Tips & Tricks nr. 116 LUDUS Suite Håndtering af indfødsretsprøven og medborgerskabsprøven

Transkript

1 LUDUS Helpdesk T sc-ludus@dxc.cm CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technlgy P.O. Pedersens Vej Aarhus N T Tips & Tricks nr. 116 LUDUS Suite Håndtering af indfødsretsprøven g medbrgerskabsprøven Den 13. september 2018 CVR Cpyright 2017 DXC Technlgy. All rights reserved.

2 Indhldsfrtegnelse 1. Håndtering af indfødsretsprøven g medbrgerskabsprøven Knfiguratin Oprettelse af en eller flere prøver Afvikling af indfødsretsprøven g medbrgerskabsprøven Ophæv låsning af prøvenumre/eftertilmeldinger Side 2 af 14

3 1. Håndtering af indfødsretsprøven g medbrgerskabsprøven Nedenstående pgaver, der skal udføres i frbindelse med afvikling af indfødsretsprøven g medbrgerskabsprøven, understøttes: Tilmelding af kursister (enkeltvis) til prøven Placere deltagerne i et eller flere prøvelkaler Frdele deltagerne mellem en eller flere censrer Udskrive indkaldelsesbreve til deltagerne Udskrive anmeldelsesblanket til ministeriet Udskrive bedømmelseslister (evt. frdelt pr. sted eller pr. censr) Udskrive brdkrt Registrere prøveresultat (pr. censr) Udskrive breve til deltagerne med resultatet af prøven Udskrive beviser (srteret på frnavn, efternavn eller persnnummer) Udskrive prøveprtkl (srteret på frnavn, efternavn eller persnnummer) Sende SMS til deltagerne (Når SMS-tjenesten er tilkøbt til LUDUS Web) Indfødsretsprøven g medbrgerskabsprøven afvikles i terminerne juni g december. I hver termin kan prøven afhldes af en eller flere af sklens institutiner/afdelinger. Hvis sklen fx har afdelinger i både Gåserød g Andeby, g begge disse afdelinger skal afvikle indfødsretsprøven g/eller medbrgerskabsprøven (g dermed stå fr tilmelding, infrmatin af deltagere, registrering af resultat mm), skal der prettes t prøver af den pågældende type prøve. Når en deltager tilmeldes prøven, skal man specifikt udpege, m det skal være den prøve, der afvikles i Gåserød eller i Andeby. Fr hver prøve er det på frhånd defineret, hvr mange spørgsmål, der indgår i prøven, g hvr mange spørgsmål, der skal besvares krrekt, fr at prøven er bestået (fr indfødsretsprøven er disse t tal henhldsvis 40 g 32, fr medbrgerskabsprøven er det henhldsvis 25 g 20). Persner, der tilmeldes en prøve, vil autmatisk få et prøvenummer, sm samtidig prettes (sm kursistnummer) i LUDUS - med mindre vedkmmende i frvejen er prettet i LUDUS. Side 3 af 14

4 2. Knfiguratin I systemdelen skal du give administratinsgruppen adgang til tre menupunkter: Kder Prøve (DU) Skabelner Derefter skal brugeren selv placere menupunktet i sine menuer via menupunktet Indstillinger. Side 4 af 14

5 3. Oprettelse af en eller flere prøver I menupunktet Kder vælges DU-prøve. Der skal prettes én prøve pr. prøveafhldende institutin fr den aktuelle prøvetermin. Der kan prettes prøver på de afdelinger/institutiner, der er defineret sm favritafdelinger i LUDUS Web systemdel. Vælg g udfyld alle felter i dialgen. Hvis du har brug fr at redigere en eksisterende prøve, skal du vælge den pågældende prøve i versigten (ved at klikke på indhldet i klnnen Type, fx Indfødsretsprøven). Skabelner Hvis sklen vil sende breve til prøvedeltagerne (fx indkaldelsesbrev eller resultatbrev), skal der først prettes skabelner, sm benyttes ved udskrift af brevene. Under menupunktet Skabelner vælger du Prøve (DU). Klik på fr at tilføje en ny skabeln. Skabelnen skal have et navn, sm krt beskriver, hvilket brev, der er tale m (fx Indkaldelse til prøve). Hvis sklen har flere prøveafhldende afdelinger g disse ønsker at anvende frskellige udfrmninger af de breve, der sendes til deltagerne, skal der prettes det antal skabelner svarende til de frskellige udfrmninger af brevene. Side 5 af 14

6 Når brevene skal udskrives, udpeges den skabeln, der skal benyttes ved udskriften. Det vil derfr være hensigtsmæssigt at navngive skabelnerne efter deres anvendelse (fx Indkaldelsesbrev) g såfremt der er behv fr flere udgaver af samme skabeln, vil det være en gd ide at inkludere afdelingens navn eller institutinskde i skabelnens navn. Du kan desuden prette en mappe g lægge dine skabelner der. Læs mere i nlinehjælpen vedrørende mappestruktur. Skabelnen skal have et indhld, sm består af en fast tekst (sm du skriver ind i den lille editr i dialgen) g af flettefelter, sm vil blive erstattet af plysningerne m den enkelte deltager på udskrivningstidspunktet. Når du benytter flettefelter, skal du være mhyggelig med at skrive præcis det feltnavn, sm er anført i listen ver mulige flettefelter i dialgens højre side. Hvis du er i tvivl m, hvad der vil blive udskrevet i et flettefelt, kan du hlde musen hen ver feltet fr at få en krt beskrivelse af feltet. Når du har prettet en skabeln, kan du til enhver tid rette i den ved at vælge den ønskede skabeln g herefter trykke på. Du har desuden mulighed fr at kpiere skabelnen ved at trykke på. Side 6 af 14

7 Side 7 af 14

8 4. Afvikling af indfødsretsprøven g medbrgerskabsprøven Alle arbejdsgange vedrørende selve afviklingen af prøven er samlet under menupunktet Prøve (DU). Her skal du først vælge den relevante prøve. Hvis der kun er prettet én prøve på sklen, vil denne autmatisk være valgt fr dig. Hvis der er prettet flere prøver (én fr hver prøveafhldende afdeling) vil prøven på den institutin du evt. har angivet i dine brugerindstillinger, være valgt fr dig. Når der er valgt en prøve, kan du: Tilmelde deltagere til prøven på fanen Deltagere Tildele prøvenumre Angive hvr prøven skal afvikles - på fanen Lkaler Frdele prøvedeltagerne på censrer på fanen Censrer Udskrive anmeldelse til ministeriet - på fanen Udskriv (funktinen implementeres senere) Udskrive breve til deltagerne - på fanen Udskriv Udskrive bedømmelsesliste til censr - på fanen Udskriv (funktinen implementeres senere) Registrere prøveresultat på fanen Deltagere Udskrive beviser på fanen Udskriv (funktinen implementeres senere) Oversigt På denne fane har du et verblik ver samtlige deltagere tilmeldt prøven. Da versigten viser alle prøverelaterede plysninger, kan du benytte versigten til løbende at kntrllere, m der fx er frdelt en censr til alle deltagere g m der er registreret et resultat eller en bemærkning til alle deltagere. Du kan srtere versigten på hver enkelt klnne ved at klikke på verskriften fr klnnen. Du kan vælge en eller flere deltagere g fr de valgte deltagere kan du ved at klikke på de 3 blå prikker vælge at: Sende kursistbrev (DU) Sende SMS Sende besked Side 8 af 14

9 Ved hjælp af sm ses efter den sidste klnne har du mulighed fr at til- g fravælge visning af klnner. Du kan desuden flytte klnner ved hjælp af drag and drp. Den valgte visning bibehldes ikke efter menu-skift. Du kan eksprtere listen til en CSV-fil ved hjælp af. Hvis der ikke er registreret et resultat eller en bemærkning fr en deltager, kan du slette en tilmelding fra prøven ved hjælp af til højre i vinduet. Tilmeld : Når du skal tilmelde en ny deltager, skal du bruge knappen, sm vil åbne en dialg, hvr du kan fretage tilmeldingen. Indtast deltagerens persnnummer g tryk på frstørrelsesglasset ved siden af feltet. Systemet tjekker, m der findes en kursist i LUDUS med det angivne persnnummer. Hvis dette er tilfældet, vil vedkmmendes adresseplysninger blive pdateret med plysningerne fra CPR-registeret g vist i dialgen. Hvis deltageren ikke findes sm kursist i LUDUS, vil systemet frsøge at finde adresseplysningerne i CPR-registeret g vise dem i dialgen. Du kan gså vælge at tilmelde kursister fra et eksisterende webhld ved hjælp af knappen. Når du har fremsøgt g valgt et hld, vil alle kursister sm udgangspunkt være markeret. Bemærk: der vises kun aktive kursister. Du kan nu vælge at tilmelde disse til prøven. Du kan fravælge kursister ved at klikke på linjen. Hvis deltageren hverken findes sm kursist i LUDUS eller sm persn i CPR-registeret, skal du indtaste de nødvendige plysninger (de felter sm er markeret med en ). Efter tilmelding har kursisterne autmatisk fået tildelt deres kursist-nummer sm prøvenummer. Fr at få srteret disse eller hvis du ønsker at få dannet et frtløbende prøvenummer skal du vælge knappen Du får nu følgende muligheder: Side 9 af 14

10 I samme dialg har du desuden mulighed fr Lås fr frdeling af prøvenumre. Denne bør sættes, når det ikke længere skal være muligt at m-tildele prøvenumrene. Du kan ikke frtryde denne låsning. Registrer resultat : Efter prøven er afviklet kan du registrere resultaterne på baggrund af bedømmelseslisterne ved at bruge knappen Registrer resultat... Denne funktin frventer, at resultaterne registreres på baggrund af bedømmelseslister udskrevet pr. censr. Angivelserne på bedømmelseslisterne kan føres direkte ver i en tilsvarende elektrnisk udgave af listen, hvr deltagerne er srteret på samme måde sm på den udskrevne bedømmelsesliste g er pdelt i sider med 17 deltagere på hver side. Inden du kan registrere resultaterne, skal du udvælge censren fra bedømmelseslisten g trykke på Vis deltagere. Hvis der er mere end 17 deltagere på censrens bedømmelsesliste, kan du benytte knapperne Frrige side g Næste side til at navigere frem g tilbage i siderne. Dine registreringer gemmes hver gang du bladrer frem eller tilbage, når du vælger en anden censr g når du lukker dialgen med Luk. Planlæg >> Lkaler Her skal du placere deltagerne i et lkale. Når deltagerne er placeret i et lkale, bliver denne plysning medtaget i brevene til deltagerne. Du kan desuden udskrive bedøm-melseslister pr. lkale, så de tilsynsførende fr lkalet kan få udleveret bedømmelses-lister, hvr der kun ptræder de deltagere, der skal være i lkalet. Fanen indehlder en versigt, der viser hvrledes deltagerne pt. er frdelt på lkalerne. Hvis der findes deltagere, der endnu ikke er placeret i et lkale, vil første linje i versigten være <intet lkale> (X), hvr X er antallet af deltagere uden lkale. Ved at klikke på pilen kan du se de tilmeldte deltagere. Vælg til det/de lkale(r) der skal benyttes til prøven. Du skal nu placere deltagere i et lkale ved først at markere deltagerne i versigten (enten enkeltvis eller alle uden lkale/i et bestemt lkale) g derefter vælge lkalet i valglisten Lkale: g til sidst benytte knappen Placér valgte kursister i lkalet. Side 10 af 14

11 På samme måde kan du flytte deltagere fra ét lkale til et andet. Hvis der er et lkale, sm alligevel ikke skal benyttes til prøven, kan du slette dette lkale ved at klikke på ud fr lkalet i versigten. Hvis du benytter denne mulighed (g hvis der var placeret deltagere i dette lkale) vil den første linje i versigten blive pdateret med det nye antal deltagere, der nu står uden lkale. Planlæg >> Censrer Her skal du tildele censrer til deltagerne. Når deltagerne har fået tildelt censrer, kan du udskrive bedømmelseslister til censrerne. Fanen indehlder en versigt, der viser hvrledes deltagerne pt. er frdelt til censrerne. Hvis der findes deltagere, der endnu ikke har fået tildelt censr, vil første linje i versigten være <ingen censr> (X), hvr X er antallet af deltagere uden censr. Ved at klikke på pilen kan du se de tilmeldte deltagere. Vælg er prettet i LUDUS. til den/de censr/censrer, der skal benyttes til prøven. Censrer er lærere, der Du skal nu tildele censrer til deltagere ved først at markere deltagerne i versigten (enten enkeltvis eller alle uden censr/i et bestemt lkale) g derefter vælge censr i valglisten Censr:' g til sidst benytte knappen Placér valgte kursister hs censr. På samme måde kan du flytte deltagere fra en censr til en anden. Hvis der er en censr, sm alligevel ikke skal benyttes til prøven, kan du slette censren ved at klikke på ud fr censren i versigten. Hvis du benytter denne mulighed (g hvis der var placeret deltagere hs denne censr), vil den første linje i versigten blive pdateret med det nye antal deltagere, der ikke har ngen censr. Side 11 af 14

12 Udskriv Breve: Her kan du vælge en af de skabelner, du har prettet i menupunktet Skabelner. Du får herefter mulighed fr at vælge: Udskriv til alle deltagere Udskriv til alle der er bestået Udskriv til alle der ikke er bestået Kursistbreve (DU): Her kan du vælge at sende et kursistbrev til samtlige af prøvens deltagere, eller kun de deltagere der har bestået prøven eller kun til de deltagere der ikke har bestået prøven. Kursistbreve prettes sm nrmalt efter instruktinerne i Tips & Tricks 92. Udvalget af flettefelter indehlder prøverelaterede felter se disse på fanen PDF-flettefelter under kategrien Prøve (DU). SMS: Hvis SMS-tjenesten er tilkøbt til LUDUS Web, kan du vælge at sende en SMS til: samtlige prøvedeltagere de deltagere, der har bestået prøven de deltagere der ikke har bestået prøven. Anmeldelse: Når statsbrgerskabsprøven er prettet, g der er tilmeldt kursister, kan du udskrive blanketten Anmeldelse af/pgavebestilling til statsbrgerskabsprøven, sm skal sendes til ministeriet. Bedømmelsesliste: Her kan du udskrive bedømmelsesliste Pr. sted. Kan evt. anvendes til udlevering til de tilsynsførende fr lkalet, da her udelukkende vises deltagere, der skal være i lkalet Pr. censr. Udskriften sendes/udleveres til censr Uden pdeling Brdkrt: Her kan du danne brdkrt. Frmatet af brdkrtene er A4-ark med 24 labels frdelt ver 3 klnner g 8 rækker, svarende til labeltype Avery L eller label med størrelsen 70x30mm. Du har følgende muligheder fr at tilpasse udskrift af brdkrtene: Lkale: Giver mulighed fr at vælge at udskrive fr et enkelt lkale ad gangen. Lades feltet blankt, udskrives fr alle lkaler. Vis lkalet på brdkrtene: Giver mulighed fr at få første label på et brdkrtsark udfyldt med lkalet. Dermed kan brugeren let se, hvilket lkale et brdkrtsark tilhører. Denne mulighed er kun understøttet, når der startes på et nyt ark hver gang, der udskrives fr et nyt lkale. Start på nyt ark ved nyt lkale: Fr nemheds skyld er det muligt at starte på et nyt ark fr hvert lkale, der udskrives fr. Identifikatin af kursisten: Det er muligt at vælge, hvad der skal skrives på brdkrtet sm identifikatin af kursisten: Kursistnummer, Persnnummer eller Fødselsdag g kursistnummer. Srtering: Afhængig af fretrukken placeringsstrategi er det muligt at vælge srtering på: Prøvenummer, Frnavn, Efternavn, Kursistnummer eller Persnnummer. Side 12 af 14

13 Bevis: Her udskrives beviser fr de kursister, der har bestået prøve det vil sige, hvr der er fr indfødsretsprøven er registreret minimum 32 rigtige svar fr deltageren til prøven g fr medbrgerskabsprøven er registreret minimum 20 rigtige svar. Ved udskrivning af kan følgende t muligheder vælges: Udskriv beviser på blanket med frmular (nr. XXXX-XXX): Hvis sklen har købt blanketter med bestillingsnr. XXXX-XXX, vælges denne mulighed. Disse blanketter er med frtrykt lg, indvendige rammer samt den udvendige blå ramme. Det vil sige, at LUDUS Web udskriver udelukkende tekst fra systemet (kursist- termin-g inst.-infrmatiner).. Udskriv beviser på blank blanket (nr. XXXX-XXXB): Hvis sklen har købt blanketter med bestillingsnr. XXXX-XXXB, vælges denne mulighed. Disse blanketter er med frtrykt lg samt den udvendige blå ramme. Det vil sige, at LUDUS Web udskriver de indvendige rammer, teksten: Bevis fr bestået statsbrgerskabsprøve samt tekst fra systemet (kursist- termin- g inst.- infrmatiner). Husk at vælge enkeltsidet udskrift. Bemærk: Husk at vælge enkeltsidet udskrift - uanset hvilke frmular du anvender. Det er først, når du vælger Print/CTRL P), at du kan se hvad der reelt udskrives! Prøveprtkl: Her udskrives prøveprtkl fr alle deltagere fr den valgte prøve. Side 13 af 14

14 5. Ophæv låsning af prøvenumre/eftertilmeldinger Ved en eventuel eftertilmelding efter ønske fra ministeriet, når prøvenumrene er låst, kan man have brug fr at phæve en låsning. Dette gøres i LUDUS Web Systemdel >> menupunktet Oprydning >> bksen 14. Ophæv låsning af prøvegrupperne på en aktuel DU-prøve. Når man phæver låsningen af prøvenumrene på en prøve, bør eventuelle udskrifter med prøvenumre ikke længere anvendes. Man bør derfr starte frfra med bedømmelseslister g brdkrt m.m. Side 14 af 14