse af et mere detaljeret eller konkret grundlag for leverancens videre udførelse set i forhold til Kravlisten, skal Leverandøren således sikre, at den af Leverandøren anbefalede planlægning, ændrede prioritering eller udfærdigede mere detaljerede eller konkrete grundlag for leverancens videre udførelse er relevant og hensigtsmæssig set i forhold til leverancens egnethed til Kommunens forretningsmæssige mål og behov som beskrevet i Underbilag 3.1 (Forretningsmæssige behov og Kravliste). 5. Leverandørens beskrivelse af valgt Agil Metode, projektledelsesmodel og proces K-14 Leverandøren benytter i SINAS-projektet følgende Agile Metode, jf. Kontraktens kapitel 5: Leverandørens beskrivelse [Udfyldes af Tilbudsgiver. Kan alternativt besvares i bilag (bedes benævnt Bilag 7.1 Agil metode.) Tilbudsgivers svar skal opfylde bestemmelserne i Kontraktens kapitel 5. Tilbudsgiver bedes beskrive hvilke Agil Metode Tilbudsgiver vil anvende, projektmodel samt processer forbundet hermed. Tilbudsgivers besvarelse skal indeholde: Beskrivelse af hvordan projektledelse udføres, hvilke projektmetoder Tilbudsgiver arbejder efter, herunder hvilke faser/aktiviteter og værktøjer, der indgår, hvordan disse anvendes, samt hvorledes samspillet mellem projektledelsesmodellen og den valgte Agile Metode fungerer. Beskrivelse af den valgte agile proces, og hvordan udviklingsprocessen forventes at forløbe, herunder beskrivelse af processen, hvilke aktiviteter processen indeholder, roller og værktøjer, der indgår, således at K-1 til K-13 imødekommes. Endvidere skal besvarelsen indeholde en beskrivelse af, hvorledes Tilbudsgiver arbejder med henblik på at sikre fremdrift. Beskrivelse af hvorledes kommunikationen sker mellem Kommunen og Tilbudsgiver (form, frekvens, hvilke personer mv) Beskrivelse af hvordan og hvornår Kommunen og Kommunens projektdeltagere forventes inddraget. Fastsættelse af acceptkriterier] Side 3

4 Evaluering Tilbudsgivers besvarelse vil i tilbudsevalueringen blive vurderet positivt, hvis: Tilbudsgivers projektledelsesmodel er velbeskrevet, gennemskuelig og spiller sammen med den af Tilbudsgiver valgte agile proces. Tilbudsgiver anvendte agile proces udviser agilitet og tæt samarbejde med Kommunen, og den både håndterer udvikling, implementering og vedligeholdelse. Rollefordelingen og kommunikationsvejene mellem de involverede parter er tydeligt beskrevet og viser korte kommunikationsveje for Kommunen Tilbudsgiver anvender værktøjer, der skaber et hurtigt og klart overblik over den agile proces, herunder status og fremdrift. Tilbudsgiver demonstrerer en velovervejet og robust tilgang til at håndtere vedligehold og implementering sideløbende. 6. Samarbejdsorganisation K-15 Parterne vil i forbindelse med SINAS-projektet benytte sig af følgende samarbejdsorganisation: Leverandørens beskrivelse [Udfyldes af Tilbudsgiver. Kan alternativt besvares i bilag (bedes benævnt Bilag Samarbejdsorganisation) Tilbudsgiver bedes beskrive hvilken samarbejdsorganisation, der understøtter Tilbudsgivers valgte Agile Metode på bedst mulig vis. Tilbudsgiver bedes beskrive de dertilhørende roller og ansvar nøje. Tilbudsgivers beskrivelse af samarbejdsorganisation skal indeholde: Et organigram, som viser, hvordan funktioner relaterer sig til hinanden, såvel internt som eksternt (dvs. Kommunen og eventuelle underleverandører skal også fremgå af organigrammet). Mødeform / -frekvens Afrapportering form, frekvens osv. Den endelige fastlæggelse af samarbejdsorganisation vil ske i afklarings- og planlægningsfasen.] Side 4

5 Evaluering Tilbudsgivers besvarelse vil i tilbudsevalueringen blive vurderet positivt, hvis: Tilbudsgivers organisation med roller og ansvar er velbeskrevet og dækkende for opgaven Tilbudsgivers organisation for såvel projekt, som vedligeholdelse, er tilpasset en agil proces Tilbudsgivers beskrivelse af mødeform/-frekvens samt afrapportering afspejler den Agile Metode Side 5