Referat af hovedbestyrelsesmøde 1/2015

Transkript

1 Referat af hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Mødested Hotel Nyborg Strand Mødedato Torsdag 29. januar 2015 kl (middag 18.30) Mødedeltagere Referat Gæster Afbud: Walther Rahbek, Formand (WRM) Torben Seir, Øst (TS) Kate Nielsen, Syd (KN) Claus Poulsen, Nord (CP) Bjarke Refslund, MTBO (BR) Casper Sørensen, BUU (CS) Helge Lang Pedersen, Elite (HLP) Lisa Tantholdt, Bredde (LT) John Holm, Kort (JH) Michael Sørensen, Direktør (MS) Direktør Michael Sørensen Ingen Mette Rønning Steffensen, Næstformand (MRS) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KFJ) Jens Jørgen Hansen, Plan (JJH) Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden WRM indledte med at byde velkommen med et særligt velkommen til den helt nyvalgte formand for Nordkredsen, Claus Poulsen, valgt på Nordkredsens klubledermøde aftenen forinden. 1. Godkendelse af referat fra møde 5/2014 Bilag 1: Referat HB-møde 5/2014 Referatet blev godkendt med præcisering under sidste afsnit i punkt 4: Det er i HB s forslag til Plan 2020 helt op til den enkelte kreds, hvordan denne organiserer sig i forhold til at sende repræsentanter til de nye områder i DOF. 2. Udvalgsrunden a. Formand/Næstformænd WRM gav en redegørelse for status på det internationale arbejde, herunder den danske deltagelse i IOF s januarmøde med deltagelse af alle commission-medlemmer. Her deltog HLP i sit første møde i IOF s Foot-o-commission. WRM er desuden blevet anmodet om at deltage i en nyoprettet commission eller task force for udvikling af orientering i lande, hvor sporten er

2 mindre udbredt. WRM har takket ja til dette men vil først indgå fuldt i dette arbejde fra Herudover en status på ansøgningerne om internationale mesterskaber, hvor Danmark har søgt værtskab for VM i MTBO i 2018 med tilsvarende mesterskab for ungdom, junior og veteran, og for Veteran-VM i fod-orientering (WMOC) ligeledes i Her er Danmark blevet shortlistet og således tilbage som ét af blot to lande, der kan vinde værtskabet. b. Direktøren MS redegjorde kort for personalesituationen, hvor Martin Hedal desværre har opsagt sin stilling som udviklingskonsulent pr. 31. marts 2015 til fordel for en spændende stilling hos sin tidligere arbejdsgiver, Idrættens Analyseinstitut. Martin kører dog Find vej Dagen helt i mål. Konsekvenser og muligheder i forlængelse af den nye situation er under overvejelse. c. Nord CP valgt som ny formand med en næsten fuldtallig bestyrelse (BUU-medlem mangler). NK har vedtaget en ny forretningsorden CP har delt dette med de to øvrige kredse som inspiration. Der har i kredsen været diskussioner vedrørende valg af skove til DM og hvem der kan tage stilling til, om en skov er egnet kortudvalget, planudvalget, kredsen eller stævnekontrollanten. Den principielle sag vil blive diskuteret i nævnte fora. Nyt tiltag fra Horsens OK: U0-gruppe flere klubber, vil gerne være med. CS henviser til Østkredsen, hvis minikurser har fungeret efter samme koncept i flere år. Viborg OK har succes med tiltag om samarbejde med MTB-klubber. d. Syd Ny struktur for kredsudvalget med 6 personer vedtaget. Der mangler i forhold til den kommende struktur fortsat en kandidat til HB samt en kandidat til bredde (motion og foreningsliv). e. Øst Projektet Orienteering Runners Copenhagen kører med stor succes og fortsætter foreløbig året ud. Nyt projekt for de årige er i værksat i form af et seniortræningsmiljø for de næstbedste seniorer med ugentlige træninger og vejledning for ikke-landsholdsløbere. Aktiviteterne kommer ud i klubberne ved at træningerne går på skift mellem disse. Der søges pt efter en træner. Der opleves problemer med at få fyldt terminslisten ud aktuelt med SM Stafet, men også de traditionelle weekendløb. f. MTBO g. Plan h. Kort Der er afholdt ocad-kurser med flot fremmøde i januar. Der arbejdes med vejledning til fremstilling af skolekort. Udvalget efterlyser en længere planlægningshorisont for A-stævner. i. Bredde Der afholdes voksenkurser i Helsingør 8. marts og i Allerød 11. april.

3 j. Børn og Unge Der blev som noget nyt afholdt fælles U2- og juniorsamling i forbindelse med DOF Akademiet med oplæg fra de unge selv til de øvrige deltagere. Weekenden var en succes med 100 deltagere (inkl. ledere) og mange positive tilbagemeldinger. Nyt medlem af udvalget: Tobias Svarer. Indførelsen af en stor U2-gruppe i ØK svarende til de andre kredse og dermed nedlæggelse af U3-gruppen virker til at være en succes. På næste juniorsamling tilbydes MTBO-aktivitet for alle. k. Elite HLP refererede til gode resultater ved WC på Tasmanien som udførligt omtalt på hjemmesiden. 3. Plan 2020 Udkastet til Plan 2020 har været i endnu en høringsrunde. Der er indkommet ét sæt skriftlige kommentarer fra Silkeborg OK. På baggrund af disse og fremkomne mundtlige kommentarer på de tre kredses klubledermøder i januar, foreslås justeringer foretaget under de enkelte indsatsområder, mens den overordnede struktur og visionen, Vi har den vision, at orientering er kendt som en sjov, tilgængelig og udfordrende idrætsgren, der handler om at finde vej i naturen og i byerne med kort og kompas, forbliver uændret. Ændringerne vil blive indarbejdet i det endelige udkast, der udsendes sammen med mødemappen til repræsentantskabsmødet. I forhold til HB s forslag til lovændringer, er der indkommet ét ændringsforslag fra Silkeborg OK, som repræsentantskabsmødet vil skulle tage stilling til. På mødet gennemgås de enkelte forslag, og der gives en oversigt over kandidater til de forskellige poster i den nye struktur. Bilag 2: Plan 2020 med kommentarer fra Silkeborg OK Bilag 3: Lovændringsforslag HB Bilag 4: Ændringsforslag fra Silkeborg OK HB gennemgik kommentarer fremkommet på klubledermøderne: Generelt opleves stor opbakning til Plan 2020 og de 14 indsatsområder, mens der fra enkelte klubber udtrykkes betænkeligheder ved organisationen og sammenhængen mellem områder, HB og klubber. De enkelte områder bedes gennemgå de indkomne kommentarer for eget område og melde tilbage senest 11/2, så disse kan indarbejdes i mødemappen til repræsentantskabsmødet til udsendelse 13/2. Vedrørende handlingsplaner, vil de færdige handlingsplaner blive lagt på hjemmesiden, men disse er fortsat under udarbejdelse og vil først være endelige efter debatterne på repræsentantskabsmødet. Det blev besluttet at arbejde for en opdatering af HB s forretningsorden i forlængelse af repræsentantskabsmødet.

4 4. Repræsentantskabsmødet 2015 Mødes afholdes den 7. marts 2015 med indskrivning kl og mødestart kl i Kursuscentre.dk i Middelfart. Mødet er varslet på hjemmesiden og i mail til klubberne den 10. december 2014, mens mødemappen skal udsendes fredag 13. februar. Program, dagsorden og overblik over opgaver forud for og under mødet fremgår af bilagene. På HB-mødet skal der tages stilling til beretninger og hædersbevisninger HB vil på mødet tage stilling til repræsentantskabsmødets forløb, beretninger, hædersbevisninger samt fastlægge action vedrørende eventuelt manglende kandidater til HB og indsatsområder. Endelig skal der tages stilling til afholdelsen af repræsentantskabsmødet Idrættens Hus er forhåndsreserveret til lørdag den 5. marts Bilag 5: Mødemappen i foreløbig udgave Bilag 6: Formandens beretning Bilag 7: Repræsentantskabsmøde 2015 Hvem gør hvad? HB gennemgik den foreløbige mødemappe og foretog justeringer i programmet for repræsentantskabsmødet. I forhold til afstemningsprocedure, vil denne blive aftalt med dirigenten og information herom blive skrevet i mødemappen for at undgå forvirring på dagen. 5. Regnskab 2014 Udarbejdelsen af Regnskab 2014 følger denne plan: 21/1 Bogføring endeligt lukket 22/1 Regnskab overdrages til ekstern og internt revision 29/1 HB-møde med orientering om foreløbigt resultat 30/1 Intern revision 4/2 Opfølgningsmøde med ekstern revision 9/2 Endeligt regnskab foreligger og udsendes til HB 13/2 Mødemappe inkl. årsrapport udsendes til klubberne 6/3 HB-møde med underskrift af regnskab 7/3 Repræsentantskabsmøde Regnskabet er på nuværende tidspunkt lukket og revisionen i gang med sit arbejde. Såfremt der ikke fremkommer nyt under revisionens gennemgang forventes et overskud på kr mod budgetteret kr Afvigelsen skyldes en lang række forhold, som alle fremgår af bilaget. I løbet af regnskabsåret gennemførte HB en spare øvelse som følge af overestimering af indtægterne på klub- og medlemskontingenter. Denne øvelse er gennemført med succes. I årets sidste måneder er det primært to faktorer, der har bevirket det økonomisk set positive resultat. For det første har udviklingsprojektet vist sig at tage længere tid at få løbet i gang end oprindeligt planlagt, jf særskilt dagsordenspunkt herom, hvilket har givet DOF en nettobesparelse (efter fratræk af DIF-tilskud) på 104 tkr.

5 Dernæst har året budt på et særligt højt aktivitetsniveau når det gælder deltagelse i afgiftsbelagte terminslisteløb, hvilket har givet en merindtægt til forbundet på 60 tkr i forhold til budgetteret. Mogens Hansen, der administrerer opkrævningen af løbsafgifter, har med vanlig akkuratesse udarbejdet en omfattende oversigt vedrørende arrangementer, løbsafgifter og udviklingen i deltagerantal mv. Oversigten er vedlagt som bilag til diskussion på mødet. Bilag 8: Regnskab i udkast som det er overdraget til revisionen Bilag 9: Ledelsesberetning Bilag 10: Værd at vide om løbsafgiften 2014 MS understregede, at tallene ikke er endelige og at det endelige regnskab rundsendes til HB, inden offentliggørelsen med mødemappen til repræsentantskabsmødet. Siden mødet er regnskabet korrigeret til et overskud på kr Mogens Hansens gennemarbejdede skriv vedrørende løbsafgifter og udfordringer hermed overdrages til Planudvalget, der behandler emnet og svarer Mogens Hansen. 6. Budget 2015 Budget 2015 skal endeligt lukkes på mødet. Udkast indeholdende ny kontoplan svarende til de 14 indsatsområder og i henhold til aftale fra HB-møde 5/2014 fremgår af bilag. De opstillede tal giver et budgetunderskud på 71 tkr. HB skal tage stilling til budgettets bundlinje set i sammenhæng med overskuddet i 2014 og de ønskede tiltag i relation til implementeringen af Plan Bilag 11: Udkast til Budget 2015 På baggrund af årets resultat 2014, som foreløbig viser et overskud på kr (siden mødet korrigeret til kr ), og de iværksatte tiltag i Plan 2020 vedtog HB budget 2015 med et budgetunderskud på kr Af disse indgår kr i en udviklingspulje, som de enkelte udvalg/områder kan søge til ekstraordinære aktiviteter. Såfremt der tilkommer overraskelser i løbet af året med økonomiske konsekvenser, vil puljen kunne reduceres tilsvarende. Der vil fremadrettet blive arbejdet for at etablere en tilsvarende pulje. 7. Kommissorium for DOF s Eliteudvalg Eliteudvalget har arbejdet med den fremtidige organisering af eliteudvalget. Kommissorium herfor er vedlagt til drøftelse. Bilag 12: Kommissorium for DOF s Eliteudvalg HB drøftede strukturen for eliteudvalget, som er et handlingspunkt i Plan HB godkendte, at Eliteudvalgets sammensætning ændres, således at det fremover består af repræsentanter fra kredsene (hvis disse måtte blive udpeget) samt repræsentanter for klubber, der har løbere i DOFs landsholdsgrupper. Udvalget er rådgivende for HB. Eliteudvalgsformanden vælges fortsat på repræsentantskabsmødet og er ansvarlig for eliteudvalgets koordination med DOF s administration og HB. Eliteudvalget mødes efter behov typisk to gange årligt.

6 8. Orientering om Orientering I henhold til beslutning på HB-møde 5/2014 om prioritering af forbundets midler til kommunikation, er der foretaget en række ændringer omkring forbundets magasin, Orientering: Redaktør: Tommy Heisz stopper efter udgivelsen af nr. 1/2015 som redaktør på Orientering. Camilla Bergmann er ansat på studentermedhjælpskontrakt til at lede den frivillige redaktion herefter. Camilla vil ligeledes indgå i den nye kommunikationsgruppe og være med til at binde forbundets forskellige kommunikationskanaler tættere sammen. Layout: Fra og med nr. 2/2015 er Charlotte Larsen ansat på studentermedhjælpskontrakt til stå for layout og opsætning af Orientering. Tryk: Grundet samarbejdsudfordringer med trykkeriet i Estland, overgår trykning af bladet fra og med nr. 1/2015 til polske OZGraf. Distribution: Distributionen af Orientering overgår fra Post Danmark til Distribution Plus / Bladkompagniet fra og med nr. 1/2015. MS orienterede kort om de nye tiltag. 9. Nyhedsbreve Der påtænkes fremadrettet udsendt nyhedsbreve i et moderne design med anvendelsen af MailChimp. De enkelte politiske områder vil blive ansvarlige for udsendelsen af nyhedsbrevene i dialog med kommunikationsgruppen og DOF s kontor. I O-service vil man som medlem kunne afkrydse, hvilke(t) af de 10 nyhedsbreve, man ønsker at abonnere på. De 10 emner vil være målgruppefokuserede, hvorfor nogle områder tilsammen vil dække ét emne, mens der for andre vil være lighedstegn mellem politisk område og emne. Med indførelsen af disse nyhedsbreve ophører udsendelsen af det hidtidige breddenyhedsbrev. Eksempel på nyhedsbrev vil blive forevist på HB-mødet. Bilag 13: Nyhedsbreve planlægning 2015 MS viste eksempel på nyhedsbrevet og sætter tiltaget i værk. Udvalgs-/områdeformænd kontaktes særskilt herom. KN udtrykte ønske om, at alle nyhedsbrede indledes med et kort resume/oversigt, så man ikke behøves læse et langt nyhedsbrev, hvis det ikke indeholder noget, som har interesse/relevans. 10. Optagelse af Ilulissat Orienteering Greenland som associeret medlem Ilulissat Orienteering Greenland, IOG, har henvendt sig til DOF vedrørende mulighed for optagelse i forbundet. Da idræt på Grønland hører under Grønlands Idrætsforbund, kan IOG ikke optages som ordinær klub i et specialforbund under DIF. IOG ønsker dog tilknytning til forbundet for at kunne modtage medlemsbladet, deltage i kursusaktivitet samt have mulighed for at annoncere stævner og træninger overfor danske medlemmer. Det foreslås derfor, at IOG optages i DOF som associeret medlem mod betaling af det ordinære klubkontingent på kr Der opkræves ikke for enkeltmedlemmer, men IOG afholder udgiften til fremsendelse af Orientering.

7 HB bakkede op om optagelsen af IOG som associeret medlem af DOF. MS foretager det fornødne. 11. Samarbejde med Dansk Adventure Race Union Dansk Adventure Race Union (DARU) har foretaget uformel henvendelse til i første omgang DIF med henblik på optagelse i DIF og dernæst til DOF for at drøfte mulighederne for samarbejde. Et sådan samarbejde kan tænkes at indeholde mange forskellige elementer og skal tænkes i relation til sammenfald i udøverkredsen, det stærke orienteringselement i adventurerace og det arbejde, der foregår i IOF omkring eventuel optagelse af adventurerace som en femte disciplin. På HB-mødet ønskes en indledende drøftelse af perspektiverne for et tættere samarbejde mellem DOF, DOF s klubber og DARU. Punktet gav anledning til debat. BR opfordrer til samarbejde på dansk plan men samtidig til, at DOF holder sig væk fra IOF-sporet, der kun lader til at have interesse i nogle få lande og ikke inden for hverken dansk orientering eller dansk adventure race. CP berettede om Silkeborg OK s gode erfaringer med en adventure race afdeling, der skaber gode synergier. Omvendt udtryktes betænkeligheder omkring de to idrætters tilgang til regler, hvor samarbejdet kan have enten en opdragende effekt eller ses som skadeligt for orienteringssportens omdømme og adgangsmuligheder. WRM opfordrede til at se mulighederne i et samarbejde i lyset af diskussionen omkring fleksible medlemsskaber. HLP opfordrede til at indlede samarbejder på klubplan med mulighed for klubberne til at sælge ydelser. MS fortsætter dialogen med DARU. 12. Klubudviklingsprojektet Status og opdatering på projektet. Er vi på rette vej? Punktet skubbes til næste møde med deltagelse af MRS og Gert Nielsen. 13. Ceremoniliste Ceremoniliste for HB s tilstedeværelse og deltagelse ved præmieoverrækkelser til DM er mv. i 2015 er vedlagt til udfyldelse på mødet. Bilag 14: Ceremoniliste 2015 Ceremonilisten udfyldt for foråret 2015 tages op igen på næste møde. 14. Anvendelse af Find Vej i Danmark Find vej i Danmark bliver et stadig stærkere brand, der rækker langt udenfor DOF og DOF s klubber. Det gratis tilbud er attraktivt og anvendes flittigt af private, skoler, foreninger og mange andre. Men også i mere organiserede sammenhænge fremtræder Find Vej i Danmark. Et eksempel herpå er Løbeklubben på Facebook s Find vej Cuppen (

8 På findveji.dk anfører vi: Alle rettigheder til konceptet inkl. logo mv. er ejet af Dansk Orienterings-Forbund og må ikke anvendes i kommercielt øjemed. På HB-mødet ønskes en diskussion af, hvilke anvendelser af Find vej i Danmark, vi vil acceptere som en velkommen promovering af orienteringsløb og Find vej i Danmark og hvilke vi vil betragte som en kommerciel udnyttelse af produktet. Der var en generel opfattelse i HB af, at man skal skelne mellem aktører, der helt uden eller med meget begrænset indtjening er med til at profilere orienteringssporten, og egentlig kommerciel udnyttelse. 15. Kommunikation web/hjemmeside og pressen 16. Eventuelt Mødeplanen 2014/2015/2016 August 2014 Fredag den 29. august kl Lørdag den 30. august kl Hovedbestyrelsesmøde 4/2014 og visionsseminar Brøndby Oktober/November 2014 Mandag den 20. oktober 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 27. oktober 2014 Klubledermøde, Syd Fredericia Onsdag den 29. oktober 2014 Klubledermøde, Nord Aarhus Tirsdag den 25. november 2014 Hovedbestyrelsesmøde 5/2014 Nyborg Januar 2015 Mandag den 19. januar 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. januar 2015 Klubledermøde, Syd Kolding Onsdag den 28. januar 2015 Klubledermøde, Nord Silkeborg Torsdag den 29. januar 2015 Hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Nyborg Marts 2015 Fredag den 6. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde Middelfart Juni 2015 Mandag den 1. juni 2015 Klubledermøde, Syd Vejle

9 Mandag den 15. juni 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Onsdag den 17. juni 2015 Klubledermøde, Nord??? Oktober/November 2015 Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 26. oktober 2015 Klubledermøde, Syd Fredericia november 2015 Strategiseminar Brøndby HB og områder Onsdag den 11. november 2015 Klubledermøde, Nord??? Januar 2016??? Klubledermøde, Øst?????? Klubledermøde, Syd?????? Klubledermøde, Nord??? Marts 2016 Fredag den 4. marts 2016 Hovedbestyrelsesmøde Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts 2016 Repræsentantskabsmøde Brøndby