FAQ spørgsmål og svar om Spejdernes Medlemsservice

Transkript

1 FAQ spørgsmål g svar m Spejdernes Medlemsservice (Opdateret ) Hvrdan får jeg hjælp? Vi frsøger at samle spørgsmål g svar, g pdaterer denne side løbende. Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, er du velkmmen til at skrive til [email protected]. Hvilke funktiner er der i Spejdernes Medlemsservice? Medlemsregistrering, selvbetjening, mail g SMS Spejdernes Medlemsservice udrulles løbende. På nuværende tidspunkt er følgende funktiner tilgængelige: Medlemsregistrering sm det kendes fra den nuværende løsning En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer g ledere Et mdul til kmmunikatin med gruppens medlemmer via mail eller SMS Regnskabsmdul, kntingentpkrævning I starten af ktber åbnes der fr: et regnskabsmdul til at håndtere gruppens eller reginens regnskab mulighed fr pkrævning af kntingent hs medlemmerne, gså autmatisk via abnnement på krtbetaling Arrangementsmdul I januar 2017 åbnes der fr arrangementsmdulet, der indehlder: prettelse af ture, kurser g arrangementer med mulighed fr direkte betaling 1

2 Hvrdan får jeg brugernavn g passwrd? Alle medlemmer, der er prettet med en gyldig adresse kan bestille et passwrd når man skal lgge ind på Spejdernes Medlemsservice. Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse. Det betyder, at de lginplysninger man har brugt på det eksisterende medlemssystem ikke længere er gyldige. Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e- mailadresse, da det er frudsætning fr at få et lgin, der virker så enkelt sm muligt. Hvis den samme adresse er anvendt flere gange vil lginfunktinen blive suppleret med en ekstra prcedure, hvr man via en skal bekræfte hvem, man ønsker at lgge ind sm. Medlemmer der ikke har en gyldig adresse vil naturligvis blive kpieret, men de kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen. Hvis man efterfølgende får en adresse har man mulighed fr at bestille et nyt passwrd. Hvrfr virker mit lgin ikke? Første gang du lgger ind i det nye medlemssystem skal du lave en ny adgangskde. Det gør du ved at skrive din i feltet Brugernavn g klikke på knappen Opret ny kde. Så får du tilsendt et link, du skal trykke på g lave et nyt kderd. Hvilke data er kpieret til Spejdernes Medlemsservice? Data fra det tidligere Medlemssystem kpieres til Spejdernes Medlemsservice. Du kan læse mere m hvilke data, der er knverteret med ver i Medlemsservice i de følgende afsnit. Medlemsdata Medlemsstatus Alle medlemmer kpieres til Medlemsservice med samme status, sm de havde Medlemssystemet. Fremver skelner vi mellem t typer af medlemstilknytning: Primært medlemskab (Medlemskab af krpset) g Medlemstilknytning(Funktin). Primært medlemskab svarer til de aktive medlemmer i Medlemssystemet. Det enkelte medlem kan kun have et Primært medlemskab g det er altid knyttet til en gruppe, regin eller krpset. 2

3 Medlemstilknytning er en funktin i den enhed, hvr det enkelte medlem er aktiv (Spirer, Grønsmutter, Spejder, etc.). Man kan sm medlem gdt have flere medlemstilknytninger. Et eksempel: Et medlem X er aktiv sm augustamedlem i Y gruppe g knyttes derfr til gruppens enhed Augusta via Medlemstilknytning. Samtidig er X aktiv i sin gamle rangerpatrulje hs Z gruppe. Sit primære medlemskab har X behldt i Z gruppe. Frdi X har 2 medlemstilknytninger tæller hun med sm enhedsmedlem hs både Y g Z gruppe, men det er Z gruppe der pkræves krpsafgift fr X. Du kan læse mere m Medlemstilknytning under funktiner. Persnplysninger Navn, adresse, telefn, mail, fødselsdat, køn g medlemsnummer kpieres. Pårørende Felterne til mr g fars navne i det tidligere system er knverteret ind, men ikke sm Pårørende, da data ikke var fyldestgørende nk til at kunne prette dem. Derfr er de knverteret ind i feltet Andre plysninger på fanen Prfil på medlemmets stamblad. Børneattest Ledere sm har en børneattest registreret i det gamle system får plysningerne flyttet med til Medlemsservice. Der er dg en ny prcedure i, at vi nu registrerer den dat, hvr børneattesten er indhentet. Det har vi ikke tidligere gjrt, derfr er alle tidligere børneattester knverteret ind med daten Funktiner Funktiner er de rller g tilknytninger man har i krps, regin, gruppe eller enhed. Funktinerne er f.eks. gruppekasserer, enhedsleder, gruppeleder, medlemstilknytning. Medlemstilknytning er en ny funktin, der beskriver i hvilken enhed det enkelte medlem er aktiv. Grupper Enheder Alle enheder er kpieret. Funktiner Alle funktiner i gruppen er kpieret g vil fremgå af gruppens stamkrt. 3

4 Medlemmer Aktive medlemmer i gruppen prettes med Primært medlemskab i gruppen g med funktinen medlemstilknytning i den enhed, hvr man aktiv. Reginer Underniveauer Underniveauer i reginen er sm udgangspunkt grupperne, men reginen får gså mulighed fr at prette enheder i frm af arbejdsgrupper g udvalg. Funktiner Alle funktiner i reginen er kpieret g fremgår af reginens stamkrt. Medlemmer i reginen Alle medlemmer, sm er registreret sm medlem i reginen er kpieret ver på samme måde sm i grupperne. Hvad kmmer ikke med ver i Spejdernes Medlemsservice? Alle datafelter fra det gamle system er knverteret med ver i medlemsservice. Et par datafelter fra det gamle system har ikke fået en plads i Medlemsservice, men er i stedet knverteret ind under Andre plysninger på fanen Prfil på medlemmets stamblad. Det drejer sig m følgende felter: frældres navne, 2. adresse g arbejdstelefn. OBS: Frældres navne er desværre ikke nk data til, at vi kunne prette pårørende autmatisk ved knverteringen. Derfr er der et stykke arbejde fr grupperne i, at prørende på alle medlemmerne. Hvad kan vi med det nye Medlemsservice? Self service del; Spejdere g frældre har mulighed fr selv at vedligehlde deres plysninger g betale kntingent g tilmelde sig ture g lejre. Mulighed fr elektrnisk indmeldelsesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside Frældre, børn g søskende kan prettes sm pårørende Sende mail g SMS til enhedens medlemmer direkte fra systemet Udtræk af adresselister ud fra egen definitin/skabeln Enhedsledere kan rette g redigere enhedens medlemmer Gruppens g enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden 4

5 Integreret regnskabssystem. Sm en del af Medlemsservice følger der et kmplet regnskabsmdul, med mulighed fr kntingentpkrævning, håndtering af lederes udlæg g pkrævning af deltagelse i lejre g ture Nem g verskuelig adgang til data g funktiner fra både PC, mbiltelefn eller tablet. Hvad er rganisatrisk niveau? I det nye system er der dukket en ny term p. Det hedder rganisatrisk niveau. Det betyder, at du kan skrive m en persn er spirer, smutte, gruppeleder, gruppekasserer, bestyrelse, frældre sv. På den måde kan du fremver hurtigt finde frem til lige præcis de persner, du fr eksempel vil sende en mail til eller have kntaktplysningerne på. Hvilke værktøjer er der til kasserer? Regnskabssystem Sm en del af Medlemsservice følger der et færdigt regnskabsprgram med. Det har mange af de samme funktiner sm man kender fra tilsvarende systemer (WinKas, Cnventus, e- cnmic, mfl.) Der er prettet et standard regnskab med tilhørende kntplan sm passer til langt de fleste grupper g reginers behv. Er standard ikke den rigtige løsning, er der masser af muligheder fr tilpasninger. I frbindelse med udvikling af Medlemsservice har der været særligt fkus på følgende funktiner: Kntingentpkrævning Afregning af udlæg Betaling fr deltagelse i ture g arrangementer klar januar 2017 Dertil kmmer mulighed fr at imprtere kntudtg fra bank, så det kan danne grundlag fr bgføringen. Øknmimdulet frigives i ktber måned. Der vil blive udsendt besked direkte til alle kasserere. Kursus fr kasserere 5

6 I løbet af efteråret g første kvartal 2017 bliver der i samarbejde med KFUM-Spejderne g Det Danske Spejderkrps udbudt en række kurser, hvr man sm kasserer får en grundig intrduktin til regnskabsdelen i Medlemsservice. Alle kasserere får direkte besked herm. Hvr finder jeg vejledninger? Find vejledninger på frsiden af Medlemsservice på følgende link: medlem.pigespejder.dk 6