Referat fra provstiudvalgsmødet den Hillerød Provstiudvalg

Transkript

1 HILLERØD PROVSTI PROVSTEN: HILLERØDSHOLMSALLE HILLERØD PROVSTIKONTOR: ØSTERGADE 16, HILLERØD [email protected] Hjemmeside: Mødepunkt Beslutning Referat fra provstiudvalgsmødet den Hillerød Provstiudvalg 1) Godkendelse af dagsorden Sag: Provstiudvalgsmøder 2016 (1665) Afbud fra Annemarie Lund pga. ferie Hillerød den 31. august ) Godkendelse af referat fra mødet den Sag: Provstiudvalgsmøder 2016 (1665) Referat fra provstiudvalgsmødet Det er ikke alle menighedsråd, der har fået svaret på provstiudvalgets henvendelse jf. sidste provstiudvalgsmøde. Provstikontoret følger op på dette 3) Sag: Syn 2016 (1777) - Alsønderup Sogn Synsprotokol Alsønderup kirke, Smedens Hus, Svends Hus. Provstikontoret undersøger, om menighedsrådet har midler til arbejdernes udførsel. 4) Sag: Syn 2016 (1782) - Tjæreby Sogn Synsrapport Tjæreby Kirke, Tjæreby præstegård. Provstikontoret undersøger, om menighedsrådet har midler til arbejdernes udførsel. 5) Sag: 5 % midler Hillerød kommune 2016 (1640) Uvelse menighedsråd ansøger om kr til ny græsslåmaskine. Provstiudvalget godkender 5 % midler til Uvelse menighedsråd til brug for ny græsslåmaskine kr Skævinge-Ll. Lyngby menighedsråd ansøger om kr til udskiftning af klokkeknebel og motorer til kirkens klokker. Provstiudvalget godkender 5 % midler til Skævinge-Ll. Lyngby menighedsråd til brug for klokkeknebel og motorer til kirkens klokker jf. ansøgning. Der godkendes op til kr

2 Nødebo-Gadevang menighedsråd ansøger om 5 % midler til følgende: Omlægning af præstegårdshave kr Udskiftning af havetraktor kr Borebiller i spær Nødebo Kirke kr Hoveddør i Nødebo kirke kr Samlet ansøgning kr Kirsten Aunstrup deltog ikke i behandling og beslutning af ansøgning fra Nødebo-Gadevang. Provstiudvalget godkendte 5% midler til haverenovering i præstegårdshaven kr udskiftning af havetraktor kr til arbejdet vedr. borebiller i spær Nødebo kirke kr til maling af hoveddør i Nødebo kirke kr ) Sag: Økonomisk budgetoverslag valgudvalg 2016 (1756) Godkendelse af endeligt regnskab for valgavis m.v. Hillerød Provsti. Provstiudvalget har tidligere godkendt brug af kr fra 5 % midlerne. Budgettet er overskredet med kr ,79 på grund af større oplag samt udgifter til provstikort, events m.v. Fordeling af 5 % midler kr Hillerød kr ,79 Allerød. Provstiudvalget godkendte det forelagte regnskab og merforbruget på kr ,79. 7) Sag: Reformationsjubilæet 2017 (1691) Ønske om midler (rammebevilling) til reformationsjubilæet. Der er anført kr i alt på budget 2017 fordelt mellem Allerød og Hillerød. Provstiudvalget godkendte en rammebevilling på op til kr ) Sag: Præsteboligen Engholm (1592) - Engholm Sogn Engholmkirken byggeregnskaber. Godkendelse af byggeregnskab samt godkendelse af at vurderingshonorar dækkes af 5 % bevillingen. Byggeregnskab godkendt. Godkendelse af at vurderingshonorar indgår i afregningen via 5 % midler. 9) Sag: Frie midler Præstevang (1736) - Præstevang Sogn Tilbagemelding vedrørende rådgiveransvar i forbindelse med varmeprojekt i Ansøgning om endelig godkendelse af brug af frie midler kr samt 5 % midler kr til dækning af: Tagrender på tårn kr Opretning af brolægning og etablering af cykelparkering kr etablering af vandbåren radiatoranlæg kr Efterfølgende er fremsendt ny anmodning om 5 % midler til varmeanlæg, hvor prisen er kr inkl. moms. Jørgen Christensen har holdt møde med Præstevangs formand Annette Dragsdahl. Ved gennemgang af sagens akter ser det ikke ud til, at der kan rejses et rådgiveransvar. Der udestår dog fortsat et møde med Præstevangs bygningssagkyndige Aage Rønde. Menighedsrådet har ikke fulgt varmekonsulentens henstilling vedr. ventilationsanlægget ved arbejdet i Provstiudvalget godkender 5 % midler til varmeanlæg op til kr og henstiller til, at menighedsrådet arbejder videre med løsning af luftventilering i kirkerummet. Ligeledes er brug af frie midler kr samt 5 % kr til tagrender på tårn samt kr til opretning af brolægning og etablering af cykelparkering godkendt.

3 10) Sag: Flytning af kontorfællesskab (1797) Lejekontrakt og bilag. Provstiudvalget er positive over for flytning til Stutmesterboligen Frederiksværksgade 39B. Merudgift til husleje i 2016 og 2017 kan finansieres via provstiudvalgskassens egenkapital. Merudgifter i forbindelse med flytning kan finansieres af 5 % midler. Beslutning tages på repræsentantskabsmødet den ) Sag: Bevilgede anlægsmidler 2016 (1792) - Uvelse Sogn Uvelse menighedsråd ansøger om tilladelse til at anvende kr af overskydende anlægsmidler (censorer på P-plads) til aluminiumsglaslister i sognegårdens vinduer. 12) Sag: Ansøgning om ansættelse af konfirmandlærer (1784) - Præstevang Sogn Præstevang menighedsråd ansøger om kr til ansættelse af konfirmandlærer. Præstevang kirke anmoder om hjælp til betaling af konfirmandlærer, da to hold elever skal undervises samtidig. Provstiudvalget præciserer endnu engang: Ansøgninger skal behandles på et menighedsrådsmøde før fremsendelse til Provstiudvalget. Beløbet til konfirmandlærer bevilges af minikonfirmand/konfirmandpuljen. 13) Sag: Projekt omkring Hillerød kirke (1010) - Hillerød Sogn Budgetoverskridelse i forbindelse med konkurrence. Jørgen Christensen orienterede om sagens forløb. Hillerød menighedsråd er bedt om at udvise økonomisk ansvarlighed i tilrettelæggelsen af konkurrence, men har fået opbakning til at sikre fremdrift i sagen. Ole Neerup deltog ikke i behandling og beslutning af dette punkt. 14) Sag: Lillerød menighedsråds ansøgning om midler 2015 (1802) - Lillerød Sogn Lillerød menighedsråd ansøger om brug af frie midler kr til nye hynder kirkebænkene. 5% kr til ny minitransporter til kirkegården. 5 % kr til understrygning af taget under skibet. Provstiudvalget godkender brug af frie midler kr til understrygning af taget under skibet. Nye hynder kr samt til ny minitransporter til kirkegården afventer modtagelse af godkendt kvartalsrapport for 3. kvartal og afslutning af byggeregnskab for mandskabsbygning. 15) Sag: PUK regnskab 2016 (1630) Kvartalsrapport 2016 januar til juni ) Sag: Budget 2017 (1713) Fastlæggelse af budget Ønske om midler til kommunikationsmedarbejder Ønske om etablering af minikonfirmandpulje Allerød Lillerød ønske om kr anlægsbevilling til maleri Redegørelse fra Tjæreby-Alsønderup menighedsråd om forhøjelse af driftsrammen til løn. Redegørelse fra Blovstrød vedr. omstrukturering og forhøjelse af driftsramme. Redegørelse fra Hillerød menighedsråd omkring ansættelse af frivillighedskoordinator

4 Budgetgrundlag for Allerød godkendt med følgende ændringer: Driftsønsker Blovstrød tilpasses omstrukturering - anlægsønsker søges finansieret ved jordsalg. Der gives ikke ekstra til styrkelse af likviditet, da dette sker via 5 % midler i 2016 samt øgede gravstedsindtægter ift. det afgivne budget Der ønskes et møde med Engholm kirkes menighedsråd for at drøfte projekt omkring ventilation m.v. i kirken. Lillerød kirkes ligning reduceres kun med kr jf. beslutning under punkt 14. Helsingør Stift rykkes for behandling af varmeanlæg i Lynge-Uggeløse. Budgetgrundlag Hillerød godkendt med følgende ændringer: Tjæreby-Alsønderup ansøgning om kr til opnormering af kirketjenerstilling udgår på basis af afholdt møde omkring denne stilling/lønmidler til rådighed. Lovede 5 % midler til kirkemur i Alsønderup: Der flyttes kr til anlæg i 2017 (5 % bevillingen reduceres tilsvarende.). 17) Sag: Ansøgning til Farsi-sommerlejr (1779) Ansøgning modtaget fra Arbejdsgruppen for Folkekirkens Asylsamarbejde. Ansøgning afslået. Tilskud skal søges via sogne. 18) Revisionsprotokollat 2015 Blovstrød sogn (Protokollat medsendes til provstiudvalget). Grønnevang - ingen bemærkninger Skævinge-Ll. Lyngby - ingen bemærkninger. Lillerød: Bemærkning omkring arv og donationer samt en ikke godkendt overskridelse af anlægsrammen. Lynge-Uggeløse: Bemærkning om at driftsrammen er overskredet. Nørre Herlev: Ingen bemærkninger Uvelse: Ingen bemærkninger. Revisionsbemærkninger taget til efterretning. Der er rettet op på revisionsbemærkninger til Blovstrød regnskab 2015 efter overgang til Det Fælles Regnskabskontor. 19) Sag: Brev fra Lene Hjortskov fremsendes til videre foranstaltning (1793) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Klageskrivelse vedr. gravstedsomlægning. Provstikontoret efterlyser svar hos Skævinge-Ll. Lyngby menighedsråd. 20) Sag: INVITATION TIL MINIKONFERENCEN FREMTIDENS PROVSTIUDVALG" (1778) Hvem fra provstiudvalget kan/vil deltage i denne konference? Kirsten Aunstrup, Jens Christian Christiansen og Lone Paepke deltager. 21) Høring vedrørende opdatering af to cirkulærer og en vejledning Materialet medsendes til provstiudvalget. Høringsfrist den Provstiudvalget sender et positivt høringssvar.

5 22) Sag: Leasing aftale kopimaskine (1799) - Hillerød Sogn Der er aftalt møde mellem parterne i uge 35. Jørgen Christensen deltager. Såfremt aftalen ikke annulleres indledes retssag mod XP Digital. Orienteringspunkter. 23) Sag: Mandskabsbygning (1699) Lillerød Sogn Mødereferater fra byggemøder. Jf. referater er byggeprojektet færdigt. Provstiudvalget efterlyser byggeregnskab. Herluf Poulsen deltager i indvielse. 24) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1676) - Blovstrød Sogn Indkaldelse til menighedsrådsmøde den ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1726) - Engholm Sogn Referat fra mødet den Vi mangler referat fra sommerens menighedsrådsmøde. Provstiudvalget ønsker afklaring af, hvorfor aftale om geografisk fleksibilitet stoppes. 26) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1653) - Grønnevang Sogn Referat fra mødet den og mødet den ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1683) - Gørløse Sogn Referat fra mødet den ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1664) - Hillerød Sogn Referat fra mødet den og mødet den ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1654) - Lillerød Sogn Referat af mødet d. 21. juni ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1663) Nødebo-Gadevang Sogne Referat fra mødet den ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1661) - Præstevang Sogn Referat fra mødet den

6 32) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1649) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Referat fra mødet den ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1680) Tjæreby-Alsønderup Sogne Referat fra mødet den ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1660) - Ullerød Sogn Referat af MR møde 17. august ) Sag: Menighedsrådsreferater 2016 (1651) - Uvelse Sogn Referat fra mødet den 14.6 og mødet den ) Sag: Den Fælles Kirkegårdsdrift 2016 (1689) Referat fra mødet den ) Sag: Skoletjenesten 2016 (1631) Referat fra bestyrelsesmødet den ) Sag: Regnskab 2016 (1796) - Blovstrød Sogn Blovstrød halvårsregnskab 39) Sag: Regnskab 2016 (1801) - Engholm Sogn Engholm halvårsregnskab 40) Sag: Regnskaber 2016 (1760) Grønnevang Sogn Halvårsregnskab 41) Sag: Regnskab 2016 (1759) - Hillerød Sogn Halvårsregnskab 42) Sag: Regnskab 2016 (1758) Skævinge-Ll. Lyngby Sogne Halvårsrapport

7 43) Sag: Regnskab 2016 (1755) - Ullerød Sogn Ullerød halvårsregnskab 44) Sag: Regnskab 2016 (1754) - Uvelse Sogn Vedhæftet godkendt kvartals rapport for Uvelse pr. 30/ ) Sag: Pharmakon III (1563) Referater fra udvalgsmøder vedr. Menighedsrådsvalget 2016 samt udvalget omkring dåb. Valgudvalget har afsluttet deres arbejde. Dåbsudvalget sender snarest en ansøgning/projekt vedr. udvalgets arbejde. Kommunikationsudvalget har indsendt ansøgning til budget 2017, der arbejdes videre med præcisering af tanker/ønsker og samarbejdsaftale. 46) Sag: Altertavle i Ellebæk (1781) Ansøgning om midler til altertavle til fængslet i Ellebæk Jørgen Christensen orienterede om sagen, som ligger i Helsingør Stift. 47) Sag: Projektforslag nyt varmeanlæg m.v. i Lynge Kirke (1766) - Lynge Sogn Kvittering modtaget fra Helsingør Stift. - Der rykkes jf. punkt ) Sag: Kirke Favrholm (1695) Kommuneplantillæg for bydelen Favrholm - besvarelse af høringssvar. 49) Sag: Ansøgning renovering kirkegårdsmur Alsønderup.doc (1423) - Alsønderup Sogn Kvittering og anmodning om afholdelse af møde mellem konsulenter, menighedsråd og provstiudvalg. Jørgen Christensen orienterede fra møde med menighedsråd og konsulenter. Projektet bliver formentlig billigere med de ændringer, der er lagt op til fra konsulenterne. 50) Sag: Er menighedsrådets bankbeholdning dækket ved bankens konkurs (1788) Skrivelse fra kasserer ved Frederiksborg Slotssogn vedr. indskydergaranti. Der afventes fortsat svar fra Kirkeministeriet og Kammeradvokat. 51) Sag: Frederiksborg Valgmenighed (950) Orienteringsbrev fra Frederiksborg Valgmenighed 52) Sag: PUK Regnskab 2015 (1456) Revisor har lagt en ny revisionspåtegning i dataarkivet. Der var årstalsfejl i den tidligere udgave.

8 53) Sag: FUV Kirken på landet hjemmeside (1800) 54) Diverse informationer: Kirkeministeriet: Nye ansigter i den lokale økonomi Lukning for brug af mobil i udlandet Kompetencefonden 2016 Helsingør Stift: Rentesatser 2016 og 2017 Stiftsinitiativprisen Udnævnte præster Ordination den Landemode Introkursus for nyansatte 2017 Nye telefontider for Forsikringsenheden Månedsbrev fra Forsikringsenheden Brev fra biskoppen om kirketælling. Øvrige: Oversigt over værnspræster Fællesfondens årsrapport 2015 Forfulgt - konference om forfulgte kristne Invitation til indsættelse af sognepræst i Uvelse kirke Informationsmøde om feltpræstetjenesten Husk annoncering af valgregler og orienteringsmøder Opgradering af datavarehus i uge 35 LWF Studying Luther in Wittenberg 55) Eventuelt Næste møde den der er formandsmøde samme aften. Jørgen Christensen holder orlov fra den til den Der er p.t. ikke udnævnt provstevikar. Næstformand Ole Neerup fungerer som provstiudvalgets formand i perioden. Når provstevikar er tildelt afholdes møde mellem denne, Ole Neerup og provstisekretæren.