Hjelp til Speedadmin. Fakturering

Transkript

1 Hjelp til Speedadmin Fakturering

2 Indhld Indhld... 2 Faktureringsdelen... Fejl! Bgmærke er ikke defineret. Opsætning af betalingssystemet... 3 Opsætning til Visma/Agress/ERV... 4 Test af første fil... 4 Betalingsart... 4 Rater... 5 Kntingent... 5 Kntingent - Betaling... 6 Rabat... 7 Mdel Mdel 2 g mdel Fast Rabat... 9 Varenr Specifikatiner Betalingsfunktiner Opret manglende betalinger g pdater rabatter Slet betalinger Refusin Elevkntingent via en liste Administratinsgebyr Find FI-betaler Redigering af en Betaling på en enkelt elev Skift af betaler Tildeling af kntingenter til undervisningstilbud Tildeling af elevkntingent udfra liste Bgføring / 18

3 Betalingssystemet Betalinger kan i hvedtræk beskrives sm betaling fr en ydelse. I Speedadmin er en ydelse typisk undervisning. Betalinger kan pålignes ud fra til følgende: Kntingenter knyttes til en Stamdata -> Undervisnings Type. Alle elever med denne type bliver pålignet den tildelte kntingent. Kntingenter knyttes individuelt til Undervisnings Typen på et specifikt fag. Kntingenter knyttes til en Instrument Type. Alle elever med et låneinstrument med en til Instrument Typen tilknyttet kntingent, får pålignet denne kntingent. Kntingenter kan tildeles til den enkelte elev, enten sm en tilføjelses kntingent eller sm en Elevkntingent (Elevkntingent verskriver alle andre kntingenter). De prettede betalinger tilføjes til en Kladde, g kan verføres til kmmunens debitrsystem via filverførsel, eller hentes/ es sm Indbetalingskrt. Opsætning af betalingssystemet Opsætning af betalingssystemet sker under Stamdata: 3 / 18

4 Opsætning til Visma/Agress/ERV Fr at kunne generere en betalingsfil skal følgende psætning være på plads. Dette gøres under Stamdata System Innstillinger. Test af første fil Fr at gennemføre en test imprt i Agress, udfylder man indstillingerne så de matcher nedenstående: Herefter sender man filen til fakturaafdelingen ved kmmunen. Kmmunen kører en test på filen, g giver besked tilbage med hvilke felter der skal ændres. F.eks at XX skal ændres til AK sv. Betalingsart Betalingsarter bruges til at adskilde betalinger helt verrdnet. F.eks hvis man vil køre 2 kulturskler i en speedadmin licens. Navn, er det genkendelige navn på Betalingsarten. NR., anvendes ikke i Nrge. Knt, Anvendes ikke i Nrge Rate Specifikatin, Anvendes ikke i Nrge. 4 / 18

5 Rater Opret samtlige rater på de betalingsarter der benyttes, g benyt de frfaldsdater g rettidige indbetalingsdater kmmunen anvender. Ratenr. g frfaldsdater aftales med øknmiafdelingen. Opkrævningsdat benyttes kun efter aftale med Speedware. RateNr 001: svarer til Høst RateNr 002: svarer til Vår Kntingent Kntingent prettes ved at gå ind på stamdata->kntingent: Klikke Ny Kntingent. Udfyld de nødvendige felter: Navn Pris pr. år (bruges ikke i systemet) Pris pr. lektin (bruges til frslag fra systemet hvis elever starter midt i en peride) Betalingsart (kan ikke efterfølgende ændres) Specifikatin (Bruges til at sammenlæggge flere kntingenter til 1. Ifm summering af f.eks individuel undervisninger) Aktiv (Kntingenten er aktiv ellever ej) Herefter tilføjes rater til den pågældende kntingent under fanen betaling. (se nedenfr). 5 / 18

6 Kntingent - Betaling Set peridestart til den dat hvr eleven ikke længere skal betale fuld pris. Ovenstående billede viser et eksempel på en kntingent med 2 hvedrater. de grønne. Autmatisk påligning sker når en elev er aktiv før eller i den peride raten mhandler g at raten er aktiv. Starter eleven "skævt" i frhld til en peride beregnes et frhldsmæssigt beløb, g betalingen skal efterfølgende gdkendes evt. redigeres. De frskellige klnner betyder følgende: Rød/grøn, angiver m raten er aktiv/in-aktiv. Hvis aktiv pålignes raten autmatisk Frfaldsdat, refererer til høst g vår rater. Peridestart g -slut, definerer hvilken peride den respektive rate skal gælde. Beløb, angiv det beløb der ønskes pålignet på den respektive rate. Tekst, angiv den tekst der refererer til den pålignede rate. Teksten kmmer med på pkrævning. Varenr, angiv det varenr raten skal referere til. Til pkrævninger vælges "Opkrævning", de øvrige bruges af systemet, eller ved manuelle justeringer. Giver rabat, angiver m raten udløser en evt. søskende eller flerfagsrabat. Sum, plyser m summen af påligninger på raten. Funktin, giver mulighed fr følgende: Slett: Sletter raten. Raten kan kun slettes hvis der ikke er betaligner tilknyttet. (Disse kan slettes med Slett Betalings knappen) Slett Betalinger: Sletter alle betalinger tilknyttet denne rate (Sletter dg ikke bgførte betalinger) Flytt: Giver mulighed fr at flytte alle betalinger tilknyttet til denne rate til en anden rate. Endre Pris: Giver mulighed fr at ændre prisen fra et eksisterende beløb til et nyt et. 6 / 18

7 De øvrige faneblade indehlder følgende: Elever, de elever der er pålignet kntingenten. Undervisningstilbud, de fag der benytter kntingenten. Ntater, viser evt. Ntater på kntingenten. Rabat Der kan anvendes 3 rabatmdeller, 1, 2 eller 3, samt mulighed fr tildeling af Fast Rabat. Start med at vælge rabatmdel. Mdel 1. Det anbefales ikke at benytte rabatmdel 1. Denne mdel har ikke tilknyttet funktiner til at pdatere rabatter i løbet af sæsnen. Her angives den rabat søskende 1-5 skal have. Der tages ikke hensyn til pris på faget, kun m kntingent/rate er markeret til at give rabat. Rabat angives pr. rate g kan angives sm kr. beløb eller prcent. Mdel 2 g mdel 3. De t mdeller er ens brtset fra at Mdel 2, rangerer de rabatgivende fag med det dyreste først, g Mdel 3 rangerer de rabatgivende fag med de billigste først. I "matrixen" angives de mulige rabatknstellatiner. 1-2 betyder ét barn med 2 fag giver 25 % på hhv. det dyreste eller billigste fag, afhængig af m det er Mdel 2 eller Mdel betyder søskende 2 med ét fag får 25 % på hhv. det dyreste eller billigste fag, afhængig af m det er Mdel 2 eller Mdel3. 7 / 18

8 Søskende rangeres sm vist nedenfr i frhld til hinanden g individuelt fag pr. søskende. 8 / 18

9 Fast Rabat. Fast rabat er tænkt til at kunne tildele en gruppe elever en rabat ud fra en liste. Det kunne være en skle der har en specialaftale, en garde, eller kirkekr sv. Der kan så tildeles en rabat ud fra en liste. Varenr. Varenr. skal stemme verens med de varenr. Der er prettet i kmmunens faktureringssystem. Standard varenr. hænger sammen med de funktiner der er i frbindelse med refusin, rabat sv. Standard varenr. Bør ikke ændre navn, her skal man kun ændre selve varenr. Ønskes yderligere varenr, prettes disse under Stamdata -> Varenr. Husk at nye varenr. skal afstemmes med kmmunens faktureringssystem. 9 / 18

10 Specifikatiner Specifikatiner anvendes til efterfølgende at kunne lave lister ver påligninger ud fra specifikatiner. Specifikatiner giver mulighed fr at summere betalinger på flere kntingenter. Hvis man f.eks har Individuel undervisning frdelt på 3 kntingenter (Sl 20, Sl 30, Sl 40) kan disse summeres ved hjælp af specifikatiner. De prettede Specifikatiner kan tildeles de frskellige Kntingenter. Betalingsfunktiner Under betalingsfunktiner fretages "glbale" ændringer på betalinger. Opret manglende betalinger g pdater rabatter. Opdater manglende betalinger kan fretages på samtlige påligninger eller på elever ud fra en liste. eller ud fra en liste. Slet betalinger. Betalinger kan slettes glbalt ud fra nedenstående knapper beskrivelse. Betalinger kan gså slettes g pdateres på de enkelte undervisningstilbud på fanen Elever - 10 / 18

11 Betalinger. Opfylder en elev kriterierne fr en påligning kan denne ikke slettes. Skal eleven ikke betale en bestemt rate, reguleres denne til 0. Bruges der en justering til reguleringen er der histrik på reguleringen. Refusin. Speedadmin kan ud fra registrerede aflysninger/efterlæsninger fretage autmatiske refusiner på kmmende rater. Funktinen kan bruges løbende inden de enkelte rater køres, men kan ikke tage højde fr eventuelle senere efterlæsninger. Funktin kan gså bruges sidst på sæsnen. Her fås en liste med udregning af refusinsbeløb. Disse kan så køres manuelt. Der tages udgangspunkt i aflysninger fretaget i systemet, m de giver refusin. Elevkntingent via en liste. Elevkntingenter er kntingenter der enten erstatter pålignede kntingenter eller tilføjes. Disse elevkntingenter kan tilføjes ud fra en liste, eks. en liste ver elever der skal med på en tur. Der vælges hvilken kntingenter der skal tildeles, g m det skal være en tilføjelses kntingent, g en datangivelse til afgrænsning af hvilke rater der pålignes. 11 / 18

12 Administratinsgebyr. Der angives en tekst g beløb, g gebyret kan tildeles elever med betalinger. Administratinsgebyr pålignes kun én gang pr. elev pr. sæsn. Find FI-betaler. Anvendes ikke i Nrge Redigering af en Betaling på en enkelt elev. Betalinger redigeres via fanebladet Betaling på elevstamkrt. Klik på beløbet i den rate der ønskes redigeret. 12 / 18

13 Beløb, frfaldsdat, rate sv. kan nu redigeres. Det er gså her at justeringer eller "ekstra" linjer kan tilføjes. Er en betaling Bgført, kan den Nulstilles, g den nulstillede betaling kan redigeres. Betaling er nu nulstillet g kan redigeres. Skift af betaler Skift af betaler sker ved at prette den nye værge, hvis denne ikke allerede eksisterer, eller tildele eleven til værgen. Klik ctrl. F5 fr at pdatere g tryk derefter på blå knap Angiv Betaler. 13 / 18

14 Derefter får du muligheden fr at angive hvilken tildelt værge der skal stå sm betaler. Herefter vil systemet skifte betaler fr alle de undervisningstilbud hvr den tidligere betaler var angivet eller eleven. Har eleven undervisningstilbud der eks. betales af en skle el. lign. vil dette ikke skifte betaler. Dette slår så igennem på alle betalinger sm ikke er bgførte. Betaler kan tildeles individuelt på det enkelte fag. Disse betalere ændres ikke autmatisk, men skal ændres på de enkelte fag. Tildeling af kntingenter til undervisningstilbud Kntingenter kan tildeles på 2 måder. 1. Kntingenten kan verrdnet tildeles på Undervisnings Typen under Stamdata Undervisnings Type. Samtlige fag med den type får den tildelte kntingent. 14 / 18

15 2. Kntingenten kan gså individuelt tildeles på Undervisningstilbuddet på den enkelte undervisningstype. På gruppe undervisning kan der på kntingent angives m der skal beregnes Individuell Undervisnings Rabatt. Denne rabatt vil tildeles såfremt en elev gså har en individuellt fag. Er der pålignet elever med den pågældende Type/kntingent, kan kntingenten ikke ændres. Det nemmeste er at slette betalinger under fanen Elever- >Betalinger Tildeling af elevkntingent udfra liste. Disse elevkntingenter kan tilføjes ud fra en liste, eks. en liste ver elever der skal med på en tur. Der vælges hvilken kntingent der skal tildeles, g m det skal være en tilføjelseskntingent, g en datangivelse til afgrænsning af hvilke rater der pålignes. 15 / 18

16 Bgføring Stamdata -> Bgføring: Her prettes kladder g betalingsfiler. Klik Ny Kladde. Indtast pålignings år. Pålignings år definerer i hvilket regnskabsår den pågældende Kladde skal knteres. Angiv en "kmmentar" der siger hvad Kladden indehlder. F.eks Høst Fakturering. Afslut med at klikke Opret Kladde. Herefter er kladden prettet. Der kan nu tilføjes betalinger til kladden. Klik på Tilføj betalinger til kladden. I rullemenuen Rate, kan de frskellige rater på de frskellige betalingsarter vælges. Betalinger tilføjes kladden ved at: 1. Markere de ønskede betalinger ude til ventre g klik på Tilføj 2. Eller ved at vælge en rate g klikke på Tilføje alle fr den valgte rate. 16 / 18

17 Kladde med tilføjede betalinger. Klik nu på Tilbage til versigten. Kladden kan nu bgføres g betalingsfil til gængse betalingssystemer kan hentes. Er der registreret fejl i eks. Betaler vises disse fejl. 17 / 18

18 18 / 18