Norddjurs Kommune Analyse af udgiftsniveau på forebyggelses- og anbringelsesområdet

Transkript

1 Norddjurs Kommune Analyse af udgiftsniveau på forebyggelses- og anbringelsesområdet 2. juli 2009

2 1. Projektets baggrund og formål Norddjurs Kommune har rettet henvendelse til KL s Konsulentvirksomhed (KLK) med henblik på afgivelse af tilbud vedrørende analyse af udgiftsniveauet på forebyggelses- og anbringelsesområdet. Denne projektbeskrivelse er udarbejdet på baggrund af møde medio juni 2009 med direktør Finn Byrialsen, børne- og familiechef Leo Pedersen, leder af familierådgivningen Susanne Rasmussen samt KLK s konsulenter. Baggrunden for analysen er, at området politisk har afgivet en hensigtserklæring på en besparelse på 5 mio. kr. årligt de kommende budgetår. Endvidere har området generelt i 2009 gennemført besparelsesrunde på yderligere 5 mio. kr. Formålet med analysen vil derfor være at få analyseret og på denne baggrund komme frem til anbefalinger på, hvorledes kommunen på baggrund af reduktioner i budgettet fremadrettet kan skabe budgetbalance trods et stigende antal børn i forskellige tilbud samt et generelt udgiftspres på området særligt vedrørende anbringelser på døgninstitutioner. Mange kommuner har i dag store økonomiske udfordringer på dette område, hvilket har betydet, at KLK gennem de seneste år har opbygget betydelige konsulentkompetencer og viden på området. Senest har KLK gennemført lignende projekter i henholdsvis Lemvig, Fredensborg og Holbæk Kommuner. Endvidere er KLK gennem forskellige aktiviteter omkring styring af de samlede specialiserede områder i kommunerne ofte i dialog med mange kommuner om forskellige nye indsatser der igangsættes. Denne viden bringes derfor ligeledes i spil i denne projektbeskrivelse. Projektbeskrivelsen som den i det følgende foreligger, er KLK s forslag til løsning af opgaven. KLK er derfor åben for ændringsforslag eller tilpasninger i samarbejde med Norddjurs Kommune. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 2

3 2. Projektets resultater Området for udsatte børn er antalsmæssigt og derfor også typisk økonomisk i stigende vækst og har været det gennem de seneste år. Norddjurs Kommunes udgifter på området er også steget markant, men har gennem det seneste år stabiliseret sig. KLK's projekt vil derfor i nærværende projekt sætte fokus på følgende leverancer: 1. Benchmarkanalyse af udgiftsniveauet gennem de seneste 2 år i forhold til sammenlignelige kommuner. Denne analyse vil give Norddjurs Kommune et overordnet billede af, hvorledes kommunens udgifter på en række vigtige nøgletal på området har udviklet sig. Særligt vil fokus også være på andele af udgifter til forebyggende indsatser. Det er dog KLK s erfaring, at netop nøgletal på forebyggelsesområdet ofte kan være vanskelige at analysere i forhold til de øvrige sammenlignelige kommuner. 2. Styringsanalyse som vil opstille konkrete anbefalinger til mulige indsatser i styrkelsen af den økonomiske styring af området. 3. Socialfaglig vurdering og analyse. På baggrund af sagsgennemgang af en række aktuelle visiterede sager vil KLK udarbejde konkrete anbefalinger til: a. Hvorledes samarbejdsflader og indsatser på normalområdet er sikret tværfagligt fokus med det specialiserede område under bl.a. familierådgivningen og socialforvaltningen, særligt i relation til tidlig indgriben og indsatser. b. Endvidere vil analysen give viden om den faglige kvalitet af de enkelte sager og dermed anbefalinger til hvorledes visitationsprocesserne eventuelt kan styrkes. c. Anbefalinger til forebyggelsesindsatsen og dermed muligheder for styrkelse af tidlige indsatser, der kan reducere antal af dyrere enkeltsager. d. Fagligt erfaringsseminar med udvalgt kommune På baggrund af ovenstående leverancer er det KLK s erfaring, at kommunen dermed har fået et godt udgangspunkt til at arbejde videre med, hvorledes området kan udvikles fagligt og styringsmæssigt. I sammenhæng med KLK s afrapportering, vil KLK, hvor det er muligt, anvise muligheder for evt. økonomiske budgetmæssige potentialer. Det er i den sammenhæng vigtigt at bemærke, at potentiale mulighederne alene vil KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 3

4 kunne tilvejebringes ved skrivebordsberegninger og i praksis ved aktiv handling. 3. Projektets aktiviteter og fremgangsmåde De 3 leverancer vil alle blive tilvejebragt gennem en række faser i projektet. Nedenfor følger en konkret beskrivelse af hvilke aktiviteter og metoder KLK vil anvende i gennem projektforløbet. Fase 1. Benchmark- og sagsanalyse Benchmarkanalyse KLK anbefaler, at der udvælges 5 sammenligningskommuner. Analysen gennemføres alene på baggrund af tilgængelige statistiske informationer i primært ECO nøgletalsdatabasen samt Danmarks Statistik. Udvælgelsen af sammenligningskommuner aftales med Norddjurs Kommune inden igangsætning af analysen. Aktiviteter og ansvar: - Udvælgelse af benchmarkkommuner ansvarlig KLK og Norddjurs Kommune - Indsamling af nøgletal via offentligt tilgængelige data ansvarlig KLK - Analyse af nøgletal ansvarlig KLK - Kvalitetssikringsmøde vedr. data ansvarlige KLK og Norddjurs Kommune Styringsanalyse På baggrund af kommunens nuværende økonomistyringsmodel på området og andre tilgængelig styringsrelevante dokumenter vil KLK med udgangspunkt i nedenstående data samt interview med nøglemedarbejdere opstille anbefalinger til muligheder for styrkelse af områdets økonomiske styring. KLK vil til brug for analysen skulle have adgang til følgende styringsdokumenter: - Samlet budget og regnskab for 2007 og Antal modtagere af tilbud inden for hver type foranstaltninger - Statistikker over antallet af modtagere med hensyn til køn, alder mm. - Generel ledelsesinformation - Mængder og priser over de enkelte tilbud kommunen benytter sig af internt og eksternt Det er KLK s erfaring, at denne type analyse er vigtig for et samlet billede af hvorledes området kan styres fagligt og økonomisk. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 4

5 Aktiviteter og ansvar: - Indsamling af styringsrelevante dokumenter ansvarlig Norddjurs Kommune - Gennemgang af det indsamlede materiale ansvarlig KLK - Kvalitetssikring og drøftelse af styringsmodel med nøglemedarbejdere i forvaltningen ansvarlige KLK og Norddjurs Kommune Sagsanalyse Konkret iværksættes en gennemlæsning af 30 aktuelle visiterede sager. Udvælgelsen af de 30 sager vil blive drøftet på første opstartsmøde i projektgruppen. Udvælgelsen vil blandt andet også omfatte særlige dyre enkeltsager. Sagsgennemgangen vil blive dokumenteret særskilt i et sagsspecifikt notat henvendt til visitatorerne og deres ledere. Notatet vil endvidere indgå i den endelige rapport. Sagsbehandlerne vil få lejlighed til at drøfte det sagsspecifikke notat sammen med konsulenterne fra KLK på et fælles temamøde. På temamødet skal konklusionerne kvalitetssikres, og de specifikke sager drøftes med henblik på fremtidige visitationsprocedure. I denne form for sagsgennemgang er resultatet af analysen dels konklusionerne på baggrund af sagsgennemgangen og temadagen. Et andet vigtigt resultat er den proces blandt kommunens visitatorer, hvor faglig afgørelsespraksis italesættes og diskuteres internt. Aktiviteter og ansvar: KLK skal bede Norddjurs Kommune stille følgende materiale til rådighed: - Politiske mål for området - Faglige retningslinjer og procedurer - Kompetenceplan - Visitationsorganisering - Undersøgelses/funktionsbeskrivelsesmateriale - Handleplansmateriale - Leverandørkontrakter - Andet materiale kommunen finder relevant. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 5

6 Ved gennemgang af sagerne er det forudsat, at: - Kommunen samler relevant materiale til konsulenten, indstillingsmateriale inkl. bilag + evt.journaloplysninger, hvis nødvendigt, således at konsulenten kan løse opgaven på egen arbejdsplads. - Konsulenten har en mulighed for en begrænset mailkontakt til den faglige chef i forhold til afklaring af forståelsesmæssige forhold. Fase 2. Interview og videnindsamling I denne fase gennemføres en række interviews med nøglemedarbejdere i Børne- og Familieafdelingen samt med relevante medarbejdere på normalområdet. Interviewene vil ske med udgangspunkt i en nærmere beskrevet interviewguide, som vil blive fremsendt inden interviewene. Interviewene vil blive gennemført enten som gruppe- eller enkeltinterviews. Interviewenes gennemførelse vil have 2 formål: 1. Afdækning af eksisterende faglige tilgange og indsatser, kulturer og styringsmæssige forhold i relation til KLK s videre arbejde med anbefalinger til Norddjurs Kommune. 2. Interne reflektionsmuligheder over egne indsatser styring. Som afslutning på denne fase gennemføres et erfaringsseminar, hvor en anden kommune inviteres til at fortælle om sin organisering, faglige indsatser og styring på området. Formålet med dette erfaringsseminar vil være dels at indgange erfaringer fra anden kommune, dels ved hjælp fra KLK til at drøfte Norddjurs Kommunes egen indsats, organisering og styring med henblik på et udviklingsperspektiv. Aktiviteter og ansvar: - udarbejdelse af interviewguides ansvarlig KLK - Gennemførelse af 5-6 gruppe- eller enkelt interviews med nøglemedarbejdere fra de relevante afdelinger og forvaltninger - Gennemførelse af erfaringsseminar ansvarlig KLK Fase 3. Skrivefase På baggrund af faserne 1 og 2 udarbejder KLK rapport. Rapporten vil have et omfang på ca. 25 sider og indeholde konkrete anbefalinger til faglige indsatser, anbefalinger til økonomiske budgetmæssige potentialer samt styrkelse af styringsmæssige forhold. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 6

7 Fase 4. Afrapportering KLK vil på baggrund af udarbejdet rapport som afslutning på projektet forelægge de væsentligste anbefalinger for styregruppen og øvrige ledelse på området. 4. Projektets organisering Projektet forankres i en styregruppe bestående af følgende medlemmer: Direktør Finn Byrialsen Børne- og familiechef Leo Pedersen Leder af familierådgivningen Susanne Rasmussen Dagtilbudschef Hanne Nielsen Undervisningschef Finn Mikkelsen Der afholdes løbende møder mellem styregruppen i Norddjurs Kommune og projektledelsen i KLK i projektperioden. På møderne vil KLK blandt andet afrapportere om projektets fremdrift og fremlægge de foreløbige resultater. KLK udarbejder forslag til dagsorden for de fælles styregruppemøder, mens Norddjurs Kommune forestår referater fra møderne. Styregruppen har ansvaret for: - At analysen sættes i gang og gennemføres indenfor rammerne af denne projektbeskrivelse - At godkende tidsplanen og økonomi for projektets aktiviteter - At drøfte og afklare de problemstillinger som KLK konsulenter rejser i løbet af projektperioden - At sikre de nødvendige medarbejderressourcer stilles til rådighed for projektets gennemførelse Endvidere foreslås nedsat en projektarbejdsgruppe bestående af medarbejdere fra Børne- og Familieafdelingen. KLK skal med denne projektorganisering bede Norddjurs Kommune udpege en projektkoordinator, der kan varetage projektlederrollen internt i kommunen og være KLK s kontaktperson i projektperioden. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 7

8 5. Erfaringer og bemanding KLK har stor erfaring med analyser på området. Indenfor det sidste år har KLK gennemført eller er i gang med at gennemføre analyser i 3 kommuner fordelt over hele landet. Erfaringerne herfra vil blive inddraget i analysen i Norddjurs Kommune. Projektet bemandes af 3 erfarne konsulenter fra henholdsvis KLK og Ressourcegruppen. Chefkonsulent Peter Bogh Peter arbejder hovedsageligt med projekter rettet mod økonomistyring, organisering og kvalitet. Peter har blandt andet lavet projekter på ældre- og børneområdet. Før sin ansættelse i KLK har Peter været økonomichef i flere kommuner, heraf 5 år som økonomichef på socialområdet i Frederiksberg Kommune, som havde status som både amt og kommune med tilhørende opgaver. Konsulent Mikkel Munk Mikkel arbejder i KLK med generel økonomisk styring, kommunal budgettering og analysearbejde på de store kommunale serviceområder, primært på børne-, voksen- og beskæftigelsesområdet. Mikkel har kommunal erfaring fra Helsingør Kommune, hvor han varetog den overordnede strategiske controlling og implementering af det politisk strategiske styringsarbejde. Mikkel har før sin kommunale ansættelse arbejdet med økonomistyring og ledelse i staten, hvor han bl.a. var chefcontroller i IT- og Telestyrelsen. Konsulent Hanne Mortensen Hanne er selvstændig konsulent tilknyttet Ressourcegruppen med en bred opgaveløsning indenfor kommunal opgavevaretagelse. Hanne har ledelseserfaring fra en større kommune på strategisk ledelsesniveau blandt andet indenfor fagområderne voksen/handicap. Hanne har tidligere med succes fungeret som ekstern konsulent for KLK i lignede opgaver. 6. Tids- og handlingsplan Det er KLK s ønske at gennemføre projektet i 4 faser som anført i afsnit 3. Projektet kan igangsættes ultimo august måned og afsluttes ultimo november måned med efterfølgende afrapportering. Projektperioden er derfor konkret fra projektstart medio august til ultimo november måned. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 8

9 August September Oktober November Fase 1. Analyser Fase 2.Interview og videnindsamling Fase 3. Skrivefase Fase 4. Afrapportering 7. Økonomi Aktivitet Timer Pris Fase timer kr. Fase 2 85 timer kr. Fase 3 35 timer kr. Fase 4 15 timer kr. Projektadministration og ledelse 40 timer kr. Samlede timer og pris kr. Ovenstående aktiviteter forventes at kunne gennemføres med et timeforbrug på 310 timer. KL s bestyrelse har fastsat en timetakst for konsulentbistand, der pr. 1. januar 2009 udgør 1090 kr. ekskl. moms og transportudgifter. Den samlede udgift til konsulenttimer fastsættes til kr. ekskl. moms og transportudgifter. Prisen for konsulenttimerne er en fast pris, så udgiften varierer ikke med konsulenternes faktiske timeforbrug. Herudover kommer udgifter til transport for konsulenterne som afregnes efter de faktiske omkostninger. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - 9

10 KL's Konsulentvirksomhed (KLK) rådgiver og løser konsulentopgaver i kommunerne på fuldt forretningsmæssige vilkår. Som en integreret del af KL, har vi en unik og opdateret viden om kommunerne og de problemstillinger, som kommunerne står over for. Vores udgangspunkt er altid kommunens kultur og traditioner - men når vi løser en opgave, lægger vi samtidig vægt på at give kommunen et inspirerende og venligt provokerende modspil. Konsulentopgaverne løses indenfor en lang række fagområder - både i længevarende projektforløb i form af analyser, evalueringer og procesforløb, og på seminarer, temadage og i kursusforløb. KL s Konsulentvirksomhed (KLK)